Структурата на телефонния разговор при записване на интервю. Интервю по телефона

И така, как да резервирате телефонно интервю? Най-добрият начин да уговорите дата и час за телефонно интервю е да се обадите на кандидата. В същото време е необходимо да се обясни колко време ще отнеме разговорът и защо е необходим. След това с кандидата се обсъжда удобна дата и час за интервю.

Често те не се договарят предварително за интервю, но още в хода на разговора разбират дали кандидатът е готов да отдели 10-15 минути точно сега, за да изясни и обсъди някои точки относно свободното място и неговата автобиография.

Тази опция е добра, защото кандидатът няма време да се подготви и в такива условия е по-лесно да разберете по-интересна информация за него, както и да оцените комуникативните му качества. Вярно е, че за кандидата подобно спонтанно интервю може да бъде сериозен стрес.

Предимства и недостатъци

Очевидни предимства на телефонното интервю:

• кандидати почувствайте се по-спокойниотколкото по време на интервю лице в лице, което прави възможно получаването на по-подходяща информация. Спокойният човек осъществява контакта по-лесно от напрегнатия;
• спестяване на време за работодателя и търсещия работа;
• способност за бързо и безпроблемно провеждане на първоначалния подбор на кандидати;
• ниска ценателефонно интервю.

Минус две:

• невъзможност за оценка на кандидат чрез невербални знацикоето му позволява да бъде неискрен;
• невъзможността да се оцени външният вид на кандидата в случаите, когато това е важно за свободна позиция.

важно! Друг съществен недостатък на телефонното интервю е високият риск от пристрастност при оценката на кандидата. Ако интервюиращият няма достатъчно опит в дистанционното оценяване, той лесно може да направи грешка и да отсее подходящ кандидат на този етап.

Особености

По телефона могат да се провеждат почти всички видове интервюта. Като част от телефонно интервю могат да се задават както биографични, така и проективни и ситуационни въпроси. Следователно, основната характеристика на такова интервю е многофункционалност.

Друга особеност е, че в случай, че кандидатът не е подходящ, можете да прекратите телефонния разговор на всеки етап. При лично интервю това е по-трудно, защото е проблематично да го завършите 5 минути след началото.

Кога се провежда такова интервю?

Телефонното интервю е задължително в следните случаи:

• териториална отдалеченост на кандидата;
• предварителна оценка при масови свободни позиции, когато е необходимо да се отсеят неподходящите кандидати, спестявайки Вашето и тяхното време;
• професионално тестване на кандидати за позиции, свързани с продажби по телефона.

Често се налага интервю по телефона, напр. ако централата е отдалечена от клона,в който е необходимо да се проведе интервю с кандидат за ключова позиция.

В много компании за свободни позиции на мениджъри по телефонни продажби, телемаркетъри, специалисти в кол център, телефонното интервю е задължителен етап на подбор. В този случай, например, един от служителите на фирмата-наемател може да играе неподатливия клиент, а кандидатът се опитва по всякакъв начин да му направи продажба, работейки с възражения. Това е чудесен начин да тествате кандидата в полето.

Какво се проверява?

Ако телефонното интервю е първият етап от подбора, тогава неговата задача е да определи формалното съответствие на кандидата с вакантната позиция. За целта се изяснява информация за образование, минал опит, причини за напускане на предишна работа, степен на владеене на чужд език, ако се изисква.

телефонен разговор достатъчно, за да се разбере колко добър е кандидатът по говорим английски.Прави се становище и за комуникативните умения на кандидата.

Задавайки конкретни въпроси, работодателят може да разкрие мотивацията на кандидата, степента на командване, степента на способност за учене, основните наклонности и лични качества и много други.

Телефонно интервю: как да се проведе?

Работодателят може да получи всякаква информация чрез телефонно интервю и да уточни подробностите, които го интересуват. Това са подробности за трудов стаж, образование, семейно положение и всичко останало, което става ясно по време на среща лице в лице. Алгоритъмът на разговора е същият.

Телефонното интервю е удобно дори ако ако специалистът по човешки ресурси има някакви въпроси, докато изучава автобиографията.Разговорът по телефона бързо ще изясни спорните моменти.

За да бъде интервюто ефективно и да не отнема много време, трябва предварително да подготвите въпросник.Списъкът с въпроси се съставя въз основа на целта на интервюто и причината, поради която се провежда. След като подготвите такъв списък и автобиография на кандидата с бележки за това, което трябва да се изясни, можете да продължите към интервюто.

При първоначалния избор разговорът може да започне така:

Здравейте Степан Степанович! Олга, HR мениджър в 101 Million. Обаждам се както се разбрахме. можеш ли да говориш сега Ще ви разкажа малко за компанията и свободното място, а след това ще ви задам няколко въпроса...

Примери за лични биографични въпроси:

1. Кои са вашите родители по професия?
2. Кои предмети в училище ви бяха най-лесни?
3. Кой повлия на избора ви на институт и факултет?
4. Кои от настоящите ви хобита са пряко свързани с професията ви?
5. С какъв спорт се занимавахте по това време? И какво правиш сега?

Примери за биографични въпроси, свързани с професията:

1. Колко време работихте на последната си работа?
2. Какви бяха вашите отговорности?
3. Кое от тях ви хареса най-много? Защо?
4. Какъв успех постигнахте? Какви са основните ви постижения?
5. какво е образованието ти Защо избрахте този факултет? Искате ли да продължите образованието си?

Примери за проективни въпроси:

1. Какъв искахте да станете, когато завършихте гимназия?
2. Защо? Успяхте ли в крайна сметка?
3. Защо не се получи?
4. Защо избрахте настоящата си професия?
5. Смятате ли, че сте добър (посочена текуща професия)? Защо?
6. Защо човек избира определена професия?
7. В какви ситуации лъжата е оправдана?

Ситуационни въпроси (казуси), фокусирани върху уменията за тестване се избират за всяка позиция поотделно.За да се определят поведението и ценностите на кандидата, могат да се предложат следните случаи:

1. Откривате, че колега говори лошо за вас зад гърба ви и това пречи на развитието на кариерата ви. Какво ще направиш?
2. Разбрахте, че ваш колега системно извършва непристойни действия спрямо компанията. Вашите действия.
3. Идеалният лидер - какво е това?
4. Какъв е идеалният екип?
5. Представете си, че сте получили две оферти от работодатели едновременно. Как ще изберете?

След като интервюиращият е задал всички интересуващи го въпроси и е получил задоволителни отговори на тях, е необходимо да се даде възможност на кандидата да изрази своите въпроси:

Благодаря, Степан Степанович, за изчерпателната информация! Какви въпроси бихте искали да ми зададете?

По-добре е да задавате въпроси директно, защото при изграждането на фразата „Може би имате въпроси към мен?“ много кандидати се губят и забравят какво са искали да попитат.

Интервюто трябва да завърши с обсъждане на по-нататъшно взаимодействие и благодарност за отделеното време:

В колко часа бихте искали да дойдете в нашия офис утре или вдругиден, за да поговорим лично? Тогава утре в 16:00 ще те чакам. Знаете ли как да стигнете до нас? Моля, вземете паспорта си със себе си, тъй като имаме система за пропуски. Благодарим ви, че отделихте време да поговорите с нас днес! Ще се радвам да се видим утре!

Средна продължителност на първоначалното телефонно интервю 10-15 минути.При оценяване на кандидати за ръководни длъжности може да отнеме до 1 час.

Желателно е интервюиращият да раздели плана на интервюто на няколко етапа – контролни точки.

В случай, че се получат незадоволителни отговори на въпросите от първия етап, дори не си струва да преминете към втория. По-добре е незабавно да прекратите разговора, като по този начин спестите време както за себе си, така и за кандидата.

Как се приготвя?

За да се подготви за такова интервю, кандидатът трябва да спазва повечето от правилата за подготовка за лично интервю и да не оставя нещата да се развиват. Телефонното интервю е не по-малко сериозен етап от подбора за свободна позиция от всички останали. За особено очарователни външно кандидати тази опция за интервю може да бъде по-трудна, тъй като е по-трудно да очаровате събеседник по телефона, отколкото лично.

За да бъде подготвен за интервю, кандидатът трябва:

1. Препрочетете внимателно собствена автобиографияи помислете кои моменти в него могат да предизвикат въпроси у специалистите по набиране на персонал. Изберете кратки и изчерпателни отговори.
2. Разгледайте фирмен уебсайт и публикации за него в електронни медии,да има ясна представа с какво се занимава фирмата, кой я управлява, каква е нейната мисия, има ли клонове, колко служители има в държавата. Въз основа на резултатите подгответе няколко въпроса за компанията към интервюиращия.
3. Подгответе кратка история за себе си. По-добре дори в 2-3 варианта.
4. Направете списък с въпроси към работодателя относно свободното място, помислете и запишете, ако има такива, вашите желания и предложения.

Полезно е да зададете на интервюиращия интересни нестандартни въпроси в телефонно интервю:

1. Какво очаквате от човека, който ще заеме тази позиция?
2. Какво трябва да направи човек с моя опит и квалификация, за да получи работа във вашата компания?
3. Какво ви харесва лично във фирмата и работата в нея?
4. Какви задачи ще решавам на тази позиция и в какъв срок?

В края на интервюто е необходимо да благодарите на събеседника и да уговорите по-нататъшни действия, времето за отговор въз основа на резултатите от разговора, възможността за лична среща. Също така е препоръчително да зададете въпрос с кого предстоят следващите интервюта и колко ще бъдат.

Телефонното интервю е независим инструмент за оценка на персонала, но не може да замени стандартното интервю лице в лице. В повечето случаи впечатлението на кандидата, получено по време на телефонното интервю, се потвърждава по време на срещата. Но за това служителят, който провежда дистанционната оценка, трябва да има високо ниво на професионализъм.

И накрая ви каним да гледате видео по темата.

Любопитни ли сте да преоцените стойността на първите 15 секунди от познат телефонен разговор между търсещ работа и работодател? В този случай ще насочим вниманието ви към един невидим на пръв поглед проблем: при изходящо обаждане от работодател към търсещ работа често се нарушават елементарни правила, според които е обичайно да се говори по телефона в модерна бизнес среда. В резултат на това, освен че развалят първото впечатление един от друг и уронват престижа на компанията на обаждащия се, хората понякога дори не успяват да се споразумеят за интервю.

Причина за проблема: въпреки външната простота на телефонния разговор, обученията по телефонни разговори се провеждат предимно за специалисти по продажбите и ръководния персонал, т.е. за тези, чийто успех зависи от бизнес етикета. Но за обучението на HR служителите бюджетът често се съкращава. Разбира се, ако обикновен служител бъде поканен на интервю, пренебрегването на някои норми на разговор от страна на HR ще остане незабелязано от кандидата. Въпреки това, по време на диалог с висши мениджъри и мениджъри, служителят по персонала рискува да се покаже като по-малко образован човек по въпросите на професионалната етика.

За да запълните идентифицираната празнина, можете да използвате материала, предложен по-долу. Ще ви покаже коя структура на изходящо телефонно обаждане най-ефективно подчертава професионализма на HR (или липсата на такъв).

Начинът на комуникация по телефона при уговаряне на интервю е важен показател за нашето професионално ниво. Нека сравним!

Примерен текст на компетентен телефонен разговор за насрочване на интервю:

„Добър ден, Ирина! (пауза). Казвам се Олга, HR мениджър на компания N. Обаждам се, за да организирам интервю за позицията "Регионален представител". Можеш ли да поговориш за 2 минути сега?“

Съобщение
„Ирина, предлагам да обобщя: ще се срещнем с вас утре, 24 март, в 15:00 часа, на адрес: Космос, 4, офис 3. Нека ви напомня отново, казвам се Олга. Всичко най-хубаво!".

План за изходящи разговори

1. Поздрав + представяне

Поздравете и се обърнете към събеседника по име
Представете се: не само името (фамилията), но и името на фирмата.

Значение:от първите секунди трябва да настроите събеседника за разговор и да създадете привлекателен образ на обаждащия се. Забравете за израза: "Ти си притеснен"! - едва ли ще предизвика приятни емоции. Неутралните фрази са много по-добри.

Пример:„Добро утро, Алексей! Казвам се Алена - HR мениджър на компания Pero.

2. Съобщете целта на разговора

Значение:
нека лицето разбере защо се обаждате, тъй като кандидатът може да получи много телефонни обаждания, които не са непременно свързани с търсенето на работа, и той може да не разбере веднага за какво говорите;

Дайте възможност на човека да „превключи“ към разговор с вас, да отложи текущите дела.

Пример:„Получихме вашата автобиография за позицията ръководител на отдел продажби. Обаждам се, за да уговоря интервю в нашия офис."

3. Въпросът да имаш време за разговор

Изненадващо, това е най-често пренебрегваният елемент! Въпреки това, кой от нас не е имал възможност да вдигне телефона в неудобно време: на път, на улицата, по време на оперативни срещи или преговори?

Значение:премахнете всички пречки, за да продължите разговора. Представете си, кандидатът е на среща на текущата работа и след това се обаждате, за да му предложите друга работа, разбирате ...

По време на тренировките хората често възразяват срещу това: „Ако на човек му е неудобно да говори, тогава той сам ще разкаже за това, защо да го питате за това?“

Помислете за ситуацията, в която изглеждате по-солидни:

Когато ви прекъснат и кажат: „Съжалявам, нямам време сега, обадете се“
- или когато сами ръководите разговора и си задавате въпрос относно възможността за продължаване на разговора?

Много важно: трябва да се интересувате не само от наличието на абстрактно време, но и от конкретни минути: „Анна, имаш ли 3 минути за разговор сега?“ Това дава на вас и на другия човек ясна отправна точка.

Освен това, ако човек откаже да говори, не забравяйте да разберете кога точно е по-добре да се обадите обратно.

4. Обсъждане на основната цел на разговора

5. Обобщение + сбогом

Значение: да изразите най-важните резултати от разговора, да сте сигурни, че се разбирате и да зададете благоприятен тон за следваща среща. Тази точка може да се нарече и тест за разбиране.

Има случаи, когато събеседниците не са разбрали часа на интервюто, мястото на срещата и други подробности. И краткото повторение на важни точки помага да се избегнат тези неуспехи.

Мария Болохова - бизнес коуч, HR консултант

Няколко правила за интервю

Правило номер 1.Способността на кандидата в началото на разговора да преведе темата на разговора във формат на диалог, а не в режим „въпрос-отговор“, играе роля: поемете инициативата, задавайте въпроси.

Правило #2. Да разкажеш за себе си има значение за 30 секунди. В същото време самопредставянето трябва да е интересно: да има акцент в началото и в края.

Златно правило: не трябва да закъснявате за среща с работодателя; чист външен вид.
Все пак най-важното на едно интервю е вашата увереност. Усмихвайте се!.. но не прекалявайте.

Има само 6 вида интервюта, които могат да се използват до известна степен в компаниите:

1. Биографично интервю (състои се от поредица от въпроси, чиято цел е да се установи достоверността на информацията, посочена в автобиографията, и да се получи подробна информация за образованието, трудовия опит и компетенциите на кандидата).

2. Казус интервю или ситуационно интервю (представлява диалог между консултант и кандидат, по време на който кандидатът се опитва да реши конкретен бизнес проблем).

3. Проективно интервю (въз основа на изграждането на въпроси по такъв начин, че те предлагат на кандидата да оцени не себе си, а хората като цяло или някакъв характер).

4. Интервю относно компетенциите (въпросите са насочени към установяване на качествата и способностите, които ще са необходими за изпълнение на служебните задължения).

5. Говорете за нищо (задават се въпроси за почивка, семейство, домашни любимци и хобита. Въз основа на вашите отговори мениджърът по подбор на персонал може да познае как се държите с колеги, подчинени, да идентифицира основните черти на характера и т.н.).

6. Стрес интервю (задача от стресова ситуация, при която сте тествани за самочувствие и способност да говорите за това, което не ви подхожда.)

телефонно интервю

Точността е на първо място

Вашите шансове да бъдете сред тези „щастливци“, които са преодолели първата бариера под формата на телефонно интервю, ще се увеличат значително, ако приемете този тип интервю толкова сериозно, колкото бихте приели срещата лице в лице с HR. Преди да се обадите отново на работодателя, подгответе кратко представяне за себе си, включително описание на вашите професионални постижения и причините за интереса ви към предлаганата работа.

Преди да се обадите отново на работодателя, подгответе кратко представяне за себе си.

PR, маркетинг, рекламен консултант Пени Лейн Алина Котовичвярва, че телефонното интервю помага да се провери истинността на информацията, посочена в автобиографията. „Много често автобиографията неправилно отразява уменията и компетенциите на кандидата и още повече не може надеждно да свидетелства за неговата мотивация и лични качества. Освен това не са редки случаите, когато кандидатите леко „поправят“ информацията. Така че "свободният" английски понякога се оказва разговорен и дори основен. Без да говорите с човек, няма да разберете тази информация, - отбелязва експертът. „Докато опитен специалист по подбор на персонал, още на етапа на телефонен разговор, може да определи колко интересен ще бъде кандидатът за потенциален работодател.“

Средната продължителност на едно телефонно интервю обикновено е 10-20 минути. С регионален подбор на персонал - от 40 минути до един час. Ако работодателят е посочил в рекламата времеви интервал за обаждания, тогава съответно времето за обаждане на кандидата ще ви позволи да оцените организацията и точността на последния. Ако периодът не е посочен, тогава е по-добре да се обадите за работа от 10.30 до 13.00 и от 15.00 до 17.30.

Невидим събеседник

Консултантите по персонала на Penny Lane отдават голямо значение на това как кандидатът изгражда разговора по време на телефонното интервю. „Ако вербовчикът има психологическо образование, тогава е свързан психолингвистичният анализ, който позволява да се намери много информация за човек, без да го вижда“, казва Алина Котович. - Например тогава каккандидатът владее свободно, какизгражда предложения и какправи акценти, ви позволява да определите вида на личността, предпочитанията, основните мотивационни фактори и много други.

Ако сте забравили или не сте имали време да попитате нещо, тогава не се препоръчва веднага да се обадите и да изясните.

Спецификата на телефонното интервю е липсата на зрителен контакт със събеседника. От една страна, няма нужда да се грижите за външното представяне, от друга страна, вие сте лишени от възможността да насочите вниманието на опонента си към абстрактни теми, освен това е бизнес костюм и други детайли на външния вид, които дават на много хора самочувствие. Телефонната комуникация може да изкриви тембъра на гласа, но не може да повлияе на интонацията и начина на преговаряне, така че обърнете внимание на следните важни подробности.

Опитайте се да избегнете две крайности при първия си телефонен контакт с работодателя: не говорете твърде бързо, опитвайки се да се придържате към една минута в процеса на водене мини презентации, но в същото време не преувеличавайте скромността си, не се срамувайте, когато общувате с представители на службата за персонал.Не прекъсвайте събеседника от другия край на жицата, когато той от своя страна започне да представлява компанията и говорете за условията на труд. не сте разбрали или не сте чули, не се страхувайте да изясните, попитайте отново. Това поведение е много по-добро, отколкото да се изчервявате на повторното интервю, оправдавайки се, че сте слушали тази част и се позовавате на лошото качество на връзката.Консултантите по кариерно развитие съветват да се изправите за телефонно интервю. Такава психологическа техника помага да се говори по-силно и по-уверено.

Основното нещо - не се разсейвайте!

Както във всяко друго интервю, бъдете готови не само да отговорите, но и да задавайте въпроси сами, което ще помогне да убедите работодателя в интереса ви да получите работа в неговата компания. Ако кандидатът е насочен към конкретна свободна позиция, тогава въпросите му ще се отнасят главно до функционални задължения и критерии за оценка на работата му. „Не се колебайте да попитате, ако искате да впечатлите силен кандидат“, съветва президентът на асоциацията на персонала "Метрополис" Валерий Поляков. - На първо място това трябва да са въпроси за съдържанието на работата, задачите, ресурсите. По-добре е да попитате за заплати и други компенсации не в началото, а в края на разговора.

Ако сте забравили или не сте имали време да попитате нещо, тогава не се препоръчва веднага да се обадите и да изясните. Подобно поведение може да накара HR да мисли за вашата неорганизираност, разсеяност. Формирането на мнение за кандидат може да бъде повлияно и от различни звуци, свързани с жизнената среда (работещ телевизор, лаещо куче, гласовете на роднини, деца), улични шумове (когато се обаждате от кола или от клетка). телефон). Въз основа на текущата ситуация специалистът по подбор на персонал, първо, ще оцени колко сериозно кандидатът приема този вид преговори и второ, ще изготви психологически портрет на кандидата с по-голяма степен на точност. Така един служител на службата за персонал цитира като пример случая, когато момиче е интервюирано по телефона и се чува, че трето лице участва в преговорите. Това беше майка й, която активно подканяше дъщеря си за отговори на въпроси.

След като разговорът приключи, не забравяйте да попитате какви са следващите ви стъпки.

Интересът на HR към вас като потенциален служител на неговата компания може да изчезне, ако се разсейвате с други неща по време на интервюто. Например, един от кандидатите говори за грешка, която е направил: успоредно с телефонно интервю той проверява електронната си поща. Когато събеседникът попита за причините за забавянето на отговорите му, той честно призна, че едновременно преглежда писмата. Нямаше предложение за лична среща от тази фирма.

Ако отказ, тогава учтиво

Ако инициативата за обаждането не идва от вас, а от работодателя и в този момент ви е неудобно да говорите (няма значение по какви причини: не се чувствате добре, напрегната работна атмосфера, бизнес преговори) или просто сте психологически неподготвени за интервю, тогава е най-добре да пренасрочите телефонното интервю. Отговорът може да се формулира по следния начин: „Благодаря ви, че обърнахте внимание на моята кандидатура, благодаря ви за обаждането. Вашето предложение ме заинтересува много, но за съжаление не мога да говоря сега - трябва да тръгвам след пет минути. Ще бъде ли достатъчно време за разговор или мога да ви се обадя по друго време? По този начин достатъчно ясно ще изразите интереса си към свободното място, честно ще предупредите за оставащото време и ще се договорите за датата на следващото обаждане.

След края на разговора не забравяйте да попитате какви са следващите ви стъпки: кога можете да изчакате резултата от интервюто и, в случай на положително решение, какви допълнителни материали и документи може да са ви необходими при лична среща. Ако знаете имейл адреса на служителя, който е комуникирал с вас, след разговора можете да му изпратите кратко напомнящо писмо, в което освен благодарност за разговора, отново избройте силните си страни като професионалист.

Ако в резултат на телефонен разговор незабавно получите отказ или разберете, че вие ​​самите не се интересувате от тази позиция, тогава не забравяйте да благодарите на събеседника си за приятния разговор и да изразите надежда за възможността за сътрудничество в бъдеще. Опитът в провеждането на телефонни разговори с работодателя, както всяко друго умение, не се придобива веднага. Колкото повече телефонни обаждания правите, толкова по-уверени ще се чувствате от време на време и следователно ще правите по-малко грешки. Това е същият случай, когато количеството неизбежно преминава в качество.

Обадете се по телефона „Писна ми от това“, каза Джина наскоро в клас за необвързани. - Оставям си визитката. Не съм глупав. Сърдечен съм. Успявам да бъда такъв, какъвто искам - откровен без наглост, упорит без агресивност,