Upravljanje ljudskim resursima je odgovornost menadžmenta i hitna potreba. Ako je sekretar i kadrovski službenik

Kancelarijski rad u kadrovskom radu

UVOD

Karakteristika savremenog radnog prava je proširenje ugovornog regulisanja radnih odnosa. Mnoga pitanja koja su se ranije rješavala centralno mogu biti predmet razmatranja kolektivnog ugovora, ugovora, ugovora o radu. Da, čl. 179. Zakona o radu Ruske Federacije definiše konkretan spisak zaposlenih kojima se daje povlašćeno pravo da budu ostavljeni na poslu uz smanjenje broja ili osoblja zaposlenih, a istovremeno ukazuje da se kolektivnim ugovorom može predvideti druge kategorije radnika koji uživaju povlašćeno pravo da ostanu na poslu sa jednakom produktivnošću i kvalifikacijama.

Zadaci kadrovske službe sada su povećani zbog činjenice da je Zakon o radu Ruske Federacije izvorima radnog prava pripisao lokalne propise: naredbe i druge dokumente koji sadrže norme radnog prava. Treba imati na umu da u slučajevima predviđenim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorom, ugovorima, poslodavac, prilikom donošenja lokalnih propisa, mora uzeti u obzir mišljenje predstavničko tijelo zaposlenih. Sve navedeno objašnjava relevantnost ovog rada.

Cilj rada je proučavanje kancelarijskog rada u kadrovskom radu.

Zadaci rada su

• razmotriti teorijske osnove organizacije kancelarijskog rada u kadrovskom radu;
• proučiti organizaciju kancelarijskog rada u kadrovskom radu na primjeru CJSC Poligraf;
• razmotriti metode za optimizaciju organizacije kancelarijskog rada u kadrovskom radu CJSC Poligraph.

Predmet rada je organizacija kancelarijskog rada. Predmet rada je CJSC "Polygraph".

1 TEORIJSKE OSNOVE KANCELARIJSKOG MENADŽMENTA U HR RADU

1.1 Sistem dokumentacije u vođenju kadrovskih evidencija

Prilikom konkurisanja za posao, građanin stupa u radni odnos sa organizacijom ili individualnim preduzetnikom. Sadržaj ovih odnosa su međusobna radna prava i obaveze poslodavaca i zaposlenih. Poslodavac je dužan da zaposlenom obezbedi rad predviđen ugovorom o radu, obezbedi uslove rada i blagovremeno isplaćuje zaradu, a zaposleni mora lično da obavlja radnu funkciju utvrđenu ugovorom o radu, u skladu sa pravilima internog pravilnika o radu. .

Radno zakonodavstvo predviđa dokumentovanje odnosa između zaposlenog i poslodavca, kao i između lica koje traži posao i poslodavca (pismeno odbijanje zapošljavanja). Pravilna registracija nastanka, promjene i prestanka radnog odnosa važna je za svakog zaposlenog, ne samo u toku rada, već i nakon otpuštanja.

Rad sa kadrovima zahteva od poslodavca rešavanje mnogih menadžerskih problema: regrutacije, adaptacije novih zaposlenih, procene aktivnosti zaposlenih, unapređenje njihovih kvalifikacija, motivacije za rad itd. Upravljanje kadrovima dovodi i do kreiranja brojnih dokumenata 1 .

S obzirom na navedeno, sva kadrovska dokumentacija može se podijeliti u dvije grupe:

• dokumenti koji se odnose na radne odnose (na primjer, ugovori o radu, kadrovski nalozi, lične karte zaposlenika, prijave zaposlenika, raspored godišnjih odmora, raspored smjena, itd.);
• dokumenti koji se odnose na upravljanje kadrovima (planovi i izvještaji o kadrovima; odredbe o odabiru kadrova, o adaptaciji zaposlenih, o ocjenjivanju kadrova i dr.; upitnici, testovi, profesiogrami, personalogrami itd.) 2 .

Upravljanje kadrovskom evidencijom tradicionalno uključuje dokumente koji se odnose na radne odnose, od kojih je većina neophodna za obradu takvih procedura kao što su zapošljavanje, prelazak na drugo radno mjesto, otkaz, godišnji odmor, službeni put itd.

Prilikom dokumentovanja radnih odnosa stvaraju se brojni organizacioni, administrativni, računovodstveni, informaciono-referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i varijanti. Ovi dokumenti se mogu podijeliti u dvije grupe:

• lokalni propisi organizacije koji se odnose na radne odnose;
• dokumente koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja.

Lokalni propisi su dokumenti organizacije koji sadrže norme radnog prava (dio 1. člana 8. Zakona o radu Ruske Federacije), na primjer, interni propisi o radu. Priprema određenih vrsta lokalnih propisa predviđena je Zakonom o radu Ruske Federacije. Takvi dokumenti su obavezni za prijavu (na primjer, raspored godišnjih odmora). Dokumenti koji nisu predviđeni Zakonom o radu Ruske Federacije su savjetodavne prirode i izrađuju se prema nahođenju organizacije (na primjer, propis o strukturnoj jedinici organizacije).

Određeni broj lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije trebali bi primjenjivati ​​svi poslodavci, uključujući i individualne poduzetnike. Takvi akti obuhvataju: kadrovsko popunjavanje, interni pravilnik o radu, raspored godišnjih odmora, pravilnik o naknadama, propis o postupku obrade ličnih podataka zaposlenih.

Neki od lokalnih propisa predviđenih Zakonom o radu Ruske Federacije obavezni su za korištenje samo od onih poslodavaca koji imaju odgovarajuće karakteristike organizacije rada i rada s osobljem, na primjer, raspored smjena, odredbu o certificiranju, odredba o normiranju rada, odredba o smjenskom načinu rada, odredba o pripravništvu, spisak radnih mjesta s neredovnim radnim vremenom itd.

Dokumenti koji se odnose na računovodstvo i kretanje osoblja uključuju: dokumente koje zaposlenik predočava prilikom zapošljavanja i dokumente kreirane za određene kadrovske funkcije.

Dokumenti potrebni za zapošljavanje uključuju:

• lični dokumenti;
• dokumenti koji potvrđuju radni staž, radno iskustvo;
• dokumente koji potvrđuju nivo obrazovanja i kvalifikacije;
• dokumenti koji se odnose na državno penzijsko osiguranje;
• dokumenti o vojnoj registraciji;
• dokumente (ako je potrebno) potrebno uzimajući u obzir specifičnosti budućeg rada (na primjer, zdravstvenu ispravu, vozačku dozvolu, itd.) 3 .

Dokumenti kreirani za određene HR funkcije uključuju:

• ugovorna dokumentacija: ugovori o radu, ugovori strana, dodatni ugovori uz ugovore o radu, ugovori o naukovanju, ugovori o potpunoj individualnoj odgovornosti, ugovori o punoj kolektivnoj (timskoj) odgovornosti;
• administrativni dokumenti: naredbe (uputstva) o osoblju;
• referentni dokumenti: izjave zaposlenih, izvještaji i objašnjenja, protokoli, akti i dr.;
• primarni knjigovodstveni dokumenti: lične karte zaposlenih, evidencije radnog vremena, bilješke, obračuni za odobravanje odmora i otkaz 4 .

Istovremeno sa dokumentima sastavljaju se knjige, časopisi, kartice, u kojima se uzimaju u obzir (registruju se) dokumenti sastavljeni u organizaciji: knjiga računovodstva kretanja radnih knjižica i umetaka u njima, prihoda i rashoda knjiga za obračun obrazaca radnih knjižica i uložaka u njima, knjige upisa ugovora o radu, nalozi, lične karte zaposlenih, lični dosijei i dr.

Dakle, vođenje kadrovske evidencije je skup postupaka za pripremu, izvršenje, obradu, izvršenje, formiranje predmeta, čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije.

Trenutno, nakon stupanja na snagu Zakona o radu Ruske Federacije, dogodile su se sljedeće glavne promjene u vođenju kadrovskih evidencija:

• neki tradicionalni kadrovski dokumenti koji su bili obavezni dugi niz godina (na primjer, prijava za zapošljavanje) prestali su biti obavezni;
• pojavili su se novi dokumenti obavezni za poslodavca (na primjer, dokumenti kojima se utvrđuje postupak rada sa ličnim podacima zaposlenih);
• povećan je ukupan broj dokumenata koji se obrađuju u kadrovskoj službi (npr. dokumenti prilikom prijave za godišnji plaćeni odmor);
• proširen je raspon dokumenata koji se moraju donijeti zaposleniku na potpis;
• niz dokumenata koje je usvojio poslodavac zahtijevaju uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenih;
• kadrovsku dokumentaciju treba slobodno prezentirati državnim inspektorima rada kada provjeravaju da li se poslodavci pridržavaju zakona o radu 5 .

Registracija kadrovske dokumentacije i dalje zauzima većinu radnog vremena stručnjaka kadrovskih službi i često izaziva ozbiljne probleme tokom inspekcija i konfliktnih situacija. Analiza stanja rada sa kadrovskom dokumentacijom u brojnim savremenim organizacijama pokazuje da su najčešće greške u ovoj oblasti:

• nedostatak (obaveznih) dokumenata predviđenih važećim zakonodavstvom;
• kršenje postupka izrade i implementacije dokumenata koji sadrže norme radnog prava;
• neispravno izvršenje dokumenata, nepoznavanje pravila za davanje pravne snage dokumentima;
• netačna dokumentacija upravljačkih situacija, izražena u nedostatku potrebnih dokumenata ili u nerazumijevanju koja vrsta dokumenta treba da potvrdi događaje koji se dešavaju;
• organizacija čuvanja i uništavanja kadrovske dokumentacije uz grubo kršenje pravila za rad arhiva organizacija.

Jedan od osnovnih zadataka svakog poslodavca u oblasti rada sa kadrovima je pravovremeno i korektno vođenje kadrovske evidencije.

1.2 Obavezna kadrovska dokumentacija generisana u kadrovskoj službi preduzeća

Računovodstvo rada i plata u organizaciji vrši se na osnovu primarnih dokumenata generiranih u kadrovskoj službi. Loše organizovan rad kadrovske službe neminovno utiče na rad kako računovodstva tako i cijele organizacije. Posljedica toga je neblagovremena primanja zaposlenih, bolovanje, neblagovremena priprema dokumenata za podnošenje državnim organima socijalnog rada. Kao rezultat, dolazi do smanjenja finansijskih performansi preduzeća kao celine.

Usklađenost sa Zakonom o radu Ruske Federacije, ispravnost izrade kadrovske dokumentacije kontroliraju i Federalni inspektorat rada (Rostrudinspektsiya) i Federalni porezni inspektorat. Državni inspektor može doći u kancelariju bilo koje organizacije, bez obzira na oblik svojine i tražiti dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju i druge obavezne i interne propise i naredbe dostupne u organizaciji (Savezni zakon od 8. avgusta 2001. br. 134- FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u okviru državne kontrole (nadzora)“) 6 .

Dokumentovanjem aktivnosti kadrovske službe obuhvaćeni su svi procesi koji se odnose na pripremu i obradu kadrovske dokumentacije u skladu sa utvrđenim pravilima i rješavaju sljedeće zadatke upravljanja kadrovima:

• organizacija rada zaposlenih;
• zaključivanje ugovora o radu i radni odnos;
• prelazak na drugi posao;
• odobravanje odmora zaposlenima;
• podsticaji za zaposlene;
• izricanje disciplinskih sankcija zaposlenima;
• sertifikacija zaposlenih;
• održavanje osoblja;
• računovodstvo korišćenja radnog vremena;
• privlačenje zaposlenih za rad vikendom i neradnim praznicima;
• registracija službenih putovanja;
• otkaz ugovora o radu i otpuštanje sa posla 7 .

Spisak kadrovske dokumentacije koju organizacije moraju voditi, bez obzira na oblik vlasništva, dat je u Dodatku 1. Sadrži i regulatorna dokumenta koja regulišu obavezu poslodavca da čuva određene kadrovske dokumente, kao i uslove za njihovo čuvanje (u skladu sa Spisak standardnih upravljačkih dokumenata formiranih u delatnosti organizacije, sa naznačenim rokovima čuvanja, odobren od strane Federalnog arhiva 6. oktobra 2000. godine, sa izmenama i dopunama od 27. oktobra 2003. godine).

Organizacija rada zaposlenih vrši se donošenjem (saglasnošću rukovodioca organizacije ili od njega ovlašćenog službenika) lokalnih propisa. Svaki poslodavac mora imati interni pravilnik o radu i odredbu o zaštiti ličnih podataka. Po potrebi se donose i drugi lokalni propisi, kao što su propisi o naknadama, racioniranju rada, bonusima i materijalnim stimulacijama, sertifikaciji itd.

Kolektivni ugovor (ugovor) je savjetodavne prirode, jer se zaključuje sporazumom strana (poglavlje 7 Zakona o radu Ruske Federacije). Vođenje ličnih dosijea zaposlenih je savetodavno za privatne kompanije. Obaveza poslodavca da vodi lične dosijee odnosi se na zaposlene u državnim organizacijama u skladu sa Federalnim zakonom od 27. jula 2004. br. FZ-79 „O državnoj državnoj službi Ruske Federacije“. Radi praktičnosti, i dalje se preporučuje formiranje ličnih dosijea ili ličnih fascikli i utvrđivanje procedure za njihovo formiranje u lokalnom regulatornom aktu organizacije koji je odobrio šef.

U lični dosije (lični fascikl) zaposlenog možete uneti kopije dokumenata koji su potrebni prilikom konkurisanja za posao (pasoš, vojna knjižica, potvrda o dodeli PIB-a, potvrda o penzionom osiguranju, izvod iz matične knjige venčanih, izvod iz matične knjige rođenih dece - da obezbedi olakšice za porez na dohodak; isprave o stručnoj spremi i sl.), a potom i sve glavne dokumente nastale u periodu radne aktivnosti zaposlenog koji karakterišu njegovu radnu aktivnost (molbe za premeštaj na drugo radno mesto, otkazno pismo, karakteristike, dokumenti o napredovanju). obuku, kopije naloga za prijemni premještaj, otpuštanje itd.).

Osim toga, poslodavac mora imati sljedeća dokumenta o zaštiti na radu:

• uputstva za zaštitu na radu;
• dnevnik brifinga (upoznavanje sa uputstvima);
• dnevnik zaposlenih koji su prošli obavezni zdravstveni pregled i drugo 8 .

Ovi dokumenti se mogu čuvati u kadrovskoj službi preduzeća, ako organizacija nema posebnu službu za zaštitu rada, ili u kancelariji.

U skladu sa pod. "a" dio 1 čl. 356 Zakona o radu Ruske Federacije, federalni inspektorat rada vrši državni nadzor i kontrolu nad poštivanjem zakona o radu i drugih regulatornih pravnih akata od strane poslodavaca.

Rukovodioci organizacija lično su odgovorni za dokumentarni fond koji se formira u toku svog rada. Za kršenje zakona Ruske Federacije i drugih regulatornih pravnih akata, nepravilno vođenje kadrovske dokumentacije ili nedostatak iste, zakonodavac predviđa izricanje administrativne kazne: službenicima od 1.000 do 5.000 rubalja, pravnim licima od 30.000 do 50.000 rublja. ili administrativna obustava aktivnosti do 90 dana, a više puta - povlači diskvalifikaciju službenog lica (čl. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 i 14.23 Zakona o upravnim prekršajima).

2 RADIONIČKA VJEŽBA IZ HR RADA NA PRIMJERU ZAD "POLIGRAF"

2.1 Opće karakteristike kancelarijskog rada u kadrovskom radu CJSC "Polygraph"

Radni odnosi između zaposlenog i CJSC "Polygraph" nastaju na osnovu zaključenog ugovora o radu (član 16. Zakona o radu Ruske Federacije). U budućnosti, nastali radni odnosi, kao i njihova promjena i prestanak, moraju biti pravilno formalizirani (članovi 68, 73, 80 i drugi Zakona o radu Ruske Federacije).

Pod registracijom radnih odnosa podrazumijeva se njihova dokumentacija, odnosno izrada relevantnih dokumenata.

Kao rezultat dokumentacije nastaju organizacioni, administrativni, računovodstveni, informaciono-referentni i drugi dokumenti raznih vrsta i varijanti. Istovremeno sa dokumentima izdaju se knjige, časopisi, kartice u kojima se uzimaju u obzir (registruju) dokumenti sastavljeni u organizaciji.

Obavezna registracija dokumenata je direktno zbog zahtjeva iz tačke 4.1.2 Modela uputstva za papirologiju u saveznim izvršnim organima, odobrenog. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 8. novembra 2005. br. 536: "...svi dokumenti koji zahtijevaju registraciju, izvršenje i korištenje u referentne svrhe podliježu registraciji."

Mora se naglasiti da sama procedura registracije dokumenata nije ograničena na unošenje datuma registracije i brojeva u njih. Registracija dokumenata je evidencija akreditiva o dokumentu u propisanoj formi, kojom se fiksira činjenica njegovog nastanka, slanja ili prijema (tačka 4.1.1 Standardnog uputstva za kancelarijski rad u organima izvršne vlasti savezne države).

Rad sa kadrovskom dokumentacijom nije ograničen samo na pripremu, registraciju i izvršenje dokumenata. Najvažnija komponenta ovog posla je formiranje izvršenih dokumenata u predmetima za organizovanje njihovog čuvanja i korišćenja u referentne svrhe.

Dakle, vođenje kadrovske evidencije je skup postupaka za pripremu, izvršenje, obradu, čuvanje i preuzimanje dokumenata o kadrovskom menadžmentu. Za pravovremenu i ispravnu implementaciju ovih procedura, čini se najcelishodnijim da se što bolje reguliše sastav kadrovskih dokumenata i tehnologija rada sa njima stvaranjem seta lokalnih propisa o kancelarijskom radu: List obrazaca dokumenata, Album obrazaca dokumenata, Raspored rada kadrovske službe, Uputstvo za rad kadrovske kancelarije.

Jedan od glavnih zadataka ovih akata je da odražavaju karakteristike proizvodnih aktivnosti organizacije, a za početnike u kadrovskoj službi lokalni propisi o kancelarijskom radu trebaju postati vodič koji daje odgovore na njihova pitanja o dokumentovanju radnih odnosa.

Osnova regulatornog okvira za vođenje kadrovske evidencije je Tabela obrazaca dokumenata. Svrha izrade radnog vremena je utvrđivanje potrebnog i dovoljnog skupa vrsta dokumenata za pravnu registraciju situacija koje nastaju u radu sa kadrovima. Upotreba Time Sheet vam omogućava da smanjite radno vrijeme i troškove rada zaposlenih u organizaciji u rješavanju problema dokumentiranja aktivnosti upravljanja.

Obrazac radnog vremena (Dodatak 2) utvrđuje sama organizacija, razvija ga odjel za kadrove i odobrava ga naredbom šefa.

Priprema Tabele obrazaca dokumenata treba da bude praćena izradom Albuma obrazaca i uzoraka kadrovskih dokumenata uključenih u tabelu. Prisustvo izvještaja i albuma omogućava vam da brzo i ispravno dokumentujete rad sa osobljem u Poligrafu CJSC.

Izvještaj i album prije svega trebaju uključivati ​​dokumente predviđene Zakonom o radu Ruske Federacije, odnosno koji su obavezni prilikom registracije radnog odnosa.

2.2 Nalozi o osoblju i njihovoj registraciji u CJSC "Polygraph"

Osnovu vođenja kadrovske evidencije čine nalozi (uputstva) za osoblje izdata nakon zaključenja ugovora o radu, sa njihovim promjenama i raskidom. Sadržaj kadrovskog naloga mora biti u skladu sa uslovima zaključenog ugovora o radu. Iz naloga šefa organizacije o osoblju, informacije se prenose u računovodstvene dokumente i radne knjige zaposlenih.

Prema tački 3.5.5 Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija odobrenih odlukom Kolegija Saveznog arhiva od 6. februara 2002. godine (u daljem tekstu Osnovna pravila), nalozi za osnovnu djelatnost i osoblje vode se odvojeno i formirane u različite fajlove. Ova procedura se odnosi i na male organizacije u kojima se kreira mala administrativna dokumentacija, a za vođenje kadrovske evidencije odgovoran je jedan od zaposlenih (sekretar, računovođa, ekonomista itd.).

Određene vrste dokumenata o osoblju CJSC "Polygraph" imaju jedinstvene obrasce, odobrene. Uredba Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.04. br. 1 (Tabela 2.1).

Navedeni obrasci kadrovskih naloga odnose se na primarnu računovodstvenu dokumentaciju za obračun rada i naknada za rad, te se prilikom njihovog popunjavanja treba rukovoditi Procedurom za korištenje jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, koja je odobrena. Uredba Državnog komiteta za statistiku Rusije od 24. marta 1999. br. 20.

Tabela 2.1

Vrste kadrovskih dokumenata koji imaju jedinstvene forme

U skladu sa navedenom procedurom, u objedinjene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije mogu se po potrebi unijeti i dodatni podaci. U tom slučaju, svi podaci dostupni u obrascima ne bi se trebali mijenjati (uključujući šifru, broj obrasca, naziv dokumenta). Nije dozvoljeno uklanjanje pojedinačnih podataka iz objedinjenih obrazaca. Formati obrazaca naznačeni u albumima objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije su preporučeni i mogu se mijenjati.

Prilikom proizvodnje praznih proizvoda zasnovanih na unificiranim obrascima, dozvoljene su izmjene u smislu proširenja ili sužavanja kolona i linija radi lakšeg postavljanja i obrade informacija.

Promjene u jedinstvenim obrascima primarne računovodstvene dokumentacije vrše se izdavanjem naloga (uputstva) rukovodioca Poligrafa CJSC (vidi Dodatak 3).

U nedostatku jedinstvenog obrasca naloga za osoblje koje je odobrio Državni komitet za statistiku Rusije (na primjer, prilikom izdavanja naloga za promjenu biografskih podataka zaposlenih, primjenu disciplinskih sankcija i u drugim slučajevima), obrasci se koriste na koji se nalozi sastavljaju za osnovne aktivnosti (Prilog 4).

Čini se primjerenim da se u Album obrazaca dokumenata uvrsti maksimalan broj uzoraka naredbi za kadrove, kao i da se sistemski dopuni novim primjerima nakon dokumentovanja situacija koje nastaju u praksi rada sa kadrovima.

Za naredbe o osoblju od velike je važnosti pravilno indeksiranje i registracija. Neprihvatljivo je koristiti jedan obrazac za registraciju za sve kadrovske naloge i dalje formiranje ovih dokumenata u jednom slučaju. Zahtjevi za naknadno formiranje predmeta određuju proceduru za rad sa nalozima za osoblje u „tekućem“ kancelarijskom radu: nalozi za osoblje grupišu se u predmete u skladu sa utvrđenim periodima za njihovo skladištenje (tačka 3.5.5. Osnovna pravila).

Nalozi sa različitim rokovima skladištenja moraju se registrovati u različitim računovodstvenim oblicima i imati različite registracijske indekse (brojeve). Pravila za indeksiranje kadrovskih naloga razvija sam Polygraph CJSC. U praksi kadrovskih službi najviše se koristi alfanumeričko indeksiranje.

Uz velike količine dokumenata, naredbi o osoblju koja se odnose na različita pitanja rada sa osobljem, preporučljivo je da se grupišu odvojeno (tačka 3.5.5. Osnovnih pravila), primjenjujući različito indeksiranje, na primjer: na serijske brojeve naloga na kretanje osoblja (zapošljavanje, premeštanje na drugi posao, otpuštanje) dodaje se slovo „k“, za naloge o upućivanju radnika „km“, o davanju godišnjih odmora „o“, o podsticaju „p“, o disciplinskim kaznama „ c”, itd.

Sistem indeksiranja narudžbi koji je usvojio Poligraf CJSC se ogleda u upisnim knjigama (časopisima), čije oblike utvrđuje sama organizacija. Prilikom izrade računovodstvenih obrazaca, možete koristiti obrasce preporuke sadržane u Dodatku 2 Međusektorskim agregiranim vremenskim standardima za zapošljavanje i računovodstvo osoblja (1991).

U slučaju vođenja obračunskog obrasca, u koji se unose podaci o kadrovskim nalozima sačinjenim po raznim pitanjima, možemo preporučiti sljedeću knjigu (časopis) za evidentiranje naloga (tabela 2.2).

Tabela 2.2

Obrazac knjige (časopisa) registracije naloga

Računovodstveni obrasci koje je razvio CJSC "Polygraph" sa različitim opcijama za njihovo popunjavanje treba da budu predstavljeni u odgovarajućim odjeljcima Albuma obrazaca dokumenata.

Nalozi o osoblju se izdaju ako za to postoje odgovarajući pismeni razlozi, koji, pored ugovora o radu i izmjena istih, sadrže podatke i referentnu dokumentaciju: izjave zaposlenih, dopise (izvještaje i objašnjenja), podneske, protokole, akte i dr.

Dokumenti koji su osnova za narudžbu moraju biti propisno sastavljeni i registrovani. Neki dokumenti (izjave, memorandumi, objašnjenja, podnesci, obavještenja) su sastavljeni u proizvoljnom obliku, drugi (protokoli, akti) imaju jedinstvene ili preporučljive forme.

2.3 Rezolucija vođe

Prijave zaposlenih i dopisi su interna prepiska i zahtevaju razmatranje i odluku rukovodioca Poligraf CJSC. Donesena odluka se ogleda u rezoluciji, čiji se sadržaj u većini slučajeva svodi na vrlo kratka uputstva: „Narediti“, „Izvršiti“, „Kadrovskoj službi“, koja ne odgovaraju značenju ovog atributa.

Još jedna ozbiljna greška pri postavljanju rezolucija na dokumente je semantička neusklađenost odluke koju donosi vođa sa sadržajem dokumenta koji se razmatra. Najčešće se takve greške nalaze u rezolucijama o izjavama zaposlenih.

Zaposleni u prijavi traži da se plaćeni godišnji odmor podijeli na dijelove i da mu se obezbijedi dio godišnjeg odmora u trajanju od 5 dana (od ponedjeljka do petka). Šef organizacije, ne slažući se sa zahtjevom zaposlenika, u rezoluciji navodi: „Dajte odmor od 7 dana“ (od ponedjeljka do nedjelje).

Ova rezolucija ne odgovara sadržaju saopštenja, što znači da se ne razmatra meritorno pokrenuto pitanje. U tom slučaju rješenje mora sadržavati odbijanje davanja dijela odsustva.

Zaposleni samoinicijativno želi da raskine ugovor o radu i o tome pismeno upozorava poslodavca, ali ne dve nedelje unapred, već u kraćem roku. Ne želeći da udovolji zahtjevu radnika, rukovodilac donosi odluku: „Otpuštanje sa radom u roku od dvije sedmice“ ili u rješenju naznačuje datum otpuštanja nakon dvonedjeljne opomene, tj. ne poklapa se sa datumom navedenim u prijavi zaposlenog.

Opet, umjesto da odbije zahtjev zaposlenog, njemu se „daje ponuda“ koja ne odgovara njegovoj želji.

Kako bi se izbjegle ovakve greške u Albumu obrazaca dokumenata, treba dati opcije za moguća rješenja prilikom donošenja odluka o najtipičnijim situacijama koje se često ponavljaju.

Karakteristika protokola i akata je izrada ovih dokumenata bilo u postupku kolegijalne rasprave i odlučivanja (zapisnik), bilo kada više lica utvrdi (potvrđuje) činjenice i događaje koji su se desili u njihovom prisustvu (akti). Dakle, zapisnik dodatno sadrži podatke o prisutnim članovima kolegijuma (tj. prisutnost kvoruma), a prilikom sastavljanja većine akata potrebno je prisustvo nezainteresovanih svjedoka.

Za obračun internih dokumenata kreiranih u Poligrafu CJSC, može se koristiti sljedeća približna forma registracionih dnevnika, koji se vode odvojeno prema vrstama i vrstama dokumenata (Tabela 2.3).

Tabela 2.3

Upisnica

2.4 Upisi u radne knjižice. Popunjavanje lične kartice

Ostale važne informacije u Albumu obrazaca dokumenata treba da budu primjeri upisa u radne knjižice zaposlenih. Kao što znate, odobreno je važeće Uputstvo za popunjavanje radnih knjižica. Uredba Ministarstva rada Rusije od 10.10.03. br. 69 sadrži nekoliko uzoraka zapisa (na primjer, o osnivanju druge profesije, o preimenovanju organizacije, o otpuštanju, itd.), ali to očigledno nije dovoljno , posebno za kadrovske službenike početnike.

Uzorci upisa u radne knjižice mogu se staviti u Album nakon primjera upisa naloga za kadrove ili u obliku zbirne tabele (Prilog 5).

Poteškoće u radu sa radnim knjižicama, po pravilu, nastaju zbog praznina ili konfliktnih zahtjeva sadržanih u važećim regulatornim pravnim aktima za njihovo vođenje.

Na primjer, u skladu s odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. jula 2002. br. 555 Pravila za izračunavanje i potvrđivanje staža osiguranja za utvrđivanje radnih penzija, glavni dokument koji potvrđuje periode rada po ugovoru o radu je radna knjižica original, a ne ovjerena kopija. Međutim, u Odjeljku IV Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica, odobrena je izrada obrazaca radnih knjižica i obezbjeđivanje njima poslodavaca. Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 odnosi se na izdavanje radne knjižice zaposlenom samo nakon otpuštanja (prekid ugovora o radu). Dakle, postoji problem sa izdavanjem originalne radne knjižice zaposlenom koji nije dao otkaz.

U ovoj situaciji i drugim sličnim slučajevima, kada zaposleni mora da predoči original radne knjižice jednom ili drugom organu, preporučljivo je da se u Albumu obrazaca isprava prikaže postupak dokumentovanja postupka izdavanja radne knjižice.

Dokument na osnovu kojeg će se izdati radna knjižica, po našem mišljenju, treba da bude izjava zaposlenog upućena Poligrafu CJSC, a ne „priznanica“ koja se široko koristi u praksi. Nakon registracije prijave, razmatranja od strane čelnika organizacije i donošenja rješenja, zaposlenik mora pismeno (na istoj prijavi) potvrditi činjenicu prijema radne knjižice na privremeno korištenje uz obavezu da je blagovremeno vrati. na način bez ikakvih oštećenja, ispravki, mrlja itd.

Kadrovska služba mora organizovati kontrolu vraćanja radne knjižice izdate na privremeno korištenje i provjeriti je kada zaposleni vrati radnu knjižicu. Ako zaposleni nema opravdan razlog za dobijanje originalne radne knjižice, može mu se izdati samo ovjerena kopija.

Detaljna uputstva o postupku popunjavanja treba u Albumu obrazaca isprava popratiti računovodstvenim obrascima kao što su evidencija radnog vremena (obrasci T-12 i T-13) i lična karta zaposlenog (T-2).

Vođenje radnog lista je obavezno, jer je Polygraph CJSC u obavezi da vodi evidenciju o stvarno odrađenom vremenu svakog zaposlenog (član 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Prilikom popunjavanja radnog lista koriste se sljedeće metode:

kontinuirano dnevno evidentiranje odrađenih sati ili navođenje razloga odsutnosti zaposlenog (godišnji odmor, invalidnost i sl.);

evidentiranje samo izostanaka, izostanaka, zakašnjenja itd.

Radno vrijeme može uključivati: dnevne sate, noćni rad, prekovremeni rad, službena putovanja i rad vikendom i praznicima. Različite vrste radnog vremena se uzimaju u obzir i posebno plaćaju.

Oznake odsustva sa posla iz opravdanih razloga moraju biti potvrđene potkrepljujućim dokumentima. Sati odrađeni u skraćenom radnom vremenu evidentiraju se u radnom listu u skladu sa uslovima sadržanim u ugovoru o radu.

Vremenski list sastavlja u jednom primjerku mjerač vremena ili ovlašteno lice, potpisuje ga rukovodilac strukturne jedinice i zaposlenik kadrovske službe i prenosi u računovodstvenu službu. U velikim organizacijama, evidenciju vremena vode strukturne jedinice.

Lična karta zaposlenog popunjava se za sve zaposlene sa kojima je zaključen ugovor o radu, uključujući i radnike sa nepunim radnim vremenom. Lične karte u jednom primjerku popunjava zaposlenik kadrovske službe na osnovu ličnih dokumenata građanina koji se prijavljuje za posao. Kartice se popunjavaju ručno ili u elektronskoj verziji uz naknadni ispis. Prilikom ručnog popunjavanja kartice, mrlje i brisanja nisu dozvoljeni.

Ukoliko dođe do grešaka ili su potrebne promjene (na primjer, prilikom promjene prezimena, promjene kućne adrese ili podataka o pasošu), netačan ili zastarjeli unos se precrtava na kartici, a ispravan unos se stavlja iznad ili pored. Učinjene ispravke moraju biti potvrđene potpisom kadrovskog službenika.

Važnu ulogu u popunjavanju ličnih kartica zaposlenih igraju sveruski klasifikatori tehničkih i ekonomskih informacija (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), čija upotreba vam omogućava da ispravno popunite odgovarajuće redove kartice. (Tabela 2.4).

Ako je potrebno kodirati podatke u ličnoj kartici zaposlenika koji nisu uključeni u sve-ruske klasifikatore, razvijaju se lokalni klasifikatori organizacije. Kartice popunjene prilikom prijavljivanja za posao upisuju se u knjigu ličnih karata, čiji se obrazac izrađuje prema nahođenju CJSC Poligraf.

Tabela 2.4

Greške u izdavanju ličnih kartica Poligraf CJSC

Logičan zaključak razvoja regulatorne podrške u oblasti vođenja kadrovskih evidencija je izrada i odobrenje Rasporeda toka dokumenata kadrovske službe CJSC "Polygraph". Raspored u tabelarnom obliku odražava procedure za dokumentovanje radnih odnosa za sledeće stavke:

dokumentacija za izradu (osnova za izradu, učestalost, osoba odgovorna za pripremu, broj primjeraka i sl.);

papirologija (koordinacija, potpisivanje, odobrenje);

obrada dokumenata (registracija, predaja na izvršenje, upoznavanje zaposlenih);

Operativno i arhivsko skladištenje izvršenih dokumenata (mesto i rokovi čuvanja, učestalost arhiviranja).

Procedura za primjenu razmatranih lokalnih propisa za rad sa kadrovskom dokumentacijom, kao i odgovornost za njeno kršenje, treba da bude sadržana u Uputstvu za vođenje kadrovske evidencije, odobrenom naredbom rukovodioca Poligrafa CJSC.

3 OPTIMIZACIJA UPRAVLJANJA UREDOM U HR Odjelu

Automatski sistem u preduzeću danas nije danak modi, već hitna potreba. Jedna od trgovačkih kompanija uspjela je implementirati projekat automatizacije, doslovno od nule. Do trenutka implementacije, osoblje organizacije bilo je više od pet stotina ljudi. Istovremeno, u kadrovskoj službi nije postojao niti jedan softverski proizvod.

Bilo je teško uspostaviti komunikaciju između odjela kompanije. Želja za otklanjanjem ovog problema, kao i rješavanje hitnog zadatka stvaranja zajedničke baze podataka o zaposlenima, postali su glavni razlozi za automatizaciju poslovnih procesa. Projekat su pokrenula dva odjela: finansijska služba i kadrovska služba. Upravo su oni formulirali glavne parametre automatizacije, odgovarajući na tri osnovna pitanja:

1. Šta biste željeli dobiti kao rezultat projekta?
2. Koje finansijske troškove će kompanija imati u vezi s tim?
3. Koliko će vremena trebati za pripremu i implementaciju automatizacije?

Za rad na projektu stvorena je inicijativna grupa koja je uključivala stručnjake iz tri odjela:

• usluge informacionih tehnologija njeni zadaci obuhvatali su analizu programa predstavljenih na tržištu, procenu mogućnosti njihove interakcije sa IT proizvodima koje je kompanija planirala da implementira u budućnosti, kao i rešavanje pitanja vezanih za dalje održavanje programa;
• definicija finansijskog odjela niza zadataka automatizacije koji se odnose na obračun plaća;
• kadrovske službe formulisanje ciljeva projekta u smislu upravljanja osobljem.

Prije svega, inicijativna grupa je analizirala tržište informacionih usluga. Pokazalo se da sa stanovišta zadataka koji stoje pred kompanijom, gotovo svi softverski proizvodi moraju biti poboljšani. Izbor najpogodnijeg od njih zahtevao je prilično dugu diskusiju, koja se odvijala tokom nekoliko okruglih stolova. Na ovim događajima su se otkrile prednosti i mane različitih rješenja. Kao rezultat toga, izbor je napravljen u korist programa "1C: Plata i osoblje 7.7". U to vrijeme još nije uključivao blok „1C: Ljudski resursi i obračun plaća“, tako da su morala biti napravljena neka poboljšanja koja su izvršili vanjski stručnjaci.

Za projekat je izrađen i odobren detaljan akcioni plan u kojem su naznačeni rokovi i odgovornost za implementaciju svake stavke. Cijeli projekat (izrada, testiranje, implementacija i obuka kadrova) dobio je 4 mjeseca (Tabela 3.1). Prije svega, zaposlenici svakog odjeljenja kadrovske službe su odlučili koji su im podaci potrebni u elektronskom obliku. Za HR inspektora tok dokumenata za ljudske resurse, za HR menadžera baza podataka kandidata (ranije se prikupljala na papiru), za specijaliste za obuku spiskovi onih koji su pohađali obuke (svo osoblje kompanije se obučava). Dakle, za kadrovsku službu bilo je potrebno konfigurirati nekoliko blokova:

1. "Odabir osoblja". Napravljen je poseban imenik za pohranjivanje najpotpunijih informacija o svim kandidatima pozvanim na intervju, kao i potencijalnim zaposlenicima kompanije koji bi joj mogli biti zanimljivi ukoliko bi se otvorila neka slobodna radna mjesta.

2. "Obuka". U cilju evidentiranja informacija o prolasku obuka, poboljšan je već postojeći priručnik „Zaposleni“. Uključuje spisak svih koji rade (i radili) za kompaniju. Pokazalo se zgodnim, jer je sadržavao podatke o datumu rođenja svakog zaposlenog, adresi, detaljima o pasošu, nazivu radnog mjesta i odjelu, rasporedu, plaćama, itd. Stoga je upravo ovaj imenik odabran za reviziju. Postao je moguć unos podataka o datumu i nazivu obuke, njenim rezultatima, kao io tome kakva je obuka neophodna za dalji razvoj zaposlenog, kako novog tako i već zaposlenog.

3. "Kadrovski kancelarijski rad". I ovaj blok je bio u fazi finalizacije kako bi se proširile njegove mogućnosti, posebno za unošenje rasporeda godišnjih odmora, praćenje njegove usklađenosti i sastavljanje ugovora o radu.

4. "Izvještavanje i statistika". Upravo sastavljanje izvještaja i prikupljanje statističkih podataka nam omogućava da analiziramo obavljeni posao i pravimo planove za budućnost. U te svrhe kreirani su sljedeći elektronski izvještaji:

• "Procentik" prikuplja podatke u procentima: stopu fluktuacije osoblja, odnos broja kandidata koji su prošli intervju i broja zaposlenih radnika;
• "Zanimljiva statistika" Svakog mjeseca, kadrovska služba upoznaje sve zaposlene u kompaniji sa podacima ovog izvještaja. Sadrži podatke o broju muškaraca i žena u organizaciji, statistiku o obrazovanju, bračnom statusu i prosječnom stažu u kompaniji.

Tabela 3.1

Plan izvođenja projekta

Nakon instaliranja programa i testiranja postavki, na red je došla najteža faza implementacije. Za početak, svi zaposleni su obučeni za korištenje novog programa. To se odvijalo u centru za obuku razvojne kompanije u dvije faze: prije svega za kadrovsku službu, zatim za financijsko odjeljenje (u ovom trenutku kadrovski službenici su već unosili informacije u program). Nastava se održavala tokom sedmice svakog jutra od 9 do 11 sati. Proces savladavanja programa među zaposlenima odvijao se različitim tempom, ali su svi bili uvjereni da im automatizacija omogućava efikasniji rad.

Nakon obuke, sve informacije su unesene u sistem (slika 3.1).

Rice. 3.1 Unošenje podataka o osoblju

Nakon uvođenja automatizacije, rezultati su sumirani. Analiza dobijenih rezultata pokazala je sljedeće:

1. Značajno smanjeni troškovi rada za najjednostavnije kadrovske procedure (tabela 3.2).

2. Interakcija između kadrovske službe i finansijskog odjela je pojednostavljena.

3. Postalo je praktičnije čuvati i koristiti informacije o zaposlenima.

Tabela 3.2

Promjene u procesu zapošljavanja

Kadrovska služba treba da bude svjesna sljedećih poteškoća u automatizaciji kadrovskih procesa:

• dobar i kvalitetan projekat zahtijeva puno novca (posebno ako je potrebno značajno promijeniti ili dopuniti konfiguraciju programa);
• HR profesionalci uključeni u projekat automatizacije morat će komunicirati sa programerima softvera. U međuvremenu, ne mogu svi kadrovi govoriti „istim jezikom“ sa programerima (kao i obrnuto), pa će to morati naučiti;
• proces unosa svih potrebnih informacija zahtijevat će maksimalnu koncentraciju pažnje osoblja kadrovske službe.

ZAKLJUČAK

Trenutno se značajno povećao obim rada kadrovske službe preduzeća uopšte, a posebno ZAO Poligraf. To je zbog potrebe zaključivanja ugovora o radu u pisanoj formi, pripreme naloga u svim fazama radnog odnosa, od prijema do otpuštanja.

U praksi ne postoji jedinstveno mišljenje o tome kako najbolje urediti kombinaciju zanimanja (pozicija), izmjene ugovora o radu u vidu trajnog i privremenog premještaja na drugo radno mjesto. Takođe je potrebno razlikovati odredbe koje su sastavni dio ugovora o radu i ugovore koji imaju samostalan značaj.

Danas je pravna oblast u kojoj posluje kadrovska služba veoma obimna. On uključuje ne samo Zakon o radu Ruske Federacije, već i druge savezne zakone, posebno Federalni zakon od 29. decembra 2006. N 255-FZ „O pružanju beneficija za privremeni invaliditet, trudnoću i porođaj građana koji podliježu obaveznom socijalno osiguranje", Federalni zakon br. 54-FZ od 20. aprila 2007. "O izmjenama i dopunama Federalnog zakona "O minimalnoj plati" i drugim zakonskim aktima Ruske Federacije", prema kojem je minimalna plata od 1. septembra 2007. bila je postavljena na 2.300 rub. Mjesečno.

Važnu ulogu u regulisanju radnih odnosa igraju uredbe Vlade Ruske Federacije, posebno Uredba od 24. decembra 2007. N 922 "O posebnostima postupka za izračunavanje prosečne zarade" i drugi regulatorni pravni akti koji sadrže norme radnog prava.

Poznavanje obimnog regulatornog materijala, sudske prakse i sposobnost njihove primjene neophodan je uslov za uspješan rad svih kadrovskih službi.

SPISAK KORIŠĆENE LITERATURE

1. Zakon o radu Ruske Federacije.
2. Uredba Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1 „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja“.
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Kancelarijski rad: zahtjevi za tok dokumenata kompanije (na osnovu Gostova Ruske Federacije) .- M .: Bizn.-škola. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. O složenim pitanjima dokumentovanja radnih odnosa//Priručnik kadrovskog službenika, 2006, br. 10.
6. Barikhin A.B. Kancelarijski rad: udžbenik. M., 2006
7. Belushchenko S. Auto poredak u okvirima//Priručnik za upravljanje kadrovima, 2007, br. 4.
8. Boriskin V.V. Službeni posao. M., 2007
9. Bykova T.A. Rad u kancelariji. M., 2008
10. Vyalova V.M. Vođenje kadrovske evidencije u organizacijama sa posebnim odjeljenjem//Priručnik kadrovskog službenika, 2008, br. 8.
11. Galakhov V.V. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
12. Doronina L.A. Osnove kancelarijskog rada. M., 2007
13. Časopis "Dokumentacija", 2007, br. 4
14. Iritikova V.S. Papirologija//Posao sekretara. 2007. - br. 1 str. 20-27
15. Kirsanova M.V. Poslovni kurs. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Rad u kancelariji. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Organizacija rada sa dokumentima" V.A. Kudrjajev i dr. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznjecov D.L. Menadžment osoblja. M., 2007
19. Kuznetsova T. Kancelarijski rad. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Moderan kancelarijski rad. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Kancelarijski rad: vodič za učenje. M., 2007
22. Makarova N.A. Kancelarijski rad u preduzeću. M., 2008
23. Loše vrijeme A.V. Organizacijski posao. M., 2007
24. Novikova E.A. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovjov A.A. Zapošljavanje i otpuštanje radnika. M.: Prethodno, 2006.
26. Pshenko A.V. Osnove kancelarijskog rada. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kancelarijski rad: udžbenik. M., 2006
28. Sokolov A.V. Upravljanje dokumentacijom. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Upravljanje dokumentima i kancelarijski rad. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumenti. Papirologija: Praktično. Dodatak za dokumentarnu podršku preduzeća. M.: Prethodno, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Klasifikacija dokumenata: rješenja i problemi. // Knjiga: istraživanja i materijali. Sat. 70. M., 2005. S. 24-40.

DODATAK 1

Spisak potrebnih kadrovskih dokumenata za organizaciju

DODATAK 2

Primjer lista obrazaca dokumenata

DODATAK 3

Primjer naloga za izmjenu obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije

DODATAK 4

Primjer naloga za osoblje na obrascu naloga za glavnu djelatnost

DODATAK 5

Primjer zahtjeva za izdavanje radne knjižice

DODATAK 6

Primjer zaokretne tablice

1 Basakov M.I. Rad u kancelariji. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Kancelarijski rad u organizaciji. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumenti. Papirologija: Praktično. Dodatak za dokumentarnu podršku preduzeća. M.: Prethodno, 2006

5 Trukhanovich L.V. Rad u kancelariji. M., 2008

6 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta generirana u kadrovskoj službi preduzeća//Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

7 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta generirana u kadrovskoj službi preduzeća//Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

8 Malkova E.N. Obavezna kadrovska dokumenta generirana u kadrovskoj službi preduzeća//Kadrovska rješenja, 2008, br. 7.

Potreba za uspostavljanjem kadrovske evidencije nije tako težak zadatak, ali nije lak za početnike HR specijalisti. Možda ste kadrovski službenik početnik, ili općenito računovođa ili kancelarijski menadžer koji je "zakačen" sa osobljem, ili početnik poduzetnik. A imate malo iskustva u ovoj oblasti, onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Sve je izloženo korak po korak, jednostavno i pristupačno, posebno za početnike u kadrovskim pitanjima.

Upravljanje kadrovskim evidencijama je grana djelatnosti koja dokumentira radne odnose, fiksira informacije o dostupnosti i kretanju osoblja, uslijed čega se kadrovske procedure dokumentuju. Gotovo svaki kadrovski dokument ima pravnu vrijednost. Uz pomoć kadrovskih dokumenata koji se koriste kao pisani dokazi, poslodavac može dokazati svoj položaj na sudu.

Korak 1. Organizirajte "radno mjesto" stručnjaka za ljudske resurse.

Da biste to učinili, potreban vam je kadrovski program, tekstovi propisa u najnovijem izdanju i uzorci obrazaca dokumenata, uzorci njihovog popunjavanja. Sve ovo će vam trebati u radu.

Najbolja verzija referentne "književnosti" - resursi za kadrovske službenike na Internetu, elektronske biblioteke, elektronske publikacije - u njima ćete pronaći mnoge oblike dokumenata potrebnih za rad osoblja, a primjere njihovog popunjavanja, korak po korak procedure za osnovne kadrovske operacije, knjige, konsultacije, itd.

Razgovarajte sa menadžmentom o pitanju nabavke programa u kojem će se voditi evidencija osoblja. Postoji mnogo takvih programa, plaćenih i besplatnih, a mnogi specijalizovani su vrlo, vrlo zgodni.

Ali većina kompanija vodi kadrovsku evidenciju prema tradiciji u 1C. Činjenica je da u svakom gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

Korak 2. Upoznavanje sa konstitutivnim dokumentima organizacije.

Svi dokumenti u kadrovskoj sekciji moraju biti u skladu sa konstitutivnim dokumentima kompanije, i ni na koji način im ne biti u suprotnosti. Pročitajte u Povelji proceduru prijema direktora i određivanje njegove plate, period na koji se sa njim može zaključiti ugovor o radu, neke karakteristike mogu biti navedene u Povelji. Ponekad Povelja propisuje proceduru za zapošljavanje ključnih rukovodilaca i uspostavljanje sistema plata za njih, pa čak i proceduru za odobravanje kadrovskog rasporeda.

Korak 3. Napravite listu dokumenata potrebnih za HR administraciju u vašoj kompaniji.

Obavezni dokumenti koje treba izraditi i odobriti:

- interni propisi o radu (članovi 189, 190 Zakona o radu Ruske Federacije);

- osoblje (čl. 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije);

- raspored odmora (član 123 Zakona o radu Ruske Federacije);

- dokumenta o obradi i zaštiti ličnih podataka zaposlenih (dokument kojim se utvrđuje postupak obrade ličnih podataka zaposlenih, njihova prava i obaveze iz ove oblasti (ako to nije utvrđeno internim pravilnikom o radu), pismena saglasnost zaposlenih da obrada i prenos ličnih podataka trećim licima, članovi 86-88 Zakona o radu Ruske Federacije, član 6 Federalnog zakona „O ličnim podacima“);

- ugovori o radu (čl. 16, 56-59, 67 Zakona o radu Ruske Federacije);

- radne knjižice (članovi 65, 66 Zakona o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, Uredba Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003. br. 69 “O davanju uputstava za popunjavanje radnih knjižica”);

- knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i umetaka u njima (stavovi 40-41 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003 N 225, Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69 "O odobravanju Uputstva za popunjavanje radnih knjižica");

- knjiga prihoda i rashoda za računovodstvo obrazaca radne knjižice i uloška u njoj (stavovi 40-41 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacija od 16.04.2003 N 225, Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69);

- tablicu radnog vremena (članovi 91, 99 Zakona o radu Ruske Federacije);

- lične karte (klauzula 12 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225);

- naredbe: naredbe o prijemu u radni odnos, o davanju odmora zaposlenima, o otpuštanju zaposlenih, o premeštajima, službenim putovanjima, o imenovanju lica odgovornog za vođenje, računovodstvo i čuvanje radnih knjižica i dr. (čl. 62, 68, 84.1, 193 i drugi Zakon o radu Ruske Federacije, član 45 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225) ;

- osnove za izdate naloge: memorandumi, izjave, akti, sporazumi itd. (čl. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128, itd. Zakona o radu Ruske Federacije);

- izjave, napomene-obračuni i druga dokumenta u vezi sa obračunom i isplatom zarada, regresa, naknade za neiskorišćeni godišnji odmor, isplata po otkazu;

- odobreni obrazac platnog lista;

- dnevnik inspekcija pravnog lica, individualnog preduzetnika, koje su izvršili državni kontrolni (nadzorni) organi, opštinski kontrolni organi (klauzula 8, član 16 Federalnog zakona od 26. decembra 2008. N 294-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u sprovođenju državne kontrole (nadzora) i opštinske kontrole. Obrazac časopisa odobren je Naredbom Ministarstva za ekonomski razvoj Ruske Federacije od 30. aprila 2009. godine N 141) .

Postoje i kadrovska dokumenta koja pod određenim okolnostima postaju obavezna. Sa rukovodstvom je potrebno razjasniti koji od neobaveznih dokumenata treba sastaviti za kompaniju. Istovremeno, saznajte od generalnog direktora koje posebne uslove želi da vidi u Pravilniku o radu, drugim lokalnim propisima i u oblicima ugovora o radu. Ukoliko upravnik želi da neke odredbe unese u dokumente, provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom.

Sastavljamo sve gore navedene dokumente, koordiniramo ih sa generalnim direktorom. Konačne opcije odobravamo sa direktorom.

Korak 4. Izrađujemo generalnog direktora.

Prije svega, sastavljamo direktora. On je prvi radnik! Iz dokumenata bi trebalo da se vidi od kog datuma direktor radi.

Korak 5. Izrađujemo kadrovsku tabelu, interne pravilnike o radu i druge lokalne propise.

Zasigurno kompanija još uvijek nema kadrovski raspored i interne pravilnike o radu i druge lokalne propise. Mi ih sastavljamo. Svi ovi dokumenti su usklađeni sa direktorom. Uvažavamo komentare i želje direktora, provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom. Direktor odobrava gotove verzije navedenih dokumenata.

Imajte na umu da tabela osoblja ima jedinstven oblik, a ne proizvoljan. Ako postoje poteškoće s tabelom osoblja, onda na Internetu pogledajte uzorke popunjavanja kadrovske tablice, korak-po-korak proceduru za izradu i odobravanje kadrovske tablice, tematske seminare i odgovarajući odjeljak za savjetovanje o osoblju. Takođe možete pronaći uzorke raznih lokalnih propisa, korak po korak procedure za njihovo usvajanje, konsultacije, savjete za izradu itd.

Korak 6. Razvijamo standardni obrazac ugovora o radu.

Izrađujemo obrazac ugovora o radu koji će se zaključivati ​​sa zaposlenima. U njega uključujemo sve uslove koji su korisni i neophodni za kompaniju. Na internetu postoje dobri šabloni ugovora o radu i kako ozvaničiti radni odnos u korist poslodavca.

Korak 7. Razvijamo druge dokumente.

Pripremamo i druge dokumente koji će nam ubuduće biti potrebni za obavljanje kadrovskih poslova: knjigovodstvene knjige, registre, evidencije radnog vremena, narudžbenice, ugovor o odgovornosti itd. U člancima „Uzorci dokumenata“ možete preuzeti obrasce ovih dokumenata, odštampajte ih po potrebi, upoznajte se sa uzorcima njihovog punjenja.

Korak 8. Vođenje radnih knjiga.

Sa upravom odlučujemo ko će voditi radne knjižice. Pošto radnici još nisu primljeni, prvo ćete morati voditi radne knjižice. Izdajemo nalog za preuzimanje odgovornosti za održavanje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica. Nakon toga, možete prenijeti ova ovlaštenja na prihvaćenog kadrovskog službenika, također po nalogu.

Korak 9. Dogovaramo rad radnika.

Možete vidjeti ovdje. U ovoj fazi potrebno je izraditi dosta dokumenata: ugovore o radu, naredbe o radu, lične karte, radne knjižice, knjigu obračuna kretanja radnih knjižica itd. Potražite obrasce i uzorke svih ovih dokumenata, konsultacije o njihovom izvođenju na Internetu.

Opet u pomoć – metodološka literatura i praktični vodiči, koji su, između ostalog, u javnom vlasništvu na kadrovskim portalima. Nakon što savladate ovu proceduru, očekuje vas svakodnevni posao: vođenje radnog vremena i rasporeda godišnjih odmora, obrada godišnjih odmora, službenih putovanja i bolovanja, stimulacije, kazne, premeštaji i otkazi itd.

Opšta definicija kaže da je upravljanje kadrovskom evidencijom proces registracije i održavanja kadrovske dokumentacije. Ova tema je relevantna i za individualne preduzetnike i za pravna lica. Papirologija ima stroge zakonske norme, a opisana pravila moraju uzeti u obzir svi rukovodioci, kadrovske službe u preduzećima. Uz pomoć upravljanja kadrovskom evidencijom biće moguće optimizirati proces upravljanja kadrovima, unaprijediti rad svakog tima, te pojednostaviti proceduru izvještavanja.

Šta je upravljanje ljudskim resursima

Osnove vođenja kadrovske evidencije obuhvataju cjelokupni proces pripreme papira, njihovog popunjavanja, izvještavanja o osoblju koje radi u kompaniji. Svaka izdata je pravno obavezujuća, uključujući i one koje se formiraju na osnovu prijave zaposlenog. Proizvodnju osoblja često obavlja kadrovska služba, čije su funkcije takve kadrovske poslove:

• platni spisak;
• prijava praznika, bolovanja;
• izdavanje referenci.

Ciljevi i ciljevi

Zadaci i ciljevi ovog odjela za ljudske resurse:

Pravna regulativa

Rad na osoblju regulisan je brojnim regulatornim zakonima, naredbama i skupom pravila na regionalnom ili državnom nivou. Nepoštivanje zahtjeva navedenih u regulatornom okviru predstavlja kršenje. Glavni propisi za vođenje kadrovske proizvodnje:

• državni propis o radnim knjižicama (2003);
• pravila kancelarijskog rada i vođenja dokumentacije iz 2009. godine;
• savezna uputstva za vođenje papirologije u vezi sa zaposlenima;
• opštih uslova, koji se utvrđuju naredbom ministarstava.

Zakonodavna osnova preduzeća

Svako preduzeće koristi određeni broj dokumentacije koja reguliše rad svih zaposlenih. Kretanje dokumenata i njihova priprema se vrši u skladu sa uputstvima, gore propisanim regulatornim okvirom. Pravni okvir preduzeća podeljen je u pet ključnih kategorija, regulisanih internim naredbama preduzeća:

• statut kompanije;
• raspored rada;
• propisi o zaštiti ličnih podataka;
• zaštita na radu (uređena saveznom arhivskom uredbom);
• raspored rada osoblja (i dokumentacija o zapošljavanju).

Protok kadrovskih dokumenata u organizaciji

Jedinstveni računovodstveni sistemi za papire u preduzećima podeljeni su u tri glavne kategorije, među kojima su interni propisi, kadrovi i propisi o naknadama. Prva kategorija obuhvata promet papira po rasporedu godišnjih odmora, popunjavanje dokumenata o rasporedu rada. Drugi stav je globalniji i sadrži odredbu o pripremi ugovora i dokumenata računovodstvene politike. Uredba o naknadama reguliše sva pitanja u vezi isplate zarada, bonusa, bolovanja, godišnjih odmora i otpremnina pri otkazu.

Osoblje u obliku T-3

Kadrovska tabela u obrascu T-3 je jedinstvena vrsta papira koji opisuje cjelokupnu strukturu kadrova u preduzeću ili kompaniji. Kolone sadrže podatke o punom imenu, radnom mjestu zaposlenog, jedinici u kojoj je naveden. Prema regulatornim i zakonodavnim normama, tamo je propisana službena plata specijaliste. Svaku promjenu u procesu registracije računovodstvo mora registrovati u ovoj kadrovskoj tabeli na obrascu T3. Upute za popunjavanje uvijek sadrže preporuke za svaku kolonu. Ukupno, dokument uključuje 5 informativnih tačaka.

Raspored rada

Raspored rada je dokument koji odobrava dnevnu rutinu specijaliste. Tok posla reguliše raspored menadžera. Uključuje stavke o potrebi inspekcije prema važećem zakonodavstvu, o ručku i pauzama, te o prijavljivanju. U nekim kompanijama službenik zahtijeva da se izvještaj sastavlja svake sedmice ili mjeseca (dokument mora biti potvrđen potpisima radnika i službenika nakon ovjere). Plan, raspored rasporeda formiraju se za budući radni period. Evidentiranje radnog vremena zaposlenih.

Ugovor o radu

Ugovor o radu je građanskopravni dokument koji se sastavlja između budućeg radnika i poslodavca. Standardni obrasci za ovu vrstu dokumenta se ne očekuju, a ugovor se popunjava u slobodnoj formi sa naznakom kvalifikacija (pozicije) i perioda rada. Tu je također napisan željeni rezultat. Prema zakonskim normama, ova vrsta dokumenta je veoma slična dokumentu ugovora, jer propisuje konačni rezultat posla, a ne njegovu strukturu. Da biste otpustili zaposlenike, potrebno je samo završiti prije isteka ugovora.

Naređenja osoblja

Vraćanje zaposlenih na radna mjesta, zapošljavanje stručnjaka vrši se prema kadrovskim nalozima. Ova vrsta dokumenta propisuje imenovanje osoblja na radno mjesto i druga kretanja stručnjaka u odjeljenjima. U izradi uputstava i naredbi učestvuju zaposleni u kadrovskoj službi i menadžment tim. Menadžeri/administratori kompanije donose lokalne odluke. Nalozi imaju jedinstven oblik, utvrđen je regulatornim okvirom. U skladu sa rokom trajanja papira, moraju se čuvati u računovodstvu ili u kadrovskoj službi do pet godina ili više (u zavisnosti od vrste naloga).

Opisi poslova

Opis poslova je dokument koji propisuje odgovornost strana (zaposlenog i poslodavca), a sadrži i podatke o uputstvima i dužnostima određenog specijaliste na njegovom radnom mjestu. Potvrđuju se pečatom organizacije i potpisom odgovornog lica. Za ovaj dokument su potrebne tri kopije. Jedan ostaje u kadrovskoj službi, drugi kod samog izvođača, a treći kod rukovodioca ili administratora određenog odjela. Svrha ovog naloga je optimizacija procesa upravljanja kadrovima u preduzeću.

Kako organizovati kancelarijski rad u kadrovskoj službi

Pravilno upravljanje ljudskim resursima podrazumijeva visok nivo odgovornosti. Osoblje ljudskih resursa mora osigurati da datumi potpisivanja odgovaraju stvarnim. Održavanje radnih knjižica i drugih kadrovskih dokumenata možete povjeriti outsourcing kompanijama. Odgovornosti službenika za ljudske resurse:

• formira raspored rada, knjigovodstvenu dokumentaciju u vezi sa odmorima;
• izrada dokumenata za zaštitu rada (potrebna za državne organe);
• priprema i izdaje naloge;
• Izračunajte platni spisak i kontrolirajte isplatu bonusa.

HR odjel

Puno radno vrijeme kadrovska usluga se obavlja kada sve računovodstvo i sve registracije obavljaju samo zaposleni na puno radno vrijeme iz kadrovske službe. Ovaj način papirologije je relevantan za preduzeća i kompanije sa osobljem od 20-30 ljudi. Državni standardi zahtijevaju striktno poštivanje forme svih naredbi i drugih zahtjeva, inače pravno lice može dobiti novčanu kaznu. U sektoru usluga, gdje jedno pravno lice ima do 30 ljudi, isplativije je koristiti usluge outsourcing kompanija.

Uključivanje stručnjaka jedne outsourcing kompanije za kadrovski rad

Angažiranjem vanjske kompanije za ljudske resurse uštedjet ćete novac i smanjiti ukupni broj zaposlenih. Nezavisni stručnjaci obavljaju cjelokupni obim potrebnih poslova na pripremi naloga, rasporeda. Takođe vode poseban dnevnik i regulišu rad svakog specijaliste u kompaniji. Outsourcing vođenja kadrovske evidencije obilježava činjenica da pravno lice nema svoju kadrovsku službu, već taj zadatak povjerava posebnom timu uz umjerenu naknadu.

Kadrovsko računovodstvo od nule korak po korak

Za vođenje evidencije dokumentacije kadrovske službe potrebna je kancelarijska oprema i kancelarija. Važno je imati jak sef. Naredbom treba imenovati rukovodioca sistema upravljanja dokumentima. Nakon toga se formiraju interni akti. Za svakog zaposlenog u kompaniji morate kreirati posebnu fasciklu u koju će se čuvati njegova radna knjižica. Vođenje kadrovske dokumentacije zahtijeva čuvanje ove dokumentacije tokom cijelog perioda rada specijaliste na radnom mjestu. U cijeloj djelatnosti odjeljenja unose se podaci u knjige, sastavljaju nalozi.

Zahtjevi za zaposlenike u ljudskim resursima

Vođenje kadrovske dokumentacije je relativno složen proces koji zahtijeva određene teorijske i praktične vještine. Regulatorni okvir za ovu poziciju sadrži listu uslova pod kojima specijalista može obavljati ovu poziciju. Obrazovne ustanove ne izdvajaju poseban profil kao kadrovski kancelarijski rad. Menadžeri i administratori su pogodni za aktivnosti u kadrovskoj službi. Dakle, poslodavci postavljaju ljude sa pravnim obrazovanjem, zaštitom informacija ili upravljanjem dokumentima.

Prava i obaveze kadrovskog službenika

Prva obaveza takvih službenika je poznavanje zakonskog okvira, poštovanje utvrđenih računovodstvenih pravila. Iznad su bili članovi, savezni zakoni kojih se treba pridržavati prilikom vođenja kadrovske evidencije. Kadrovski službenik ima pravo primati informacije od zaposlenih, pregledavati lične fascikle, vidjeti knjigovodstvenu knjigu (plata). Ovlašćenja stručnjaka ovog profila uključuju stavljanje potpisa, rad sa poslodavcima na poboljšanju efikasnosti osoblja.

Vođenje kadrovske evidencije

Danas se upravljanje kadrovskom dokumentacijom odvija u pisanom i digitalnom formatu. Dokumentaciju potpisuju lično ovlašćeni radnici. Za dokumentaciju se koriste državni standardi koji objedinjuju sve šablone i obrasce. Potrebno je uzeti u obzir norme GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Važni papiri se pohranjuju u posebne fascikle ili metalne sefove. U zavisnosti od obima i veličine kompanije, stručnjaci treba da se pridržavaju različitih zahteva za učestalost izveštavanja.

Pretraga i registracija kadrova

U početku, prije registracije zaposlenika, potrebno je pronaći specijalizirano osoblje koje bi ispunjavalo stroge kriterije (moraju biti povezani sa specifičnostima posla). Da biste to učinili, koristite specijalizirane biroe, agencije, stranice za traženje posla, berzu rada ili privatne oglase u novinama, u medijima, na web stranicama. Nakon toga se sastavljaju obavezni kadrovski dokumenti, vrši se registracija, potpisuje se ugovor o radu ili ugovor o radu.

Faze zapošljavanja

Procedure prijavljivanja osoba za radno mjesto počinju unosom podataka o tražitelju posla u poseban dnevnik. U izvješću se bilježe podaci o iskustvu, dužini radnog staža i prethodnom položaju. Nakon odobrenja, sastavlja se naredba o imenovanju osobe na određeno radno mjesto. Završna faza je formiranje lične fascikle, sastavljanje predmeta u kompaniji, odjelu. Ugovor sadrži podatke o dužnostima, o plati na radnom mjestu.

Lične karte i formiranje ličnog dosijea zaposlenog

Vrste kadrovskih dokumenata uključuju ličnu kartu zaposlenog. Sadrži sve podatke o bračnom statusu, puno ime, tu je zalijepljena fotografija, propisan datum rođenja. Sve to rade poslodavci kako bi formirali paket podataka o svakom članu osoblja kompanije. Prema zakonu, ovi podaci se ne mogu prenositi trećim licima. Za vođenje ličnog dosijea koriste se fascikle, ormarići ili čak metalni sefovi (u zavisnosti od opremljenosti kancelarije kompanije).

HR magazini

Papirni štampani proizvodi pomažu u sistematizaciji izvještavanja, pojednostavljuju tok dokumenata. Dokumentacija u obliku poslovnih dnevnika uključuje sljedeće vrste:

• za kontrolu dokumenata, papira koji se dostavljaju preduzeću ili preduzeću;
• da kontroliše vrijeme, periode službenih putovanja;
• da kontroliše sve beleške, izjave;
• evidencije kako bi se osigurala sigurnost radnih knjižica.

Održavanje radnih knjižica

Upravljanje kadrovskom evidencijom obavezuje specijaliste da vode evidenciju radne knjižice. Sva evidencija se vodi ako je lice u preduzeću zvanično registrovano. Radna knjižica se radniku izdaje prilikom otpuštanja. Ova dokumentacija bilježi sve promjene u vezi sa položajem, nagradama. Obuka za vođenje kadrovske evidencije od nule uključuje obavezne stavke o pravilnom oblikovanju radnih knjižica. Sve greške ispravljaju članovi osoblja za ljudske resurse. Ako se pronađu, stručnjaci mogu biti optuženi za administrativni prekršaj.

Organiziranje i čuvanje dokumenata

Za reviziju i čuvanje dokumenata stvorene su posebne zakonske norme. Važno je spomenuti i član 17. Saveznog zakona o arhivskoj djelatnosti. Propisuje potrebu da rukovodstvo preduzeća i preduzeća u propisanom roku vodi računa o sigurnosti arhivske dokumentacije. Rok skladištenja je propisan zakonom i u skladu je sa državnim standardima. Da bi se osigurao integritet papirne dokumentacije, koriste se metalni vatrostalni sefovi i ormari.

Ako je potrebno, podaci iz dokumenata se prenose Državnom komitetu za statistiku Ruske Federacije. Automatizacija, digitalizacija tiraža jedno je od prioritetnih oblasti u optimizaciji procesa upravljanja radom države. Danas se većina izvještavanja ne radi na papiru. Time se ne ukida obaveza rukovodilaca preduzeća, rukovodilaca da čuvaju arhivu jednu, tri, pet ili više godina.

Elektronska kadrovska evidencija

Prilikom korišćenja elektronske kadrovske evidencije važno je poštovati uslove bezbednosti dokumenata, smanjiti pristup arhivi na osnovu zakona o zaštiti podataka o ličnosti. Elektronsko knjigovodstvo dokumentacije ima niz prednosti:

1. brz pristup dokumentima;
2. zaštita datoteke lozinkom;
3. nema potrebe za kupovinom sefova za uštedu papira;
4. ušteda prostora u kancelariji - hard disk može pohraniti 10.000 dokumenata ili više;
5. ušteda vremena - možete potpisati, pronaći bilo koji dokument za 1-2 minuta u arhivi hard diska na vašem računaru.

Video

Kadrovsko računovodstvo je neophodno u svakom preduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, delatnost i broj zaposlenih. Za njegovo kompetentno i kvalifikovano postupanje potrebno je dobro poznavati radno pravo, pratiti promjene u zakonodavstvu i posjedovati vještine iz oblasti vođenja kadrovskih evidencija.

Šta je računovodstvo osoblja i zašto je potrebno?

Sastavni dio djelatnosti svakog preduzeća je kadrovska evidencija. To je zakonski regulisan rad na registraciji, računovodstvu i praćenju kretanja zaposlenih u organizaciji.

HR aktivnosti uključuju:

• prijem zaposlenih;
• otpuštanja;
• horizontalna (transfer između odjela) i vertikalna (na primjer, razvoj karijere) kretanja;
• poslovna putovanja;
• bolovanje;
• satnica;
• odmori (bilo koje vrste - godišnji, neplaćeni, za trudnoću itd.);
• lične karte za svakog zaposlenog itd.

Također se odnosi i na zapošljavanje:

• vođenje vojne evidencije;
• regulisanje radnih odnosa;
• kreiranje i registracija raznih naredbi i uputstava (na primjer, o zapošljavanju, ohrabrivanju zaposlenika, itd.);
• organizacija rada i drugi aspekti.

Sva dokumentacija se sastavlja samo u skladu sa potrebnim normama i pravilima. Neki oblici su unificirani, drugi se uspostavljaju u samom preduzeću.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke kompanije. Naravno, postoje hiljade nijansi, ali postoje osnovne tačke koje važe za svako preduzeće.

Kako organizovati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?

Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Sve zavisi od karakteristika preduzeća i od izbora menadžera. Najčešće opcije:

Napravite čitav HR odjel ako kompanija zapošljava mnogo ljudi

A kada je osoblje malo, možete zaposliti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što menadžer organizuje rad na način na koji on voli i što se reguliše i kontroliše po sopstvenim principima.

Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost angažovanog specijaliste, pa postoji rizik da se zaposli ne sasvim kompetentan kadrovski službenik.

Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.

Prednosti ove opcije za organizaciju računovodstva su da ako je osoba preporučena, onda (možda) zaista radi posao, odnosno testirana je u slučaju. Naravno, sa takvim kadrovikom potrebno je pregovarati o uslovima rada tako da odgovaraju objema stranama.

Povjerite kadrovske poslove računovođi ili dobroj sekretarici

Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovskog službenika, a nema ni troškova za vođenje evidencije.

Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je što zaposleni obavljaju dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do grešaka, grešaka, praznina i elementarnog nedostatka potrebne dokumentacije. I, naravno, ovdje je važno stručno znanje na temu kadrovskog računovodstva. A ako ih ima ista tajnica, onda je rizik od komplikacija u ovom slučaju minimiziran. I obrnuto.

Povjerite računovodstvo osoblja outsourcing organizaciji

Dobro: sve kadrovske aktivnosti padaju na pleća outsourcing kompanije, koja tu odgovornost preuzima na osnovu ugovora. Osim što se za kadrovske poslove pruža stalna, kontinuirana pomoć, izborom ove metode značajno se smanjuju troškovi.

Protiv: potrebno je izabrati dobro uspostavljenu, ozbiljnu kompaniju, a potrebno je i uspostaviti interakciju, kreirati koncept za rad sa stručnjacima koji će raditi van kancelarije.
Menadžer samo treba da izabere najprikladniji i najprikladniji način za vođenje kadrovske evidencije, vagajući sve prednosti i nedostatke svake metode.

Radne funkcije kadrovskog radnika

Kadrovskom službeniku se u skladu sa uputstvima i ugovorom o radu nameću sljedeće dužnosti:

Ovo je nepotpuna lista dužnosti kadrovskog radnika, zahtjevi su okvirni. Možda ih ima više (ili manje), ali sveukupno to su te vještine i sposobnosti koje kadrovski stručnjak mora posjedovati.

Kadrovsko računovodstvo: koji dokumenti su potrebni?

Obično svako preduzeće mora imati sljedeće vrste dokumenata koji se odnose na osoblje:

• administrativni (lični i proizvodni nalozi);
• potvrđivanje radne aktivnosti;
• informacije i poravnanje;
• interna korespondencija;
• evidencije kontrole i registracije.

Neki kadrovski dokumenti moraju biti u preduzeću bez greške. To uključuje:
PVTR (interni radni propisi);

Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Regulisano je:

• član ili odeljak Zakona o radu;
• rezolucija Državnog odbora za statistiku;
• Savezni zakon i drugi propisi.

Ako nešto (uputstva, naredbe i sl.) nije dostupno, onda će tu činjenicu trebati ispraviti. Generalno, jedan od principa rada kadrovskog službenika je pravovremenost. Umnogome olakšava radni dan, pa čak i daje zakonsku snagu nekim aktima. Ovo je zapravo veoma važno - ne da vodite sadašnji posao. U suprotnom, imaju tendenciju rasta kao snježna gruda.

Organizacija kadrovske evidencije: kako voditi, odakle početi?

Nakon što ste se nastanili na novom mjestu kao kadrovski službenik, prvo morate revidirati obaveznu dokumentaciju. Ako se pokaže (a desi se) da neki važni papiri sa liste nedostaju, onda ih treba vratiti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.

Stoga je potrebno istaknuti najvažnije pozicije i krenuti od njih. Provjerite dostupnost i pismenost u dizajnu (i ako trebate ispraviti ili izraditi novi dokument): osoblje, raspored odmora, ugovori o radu, nalozi, evidencije o radu.

Voditi evidenciju ugovora o radu, naloga za osoblje. Napravite knjižicu za registraciju radne knjige. Razumjeti lične karte (T-2). Radite s lokalnim propisima.
Najvažnije je da sve tekuće dokumente popunite na vrijeme. Rad, oslanjajući se na Zakon o radu i pravila kancelarijskog rada. I ne uništavajte papire o osoblju. Vrijeme njihovog čuvanja odobrava Savezni arhiv (“Spisak...” od 06.10.2000.).

Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sistem uspostavlja norme i principe koji obezbjeđuju stabilnost zaposlenima u organizaciji, a administracije stvaraju povoljne uslove za upravljanje kadrovima.

Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom

Održavanje kadrovske evidencije, posebno u velikoj kompaniji, je nevjerovatno odgovoran i ogroman posao. Ali ovdje su greške neprihvatljive! Ali danas postoji način da se automatizuju aktivnosti kadrovskih službenika, što može uvelike olakšati i pojednostaviti rad odjela, poboljšati aktivnosti, značajno smanjiti rizik od grešaka.

Uz pomoć programa 1C možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka omogućava pouzdano skladištenje potrebnih informacija o zaposlenima. Kako se akumulira, postaje moguće graditi različite izvještaje koji mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih pravaca. Na primjer, izvještaji mogu izgledati ovako:

• stopa fluktuacije osoblja;
• statistika osoblja;
• kretanje radnika itd.

Program pomaže u rješavanju gotovo svih problema i zadataka kadrovskog računovodstva. Rukovodilac preduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku da prima informacije o stanju stvari u ovom odjelu, analizira i donosi ispravne upravljačke odluke. Takođe automatizacija vam omogućava da sinhronizujete aktivnosti nekoliko službi kompanije (računovodstvo, kadrovi, računovodstvo), što poboljšava efikasnost rada, a takođe stvara sve uslove za blagovremenu isplatu plata.

Šta psihološki može biti potrebno? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.

Da biste obavili poreznu reviziju, pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.

Zaključak

Dakle, sumirajući, možemo primijetiti sljedeće:

• Kadrovsko računovodstvo je bitan dio rada svakog preduzeća.
• Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Izbor je na vođi.
• Poslovi kadrovskog radnika utvrđuju se uputstvom i ugovorom o radu.
• Postoji spisak dokumenata vezanih za kadrovski rad koji moraju biti prisutni u svakoj kompaniji. I trebali biste započeti svoju karijeru u kadrovskoj službi provjeravanjem ovih konkretnih dokumenata.
• Vođenje evidencije je mnogo lakše ako je automatizovano.

Kadrovsko računovodstvo je srž za normalno i efikasno poslovanje svakog preduzeća. Stoga se tome mora pristupiti sa svom odgovornošću.

U kontaktu sa

Upravljanje HR dokumentima od nule: vodič korak po korak 2019

UPRAVLJANJE HR OD NULE:

kratak okvirni vodič korak po korak za postavljanje kadrovske evidencije u novootvorenom preduzeću

(ako želite da očistite već pokrenutu kampanju, onda je za vas prikladniji drugi vodič korak po korak - obnova kadrovske evidencije >>)

Ako ste dobili instrukcije da isporučite u novootvorenom preduzeću Upravljanje ljudskim resursima od nule, a imate malo iskustva u ovoj oblasti (možda ste kreator, vođa i do sada jedini zaposlenik nove kompanije, kadrovski službenik početnik, ili općenito računovođa ili kancelarijski menadžer koji je bio "obučen" kadrovima, ili preduzetnik početnik), onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Urađen je jednostavno i pristupačno, posebno za početnike u kadrovskom poslu.

I to svakako U tome će vam pomoći bogate zalihe naše web stranice :

• besplatna referentna baza o vođenju kadrovske evidencije: 25 glavnih korak-po-korak procedura (zapošljavanje, godišnji odmor, otpuštanje itd.), 200 uzoraka dokumenata o osoblju, blok "Radne knjižice" (uzorci popunjavanja i konsultacije), 5 priručnika o kadrovska pitanja, konsultacije, članci o osoblju) i još mnogo toga;
• velika referentna baza dostupna pretplatnicima časopisa "HR Practitioner" (cijena pristupačna za svakoga >>): 140 korak-po-korak uputa o kadrovskom radu, više od 1000 uzoraka kadrovske dokumentacije, korpi konsultacija i članaka, kurs o osnovama vođenja kadrovske dokumentacije, polica za knjige itd.;
• naše najbolje knjige o ljudskim resursima.

Dakle, dodeljeno vam je osoblje. Gdje da počnemo?

1. Napravimo zalihe potrebnih zakona, posebne literature i programa. Sve ovo će vam trebati u radu.

• Needed Kršenje zakona o radu može dovesti do velika globa. Stoga se poznavanju i poštovanju zakona o radu mora pristupiti odgovorno.
• Od posebne literature, sa zadovoljstvom vam možemo ponuditi priručnike (možete preuzeti besplatno) i naše najbolje knjige o ljudskim resursima. Skladišta referentnih baza podataka stranice također će biti korisna.
• Razgovarajte sa menadžmentom o pitanju nabavke programa u kojem će se voditi evidencija osoblja. Postoji mnogo takvih programa, a mnogi specijalizovani su vrlo, vrlo zgodni. Neki nekako zaobilaze funkcionalnost 1C. Ali većina kompanija vodi kadrovsku evidenciju prema tradiciji u 1C. Činjenica je da u svakom gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

2. Od menadžmenta uzimamo kopije osnivačkih dokumenata organizacije i pažljivo ih proučavamo.

Kadrovska dokumenta morat će biti u skladu sa dokumentima o osnivanju kompanije, a ne u suprotnosti s njima ni na koji način. Pročitajte u Povelji proceduru zapošljavanja direktora (konkursiraćete za posao) i postupak određivanja njegove plate, period na koji se sa njim može zaključiti ugovor o radu - neke karakteristike mogu biti navedene u Povelji. Ponekad Povelja propisuje proceduru za zapošljavanje ključnih rukovodilaca i uspostavljanje sistema nagrađivanja za njih (na primjer, uz prethodno odobrenje skupštine osnivača), pa čak i proceduru za odobravanje kadrovskog rasporeda.

3. Određujemo listu dokumenata koji treba da budu u oblasti kadrovskog rada, a koje ćemo sastaviti.

Jasno je da ćete u svakom slučaju sastaviti dokumente propisane zakonom. Proverite sa menadžmentom koji od opcionih dokumenata ćete pripremiti za kompaniju. Takođe, unapred možete da razjasnite sa direktorom koje posebne uslove želi da vidi u pravilniku o radu, drugim lokalnim propisima, u obrascima ugovora o radu.

Ako je vaša kompanija mikro preduzeće, onda prema 309.2 Zakona o radu Ruske Federacije, ne možete sastaviti neke dokumente:

„Poslodavac je mali privredni subjekt, koji se svrstava u mikropreduzeće, ima pravo da u potpunosti ili djelimično odbije donošenje lokalnih propisa koji sadrži norme radnog prava (pravilnik internog radnog pravilnika, propis o naknadama, propis o bonusima, raspored smjena i dr.). Istovremeno, radi regulisanja radnih odnosa i drugih odnosa koji su direktno s njima povezani, poslodavac – subjekat malog privrednog društva, koji se svrstava u mikropreduzeće, mora u ugovore o radu sa zaposlenima uključiti uslove kojima se uređuju pitanja koja u skladu sa sa radnim zakonodavstvom i drugim podzakonskim aktima koji sadrže norme radnog prava, treba regulisati lokalnim propisima..."

4. Izrađujemo direktora

Provjerite da li je direktor (generalni direktor) uredno registriran. Ako ne, onda prvo sastavljamo direktora. On je prvi radnik! Iz dokumenata bi trebalo da se vidi od kog datuma direktor radi. Procedura korak po korak za prijavu za posao direktora nalazi se u velikoj referentnoj bazi podataka iu „Paketu kadrovskih službenika“, potrebni uzorci dokumenata, tematske konsultacije.

5. Izrađujemo kadrovsku tabelu, interni pravilnik o radu, druge lokalne propise (vidi tabelu iz stava 3).

Zasigurno kompanija još uvijek nema kadrovski raspored i interne pravilnike o radu i druge lokalne propise. Mi ih sastavljamo. Svi ovi dokumenti su usklađeni sa direktorom. Uvažavamo komentare i želje direktora, provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom. Gotove verzije ovih dokumenata dogovaraju se na zakonom propisan način (ako je potrebno, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenih), zatim ih odobrava čelnik kompanije. Imamo mnogo primjera takvih dokumenata koji su besplatno dostupni na našoj web stranici. Ovakvih uzoraka i tematskih komentara na njih ima mnogo više, korak po korak procedure za njihovo odobravanje nalaze se u velikoj referentnoj bazi podataka iu “HR paketu”. Na našoj web stranici u slobodnom pristupu možete pročitati novi koristan članak " Kadrovi: forma i sadržaj". Preporučujemo da pretplatnici časopisa "Praktičar-praktičar" pročitaju članak: " Izrađujemo interni pravilnik o radu: zakonit, promišljen i koristan za poslodavca" i pogledajte šablone lokalnih propisa.

6. Izrađujemo standardni obrazac ugovora o radu, koji će se zaključivati ​​sa zaposlenima.

Za pretplatnike časopisa "Praktičar-praktičar" preporučujemo priručnik za obuku: "Zapošljavamo radnika: kadrovska pitanja". Iz nje ćete, između ostalog, saznati koji su uslovi povoljni za poslodavca da ih uključi u ugovor o radu, a koji su, naprotiv, nepoželjni i opasni.

7. Pripremamo i druge dokumente koji će nam biti potrebni za obavljanje kadrovskih poslova u budućnosti:

Izrađujemo računovodstvene knjige, registre, satnice, narudžbenice, ugovore o odgovornosti itd.

8. Sa upravom odlučujemo ko će voditi radne knjižice .

Ako zaposleni još nisu primljeni, tada će rukovodilac organizacije (direktor) prvo morati voditi radne knjižice. Za to se izdaje nalog. Na našoj web stranici nalazi se uzorak naloga da rukovodilac organizacije preuzme odgovornost za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica. Takav nalog je obavezan, to je zahtjev Uredbe Vlade Ruske Federacije. Ako to ne učinite, poslodavac može dobiti kaznu. Naknadno, direktor može prenijeti ova ovlaštenja na primljenog kadrovskog službenika, takođe po nalogu. Na našoj web stranici nalazi se obrazac naredbe o imenovanju odgovornih za vođenje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica >>

9. Mi organizujemo rad zaposlenih.

Tada će zaposleni početi sa radom i za kadrovskog radnika će početi faza svakodnevnog rada, morat ćete voditi evidenciju radnog vremena, sastaviti raspored godišnjih odmora, dogovoriti godišnje odmore, primjenjivati ​​stimulacije i kazne, službena putovanja, kombinacije, otkaze i mnogo više ... Resursi naše stranice.