Upravljanje ljudskim resursima je odgovornost menadžmenta i hitna potreba. Ako je tajnik ujedno i kadrovnik

Uredski poslovi u kadrovskom radu

UVOD

Značajka suvremenog radnog prava je ekspanzija ugovornog uređenja radnih odnosa. Mnoga pitanja koja su se ranije rješavala centralno mogu biti predmetom razmatranja kolektivnog ugovora, sporazuma, ugovora o radu. Da, čl. 179 Zakona o radu Ruske Federacije definira poseban popis zaposlenika kojima se daje preferirano pravo na ostavljanje na poslu uz smanjenje broja ili osoblja zaposlenika, a istodobno ukazuje da kolektivni ugovor može predvidjeti druge kategorije radnika koji uživaju pravo prednosti na ostanak na radu uz jednaku produktivnost rada i kvalifikacije.

Zadaci kadrovske službe sada su povećani zbog činjenice da je Zakon o radu Ruske Federacije pripisao lokalne propise izvorima radnog prava: naredbe i druge dokumente koji sadrže norme radnog prava. Treba imati na umu da u slučajevima predviđenim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorom, ugovorima, poslodavac prilikom donošenja lokalnih propisa mora uzeti u obzir mišljenje predstavničko tijelo zaposlenih. Sve navedeno objašnjava relevantnost ovog rada.

Cilj rada je proučavanje uredskog rada u kadrovskom radu.

Zadaci rada su

• razmotriti teorijske osnove organizacije uredskog rada u kadrovskom radu;
• proučiti organizaciju uredskog rada u kadrovskom radu na primjeru CJSC Polygraph;
• razmotriti metode za optimizaciju organizacije uredskog rada u kadrovskom radu CJSC Polygraph.

Predmet rada je organizacija uredskog poslovanja. Predmet rada je CJSC "Polygraph".

1 TEORIJSKE OSNOVE UREDSKOG MENADŽMENTA U HR POSLU

1.1 Dokumentacijski sustav u vođenju kadrovskih evidencija

Prilikom prijave na posao, građanin sklapa radni odnos s organizacijom ili samostalnim poduzetnikom. Sadržaj ovih odnosa su međusobna radna prava i obveze poslodavca i zaposlenika. Poslodavac je dužan radniku omogućiti rad utvrđen ugovorom o radu, osigurati mu uvjete rada i pravodobno isplatiti plaću, a radnik je dužan osobno obavljati radnu funkciju utvrđenu ugovorom o radu, uz pridržavanje pravila unutarnjeg pravilnika o radu. .

Radno zakonodavstvo predviđa dokumentiranje odnosa između zaposlenika i poslodavca, kao i između tražitelja zaposlenja i poslodavca (pisana odbijanje zapošljavanja). Pravilna registracija nastanka, promjene i prestanka radnog odnosa važna je za svakog zaposlenika, ne samo tijekom radnog vremena, već i nakon otkaza.

Rad s osobljem zahtijeva od poslodavca rješavanje mnogih menadžerskih problema: zapošljavanje, prilagodba novih zaposlenika, procjena aktivnosti zaposlenika, poboljšanje njihovih kvalifikacija, motivacija za rad itd. Upravljanje osobljem također dovodi do stvaranja brojnih dokumenata 1 .

S obzirom na prethodno navedeno, sva kadrovska dokumentacija može se podijeliti u dvije skupine:

• dokumenti koji se odnose na radne odnose (na primjer, ugovori o radu, kadrovski nalozi, osobne kartice zaposlenika, prijave zaposlenika, rasporedi godišnjih odmora, rasporedi smjena itd.);
• dokumente koji se odnose na upravljanje kadrovima (planovi i izvješća o kadrovima; odredbe o izboru kadrova, o prilagodbi djelatnika, o procjeni kadrova i dr.; upitnici, testovi, profesiogrami, personogrami i dr.) 2 .

U vođenje kadrovske evidencije tradicionalno spadaju dokumenti koji se odnose na radne odnose, od kojih je većina neophodna za obradu procedura poput zapošljavanja, premještaja na drugo radno mjesto, otkaza, godišnjeg odmora, službenog putovanja itd.

Prilikom dokumentiranja radnih odnosa nastaju brojni organizacijski, administrativni, računovodstveni, informacijsko-referentni i drugi dokumenti različitih vrsta i sorti. Ti se dokumenti mogu podijeliti u dvije skupine:

• lokalni propisi organizacije koji se odnose na radne odnose;
• dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja.

Lokalni propisi su dokumenti organizacije koji sadrže norme radnog prava (1. dio članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije), na primjer, interni propisi o radu. Izrada određenih vrsta lokalnih propisa predviđena je Zakonom o radu Ruske Federacije. Takvi su dokumenti obvezni za prijavu (na primjer, raspored godišnjeg odmora). Dokumenti koji nisu predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije su savjetodavne prirode i razvijaju se prema nahođenju organizacije (na primjer, propis o strukturnoj jedinici organizacije).

Niz lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije trebaju primjenjivati ​​svi poslodavci, uključujući pojedinačne poduzetnike. Takvi akti uključuju: kadrovski raspored, pravilnik o internom radu, raspored godišnjih odmora, pravilnik o plaćama, pravilnik o postupku obrade osobnih podataka zaposlenika.

Neki od lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije obvezni su za korištenje samo od strane onih poslodavaca koji imaju odgovarajuće značajke organizacije rada i rada s osobljem, na primjer, raspored smjena, odredba o certifikaciji, odredba o racioniranju rada, odredba o smjenskom načinu rada, odredba o naukovanju, popis radnih mjesta s neredovitim radnim vremenom itd.

Dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja uključuju: dokumente koje zaposlenik predočuje pri zapošljavanju te dokumente kreirane za određene kadrovske funkcije.

Dokumenti potrebni za zapošljavanje su:

• identifikacijski dokumenti;
• dokumenti koji potvrđuju radni staž, radno iskustvo;
• dokumenti koji potvrđuju razinu obrazovanja i kvalifikacije;
• dokumenti koji se odnose na državno mirovinsko osiguranje;
• dokumenti vojne registracije;
• dokumenti (ako su potrebni) potrebni uzimajući u obzir specifičnosti budućeg posla (primjerice zdravstveno uvjerenje, vozačka dozvola itd.) 3 .

Dokumenti izrađeni za određene funkcije ljudskih resursa uključuju:

• ugovorne isprave: ugovori o radu, sporazumi stranaka, dodatni sporazumi uz ugovore o radu, ugovori o naukovanju, ugovori o punoj individualnoj odgovornosti, ugovori o punoj kolektivnoj (timskoj) odgovornosti;
• upravni dokumenti: naredbe (upute) o osoblju;
• referentni dokumenti: izjave zaposlenika, izvješća i bilješke s objašnjenjima, protokoli, akti itd.;
• primarni računovodstveni dokumenti: osobne kartice zaposlenika, vremenski listovi, bilješke, obračuni za godišnji odmor i otkaz 4 .

Istovremeno s dokumentima sastavljaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registriraju) dokumenti sastavljeni u organizaciji: knjiga računovodstva za kretanje radnih knjižica i uložaka u njima, prihoda i rashoda. knjiga za računovodstvo obrazaca radnih knjižica i uložaka u njima, knjiga upisa ugovora o radu, naloga, osobnih kartona zaposlenika, osobnih dosjea i dr.

Dakle, kadrovska evidencija je skup postupaka za pripremu, provedbu, obradu, izvršenje, formiranje u predmete, čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije.

Trenutačno, nakon stupanja na snagu Zakona o radu Ruske Federacije, dogodile su se sljedeće glavne promjene u vođenju evidencije osoblja:

• neki tradicionalni kadrovski dokumenti koji su bili obvezni dugi niz godina (primjerice, molba za zapošljavanje) prestali su biti obvezni;
• pojavili su se novi dokumenti obvezni za poslodavca (na primjer, dokumenti koji utvrđuju postupak rada s osobnim podacima zaposlenika);
• povećan je ukupan broj dokumenata koji se obrađuju u kadrovskoj službi (primjerice, dokumenti prilikom podnošenja zahtjeva za plaćeni godišnji odmor);
• proširen je raspon dokumenata koji se moraju donijeti zaposleniku na potpis;
• niz dokumenata koje je usvojio poslodavac zahtijevaju uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenika;
• kadrovsku dokumentaciju treba slobodno predočiti državnim inspektorima rada kada provjeravaju pridržavanje poslodavaca zakona o radu 5 .

Registracija kadrovske dokumentacije i dalje zauzima većinu radnog vremena stručnjaka kadrovske službe i često uzrokuje ozbiljne probleme tijekom inspekcija i konfliktnih situacija. Analiza stanja rada s kadrovskom dokumentacijom u brojnim suvremenim organizacijama pokazuje da su najčešće greške u ovom području:

• nedostatak (obveznih) dokumenata predviđenih važećim zakonodavstvom;
• kršenje postupka za izradu i provedbu dokumenata koji sadrže norme radnog prava;
• netočno izvršenje dokumenata, nepoznavanje pravila za davanje pravne snage dokumentima;
• netočno dokumentiranje situacija upravljanja, izraženo u nedostatku potrebnih dokumenata ili u nedostatku razumijevanja vrste dokumenta koji bi trebao potvrditi događaje koji se odvijaju;
• organizacija pohranjivanja i uništavanja kadrovske dokumentacije s teškim kršenjem pravila za rad arhiva organizacija.

Jedna od glavnih zadaća svakog poslodavca u području rada s kadrovima je pravovremeno i pravilno vođenje kadrovskih evidencija.

1.2 Obvezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskom odjelu poduzeća

Računovodstvo rada i plaća u organizaciji provodi se na temelju primarnih dokumenata generiranih u kadrovskoj službi. Loše organiziran rad kadrovske službe neminovno utječe na rad kako računovodstva tako i cijele organizacije. Posljedica toga je nepravodobno nagrađivanje zaposlenika, bolovanja, nepravodobna priprema dokumenata za podnošenje državnim tijelima socijalne skrbi. Kao rezultat toga, dolazi do smanjenja financijske uspješnosti poduzeća u cjelini.

Sukladnost sa Zakonom o radu Ruske Federacije, ispravnost izvršenja kadrovske dokumentacije kontroliraju i Savezna inspekcija rada (Rostrudinspektsiya) i Savezna porezna inspekcija. Državni inspektor može doći u ured bilo koje organizacije, bez obzira na oblik vlasništva i zahtijevati dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju i druge obvezne i interne propise i naredbe dostupne u organizaciji (Savezni zakon od 8. kolovoza 2001. br. 134- FZ „O zaštiti prava pravnih osoba i samostalnih poduzetnika tijekom državne kontrole (nadzora)”) 6 .

Dokumentiranje aktivnosti kadrovske službe obuhvaća sve procese vezane uz pripremu i obradu kadrovske dokumentacije u skladu s utvrđenim pravilima, a rješava sljedeće zadatke upravljanja kadrovima:

• organizacija rada zaposlenika;
• sklapanje ugovora o radu i zasnivanje radnog odnosa;
• premještaj na drugo radno mjesto;
• odobravanje godišnjih odmora zaposlenicima;
• poticaji zaposlenicima;
• izricanje disciplinskih sankcija zaposlenicima;
• certificiranje zaposlenika;
• održavanje osoblja;
• obračun korištenja radnog vremena;
• privlačenje zaposlenika na rad vikendom i neradnim praznicima;
• prijava službenih putovanja;
• otkaz ugovora o radu i udaljenje s rada 7 .

Popis kadrovskih dokumenata koje organizacije moraju voditi, bez obzira na oblik vlasništva, dan je u Dodatku 1. Također sadrži regulatorne dokumente koji reguliraju obvezu poslodavca da vodi određene kadrovske dokumente, te uvjete za njihovo čuvanje (u skladu s Popis standardnih upravljačkih dokumenata koji se formiraju u aktivnostima organizacije, s naznakom razdoblja čuvanja, odobren od strane Federalnog arhiva 6. listopada 2000., s izmjenama i dopunama 27. listopada 2003.).

Organizacija rada zaposlenika provodi se donošenjem (suglasnost čelnika organizacije ili osobe koju on ovlasti) lokalnih propisa. Svaki poslodavac mora imati pravilnik o internom radu i odredbu o zaštiti osobnih podataka. Po potrebi se donose i drugi lokalni propisi, kao što su propisi o plaćama, normiranju rada, bonusima i materijalnim poticajima, certificiranju itd.

Kolektivni ugovor (ugovor) je savjetodavne prirode, jer se sklapa sporazumom stranaka (poglavlje 7 Zakona o radu Ruske Federacije). Vođenje osobnih dosjea zaposlenika je savjetodavno za privatne tvrtke. Obveza poslodavca da vodi osobne dosjee odnosi se na zaposlenike državnih organizacija u skladu sa Saveznim zakonom od 27. srpnja 2004. br. FZ-79 „O državnoj državnoj službi Ruske Federacije“. Radi praktičnosti, još uvijek se preporučuje formiranje osobnih dosjea ili osobnih mapa i utvrđivanje postupka njihovog formiranja u lokalnom regulatornom aktu organizacije koji je odobrio voditelj.

U osobni dosje (osobnu mapu) zaposlenika možete uključiti preslike dokumenata koji su potrebni prilikom prijave na posao (putovnica, vojna iskaznica, potvrda o dodjeli PIB-a, potvrda o mirovinskom osiguranju, vjenčani list, rodni list djece - za pružanje olakšica poreza na dohodak; dokumenti o obrazovanju itd.), a potom i svi glavni dokumenti nastali tijekom razdoblja radne aktivnosti zaposlenika koji karakteriziraju njegovu radnu aktivnost (molbe za premještaj na drugo radno mjesto, pismo o otkazu, karakteristike, dokumenti o napredovanju osposobljavanje, preslike naloga za prijem, premještaj, otkaz i sl.).

Osim toga, poslodavac mora imati sljedeće dokumente o zaštiti na radu:

• upute zaštite na radu;
• dnevnik brifinga (upoznavanje s uputama);
• dnevnik službenika koji su prošli obvezni zdravstveni pregled i drugo 8 .

Ovi se dokumenti mogu pohraniti u kadrovskom odjelu poduzeća, ako organizacija nema zasebnu službu zaštite na radu ili u uredu.

U skladu s pod. "a" dio 1. čl. 356 Zakona o radu Ruske Federacije, savezna inspekcija rada provodi državni nadzor i kontrolu nad pridržavanjem poslodavaca radnog zakonodavstva i drugih regulatornih pravnih akata.

Čelnici organizacija osobno su odgovorni za dokumentarni fond formiran u svom djelovanju. Za kršenje zakonodavstva Ruske Federacije i drugih regulatornih pravnih akata, nepravilno vođenje kadrovske dokumentacije ili nedostatak iste, zakonodavac predviđa izricanje administrativne novčane kazne: za službenike od 1.000 do 5.000 rubalja, za pravne osobe od 30.000 do 50.000 rubalja. rubalja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana, i opetovano - povlači za sobom diskvalifikaciju službenika (članci 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 i 14.23 Zakona o upravnim prekršajima).

2 RADIONICA PRAKSA U HR RADU NA PRIMJERU CJSC "POLYGRAPH"

2.1 Opće karakteristike uredskog rada u kadrovskom radu CJSC "Polygraph"

Radni odnosi između zaposlenika i CJSC "Polygraph" nastaju na temelju sklopljenog ugovora o radu (članak 16. Zakona o radu Ruske Federacije). U budućnosti, radni odnosi koji su nastali, kao i njihova promjena i prekid moraju biti pravilno formalizirani (članci 68, 73, 80 i drugi Zakona o radu Ruske Federacije).

Pod prijavom radnih odnosa podrazumijeva se njihovo dokumentiranje, odnosno izrada odgovarajućih dokumenata.

Kao rezultat dokumentacije nastaju organizacijski, upravni, računovodstveni, informacijsko-referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i sorti. Istovremeno s dokumentima izdaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registriraju) dokumenti sastavljeni u organizaciji.

Obvezna registracija dokumenata izravno je uvjetovana zahtjevom klauzule 4.1.2 odobrenog Modela uputa za papirologiju u saveznim tijelima izvršne vlasti. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 8. studenog 2005. br. 536: "... svi dokumenti koji zahtijevaju registraciju, izvršenje i korištenje u referentne svrhe podliježu registraciji."

Mora se naglasiti da se sam postupak evidentiranja isprava ne svodi samo na stavljanje datuma i brojeva registracije u iste. Registracija dokumenata je evidencija vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, fiksirajući činjenicu njegovog stvaranja, slanja ili primanja (točka 4.1.1. Standardnih uputa za uredski rad u saveznim tijelima izvršne vlasti).

Rad s kadrovskom dokumentacijom nije ograničen na pripremu, registraciju i izvršenje dokumenata. Najvažnija komponenta ovog posla je formiranje izvršenih dokumenata u predmete za organiziranje njihove pohrane i korištenja u referentne svrhe.

Dakle, kadrovska evidencija je skup postupaka za pripremu, izvođenje, obradu, pohranjivanje i pronalaženje dokumenata o kadrovskom menadžmentu. Za pravovremenu i pravilnu provedbu ovih postupaka, čini se najsvrsishodnijim što je više moguće regulirati i sastav kadrovskih dokumenata i tehnologiju rada s njima stvaranjem skupa lokalnih propisa o uredskom poslovanju: List obrazaca dokumenata, Album obrazaca dokumenata, Raspored rada kadrovske službe, Upute za rad kadrovskog ureda.

Jedna od glavnih zadaća ovih akata je odražavati karakteristike proizvodnih aktivnosti organizacije, a za početnike u kadrovskoj službi lokalni propisi o uredskom radu trebaju postati vodič koji daje odgovore na njihova pitanja o dokumentiranju radnih odnosa.

Osnova regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija je Tablica obrazaca isprava. Svrha izrade Vremenskog lista je utvrđivanje potrebnog i dostatnog skupa vrsta dokumenata za pravnu registraciju situacija koje nastaju u radu s osobljem. Korištenje vremenskog lista omogućuje vam smanjenje radnog vremena i troškova rada zaposlenika organizacije u rješavanju problema dokumentiranja aktivnosti upravljanja.

Obrazac vremenskog lista (Dodatak 2) određuje sama organizacija, razvija ga kadrovska služba i odobrava nalogom voditelja.

Izrada Tablice obrazaca dokumenata trebala bi biti popraćena izradom Albuma obrazaca i uzoraka kadrovskih dokumenata uključenih u Tablicu. Prisutnost izvještajne kartice i albuma omogućuje vam brzo i ispravno dokumentiranje rada s osobljem u Polygraph CJSC.

Izvještaj i album trebaju prije svega sadržavati dokumente predviđene Zakonom o radu Ruske Federacije, tj. koji su obvezni pri registraciji radnog odnosa.

2.2 Naredbe o osoblju i njihovoj registraciji u CJSC "Polygraph"

Temelj vođenja kadrovskih evidencija su nalozi (upute) za osoblje izdani nakon sklapanja ugovora o radu, s njihovim izmjenama i otkazima. Sadržaj kadrovskog naloga mora biti u skladu s uvjetima sklopljenog ugovora o radu. Iz naloga voditelja organizacije o osoblju podaci se prenose u računovodstvene dokumente i radne knjižice zaposlenika.

Prema točki 3.5.5 Temeljnih pravila za rad arhiva organizacija odobrenih odlukom Kolegija Federalnog arhiva od 6. veljače 2002. (u daljnjem tekstu Temeljna pravila), nalozi za osnovne djelatnosti i osoblje vode se odvojeno i oblikovane u različite padeže. Ova procedura vrijedi i za male organizacije u kojima se stvara mala količina administrativne dokumentacije, a za vođenje kadrovske evidencije odgovoran je jedan od zaposlenika (tajnik, računovođa, ekonomist i dr.).

Određene vrste dokumenata o osoblju CJSC "Polygraph" imaju jedinstvene obrasce, odobrene. Dekret Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.04 br. 1 (tablica 2.1).

Navedeni obrasci kadrovskih naloga odnose se na primarnu računovodstvenu dokumentaciju za obračun rada i njegove naknade, stoga se pri njihovom ispunjavanju treba voditi Postupkom za korištenje jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenim. Dekret Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20.

Tablica 2.1

Vrste kadrovskih dokumenata koji imaju jedinstvene obrasce

Sukladno navedenom Postupku, po potrebi se u objedinjene obrasce primarne knjigovodstvene dokumentacije mogu unijeti dodatni podaci. U tom slučaju svi podaci dostupni u obrascima ne bi se trebali mijenjati (uključujući šifru, broj obrasca, naziv dokumenta). Nije dopušteno uklanjanje pojedinačnih detalja iz objedinjenih obrazaca. Formati obrazaca navedeni u albumima jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije su preporučeni i mogu se mijenjati.

Pri izradi praznih proizvoda na temelju objedinjenih obrazaca dopuštene su izmjene u smislu proširenja ili sužavanja stupaca i redaka radi lakšeg postavljanja i obrade informacija.

Promjene u jedinstvenim oblicima primarne računovodstvene dokumentacije vrše se izdavanjem naloga (uputa) voditelja CJSC Polygraph (vidi Dodatak 3).

U nedostatku jedinstvenog obrasca naloga za osoblje koje je odobrio Državni odbor za statistiku Rusije (na primjer, prilikom izdavanja naloga za promjenu biografskih podataka zaposlenika, za primjenu disciplinskih sankcija iu drugim slučajevima), obrasci se koriste na koji se nalozi izrađuju za osnovne djelatnosti (Prilog 4).

Čini se primjerenim uključiti u Album obrazaca dokumenata maksimalni broj uzoraka naloga za osoblje, kao i sustavno ga nadopunjavati novim primjerima nakon dokumentiranja situacija koje se javljaju u praksi rada s osobljem.

Za naredbe o osoblju, ispravno indeksiranje i registracija je od velike važnosti. Neprihvatljivo je koristiti jedan obrazac za registraciju za sve naloge osoblja i daljnje formiranje ovih dokumenata u jednom slučaju. Zahtjevi za naknadno formiranje predmeta određuju postupak rada s nalozima za osoblje u "tekućem" uredskom poslu: nalozi za osoblje grupirani su u predmete u skladu s utvrđenim razdobljima za njihovo skladištenje (klauzula 3.5.5. Osnovna pravila).

Nalozi s različitim rokovima čuvanja moraju biti evidentirani u različitim knjigovodstvenim obrascima i imati različite registracijske indekse (brojeve). Pravila za indeksiranje naloga za osoblje razvija sam Polygraph CJSC. U praksi kadrovskih službi najčešće se koristi alfanumeričko indeksiranje.

Uz velike količine dokumenata, naredbe o osoblju koje se odnose na različita pitanja rada s osobljem, preporučljivo je grupirati ih odvojeno (klauzula 3.5.5 Temeljnih pravila), primjenjujući različito indeksiranje, na primjer: na serijske brojeve naloga na kretanje osoblja (zapošljavanje, premještaj na drugo radno mjesto, otkaz) dodaje se slovo "k", za naloge o upućivanju radnika "km", o pružanju godišnjih odmora "o", o poticanju "p", o disciplinskim kaznama " c”, itd.

Sustav indeksiranja naloga koji je usvojio Polygraph CJSC odražava se u knjigama registracije (časopisima), čije oblike utvrđuje sama organizacija. Kada razvijate računovodstvene obrasce, možete koristiti obrasce preporuke sadržane u Dodatku 2 Međusektorskim agregiranim vremenskim standardima za zapošljavanje i računovodstvo osoblja (1991).

U slučaju vođenja računovodstvenog obrasca, u koji se unose podaci o kadrovskim nalozima sastavljenim o različitim pitanjima, možemo preporučiti sljedeću knjigu (časopis) za evidentiranje naloga (tablica 2.2).

Tablica 2.2

Obrazac knjige (časopisa) upisa naloga

Računovodstveni obrasci koje je razvio CJSC "Polygraph" s različitim opcijama za njihovo popunjavanje trebaju biti predstavljeni u odgovarajućim odjeljcima Albuma obrazaca dokumenata.

Naredbe o osoblju izdaju se ako postoje odgovarajuće pisane osnove, koje osim ugovora o radu i njihovih izmjena i dopuna uključuju podatke i referentne dokumente: izjave zaposlenika, dopise (izvješća i obrazloženja), podneske, protokole, akte itd.

Dokumenti na temelju naloga moraju biti pravilno sastavljeni i evidentirani. Neki dokumenti (izjave, memorandumi, obrazloženja, podnesci, obavijesti) sastavljaju se u proizvoljnom obliku, drugi (protokoli, akti) imaju jedinstvene ili preporučljive oblike.

2.3 Vodeća rezolucija

Prijave zaposlenika i dopisa interna su korespondencija i zahtijevaju razmatranje i odluku od strane voditelja Poligraf CJSC. Donesena odluka odražava se u rezoluciji, čiji se sadržaj u većini slučajeva svodi na vrlo kratke upute: "Narediti", "Izvršiti", "Odjelu za osoblje", koji ne odgovaraju značenju ovog atributa.

Još jedna ozbiljna pogreška prilikom stavljanja rezolucija na dokumente je semantička nedosljednost odluke koju je donio voditelj sa sadržajem razmatranog dokumenta. Najčešće se takve pogreške nalaze u rezolucijama o izjavama zaposlenika.

Zaposlenik u molbi traži da se plaćeni godišnji odmor podijeli na dijelove i da mu se omogući dio godišnjeg odmora u trajanju od 5 dana (od ponedjeljka do petka). Šef organizacije, ne slažući se sa zahtjevom zaposlenika, u rezoluciji navodi: "Dajte godišnji odmor od 7 dana" (od ponedjeljka do nedjelje).

Ovo rješenje ne odgovara sadržaju očitovanja, što znači da se ne radi o meritornom razmatranju postavljenog pitanja. U tom slučaju rješenje mora sadržavati odbijanje davanja dijela dopusta.

Radnik samoinicijativno želi otkazati ugovor o radu i na to pisanim putem upozorava poslodavca, ali ne dva tjedna unaprijed, već kraći rok. Ne želeći udovoljiti zahtjevu zaposlenika, upravitelj donosi rješenje: "Otkaz uz rad u roku od dva tjedna" ili u rješenju navodi datum otkaza nakon dvotjednog upozorenja, tj. ne podudara se s datumom sadržanim u prijavi zaposlenika.

Opet, umjesto odbijanja zahtjeva zaposlenika, njemu se „daje ponuda“ koja ne ispunjava njegove želje.

Kako bi se izbjegle takve pogreške u Albumu obrazaca isprava, prilikom odlučivanja o najtipičnijim situacijama koje se često ponavljaju treba dati mogućnosti mogućih rješenja.

Značajka protokola i akata je izrada ovih dokumenata bilo u postupku kolegijalne rasprave i odlučivanja (zapisnici), bilo kada više osoba utvrđuje (potvrđuje) činjenice i događaje koji su se dogodili u njihovoj nazočnosti (akti). Stoga se u zapisnik dodatno unose podaci o prisutnim članovima kolegija (odnosno kvorum), a pri sastavljanju većine akata potrebna je nazočnost nezainteresiranih svjedoka.

Za obračun internih dokumenata stvorenih u Polygraph CJSC, može se koristiti sljedeći približni oblik dnevnika registracije, koji se održavaju odvojeno prema vrstama i vrstama dokumenata (tablica 2.3).

Tablica 2.3

Upisnica

2.4 Upisi u radne knjižice. Ispunjavanje osobne karte

Ostali važni podaci u Albumu obrazaca dokumenata trebaju biti primjeri upisa u radne knjižice zaposlenika. Kao što znate, važeće Upute za popunjavanje radnih knjižica, odobrene. Uredba Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69 sadrži nekoliko uzoraka evidencije (na primjer, o osnivanju druge profesije, o preimenovanju organizacije, o otkazu itd.), ali to očito nije dovoljno , posebno za kadrovske časnike početnike.

Uzorci unosa u radne knjižice mogu se staviti u Album nakon primjera registracije naloga za osoblje ili u obliku sažete tablice (Dodatak 5).

Poteškoće u radu s radnim knjižicama, u pravilu, nastaju zbog praznina ili proturječnih zahtjeva sadržanih u važećim regulatornim pravnim aktima za njihovo održavanje.

Na primjer, u skladu s odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. srpnja 2002. br. 555 Pravila za izračun i potvrđivanje staža osiguranja za utvrđivanje radnih mirovina, glavni dokument kojim se potvrđuju razdoblja rada prema ugovoru o radu je radna knjižica original, a ne ovjerena preslika. Međutim, u odjeljku IV. Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izrada obrazaca radnih knjižica i opskrba poslodavaca s njima, odobrena. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 odnosi se na izdavanje radne knjižice zaposleniku samo nakon otkaza (prestanka ugovora o radu). Dakle, postoji problem s izdavanjem originalne radne knjižice radniku koji ne daje otkaz.

U ovoj situaciji i drugim sličnim slučajevima, kada zaposlenik mora predočiti originalnu radnu knjižicu jednom ili drugom tijelu, preporučljivo je u Albumu obrazaca dokumenata prikazati postupak dokumentiranja postupka izdavanja radne knjižice.

Dokument na temelju kojeg će se izdati radna knjižica, po našem mišljenju, trebao bi biti izjava zaposlenika upućena Polygraph CJSC, a ne "priznanica" koja se široko koristi u praksi. Nakon registracije zahtjeva, razmatranja od strane čelnika organizacije i donošenja odluke, zaposlenik mora pismeno potvrditi (na istom zahtjevu) činjenicu da je primio radnu knjižicu na privremeno korištenje uz obvezu pravodobnog vraćanja. način bez ikakvih oštećenja, ispravki, mrlja itd.

Kadrovska služba mora organizirati kontrolu vraćanja radne knjižice izdane na privremeno korištenje i provjeriti kada radnu knjižicu vraća zaposlenik. Ako zaposlenik nema opravdan razlog za dobivanje izvornika radne knjižice, može mu se izdati samo ovjereni prijepis.

Detaljne upute o postupku popunjavanja trebaju biti popraćene u Albumu obrazaca dokumenata takvim računovodstvenim obrascima kao što su evidencija radnog vremena (obrasci T-12 i T-13) i osobna kartica zaposlenika (T-2).

Vođenje radnog vremena je obavezno, budući da je Polygraph CJSC dužan voditi evidenciju o vremenu koje je stvarno radio svaki zaposlenik (članak 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Prilikom popunjavanja vremenskog lista koriste se sljedeće metode:

kontinuirano dnevno evidentiranje odrađenih sati ili naznaku razloga odsutnosti zaposlenika (godišnji odmor, invalidnost i sl.);

evidentiranje samo izostanaka, izostanaka s posla, kašnjenja itd.

Radni sati mogu uključivati: dnevne sate, noćni rad, prekovremeni rad, poslovna putovanja i rad vikendom i praznicima. Različite vrste radnog vremena se uzimaju u obzir i posebno plaćaju.

Oznake odsutnosti s posla iz opravdanih razloga moraju biti potvrđene potvrdnim dokumentima. Sati odrađeni u nepunom radnom vremenu evidentiraju se u evidenciji radnog vremena u skladu s uvjetima iz ugovora o radu.

Vremenski list sastavlja u jednom primjerku mjerač vremena ili ovlaštena osoba, potpisuje ga voditelj strukturne jedinice i zaposlenik kadrovske službe i prenosi u računovodstvo. U velikim organizacijama vremenski list vode strukturni odjeli.

Osobna karta radnika popunjava se za sve radnike s kojima je sklopljen ugovor o radu, uključujući i radnike u nepunom radnom vremenu. Osobne karte u jednom primjerku popunjava djelatnik kadrovske službe na temelju osobnih dokumenata građanina koji se prijavljuje na radno mjesto. Kartice se popunjavaju ručno ili elektroničkom verzijom s naknadnim ispisom. Prilikom ručnog popunjavanja kartice, mrlje i brisanja nisu dopuštena.

Ako se pojave pogreške ili su potrebne promjene (primjerice, kod promjene prezimena, promjene kućne adrese ili podataka iz putovnice), netočan ili zastario upis se na kartici precrtava, a točan upis stavlja iznad ili pored nje. Učinjene ispravke mora potvrditi potpisom kadrovski službenik.

Važnu ulogu u ispunjavanju osobnih kartica zaposlenika igraju sveruski klasifikatori tehničkih i ekonomskih informacija (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), čija vam upotreba omogućuje ispravno popunjavanje odgovarajućih redaka kartice (tablica 2.4).

Ako je potrebno kodirati podatke u osobnoj kartici zaposlenika koji nisu uključeni u sve-ruske klasifikatore, razvijaju se lokalni klasifikatori organizacije. Kartice ispunjene prilikom prijave za posao upisuju se u knjigu osobnih karata, čiji je obrazac razvijen prema nahođenju CJSC Polygraph.

Tablica 2.4

Pogreške u izdavanju osobnih kartica Polygraph CJSC

Logičan zaključak razvoja regulatorne podrške u području upravljanja kadrovskim evidencijama je izrada i odobrenje Rasporeda protoka dokumenata kadrovske službe CJSC "Polygraph". Raspored u tabelarnom obliku odražava postupke dokumentiranja radnih odnosa za sljedeće stavke:

izrada dokumenata (osnova za izradu, učestalost, osoba odgovorna za izradu, broj primjeraka i sl.);

papirologija (usklađivanje, potpisivanje, odobrenje);

obrada dokumenata (registracija, prijenos na izvršenje, upoznavanje zaposlenika);

Operativno i arhivsko čuvanje izvršenih dokumenata (mjesto i rokovi čuvanja, učestalost arhiviranja).

Postupak primjene razmatranih lokalnih propisa za rad s kadrovskom dokumentacijom, kao i odgovornost za njegovo kršenje, trebali bi biti sadržani u Uputama za upravljanje kadrovskim evidencijama, odobrenim nalogom voditelja Poligraf CJSC.

3 OPTIMIZACIJA UPRAVLJANJA UREdom U ODJELU HR

Automatizirani sustav u poduzeću danas nije danak modi, već hitna potreba. Jedna od trgovačkih tvrtki uspjela je implementirati projekt automatizacije, doslovno od nule. Do trenutka provedbe, osoblje organizacije bilo je više od pet stotina ljudi. Istodobno, u kadrovskoj službi nije bilo niti jednog softverskog proizvoda.

Bilo je teško uspostaviti komunikaciju između odjela tvrtke. Želja za otklanjanjem ovog problema, kao i rješavanje hitnog zadatka stvaranja zajedničke baze podataka o zaposlenicima, postali su glavni razlozi automatizacije poslovnih procesa. Projekt su pokrenula dva odjela: financijski odjel i kadrovska služba. Oni su formulirali glavne parametre automatizacije, odgovarajući na tri temeljna pitanja:

1. Što biste željeli dobiti kao rezultat projekta?
2. Koje će financijske troškove tvrtka imati u vezi s tim?
3. Koliko će trajati priprema i implementacija automatizacije?

Za rad na projektu stvorena je inicijativna skupina koja je uključivala stručnjake iz tri odjela:

• informatičke usluge njegove zadaće uključivale su analizu programa predstavljenih na tržištu, procjenu mogućnosti njihove interakcije s IT proizvodima koje tvrtka planira implementirati u budućnosti, kao i rješavanje problema vezanih uz daljnje održavanje programa;
• definiranje financijskog odjela niza zadataka automatizacije koji se odnose na obračun plaća;
• kadrovski odjeli formuliranje ciljeva projekta u smislu upravljanja osobljem.

Prije svega, inicijativna skupina analizirala je tržište informacijskih usluga. Pokazalo se da s gledišta zadataka s kojima se tvrtka suočava gotovo sve softverske proizvode treba poboljšati. Odabir najpovoljnijeg od njih iziskivao je dosta dugu raspravu koja se odvijala tijekom nekoliko okruglih stolova. Na tim događanjima saznalo se za i protiv raznih rješenja. Kao rezultat toga, izbor je napravljen u korist programa "1C: Plaća i osoblje 7.7". U to vrijeme još nije uključivao blok "1C: Ljudski resursi i obračun plaća", pa su morala biti napravljena neka poboljšanja koja su proveli vanjski stručnjaci.

Za projekt je izrađen i odobren detaljan akcijski plan s naznačenim rokovima i nositeljima provedbe svake stavke. Cijeli projekt (razvoj, testiranje, implementacija i obuka osoblja) trajao je 4 mjeseca (tablica 3.1). Prije svega, djelatnici pojedinog odjela kadrovske službe odlučili su koji im podaci trebaju u elektroničkom obliku. Za HR inspektora HR dokumentacija, za HR managera baza kandidata (ranije je bila prikupljena na papiru), za edukacijskog specijalista popisi onih koji su pohađali edukacije (svi zaposlenici tvrtke su u edukaciji). Stoga je za kadrovsku službu bilo potrebno konfigurirati nekoliko blokova:

1. "Selekcija kadrova". Izrađen je poseban direktorij za pohranu najcjelovitijih informacija o svim kandidatima pozvanim na razgovore, kao i potencijalnim zaposlenicima tvrtke koji bi je mogli zanimati ako se otvore neka slobodna radna mjesta.

2. "Trening". Kako bi se evidentirali podaci o prolasku treninga, poboljšan je već postojeći priručnik "Zaposlenici". Uključivao je popis svih koji rade (i radili su) za tvrtku. Pokazalo se zgodnim jer je sadržavao informacije o datumu rođenja svakog zaposlenika, adresi, podacima o putovnici, radnom mjestu i odjelu, rasporedu, plaći itd. Stoga je ovaj imenik odabran za reviziju. Postalo je moguće unijeti podatke o datumu i nazivu edukacije, njenim rezultatima, kao i kakva je edukacija potrebna za daljnji razvoj zaposlenika, kako novog tako i već zaposlenog.

3. "Kadrovski uredski poslovi". I ovaj blok se dovršavao kako bi se proširile njegove mogućnosti, posebice za unos rasporeda godišnjih odmora, praćenje njegovog pridržavanja i sastavljanje ugovora o radu.

4. "Izvješćivanje i statistika". Upravo sastavljanje izvješća i prikupljanje statističkih podataka omogućuje nam analizu obavljenog posla i izradu planova za budućnost. U tu svrhu izrađena su sljedeća elektronička izvješća:

• "Procentik" prikuplja podatke u postocima: stopu fluktuacije osoblja, omjer broja kandidata koji su prošli razgovor i broja zaposlenika;
• „Zanimljiva statistika“ Svaki mjesec kadrovska služba upoznaje sve zaposlenike tvrtke s podacima ovog izvješća. Sadrži podatke o tome koliko muškaraca i žena ima u organizaciji, statistiku o obrazovanju, bračnom statusu i prosječnom stažu u tvrtki.

Tablica 3.1

Plan izvedbe projekta

Nakon instaliranja programa i testiranja postavki, na red je došla najteža faza implementacije. Za početak su svi zaposlenici obučeni za korištenje novog programa. Odvijao se u centru za obuku razvojne tvrtke u dvije faze: prije svega za kadrovsku službu, zatim za financijski odjel (u to su vrijeme kadrovski službenici već unosili podatke u program). Nastava se održavala tijekom tjedna svako jutro od 9 do 11 sati. Proces svladavanja programa među zaposlenicima odvijao se različitim tempom, ali svi su bili uvjereni da im automatizacija omogućuje učinkovitiji rad.

Nakon obuke, sve informacije su unesene u sustav (slika 3.1).

Riža. 3.1 Unos podataka o osoblju

Nakon uvođenja automatizacije sumirani su rezultati. Analiza dobivenih rezultata pokazala je sljedeće:

1. Značajno smanjeni troškovi rada za najjednostavnije kadrovske postupke (tablica 3.2).

2. Interakcija između kadrovske službe i financijskog odjela je pojednostavljena.

3. Postalo je praktičnije pohranjivati ​​i koristiti informacije o zaposlenicima.

Tablica 3.2

Promjene u procesu zapošljavanja

Kadrovska služba treba biti svjesna sljedećih poteškoća u automatizaciji kadrovskih procesa:

• dobar i kvalitetan projekt zahtijeva puno novca (osobito ako je potrebno značajno promijeniti ili nadopuniti konfiguraciju programa);
• HR stručnjaci uključeni u projekt automatizacije morat će komunicirati s programerima softvera. U međuvremenu, ne mogu svi kadrovski službenici govoriti "istim jezikom" s programerima (kao i obrnuto), stoga će to morati naučiti;
• proces unosa svih potrebnih podataka zahtijevat će maksimalnu koncentraciju pažnje osoblja kadrovske službe.

ZAKLJUČAK

Trenutačno se značajno povećao opseg rada kadrovske službe poduzeća općenito, a posebno ZAO Polygraph. To je zbog potrebe sklapanja ugovora o radu u pisanom obliku, pripreme naloga u svim fazama radnog odnosa, od zapošljavanja do otkaza.

U praksi nema jedinstvenog mišljenja o tome kako je najbolje urediti kombinaciju zvanja (radnih mjesta), izmjene ugovora o radu u vidu stalnog i privremenog premještaja na drugo radno mjesto. Također je potrebno razlikovati odredbe koje su sastavni dio ugovora o radu od ugovora koji imaju samostalan značaj.

Danas je pravno područje u kojem djeluje kadrovska služba vrlo opsežno. Uključuje ne samo Zakon o radu Ruske Federacije, već i druge savezne zakone, posebno Savezni zakon od 29. prosinca 2006. N 255-FZ "O pružanju naknada za privremenu nesposobnost, trudnoću i porod građana koji podliježu obveznoj socijalno osiguranje", Savezni zakon br. 54-FZ od 20. travnja 2007. "O izmjenama i dopunama Saveznog zakona "O minimalnoj plaći" i drugim zakonodavnim aktima Ruske Federacije", prema kojem minimalna plaća od 1. rujna 2007. postavljen je na 2300 rub. na mjesec.

Važnu ulogu u reguliranju radnih odnosa igraju uredbe Vlade Ruske Federacije, posebice Uredba od 24. prosinca 2007. N 922 "O osobitostima postupka izračuna prosječne plaće" i drugi regulatorni pravni akti. akti koji sadrže radnopravne norme.

Poznavanje opsežnog regulatornog materijala, sudske prakse i sposobnost njihove primjene nužan je uvjet za uspješan rad svih kadrovskih službi.

POPIS KORIŠTENE LITERATURE

1. Zakon o radu Ruske Federacije.
2. Dekret Državnog odbora za statistiku Rusije od 05.01.2004 br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja”.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Uredski rad: zahtjevi za protok dokumenata tvrtke (Na temelju Gostova Ruske Federacije) .- M .: Bizn.-škol. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. O složenim pitanjima dokumentiranja radnih odnosa // Priručnik kadrovskog službenika, 2006, br. 10.
6. Barihin A.B. Uredski poslovi: udžbenik. M., 2006. (monografija).
7. Belushchenko S. Auto poredak u okvirima//Priručnik za upravljanje osobljem, 2007, br. 4.
8. Boriskin V.V. Službeni posao. M., 2007. (monografija).
9. Bykova T.A. Uredski posao. M., 2008. (monografija).
10. Vyalova V.M. Vođenje kadrovskih evidencija u organizacijama s izdvojenim pododjelom//Priručnik kadrovika, 2008., br.8.
11. Galakhov V.V. Uredski poslovi u kadrovskoj službi. M., 2006. (monografija).
12. Doronina L.A. Osnove uredskog rada. M., 2007. (monografija).
13. Časopis "Dokumentacija", 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Papirologija//Tajnički poslovi. 2007. - Broj 1 str. 20-27 (prikaz, ostalo).
15. Kirsanova M.V. Poslovni tečaj. M., 2006. (monografija).
16. Koryakina Yu.S. Uredski posao. M., 2007. (monografija).
17. Kudrjajev V.A. "Organizacija rada s dokumentima" V.A. Kudryaev i dr. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznjecov D.L. Upravljanje osobljem. M., 2007. (monografija).
19. Kuznetsova T. Uredski poslovi. M., 2008. (monografija).
20. Kurnoskina L.V. Moderan uredski rad. M., 2007. (monografija).
21. Lenkevich L.A. Uredski poslovi: vodič za učenje. M., 2007. (monografija).
22. Makarova N.A. Uredski rad u poduzeću. M., 2008. (monografija).
23. Loše vrijeme A.V. Organizacijski posao. M., 2007. (monografija).
24. Novikova E.A. Uredski poslovi u kadrovskoj službi. M., 2006. (monografija).
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika. M.: Prior, 2006.
26. Pshenko A.V. Osnove uredskog rada. M., 2006. (monografija).
27. Smirnova E.P. Uredski poslovi: udžbenik. M., 2006. (monografija).
28. Sokolov A.V. Upravljanje dokumentacijom. M., 2006. (monografija).
29. Stenyukov M.V. Upravljanje dokumentima i uredski poslovi. M., 2007. (monografija).
30. Stenyukov M.V. Dokumenti. Papirologija: Praktična. Dodatak za dokumentarnu podršku poduzeća. M.: Prior, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikacija dokumenata: rješenja i problemi. // Knjiga: istraživanja i građa. sub. 70. M., 2005. S. 24-40.

PRILOG 1

Popis kadrovskih dokumenata potrebnih za organizaciju

DODATAK 2

Primjer lista obrazaca dokumenata

DODATAK 3

Primjer naloga za izmjenu obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije

DODATAK 4

Primjer naloga za osoblje na obrascu naloga za glavnu djelatnost

DODATAK 5

Primjer zahtjeva za izdavanje radne knjižice

DODATAK 6

Primjer zaokretne tablice

1 Basakov M.I. Uredski posao. M., 2007. (monografija).

2 Orlovsky Yu.P. Uredski poslovi u organizaciji. M., 2007. (monografija).

3 Rogozhin M.Yu. Uredski poslovi u kadrovskoj službi. M., 2007. (monografija).

4 Stenyukov M.V. Dokumenti. Papirologija: Praktična. Dodatak za dokumentarnu podršku poduzeća. M.: Prior, 2006

5 Trukhanovich L.V. Uredski posao. M., 2008. (monografija).

6 Malkova E.N. Obavezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskom odjelu poduzeća // Kadrovske odluke, 2008, br. 7.

7 Malkova E.N. Obavezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskom odjelu poduzeća // Kadrovske odluke, 2008, br. 7.

8 Malkova E.N. Obavezni kadrovski dokumenti generirani u kadrovskom odjelu poduzeća // Kadrovske odluke, 2008, br. 7.

Potreba za postavljanjem upravljanja kadrovskom evidencijom nije tako težak zadatak, ali nije lak za početnike HR stručnjaci. Možda ste kadrovik početnik, ili općenito računovođa ili voditelj ureda koji je “zakačen” za kadrove, ili poduzetnik početnik. A imate malo iskustva u ovom području, onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Sve je postavljeno korak po korak, jednostavno i dostupno, posebno za početnike u kadrovskim pitanjima.

Upravljanje kadrovskom evidencijom je grana djelatnosti koja dokumentira radne odnose, utvrđuje informacije o raspoloživosti i kretanju osoblja, čime se kadrovske procedure dokumentiraju. Gotovo svaki kadrovski dokument ima pravnu vrijednost. Uz pomoć kadrovskih dokumenata koji se koriste kao pisani dokaz, poslodavac može dokazati svoj položaj na sudu.

Korak 1. Organizirajte "radno mjesto" stručnjaka za ljudske resurse.

Da biste to učinili, potreban vam je kadrovski program, tekstovi propisa u najnovijem izdanju i uzorci obrazaca dokumenata, uzorci njihovog ispunjavanja. Sve ovo trebat će vam u radu.

Najbolja verzija referentne "literature" - izvori za kadrovske službenike na Internetu, elektroničke knjižnice, elektroničke publikacije - u njima ćete pronaći mnoge oblike dokumenata potrebnih za kadrovski rad, a uzorci njihovog ispunjavanja postoje korak po korak procedure za osnovne kadrovske operacije, knjige, konzultacije itd. .

Raspravite s upravom pitanje nabave programa u kojem bi se vodila kadrovska evidencija. Postoji mnogo takvih programa, plaćenih i besplatnih, a mnogi specijalizirani su vrlo, vrlo zgodni.

Ali većina tvrtki vodi evidenciju osoblja prema tradiciji u 1C. Činjenica je da u bilo kojem gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

Korak 2. Upoznavanje s konstitutivnim dokumentima organizacije.

Svi dokumenti u odjeljku o osoblju moraju biti u skladu s osnivačkim dokumentima tvrtke i ni na koji način im ne smiju biti u suprotnosti. Pročitajte u Povelji postupak prihvaćanja direktora i određivanje njegove plaće, razdoblje za koje se s njim može sklopiti ugovor o radu, neke značajke mogu biti navedene u Povelji. Ponekad Povelja propisuje postupak zapošljavanja ključnih rukovoditelja i uspostavljanje sustava plaća za njih, pa čak i postupak odobravanja rasporeda osoblja.

Korak 3. Napravite popis dokumenata potrebnih za HR administraciju u vašoj tvrtki.

Obavezni dokumenti koje treba sastaviti i odobriti:

- interni propisi o radu (članci 189, 190 Zakona o radu Ruske Federacije);

- osoblje (čl. 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije);

- raspored godišnjeg odmora (članak 123. Zakona o radu Ruske Federacije);

- dokumente o obradi i zaštiti osobnih podataka radnika (akt kojim se utvrđuje postupak obrade osobnih podataka radnika, njihova prava i obveze u tom području (ukoliko to nije utvrđeno pravilnikom o unutarnjem radu), pisanu suglasnost radnika da obrada i prijenos osobnih podataka trećim stranama, članci 86-88 Zakona o radu Ruske Federacije, članak 6 Saveznog zakona "O osobnim podacima");

- ugovori o radu (čl. 16, 56-59, 67 Zakona o radu Ruske Federacije);

- radne knjižice (članci 65, 66 Zakona o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, Uredba Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69 „O odobrenju uputa za popunjavanje radnih knjižica“);

- knjiga računovodstva za kretanje radnih knjižica i uložaka u njima (stavci 40-41 Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovu opskrbu poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003 N 225, Dekret Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69 "O odobrenju Uputa za popunjavanje radnih knjižica");

- knjiga prihoda i rashoda za računovodstvo obrazaca radne knjižice i umetak u njoj (stavci 40-41 Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacije od 16.04.2003 N 225, Dekret Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69);

- vremenski list (članci 91, 99 Zakona o radu Ruske Federacije);

- osobne kartice (točka 12. Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225);

- naredbe: naredbe o prijemu u radni odnos, o odobravanju godišnjeg odmora zaposlenicima, o otkazu radnika, o premještajima, službenim putovanjima, o imenovanju osobe odgovorne za vođenje, računovodstvo i čuvanje radnih knjižica i sl. (čl. 62., 68., 84.1. 193 i drugi Zakon o radu Ruske Federacije, klauzula 45 Pravila za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo dostavljanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225) ;

- osnove za izdane naloge: memorandumi, izjave, akti, sporazumi itd. (čl. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 itd. Zakona o radu Ruske Federacije);

- izjave, bilješke-kalkulacije i druge isprave vezane uz obračun i isplatu plaća, godišnjih odmora, naknade za neiskorišteni godišnji odmor, isplate otkaza;

- odobreni obrazac platne liste;

- dnevnik inspekcija pravne osobe, samostalnog poduzetnika, koje provode državna kontrolna (nadzorna) tijela, općinska kontrolna tijela (članak 8., članak 16. Saveznog zakona od 26. prosinca 2008. N 294-FZ "O zaštiti prava pravnih osoba i pojedinačnih poduzetnika u provedbi državne kontrole (nadzora) i općinske kontrole. Obrazac časopisa odobren je Nalogom Ministarstva gospodarskog razvoja Ruske Federacije od 30. travnja 2009. N 141) .

Postoje i kadrovski dokumenti koji pod određenim okolnostima postaju obvezni. Potrebno je razjasniti s upravom koji od neobveznih dokumenata treba sastaviti za tvrtku. Istodobno, saznajte od glavnog direktora koje posebne uvjete želi vidjeti u Pravilniku o unutarnjem radu, drugim lokalnim propisima iu obrascima ugovora o radu. Ako upravitelj ima želju uključiti određene odredbe u dokumente, provjeravamo jesu li one u suprotnosti sa zakonom.

Sve gore navedene dokumente izrađujemo i usuglašavamo s direktorom. Konačne opcije dogovaramo s direktorom.

Korak 4. Izrađujemo glavnog direktora.

Prije svega, nacrtamo redatelja. On je prvi radnik! Iz dokumenata bi trebalo biti jasno od kojeg datuma ravnatelj radi.

Korak 5. Sastavljamo tablicu osoblja, interne propise o radu i druge lokalne propise.

Sigurno tvrtka još nema raspored osoblja i interne pravilnike o radu i druge lokalne propise. Mi ih sastavljamo. Svi ovi dokumenti su usklađeni s ravnateljem. Uzimamo u obzir primjedbe i želje ravnatelja, provjeravamo jesu li u suprotnosti sa zakonom. Ravnatelj odobrava gotove verzije navedenih dokumenata.

Imajte na umu da tablica osoblja ima jedinstveni obrazac, a ne proizvoljan. Ako postoje poteškoće s tablicom osoblja, na Internetu pogledajte uzorke popunjavanja tablice osoblja, korak po korak postupak za izradu i odobravanje tablice osoblja, tematske seminare i odgovarajući odjeljak za savjetovanje o osoblju. Također možete pronaći uzorke raznih lokalnih propisa, korak po korak procedure za njihovo usvajanje, konzultacije, savjete za izradu nacrta itd.

Korak 6. Izrađujemo standardni obrazac ugovora o radu.

Izrađujemo obrazac ugovora o radu koji će se sklapati sa zaposlenicima. U njega uključujemo sve uvjete koji su korisni i potrebni za tvrtku. Na internetu ima dobrih obrazaca ugovora o radu i kako oformiti radni odnos u korist poslodavca.

Korak 7. Razvijamo druge dokumente.

U pripremi su i ostali dokumenti koji će nam u budućnosti biti potrebni za obavljanje kadrovskih poslova: knjigovodstvene knjige, registri, tablice radnog vremena, narudžbenice, ugovor o odgovornosti i dr. U člancima “Uzorci dokumenata” možete preuzeti obrasce ovih dokumenata, po potrebi ih isprintajte, upoznajte se s uzorcima njihovog punjenja.

Korak 8. Vođenje radnih knjižica.

S upravom odlučujemo tko će voditi radne knjižice. Budući da radnici još nisu primljeni, prvo ćete morati voditi radne knjižice. Izdajemo nalog o preuzimanju odgovornosti za vođenje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica. Naknadno možete prenijeti te ovlasti na primljenog kadrovskog službenika, također po nalogu.

Korak 9. Dogovaramo rad radnika.

Možete vidjeti ovdje. U ovoj fazi potrebno je sastaviti mnoštvo dokumenata: ugovore o radu, naloge za zapošljavanje, osobne kartice, radne knjižice, knjigu obračuna kretanja radnih knjižica itd. Potražite obrasce i uzorke svih ovih dokumenata, konzultacije o njihovoj izvedbi na internetu.

Opet, u pomoć - metodološka literatura i praktični vodiči, koji su, između ostalog, u javnoj domeni na kadrovskim portalima. Nakon što svladate ovu proceduru čeka vas svakodnevni posao: vođenje radnog vremena i rasporeda godišnjih odmora, obrada godišnjih odmora, službenih putovanja i bolovanja, stimulacija, kazni, premještaja i otkaza i sl.

Opća definicija kaže da je upravljanje kadrovskom evidencijom proces registracije i održavanja kadrovske dokumentacije. Ova tema je relevantna i za samostalne poduzetnike i za pravne osobe. Papirologija ima stroge zakonske norme, a opisana pravila moraju uzeti u obzir svi menadžeri, kadrovski odjeli u poduzećima. Uz pomoć kadrovske evidencije bit će moguće optimizirati proces upravljanja kadrovima, poboljšati rad svakog tima, te pojednostaviti proceduru izvještavanja.

Što je upravljanje ljudskim resursima

Osnove vođenja kadrovskih evidencija obuhvaćaju cjelokupan proces pripreme papira, popunjavanja istih, izvještavanja o osoblju koje radi u poduzeću. Svaka izdana je pravno obvezujuća, pa tako i ona koja se izdaju na temelju zahtjeva zaposlenika. Proizvodnju osoblja često provodi kadrovska služba, čije su funkcije takav kadrovski rad:

• platni spisak;
• prijava godišnjih odmora, bolovanja;
• izdavanje referenci.

Ciljevi i ciljevi

Zadaci i ciljevi ovog odjela ljudskih resursa:

Pravna regulativa

Rad na osoblju reguliran je nizom regulatornih zakona, naredbi i pravilnika na regionalnoj ili državnoj razini. Nepoštivanje zahtjeva navedenih u regulatornom okviru je kršenje. Glavni propisi za vođenje proizvodnje osoblja:

• državna uredba o radnim knjižicama (2003.);
• pravila uredskog poslovanja i upravljanja dokumentima iz 2009. godine;
• federalne upute za vođenje papirologije u vezi sa zaposlenicima;
• opći zahtjevi, koji se odobravaju naredbom ministarstava.

Zakonska osnova poduzeća

Svako poduzeće koristi niz dokumenata koji reguliraju rad svog osoblja. Kretanje dokumenata i njihova priprema provodi se prema uputama, gore propisanim regulatornim okvirom. Pravni okvir poduzeća podijeljen je u pet ključnih kategorija, reguliranih internim uredbama poduzeća:

• statut tvrtke;
• radni raspored;
• propisi o zaštiti osobnih podataka;
• zaštita na radu (regulirana uredbom o saveznom arhivu);
• raspored rada osoblja (i dokumenti o popunjavanju osoblja).

Tijek kadrovskih dokumenata u organizaciji

Jedinstveni računovodstveni sustavi za papire u poduzećima podijeljeni su u tri glavne kategorije, među kojima su interni propisi, osoblje i propisi o naknadama. Prva kategorija uključuje promet papira prema rasporedu godišnjih odmora, ispunjavanje dokumenata o rasporedu rada. Drugi stavak je općenitiji i sadrži odredbu o pripremi ugovora i dokumenata o računovodstvenim politikama. Uredbom o nagrađivanju uređena su sva pitanja isplate plaća, nagrada, bolovanja, godišnjeg odmora i otpremnina pri razrješenju.

Osoblje u obliku T-3

Tablica osoblja u obrascu T-3 jedinstvena je vrsta papira koja opisuje cjelokupnu strukturu osoblja u poduzeću ili tvrtki. Stupci sadrže podatke o punom imenu, radnom mjestu zaposlenika, jedinici u kojoj je naveden. Prema regulatornim i zakonodavnim normama, tamo je propisana službena plaća specijalista. Svaku promjenu u procesu registracije računovodstvo mora evidentirati u ovom rasporedu osoblja na obrascu T3. Upute za ispunjavanje uvijek sadrže preporuke za svaki stupac. Dokument ukupno uključuje 5 informativnih točaka.

Radni raspored

Raspored rada je dokument koji odobrava dnevnu rutinu specijalista. Tijek rada regulira raspored upravitelja. Sadrži točke o potrebi inspekcije prema važećem zakonodavstvu, o ručku i pauzama te o prijavama. U nekim poduzećima službenik zahtijeva sastavljanje izvješća svaki tjedan ili mjesec (dokument nakon ovjere mora biti potvrđen potpisima djelatnika i službenika). Plan, raspored rasporeda formiraju se za buduće radno razdoblje. Evidentiranje radnog vremena zaposlenika.

Ugovor o radu

Ugovor o radu je dokument građanskog prava koji se sklapa između budućeg zaposlenika i poslodavca. Standardni obrasci za ovu vrstu dokumenta nisu predviđeni, a ugovor se popunjava u slobodnoj formi uz naznaku stručne spreme (pozicije) i razdoblja rada. Tamo je također zapisan željeni rezultat. Prema zakonskim normama, ova vrsta dokumenta vrlo je slična dokumentu o ugovoru, jer propisuje konačni rezultat posla, a ne njegovu strukturu. Da biste otpustili zaposlenike, trebate samo završiti prije isteka ugovora.

Kadrovske naredbe

Vraćanje zaposlenika na radna mjesta, zapošljavanje stručnjaka provodi se prema nalozima osoblja. Ova vrsta dokumenta propisuje imenovanje osoblja na radna mjesta i druga kretanja specijalista u odjelima. U izradi uputa i naloga sudjeluju djelatnici kadrovske službe i menadžment tima. Menadžeri/administratori poduzeća donose lokalne odluke. Nalozi imaju jedinstveni obrazac, utvrđen je regulatornim okvirom. Prema roku trajanja papira moraju se čuvati u računovodstvu ili kadrovskoj službi do pet godina ili više (ovisno o vrsti naloga).

Opis posla

Opis poslova je dokument koji propisuje odgovornost stranaka (zaposlenika i poslodavca), a sadrži i podatke o uputama i zadacima pojedinog stručnjaka na njegovom radnom mjestu. Potvrđuju se pečatom organizacije i potpisom odgovorne osobe. Za ovaj dokument potrebna su tri primjerka. Jedan ostaje u kadrovskoj službi, drugi kod samog izvođača, a treći kod voditelja ili administratora određenog odjela. Svrha ove naredbe je optimizirati procese upravljanja osobljem u poduzeću.

Kako organizirati uredski rad u odjelu za osoblje

Pravilno upravljanje ljudskim resursima podrazumijeva visoku razinu odgovornosti. Osoblje ljudskih resursa mora osigurati da datumi potpisivanja odgovaraju stvarnim datumima. Vođenje radnih knjižica i drugih kadrovskih dokumenata možete povjeriti vanjskim tvrtkama. Odgovornosti službenika za ljudske resurse:

• formirati raspored rada, računovodstvenu dokumentaciju vezanu uz godišnji odmor;
• izraditi dokumente za zaštitu rada (potrebno za državna tijela);
• pripremati i izdavati naloge;
• Izračunajte plaće i kontrolirajte isplatu bonusa.

HR odjel

Kadrovska služba s punim radnim vremenom provodi se kada svo računovodstvo i sve registracije provode samo zaposlenici s punim radnim vremenom iz kadrovske službe. Ovaj način papirologije je relevantan za poduzeća i tvrtke s osobljem od 20-30 ljudi. Državni standardi zahtijevaju strogo pridržavanje oblika svih naloga i drugih zahtjeva, inače pravna osoba može dobiti novčanu kaznu. U sektoru usluga, gdje jedna pravna osoba ima do 30 ljudi, isplativije je koristiti usluge vanjskih tvrtki.

Uključivanje stručnjaka vanjske tvrtke za rad s osobljem

Angažiranje vanjske HR tvrtke uštedjet će novac i smanjiti ukupni broj zaposlenih. Neovisni stručnjaci provode cijeli opseg potrebnog rada na pripremi naloga, rasporeda. Također vode poseban dnevnik i reguliraju rad svakog stručnjaka u tvrtki. Outsourcing vođenja kadrovskih evidencija obilježen je činjenicom da pravna osoba nema vlastitu kadrovsku službu, već taj posao povjerava posebnom timu uz umjerenu naknadu.

Kadrovsko računovodstvo od nule korak po korak

Za vođenje evidencije dokumenata kadrovske službe potrebna je uredska oprema i ured. Važno je imati jak sef. Naredbom treba imenovati voditelja sustava upravljanja dokumentima. Nakon toga se formiraju interni akti. Za svakog zaposlenika u poduzeću morate kreirati posebnu mapu u koju će biti pohranjena njegova radna knjižica. Vođenje kadrovske evidencije zahtijeva čuvanje ove dokumentacije tijekom cijelog razdoblja rada stručnjaka na položaju. Kroz cjelokupnu djelatnost odjela vode se podaci u knjigama, izrađuju se nalozi.

Zahtjevi za zaposlenike HR-a

Vođenje kadrovske evidencije je relativno složen proces koji zahtijeva određene teorijske i praktične vještine. Regulatorni okvir za ovu poziciju sadrži popis uvjeta pod kojima stručnjak može obnašati ovu poziciju. Obrazovne ustanove ne izdvajaju poseban profil kao kadrovski uredski posao. Menadžeri i administratori prikladni su za poslove u kadrovskoj službi. Tako poslodavci zapošljavaju ljude s pravnim obrazovanjem, zaštita informacija ili upravljanje dokumentima.

Prava i obveze kadrovika

Prva obveza takvih službenika je poznavanje pravnog okvira, pridržavanje utvrđenih računovodstvenih pravila. Gore su navedeni članci, savezni zakoni kojih se treba pridržavati pri vođenju kadrovske evidencije. Službenik za osoblje ima pravo primati informacije od zaposlenika, pregledavati osobne mape, vidjeti knjigovodstvenu knjigu (plaće). Ovlasti stručnjaka ovog profila uključuju stavljanje potpisa, rad s poslodavcima na poboljšanju učinkovitosti osoblja.

Vođenje kadrovske evidencije

Danas se upravljanje kadrovskim zapisima vodi u pisanom i digitalnom obliku. Dokumentaciju osobno potpisuju ovlašteni djelatnici. Za dokumentaciju se koriste državni standardi koji objedinjuju sve predloške i obrasce. Potrebno je uzeti u obzir norme GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Važni papiri pohranjuju se u posebne mape ili metalne sefove. Ovisno o opsegu i veličini tvrtke, stručnjaci se moraju pridržavati različitih zahtjeva u pogledu učestalosti izvješćivanja.

Pretraga i prijava osoblja

U početku, prije prijave zaposlenika, potrebno je pronaći specijalizirano osoblje koje će zadovoljiti stroge kriterije (moraju biti vezani uz specifičnosti posla). Za to koristite specijalizirane biroe, agencije, stranice za traženje posla, burzu rada ili privatne oglase u novinama, medijima, na web stranicama. Nakon toga se sastavljaju obvezni kadrovski dokumenti, provodi registracija, potpisuje ugovor o radu ili ugovor o radu.

Faze zapošljavanja

Procedure prijavljivanja osoba na radno mjesto počinju upisivanjem podataka o tražitelju posla u poseban dnevnik. U izvještajnu knjižicu upisuju se podaci o iskustvu, radnom stažu i prethodnom radnom mjestu. Po odobrenju sastavlja se nalog za imenovanje osobe na određeno radno mjesto. Posljednja faza je formiranje osobne mape, sastavljanje predmeta u tvrtki, odjelu. Ugovor sadrži podatke o dužnostima, o plaći na radnom mjestu.

Osobni kartoni i formiranje osobnog dosjea zaposlenika

Vrste kadrovskih dokumenata uključuju osobnu karticu zaposlenika. Sadrži sve podatke o bračnom statusu, puno ime, zalijepljena je fotografija, propisan je datum rođenja. Sve to rade poslodavci kako bi formirali paket podataka o svakom zaposleniku tvrtke. Prema zakonu, ti se podaci ne mogu prenositi trećim osobama. Za vođenje osobnog dosjea koriste se mape, ormari ili čak metalni sefovi (ovisno o opremljenosti ureda tvrtke).

HR časopisi

Tiskani proizvodi na papiru pomažu sistematizirati izvješćivanje, pojednostavljuju tijek dokumenata. Dokumentacija u obliku poslovnih dnevnika uključuje sljedeće vrste:

• za kontrolu dokumenata, papira koji se dostavljaju tvrtki ili poduzeću;
• kontrolirati vrijeme, razdoblja poslovnih putovanja;
• kontrolirati bilo kakve bilješke, izjave;
• evidencije radi osiguranja sigurnosti radnih knjižica.

Vođenje radnih knjižica

Vođenje kadrovske evidencije obvezuje stručnjake da vode evidenciju radne knjižice. Sva evidencija se vodi ako je osoba u poduzeću formalno registrirana. Radna knjižica izdaje se radniku prilikom otkaza. U ovu dokumentaciju bilježe se sve promjene u vezi s položajem, nagradama. Obuka za vođenje kadrovske evidencije od nule uključuje obvezne stavke o ispravnom dizajnu radnih knjižica. Eventualne pogreške ispravljaju zaposlenici Ljudskih resursa. Ako se pronađu, stručnjaci mogu biti optuženi za upravni prekršaj.

Organiziranje i pohranjivanje dokumenata

Za reviziju i pohranjivanje dokumenata stvorene su posebne zakonske norme. Važno je spomenuti i članak 17. Saveznog zakona o arhivskoj djelatnosti. Njime se propisuje potreba uprave trgovačkih društava i poduzeća da se brinu o sigurnosti arhivske dokumentacije u propisanom roku. Razdoblje skladištenja propisano je zakonom i u skladu je s državnim standardima. Za osiguranje cjelovitosti papirnate dokumentacije koriste se metalni vatrostalni sefovi i ormari.

Ako je potrebno, podaci iz dokumenata prenose se Državnom odboru za statistiku Ruske Federacije. Automatizacija, digitalizacija cirkulacije papira jedno je od prioritetnih područja u optimizaciji procesa upravljanja radom osoblja. Danas se većina izvješća ne radi na papiru. Time se čelnici poduzeća, menadžeri ne ukidaju obveze čuvanja arhive jednu, tri, pet ili više godina.

Elektronička kadrovska evidencija

Pri korištenju elektroničke kadrovske evidencije važno je poštivati ​​sigurnosne uvjete dokumenata, smanjiti pristup arhivi temeljem zakona o zaštiti osobnih podataka. Elektronsko knjigovodstvo dokumentacije ima niz prednosti:

1. brz pristup dokumentima;
2. zaštita datoteke lozinkom;
3. nema potrebe za kupnjom sefova radi uštede papira;
4. ušteda prostora u uredu - tvrdi disk može pohraniti 10 000 dokumenata ili više;
5. ušteda vremena - možete potpisati, pronaći bilo koji dokument u 1-2 minute u arhivi tvrdog diska na vašem računalu.

Video

Kadrovsko računovodstvo potrebno je u svakom poduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, djelatnost i broj zaposlenih. Za njegovo kompetentno i kvalificirano provođenje potrebno je dobro poznavati radno pravo, pratiti promjene zakonodavstva i posjedovati vještine u području vođenja kadrovskih evidencija.

Što je računovodstvo osoblja i zašto je potrebno?

Sastavni dio djelatnosti svake tvrtke je i kadrovska evidencija. To je zakonski reguliran rad na evidentiranju, evidentiranju i praćenju kretanja zaposlenika organizacije.

HR aktivnosti uključuju:

• prijem zaposlenika;
• otpuštanja;
• horizontalna (prijelaz između odjela) i vertikalna (na primjer, rast karijere) kretanja;
• službena putovanja;
• bolovanje;
• vremenski list;
• godišnji odmor (bilo koji - godišnji, neplaćeni, trudnički itd.);
• osobne kartice za svakog zaposlenika i dr.

Također se odnosi na zapošljavanje:

• vođenje vojne evidencije;
• reguliranje radnih odnosa;
• izrada i registracija raznih naloga i uputa (na primjer, o zapošljavanju, poticanju zaposlenika itd.);
• organizacija rada i drugi aspekti.

Sva dokumentacija se sastavlja samo u skladu s potrebnim normama i pravilima. Neki oblici su unificirani, drugi su uspostavljeni u samom poduzeću.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke tvrtke. Naravno, postoje tisuće nijansi, ali postoje osnovne točke koje se odnose na svako poduzeće.

Kako organizirati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?

Postoji nekoliko načina organiziranja računovodstva. Sve ovisi o karakteristikama poduzeća i o tome kakav odabir donosi menadžer. Najčešće opcije:

Napravite cijeli odjel ljudskih resursa ako tvrtka zapošljava mnogo ljudi

A kada je osoblje malo, možete zaposliti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što rad organizira menadžer na način na koji želi te ga regulira i kontrolira prema vlastitim načelima.

Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost angažiranog stručnjaka, pa postoji rizik da će biti angažiran ne sasvim kompetentan kadrovski službenik.

Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.

Prednosti ove opcije za organiziranje računovodstva su da ako je osoba preporučena, onda (možda) stvarno radi posao, odnosno testirana je na slučaju. Naravno, s takvim kadrovikom trebate dogovoriti uvjete rada da objema stranama odgovaraju.

Kadrovska pitanja povjerite računovođi ili dobroj tajnici

Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovika, a nema ni troškova vođenja evidencije.

Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je taj što zaposlenici obavljaju dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do pogrešaka, grešaka, praznina i elementarnog nedostatka potrebnih dokumenata. I, naravno, ovdje je važno stručno znanje o temi kadrovskog računovodstva. A ako ih ima ista tajnica, tada je rizik od komplikacija u ovom slučaju sveden na minimum. I obrnuto.

Povjerite kadrovsko računovodstvo organizaciji za vanjske poslove

Dobro: sve kadrovske aktivnosti padaju na ramena outsourcing tvrtke, koja preuzima takvu odgovornost na temelju sporazuma. Osim što je osigurana stalna, kontinuirana pomoć oko kadrovskih pitanja, odabirom ove metode značajno se smanjuju troškovi.

Protiv: potrebno je odabrati uhodanu, ozbiljnu tvrtku, a također morate uspostaviti interakciju, stvoriti koncept rada sa stručnjacima koji će raditi izvan ureda.
Upravitelj mora samo odabrati najprikladniji i najprikladniji način za vođenje kadrovske evidencije, vagajući sve prednosti i nedostatke svake metode.

Radne funkcije kadrovskog radnika

Kadrovskom službeniku u skladu s uputama i ugovorom o radu postavljaju se sljedeće dužnosti:

Ovo je nepotpun popis dužnosti kadrovskog radnika, zahtjevi su približni. Može ih biti više (ili manje) navedenih, ali kadrovski stručnjak mora posjedovati ukupno te vještine i sposobnosti.

Računovodstvo osoblja: koji su dokumenti potrebni?

Obično svako poduzeće mora imati sljedeće vrste dokumenata koji se odnose na osoblje:

• administrativni (osobni i proizvodni nalozi);
• potvrđivanje radne aktivnosti;
• informacije i poravnanje;
• interna korespondencija;
• dnevnici kontrole i registracije.

Neki kadrovski dokumenti moraju biti u poduzeću bez greške. To uključuje:
PVTR (pravilnik o internom radu);

Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Reguliraju se:

• članak ili odjeljak Zakona o radu;
• rezolucija Državnog odbora za statistiku;
• Savezni zakon i drugi propisi.

Ako nešto (upute, naredbe i sl.) nije dostupno, tu će činjenicu trebati ispraviti. Općenito, jedno od načela rada kadrovika je pravovremenost. To uvelike olakšava radne dane i čak daje zakonsku snagu nekim aktima. Ovo je zapravo vrlo važno - ne voditi trenutni posao. Inače će rasti poput grudve snijega.

Organizacija kadrovske evidencije: kako voditi, odakle početi?

Nakon što ste se smjestili na novo mjesto kao kadrovski službenik, prvo morate pregledati obveznu dokumentaciju. Ako se pokaže (a dogodi se) da neki važni papiri s popisa nedostaju, onda ih je potrebno obnoviti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.

Stoga je potrebno istaknuti najvažnije pozicije i krenuti od njih. Provjerite dostupnost i pismenost u dizajnu (i ako trebate ispraviti ili sastaviti novi dokument): osoblje, raspored godišnjih odmora, ugovori o radu, nalozi, evidencija o radu.

Voditi evidenciju ugovora o radu, naloga za osoblje. Napravite knjigu upisa radne knjižice. Razumjeti osobne karte (T-2). Rad s lokalnim propisima.
Glavna stvar je ispuniti sve tekuće dokumente na vrijeme. Rad, oslanjajući se na Zakon o radu i pravila uredskog rada. I ne uništavajte dokumente o osoblju. Vrijeme njihovog čuvanja odobrava Federalni arhiv (“Popis ...” od 06.10.2000.).

Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sustav uspostavlja norme i principe koji osiguravaju stabilnost za zaposlenike organizacije, a uprave stvaraju povoljne uvjete za upravljanje osobljem.

Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom

Vođenje kadrovske evidencije, posebno u velikim tvrtkama, nevjerojatno je odgovoran i ogroman posao. Ali ovdje su pogreške nedopustive! Ali danas postoji način za automatizaciju aktivnosti kadrovskih službenika, što može uvelike olakšati i pojednostaviti rad odjela, poboljšati aktivnosti, značajno smanjujući rizik od pogrešaka.

Uz pomoć programa 1C možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka omogućuje pouzdanu pohranu potrebnih podataka o zaposlenicima. Kako se akumulira, postaje moguće izgraditi različita izvješća koja mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih smjerova. Na primjer, izvješća mogu izgledati ovako:

• stopa fluktuacije osoblja;
• kadrovska statistika;
• kretanje radnika itd.

Program pomaže u rješavanju gotovo svih problema i zadataka kadrovskog računovodstva. Voditelj poduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku primati informacije o stanju stvari u ovom odjelu, analizirati i donositi ispravne upravljačke odluke. A također vam automatizacija omogućuje sinkronizaciju aktivnosti nekoliko službi tvrtke (računovodstvo, osoblje, računovodstvo), što poboljšava učinkovitost rada, a također stvara sve uvjete za pravovremenu isplatu plaća.

Kakva psihološka pomoć može biti potrebna? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.

Za provođenje porezne revizije pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.

Zaključak

Dakle, sumirajući, možemo primijetiti sljedeće:

• Računovodstvo osoblja je bitan dio rada svakog poduzeća.
• Postoji nekoliko načina organiziranja računovodstva. Izbor je na voditelju.
• Dužnosti kadrovskog radnika utvrđuju se uputom i ugovorom o radu.
• Postoji popis dokumenata koji se odnose na kadrovski rad koji moraju biti prisutni u svakoj tvrtki. I trebali biste započeti svoju karijeru u kadrovskoj službi provjerom ovih dokumenata.
• Vođenje evidencije puno je lakše ako je automatizirano.

Kadrovsko računovodstvo je srž za normalno i učinkovito poslovanje svakog poduzeća. Stoga mu se mora pristupiti sa svom odgovornošću.

U kontaktu s

Upravljanje HR zapisima od nule: vodič korak po korak 2019

UPRAVLJANJE HR OD NULE:

kratki okvirni vodič korak po korak za postavljanje kadrovske evidencije u novootvorenoj tvrtki

(ako želite očistiti već pokrenutu kampanju, onda je drugi vodič korak po korak prikladniji za vas - obnova kadrovske evidencije >>)

Ako ste dobili uputu za dostavu u novootvorenoj tvrtki Upravljanje ljudskim resursima od nule, a imate malo iskustva u ovom području (možda ste kreator, voditelj i do sada jedini zaposlenik nove tvrtke, kadrovik početnik, ili općenito računovođa ili voditelj ureda koji je "obješen" kadrovima, ili poduzetnik početnik), onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Napravljen je jednostavan i pristupačan, posebno za početnike u kadrovskom poslu.

I to svim sredstvima Bogate zalihe naše web stranice pomoći će vam :

• besplatna referentna baza za upravljanje kadrovskim evidencijama: 25 glavnih postupaka korak po korak (zapošljavanje, godišnji odmor, otkaz itd.), 200 uzoraka dokumenata o osoblju, blok "Radne knjižice" (popunjavanje uzoraka i konzultacije), 5 priručnika o kadrovska pitanja, konzultacije, članci o osoblju) i još mnogo toga;
• velika referentna baza dostupna pretplatnicima časopisa "HR Practitioner" (cijena je pristupačna za svakoga >>): 140 korak-po-korak uputa o kadrovskom radu, više od 1000 uzoraka kadrovskih dokumenata, kutije konzultacija i članaka, tečaj o osnovama upravljanja kadrovskim evidencijama, polica za knjige itd .;
• naše najbolje knjige o ljudskim resursima.

Dakle, dodijeljeno vam je osoblje. Gdje ćemo početi?

1. Opskrbimo se potrebnim zakonima, posebnom literaturom i programima. Sve ovo trebat će vam u radu.

• potrebno Kršenje zakona o radu može dovesti do velika globa. Stoga se poznavanju i poštivanju zakona o radu mora pristupiti odgovorno.
• Od posebne literature sa zadovoljstvom vam nudimo priručnike (možete besplatno preuzeti) i naše najbolje knjige o ljudskim resursima. Skladišta referentnih baza podataka stranice također će biti korisna.
• Raspravite s upravom pitanje nabave programa u kojem bi se vodila kadrovska evidencija. Postoji mnogo takvih programa, a mnogi specijalizirani su vrlo, vrlo zgodni. Neki nekako zaobilaze funkcionalnost 1C. Ali većina tvrtki vodi evidenciju osoblja prema tradiciji u 1C. Činjenica je da u bilo kojem gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

2. Od uprave uzimamo preslike osnivačkih dokumenata organizacije i pažljivo ih proučavamo.

Kadrovski dokumenti morat će biti u skladu s osnivačkim dokumentima tvrtke i ni na koji način im neće biti u suprotnosti. U Povelji pročitajte postupak zapošljavanja direktora (prijavit ćete se za posao) i postupak određivanja njegove plaće, razdoblje na koje se s njim može sklopiti ugovor o radu - neke značajke mogu biti navedene u Povelji. Ponekad Povelja propisuje postupak zapošljavanja ključnih rukovoditelja i uspostavljanje sustava nagrađivanja za njih (na primjer, uz prethodno odobrenje glavne skupštine osnivača), pa čak i postupak odobravanja rasporeda osoblja.

3. Utvrđujemo popis dokumenata koji se trebaju nalaziti u području kadrovskog rada, a koje ćemo izraditi.

Jasno je da ćete u svakom slučaju sastaviti zakonom propisane dokumente. Raspitajte se kod uprave koji ćete od neobveznih dokumenata pripremiti za tvrtku. Također, unaprijed možete razjasniti s direktorom koje posebne uvjete želi vidjeti u internim propisima o radu, drugim lokalnim propisima, u obrascima ugovora o radu.

Ako je vaša tvrtka mikropoduzeće, tada prema 309.2 Zakona o radu Ruske Federacije ne možete sastaviti neke dokumente:

„Poslodavac je subjekt malog gospodarstva koji se svrstava u mikro poduzeća, ima pravo u cijelosti ili djelomično odbiti donošenje lokalnih propisa koji sadrže norme radnog prava (pravilnik o internom radu, pravilnik o plaćama, pravilnik o bonusima, raspored smjena i drugo). Istovremeno, radi reguliranja radnih odnosa i drugih odnosa neposredno povezanih s njima, poslodavac - subjekt malog gospodarstva, koji se razvrstava u mikropoduzeće, mora u ugovore o radu sa zaposlenicima uključiti uvjete kojima se uređuju pitanja koja, s radnim zakonodavstvom i drugim regulatornim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava, trebaju biti uređeni lokalnim propisima..."

4. Izrađujemo redatelja

Provjerite je li direktor (generalni direktor) uredno registriran. Ako ne, onda prije svega nacrtamo redatelja. On je prvi radnik! Iz dokumenata bi trebalo biti jasno od kojeg datuma ravnatelj radi. Korak po korak postupak prijave za posao direktora nalazi se u velikoj referentnoj bazi podataka i u „Paketu kadrovskog službenika“, tamo su potrebni uzorci dokumenata, tematske konzultacije.

5. Izrađujemo tablicu osoblja, interne propise o radu, druge lokalne propise (vidi tablicu iz stavka 3).

Sigurno tvrtka još nema raspored osoblja i interne pravilnike o radu i druge lokalne propise. Mi ih sastavljamo. Svi ovi dokumenti su usklađeni s ravnateljem. Uzimamo u obzir primjedbe i želje ravnatelja, provjeravamo jesu li u suprotnosti sa zakonom. Gotove verzije ovih dokumenata dogovaraju se na način propisan zakonom (ako je potrebno, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika), a zatim ih odobrava čelnik tvrtke. Imamo mnogo primjera takvih dokumenata koji su besplatno dostupni na našoj web stranici. Postoji mnogo više takvih uzoraka i tematskih komentara na njih, korak-po-korak postupci za njihovo odobrenje nalaze se u velikoj referentnoj bazi podataka iu „HR paketu“. Na našoj web stranici u slobodnom pristupu možete pročitati novi koristan članak " Osoblje: oblik i sadržaj". Pretplatnicima časopisa "Praktičar-praktičar" preporučujemo da pročitaju članak: " Izrađujemo interne pravilnike o radu: zakonite, promišljene i korisne za poslodavca" i pogledajte predloške lokalnih propisa.

6. Izrađujemo tipski obrazac ugovora o radu koji će se sklapati sa zaposlenicima.

Za pretplatnike časopisa "Praktičar-praktičar" preporučujemo priručnik za obuku: "Zapošljavamo zaposlenika: kadrovska pitanja". Iz nje ćete, među ostalim, saznati koje uvjete je povoljno za poslodavca da uključi u ugovor o radu, a koji su uvjeti, naprotiv, nepoželjni i opasni.

7. Pripremamo i ostale dokumente koji će nam biti potrebni za kadrovski rad u budućnosti:

Izrađujemo računovodstvene knjige, registre, vremenske tablice, narudžbenice, ugovore o odgovornosti i sl.

8. S upravom odlučujemo tko će voditi radne knjižice .

Ako zaposlenici još nisu primljeni, tada će čelnik organizacije (direktor) prvo morati voditi radne knjižice. Za to se izdaje naredba. Na našoj web stranici postoji uzorak naloga za voditelja organizacije da preuzme odgovornost za održavanje, pohranjivanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica. Takva naredba je obvezna, to je uvjet Uredbe Vlade Ruske Federacije. Nepoštivanje toga može dovesti do novčane kazne za poslodavca. Naknadno, ravnatelj može te ovlasti prenijeti na primljenog kadrovika, također nalogom. Na našim stranicama nalazi se obrazac Naredbe o imenovanju odgovornih osoba za vođenje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica >>

9. Uređujemo rad djelatnika.

Tada će zaposlenici početi raditi i za kadrovskog djelatnika počinje faza svakodnevnog rada, trebat ćete voditi evidenciju radnog vremena, sastavljati raspored godišnjih odmora, dogovarati godišnje odmore, primijeniti stimulacije i kazne, službena putovanja, kombinacije, otkaze i mnogo više ... Resursi naše stranice.