Придобиване на стоки и материали от отговорно лице. Постъпили са материали от отговорното лице за осчетоводяване. Осчетоводяване на разчети с отговорни лица

Дебит 71.1 Кредит 50.1

Касова гаранция по сметка

Не е отразено

Дебит 26 Кредит 71.1

Дебит N07.04

Операции по придобиване на имущество, строителство, услуги, права

Дебит 19.3 Кредит 71.1

Ред за отчет на разходите (друг)

Не е отразено

Дебит 68.2 Кредит 19.3

Оформяне на книга за покупки

Не е отразено

Дебит 50.1 Кредит 71.1

Приходен касов ордер

Не е отразено

Дебит 71.1 Кредит 50.1

Касова гаранция по сметка

Не е отразено

Дебит 26 Кредит 71.1

Ред за отчет на разходите (друг)

Дебит N07.04

Сделки за придобиване на имоти, строителство, услуги, права.

Дебит 19.3 Кредит 71.1

Ред за отчет на разходите (друг)

Не е отразено

Дебит 68.2 Кредит 19.3

Оформяне на книга за покупки

Не е отразено

Дебит 71.1 Кредит 50.1

Касова гаранция по сметка

Не е отразено

Дебит 71.1 Кредит 50.1

Касова гаранция по сметка

Не е отразено

Дебит 26 Кредит 71.1

Ред за отчет на разходите (друг)

Дебит N03.03

Операции по придобиване на имущество, строителство, услуги, права

Не е отразено

Дебит N07.04 кредит 03.03

Нормативни данъчни счетоводни операции

Дебит 71.1 Кредит 50.1

Разходен касов ордер

Не е отразено

Дебит 10.1 Кредит 60.1

Приемане на стоки и материали (покупко-продажба)

Дебит N02.01

Операции по придобиване на имущество, строителство, услуги, права

Заем N13.02

Дебит 19.3 Кредит 60.1

Заем N13.03

Дебит 68.2 Кредит 19.3

Оформяне на книга за покупки

Не е отразено

Дебит 60.1 Кредит 71.1

Ред за отчет на разходите (плащане към доставчик)

Дебит N13.02

Потребление на пари в брой

Дебит N13.03

Дебит 50.1 Кредит 71.1

Приходен касов ордер

Закупуването на инвентар (канцеларски материали, домакински стоки, комплекти счетоводни формуляри, техническа и икономическа литература и др.) В търговските организации трябва да бъде потвърдено от касова бележка и разписка за продажба, съдържаща допълнително бележка за плащане.

Касовият бон трябва ясно да съдържа идентификационния номер на продавача на стоката, името му, номера на касовия апарат, датата на сделката и сумата.

Например предварителният отчет на водача на организацията трябва да включва разписки от касовите апарати на бензиностанциите, където превозното средство е заредено с гориво. Такава касова бележка трябва да съдържа следните данни: име на продаващата организация (бензиностанция); идентификационен номер на организацията продавач; номер на каса; номер и дата на издаване на чека; разходи за горива и смазочни материали с ДДС и данък върху продажбите. По правило касовите бележки също така посочват марката гориво и смазочни материали, количеството платено гориво и смазочни материали и цената на 1 литър гориво и смазочни материали. При липса на такава информация водачът трябва заедно с касовата бележка да получи на бензиностанцията документ, потвърждаващ заплатеното количество гориво и цената на единицата (литър и др.).

В Регионалния съюз на потребителите в Чита парите не се издават за бензин. На шофьорите се издават купони, които се закупуват в организацията на Neftemarket по банков път. Разрешени са разходи за закупуване на резервни части (Приложение 6). Комисията, която включва: транспортен специалист, ръководител на отдела за административна и поддръжка (съставът на комисията се одобрява от ръководителя) признава подмяната на резервни части за необходима и взема решение за отписване на стари, износени резервни части за нови. Това се отразява в счетоводството, както следва:

Дебит 71 Кредит 50 - 500 rub. - на шофьора са дадени пари в брой;

Дебит 10 Кредит 71 - 445 rub. - за количеството закупени от водача резервни части;

Дебит 44 Кредит 10 - 445 rub. - отписване на подмяна на стара резервна част с нова.

Касовата бележка е необходима за дешифриране на информацията, посочена в касовата бележка, по-специално за посочване на конкретен списък на закупените стоки (например телбод, химикалки, хартия за принтер и др.). Забранено е посочването на общите наименования на стоките в касовите бележки вместо конкретни наименования на стоките (например канцеларски материали, домакински стоки, храни, книги и др.).

Разписката за продажба трябва ясно да посочва номенклатурата, количеството и цената на стоките, закупени от организацията.

Ако касовата бележка не съдържа подробна разбивка на закупените стоки, представители на организацията трябва да изготвят акт, в който да се записват номенклатурата, количеството закупени стоки и целта на тяхното придобиване.

По този начин касовият бон записва факта на плащането, а касовият бон е вид фактура, отразяваща получаването на платени стоки от отговорното лице. При липса на разписка за продажба актът, съставен от представители на организацията и удостоверяващ факта на придобиване на инвентарни позиции за пари, ще служи като разписка за продажба.

При закупуване на стоки от физически лица и индивидуални предприемачи е необходимо правилно да се състави акт за търговия и поръчка, който в този случай е основният документ.

Този акт трябва да съдържа подробностите, изброени в клауза 13 от Правилника за счетоводството и счетоводните отчети в Руската федерация, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. N 34n: име на документа, дата на изготвяне, наименование на предприятието, от името на което е съставен документът, съдържанието на икономическите операции, мерките на стопанската операция (в натура и пари), имената на длъжностите на лицата, отговорни за извършването на стопанска операция и коректността на нейното изпълнение.

Ако актът за търговия и поръчка не съдържа тези данни и е невъзможно да се провери верността на разхода от отговорното лице на издадената му сума, тези средства трябва да бъдат включени в общия облагаем доход на отговорното лице за данъчно облагане върху лични доходи.

Трябва да се подчертае, че не се считат за сделки между юридически лица сделки, при които отговорното лице действа от свое име и приемането на пари за предоставени му услуги или продадени стоки и материали се извършва с чекове на KKM.

На практика има случаи, когато служител на организация закупува стоки за своя сметка и едва тогава организацията възстановява на служителя парите, изразходвани за тези цели. В същото време данъчните власти в някои случаи считат такава сделка за факт на закупуване на стоки от организация от физическо лице и изискват средствата, изплатени на служителя, да бъдат включени в изчисляването на данъка върху доходите на физическите лица.

За да се избегнат подобни спорове с данъчните власти при закупуване на стоки не за собствени нужди, а за организация, служител трябва да извърши покупката от името на организацията. Потвърждението за закупуване на стоки от името и в интерес на дадена организация може да бъде или директно посочване на тази организация в документи за плащане (талони към касовата бележка) и прехвърляне на стоки (фактури, подписани от пълномощник или директно от лице упълномощен да подписва финансови документи) или указание за физическо лице (фамилия, собствено име, бащино име на служител на организацията, директор), участващо в сделката за покупко-продажба.

В този случай, след одобрение на сделката, организацията има дълг да възстанови на служителя направените от него разходи. Средствата се издават от касата на организацията въз основа на предварителен отчет, придружен от необходимите първични документи, потвърждаващи покупката.

В този случай такива транзакции могат да бъдат отразени в следните записи:

Дебит 10, 41 Кредит 60 - придобитите материални запаси са капитализирани;

Дебит 19 Кредит 60 - отразява сумата на ДДС върху закупени артикули от материални запаси (за компенсиране на ДДС се признава фактура и се маркира като отделен ред);

Дебит 60 Кредит 71 - отразява дълга на организацията към служителя въз основа на авансовия отчет;

Дебит 71 Кредит 50 - дълг към физическо лице за закупени инвентарни позиции е погасен.

Друг вариант е възможен, когато служителят може също така да сключи предварително споразумение за предоставяне на организацията на връщаем заем за определен период под формата на плащане за закупени стоки.

В този случай в счетоводните записи на организацията трябва да се направят следните записи:

Дебит 71 Кредит 73 - отразява плащането от физическо лице на инвентарни позиции за организацията (момента на отпускане на заема);

Дебит 10, 41 Кредит 71 - капитализирани са материални запаси, придобити от отговорното лице;

Дебит 19 Кредит 71 - отразява сумата на ДДС върху закупени инвентарни позиции;

Дебит 73 Кредит 50 - на служителя на организацията са възстановени от касата разходите за закупуване на инвентарни позиции.

В този случай предварителният отчет трябва да бъде одобрен по общоустановения ред.

В Регионалния потребителски съюз на Чита, ако сумата на покупката е малка (до 100 рубли), ръководителят на отдела за администрация и поддръжка издава искане за това къде са изразходвани средствата, а мениджърът подписва разрешение за отписване на закупените материали . Това се отразява в счетоводството:

Дебит 44 Кредит 71 - 44 rub. 60 копейки, - за сумата на закупените канцеларски материали (Приложение 3). Счетоводната политика определя възможността за поддържане на такива записи.

Дебит 71 Кредит 50 - 44 rub. 60 копейки - на служителя се възстановяват пари в брой за разходите.

Организацията плаща на лица за стоки, обикновено в брой чрез отговорни лица (или директно през касата). В същото време може да не се спазва лимитът за сетълмент от 60 000 рубли на транзакция (този лимит, установен от Централната банка на Руската федерация, се прилага само за сетълменти с юридически лица). В Chita OPS е възможно да се закупят селскостопански суровини от юридическо лице (Krupka LLC) от отговорно лице (Приложение 7). Продавачът издава фактура.

Операциите по възлагане на обществени поръчки трябва да бъдат формализирани с първични документи, а именно акта за възлагане на обществени поръчки. Всяка организация има право да разработи своя собствена форма на този документ, тъй като няма унифициран такъв. Плащането на пари на физически лица също може да бъде формализирано с помощта на специален списък за приемане и закупуване.

Пример (Приложение 8)

Отговорно лице - Мордвинцева И.В. през септември 2003 г. е изкупена земеделска продукция. Операцията е формализирана с акт за покупка от 24 септември. В него се посочва, че продуктите (телешко) са закупени конкретно от физическо лице (Дашидондокова С.Б.), като се посочват неговите паспортни данни, количество, цена на продукта и съответни подписи. Правото за доставка на месо се потвърждава от подходящ сертификат. Правото за продажба (с или без ограничения) в определено количество се дава с ветеринарномедицинско свидетелство, издадено от органите на държавната ветеринарномедицинска инспекция.

В счетоводството се правят следните записи:

Дебит 71 Кредит 50 - 9 576 rub. - парите са издадени и отчетени от касата;

Дебит 10 Кредит 71 - 9 756 rub. - отговорното лице е закупило селскостопанска продукция.

Няма остатък и преразход.

Но преди да платите пари на физическо лице, трябва да се отбележи, че не е необходимо да се удържа данък върху доходите на физическите лица от тези пари.

През октомври 2003 г. организацията издаде 80 000 рубли на свой служител за отчетни цели. за закупуване на употребявани компютри от населението. През същия месец служителят намерил продавач - физическо лице и закупил от него компютър за 32 000 рубли. Компютрите са предназначени за работа от самата организация.

Служителят предаде остатъка от неизразходваните средства в касата на организацията.

През октомври 2003 г. в счетоводните регистри на предприятието ще бъдат направени следните записи:

Дебит 71 Кредит 50 - 80 000 rub. - на служителя са дадени средства срещу отчет от касата за закупуване на компютри;

Дебит 41 Кредит 71 - 32 000 rub. - два компютъра са капитализирани на база авансов отчет и акт за покупка;

Дебит 50 Кредит 71 - 48 000 rub. - остатъкът от неизползваните отчетни суми се връща в касата на организацията.

Придобиването на материални активи от отговорно лице се отразява чрез осчетоводяване в зависимост от това дали отговорното лице има пълномощно от организацията или не. Какво трябва да знае счетоводителят, когато приема инвентарни позиции от предварителен отчет, какви транзакции отчитат тези стойности и какви подкрепящи документи трябва да има отговорното лице - това ще бъде обсъдено в тази статия.

Документи, потвърждаващи придобиването на материални запаси от счетоводителя

Отговорно лице е служител, който е получил средства за бизнес, административни и други разходи.

Какви документи регулират взаимните разплащания с отговорни лица, как се издават пари по сметка, какви трудности могат да възникнат при данъчното счетоводство за разходи, направени от отговорно лице, вижте материала.

Можете да видите пример за попълване на предварителен отчет (AO), както и да изтеглите образец на попълнен AO, в материала.

Към авансовия отчет са приложени оправдателни документи, т.е. документи, потвърждаващи тези разходи. Нека да разгледаме какви документи могат да бъдат. Служител на организация, след като е получил пари по сметка, може да закупи стоки и материали навсякъде: в търговска верига, в малка организация, като получи разписка за продажба и, ако има такава, касова бележка като документи, потвърждаващи покупката. В този случай касовата бележка потвърждава факта на закупуване на стоки и материали, а касовата бележка потвърждава плащането им.

Какво трябва да направи счетоводителят, ако счетоводителят не е донесъл касова бележка, вижте материала.

Важен момент е приемането на правилно попълнени документи.

Какво точно трябва да бъде посочено в документите, прехвърлени от отговорното лице, вижте в материала.

Ако стоково-материалните запаси са закупени от организация, която не е платец на ДДС, тези документи са напълно достатъчни за приемане на авансов отчет и капитализиране на стоково-материалните запаси за него.

За да може отговорното лице, когато закупува стоки и материали, да действа пред продаващата организация не като физическо лице, а като представител на своето предприятие, е необходимо да се издаде пълномощно за този служител. Пълномощното трябва да съдържа датата на издаване и срока на валидност. Писменото пълномощно се регистрира в специален дневник и се предава на служителя. Като представи пълномощно на продавача, служителят действа от името на своята организация. Всички документи, предоставени му от други предприятия, ще бъдат издадени на името на неговия работодател. Закупувайки стоки и материали по този начин, той ще получи както протокол за доставка, така и фактура, в която са посочени подробностите за неговата организация, което ще му позволи да приеме „входящ“ ДДС за приспадане.

Закупуване на материали чрез отговорно лице: осчетоводявания

Счетоводните записи за придобиване на инвентарни позиции от отговорно лице ще се различават в зависимост от следните фактори:

• дали е издадено пълномощно на служителя от името на организацията;
• дали продавачът на стоки и материали е платец на ДДС или не.

Нека разгледаме подробно всеки от тези случаи.

Изпращане - материалите са закупени от отговорно лице без пълномощно

Ако материалните активи са придобити от служител без пълномощно, тогава публикациите са както следва:

• Dt 10 (15, 41) Kt 71 - материални активи са закупени за сметка на отчетни средства;

Осчетоводяване - материалите са закупени от отговорно лице чрез пълномощник

Ако материалните активи са закупени от служител чрез пълномощник от продавач, който не плаща ДДС, тогава записите са както следва:

• Dt 71 Kt 50 (51) - парите са дадени на счетоводителя;
• Dt 10 (15, 41) Kt 60 (сметка за отчитане на сетълменти с доставчици) - отразява получаването на материални активи от конкретен доставчик;
• Dt 60 Kt 71 (сметка за отчитане на сетълменти с отговорни лица) - отговорното лице е платило тези стойности на доставчика;
• Dt 50 Kt 71 - неизразходваните отчетни суми са върнати в касата.

Когато служител закупи материали чрез пълномощник от продавач платец на ДДС и има фактура на името на организацията купувач, счетоводните записи са както следва:

• Dt 71 Kt 50, 51 - парите са издадени по сметка;
• Dt 10 (15, 41) Kt 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ - закупени стоки и материали от конкретен доставчик (цената на материалните активи се отразява без ДДС);
• Dt 19 „ДДС“ Kt 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ - отразява се ДДС върху придобитите активи;
• Dt 68.2 „Разчети с бюджета за ДДС“ Kt 19 „ДДС“ - ДДС върху придобитите активи се приема за приспадане;
• Dt 60 (сметка за разплащания с доставчици) Kt 71 „Разплащания с отговорни лица“ - отговорното лице е платило тези активи на доставчика;
• Dt 50 Kt 71 (взаимни разчети с отговорници) - неизразходваните отчетни суми са върнати в касата.

Резултати

Счетоводните записи, отразяващи получаването на материални активи от отговорното лице, се формират въз основа на оправдателни документи, получени с предварителния отчет от служителя. Те ще зависят от това дали служителят е представил на продавача пълномощно от неговата организация, както и от коя фирма (платец на ДДС или не) отговорното лице е закупило инвентара.

Придобитите от подотчетното лице се капитализират материали-електрически инсталациитози вид се извършва след като материалите са приети в склада и счетоводителят е представил авансов отчет с документи, потвърждаващи разходите. Статията предоставя списък с документи, които трябва да представи отговорно лице, и също така обсъжда какви разходи за материали трябва да бъдат отразени в счетоводните записи.

Получаване на материали: документи

След като отговорното лице закупи определени материали, те трябва да бъдат приети и след това въведени в склада. Основата за тяхното приемане ще бъдат касови бележки и разписки от продажби, фактури, разписки за касови ордери, фактури и други документи, с които счетоводителят е потвърдил паричните си разходи за тяхното закупуване (клауза 56 от Методическите указания за отчитане на материалните запаси, одобрени със заповед Министерството на финансите на Руската федерация от 28 декември 2001 г. № 119n, наричано по-долу "Ръководство").

За да се капитализират получените материали в склада, се съставят нареждания за получаване, които се прехвърлят от материално отговорни лица в счетоводния отдел на предприятието (клаузи 48, 49, 56, 133 от Методическите инструкции).

Фактът на получаване на материали се отразява в счетоводството чрез съответното осчетоводяване. Основата за вписване е информацията, съдържаща се в първичните счетоводни документи, която може да потвърди факта на придобиване на материали и тяхната цена (клауза 1, член 9 от закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, Сметкоплан за финансови и икономически дейности на организациите и Инструкции за неговото използване, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 31 октомври 2000 г. № 94n).

Когато материалите се закупуват от счетоводител, като такъв основен документ служи предварителен отчет. Задължително условие е наличието на приложения към справката – разходооправдателни документи и приходна бележка.

Получаване на материали: оценка

При приемане на материалите за счетоводство счетоводството трябва да има предвид, че те се оценяват по цена на придобиване. ДДС не се взема предвид. Съответните разпоредби се съдържат в ал. 5, 6, 11 разпоредби за отчитане на материалните запаси - PBU 5/01, одобрен. със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 06.09.2001 г. № 44n. Информация за формиране на прогнозната стойност се взема от документите, които счетоводителят е представил при отчитане на изразходваните средства. Това се отнася например за фактури, фактури, които показват общата цена на материалите и касови бележки.

Освен това, ако отговорното лице отиде в командировка за закупуване на материали, тогава неговите разходи за пътуване до мястото на закупуване и настаняване (пътни разходи) също се включват в цената на материалите. Ако говорим за конкретни принципи за формиране на цената на закупените материали, тогава счетоводителят трябва да се ръководи от разпоредбите на клауза 6 от PBU 5/01.

ВАЖНО! Ако отговорното лице е закупило материали, които се доставят до склада на организацията с транспорт, разходите за доставка могат да бъдат взети предвид или в цената на материалите, или в отделна сметка (подсметка). Избраният счетоводен метод е отразен в счетоводната политика на организацията (клауза 83 от Методическите инструкции). При обстоятелства, когато е необходимо да се открие отделна сметка за отчитане на стоки и материали, материалите трябва да се отчитат по счетоводни цени (клауза 80 от Методическите инструкции).

Как правилно да организирате счетоводството на стоки и материали е описано в статията .

Що се отнася до данъка върху добавената стойност, той подлежи на приспадане само ако счетоводителят представи фактура като оправдателен документ. Трябва да се има предвид, че продавачът ще издаде този документ само ако има издадено пълномощно на отговорното лице от вашата фирма.

Ако няма фактура, а има само касова бележка, ще бъде много трудно да се приспадне данъкът, дори ако ДДС е подчертано отделно на касовата бележка. Явно ще трябва да съдите данъчната служба за правото на приспадане. За да бъдем честни, отбелязваме, че съдилищата, като правило, при такива обстоятелства заемат страната на данъкоплатеца (постановления на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 13 май 2008 г. № 17718/07, FAS Central Област от 5 август 2010 г. № A64-3986/09).

Ако фактура не е представена от деклариращата страна, тогава ДДС може да се вземе предвид в цената на материалите само при едно условие: този данък не трябва да бъде подчертан в касовата бележка.

Материалите, закупени от отговорно лице, се капитализират (осчетоводяване)

Материалите, придобити чрез усилията на отговорните лица, трябва да бъдат капитализирани. Такава операция се отчита чрез отразяване на съответните записи в подсметките на 10-та сметка „Материали“ в съответствие с кредита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“.

Окабеляването ще бъде така.

Аналитичното отчитане на материалите може да се организира с помощта на счетоводни цени. За тази цел се водят записи на 15-та и 16-та сметка, където трябва да се посочи разликата между действителната цена на материалите и тяхната отчетна цена.

Можете да научите повече за транзакциите за закупуване на материали от статията.

Резултати

При закупуване на материали чрез отговорни лица, отговорните лица трябва да са длъжни да съставят правилно и своевременно да представят предварителен отчет. След като го получите, трябва да проверите оправдателните документи и след това да капитализирате и определите стойността на придобитите активи. Ако всичко е организирано правилно, няма да има проблеми с приемането на материали за счетоводство.