Kako napisati službeni zahtjev. uzorak pisma zahtjeva

Pismo zamolnice- jedna od najčešćih opcija za poslovnu korespondenciju. Među poduzetnicima se takva pisma koriste kada se predstavnici jedne organizacije obraćaju drugoj sa zahtjevom za uslugu. Takve poruke se mogu koristiti u potpuno različitim situacijama, na primjer, kada trebate dobiti informacije o proizvodima, pogledati uzorke proizvoda, upoznati poslovnog putnika, dogovoriti se o nekim radnjama itd.

Pravila za pisanje zamolnice

Skrećemo vam pažnju da preuzmete opći predložak za takav dokument:

FILES Otvorite ove datoteke na mreži 2 fajla

Zamolnica, iz očiglednih razloga, nema standardni obrazac, ali je, uprkos tome, forma službenog dokumenta. Zato se prilikom njegovog sastavljanja treba pridržavati određenih normi utvrđenih pravilima kancelarijskog rada i poslovne etike. Prije nego što pređemo direktno na osnovna pravila za njegovu kompilaciju, treba napomenuti da se može uputiti i grupi ljudi (na primjer, menadžeri, zaposlenici računovodstvenog odjela, pravnici, itd.) i određenom primatelju.

Kao i svaki drugi dokument, ovo pismo mora sadržavati uvodni dio, naime:

podatke o kompaniji koja je poslala zahtjev i kompaniji kojoj je upućen;
razlog žalbe („zbog kašnjenja“, „u vezi sa prijemom“, „na osnovu rezultata“ itd.);
upućivanje na osnov („na osnovu usmenog dogovora“, „na osnovu pregovora“, „na osnovu telefonskog razgovora“ itd.);
svrha žalbe („za rješavanje problema”, „kako bi se izbjegao sukob”, „radi otklanjanja povreda” itd.).

Prati ga glavni dio koji se direktno odnose na zahtjev. Mora se izraziti bilo kojim izvedenim oblikom glagola „pitati“ („molimo Vas“, „molimo“ itd.), a budući da je takva poruka, u svakom slučaju, molba za neku vrstu usluga, trebalo bi da bude napisana na način poštovanja. Dobro je ako zahtjevu prethodi kompliment („znajući svoje velike mogućnosti“, „divim se vašim organizacijskim talentima“ itd.).

Ako pismo sadrži nekoliko zahtjeva odjednom, onda se oni moraju navesti u posebnim paragrafima ili paragrafima.

Neizgovorena pravila korespondencije između organizacija navode da se odgovor na višestepeni zahtjev može poslati i u jednoj poruci, sa zasebnim komentarima na svaku stavku. Treba napomenuti da ova vrsta korespondencije smanjuje obim tijeka posla i samim tim skraćuje vrijeme za čitanje i obradu takvih pisama.

Ako pismo podrazumijeva dobijanje odgovora u određenom roku, onda to mora biti što tačnije naznačeno u tekstu poruke.

U pravilu, sekretari organizacije šalju i primaju pisma (u velikim kompanijama u to su uključeni čitavi odjeli). Nakon sastavljanja ili čitanja, oni ih prosljeđuju rukovodiocu poduzeća na pregled. Izuzetak su poruke sa oznakom "povjerljivo" ili "lično u ruke" - takva pisma se šalju direktno primaocu.

Uputstvo za pisanje zamolnice

Budući da je ova poruka dio korporativne korespondencije, prvo se mora navesti autor, odnosno: naziv kompanije pošiljatelja, njena stvarna adresa i broj telefona za komunikaciju. Zatim treba da unesete podatke o primaocu: takođe naziv preduzeća i konkretnog primaoca. Dalje na sredini reda, možete odmah naznačiti da je ovo pismo zahtjeva (ali to nije neophodno).

Sljedeći dio pisma odnosi se direktno na zahtjev. Prethodno je poželjno to obrazložiti i tek onda izraziti samu suštinu zahtjeva. Na kraju pismo mora biti potpisano (bolje je da to uradi čelnik kompanije ili ovlaštena osoba od povjerenja), kao i datum izrade dokumenta.

Kako poslati pismo

Pismo se može poslati e-poštom ili faksom - to je brzo i zgodno, ali konzervativno slanje preko Pošte Rusije omogućit će vam da formalizirate pismo na čvrst i atraktivan način. Na primjer, možete podnijeti zahtjev u pisanoj formi rukom, lijepim kaligrafskim rukopisom ili odštampati tekst na dobrom, skupom papiru.

Pažnja na takve sitnice će primaocu dati do znanja koliko je protivnik poštovan prema njemu i još jednom će naglasiti važnost zahtjeva. Jedina stvar koju treba zapamtiti je da pisma putem standardne pošte dugo traju, pa se poruka mora poslati unaprijed kako bi dokument bio dostavljen primaocu na vrijeme.

Nakon slanja pisma

Ova poruka, kao i svaki drugi dokument, mora biti registrovana u dnevniku izlazne dokumentacije. Slično tome, primalac pisma registruje dolazak korespondencije. U slučaju nesporazuma u poslovnim odnosima, ispravljanje činjenice slanja i primanja pisama pomoći će da se situacija brzo riješi.

Primjeri izrade zamolnica sa objašnjenjima

Dakle, shvatili smo da je zahtjev pismo pismo koje sadrži zahtjev primaocu. Svrha teksta je da podstakne primaoca da izvrši radnju koja je korisna za pošiljaoca. Pismo treba da sadrži formulisani zahtjev, njegovo obrazloženje. Poželjno je da se zahtjev formuliše na način da se obrazloži zašto bi primaocu bilo korisno da udovolji zahtjevu. Pošiljalac mora ne samo znati pravila za sastavljanje teksta, već i uzeti u obzir psihološke nijanse. Zatim razmotrite konkretne šablone-primjere, ovisno o situaciji.

Zahtjev za dodjelu sredstava

Pismo se sastavlja u slučaju da je potrebno dobiti sredstva od države, sponzora, pojedinaca.

Od NVO "Pomoć penzionerima"
Poslanik u Zakonodavnoj skupštini
Ivanov I.I.

Zdravo Ivane Ivanoviču. Predstavnik sam neprofitne organizacije "Pomoć penzionerima". Bavimo se pomoći samcima penzionerima: donosimo hranu, pomažemo u čišćenju i popravci.

Naša organizacija postoji već 5 godina. Ranije smo se sami snalazili u finansiranju aktivnosti, međutim, zbog širenja nevladinih organizacija, sredstva su počela biti nedostatna. Potreban nam je novac za iznajmljivanje prostorija, isplatu plata zaposlenima i nabavku opreme.

Predsjednik je na nedavno održanoj sjednici Vlade pomenuo težak položaj penzionera i napomenuo da je stanje hitno potrebno mijenjati. S tim u vezi, tražim od vas 200.000 rubalja za potrebe NVO Pomoć penzionerima.

S poštovanjem, Petrova A.A.

Objašnjenje:

Gornji tekst je napisan po pravilima. Ima:

Naziv NVO i objašnjenje njenih aktivnosti.
Zahtjev za novcem, objašnjenje njihove potrebe (potreban je novac za kiriju i plate).
Pominjanje predsjednika. Neophodno je opravdati prednosti sponzorstva za funkcionera. Šta zanima poslanika? U rastu karijere. Pomoć organizacije će pomoći u postizanju ovog cilja.

Naveden je i konkretan iznos sredstava koja su potrebna komercijalnoj organizaciji.

Zahtjev za isporuku robe

Pismo se obično šalje partnerima kompanije. U tekstu je poželjno opravdati obostranu korist za obe kompanije.

Šef AAA
Ivanov I.I.
Od šefa kompanije BBB
Petrova B. B.

Zdravo Ivane Ivanoviču. Željeli bismo naručiti set proizvoda od Vaše kompanije (navesti). Zainteresovali smo se za vaš proizvod na regionalnoj izložbi.

Ako se slažete, javite nam uslove isporuke i uslove koji vam odgovaraju. Garantujemo blagovremeno plaćanje. Nadamo se da će ovo biti početak obostrano korisne saradnje.

Naši kontakti: (navesti).

S poštovanjem, Boris Borisovich.

Pismo zamolbe za popust

Obično se takvi tekstovi šalju dobavljačima kompanije. Na primjer, organizacija organizira izložbe. Ona ima dobavljača - štampariju koja isporučuje brošure, štandove, knjižice i drugo. Cijena usluga je prilično visoka. Došla je kriza i kompaniji je postalo teško da plaća robu štamparije. Ovo može biti razlog da zatražite popust.

Direktor kompanije "Vostok"
Ivanov I.I.
Od direktora kompanije "West"
Petrova B. B.

Zdravo Ivan Ivanov. Naša organizacija je bila pogođena finansijskom krizom. Broj sklopljenih ugovora sa nama smanjen je za 20%. Nažalost, kriza nije pogodila samo nas, već i naše kupce. Ljudi ne mogu plaćati naše usluge u istom iznosu kao prije. Stoga smo obezbijedili popust od 25% na ulaznice.

Zbog teške finansijske situacije, naša kompanija traži od Vas popust od 15% za preostalih šest mjeseci saradnje po ugovoru.

Svim našim dobavljačima smo poslali pisma u kojima tražimo popust. Ako nam 20% naših partnera omogući povoljne uslove, naša kompanija će opstati u teškim vremenima i neće se zatvoriti. Već smo dobili popust od strane stanodavaca i telefonske kompanije.

S poštovanjem, Boris Petrov.

Objašnjenje:

Pismo sadrži sljedeće važne tačke:

Objašnjenje potrebe za popustom.
Naznaka tačne veličine popusta, uslova.
Indirektna naznaka da će kompanija raskinuti ugovor ukoliko štampač ne obezbedi popust.

Tekst mora biti napisan na način da se pismo pročita do kraja i da se složi sa predloženim uslovima.

Pismo sa zahtjevom za smanjenje stanarine

Najam "jede" budžete većine organizacija. Njegovo smanjenje omogućava kompaniji da ostane na površini u teškim vremenima. Pismo treba poslati stanodavcu.

Šef Plus
Ivanov P.P.
Od čelnika kompanije "Minus"
Petrova I. I.

Zdravo Petre Petroviču. Naša kompanija je bila pogođena finansijskom krizom. Kupovna moć potrošača je smanjena, poslovni prihodi smanjeni. S tim u vezi, molimo Vas da smanjite zakupninu za 10%.

Za sve vreme naše saradnje, nikada nismo odlagali plaćanja. Nadamo se da ćete nam učiniti ustupke, a mi ćemo zadržati naš poslovni odnos. Garantujemo blagovremeno plaćanje zakupnine, uprkos teškim finansijskim uslovima.

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Objašnjenje:

U pismu je važno napomenuti da je kompanija i ranije u potpunosti izvršila svoje obaveze. Stanodavac mora biti siguran da će stanodavac nastaviti da plaća. Primalac takođe mora razumeti da će zakupac odbiti njegove usluge ako se ne složi sa predloženim uslovima.

Zahtjev za isplatu duga

Dugovi vrlo često nastaju u interakciji između kompanija. Ako je organizacija spremna da nastavi saradnju sa drugom stranom, koja ima dug, šalje se zahtev.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, molimo Vas da isplatite dug našoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Sve ovo vrijeme nastavili smo saradnju sa Vama u nadi da ćemo nastaviti poslovne odnose. Međutim, sada smo prinuđeni da obustavimo pružanje usluga zbog neplaćanja.

Iznos vašeg duga je 200.000 rubalja. Molimo uplatu do 01.03.2017. Ako dug ne bude vraćen, bićemo primorani da problem rešavamo na sudu.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Objašnjenje:

Pismo mora sadržavati sljedeće stavke:

Tačan iznos dugovanja.
Datum do kojeg se dug mora platiti.
Radnje koje će kompanija preduzeti ako uplate ne budu primljene.

U tekstu se može spomenuti dugogodišnja uspješna saradnja sa organizacijom. To bi trebao biti zahtjev, a ne zahtjev. Zahtjev je napravljen prema drugom šablonu.

Zahtjev za odgodu plaćanja dobavljaču

Organizacija je opskrbila kompaniju sa serijom proizvoda, ali nije platila za to. Nastao je dug, ali dužnik nema sredstava za plaćanje. U ovom slučaju ima smisla napisati pismo sa zahtjevom za odlaganje.

Direktor kompanije "Gdje su pare"
Sidorov P.P.
Od čelnika kompanije "Novac će uskoro biti"
Ivanova I. I.

Poštovani Petre Petroviču, nismo platili dug od 200.000 rubalja. Ne bježimo od dugova, ali sada zbog teškog finansijskog stanja ne možemo u potpunosti isplatiti.

Već 2 godine održavamo uspješne poslovne odnose sa Vama, nismo propustili rokove za plaćanje. Danas tražimo plaćanje na rate. Naša kompanija je spremna da plati dug u dve faze:

Uplatićemo 100.000 rubalja do 1. marta 2017.
100.000 rubalja biće uplaćeno do 1. aprila 2017.

Obećavamo vam blagovremeno plaćanje. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Pismo sa zahtjevom za plaćanje za drugu organizaciju

Dug preduzeća može platiti druga organizacija. Naravno, pravno lice neće tek tako uplatiti akcije. Obično se zamolnica šalje dužniku kompanije ili drugoj osobi koja ima obaveze prema kompaniji.

Čelniku kompanije "Novac će uskoro biti"
Ivanov I.I.
Od čelnika kompanije "Gdje su pare"
Sidorova P.P.

Poštovani Ivane Ivanoviču, imate dug prema našoj kompaniji u iznosu od 300.000 rubalja. Naša organizacija takođe ima dug prema drugoj kompaniji u iznosu od 200.000 rubalja. Molimo Vas da isplatite naš dug kreditoru u iznosu od 200.000 rubalja. Zauzvrat, mi ćemo Vam dati plan rata za ostatak duga koji ste ranije tražili. Hvala na razumijevanju.

S poštovanjem, Petr Petrovich.

Zamolnica za pomoć u rješavanju problema

Svaka kompanija može se suočiti sa složenim problemima koji se ne mogu riješiti bez vanjske pomoći. Pismo zahtjeva za pomoć može se poslati ako je potrebno, na primjer, održavanje događaja. Prijava se šalje komercijalnim organizacijama, državnim agencijama.

Direktor AAA
Petrov B. B.
Iz javne organizacije
"Dajemo dobro"

Poštovani Boris Borisoviču, ja sam predstavnik javne organizacije "Davanje dobra". Bavimo se organizacijom i održavanjem odmora za djecu iz sirotišta.

Molimo Vas za pomoć u organizaciji zaliha hrane za praznik. Naravno, na događaju ćemo spomenuti vas i vašu kompaniju. Proslavi će prisustvovati predstavnici zakonodavne skupštine, javnosti.

Možete nas kontaktirati putem telefona XXX

S poštovanjem, Ivan Ivanoviču.

Rezimirajući

Hajde da spojimo sva pravila za pisanje pisma zamolnice. Prvo se trebate predstaviti, ispričati o svojim aktivnostima. Ali uvodni dio ne treba odugovlačiti. Naš cilj je da ohrabrimo primaoca da pročita pismo. Ako je tekst predugačak, malo je vjerovatno da će ga primalac pročitati do kraja. Zatim treba da počnete da predstavljate svoj zahtev. Potrebna je tačnost: navođenje uslova, iznosa sredstava. Važno je shvatiti da primalac mora osjetiti korist. Stoga, pismo mora navesti zašto bi bilo korisno da organizacija ispuni zahtjev. Na kraju se morate pozdraviti uljudno i bez zezanja.

U poslovnom prometu dokumenti su strogo službeni, sastavljeni po jedinstvenom modelu ili u skladu sa prihvaćenim standardima (na primjer), i gotovo neformalni, sastavljaju se kada treba riješiti neočekivani problem, zatražiti pomoć ili izraziti zahvalnost. Pogrešno se vjeruje da je "slobodni" oblik lakši za korištenje; naprotiv, da biste napisali uvjerljivu žalbu ili pismo, morat ćete uložiti mnogo više truda nego da popunite jedinstveni obrazac.

Druga kategorija dokumenata uključuje mnoštvo pisama zahtjeva, čiji se uzorci mogu naći u nastavku. Kompetentno i jasno sastavljanje takve poruke ponekad nije ništa manje važno od. Ispod su primjeri pisama zahtjeva za pomoć, uputstva korak po korak za kreiranje savršenog dokumenta i savjeti za njegovo slanje primaocu.

Uputstvo za pisanje zamolnice

A poruke u kojima se traži pomoć, i to iz očiglednih razloga, ne mogu se sastaviti prema jednom modelu: koristeći jedinstvenu formu, jednostavno je nemoguće prilagoditi se specifičnim okolnostima. Zaista, da bi zahtjev imao željeni efekat, izuzetno je važno uzeti u obzir ličnost primaoca, njegov društveni status, trenutno materijalno stanje i druge faktore. Osim toga, pismo treba da ima naglašeni povjerljivi karakter: ako je riječ o strogo službenom dokumentu, adresat, koji je po defaultu u povoljnijoj poziciji, vjerovatno će radije odgovoriti odjavom ili jednostavno odbiti dijalog slanjem poruku u korpu za otpatke.

Bitan: u cijelom pismu potrebno je pridržavati se toplog i uljudnog tona. Ne smijemo zaboraviti da pismo zahtjeva nije službeni zahtjev, primatelj ga može slobodno zanemariti ili odbiti. Samo poštovanje bez dovoljne motivacije neće dati rezultate, ali će barem moći zadržati pažnju čitaoca, prisiljavajući ga da dođe do kraja teksta.

Prije nego počnete pisati zahtjev za rješavanje problema, odgodu plaćanja ili popust, ima smisla odlučiti se za primatelja. Ovisno o okolnostima, to mogu biti:

privatno lice - na primjer, bogati investitor ili uticajni naučnik;
individualni preduzetnik ili vlasnik društva sa ograničenom odgovornošću;
pravno lice u cjelini, ako pošiljalac ne zna ime direktora ili mu nema smisla ko će tačno odgovoriti na poruku;
državni službenik bilo kojeg nivoa - od gradonačelnika malog grada do guvernera ili odgovornog šefa bilo koje strukture.

Naravno, pismo upućeno prosječnom preduzetniku bit će veoma različito po duhu od zvaničnog pisma u kojem se traži pomoć predsjedniku državne korporacije. Međutim, struktura svih pisama zahtjeva je približno ista; dovoljno je da kompajler sam shvati koji elementi moraju biti prisutni u bilo kojem pismu, koji se mogu mijenjati, a koje je bolje potpuno napustiti. Ovo je mnogo teže izvodljivo, ali je ipak moguće. Sljedeće upute pomoći će vam da shvatite situaciju.

Drugo pitanje koje treba razjasniti prije pisanja pisma zahtjeva je struktura dokumenta. Kao što je već pomenuto, ne postoji jedinstvena forma poruke, ali je generalni plan bilo kog poslovnog pisma gotovo isti - treba ga se pridržavati. Formalni ili poluslužbeni zahtjev za pomoć, pomoć ili usluge sastoji se od sljedećih blokova:

"Šešir". Sastoji se od logotipa organizacije, dodatnih uzoraka (preporučljivo je koristiti ne dionički, već vlastiti dizajn; za to ne škodi angažirati profesionalnog dizajnera) i naziva organizacije koja šalje, ako ona nije dio logo. Suprotno uvriježenom mišljenju, nije potrebno uključiti državne simbole Ruske Federacije, uključujući zastavu i grb, u „zaglavlje“, posebno ako je pošiljatelj fizičko lice, individualni poduzetnik ili mala kompanija koja ima nema veze sa vladinim agencijama. Malo je vjerovatno da će prisustvo zastave i grba uticati na odluku primaoca, ali (ako se koriste nestručno) ovi atributi će navesti čitatelja da posumnja u vjerodostojnost podnositelja zahtjeva.
Uvodni dio. To uključuje:
- službene nazive kompanije pošiljaoca (pune i skraćene) ili prezime, ime i patronimiju autora zamolnice;
- pojedinosti o adresatu, uključujući PIB, PSRN, statističke kodove, registracione brojeve i tekući račun;
- kontakt detalji: puna adresa sa poštanskim brojem, brojevi telefona, e-mail adresa, nalozi u instant messengerima i društvenim mrežama i tako dalje;
- opciono - ime ili prezime, ime i patronimik primaoca, u zavisnosti od toga da li se radi o pravnom ili fizičkom licu;
- pozdrav odvojen od glavnog teksta praznim redom i istaknut većim fontom;
- indikacije na osnovu žalbe (nastanak kašnjenja, analiza rezultata, prisustvo usmenog dogovora, telefonski razgovori i sl.);
- imenovanje zamolnice (otklanjanje nastalih nesporazuma, brzo rješavanje problema ili hitna pomoć bilo kojoj osobi).
Glavni tekst. U tijelu pisma treba navesti (ako je moguće kratko, razumljivo i na književnom ruskom) suštinu zahtjeva: platiti dug, izvršiti popravke, pružiti finansijsku pomoć skloništu ili dati popust. Na samom početku teksta mora se naglasiti da je pismo upravo molba; najlakši način za to je korištenje odgovarajućih izvedenica: “Iskreno molim”, “Pitamo vas”, “Naša organizacija pita”, “Pitam vas” - i druge. Kao što je već spomenuto, pismo molbe nije zahtjev, a još manje naredba, stoga je od početka do kraja poruke potrebno striktno pridržavati se tona poštovanja, imajući na umu da je osoba o kojoj je riječ u ovom slučaju pošiljaoca, a ne čitaoca. Izuzetak su samo poruke sa zahtjevom za otplatom duga; ali u ovom slučaju ne treba zaboraviti na poštovanje prema adresatu. Također ne škodi dodati nekoliko toplih riječi na početak pisma (ako su pošiljatelj i primalac dobro upoznati) ili službene pohvale ako sastavljač i primalac nisu prethodno komunicirali ili se interakcija odvijala u strogo poslovnom okviru . Ako jedno pismo sadrži nekoliko suštinski različitih ili međusobno povezanih zahtjeva, svaki od njih mora dobiti svoj pasus, ili još bolje, kreirati listu s nabrajanjem koja ima značajnu vizualnu prednost u odnosu na čvrsti tekst.
Zaključak. Ako pismo ima posebno značenje za pošiljaoca, ovdje vrijedi još jednom (kratko i uvjerljivo) pozvati čitatelja na akciju. To se može učiniti kako s dvije ili tri rečenice, koje su kvintesencija glavnog teksta, tako i uz pomoć slogana koji privlači pažnju. Međutim, nemojte se previše zanositi; Pismo zahtjeva mora biti povjerljivo, a ne komercijalno ili promotivno. Neka njegov stil bude nekompliciran, a ne namerno prilagođen, ubacujući čitaocu sumnju u iskrenost pošiljaoca. Ovo je posebno važno ako pismo sadrži zahtjev za pomoć ili pomoć.
Zbogom i potpis. nije uvek postavljeno. Ako je svrha dokumenta traženje pomoći ili podrške, ima smisla koristiti drugu formulu umjesto ove formule, na primjer, „Unaprijed hvala“, „Unaprijed hvala“, „Hvala na pažnji“, „Hvala puno vam na pomoći”, i tako dalje. Koja god fraza da se koristi, ona je svakako i bezuslovno odvojena od samog potpisa zarezom, a takođe, ako prostor dozvoljava, novim redom. Znak interpunkcije u ovom slučaju nema funkcionalno, već grafičko značenje, što olakšava čitaocu da percipira tekst; isto važi i za prenos potpisa u sledeći red.
Datum i pečat. Odmah nakon potpisa na dnu pisma potrebno je upisati datum njegovog sastavljanja ili, ako je unaprijed napisan, datum slanja. Stavljanje pečata i ličnog potpisa nije obavezno, ali vrlo poželjno: ovo je još jedan znak poštovanja prema primaocu. Čak i ako se poruka šalje u elektronskom obliku (iako je preporučljivo koristiti papirnate dokumente), na kraju stranice vrijedi staviti elektronske kopije pečata (pečata) i osobnog potpisa pošiljaoca ili dokument ovjeriti poboljšanim digitalni potpis.

savjet: ako je važno da primatelj dobije odgovor na pismo u određenom roku, potrebno je to navesti u glavnom tekstu: na primjer, „Čekamo Vaš odgovor najkasnije do...“ ili „ Nadamo se da ćemo dobiti pojašnjenja prije ...”. U suprotnom, primalac, koji nije vezan nikakvim obavezama u vezi sa dokumentom, može odgoditi odgovor, što će stvarati dodatne poteškoće za pošiljaoca.

Prilikom slanja pisma zamolnice za pomoć ili otplatu duga, treba napomenuti da je u organizacijama za obradu pristigle korespondencije odgovoran sekretar ili ovlašćeno lice. Dakle, podnosilac zahtjeva koji želi da njegovu poruku pročita direktno rukovodilac ili direktor mora na koverti da zabilježi “Lično u ruci”, “Povjerljivo” ili “Na razmatranje... (prezime i inicijali primaoca)”. Međutim, ako dokument sadrži zahtjev koji ne zadire u lične, poslovne ili industrijske tajne, neće biti ništa katastrofalno u tome što poruku prvo pročita i registruje sekretar, a tek onda se prenosi direktoru ili menadžeru. .

Nekoliko savjeta za pisanje pisma u kojem se traži pomoć:

Pismo mora biti napisano na dobrom ruskom jeziku, bez grešaka i grešaka u kucanju. Ovo nije samo znak pismenosti pošiljaoca, već i dokaz njegovog poštovanja prema primaocu. Ako se sastavljač dokumenta nije potrudio da ponovo pročita tekst, u najmanju ruku je nerazumno govoriti o iskrenosti ljubaznih reči koje je uputio prema primaocu.
Ako nije moguće koristiti memorandum (na primjer, jednostavno ne postoji), pokušajte barem odabrati atraktivan font koristeći različite veličine i stilove. Zamolnica mora biti ne samo uvjerljiva, već i ugodna za oko - inače adresat ne može izdržati i prekinuti čitanje u sredini, a da ne dođe do točke.
Imajući na umu da poruka u kojoj se traži pomoć ili pomoć nije striktno službeni dokument, prilikom pisanja pokušajte izbjeći birokratske zaokrete i preduge rečenice. Što je primaocu lakše da pročita dokument i shvati suštinu žalbe, veća je vjerovatnoća da će odgovoriti i poduzeti potrebne mjere.

Greške prilikom pisanja pisma zahtjeva

Da biste konačno razumjeli pravila i značajke pisanja pisama zahtjeva, trebali biste razmotriti mali primjer koji sadrži greške tipične za neiskusne autore:

Dragi Valensky A.D.!

Molimo vas da donirate bilo koji iznos, počevši od 500 hiljada rubalja, našem Fondu za zaštitu divljih ježeva Moskovske oblasti. Vaš odgovor čekamo najkasnije do 25. avgusta tekuće godine. Naš tekući račun je 1234567890.

Petrov L. M., zamjenik prvog predsjednika Fondacije.

Spisak grešaka napravljenih u pismu i primeri tačnih rešenja:

"Dragi Valenski A.D!". Ispravna opcija:“Dragi Andrej Denisoviču!” (Spominjanje imena i patronima bolje odgovara primaocu nego hladno formalno obraćanje po prezimenu).
U pismu molbe potpuno nedostaju prijateljske riječi i komplimenti. Ispravna opcija:„Znamo da se dugo i produktivno bavite restauracijom rijetkih populacija ježeva i imate svoj mali zoološki vrt, a ujedno ste i dobitnik državne nagrade „Pomozite ježevima“ za 2009., 2011. i 2015. godinu. ”
U primjeru nema uvjerljivog argumenta. Ispravna opcija:“Ne samo da provodite nezavisna istraživanja i komunicirate s vodećim stručnjacima iz oblasti eugenike ježa, već aktivno pomažete raznim ekološkim organizacijama, a također ste više puta izrazili želju da sponzorirate bilo koju akciju u vezi sa stvaranjem povoljnog emocionalnog okruženja za ove sisare. .”
"Molim vas donirajte..." Prilikom pisanja jednoj osobi, posebno u poslovnom pismu, a posebno ako sadrži zahtjev, potrebno je pisati zamjenicu "Vi" velikim slovom. Upotreba drugačijeg pravopisa je jasan znak nepoštovanja ili barem nepažnje kompajlera, što je u takvoj poruci potpuno neprikladno. Tačan primjer:"Molim vas donirajte."
U glavnom dijelu pisma zahtjeva ili premalo ili previše specifičnosti. Suštinu rada Fonda treba detaljnije opisati, ali u isto vrijeme čitatelju dati mogućnost da samostalno odabere iznos donacije. Nema očigledne potrebe za navođenjem određenog datuma za prijem odgovora: njegovo spominjanje mora biti ili potkrijepljeno ili isključeno iz teksta pisma. Tačan primjer: « U vezi sa Vašim interesovanjem za problem, iskreno Vas molimo da date izvodljivu donaciju našoj Fondaciji, koja od 2009. godine prikuplja informacije o broju populacija ježeva u Moskovskoj oblasti i uslovima za njihovo postojanje, kao i razvoj projekata za preseljenje ugroženih životinja na udobnija mjesta. Možete izvršiti transfer na naš tekući račun 1234567890 ili kontaktiranjem našeg predstavnika odabrati bilo koji drugi pogodan način da pomognete ježevima. Ako vam nije teško, odgovorite na pismo najkasnije do 25. avgusta ove godine: već početkom septembra krećemo sa velikim i skupim projektom u kojem možete i vi učestvovati.
Nedostaje u gornjem pismu zahtjeva i zaključku. Tačan primjer: Nadamo se Vašem razumijevanju i saosjećanju. Uvijek smo spremni odgovoriti na sva pitanja i uzeti u obzir dostupne komentare. Zdravi i sretni ježevi su budućnost naše ekologije!”.
U poruci u kojoj se traži donacija ne postoji konačna formula ljubaznosti. Ovo, kao i većina drugih grešaka, ukazuje ili na nesposobnost pošiljaoca da sastavi poslovno pismo (kako mu se onda može povjeriti novac?), ili na njegovo očigledno nepoštovanje prema primaocu. Tačan primjer:

Hvala unaprijed na pomoći!

Zamjenik prvog predsjednika Fondacije

L. M. PETROV

Uzorak pisma zahtjeva

Iako su pisma sa zahtjevima napisana u slobodnoj formi, kompajleru će biti korisno, posebno za one koji ranije nisu imali takvo iskustvo, da se upoznaju sa uzorcima najčešćih poruka.

O raspodjeli novca

Ako trebate zatražiti pomoć ili pomoć od investitora, sponzora ili zajmodavca, trebali biste izdati pismo u kojem tražite sredstva.

O isporuci robe

Ponekad je potrebno zatražiti od dobavljača da pomjeri vrijeme isporuke robe u jednom ili drugom smjeru ili naruči novu seriju što je prije moguće.

O odloženom plaćanju

O smanjenju stanarine

Ako je stanodavac odlučio da podigne zakupninu, ili je nakon nekog vremena nakon potpisivanja ugovora zakupac shvatio da može potrošiti manje, možete pokušati popraviti situaciju slanjem pisma drugoj strani sa zahtjevom da smanje najamninu.

O sniženju

Ne nudi uvijek sam prodavač proizvoda ili usluge redovnim ili posebno profitabilnim kupcima učešće u programu popusta. Da bi se postigla pravda, uz održavanje odličnih odnosa između strana, pomoći će slanje pisma u kojem se traži popust.

O isplati duga

S vremena na vrijeme, čak i najpristojniji zajmoprimac ili klijent zaboravi na sljedeću ratu ili obavezu plaćanja kupovine. Pismo kojim se traži isplata duga pomoći će mu da mu se nježno ukaže na neprimjereno ponašanje.

O pomoći u rješavanju problema

Ukoliko problem nije u čisto finansijskoj sferi i građaninu ili organizaciji je potrebna sveobuhvatna pomoć, iz situacije se mogu izvući sastavljanjem i slanjem pisama nekolicini uticajnih primalaca tražeći pomoć u rješavanju problema.

Karakteristike slanja pisma zahtjeva

Postoji nekoliko smjernica za slanje službenih poruka u kojima se traži pomoć ili pomoć:

Bolje je koristiti ne elektronske, već papirne verzije dokumentašalje se kurirskom službom ili preporučenom poštom putem pošte Rusije. Takav pristup će pokazati ne samo poseban interes pošiljaoca, već i njegovu spremnost da ode kako bi dobio odgovor na određene troškove, što će svakako ostaviti pozitivan utisak na primaoca.
U nekim slučajevima ima smisla napisati pismo rukom(naravno, čitanim i oku ugodnim rukopisom) i na dobrom papiru. Malo je vjerovatno da je ova metoda prikladna za masovne slanje pošte, ali će svakako pomoći da se zainteresuje određeni primalac.
Pisma moraju biti registrovana u dnevniku izlaznih dokumenata organizacije koja šalje, a po prijemu - u dnevniku pristiglih dokumenata primaoca. Ako je prepiska između pojedinaca, nema potrebe za registracijom poruka.

Sažimanje

Pismo u kojem se traži pomoć treba biti napisano korektno i što je kraće moguće. Da biste sastavili dokument, bolje je koristiti memorandum, a ako to nije moguće, barem odaberite atraktivne fontove. Bolje je poslati gotovo pismo kurirskom službom ili poštom.

Poruka mora sadržavati preambulu, nekoliko ljubaznih riječi upućenih primaocu, obrazloženje i suštinu zahtjeva. Na kraju, trebali biste koristiti tradicionalne formule ljubaznosti: „Unaprijed hvala“ ili „S poštovanjem“. Preporučuje se overa dokumenta potpisom rukovodioca i pečatom ili pečatom organizacije, a u slučaju slanja e-mailom - skeniranim slikama potpisa i otiska pečata ili digitalnog potpisa.

Što ako trebate hitno primiti važne dokumente, zatražiti ažurirane informacije ili potražiti pomoć od kompanije ili službenog lica? Sastavite pismo zamolnice prema svim pravilima poslovne korespondencije i dobijte pozitivan odgovor.

Iz članka ćete naučiti:

Po čemu se pismo poslovnog zahtjeva razlikuje od drugih vrsta pisama?

Poslovna korespondencija je najvažniji dio sistema dokumentarnih komunikacija. Pisma su njen najmasovniji dokument. Postoji mnogo vrsta službene korespondencije. Sve je to oblik pisanog dijaloga koji doprinosi rješavanju najvažnijih pitanja djelovanja organizacija. Njegov žanrovski-tematski raspon odlikuje se velikom raznolikošću.

Zamolnica je jedna od najčešćih vrsta poslovne korespondencije. Potreba za pisanjem ovakvih apela može biti uzrokovana različitim razlozima, a nije ih moguće sve navesti. Međutim, postoji niz karakteristika koje omogućavaju da se ovo razlikuje pismo među opštim nizom servisne dokumentacije.

Zvanično pismo sa zahtjevom može biti taktičan zahtjev ili diplomatski zahtjev u vezi sa trenutnim pitanjem. Služi za postizanje specifičnog cilja autora i neophodno je da podstakne primaoca da preduzme radnje koje su neophodne sastavljaču zamolnice.

Naročito je mnogo situacija kada je potrebno napisati zahtjev u poslovima upravljanja. Razlog može biti ili jednostavna situacija koja ne zahtijeva pojačanu argumentaciju i detaljna objašnjenja, ili problem, bez objašnjenja suštine na koji je nemoguće dobiti pozitivan odgovor. U drugom slučaju, autor će morati ne samo da iznese svoj zahtjev, već ga i obrazloži, objasni primaocu zašto je potrebno postupiti na ovaj ili onaj način.

Šabloni i standardi koji postoje u kancelarijskom radu olakšavaju pisanje formalnog pisma zahtjeva. Svaka poslovna žalba mora biti u skladu sa pravilima poslovne korespondencije. Prepiska je, prije svega, lice kompanije pošiljaoca. Njegov dizajn zahtijeva pažnju na detalje i usklađenost s pravilima poslovnog bontona. Da biste napisali pismo zahtjeva u ime organizacije, trebat će vam memorandum sa svim potrebnim detaljima. Žalba je ovjerena potpisom ovlaštene službene osobe i pečatom društva.

Kako napisati službeni zahtjev?

Poslovno pismo zamolnice sastavlja se prema svim pravilima službene korespondencije. Da biste na kraju dobili pozitivan odgovor, prilikom pisanja žalbe treba se pridržavati određenog algoritma. Omogućit će strukturiranje sadržaja pisma, prenošenje glavnih misli primaocu, jasno i jasno iznijeti suštinu problema.

Odredite s kim tačno razgovarate?

Bolje je lično kontaktirati primaoca. Slijedeći općeprihvaćena pravila poslovnog bontona, koristite adresu po imenu i patronimu. Ovo će pomoći da se pokaže poštovanje. Osim toga, lični zahtjev nameće određenu odgovornost službeniku koji je primio pismo. Čak i u slučaju kada trebate napisati pismo zamolnice za grupu ljudi, bolje je personalizirati žalbu.

Zašto se obraćate ovom konkretnom primaocu?

Preporučuje se da unaprijed objasnite primaocu zašto ste ga kontaktirali. Možete mu dati kompliment i istaći njegove poslovne ili lične kvalitete, prošla dostignuća koja su bitna u kontekstu vaše žalbe. Takva tehnika će vas potaknuti da pažljivije razmotrite pismo sa zahtjevom i pronađete priliku da mu udovoljite. Važno je biti iskren i ne prelaziti granicu između komplimenta i laskanja.

Kako možete opravdati svoj zahtjev?

Unaprijed razmislite o argumentima i poređajte ih u tekstu pisma prema shemi jak - srednji - najjači. Zainteresujte primaoca, otkrijte mu potencijalne koristi povezane sa ispunjenjem vaše želje. Izrazite mu problem koji je relevantan i pokažite kako se on može riješiti u skladu sa vašim interesima. Opišite značaj problema i dajte do znanja primaocu da njegovo rješavanje može biti od koristi za oboje.

Koje informacije treba dati primaocu?

Opišite problem što je moguće sažetije i jasnije. Izbjegnite dvosmislenost i budite što konkretniji u vezi sa željenim rezultatom: navedite tačnu cijenu, datum, postotak, itd. Pismo zahtjeva zahtijeva od primaoca da donese odluku uprave. Da bi to učinio, potrebne su mu točne informacije: koliko, šta, kada i po kojoj cijeni. Ovi detalji moraju biti precizno formulirani, ne ostavljajući prostora za insinuacije. U suprotnom, inicijativa može preći na primaoca, zahtjev će biti formalno odobren, ali inicijator neće dobiti ono što je želio.

Koji se zaključci mogu izvući?

Nakon što je zahtjev napravljen, on se mora izmijeniti i ponoviti, usmjeravajući pažnju primatelja na potencijalne koristi. Istovremeno, moguća korist ne mora uvijek biti materijalna.

Najčešći tipovi poslovnih pisama su zamolnice i zamolnice. Zamolnice se sastavljaju kako bi se pokrenule određene radnje primaoca koje su neophodne za autora pisma. Pitanja - za dobijanje bilo kakvih informacija službene prirode ili dokumenata. U kojim situacijama nastaju? Kako ispravno iskazati suštinu zahtjeva ili zahtjeva?

U sistemu dokumentarnih komunikacija najzastupljeniji su dokumenti poslovna pisma, a među poslovnim pismima najzastupljenija su zamolnica i zamolnica. Kako ih pravilno komponovati i aranžirati? Ovo je važno da znaju sve sekretarice.

Zamolnice se sastavljaju kako bi se pokrenule određene radnje primaoca koje su neophodne za autora pisma. U aktivnostima upravljanja, veliki broj situacija dovodi do ovakvih pisama. Ovo može biti relativno jednostavna situacija u kojoj se ne traži iznošenje informacija koje su složene u smislu događaja, davanje bilo kakvih argumenata ili uvjeravanje adresata. U takvim slučajevima, bolje je započeti pismo zahtjeva direktno izjavom o samom zahtjevu, na primjer:

Molimo Vas da nam pošaljete kalendarski plan održavanja seminara za 1. polovinu 2006. godine. Molimo Vas da razmotrite pitanje davanja Udruženju gazdinstava voća i povrća povlašćenog kredita u iznosu od 600 miliona rubalja. za kupovinu agruma od kompanije Import-Export za prodaju u Moskvi i drugim gradovima Rusije.

Međutim, nisu sve situacije u upravljačkim aktivnostima tako jednostavne. Većina situacija zahtijeva obrazloženje ili, drugim riječima, objašnjenje, u vezi sa čime, zašto, u koju svrhu se pismo sastavlja pri izradi zamolnica. Po pravilu, opravdanje je neophodno da bi se uticalo na primaoca, da bi ga se ubedilo da postupi na vrlo specifičan način, kako bi to želeo ili trebalo autoru pisma. Ako pismo zahtjeva sadrži obrazloženje, tada ono najčešće prethodi izjavi zahtjeva, na primjer (znak // pokazuje granicu između dijelova teksta pisma):

S obzirom na to da su službene dužnosti službenika Uprave vezane za putovanja po teritoriji okruga, // ljubazno Vas molimo da izdvojite sredstva za nabavku dva nova službena automobila Volga za potrebe Uprave. U vezi sa proširenjem asortimana naših proizvoda // molimo Vas da nam dostavite informacije o novim tehnološkim i dizajnerskim dostignućima hladnjaka i zamrzivača "Stinol".

Ruski je jedan od jezika s relativno slobodnim redoslijedom riječi. U bilo kojem od gornjih tekstova možemo zamijeniti dijelove rečenice bez većeg oštećenja značenja, na primjer:

Molimo Vas da izdvojite sredstva za nabavku dva nova službena automobila Volga za potrebe Uprave // zbog činjenice da su službene dužnosti zaposlenih u Upravi vezane za putovanja po teritoriji okruga. Molimo Vas da nam date informacije o novim tehnološkim i dizajnerskim razvojima hladnjaka i zamrzivača "Stinol" // u vezi sa proširenjem asortimana naših proizvoda.

Fraze u kojima se najprije iznosi glavna ideja pisma, a zatim daje argumentacija, imaju posebnu stilsku obojenost: uvijek se doživljavaju kao izražajnije od fraza izgrađenih po principu „opravdanje – zaključak“. Međutim, poslovnom stilu strano je bilo koje izražavanje, on gotovo uvijek preferira stilski neutralna jezička sredstva, pa su ispravnije fraze u kojima se prvo daje objašnjenje, obrazloženje, a zatim se iznosi suština stvari. Kada sastavljate molbu, pokušajte da obrazloženje i završni dio (zahtjev) budu gramatički jedna rečenica. Čak i u slučajevima kada obrazloženje sadrži reference na regulatorne dokumente, navode činjenice, događaje, ne izdvajajte obrazloženje u posebnoj rečenici, inače ćete morati koristiti fraze poput: „U vezi s gore navedenim, tražimo ... “, “S obzirom na prethodno, pitamo…”, “S tim u vezi, pitamo…” itd. Ove konstrukcije ne nose informaciju i čine tekst složenijim kako u pogledu strukture tako i u smislu percepcije. Zahtjevi se mogu sastaviti u još složenijim upravljačkim situacijama. Šematski se ova situacija može predstaviti na sljedeći način:

Pismo napisano u takvoj situaciji bit će lakše razumjeti ako se sadržaj prikaže u nizu koji odražava logiku razvoja same situacije. U ovom slučaju se u strukturi pisma mogu izdvojiti tri dijela: uvod (opis događaja, činjenice koje direktno utiču ili mogu uticati na situaciju upravljanja), obrazloženje (objašnjenje razloga zbog kojih je potrebno kontaktirati primaoca sa zahtjev), zaključak (zahtjev), na primjer (komunikativno-semantički dijelovi slova odvajaju se znakom //):

Prema podacima kojima raspolažemo, u Rafinerijama šećera Kursk i Belgorod, koje su glavni dobavljači šećera za Moskvu i Moskovsku oblast, planirani radovi na održavanju trebalo bi da budu obavljeni tokom marta-aprila ove godine, čiji rasporedi nisu dogovoreno. // Zbog činjenice da će se proizvodnja šećera i njegova opskrba potrošačima značajno smanjiti tokom perioda preventivnog održavanja, // molimo vas da održite radni sastanak uz učešće predstavnika moskovske vlade o pitanju osiguranja zaliha šećera u Moskovsku oblast tokom perioda delimičnog zatvaranja ovih postrojenja.

Bez obzira na strukturu teksta, zahtjev u pismu se formuliše pomoću glagola „pitati“. U pismima sastavljenim na memorandumima organizacija koristi se glagolski oblik 1. lica množine:

Molimo Vas da date informacije o ..., Molimo Vas da date informacije o ..., Tražimo od Vas ..., Molimo Vas da sprovedete ..., itd.

U pismima sastavljenim na memorandumima službenika koristi se glagolski oblik 1. lica jednine:

Molim vas da razmotrite pitanje ..., molim vas da date informacije o ... itd.

Jedno pismo može sadržavati više zahtjeva (po mogućnosti o jednom pitanju). U ovom slučaju prvo se formuliše glavni zahtjev, a zatim ostali, dok se koriste sljedeći jezični okreti:

Također vas molimo da (razmotrite, obezbijedite, vodite...), ujedno vas molimo ... i druge.

Na primjer:

Zbog neznatne potrošnje gasa u kotlovnici br.4 (manje od 3,5 miliona kubnih metara godišnje), molimo Vas da ovo preduzeće isključite iz grupe potrošača gasa sa obaveznom rezervom goriva (mazut) za grejnu sezonu 2005. – 2006. Istovremeno, tražimo softver „Mosgorkhleboprodukt” zajedno sa JSC „Mosenergo” kako bi razmotrili mogućnost priključenja postrojenja br. 4 u grejnoj sezoni 2006–2007. godine na sistem daljinskog grejanja.

Pismo zahtjeva je zapravo vrsta pisma zahtjeva. Po pravilu, zahtjevi se podnose radi dobijanja bilo kakvih informacija službene prirode ili dokumenata. U komercijalnoj djelatnosti, upit je apel kupca prodavcu (uvozniku izvozniku) sa zahtjevom za davanje detaljnih informacija o proizvodu (usluzi) ili slanje ponude za isporuku robe (pružanje određenih usluga). Općenito, pisma zahtjeva slijede ista pravila kao i pisma zahtjeva, na primjer:

U skladu sa paragrafom 10 Uredbe Vlade Ruske Federacije od 20. maja 1994. godine br. 498 „O određenim mjerama za implementaciju zakona o nesolventnosti (stečaju) preduzeća“, molimo Vas da nam dostavite podatke o veličina udela države u odobrenom kapitalu OAO Moskovska pekara br. 18, koja se nalazi na adresi: ul. Nikitinskaya, 45 Ukoliko se paket akcija ovog preduzeća proda, molimo Vas da obavestite datum i način prodaje.

U komercijalnim djelatnostima, u tekstu zahtjeva se po pravilu navodi: naziv robe (usluga); uslove pod kojima bi autor pisma želio da ih primi; kvantitet i/ili kvalitet; uslovi isporuke robe ili usluga; cijena i ostale informacije. Komercijalni zahtjev koristi sljedeće izraze:

Molimo Vas da obavijestite o mogućnosti isporuke… Molimo da date ponudu za nabavku… Molimo da dostavite detaljne informacije o… itd.

Na primjer:

Obavještavamo vas o mogućnosti isporuke AS-200 klima uređaja u količini od 150 kom. tokom februara - marta 2005. godine, kao i informisati uslove plaćanja i uslove isporuke.

Odgovor dopisničke organizacije na pismo zamolnice ili zahtjev je pismo odgovora, koje može biti sporazum ili odbijanje. U komercijalnim djelatnostima, odgovor na zahtjev se izdaje kao komercijalno pismo, kojim se potvrđuje prijem zahtjeva, daje se informacija o proizvodu od interesa za kupca. Odgovor na zahtjev može biti i komercijalna ponuda (ponuda). Pisma zahtjeva i pisma sa upitima sastavljaju se u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. Prilikom sastavljanja i obrade zahtjeva i zahtjeva koriste se sljedeći podaci: adresat, naslov teksta (ako je tekst pisma više od 4-5 redova), tekst, potpis, napomena o izvođaču. Sva poslovna pisma izdaju se na posebnim obrascima - memorandumima.

Poslovna korespondencija je sastavni dio života gotovo svake osobe. Upravo u ovom obliku najpogodnije je kontaktirati vlasti, kolege i razne organizacije. Zamolnica je jedan od najčešćih vidova ovakve komunikacije, jer svakoj kompaniji može biti potrebno mišljenje stručnjaka u bilo kojoj oblasti, pomoć različitih finansijskih ili administrativnih struktura. Ovaj članak će govoriti o tome kako tačno trebate napisati pismo zahtjeva, kao i primjer ove vrste žalbe.

Struktura slova

Naravno, sadržaj i struktura poslovnog pisma zavisi od toga ko ga piše i kome je upućeno. Tako, na primjer, šef organizacije, pozivajući se na svoje podređene ili dugogodišnje partnere, može napisati kraće pismo, ali da biste zatražili podršku viših organizacija ili zatražili pomoć od raznih stručnjaka, često morate napisati duži zahtjev. Potrebno je zainteresovati primaoca i uvjeriti ga da vas podrži. Počnimo s dužom verzijom.

Uvod

Prije svega, potrebno je da sastavite “zaglavlje” pisma, u kojem navedete naziv vaše organizacije i njene detalje, kao i podatke kome šaljete pismo. Može biti kao određena osoba (na primjer, šef kompanije) ili grupa (zaposleni u odjelu vaše kompanije ili vaši partneri). Nakon toga slijedi pozdrav: ako se obraćate određenoj osobi, morate se obratiti imenom: „Dragi Ivane Petroviću!“. Ako pišete timu, onda je moguć apel "Poštovane kolege!", "Poštovani zaposlenici odjela!".

Razlog i svrha zahtjeva

Prvo morate obrazložiti zašto kontaktirate ovu osobu. U skladu s tim, možete započeti pismo sljedećim frazama:

Vi ste izvanredan stručnjak za…
Uvek ste bili uključeni u poslove naše organizacije...
Vaše odeljenje vodi...
Možete riješiti najsloženije probleme iz oblasti...
Tokom godina stečeno je pozitivno iskustvo između…

zbog činjenice da…
da bi se situacija resila...
za razvoj poslovanja...
Za najbolje rezultate u...
za rešavanje sukoba...

Izjava o zahtjevu

Konačno, morate navesti svoj zahtjev. Sam tekst treba da bude koncizan, ali da sadrži potpuni opis onoga što vam je tačno potrebno kako primalac nema pitanja. Takođe, zahtjev mora biti konkretan, odnosno ako tražite uslugu potrebno je navesti tačan trošak ili količinu, željene datume itd.

Preporučljivo je započeti zahtjev sljedećim riječima:

Pomozite nam da riješimo ovaj problem...
molim te da...
Molimo vas da me obavestite/pošaljite/prijavite...
Tražim Vašu saglasnost da…

Zatim možete napisati kakvu će korist primatelj dobiti ako se na vaš zahtjev odgovori pozitivno ili objasniti važnost i neophodnost rješavanja vašeg problema.

primjer pisma:

Dari Dobro doo Centar za pomoć višečlanim i siromašnim porodicama

generalnom direktoru

JSC "Chtaina" Ivanov A. G.

Poštovani Aleksandre Genadijeviču,

Vaša kompanija uvek učestvuje u poslovima naše organizacije, a već nekoliko godina pomaže u raznim promocijama. S obzirom da 20. avgusta 2016. godine održavamo manifestaciju koja ima za cilj da pomogne porodicama da pripreme svoju djecu za školu, nadamo se vašoj pomoći. Sva djeca imaju pravo na sretno djetinjstvo, a siromašnim porodicama, kao nikome drugom, potrebno je učešće i podrška.

Molimo vas da učestvujete u našoj kampanji "Vodi svoje dijete u školu" i razmislite o dodjeli školskog pribora za to. Potrebna nam je dopisnica za 50 djece iz porodica sa niskim primanjima.

Naravno, ako pristanete da nam pomognete, mi Vam zauzvrat obećavamo da ćete na našoj akciji reklamirati proizvode Vaše kompanije. Unesimo radost djeci zajedno!

S poštovanjem,

Direktor organizacije Vasiljeva N.I.