Управлението на досиетата на персонала е отговорност на ръководството и спешна необходимост. Ако секретарят е и кадровик

Офис работа в работата с персонала

ВЪВЕДЕНИЕ

Особеност на съвременното трудово право е разширяването на договорното регулиране на трудовите правоотношения. Много от въпросите, които преди това са били решени централно, могат да бъдат предмет на разглеждане на колективен трудов договор, споразумение или трудов договор. Да, чл. 179 от Кодекса на труда на Руската федерация определя конкретен списък на работниците, които имат преференциално право да останат на работа в случай на намаляване на броя или персонала на работниците, и в същото време посочва, че колективният трудов договор може предвижда други категории работници, които се ползват с преференциално право да останат на работа при еднаква производителност на труда и квалификация.

Задачите на службата за персонал сега се увеличиха поради факта, че Кодексът на труда на Руската федерация класифицира местните разпоредби като източници на трудовото право: заповеди и други документи, съдържащи норми на трудовото право. Трябва да се има предвид, че в случаите, предвидени в Кодекса, други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация, колективни договори, споразумения, работодателят, когато приема местни разпоредби, трябва да вземе предвид мнението на представителя орган от служители. Всичко по-горе обяснява уместността на тази работа.

Целта на работата е да се изучи деловодството в работата с персонала.

Целите на работата са

• разгледайте теоретичните основи на организирането на офис работа в работата с персонала;
• проучете организацията на офис работата в работата с персонала, като използвате примера на CJSC Polygraph;
• разгледайте методите за оптимизиране на организацията на офис работата в работата на персонала на АД Полиграф.

Предмет на работата е организацията на деловодството. Обект на работата е АД Полиграф.

1 ТЕОРЕТИЧНИ ОСНОВИ НА КЕЙС ПРОЦЕСА В РАБОТАТА В ЧР

1.1 Документационна система в управлението на досиета на персонала

При постъпване на работа гражданинът влиза в трудово правоотношение с организация или индивидуален предприемач. Съдържанието на тези отношения са взаимните трудови права и задължения на работодатели и работници и служители. Работодателят е длъжен да осигури на служителя работа, предвидена в трудовия договор, да осигури условия на труд и да изплаща заплатите навреме, а служителят е длъжен лично да изпълнява трудовата функция, определена в трудовия договор, при спазване на правилата за вътрешния трудов ред.

Трудовото законодателство предвижда документиране на отношенията между служителя и работодателя, както и между търсещия работа и работодателя (писмен отказ за наемане). Правилното регистриране на възникването, промяната и прекратяването на трудовите отношения е важно за всеки служител не само по време на работа, но и след уволнение.

Работата с персонала изисква от работодателя да реши много управленски проблеми: набиране на персонал, адаптиране на нови служители, оценка на работата на служителите, подобряване на тяхната квалификация, мотивиране на работата и др. Управлението на персонала води и до създаването на множество документи 1 .

Като се има предвид горното, цялата документация за персонала може да бъде разделена на две групи:

• документи, свързани с трудовите отношения (например трудови договори, заповеди за персонала, лични карти на служители, изявления на служители, графици за отпуски, графици на смени и др.);
• документи, свързани с управлението на персонала (планове и отчети за персонала; наредби за подбор на персонала, за адаптиране на работниците, за оценка на персонала и др.; въпросници, тестове, професиограми, персонограми и др.) 2 .

Управлението на кадровото деловодство традиционно включва документи, свързани с трудовите правоотношения, повечето от които са необходими за обработка на процедури като наемане, преместване на друга работа, уволнение, предоставяне на отпуск, изпращане в командировка и др.

При документирането на трудовите правоотношения се създават множество организационни, административни, счетоводни, информационни, справочни и други документи от различни видове и разновидности. Сред тези документи могат да се разграничат две групи:

• местни разпоредби на организацията, свързани с трудовите отношения;
• документи, свързани с отчитането и движението на персонала.

Местни разпоредби Това са документи на организацията, съдържащи норми на трудовото право (част 1 от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация), например правила за вътрешния трудов ред. Изготвянето на определени видове местни разпоредби е предвидено от Кодекса на труда на Руската федерация. Такива документи са задължителни за използване (например график за отпуск). Документи, които не са предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация, имат консултативен характер и се разработват по преценка на организацията (например наредби за структурното подразделение на организацията).

Редица местни разпоредби, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация, трябва да се прилагат от всички работодатели, включително индивидуалните предприемачи. Такива актове включват: щатно разписание, правилник за вътрешния трудов ред, график за отпуски, наредби за възнагражденията, наредби за реда за обработка на лични данни на служителите.

Някои местни разпоредби, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация, са задължителни за използване само от тези работодатели, които имат подходящи характеристики на организация на труда и работа с персонала, например график на смени, разпоредби за сертифициране, разпоредби за трудови стандарти, наредби за ротационна работа, наредби за чиракуване, списък на длъжностите с ненормирано работно време и др.

Документите, свързани с отчитането и движението на персонала, включват: документи, които служителят представя при кандидатстване за работа, както и документи, създадени за конкретни кадрови функции.

Необходимите документи за работа включват:

• документи за самоличност;
• документи, потвърждаващи трудов стаж, трудов стаж;
• документи, потвърждаващи нивото на образование и квалификация;
• документи, свързани с държавното пенсионно осигуряване;
• документи за военна регистрация;
• документи (ако е необходимо), необходими предвид спецификата на бъдещата работа (например здравен сертификат, шофьорска книжка и др.) 3 .

Документите, създадени за конкретни HR функции, включват:

• договорни документи: трудови договори, споразумения на страните, допълнителни споразумения към трудови договори, студентски договори, споразумения за пълна индивидуална имуществена отговорност, споразумения за пълна колективна (екипна) имуществена отговорност;
• административни документи: заповеди (инструкции) за персонала;
• информационни и справочни документи: декларации на служители, доклади и обяснителни бележки, протоколи, актове и др.;
• първични счетоводни документи: лични карти на служители, графики, бележки, изчисления за отпускане и уволнение 4 .

Заедно с документите се съставят книги, дневници, карти, в които се вземат предвид (регистрират) документите, съставени в организацията: книга за записване на движението на трудовите книжки и вложките в тях, книга за получаване и разход за записване формуляри на трудови книжки и вложки към тях, книги за регистриране на трудови договори, заповеди, лични карти на служители, лични досиета и др.

По този начин управлението на досиета на персонала е набор от процедури за съставяне, изпълнение, обработка, изпълнение, формиране във файлове, съхранение и използване на документация за персонала.

В момента, след влизането в сила на Кодекса на труда на Руската федерация, са настъпили следните основни промени в управлението на досиетата на персонала:

• Някои традиционни документи за персонала, които са били задължителни в продължение на много години (например молба за работа), са престанали да бъдат задължителни;
• появиха се нови документи, задължителни за работодателя (например документи, установяващи процедурата за работа с лични данни на служителите);
• общият брой документи, обработени в службата за персонал, се е увеличил (например документи при кандидатстване за годишен платен отпуск);
• разширен е наборът от документи, които трябва да бъдат връчени на служителя срещу подпис;
• редица документи, приети от работодателя, изискват да се вземе предвид становището на представителния орган на служителите;
• кадровата документация трябва да се представя свободно на държавните инспектори по труда, когато те извършват проверки за спазване на трудовото законодателство от работодателите 5 .

Подготовката на кадровата документация продължава да заема по-голямата част от работното време на специалистите по персонала и често създава сериозни проблеми по време на проверки и конфликтни ситуации. Анализът на състоянието на работата с документацията на персонала в множество съвременни организации показва, че най-честите грешки в тази област са:

• липса на (задължителни) документи, предвидени в действащото законодателство;
• нарушение на процедурата за разработване и въвеждане в действие на документи, съдържащи норми на трудовото право;
• неправилно изпълнение на документи, непознаване на правилата за даване на правна сила на документи;
• неправилно документиране на управленски ситуации, изразяващо се в липса на необходими документи или липса на разбиране какъв тип документ трябва да потвърди случващите се събития;
• организиране на съхранение и унищожаване на документация на персонала с груби нарушения на правилата за работа с архиви на организации.

Една от основните задачи на всеки работодател в областта на работата с персонала е своевременното и правилно водене на кадрови досиета.

1.2 Задължителни документи за персонала, генерирани в службата за персонал на предприятието

Отчитането на труда и заплатите в организацията се извършва въз основа на първични документи, генерирани в отдела за персонал. Лошо свършената работа от отдел Човешки ресурси неминуемо се отразява на работата както на счетоводния отдел, така и на цялата организация. Последствието от това е ненавременно заплащане на служителите, отпуск по болест и ненавременна подготовка на документи за подаване в държавните социални органи. В резултат на това финансовите резултати на предприятието като цяло намаляват.

Спазването на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация и правилното изпълнение на кадровата документация се контролират както от органите на Федералната инспекция по труда (Rostrudinspektsiya), така и от органите на Федералната данъчна инспекция. Държавен инспектор може да дойде в офиса на всяка организация, независимо от нейната форма на собственост, и да поиска документи, свързани с досиета на персонала, както и други задължителни вътрешни разпоредби и заповеди, налични в организацията (Федерален закон от 8 август 2001 г. № 134- FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи по време на държавен контрол (надзор)“) 6 .

Документирането на дейността на службата по човешки ресурси обхваща всички процеси, свързани с подготовката и обработката на кадровата документация съгласно установените правила, и решава следните задачи по управление на персонала:

• организация на труда на работниците;
• сключване на трудов договор и наемане на работа;
• преместване на друга работа;
• осигуряване на ваканции на служителите;
• стимулиране на служителите;
• налагане на дисциплинарни наказания на служителите;
• сертифициране на служителите;
• поддържане на персонала;
• отчитане на използването на работното време;
• привличане на служители за работа през почивните дни и неработните празници;
• регистрация на командировки;
• прекратяване на трудовия договор и освобождаване от работа 7 .

Списъкът на документите за персонала, които организациите трябва да поддържат, независимо от тяхната форма на собственост, е даден в Приложение 1. Той също така съдържа нормативни документи, регламентиращи задължението на работодателя да поддържа определени документи за персонала, както и периодите за тяхното съхранение (в съответствие със Списъка стандартни документи за управление, генерирани в дейностите на организацията, посочващи периоди на съхранение, одобрени от Росархив на 06.10.2000 г., изменени на 27.10.2003 г.).

Организацията на труда на работниците се осъществява чрез приемане (одобрение от ръководителя на организацията или упълномощено от него длъжностно лице) на местни разпоредби. Всеки работодател трябва да има правилник за вътрешния трудов ред и правилник за защита на личните данни. При необходимост се приемат други местни разпоредби, като наредби за заплатите, трудовите стандарти, бонусите и материалните стимули, сертифицирането и др.

Колективният договор (договор) има консултативен характер, тъй като се сключва по споразумение на страните (глава 7 от Кодекса на труда на Руската федерация). Поддържането на лични досиета на служителите е препоръчително за частни компании. Задължението на работодателя да поддържа лични дела се прилага за служители на държавни организации в съответствие с Федералния закон № FZ-79 от 27 юли 2004 г. „За държавната държавна служба на Руската федерация“. За удобство все още можем да препоръчаме създаването на лични файлове или лични папки, а процедурата за тяхното формиране трябва да бъде фиксирана в местния регулаторен акт на организацията, одобрен от ръководителя.

В личното досие на служителя (лична папка) можете да включите копия на документи, които са необходими при наемане (паспорт, военна лична карта, удостоверение за присвояване на TIN, удостоверение за пенсионно осигуряване, удостоверение за брак, акт за раждане на деца - за предоставяне на облекчения за данък върху дохода; документи за образование и др.) и впоследствие всички основни документи, създадени по време на трудовия живот на служителя, които характеризират неговата трудова дейност (молби за преместване на друга работа, писмо за напускане, характеристики, документи за повишаване на квалификацията, копия от заповеди за приемане, преместване , уволнение и др.).

Освен това работодателят трябва да разполага със следните документи за защита на труда:

• инструкции по охрана на труда по професии;
• дневник на инструктажа (запознаване с инструкциите);
• дневник на служителите, преминали задължителен медицински преглед и други 8 .

Тези документи могат да се съхраняват в службата за персонал на предприятието, ако организацията няма отделна служба за защита на труда или в офиса.

В съответствие с подс. "а" част 1 чл. 356 от Кодекса на труда на Руската федерация Федералната инспекция по труда упражнява държавен надзор и контрол върху спазването от работодателите на трудовото законодателство и други регулаторни правни актове.

Ръководителите на организации носят лична отговорност за документалния фонд, създаден в процеса на тяхната дейност. За нарушение на законодателството на Руската федерация и други регулаторни правни актове, неправилно поддържане на документация за персонала или липсата на такава, законодателят предвижда налагането на административна глоба: за длъжностни лица - от 1000 до 5000 рубли, за юридически лица - от От 30 000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейности до 90 дни и отново - води до дисквалификация на длъжностното лице (членове 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 от Административния кодекс).

2 ПРАКТИКА НА СЛУЧАЙНИЯ ПРОЦЕС В РАБОТАТА НА ЧР НА ПРИМЕРА НА ЗАО "ПОЛИГРАФ"

2.1 Обща характеристика на деловодството в работата на персонала на АД Полиграф

Трудовите отношения между служителя и CJSC Polygraph възникват въз основа на сключен трудов договор (член 16 от Кодекса на труда на Руската федерация). В бъдеще произтичащите от това трудови отношения, както и техните промени и прекратяване, трябва да бъдат надлежно формализирани (членове 68, 73, 80 и други кодекси на труда на Руската федерация).

Регистрацията на трудовите отношения означава тяхното документиране, т.е. създаването на подходящи документи.

В резултат на документирането се създават организационни, административни, счетоводни, информационни, справочни и други документи от различни видове и разновидности. Едновременно с документите се изготвят книги, списания, карти, в които се вземат предвид (регистрират) документите, съставени в организацията.

Задължителната регистрация на документи се определя пряко от изискването на клауза 4.1.2 от одобрените Стандартни инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи. със заповед на Министерството на културата на Русия от 8 ноември 2005 г. № 536: „... всички документи, които изискват запис, изпълнение и използване за справочни цели, подлежат на регистрация.“

Трябва да се подчертае, че самата процедура за регистриране на документи не се ограничава до поставяне на регистрационни дати и номера върху тях. Регистрацията на документи е запис на счетоводни данни за документ в предписаната форма, записващ факта на неговото създаване, изпращане или получаване (клауза 4.1.1 от Стандартните инструкции за офис работа във федералните изпълнителни органи).

Работата с кадрова документация не се ограничава само до подготовката, регистрацията и изпълнението на документи. Най-важната част от тази работа е формирането на изпълнените документи във файлове за организиране на тяхното съхранение и използване за справочни цели.

По този начин управлението на досиетата на персонала е набор от процедури за съставяне, изпълнение, обработка, съхранение и извличане на документи за управление на персонала. За навременното и правилно прилагане на тези процедури изглежда най-целесъобразно да се регламентират максимално както съставът на документите за персонала, така и технологията за работа с тях чрез създаване на набор от местни разпоредби за деловодство: Формуляри на документи , Албум на формуляри на документи, График на документооборота на HR, Инструкции за деловодство на персонала.

Една от основните цели на тези актове е да отразяват характеристиките на производствените дейности на организацията, а за начинаещите служители в областта на човешките ресурси местните разпоредби за офис работата трябва да се превърнат в справочник, който дава отговори на въпросите, които имат относно документирането на трудовите отношения.

Основата на регулаторната рамка за управление на досиетата на персонала е таблицата с формуляри на документи. Целта на изготвянето на графика е да се определи необходимия и достатъчен набор от видове документи за правно регистриране на ситуации, възникващи при работа с персонала. Използването на графика ви позволява да намалите работното време и разходите за труд на служителите на организацията при решаване на проблемите с документирането на управленските дейности.

Формата на отчетната карта (Приложение 2) се определя от самата организация, разработена от отдела по персонала и одобрена със заповед на ръководителя.

Изготвянето на лист с формуляри на документи трябва да бъде придружено от разработването на албум с формуляри и образци на документи за персонала, включени в листа. Наличието на график и албум ви позволява бързо и правилно да документирате работата с персонала на АД Полиграф.

Графикът и албумът трябва преди всичко да включват документи, предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация, т.е. които са задължителни при регистриране на трудови отношения.

2.2 Заповеди за персонал и регистрацията им в ЗАО Полиграф

Основата за управление на досиетата на персонала са заповеди (инструкции) за персонала, издадени след сключването на трудовите договори, при техните промени и прекратяване. Съдържанието на заповедта за персонала трябва да отговаря на условията на сключения трудов договор. От заповедите на ръководителя на организацията относно персонала информацията се прехвърля в счетоводни документи и трудови книжки на служителите.

Съгласно клауза 3.5.5 от Основните правила за работа с архивите на организациите, одобрени с решение на Управителния съвет на Росархив от 02/06/02 (наричани по-долу Основни правила), заповедите за основните дейности и за персонала са поддържани отделно и формирани в различни файлове. Тази процедура се прилага и за малки организации, където се създава малко количество административна документация и един от служителите (секретар, счетоводител, икономист и др.) отговаря за управлението на досиетата на персонала.

Някои видове документи за персонала на Полиграф CJSC имат унифицирани формуляри, одобрени. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1 (Таблица 2.1).

Изброените форми на заповеди за персонала се отнасят до първичната счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, следователно, когато ги попълвате, трябва да се ръководите от одобрената Процедура за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20.

Таблица 2.1

Видове документи за персонала, които имат стандартизирани формуляри

В съответствие с посочената процедура, ако е необходимо, в унифицираните форми на първичната счетоводна документация могат да бъдат въведени допълнителни подробности. В този случай всички данни, съдържащи се във формулярите, не трябва да се променят (включително код, номер на формуляр, име на документ). Премахването на отделни данни от унифицирани формуляри не е разрешено. Форматите на формулярите, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, са препоръчителни и подлежат на промяна.

При производството на празни продукти въз основа на унифицирани формуляри е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване или стесняване на колони и редове за по-лесно поставяне и обработка на информация.

Промените в унифицираните форми на първичната счетоводна документация се извършват чрез издаване на заповед (инструкция) от ръководителя на ЗАО "Полиграф" (виж Приложение 3).

При липса на унифицирана форма на заповед за персонала, одобрена от Държавния комитет по статистика на Русия (например при издаване на заповеди за промяна на биографичните данни на служителите, прилагане на дисциплинарни санкции и в други случаи), се използват формуляри, на които издават се заповеди за извършване на основна дейност (Приложение 4).

Изглежда препоръчително да се включи в Албума с формуляри на документи максималния брой примерни заповеди за персонала, както и систематично да се допълва с нови примери след документиране на ситуации, които възникват в практиката на работа с персонала.

За поръчките за персонал правилното индексиране и регистрация са от голямо значение. Недопустимо е да се използва един регистрационен формуляр за всички заповеди за персонал и допълнително да се събират тези документи в един файл. Изискванията за последващо формиране на файлове определят процедурата за работа със заповеди за персонала в „текущата“ деловодна работа: заповедите за персонала се групират във файлове в съответствие с установените периоди за тяхното съхранение (клауза 3.5.5 от Основните правила).

Поръчките с различни срокове на съхранение трябва да се регистрират в различни счетоводни форми и да имат различни регистрационни индекси (номера). Правилата за индексиране на заповедите за персонал са разработени от самата Полиграф CJSC. В практиката на службите за персонал най-разпространено е буквено-цифровото индексиране.

Ако има големи обеми документи, препоръчително е отделно да групирате заповедите за персонал, свързани с различни въпроси на работата с персонала (клауза 3.5.5 от Основните правила), като прилагате различно индексиране, например: към серийните номера на заповедите на движение на персонала (наемане, преместване на друга работа, уволнение) се добавя буквата „k“, за заповеди за командироване на работници „km“, за предоставяне на ваканции „o“, за повишение „p“, за дисциплинарни наказания „v“ и т.н.

Системата за индексиране на поръчките, приета от Polygraph CJSC, е отразена в регистрационни книги (списания), чиито формуляри се установяват от самата организация. Когато разработвате счетоводни формуляри, можете да използвате формулярите за консултации, съдържащи се в Приложение 2 към Междусекторните интегрирани стандарти за време за работа по набиране и отчитане на персонала (1991 г.).

В случай на поддържане на форма за запис, в която се въвежда информация за заповеди за персонал, изготвени по различни въпроси, можем да препоръчаме следната книга (дневник) за записване на заповеди (Таблица 2.2).

Таблица 2.2

Форма на книга (дневник) за регистриране на поръчки

Счетоводните форми, разработени от Polygraph CJSC с различни опции за попълването им, трябва да бъдат представени в съответните раздели на Албума с формуляри на документи.

Заповеди относно персонала се издават, ако има подходящи писмени мотиви, които в допълнение към трудовите договори и измененията към тях включват информация и справочни документи: изявления на служителите, бележки (доклади и обяснителни бележки), изявления, протоколи, актове и др.

Документите, основаващи се на поръчките, трябва да бъдат правилно съставени и регистрирани. Някои документи (декларации, бележки, обяснителни бележки, изявления, уведомления) се изготвят във всякаква форма, други (протоколи, актове) имат унифицирани или препоръчителни форми.

2.3 Решение на мениджъра

Изявленията на служителите и бележките се отнасят до вътрешна кореспонденция и изискват разглеждане и вземане на решение от ръководителя на ЗАО "Полиграф". Взетото решение се отразява в резолюцията, чието съдържание в повечето случаи се свежда до много кратки инструкции: „Към поръчката“, „Изпълни“, „До отдела за персонал“, които не отговарят на смисъла на този детайл .

Друга сериозна грешка при поставяне на резолюции върху документи е семантичното несъответствие между взетото от ръководителя решение и съдържанието на разглеждания документ. Най-често такива грешки се срещат в резолюциите на приложенията на служителите.

Служителят моли в заявлението да раздели платения годишен отпуск на части и да му предостави част от отпуска с продължителност 5 дни (от понеделник до петък). Ръководителят на организацията, несъгласен с искането на служителя, посочва в резолюцията: „Предоставяне на отпуск от 7 дни“ (от понеделник до неделя).

Тази резолюция не отговаря на съдържанието на изявлението и следователно не разглежда същността на повдигнатия въпрос. В този случай резолюцията трябва да съдържа отказ за предоставяне на част от отпуска.

Работникът или служителят по своя инициатива иска да прекрати трудовия договор и предупреждава работодателя писмено за това, но не две седмици предварително, а по-кратък срок. Не искайки да удовлетвори искането на служителя, мениджърът издава резолюция: „Уволнение с работа в рамките на две седмици“ или посочва в резолюцията датата на уволнение след двуседмично предизвестие, т. не съвпада с датата, съдържаща се в заявлението на служителя.

Отново, вместо да откаже заявеното от служителя искане, му се „отправя оферта“, която не отговаря на желанията му.

За да се избегнат подобни грешки, Албумът с формуляри на документи трябва да съдържа опции за възможни решения при вземане на решения за най-типични, често повтарящи се ситуации.

Характеристика на протоколите и актовете е създаването на тези документи или в процеса на колегиално обсъждане и вземане на решения (протоколи), или когато няколко лица установяват (потвърждават) факти и събития, настъпили в тяхно присъствие (актове). Следователно протоколите включват допълнително информация за присъстващите членове на колегиалния орган (т.е. наличието на кворум), а при изготвянето на повечето актове е необходимо присъствието на незаинтересовани свидетели.

За записване на вътрешните документи, създадени в ЗАО "Полиграф", може да се използва следната приблизителна форма на регистрационни дневници, които се поддържат отделно по вид и вид документи (Таблица 2.3).

Таблица 2.3

Входна форма

2.4 Вписване в трудови книжки. Попълване на лична карта

Друга важна информация в Албума с формуляри на документи трябва да включва примери за вписване в трудовите книжки на работниците. Както знаете, настоящите Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени. Резолюция на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69 съдържа няколко примерни записа (например за създаване на втора професия, за преименуване на организация, за уволнение и т.н.), но това очевидно не е достатъчно, особено за начинаещи кадровици.

Примерни записи в трудовите книжки могат да бъдат поставени в албума след примери за изпълнение на поръчки за персонал или под формата на обобщена таблица (Приложение 5).

Трудностите при работата с трудови книжки като правило са причинени от пропуски или противоречиви изисквания, съдържащи се в действащите регулаторни правни актове за тяхното поддържане.

Например, в съответствие с одобрената Резолюция на правителството на Руската федерация от 24 юли 2002 г. № 555, Правилата за изчисляване и потвърждаване на трудовия стаж за установяване на трудови пенсии, основният документ, потвърждаващ периодите на работа по трудов договор е оригинал на трудовата книжка, а не заверено копие. Въпреки това, в раздел IV от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени. Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 гласи, че трудова книжка се издава на служител само при уволнение (прекратяване на трудов договор). Така възниква проблем с издаването на оригиналната трудова книжка на непенсиониран служител.

В тази ситуация и други подобни случаи, когато служителят трябва да представи оригиналната трудова книжка на определен орган, препоръчително е да се покаже в Албума с формуляри на документи процедурата за документиране на процедурата за издаване на трудова книжка.

Документът, въз основа на който ще бъде издадена трудова книжка, според нас трябва да бъде заявление от служителя, адресирано до ЗАО „Полиграф“, а не „разписката“, която се използва широко в практиката. След като регистрира заявлението, разгледа го от ръководителя на организацията и вземе решение, служителят трябва да потвърди писмено (в същото заявление) факта на получаване на трудовата книжка за временно ползване със задължението да я върне своевременно начин без никакви щети, корекции, петна и т.н.

Службата за персонал трябва да организира контрол върху връщането на трудовата книжка, издадена за временно ползване, и да я проверява, когато служителят върне книгата. Ако служителят няма основателна причина да получи оригиналната трудова книжка, той може да получи само заверено копие.

Подробни инструкции за процедурата за попълване трябва да бъдат придружени в Албума с формуляри на документи от такива счетоводни форми като график за време (формуляри T-12 и T-13) и лична карта на служителя (T-2).

Поддържането на график е задължително, тъй като Полиграф CJSC е длъжен да води записи за действително отработеното време от всеки служител (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). При попълване на графика се използват следните методи:

пълно ежедневно регистриране на отработените часове или посочване на причините за отсъствието на служителя (ваканция, инвалидност и др.);

регистриране само на отсъствия, неприсъствия, закъснения и др.

Отработеното време може да включва: дневни часове, нощен труд, извънреден труд, бизнес пътувания и работа през почивните дни и празниците. Различните видове работно време се отчитат и заплащат отделно.

Бележките за отсъствия от работа по уважителни причини трябва да бъдат подкрепени с оправдателни документи. Часовете, отработени при непълно работно време, се вписват в ведомостта в съответствие с условията, включени в трудовия договор.

Графикът се съставя в един екземпляр от хронометриста или упълномощено лице, подписва се от ръководителя на структурното звено и служителя по човешки ресурси и се предава в счетоводния отдел. В големите организации графиките за време се водят от структурни подразделения.

Личната карта на служителя се попълва за всички служители, с които е сключен трудов договор, включително и за работниците на непълно работно време. Личните карти се попълват в едно копие от служител на службата за персонал въз основа на личните документи на гражданина, кандидатстващ за работа. Картите могат да бъдат попълнени на ръка или с помощта на електронна версия, последвана от отпечатване. При ръчно попълване на картата не се допускат петна или изтривания.

Ако възникнат грешки или трябва да се направят промени (например при промяна на фамилия, промяна на домашен адрес или паспортни данни), неправилният или остарял запис се зачертава на картата и правилният запис се поставя над или до него . Направените корекции трябва да бъдат потвърдени с подписа на служител по човешки ресурси.

Важна роля при попълване на лични карти на служителите играят общоруските класификатори на техническа и икономическа информация (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), чието използване ви позволява да попълните правилно съответните редове на картата (Таблица 2.4).

Ако е необходимо да се кодира информация в личната карта на служител, която не е включена в общоруските класификатори, се разработват местни класификатори на организацията. Картите, попълнени при кандидатстване за работа, се регистрират в книгата на личните карти, чийто формуляр се разработва по преценка на ЗАО "Полиграф".

Таблица 2.4

Грешки при обработка на лични карти на АД Полиграф

Логичният завършек на развитието на регулаторната подкрепа в областта на управлението на досиетата на персонала е изготвянето и утвърждаването на Графика на документооборота за службата по персонала на АД Полиграф. Графикът отразява в таблична форма процедурите за документиране на трудовите отношения за следните позиции:

изготвяне на документи (основание за изготвяне, честота, лице, отговорно за изготвянето, брой екземпляри и др.);

подготовка на документи (съгласуване, подписване, одобрение);

обработка на документи (регистрация, предаване за изпълнение, запознаване на служители);

оперативно и архивно съхранение на изпълнените документи (място и срокове на съхранение, честота на предаване в архива).

Процедурата за прилагане на разглежданите местни разпоредби за работа с документация за персонала, както и отговорността за нейното нарушение, трябва да бъдат залегнали в Инструкциите за управление на досиетата на персонала, одобрени със заповед на ръководителя на ЗАО "Полиграф".

3 ОПТИМИЗАЦИЯ НА РАЗРАБОТКАТА НА СЛУЧАИ В HR СЛУЖБАТА

Автоматизираната система в едно предприятие днес не е мода, а спешна необходимост. Една от търговските компании успя да реализира проект за автоматизация, буквално от нулата. Към момента на изпълнение персоналът на организацията наброява повече от петстотин души. В същото време службата за персонал не разполагаше с нито един софтуерен продукт.

Беше трудно да се установи комуникация между службите на компанията. Желанието да се премахне този проблем, както и решаването на неотложния проблем за създаване на обща база данни за служителите, станаха основните причини за автоматизиране на бизнес процесите. Проектът е иницииран от две звена: финансов отдел и служба за персонал. Именно те формулираха основните параметри на автоматизацията, отговаряйки на три основни въпроса:

1. Какво бихте искали да получите в резултат на проекта?
2. Какви финансови разходи ще понесе компанията във връзка с това?
3. Колко време ще отнеме подготовката и внедряването на автоматизацията?

За работа по проекта е създадена инициативна група, която включва специалисти от три отдела:

• услуги в областта на информационните технологии неговите задачи включваха анализиране на програми на пазара, оценка на възможността за тяхното взаимодействие с ИТ продукти, които компанията планира да внедри в бъдеще, както и решаване на въпроси, свързани с по-нататъшната поддръжка на програмата;
• определяне от страна на финансовия отдел на обхвата на автоматизираните задачи, свързани с изчисляването на заплатите;
• кадрови услуги формулиране на целите на проекта по отношение на управлението на служителите.

На първо място инициативната група анализира пазара на информационни услуги. Оказа се, че от гледна точка на задачите, които стоят пред компанията, почти всички софтуерни продукти се нуждаят от подобрение. Изборът на най-удобния изисква доста продължителна дискусия, която се проведе на няколко кръгли маси. Тези събития разкриха плюсовете и минусите на различни решения. В резултат на това изборът беше направен в полза на програмата 1C: Заплата и персонал 7.7. По това време той все още не включваше блока „1C: Управление на персонала и заплати“, така че трябваше да се направят някои промени, които бяха извършени от външни специалисти.

По проекта е разработен и одобрен подробен план за действие, в който са посочени сроковете и отговорниците за изпълнение на всяка точка. За целия проект (разработване, тестване, внедряване и обучение на персонала) бяха отпуснати 4 месеца (Таблица 3.1). На първо място, служителите на всеки отдел по човешки ресурси решиха какви данни са им необходими в електронен вид. За документооборота на персонала на инспектора по човешки ресурси, за мениджъра по човешки ресурси базата данни с кандидати (преди това беше събрана на хартия), за специалистите по обучение списъци на преминалите обучение (целият персонал на компанията преминава обучение). По този начин за обслужването на персонала беше необходимо да се конфигурират няколко блока:

1. „Набиране на персонал“. Създадена е специална директория, в която да се съхранява най-пълната информация за всички кандидати, поканени на интервюта, както и потенциални служители на компанията, които биха могли да представляват интерес за нея, ако се отворят свободни позиции.

2. "Обучение". За да се записва информация за завършеното обучение, съществуващата директория „Служители“ беше подобрена. Той включваше списък на всички, които работят (и преди това са работили) за компанията. Оказа се удобно, защото съдържаше информация за всеки служител: дата на раждане, адрес, паспортни данни, наименование на длъжност и отдел, график, заплата и т.н. Ето защо тази конкретна директория беше избрана за преразглеждане. Вече е възможно да се въведе информация за датата и името на обучението, резултатите от него, както и какво обучение е необходимо за по-нататъшното развитие на служителя, както нов, така и съществуващ.

3. „Управление на досиета на персонала.“ Този блок също беше усъвършенстван, за да разшири възможностите си, по-специално за въвеждане на график за отпуски, наблюдение на спазването му и изготвяне на трудови договори.

4. „Отчитане и статистика“. Изготвянето на отчети и събирането на статистически данни ви позволява да анализирате свършената работа и да формулирате планове за бъдещето. За целта са създадени следните електронни отчети:

• “Percentik” събира информация като процент: текучеството на персонала, съотношението между броя на интервюираните кандидати и броя на наетите служители;
• „Интересна статистика“ Отдел „Човешки ресурси“ всеки месец запознава всички служители на компанията с данните от този отчет. Съдържа информация за това колко мъже и жени има в организацията, статистика за образование, семейно положение и среден стаж в компанията.

Таблица 3.1

План за изпълнение на проекта

След инсталирането на програмата и тестването на настройките, дойде време за най-трудния етап от внедряването. Като начало всички служители бяха обучени да използват новата програма. Той се проведе в учебния център на развойната компания на два етапа: първо за службата по персонала, след това за финансовия отдел (по това време служителите по персонала вече въвеждаха информация в програмата). Занятията се провеждаха в продължение на една седмица всяка сутрин от 9 до 11 часа. Процесът на усвояване на програмата сред служителите протичаше с различни темпове, но всички бяха убедени, че автоматизацията им позволява да работят по-ефективно.

След обучението цялата информация беше въведена в системата (фиг. 3.1).

Ориз. 3.1 Въвеждане на информация за персонала

След въвеждането на автоматизацията резултатите бяха обобщени. Анализът на резултатите показа следното:

1. Разходите за труд за прости процедури за персонала са намалели значително (Таблица 3.2).

2. Опростено е взаимодействието между службата за персонал и финансовия отдел.

3. Стана по-удобно да се съхранява и използва информация за служителите.

Таблица 3.2

Промени в процеса на наемане на служители

Отделът по човешки ресурси трябва да е наясно със следните трудности при автоматизирането на процесите по човешки ресурси:

• добър и висококачествен проект изисква много пари (особено ако е необходимо значително да се промени или допълни конфигурацията на програмата);
• Специалистите по човешки ресурси, участващи в проект за автоматизация, ще трябва да комуникират с разработчиците на програми. Междувременно не всички служители на персонала могат да говорят на „един език“ с програмистите (както и обратното), следователно те ще трябва да научат това;
• процесът на въвеждане на цялата необходима информация ще изисква максимална концентрация на вниманието от служителите по човешки ресурси.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В момента обемът на работата на отдела за персонал на предприятията като цяло и в частност на АД Полиграф се е увеличил значително. Това се дължи на необходимостта от сключване на трудов договор в писмена форма и изготвяне на заповеди на всички етапи на трудовото правоотношение, от наемане до уволнение.

На практика няма общо съгласие за това как най-добре да се формализира комбинацията от професии (позиции), промените в трудовия договор под формата на постоянно или временно преместване на друга работа. Необходимо е също така да се прави разлика между разпоредби, които са неразделна част от трудовия договор, и споразумения, които имат самостоятелно значение.

Днес правната сфера, в която работи службата за персонал, е много обширна. Той включва не само Кодекса на труда на Руската федерация, но и други федерални закони, по-специално Федералния закон от 29 декември 2006 г. N 255-FZ „За предоставяне на обезщетения за временна нетрудоспособност, бременност и раждане на граждани, подлежащи на задължителна социално осигуряване", Федерален закон от 20 април 2007 г. N 54-FZ „За изменение на Федералния закон „За минималната работна заплата“ и други законодателни актове на Руската федерация", според който минималната работна заплата от 1 септември 2007 г. настроен на 2300 rub. на месец.

Важна роля в регулирането на трудовите отношения играят постановленията на правителството на Руската федерация, по-специално Резолюция № 922 от 24 декември 2007 г. „За особеностите на процедурата за изчисляване на средната заплата“ и други регулаторни правни актове, съдържащи трудовото право норми.

Познаването на обширен нормативен материал, съдебна практика и способността за прилагането им е необходимо условие за успешната работа на всички кадрови служби.

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНАТА ЛИТЕРАТУРА

1. Кодекс на труда на Руската федерация.
2. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 05 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.
3. ГОСТ Р 6.30-2003
4. Андреева В.И. Офис работа: изисквания към документооборота на фирмата (Въз основа на държавните стандарти на Руската федерация) - М.: Бизнес-шк. Intel Synthesis, 2004 г.
5. Андреева В.И. Относно сложните въпроси на документирането на трудовите отношения // Справочник по човешки ресурси, 2006, № 10.
6. Барихин А.Б. Деловодство: учебник. М., 2006
7. Белущенко С. Автоматичен ред в персонала //Наръчник по управление на персонала, 2007, № 4.
8. Борискин В.В. Официални документи. М., 2007
9. Бикова Т.А. Офис работа. М., 2008
10. Вялова В.М. Управление на досиетата на персонала в организации с отделен отдел // Справочник на персонала, 2008, № 8.
11. Галахов В.В. Офис работа в службата за персонал. М., 2006
12. Доронина Л.А. Основи на офис работата. М., 2007
13. Списание "Офис мениджмънт", 2007, N 4
14. Иритикова В.С. Офис работа//Секретарска работа. 2007. - № 1 стр. 20-27
15. Кирсанова М.В. Курс по управление на офис. М., 2006
16. Корякина Ю.С. Офис работа. М., 2007
17. Кудряев В.А. "Организация на работата с документи" V.A. Кудряев и др., М.: ИНФРА-М, 2006
18. Кузнецов Д.Л. Управление на кадрови досиета. М., 2007
19. Кузнецова Т. Офис работа. М., 2008
20. Курноскина Л.В. Модерна офис работа. М., 2007
21. Ленкевич Л.А. Деловодство: учебник. М., 2007
22. Макарова Н.А. Офис работа в предприятието. М., 2008
23. Лошо време A.V. Управление на организационни записи. М., 2007
24. Новикова Е.А. Офис работа в службата за персонал. М., 2006
25. Пустозерова В.М., Соловьов А.А. Наемане и освобождаване на служители. М.: Приор, 2006.
26. Пшенко А.В. Основи на офис работата. М., 2006
27. Смирнова Е.П. Деловодство: учебник. М., 2006
28. Соколов А.В. Документация за управление. М., 2006.
29. Стенюков М.В. Документация и деловодство. М., 2007
30. Стенюков М.В. Документация. Офис работа: Практична. Наръчник за документна поддръжка на дейността на предприятието. М.: Приор, 2006.
31. Столяров Ю.Н. Класификация на документи: решения и проблеми. // Книга: изследвания и материали. сб. 70. М., 2005. С. 24-40.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Списък на документите за персонала, необходими за организацията

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Пример за формуляр на документ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Пример за заповед за изменение на формите на първичната счетоводна документация

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример за поръчка за персонал във формуляра за поръчка за основната дейност

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Пример за заявление за издаване на трудова книжка

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Пример за обобщена таблица

1 Басаков M.I. Офис работа. М., 2007

2 Орловски Ю.П. Офис работа в организацията. М., 2007

3 Рогожин М.Ю. Офис работа в службата за персонал. М., 2007

4 Стенюков М.В. Документация. Офис работа: Практична. Наръчник за документна поддръжка на дейността на предприятието. М.: Приор, 2006

5 Труханович Л.В. Офис работа. М., 2008

6 Малкова E.N. Задължителни документи за персонала, формирани в службата за персонал на предприятието // Решения за персонала, 2008, № 7.

7 Малкова E.N. Задължителни документи за персонала, формирани в службата за персонал на предприятието // Решения за персонала, 2008, № 7.

8 Малкова E.N. Задължителни документи за персонала, формирани в службата за персонал на предприятието // Решения за персонала, 2008, № 7.

Необходимостта от организиране на управление на досиета на персонала не е толкова трудна задача, но не е лесна за начинаещи HR специалисти. Може би сте начинаещ специалист по човешки ресурси или дори счетоводител или офис мениджър, на когото е назначен HR, или амбициозен предприемач. Ако имате малко опит в тази област, тогава нашето ръководство със сигурност ще ви помогне. Всичко е изложено стъпка по стъпка, просто и достъпно, особено за начинаещи в бизнеса с персонал.

Управлението на персонала е клон на дейност, който документира трудовите отношения, записва информация за наличността и движението на персонала, в резултат на което кадровите процедури придобиват документална форма. Почти всеки документ за персонала има правна стойност. С помощта на документи за персонала, използвани като писмени доказателства, работодателят може да докаже позицията си в съда.

Стъпка 1. Организирайте „работно място“ за специалист по човешки ресурси.

За да направите това, ви е необходима програма за персонала, текстовете на наредбите в последното издание и образци на формуляри на документи, образци как да ги попълвате. Всичко това ще ви трябва в работата ви.

Най-добрият вариант за справочна „литература“ са ресурси за служители на персонала в Интернет, електронни библиотеки, електронни публикации - в тях ще намерите много форми на документи, необходими за работа с персонала, и образци за попълването им, има стъпка по стъпка процедури за основни кадрови операции, книги, консултации и др.

Решете с ръководството въпроса за закупуване на програма, в която да се съхраняват записи на персонала. Има много такива програми, платени и безплатни, а много са специализирани и много, много удобни.

Но повечето компании традиционно водят записи на персонала в 1C. Факт е, че във всеки град има много специалисти по поддръжка на 1C, но няма да намерите специалисти в поддръжката на други програми навсякъде.

Стъпка 2. Запознаване с учредителните документи на организацията.

Всички документи в областта на персонала трябва да съответстват на учредителните документи на дружеството и да не им противоречат по никакъв начин. Прочетете в Хартата процедурата за наемане на директор и определяне на заплатата му, периода, за който може да бъде сключен трудов договор с него, някои специфични характеристики могат да бъдат предписани в Хартата. Понякога Хартата предписва процедурата за наемане на ключови ръководни служители и установяване на системи за възнаграждение за тях и дори процедурата за одобряване на таблицата с персонала.

Стъпка 3. Направете списък с документи, необходими за водене на кадрови досиета във вашата компания.

Задължителни документи, които трябва да бъдат съставени и одобрени:

— правила за вътрешния трудов ред (членове 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);

— персонал (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);

— график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);

— документи относно обработката и защитата на личните данни на служителите (документ, установяващ процедурата за обработка на лични данни на служителите, техните права и задължения в тази област (ако това не е установено във вътрешните трудови разпоредби), писмено съгласие на служителите за обработката и предаването на лични данни на трети страни, членове 86-88 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 6 от Федералния закон „За личните данни“);

— трудови договори (членове 16, 56-59, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);

— трудови книжки (членове 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври , 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки“);

— книга за записване на движението на трудови книжки и вложки в тях (т. 40-41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодатели, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225, Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“);

— приходно-разходна книга за записване на формуляри за трудови книжки и вложка в тях (т. 40-41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодатели, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация Федерация от 16 април 2003 г. N 225, Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. N 69);

— график на работното време (членове 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация);

— лични карти (клауза 12 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225);

- заповеди: заповеди за наемане, за предоставяне на отпуск на служители, за освобождаване на служители, за прехвърляне, командировки, за назначаване на лице, отговорно за поддържането, записването и съхраняването на трудови книжки и др. (Чл. 62, 68, 84.1, 193 и др. Кодекс на труда на Руската федерация, клауза 45 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставянето им на работодателите, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 );

— мотиви за издадените заповеди: бележки, изявления, актове, споразумения и др. (Чл. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. от Кодекса на труда на Руската федерация);

— извлечения, бележки, изчисления и други документи, свързани с изчисляването и изплащането на заплати, заплащане за отпуск, обезщетение за неизползван отпуск, плащания при уволнение;

— одобрена форма на фиш за заплати;

- дневник на проверките на юридическо лице, индивидуален предприемач, извършени от органи за държавен контрол (надзор), общински контролни органи (клауза 8 на член 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защита на права на юридически лица и индивидуални предприемачи при осъществяване на държавен контрол (надзор) и общински контрол. Формата на списанието е одобрена със заповед на Министерството на икономическото развитие на Руската федерация от 30 април 2009 г. N 141).

Има и документи за персонала, които стават задължителни при определени обстоятелства. Трябва да се консултирате с ръководството кои от незадължителните документи трябва да бъдат съставени за компанията. В същото време разберете от генералния директор какви специални условия иска да види в правилника за вътрешния трудов ред, други местни разпоредби и във формулярите за трудов договор. Ако управителят има желание да включи определени разпоредби в документите, ние проверяваме дали те противоречат на закона.

Изготвяме всички горепосочени документи и ги съгласуваме с генералния директор. Одобряваме окончателните варианти с директора.

Стъпка 4. Регистрираме генералния директор.

На първо място регистрираме директор. Той е първият служител! От документите трябва да е видно от коя дата директорът работи.

Стъпка 5. Изготвяме таблица за персонала, вътрешни трудови разпоредби и други местни разпоредби.

Със сигурност компанията все още няма щатно разписание, вътрешни трудови разпоредби и други местни разпоредби. Да ги измислим. Всички тези документи съгласуваме с директора. Вземаме предвид коментарите и желанията на директора и проверяваме дали не противоречат на закона. Директорът утвърждава готови варианти на тези документи.

Моля, имайте предвид, че таблицата с персонала има унифицирана форма и не е произволна. Ако възникнат трудности с таблицата с персонала, тогава в интернет разгледайте образци за попълване на таблицата с персонала, стъпка по стъпка процедура за разработване и одобряване на таблицата с персонала, тематични семинари и съответния раздел за консултация в таблицата с персонала. Можете също така да намерите образци на различни местни разпоредби, поетапни процедури за тяхното приемане, консултации, съвети за изготвяне и др.

Стъпка 6. Разработваме типова форма на трудов договор.

Разработваме форма на трудов договор, който ще се сключва със служителите. В него включваме всички условия, които са полезни и необходими за компанията. В интернет има добри образци на трудов договор и как да оформите трудовото правоотношение в полза на работодателя.“

Стъпка 7. Разработваме други документи.

Ние подготвяме други документи, които ще ни трябват за извършване на работа с персонала в бъдеще: счетоводни книги, регистрационни дневници, графики, формуляри за поръчки, договор за отговорност и др. В статиите „Образци на документи“ можете да вземете формулярите на тези документи и ги отпечатайте Ако е необходимо, запознайте се с образци за попълването им.

Стъпка 8. Поддържане на трудови книжки.

Решаваме с ръководството въпроса кой ще води трудовите досиета. Тъй като работниците все още не са наети, първо ще трябва да поддържате трудови досиета. Издаваме заповед за поемане на отговорност за поддържане, съхраняване, вписване и издаване на трудови книжки. Впоследствие можете да прехвърлите тези правомощия на приетия служител по персонала, също със заповед.

Стъпка 9. Регистрираме служители за работа.

Можете да го видите тук. На този етап е необходимо да се съставят много документи: трудови договори, заповеди за работа, лични карти, трудови книжки, книга за отчитане на движението на трудовите книжки и др. Потърсете бланки и образци на всички тези документи и съвети за приготвянето им в интернет.

Отново методическата литература и практическите ръководства, които също са публично достъпни на порталите за персонал, могат да помогнат. След като завършите тази процедура, ви очакват работни дни: поддържане на графици за отпуски и отпуски, обработка на отпуски, командировки и отпуски по болест, стимули, наказания, премествания и уволнения и т.н.

Общата дефиниция гласи, че управлението на досиета на персонала е процесът на регистриране и поддържане на документи за персонала. Тази тема е от значение както за индивидуалните предприемачи, така и за юридическите лица. Подготовката на документите има строги законови стандарти и описаните правила трябва да се вземат предвид от всички мениджъри и отдели по човешки ресурси в предприятията. С помощта на управлението на досиета на персонала ще бъде възможно да се оптимизира процесът на управление на персонала, да се организира работата на всеки екип и да се опрости процедурата за отчитане.

Какво е управление на досиета на персонала

Основите на управлението на досиета на персонала включват целия процес на изготвяне на документи, попълването им и отчитане на персонала, който работи в компанията. Всеки издаден документ има правна сила, включително тези, изготвени въз основа на заявление на служител. Производството на персонал често се извършва от отдела за персонал, чиито функции включват следната работа с персонала:

• ведомост за заплати;
• регистрация на ваканции и отпуск по болест;
• регистрация на сертификати.

Цели и задачи

Задачи и цели на този отдел по човешки ресурси:

Правна уредба

Работата в областта на човешките ресурси се регулира от редица регулаторни закони, заповеди и набори от правила на регионално или държавно ниво. Неспазването на изискванията, посочени в нормативната уредба, е нарушение. Основни правила за производство на персонал:

• държавни разпоредби за трудовите книжки (2003 г.);
• правилник за деловодство и документооборот от 2009 г.;
• федерални инструкции за поддържане на записи относно служителите;
• общи изисквания, които се утвърждават със заповед на министерствата.

Законодателна рамка на предприятието

Всяко предприятие използва серия от документи, които регулират работата на целия персонал. Движението на документите и тяхното изготвяне се извършва съгласно инструкциите и нормативната уредба, предписани по-горе. Правната рамка на предприятието е разделена на пет ключови категории и се регулира от вътрешните разпоредби на предприятието:

• устав на предприятието;
• работен график;
• стандарти за защита на личните данни;
• защита на труда (регламентирана от федералния указ за архивите);
• работен график на персонала (и документи за числеността на персонала).

Документооборот на персонала в организацията

Единните счетоводни системи на хартиен носител в предприятията са разделени на три основни категории, включително вътрешни правила, персонал и разпоредби за заплатите. Първата категория включва разпространението на документи според графика на ваканциите, попълване на документи за работния график. Вторият параграф е по-глобален и съдържа разпоредби относно изготвянето на договори и счетоводна политика. Правилата за заплатите уреждат всички въпроси, свързани с изплащането на заплати, премии, отпуск по болест, отпуск и обезщетение при уволнение.

Окомплектовка по формуляр Т-3

Таблицата с персонала във формуляр T-3 е един вид хартия, която описва цялата структура на персонала в предприятие или компания. Колоните съдържат данни за пълното име, длъжността на служителя и отдела, в който е регистриран. Според регулаторните и законодателни стандарти там е предписана официалната заплата на специалист. Всяка промяна в процеса на регистрация трябва да бъде регистрирана от счетоводния отдел в тази таблица с персонал във формуляра T3. Инструкциите за попълване винаги съдържат препоръки за всяка колона. Общо документът включва 5 информационни точки.

Работен график

Работният график е документ, който одобрява дневния режим на специалист. Графикът на мениджъра се регулира от документооборота. Той включва точки за необходимостта от извършване на проверка в съответствие с действащото законодателство, за обяд и почивки и за докладване. В някои компании служителят изисква изготвянето на отчет всяка седмица или месец (документът трябва да бъде потвърден с подписите на служителя и служителя след проверка). Формира се план и график за бъдещия работен период. Работното време на служителите се записва.

Договор за работа

Трудовият договор е гражданскоправен документ, който се сключва между бъдещ служител и работодател. Стандартни формуляри за този вид документ не са предоставени, а споразумението се попълва в свободна форма, като се посочват квалификация (позиция) и период на работа. Там е записан и необходимия резултат. Според правните стандарти този вид документ е много подобен на документ за договор, тъй като предписва крайния резултат от работата, а не нейната структура. За да уволните служители, трябва да работите само до края на договора.

Заповеди по личен състав

Възстановяването на служителите и наемането на специалисти се извършва съгласно заповеди за персонала. Този вид документ предписва назначаването на персонал на длъжности и други движения на специалисти между отделите. В разработването на инструкции и заповеди участват служители на отдела за персонал и ръководен персонал. Местните решения се вземат от мениджърите/администраторите на компанията. Заповедите имат единна форма, установена от нормативната уредба. Съгласно срока на съхранение книжата трябва да се съхраняват в счетоводството или в отдел Човешки ресурси до пет или повече години (в зависимост от вида на поръчката).

Длъжностни характеристики

Длъжностните характеристики са документ, който предписва отговорностите на страните (служител и работодател), а също така съдържа данни за инструкциите и отговорностите на конкретен специалист на неговата длъжност. Те се потвърждават от печата на организацията и подписа на отговорното лице. За попълването на този документ са необходими три копия. Единият остава в отдел „Човешки ресурси“, другият при самия изпълнител, а третият при ръководителя или администратора на конкретен отдел. Целта на тази поръчка е да оптимизира процесите по управление на човешките ресурси в предприятието.

Как да организираме офис работата в отдела за персонал

Правилното управление на досиета на персонала изисква високо ниво на отговорност. Служителите по човешки ресурси трябва да гарантират, че датите на подписване са правилни. Можете да поверите поддържането на трудови книжки и други кадрови документи на аутсорсинг компании. Отговорности на служителите по човешки ресурси:

• създаване на работен график, счетоводна документация относно отпуските;
• съставяне на документи за защита на труда (необходими за държавни агенции);
• изготвя и издава заповеди;
• извършват изчисления на заплатите и контролират изплащането на бонуси.

Вътрешна служба за човешки ресурси

Човешки услуги на пълен работен ден се извършват, когато цялото счетоводство и цялата документация се извършват само от наети на пълен работен ден хора от отдел Човешки ресурси. Този начин на поддържане на документи е подходящ за предприятия и компании с персонал от 20-30 души. Държавните стандарти изискват стриктно спазване на формата на всички заповеди и други изисквания, в противен случай юридическото лице може да получи глоба. В сектора на услугите, където в едно юридическо лице работят до 30 души, е по-изгодно да се използват услугите на аутсорсинг компании.

Привличане на специалисти от аутсорсинг компания за HR работа

Наемането на специалисти по човешки ресурси от аутсорсинг компания ще спести пари и ще намали общия брой на персонала. Независими специалисти извършват целия обем от необходимата работа по изготвяне на заповеди и графици. Те водят и специален дневник и регламентират начина на работа на всеки специалист в компанията. Аутсорсинг HR администрацията се характеризира с това, че юридическото лице няма собствен отдел HR, а поверява тази задача на отделен екип срещу разумно заплащане.

Счетоводство на персонала от нулата стъпка по стъпка

За водене на записи на документите на отдела за човешки ресурси са необходими офис оборудване и офис оборудване. Важно е да имате надежден сейф. Със заповедта трябва да се определи ръководител на системата за документооборот. След това се оформят вътрешни актове. За всеки служител във фирмата е необходимо да се създаде отделна папка, където да се съхранява трудовата му книжка. Управлението на досиетата на персонала изисква запазването на тази документация през целия период на работа на специалиста на длъжността. В цялата дейност на отдела се водят книги и се изготвят заповеди.

Изисквания към служителите по човешки ресурси

Администрирането на човешки ресурси е сравнително сложен процес, който изисква определени теоретични и практически умения. Нормативната рамка за тази длъжност съдържа списък с условия, при които специалист може да заеме тази длъжност. Образователните институции не разграничават отделен профил, като управление на досиета на персонала. Мениджъри и администратори са подходящи за дейности в отдел Човешки ресурси. Така работодателите назначават хора с юридическо образование, информационна сигурност или управление на документи.

Права и отговорности на служителя по персонала

Първото задължение на такива служители е познаването на законодателната рамка и спазването на установените счетоводни правила. Статиите и федералните закони, които трябва да се спазват при водене на досиета на персонала, бяха посочени по-горе. Служителят по човешки ресурси има право да получава информация от служителите, да преглежда лични папки и да вижда счетоводната книга (заплати). Правомощията на специалистите от този профил включват полагане на подписи и работа с работодатели за подобряване на ефективността на персонала.

Водене на кадрови досиета

Днес HR записите се водят както в писмен, така и в цифров формат. Документите се подписват лично от упълномощени служители. За поддържане на документация се използват държавни стандарти, които обединяват всички шаблони и формуляри. Необходимо е да се вземат предвид стандартите на GOST R 6.30-2003 и GOST R 7.0.8-2013. Важните документи се съхраняват в специални папки или метални сейфове. В зависимост от обхвата на дейност и големината на компанията, специалистите трябва да се придържат към различни изисквания за честотата на отчитане.

Търсене и регистрация на персонал

Първоначално, преди да регистрирате служители, трябва да намерите специализиран персонал, който да отговаря на строги критерии (те трябва да са свързани със спецификата на работата). За целта те използват специализирани бюра, агенции, сайтове за търсене на работа, трудови борси или частни обяви във вестници, медии и сайтове. След това се съставят задължителни документи за персонала, извършва се регистрация и се подписва трудов договор или договор.

Етапи на наемане

Процедурите по регистриране на лица за длъжности започват с въвеждане на данни за кандидата в специален дневник. Счетоводният лист записва информация за опит, трудов стаж и предишна заемана длъжност. След одобрение се изготвя заповед за назначаване на лице на определена длъжност. Последният етап е формирането на лична папка, съставяне на досие във фирмата или отдела. В договора се посочва информация за задълженията и заплатата за заеманата длъжност.

Лични карти и формиране на лично досие на служител

Видовете документи за персонала включват лична карта на служител. Съдържа цялата информация относно семейното положение, пълното име, залепена е снимка и е записана датата на раждане. Всичко това се прави от работодателите, за да се създаде пакет от данни за всеки член на персонала на компанията. Съгласно закона тези данни не могат да бъдат прехвърляни на трети лица. За извършване на личен бизнес се използват папки, шкафове или дори метални сейфове (в зависимост от нивото на оборудване на фирмения офис).

HR списания

Хартиените продукти помагат за систематизиране на отчетите и опростяване на документооборота. Документацията под формата на дневници за офис работа включва следните видове:

• за контрол на документи и книжа, които се доставят на фирма или предприятие;
• контрол на времето, периоди на командировки;
• да контролира всякакви бележки, отчети;
• записи, за да се гарантира безопасността на работните записи.

Поддържане на трудови досиета

Управлението на персонала задължава специалистите да водят записи на трудовите досиета. Всички записи се водят, ако лицето е официално регистрирано в предприятието. При уволнение служителят получава трудова книжка. Тази документация записва всички промени по отношение на позицията и наградите. Обучението за управление на досиета на персонала от нулата включва задължителни точки за правилното изпълнение на трудовите книжки. Всички грешки се коригират от членове на персонала по човешки ресурси. Ако бъдат разкрити, на специалистите може да бъде образувано административно нарушение.

Систематизиране и съхранение на документи

Създадени са отделни законодателни норми за одит и съхранение на документи. Важно е да се спомене член 17 от Федералния закон за поддържане на архивите. В него се посочва необходимостта ръководството на фирмите и предприятията да се грижи за опазването на архивната документация за необходимия период. Срокът на съхранение е предписан от закона и отговаря на държавните стандарти. За гарантиране целостта на хартиената документация се използват метални огнеупорни сейфове и шкафове.

Ако е необходимо, данните от документите се прехвърлят в Държавния статистически комитет на Руската федерация. Автоматизацията и дигитализацията на хартиения оборот е едно от приоритетните направления в оптимизирането на процеса на управление на работата на персонала. Днес повечето отчети не се правят на хартия. Това не освобождава от отговорността на бизнес ръководителите и мениджърите да съхраняват архива за една, три, пет или повече години.

Електронни кадрови досиета

При използване на електронни кадрови досиета е важно да се спазват условията за сигурност на документите и да се намали достъпът до архива поради закона за защита на личните данни. Записването на електронна документация има редица предимства:

1. бърз достъп до документи;
2. защита на файлове с пароли;
3. няма нужда да купувате сейфове за съхранение на документи;
4. спестяване на място в офис пространството - на твърдия диск могат да се съхраняват 10 хиляди документа или повече;
5. спестяване на време - можете да подпишете и намерите всеки документ за 1-2 минути в архива на твърдия диск на вашия компютър.

Видео

Досиетата на персонала са необходими във всяко предприятие, независимо от формата на собственост, дейност и брой служители. За да го проведете компетентно и професионално, трябва да сте добре запознати с трудовото законодателство, да следите промените в законодателството и да имате умения в областта на управлението на досиета на персонала.

Какво е счетоводство на персонала и защо е необходимо?

Неразделна част от дейността на всяка фирма е кадровото деловодство. Представлява регламентирана от закона работа по регистрация, отчетност и наблюдение на движението на служителите на организацията.

Дейностите по персонала включват регистрация на:

• прием на служители;
• съкращения;
• хоризонтални (трансфер между отдели) и вертикални (например кариерно израстване) движения;
• бизнес пътувания;
• отпуск по болест;
• график за време;
• отпуски (всякакви - годишни, безплатни, за бременност и др.);
• персонални карти за всеки служител и др.

Човешкото счетоводство включва още:

• водене на военна отчетност;
• регулиране на трудовите отношения;
• създаване и регистриране на различни заповеди и инструкции (например за наемане, награждаване на служител и др.);
• организация на труда и други въпроси.

Цялата документация се изготвя само в съответствие с изискваните норми и правила. Някои форми са унифицирани, други са инсталирани в самото предприятие.

Компетентното организиране на досиетата на персонала решава много проблеми и задачи на компанията. Разбира се, има хиляди нюанси, но има основни точки, които важат за всяко предприятие.

Как да организираме и на кого да поверим поддържането на кадровото дело?

Има няколко начина за организиране на счетоводството. Всичко зависи само от характеристиките на предприятието и от това какъв избор прави мениджърът. Най-често срещаните опции:

Създайте цял отдел по човешки ресурси, ако в компанията работят много хора

И когато персоналът е малък, можете да наемете един специалист. Предимствата на този метод са, че работата се организира от мениджъра така, както той желае и се регулира и контролира според неговите собствени принципи.

Има и недостатъци: трудно е да се провери професионализма на наемания специалист, така че съществува риск да бъде нает не напълно компетентен служител по персонала.

Ще трябва да отделите време и пари за обучение или да потърсите друг служител.

Предимствата на този вариант за организиране на счетоводството са, че ако дадено лице е препоръчано, значи (може би) наистина си върши работата, тоест е изпитано в случая. Разбира се, трябва да обсъдите условията на работа с такъв служител по персонала, така че да отговарят и на двете страни.

Поверете HR въпросите на счетоводител или добра секретарка

Плюсове: Спестява време и пари. Тоест, няма нужда да избирате служител по персонала и няма разходи за поддържане на записи.

Недостатъци: основният проблем при избора на този метод е, че служителите извършват допълнителна работа след основната, което води до грешки, грешки, пропуски и проста липса на необходимите документи. И, разбира се, професионалните познания по темата за досиета на персонала са важни тук. И ако същият секретар ги има, тогава рискът от усложнения в този случай е сведен до минимум. И обратно.

Поверете HR записите на аутсорсинг организация

Добре: всички дейности по персонала са на раменете на аутсорсинг компанията, която поема такава отговорност въз основа на договор. В допълнение към факта, че се предоставя постоянна, непрекъсната помощ по въпросите на персонала, изборът на този метод значително намалява разходите.

Недостатъци: трябва да изберете утвърдена, сериозна компания, а също така трябва да установите взаимодействие, да създадете концепция за работа със специалисти, които ще работят извън офиса.
Мениджърът просто трябва да избере най-удобния и подходящ за него начин за поддържане на досиета на персонала, претегляйки плюсовете и минусите на всеки метод.

Трудови функции на персонален служител

На служителя по човешки ресурси се възлагат следните отговорности в съответствие с инструкциите и трудовия договор:

Това е непълен списък на отговорностите на служител по персонала, изискванията са приблизителни. Може да има повече от горното (или по-малко), но общо взето това са уменията и способностите, които трябва да притежава един HR специалист.

Досиета на персонала: какви документи са необходими?

Обикновено всяко предприятие трябва да разполага със следните видове документи, свързани с персонала:

• административни (лични и производствени поръчки);
• потвърждаване на трудова дейност;
• информация и изчисление;
• вътрешна кореспонденция;
• контролни и регистрационни дневници.

Някои документи за персонала трябва да присъстват в предприятието. Те включват:
ПВТР (правилник за вътрешния трудов ред);

Всички документи се съхраняват за определен брой години. Регулирани:

• член или раздел от Кодекса на труда;
• Резолюция на Държавния комитет по статистика;
• Федерален закон и други разпоредби.

Ако нещо (инструкции, заповеди и т.н.) не е налично, тогава този факт ще трябва да бъде коригиран. Като цяло, един от принципите на работата на мениджъра по човешки ресурси е навременността. Това значително улеснява ежедневната работа и дори дава правна сила на някои актове. Всъщност е много важно да не пренебрегвате текущите дела. В противен случай те са склонни да растат като снежна топка.

Организация на досиетата на персонала: как да го поддържате, откъде да започнете?

След като сте се установили на нова позиция като служител по персонала, първо трябва да извършите одит на задължителната документация. Ако се окаже (и това се случва), че някои важни документи от списъка липсват, тогава те трябва да бъдат възстановени. Разбира се, няма да е възможно да се извърши такава работа за един ден.

Затова трябва да подчертаете най-важните позиции и да започнете с тях. Проверете наличието и правилността на дизайна (и ако трябва да коригирате или изготвите нов документ): щатно разписание, график за ваканции, трудови договори, заповеди, записи в трудовите досиета.

Води дневници на трудовите договори и заповедите за персонала. Създайте трудова книжка. Разберете личните карти (T-2). Работете с местните разпоредби.
Основното нещо е да попълните всички текущи документи навреме. Работа по Кодекса на труда и правилата за деловодство. И не унищожавайте документите на персонала. Времето за съхранение е одобрено от Федералния архив („Списък…” от 10.06.2000 г.).

Всички счетоводни документи са необходими за прозрачност на трудовите отношения. Системата за персонал установява норми и принципи, които осигуряват стабилност на служителите на организацията, а администрацията създава удобни условия за управление на персонала.

Автоматизация на счетоводството - 1C: предимствата на работата с програмата

Воденето на кадрови досиета, особено в голяма компания, е изключително отговорна и огромна работа. Но тук не се допускат грешки! Но днес има начин за автоматизиране на дейностите на служителите по персонала, което може значително да улесни и опрости работата на отдела, да рационализира дейностите, значително намалявайки риска от грешки.

С помощта на програмата 1C можете да поддържате записи в съответствие със законовите изисквания. Базата данни осигурява надеждно съхранение на необходимата информация за служителите. Тъй като се натрупва, става възможно да се изграждат различни отчети, които могат да помогнат при анализа на работата и разработването на нови насоки. Например отчетите могат да бъдат така:

• текучество на персонала;
• статистика на персонала;
• движение на работници и др.

Програмата помага за решаването на почти всички проблеми и задачи на счетоводството на персонала. Благодарение на 1C ръководителят на предприятието има възможност да получи информация за състоянието на даден отдел, да извърши анализ и да вземе правилните управленски решения. Автоматизацията ви позволява също така да синхронизирате дейностите на няколко фирмени служби (счетоводство, човешки ресурси, отдел за заплати), което подобрява ефективността на работата и също така създава всички условия за навременно изплащане на заплатите.

Какви психологически услуги може да са необходими? Тази статия ще ви разкаже за всички тайни на тестовете.

За да извършите данъчна проверка, прочетете статията: всички тайни на избора на специалист по данъчен одит.

Заключение

И така, за да обобщим, можем да отбележим следното:

• Досиетата на персонала са най-важната част от всяко предприятие.
• Има няколко начина за организиране на счетоводството. Изборът е на лидера.
• Задълженията на служителя по персонала се определят от инструкциите и трудовия договор.
• Има списък с документи, свързани с работата с персонала, които трябва да присъстват във всяка фирма. И трябва да започнете кариерата си в отдела по човешки ресурси, като проверите тези документи.
• Воденето на записи е много по-лесно, ако е автоматизирано.

Кадровата документация е в основата на нормалната и ефективна работа на всяко предприятие. Следователно към неговото управление трябва да се подхожда с пълна отговорност.

Във връзка с

Управление на HR записи от нулата: ръководство стъпка по стъпка 2019

HR РАБОТА ОТ НУЛА:

кратко приблизително ръководство стъпка по стъпка за създаване на HR записи в новооткрита компания

(ако искате да подредите нещата във вече стартирана кампания, тогава друго ръководство стъпка по стъпка ще бъде по-подходящо за вас - възстановяване на досиета на персонала >>)

Ако ви е възложено да доставяте на новооткрита фирма HR администрация от нулата, и имате малък опит в тази област (може би сте основател, управител и досега единствен служител на нова компания, начинаещ служител по човешки ресурси или дори счетоводител или офис мениджър, на когото е назначен HR, или начинаещ предприемач ), тогава нашето ръководство със сигурност ще ви помогне. Той е съставен просто и достъпно, особено за начинаещи в бизнеса с персонал.

И със сигурност Богатите резерви на нашия сайт ще ви помогнат :

• безплатна референтна база данни за управление на досиета на персонала: 25 основни процедури стъпка по стъпка (наемане, ваканция, уволнение и др.), 200 образци на документи за персонала, блок „Работни книжки“ (образци за попълване и консултации), 5 ръководства по кадрови записи, консултации, статии за персонала) и много други;
• голяма референтна база, достъпна за абонатите на списанието "Практически персонал" (цената е достъпна за всеки >>): 140 инструкции стъпка по стъпка за работа с персонала, повече от 1000 проби от документи за персонала, кутии с консултации и статии, курс по основи на управлението на досиета на персонала, лавица и др.;
• нашите най-добри книги за управление на човешките ресурси.

И така, назначен ви е персонал. Откъде да започнем?

1. Да се ​​запасим с необходимите закони, специална литература и програми.Всичко това ще ви трябва в работата ви.

• Необходимо Нарушаването на трудовото законодателство може да доведе до голяма глоба.Следователно към познаването и спазването на трудовото законодателство трябва да се подхожда отговорно.
• От специализирана литература имаме удоволствието да ви предложим ръководства (можете да ги изтеглите безплатно) инашите най-добри книги за управление на човешките ресурси. Репозиториите на сайта с референтни бази данни също ще бъдат полезни.
• Решете с ръководството въпроса за закупуване на програма, в която да се съхраняват записи на персонала. Има много такива програми и много от тях са специализирани и много, много удобни. Някои заобикалят функционалността на 1C по някакъв начин. Но повечето компании традиционно водят записи на персонала в 1C. Факт е, че във всеки град има много специалисти по поддръжка на 1C, но няма да намерите специалисти в поддръжката на други програми навсякъде.

2. Ние вземаме копия от учредителните документи на организацията от ръководството и ги изучаваме внимателно.

Документите за персонала трябва да съответстват на учредителните документи на дружеството и да не им противоречат по никакъв начин. Прочетете в Хартата процедурата за наемане на директор (вие ще го наемете) и процедурата за определяне на заплатата му, периода, за който може да се сключи трудов договор с него - някои характеристики могат да бъдат предписани в Хартата. Понякога Хартата предписва процедурата за наемане на ключови управленски служители и установяване на системи за възнаграждение за тях (например с предварителното одобрение на общото събрание на учредителите) и дори процедурата за одобряване на таблицата с персонала.

3. Определяме списъка с документи, които трябва да бъдат в работната зона на персонала и които ще изготвим.

Ясно е, че във всеки случай ще съставите изискваните от закона документи. Консултирайте се с ръководството кои от незадължителните документи ще съставите за фирмата. Можете също така да изясните предварително с директора какви специални условия той иска да види във вътрешните трудови разпоредби, други местни разпоредби и във формулярите за трудов договор.

Ако вашата компания е микропредприятие, тогава, съгласно 309.2 от Кодекса на труда на Руската федерация, може да не е необходимо да изготвяте някои документи:

„Работодателят е малък бизнес субект, който се класифицира като микропредприятие, има право да откаже, изцяло или частично, приемането на местни разпоредби , съдържащи норми на трудовото право (правила за вътрешния трудов ред, правила за възнагражденията, разпоредби за бонуси, графици на смени и други). В същото време, за да регулира трудовите отношения и други пряко свързани отношения, работодателят - малък стопански субект, който се класифицира като микропредприятие, трябва да включи в трудовите договори със служителите условия, уреждащи въпроси, които в съответствие с трудовите законодателството и други регулаторни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, трябва да се регулират от местните разпоредби..."

4. Регистрираме директора

Проверете дали директорът (CEO) е правилно регистриран. Ако не, тогава първо регистрираме директор. Той е първият служител! От документите трябва да е видно от коя дата директорът работи. Поетапна процедура за кандидатстване за работа на директор е достъпна в голяма референтна база данни и в „HR пакет“, необходимите примерни документи, както и тематични консултации.

5. Ние съставяме таблица за персонала, вътрешни трудови разпоредби и други местни разпоредби (вижте таблицата от параграф 3).

Със сигурност компанията все още няма щатно разписание, вътрешни трудови разпоредби или други местни разпоредби. Да ги измислим. Всички тези документи съгласуваме с директора. Вземаме предвид коментарите и желанията на директора и проверяваме дали не противоречат на закона. Готовите версии на тези документи се съгласуват по установения от закона ред (ако е необходимо, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите), след което ръководителят на компанията ги одобрява. Имаме много примери за такива документи, свободно достъпни на нашия уебсайт. Има много повече такива образци и тематични коментари към тях, поетапни процедури за одобрението им в голяма референтна база данни и в „HR пакета“. На нашия уебсайт можете свободно да прочетете нова полезна статия " Персонал: форма и съдържание". Препоръчваме на абонатите на списание HR Practitioner да прочетат статията: " Ние съставяме правилник за вътрешния трудов ред: законен, обмислен и полезен за работодателя."и прегледайте шаблони на местни разпоредби.

6. Разработваме типова форма на трудов договор, който ще се сключва със служителите.

За абонатите на списание HR Practitioner препоръчваме следното ръководство: „Ние наемаме служител: кадрови въпроси“. От него ще научите, наред с други неща, какви условия са полезни за работодателя да включи в трудовия договор и какви условия, напротив, са нежелани и опасни.

7. Подготвяме други документи, които ще ни трябват за извършване на работа с персонала в бъдеще:

Изготвяме счетоводни книги, регистрационни дневници, графики, формуляри за поръчки, договори за отговорност и др.

8. Решаваме с ръководството въпроса кой ще води трудовите досиета .

Ако служителите все още не са наети, тогава ръководителят на организацията (директорът) първо трябва да поддържа трудови досиета. За това се издава заповед. На нашия уебсайт има примерна заповед за ръководителя на организацията за поемане на отговорност за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки. Такава заповед е задължителна, това е изискване на постановление на правителството на Руската федерация. Ако не е, работодателят може да бъде глобен. Впоследствие директорът може да прехвърли тези правомощия на приетия служител по персонала и със заповед. На нашия уебсайт има формуляр за заповед за назначаване на отговорници за поддържане, съхраняване, вписване и издаване на трудови книжки >>

9. Записваме служители на работа.

След това служителите ще започнат да работят и за служителя на персонала ще започне фазата на ежедневната работа, ще е необходимо да се води график за време, да се изготви график за отпуски, да се организират ваканции, да се прилагат стимули и наказания, командировки, непълно работно време работни места, уволнения и много други... Нашите ресурси ще ви помогнат с всичко това на сайта.