Usimamizi wa HR ni jukumu la usimamizi na hitaji la dharura. Ikiwa katibu pia ni afisa wa wafanyikazi

Kazi ya ofisi katika kazi ya wafanyikazi

UTANGULIZI

Kipengele cha sheria ya kisasa ya kazi ni upanuzi wa udhibiti wa mikataba ya mahusiano ya kazi. Masuala mengi ambayo hapo awali yalitatuliwa serikali kuu yanaweza kuwa mada ya kuzingatia makubaliano ya pamoja, makubaliano, mkataba wa kazi. Ndiyo, Sanaa. 179 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi inafafanua orodha maalum ya wafanyikazi ambao wanapewa haki ya upendeleo ya kuachwa kazini na kupunguzwa kwa idadi au wafanyikazi wa wafanyikazi, na wakati huo huo inaonyesha kuwa makubaliano ya pamoja yanaweza kutoa aina nyingine za wafanyakazi wanaofurahia haki ya upendeleo ya kubaki kazini wakiwa na tija na sifa sawa za kazi.

Kazi za huduma ya wafanyakazi sasa zimeongezeka kutokana na ukweli kwamba Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi ilihusisha kanuni za mitaa kwa vyanzo vya sheria ya kazi: amri na nyaraka zingine zilizo na kanuni za sheria za kazi. Ikumbukwe kwamba katika kesi zinazotolewa na Kanuni, sheria zingine za shirikisho na vitendo vingine vya kisheria vya Shirikisho la Urusi, makubaliano ya pamoja, makubaliano, mwajiri, wakati wa kupitisha kanuni za mitaa, lazima azingatie maoni ya chombo cha mwakilishi wa wafanyikazi. Yote hapo juu inaelezea umuhimu wa kazi hii.

Kusudi la kazi ni kusoma kazi za ofisi katika kazi ya wafanyikazi.

Kazi za kazi ni

• kuzingatia misingi ya kinadharia ya shirika la kazi ya ofisi katika kazi ya wafanyakazi;
• kujifunza shirika la kazi ya ofisi katika kazi ya wafanyakazi kwa mfano wa CJSC Polygraph;
• kuzingatia njia za kuboresha shirika la kazi ya ofisi katika kazi ya wafanyikazi ya CJSC Polygraph.

Mada ya kazi ni shirika la kazi ya ofisi. Kitu cha kazi ni CJSC "Polygraph".

1 MISINGI YA NADHARIA YA USIMAMIZI WA OFISI KATIKA KAZI YA WATU

1.1 Mfumo wa nyaraka katika usimamizi wa kumbukumbu za wafanyakazi

Wakati wa kuomba kazi, raia huingia katika uhusiano wa ajira na shirika au mjasiriamali binafsi. Yaliyomo katika mahusiano haya ni haki za pande zote za kazi na majukumu ya waajiri na wafanyikazi. Mwajiri analazimika kumpa mfanyakazi kazi iliyoainishwa na mkataba wa ajira, kuhakikisha hali ya kazi na malipo ya mishahara kwa wakati unaofaa, na mfanyakazi lazima afanye kazi ya kazi iliyoamuliwa na mkataba wa ajira, kulingana na sheria za kanuni za kazi za ndani. .

Sheria ya kazi hutoa kumbukumbu ya uhusiano kati ya mfanyakazi na mwajiri, na pia kati ya mtafuta kazi na mwajiri (kukataa kwa maandishi kuajiri). Usajili sahihi wa kuibuka, mabadiliko na kukomesha mahusiano ya kazi ni muhimu kwa kila mfanyakazi, si tu wakati wa kazi, lakini pia baada ya kufukuzwa.

Kazi na wafanyakazi inahitaji mwajiri kutatua matatizo mengi ya usimamizi: kuajiri, kukabiliana na wafanyakazi wapya, tathmini ya shughuli za wafanyakazi, uboreshaji wa sifa zao, motisha ya kazi, nk Usimamizi wa wafanyakazi pia husababisha kuundwa kwa nyaraka nyingi. 1 .

Kwa kuzingatia yaliyotangulia, nyaraka zote za wafanyikazi zinaweza kugawanywa katika vikundi viwili:

• hati zinazohusiana na mahusiano ya kazi (kwa mfano, mikataba ya ajira, maagizo ya wafanyakazi, kadi za kibinafsi za mfanyakazi, maombi ya mfanyakazi, ratiba za likizo, ratiba za mabadiliko, nk);
• hati zinazohusiana na usimamizi wa wafanyikazi (mipango na ripoti juu ya wafanyikazi; vifungu juu ya uteuzi wa wafanyikazi, juu ya marekebisho ya wafanyikazi, juu ya tathmini ya wafanyikazi, n.k.; dodoso, vipimo, taaluma, personograms, n.k.) 2 .

Usimamizi wa rekodi za HR kawaida hujumuisha hati zinazohusiana na uhusiano wa wafanyikazi, ambazo nyingi ni muhimu kwa usindikaji wa taratibu kama vile kukodisha, kuhamisha kazi nyingine, kufukuzwa, likizo, safari ya biashara, n.k.

Wakati wa kuandika mahusiano ya kazi, mashirika mengi, utawala, uhasibu, habari na kumbukumbu na nyaraka zingine za aina na aina mbalimbali huundwa. Hati hizi zinaweza kugawanywa katika vikundi viwili:

• kanuni za mitaa za shirika zinazohusiana na mahusiano ya kazi;
• hati zinazohusiana na uhasibu na harakati za wafanyikazi.

Kanuni za mitaa hizi ni hati za shirika zilizo na kanuni za sheria ya kazi (sehemu ya 1 ya kifungu cha 8 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi), kwa mfano, kanuni za kazi za ndani. Maandalizi ya aina fulani za kanuni za mitaa hutolewa na Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi. Hati kama hizo ni za lazima kwa maombi (kwa mfano, ratiba ya likizo). Hati ambazo hazijatolewa na Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi ni za ushauri kwa asili na zinatengenezwa kwa hiari ya shirika (kwa mfano, udhibiti wa kitengo cha kimuundo cha shirika).

Sheria kadhaa za mitaa zinazotolewa na Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi zinapaswa kutumiwa na waajiri wote, pamoja na wajasiriamali binafsi. Vitendo kama hivyo ni pamoja na: wafanyikazi, kanuni za kazi za ndani, ratiba ya likizo, udhibiti wa malipo, udhibiti wa utaratibu wa usindikaji wa data ya kibinafsi ya wafanyikazi.

Baadhi ya kanuni za mitaa zinazotolewa na Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi ni lazima kutumika tu na waajiri hao ambao wana sifa zinazofaa za shirika la kazi na kufanya kazi na wafanyakazi, kwa mfano, ratiba ya mabadiliko, utoaji wa vyeti, utoaji. juu ya mgawo wa kazi, utoaji wa njia ya kazi ya mzunguko, utoaji wa mafunzo, nafasi za orodha na saa zisizo za kawaida za kazi, nk.

Hati zinazohusiana na uhasibu na harakati za wafanyikazi ni pamoja na: hati ambazo mfanyakazi hutoa wakati wa kuajiri, na hati iliyoundwa kwa kazi maalum za wafanyikazi.

Hati zinazohitajika kwa kazi ni pamoja na:

• hati za utambulisho;
• hati zinazothibitisha urefu wa huduma, uzoefu wa kazi;
• hati zinazothibitisha kiwango cha elimu na sifa;
• hati zinazohusiana na bima ya pensheni ya serikali;
• hati za usajili wa jeshi;
• hati (ikiwa ni lazima) zinazohitajika kwa kuzingatia maalum ya kazi ya baadaye (kwa mfano, cheti cha afya, leseni ya dereva, nk) 3 .

Nyaraka zilizoundwa kwa ajili ya kazi maalum za HR ni pamoja na:

• hati za mikataba: mikataba ya kazi, makubaliano ya wahusika, makubaliano ya ziada ya mikataba ya kazi, mikataba ya uanagenzi, mikataba ya dhima kamili ya mtu binafsi, mikataba ya dhima kamili ya pamoja (timu);
• nyaraka za utawala: maagizo (maelekezo) kwa wafanyakazi;
• nyaraka za kumbukumbu: taarifa za wafanyakazi, ripoti na maelezo ya maelezo, itifaki, vitendo, nk;
• hati za msingi za uhasibu: kadi za kibinafsi za wafanyikazi, karatasi, noti, mahesabu ya kutoa likizo na kufukuzwa. 4 .

Wakati huo huo na hati, vitabu, majarida, kadi hutolewa, ambayo hati zilizoundwa katika shirika zinazingatiwa (zilizosajiliwa): kitabu cha uhasibu kwa harakati za vitabu vya kazi na kuingiza ndani yao, mapato na gharama. kitabu cha uhasibu kwa aina za vitabu vya kazi na kuingiza ndani yao, vitabu vya usajili wa mikataba ya ajira, maagizo, kadi za kibinafsi za wafanyakazi, faili za kibinafsi, nk.

Kwa hivyo, usimamizi wa rekodi za wafanyikazi ni seti ya taratibu za utayarishaji, utekelezaji, usindikaji, utekelezaji, uundaji katika kesi, uhifadhi na utumiaji wa hati za wafanyikazi.

Hivi sasa, baada ya kuanza kutumika kwa Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, mabadiliko kuu yafuatayo yametokea katika usimamizi wa rekodi za wafanyikazi:

• baadhi ya nyaraka za wafanyakazi wa jadi ambazo zimekuwa za lazima kwa miaka mingi (kwa mfano, maombi ya ajira) zimeacha kuwa za lazima;
• hati mpya za lazima kwa mwajiri zimeonekana (kwa mfano, hati zinazorekebisha utaratibu wa kufanya kazi na data ya kibinafsi ya wafanyikazi);
• jumla ya hati zilizosindika katika huduma ya wafanyikazi imeongezeka (kwa mfano, hati wakati wa kuomba likizo ya kulipwa ya kila mwaka);
• anuwai ya hati ambazo lazima ziletwe kwa mfanyakazi dhidi ya saini imeongezeka;
• hati kadhaa zilizopitishwa na mwajiri zinahitaji kuzingatia maoni ya shirika la mwakilishi wa wafanyikazi;
• nyaraka za wafanyakazi zinapaswa kuwasilishwa kwa uhuru kwa wakaguzi wa kazi wa serikali wakati wanaangalia kufuata kwa waajiri kwa sheria za kazi. 5 .

Usajili wa nyaraka za wafanyakazi unaendelea kuchukua muda mwingi wa kazi ya wataalamu wa huduma za wafanyakazi na mara nyingi husababisha shida kubwa wakati wa ukaguzi na hali ya migogoro. Mchanganuo wa hali ya kazi na nyaraka za wafanyikazi katika mashirika mengi ya kisasa unaonyesha kuwa makosa ya kawaida katika eneo hili ni:

• ukosefu wa nyaraka (za lazima) zinazotolewa na sheria ya sasa;
• ukiukaji wa utaratibu wa maendeleo na utekelezaji wa hati zilizo na kanuni za sheria ya kazi;
• utekelezaji usio sahihi wa nyaraka, ujinga wa sheria za kutoa nguvu za kisheria kwa nyaraka;
• nyaraka zisizo sahihi za hali za usimamizi, zilizoonyeshwa kwa kutokuwepo kwa nyaraka muhimu au kwa ukosefu wa ufahamu wa aina gani ya hati inapaswa kuthibitisha matukio yanayotokea;
• shirika la kuhifadhi na uharibifu wa nyaraka za wafanyakazi na ukiukwaji mkubwa wa sheria za uendeshaji wa kumbukumbu za mashirika.

Moja ya kazi kuu za kila mwajiri katika uwanja wa kazi na wafanyikazi ni mwenendo wa wakati na sahihi wa usimamizi wa rekodi za wafanyikazi.

1.2 Nyaraka za lazima za wafanyakazi zinazozalishwa katika idara ya wafanyakazi wa biashara

Uhasibu wa kazi na mshahara katika shirika unafanywa kwa misingi ya nyaraka za msingi zinazozalishwa katika huduma ya wafanyakazi. Kazi iliyopangwa vibaya ya huduma ya wafanyikazi inaathiri kazi ya idara ya uhasibu na shirika zima. Matokeo ya hii ni malipo yasiyotarajiwa ya wafanyikazi, likizo ya ugonjwa, utayarishaji wa hati za kuwasilishwa kwa mamlaka ya kijamii ya serikali. Matokeo yake, kuna kupungua kwa utendaji wa kifedha wa biashara kwa ujumla.

Kuzingatia Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, usahihi wa utekelezaji wa nyaraka za wafanyikazi unadhibitiwa na ukaguzi wa Shirikisho la Kazi (Rostrudinspektsiya) na Ukaguzi wa Ushuru wa Shirikisho. Mkaguzi wa serikali anaweza kuja kwa ofisi ya shirika lolote, bila kujali fomu ya umiliki na hati za mahitaji zinazohusiana na rekodi za wafanyakazi, na kanuni nyingine za lazima na za ndani na amri zinazopatikana katika shirika (Sheria ya Shirikisho ya Agosti 8, 2001 No. 134- ФЗ "Juu ya Ulinzi wa Haki za Mashirika ya Kisheria na wajasiriamali binafsi wakati wa udhibiti wa serikali (usimamizi)") 6 .

Kuandika shughuli za huduma ya wafanyikazi inashughulikia michakato yote inayohusiana na utayarishaji na usindikaji wa hati za wafanyikazi kulingana na sheria zilizowekwa, na kutatua kazi zifuatazo za usimamizi wa wafanyikazi:

• shirika la kazi ya wafanyikazi;
• hitimisho la mkataba wa ajira na ajira;
• kuhamisha kwa kazi nyingine;
• kutoa likizo kwa wafanyikazi;
• motisha kwa wafanyikazi;
• kuweka vikwazo vya kinidhamu kwa wafanyikazi;
• uthibitisho wa wafanyikazi;
• kudumisha utumishi;
• uhasibu kwa matumizi ya muda wa kazi;
• kuvutia wafanyakazi kufanya kazi mwishoni mwa wiki na likizo zisizo za kazi;
• usajili wa safari za biashara;
• kukomesha mkataba wa ajira na kufukuzwa kazi 7 .

Orodha ya nyaraka za wafanyakazi ambazo mashirika yanapaswa kudumisha, bila kujali aina ya umiliki, imetolewa katika Kiambatisho 1. Pia ina nyaraka za udhibiti zinazosimamia wajibu wa mwajiri kudumisha hati fulani za wafanyakazi, na masharti ya uhifadhi wao (kwa mujibu wa Orodha ya hati za kawaida za usimamizi zilizoundwa katika shughuli za shirika, zinaonyesha muda wa uhifadhi, ulioidhinishwa na Hifadhi ya Shirikisho mnamo Oktoba 6, 2000, kama ilivyorekebishwa mnamo Oktoba 27, 2003).

Shirika la kazi ya wafanyikazi hufanywa kwa kupitishwa (kupitishwa na mkuu wa shirika au afisa aliyeidhinishwa naye) kwa kanuni za mitaa. Kila mwajiri lazima awe na kanuni za kazi za ndani na utoaji juu ya ulinzi wa data ya kibinafsi. Kanuni zingine za ndani, kama vile kanuni za malipo, mgao wa wafanyikazi, bonasi na motisha ya nyenzo, uthibitishaji, nk, hupitishwa ikiwa ni lazima.

Makubaliano ya pamoja (makubaliano) ni ya ushauri kwa asili, kwani inahitimishwa na makubaliano ya wahusika (Sura ya 7 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi). Kudumisha faili za kibinafsi za wafanyikazi ni ushauri kwa kampuni za kibinafsi. Wajibu wa mwajiri kuweka faili za kibinafsi hutumika kwa wafanyakazi wa mashirika ya serikali kwa mujibu wa Sheria ya Shirikisho ya Julai 27, 2004 No. FZ-79 "Katika Utumishi wa Serikali ya Serikali ya Shirikisho la Urusi". Kwa urahisi, bado inashauriwa kuunda faili za kibinafsi au folda za kibinafsi, na kurekebisha utaratibu wa malezi yao katika kitendo cha udhibiti wa ndani wa shirika lililoidhinishwa na kichwa.

Katika faili ya kibinafsi (folda ya kibinafsi) ya mfanyakazi, unaweza kujumuisha nakala za hati zinazohitajika wakati wa kuomba kazi (pasipoti, kitambulisho cha kijeshi, cheti cha mgawo wa TIN, cheti cha bima ya pensheni, cheti cha ndoa, cheti cha kuzaliwa kwa watoto - kutoa faida za ushuru wa mapato; hati juu ya elimu, nk) na baadaye hati zote kuu zilizoundwa wakati wa shughuli ya wafanyikazi ambayo ni sifa ya shughuli yake ya kazi (maombi ya kuhamisha kazi nyingine, barua ya kujiuzulu, sifa, hati za hali ya juu. mafunzo, nakala za maagizo ya uhamisho wa uandikishaji, kufukuzwa, nk).

Kwa kuongezea, mwajiri lazima awe na hati zifuatazo juu ya ulinzi wa wafanyikazi:

• maelekezo ya usalama wa kazi;
• logi ya muhtasari (kufahamiana na maagizo);
• logi ya wafanyakazi kupita uchunguzi wa lazima wa matibabu na wengine 8 .

Nyaraka hizi zinaweza kuhifadhiwa katika idara ya wafanyakazi wa biashara, ikiwa shirika halina huduma tofauti ya ulinzi wa kazi, au katika ofisi.

Kwa mujibu wa sub. "a" sehemu ya 1 ya Sanaa. 356 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, ukaguzi wa wafanyikazi wa shirikisho hufanya usimamizi wa serikali na udhibiti wa kufuata na waajiri na sheria za kazi na vitendo vingine vya kisheria vya kisheria.

Wakuu wa mashirika wanawajibika kibinafsi kwa hazina ya maandishi iliyoundwa wakati wa shughuli zao. Kwa ukiukwaji wa sheria ya Shirikisho la Urusi na vitendo vingine vya kisheria vya kisheria, matengenezo yasiyofaa ya nyaraka za wafanyakazi au ukosefu wake, mbunge hutoa utoaji wa faini ya utawala: kwa maafisa kutoka rubles 1,000 hadi 5,000, kwa vyombo vya kisheria kutoka 30,000 hadi 50,000. rubles. au kusimamishwa kwa shughuli za kiutawala kwa hadi siku 90, na mara kwa mara - kunajumuisha kutostahiki kwa afisa (Vifungu 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 na 14.23 ya Kanuni ya Makosa ya Utawala).

2 MAZOEZI YA WARSHA KATIKA KAZI YA WATUMISHI KWA MFANO WA CJSC "POLYGRAPH"

2.1 Tabia za jumla za kazi ya ofisi katika kazi ya wafanyikazi wa CJSC "Polygraph"

Mahusiano ya kazi kati ya mfanyakazi na CJSC "Polygraph" hutokea kwa misingi ya mkataba wa ajira uliohitimishwa (Kifungu cha 16 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi). Katika siku zijazo, mahusiano ya kazi ambayo yametokea, pamoja na mabadiliko na kukomesha kwao, lazima iwe rasmi vizuri (Kifungu cha 68, 73, 80 na wengine wa Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi).

Usajili wa mahusiano ya kazi unaeleweka kuwa nyaraka zao, yaani, kuundwa kwa nyaraka husika.

Kama matokeo ya hati, shirika, utawala, uhasibu, habari na kumbukumbu na hati zingine za aina na aina anuwai huundwa. Wakati huo huo na nyaraka, vitabu, magazeti, kadi hutolewa, ambayo nyaraka zilizotolewa katika shirika zinazingatiwa (zimesajiliwa).

Usajili wa lazima wa nyaraka ni moja kwa moja kutokana na mahitaji ya kifungu cha 4.1.2 cha Maagizo ya Mfano kwa Makaratasi katika Mamlaka ya Utendaji ya Shirikisho, iliyoidhinishwa. Amri ya Wizara ya Utamaduni ya Urusi ya tarehe 8 Novemba 2005 No. 536: "... nyaraka zote zinazohitaji usajili, utekelezaji na matumizi kwa madhumuni ya kumbukumbu zinakabiliwa na usajili."

Inapaswa kusisitizwa kuwa utaratibu wenyewe wa kusajili nyaraka sio tu kuweka tarehe na nambari za usajili ndani yao. Usajili wa nyaraka ni rekodi ya sifa kuhusu hati katika fomu iliyowekwa, kurekebisha ukweli wa kuundwa kwake, kutuma au kupokea (kifungu cha 4.1.1 cha Maagizo ya Kawaida ya Kazi ya Ofisi katika Mamlaka ya Utendaji wa Shirikisho).

Kazi na nyaraka za wafanyakazi sio mdogo kwa maandalizi, usajili na utekelezaji wa nyaraka. Sehemu muhimu zaidi ya kazi hii ni malezi ya hati zilizotekelezwa katika kesi za kuandaa uhifadhi wao na matumizi kwa madhumuni ya kumbukumbu.

Kwa hivyo, usimamizi wa kumbukumbu za wafanyikazi ni seti ya taratibu za utayarishaji, utekelezaji, usindikaji, uhifadhi na urejeshaji wa hati juu ya usimamizi wa wafanyikazi. Kwa utekelezaji wa wakati na sahihi wa taratibu hizi, inaonekana inafaa zaidi kudhibiti iwezekanavyo muundo wa hati za wafanyikazi na teknolojia ya kufanya kazi nao kwa kuunda seti ya kanuni za mitaa juu ya kazi ya ofisi: Karatasi ya fomu za hati, Albamu ya fomu za hati, Ratiba ya mtiririko wa kazi ya huduma ya wafanyikazi, Maagizo ya kazi ya ofisi ya wafanyikazi.

Moja ya kazi kuu za vitendo hivi ni kuonyesha sifa za shughuli za uzalishaji wa shirika, na kwa wanaoanza katika idara ya wafanyikazi, kanuni za mitaa juu ya kazi ya ofisi zinapaswa kuwa mwongozo ambao hutoa majibu kwa maswali yao juu ya kumbukumbu ya uhusiano wa wafanyikazi.

Msingi wa mfumo wa udhibiti wa usimamizi wa rekodi za wafanyakazi ni Jedwali la Fomu za Nyaraka. Madhumuni ya kuandaa Karatasi ya Muda ni kuamua seti ya lazima na ya kutosha ya aina za nyaraka kwa usajili wa kisheria wa hali zinazotokea katika kazi na wafanyakazi. Matumizi ya Karatasi ya Muda inakuwezesha kupunguza muda wa kazi na gharama za kazi za wafanyakazi wa shirika katika kutatua matatizo ya kuandika shughuli za usimamizi.

Fomu ya Karatasi ya Muda (Kiambatisho 2) imedhamiriwa na shirika yenyewe, iliyoandaliwa na idara ya wafanyakazi na kupitishwa na amri ya mkuu.

Utayarishaji wa Jedwali la fomu za hati unapaswa kuambatana na ukuzaji wa Albamu ya fomu na sampuli za hati za wafanyikazi zilizojumuishwa kwenye Jedwali. Uwepo wa Kadi ya Ripoti na Albamu hukuruhusu kuandika kwa haraka na kwa usahihi kazi na wafanyikazi katika Polygraph CJSC.

Kadi ya Ripoti na Albamu inapaswa kwanza kujumuisha hati zinazotolewa na Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, i.e., ambayo ni ya lazima wakati wa kusajili uhusiano wa wafanyikazi.

2.2 Maagizo juu ya wafanyikazi na usajili wao katika CJSC "Polygraph"

Msingi wa usimamizi wa rekodi za wafanyakazi ni maagizo (maelekezo) kwa wafanyakazi iliyotolewa baada ya kumalizika kwa mikataba ya ajira, na mabadiliko yao na kusitishwa. Yaliyomo katika agizo la wafanyikazi lazima izingatie masharti ya mkataba wa ajira uliohitimishwa. Kutoka kwa maagizo ya mkuu wa shirika juu ya wafanyikazi, habari huhamishiwa kwa hati za uhasibu na vitabu vya kazi vya wafanyikazi.

Kwa mujibu wa kifungu cha 3.5.5 cha Kanuni za Msingi za Uendeshaji wa Kumbukumbu za Mashirika zilizoidhinishwa na uamuzi wa Collegium ya Kumbukumbu ya Shirikisho ya Februari 6, 2002 (Sheria za Msingi za baadaye), maagizo ya shughuli za msingi na wafanyakazi huwekwa tofauti na imeundwa katika faili tofauti. Utaratibu huu pia unatumika kwa mashirika madogo ambapo kiasi kidogo cha nyaraka za utawala huundwa, na mmoja wa wafanyakazi (katibu, mhasibu, mwanauchumi, nk) anajibika kwa usimamizi wa rekodi za wafanyakazi.

Aina fulani za nyaraka kwa wafanyakazi wa CJSC "Polygraph" zina fomu za umoja, zilizoidhinishwa. Amri ya Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi tarehe 05.01.04 No. 1 (Jedwali 2.1).

Fomu zilizoorodheshwa za maagizo ya wafanyakazi zinahusiana na nyaraka za uhasibu wa msingi kwa uhasibu wa kazi na malipo yake, kwa hiyo, wakati wa kujaza, mtu anapaswa kuongozwa na Utaratibu wa matumizi ya fomu za umoja wa nyaraka za uhasibu wa msingi, zilizoidhinishwa. Amri ya Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi ya Machi 24, 1999 No. 20.

Jedwali 2.1

Aina za hati za wafanyikazi ambazo zina fomu za umoja

Kwa mujibu wa Utaratibu uliotajwa, maelezo ya ziada yanaweza kuingizwa katika fomu za umoja wa nyaraka za msingi za uhasibu, ikiwa ni lazima. Katika kesi hii, maelezo yote yanayopatikana katika fomu haipaswi kubadilika (ikiwa ni pamoja na msimbo, nambari ya fomu, jina la hati). Uondoaji wa maelezo ya kibinafsi kutoka kwa fomu zilizounganishwa hairuhusiwi. Miundo ya fomu zilizoonyeshwa katika albamu za fomu zilizounganishwa za nyaraka za msingi za uhasibu zinapendekezwa na zinaweza kubadilika.

Wakati wa kutengeneza bidhaa tupu kulingana na fomu za umoja, inaruhusiwa kufanya mabadiliko katika suala la kupanua au kupunguza safu na mistari kwa urahisi wa uwekaji na usindikaji wa habari.

Mabadiliko ya aina zilizounganishwa za nyaraka za msingi za uhasibu hufanywa kwa kutoa amri (maagizo) ya mkuu wa Polygraph CJSC (angalia Kiambatisho 3).

Kwa kukosekana kwa fomu ya umoja ya agizo kwa wafanyikazi walioidhinishwa na Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi (kwa mfano, wakati wa kutoa maagizo ya kubadilisha data ya wasifu wa wafanyikazi, kutekeleza vikwazo vya kinidhamu, na katika hali zingine), fomu hutumiwa ambayo maagizo yanatayarishwa kwa shughuli za msingi (Kiambatisho 4).

Inaonekana inafaa kujumuisha katika Albamu ya fomu za hati idadi ya juu ya sampuli za maagizo kwa wafanyikazi, na pia kuiongezea kwa utaratibu na mifano mpya baada ya kuweka kumbukumbu hali zinazotokea katika mazoezi ya kufanya kazi na wafanyikazi.

Kwa maagizo kwa wafanyikazi, uwekaji faharasa sahihi na usajili ni muhimu sana. Haikubaliki kutumia fomu moja ya usajili kwa maagizo yote ya wafanyikazi na uundaji zaidi wa hati hizi katika kesi moja. Ni mahitaji ya uundaji unaofuata wa kesi ambazo huamua utaratibu wa kufanya kazi na maagizo kwa wafanyikazi katika kazi ya "sasa" ya ofisi: maagizo ya wafanyikazi yamewekwa katika kesi kulingana na muda uliowekwa wa uhifadhi wao (kifungu cha 3.5.5 cha Kanuni za Msingi).

Maagizo yaliyo na muda tofauti wa kuhifadhi lazima yasajiliwe katika fomu tofauti za uhasibu na yawe na faharasa tofauti za usajili (nambari). Sheria za kuorodhesha maagizo ya wafanyikazi zinatengenezwa na Polygraph CJSC yenyewe. Katika mazoezi ya huduma za wafanyakazi, indexing alphanumeric hutumiwa sana.

Na idadi kubwa ya hati, maagizo juu ya wafanyikazi yanayohusiana na maswala anuwai ya kufanya kazi na wafanyikazi yanapaswa kuwekwa kando (kifungu cha 3.5.5 cha Sheria za Msingi), kwa kutumia indexing tofauti, kwa mfano: kwa nambari za serial za maagizo juu ya harakati za wafanyikazi. (kuajiri, kuhamisha kazi nyingine, kufukuzwa) barua "k" imeongezwa, kwa maagizo ya kutumwa kwa wafanyikazi "km", juu ya utoaji wa likizo "o", juu ya kutia moyo "p", juu ya vikwazo vya kinidhamu "c", na kadhalika.

Mfumo wa kuorodhesha utaratibu uliopitishwa na Polygraph CJSC unaonyeshwa katika vitabu vya usajili (majarida), fomu ambazo zimeanzishwa na shirika yenyewe. Unapotengeneza fomu za uhasibu, unaweza kutumia fomu za mapendekezo zilizo katika Kiambatisho cha 2 kwa Viwango vya Muda vilivyojumlishwa vya Sekta mbalimbali kwa ajili ya kuajiri na kuhesabu wafanyikazi (1991).

Katika kesi ya kudumisha fomu ya uhasibu, ambayo habari huingizwa kwa maagizo ya wafanyakazi yaliyotolewa juu ya masuala mbalimbali, tunaweza kupendekeza kitabu kifuatacho (gazeti) kwa ajili ya kusajili maagizo (Jedwali 2.2).

Jedwali 2.2

Fomu ya kitabu (jarida) la usajili wa maagizo

Fomu za uhasibu zilizotengenezwa na CJSC "Polygraph" zenye chaguo mbalimbali za kuzijaza zinapaswa kuwasilishwa katika sehemu zinazohusika za Albamu ya Fomu za Hati.

Maagizo juu ya wafanyakazi hutolewa ikiwa kuna misingi sahihi ya maandishi, ambayo, pamoja na mikataba ya ajira na marekebisho kwao, ni pamoja na taarifa na nyaraka za kumbukumbu: taarifa za wafanyakazi, memos (ripoti na maelezo ya maelezo), mawasilisho, itifaki, vitendo, nk.

Nyaraka ambazo msingi wa maagizo lazima zichorwa vizuri na kusajiliwa. Hati zingine (taarifa, kumbukumbu, maelezo, mawasilisho, arifa) zimeundwa kwa fomu ya kiholela, zingine (itifaki, vitendo) zina fomu za umoja au za pendekezo.

2.3 Azimio la Kiongozi

Maombi ya wafanyikazi na memo ni mawasiliano ya ndani na yanahitaji kuzingatiwa na uamuzi na mkuu wa Polygraph CJSC. Uamuzi uliochukuliwa unaonyeshwa katika azimio, maudhui ambayo katika hali nyingi hupunguzwa kwa maagizo mafupi sana: "Kuagiza", "Tekeleza", "Kwa idara ya wafanyikazi", ambayo hailingani na maana ya sifa hii.

Hitilafu nyingine kubwa wakati wa kuweka maazimio kwenye nyaraka ni kutofautiana kwa semantic ya uamuzi uliochukuliwa na kiongozi na maudhui ya hati iliyozingatiwa. Mara nyingi, makosa kama haya hupatikana katika maazimio juu ya taarifa za wafanyikazi.

Mfanyikazi anauliza katika maombi kugawa likizo ya kulipwa ya kila mwaka katika sehemu na kumpa sehemu ya likizo ya siku 5 (kutoka Jumatatu hadi Ijumaa). Mkuu wa shirika, kutokubaliana na ombi la mfanyakazi, anaonyesha katika azimio: "Toa likizo ya siku 7" (kutoka Jumatatu hadi Jumapili).

Azimio hili halilingani na yaliyomo katika taarifa, ambayo ina maana kwamba sio kuzingatia suala lililotolewa kwa kuzingatia sifa. Katika kesi hiyo, azimio lazima iwe na kukataa kutoa sehemu ya kuondoka.

Mfanyakazi, kwa hiari yake mwenyewe, anataka kusitisha mkataba wa ajira na anaonya mwajiri kuhusu hili kwa maandishi, lakini si wiki mbili kabla, lakini muda mfupi. Hakutaki kukidhi ombi la mfanyakazi, meneja hutoa azimio: "Futa kazi kwa kufanya kazi ndani ya wiki mbili" au inaonyesha katika azimio tarehe ya kufukuzwa baada ya onyo la wiki mbili, i.e. si sanjari na tarehe iliyomo katika maombi ya mfanyakazi.

Tena, badala ya kukataa ombi lililotolewa na mfanyakazi, "hutolewa" ambayo haikidhi matakwa yake.

Ili kuzuia makosa kama haya katika Albamu ya Fomu za Hati, chaguzi za maazimio yanayowezekana yanapaswa kutolewa wakati wa kufanya maamuzi juu ya hali ya kawaida, ambayo mara nyingi hujirudia.

Kipengele cha itifaki na vitendo ni uundaji wa hati hizi ama katika mchakato wa majadiliano ya pamoja na kufanya maamuzi (dakika), au wakati watu kadhaa wanaanzisha (kuthibitisha) ukweli na matukio yaliyotokea mbele yao (vitendo). Kwa hivyo, itifaki pia ni pamoja na habari juu ya washiriki wa baraza la pamoja waliopo (yaani, uwepo wa akidi), na wakati wa kuandaa vitendo vingi, uwepo wa mashahidi wasio na nia inahitajika.

Ili kuhesabu hati za ndani zilizoundwa kwenye Polygraph CJSC, fomu ya takriban ya majarida ya usajili inaweza kutumika, ambayo hudumishwa tofauti na aina na aina za hati (Jedwali 2.3).

Jedwali 2.3

Fomu ya usajili

2.4 Kufanya maingizo katika vitabu vya kazi. Kujaza kadi ya kibinafsi

Taarifa nyingine muhimu katika Albamu ya fomu za nyaraka zinapaswa kuwa mifano ya kufanya maingizo katika vitabu vya kazi vya wafanyakazi. Kama unavyojua, Maagizo ya sasa ya kujaza vitabu vya kazi, yameidhinishwa. Amri ya Wizara ya Kazi ya Urusi ya tarehe 10.10.03 No. 69 ina sampuli kadhaa za rekodi (kwa mfano, juu ya uanzishwaji wa taaluma ya pili, juu ya kubadili jina la shirika, juu ya kufukuzwa, nk), lakini hii haitoshi kwa uwazi. , hasa kwa maafisa wa wafanyakazi wa novice.

Maingizo ya sampuli katika vitabu vya kazi yanaweza kuwekwa kwenye Albamu baada ya mifano ya usajili wa maagizo kwa wafanyakazi au kwa namna ya meza ya muhtasari (Kiambatisho 5).

Ugumu katika kufanya kazi na vitabu vya kazi, kama sheria, ni kwa sababu ya mapungufu au mahitaji yanayopingana yaliyomo katika vitendo vya kisheria vya udhibiti wa matengenezo yao.

Kwa mfano, kwa mujibu wa Amri iliyoidhinishwa ya Serikali ya Shirikisho la Urusi ya Julai 24, 2002 No. 555 Kanuni za kuhesabu na kuthibitisha kipindi cha bima kwa ajili ya kuanzisha pensheni ya kazi, hati kuu inayothibitisha vipindi vya kazi chini ya mkataba wa ajira ni. kitabu cha kazi cha asili, sio nakala iliyoidhinishwa. Hata hivyo, katika Sehemu ya IV ya Kanuni za matengenezo na uhifadhi wa vitabu vya kazi, uzalishaji wa fomu za kitabu cha kazi na utoaji wa waajiri pamoja nao, kupitishwa. Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi ya Aprili 16, 2003 No. 225, inahusu utoaji wa kitabu cha kazi kwa mfanyakazi tu baada ya kufukuzwa (kukomesha mkataba wa ajira). Kwa hivyo, kuna shida katika kutoa kitabu cha kazi asili kwa mfanyakazi ambaye hajajiuzulu.

Katika hali hii na kesi nyingine zinazofanana, wakati mfanyakazi lazima awasilishe kitabu cha awali cha kazi kwa mwili mmoja au mwingine, inashauriwa kuonyesha katika Albamu ya fomu za hati utaratibu wa kuandika utaratibu wa kutoa kitabu cha kazi.

Hati kwa misingi ambayo kitabu cha kazi kitatolewa, kwa maoni yetu, inapaswa kuwa taarifa ya mfanyakazi iliyoelekezwa kwa Polygraph CJSC, na sio "risiti" inayotumiwa sana katika mazoezi. Baada ya kusajili ombi, akizingatia na mkuu wa shirika na kuweka azimio, mfanyakazi lazima athibitishe kwa maandishi (kwa maombi sawa) ukweli wa kupokea kitabu cha kazi kwa matumizi ya muda na jukumu la kuirejesha kwa wakati unaofaa. njia bila uharibifu wowote, masahihisho, madoa, n.k.

Huduma ya wafanyikazi lazima ipange udhibiti wa urejeshaji wa kitabu cha kazi kilichotolewa kwa matumizi ya muda na kukiangalia wakati kitabu cha kazi kinarudishwa na mfanyakazi. Ikiwa mfanyakazi hana sababu halali ya kupokea kitabu cha kazi asilia, ni nakala tu iliyoidhinishwa inayoweza kutolewa kwake.

Maagizo ya kina juu ya utaratibu wa kujaza yanapaswa kuambatanishwa katika Albamu ya fomu za hati na fomu za uhasibu kama karatasi ya wakati (fomu T-12 na T-13) na kadi ya kibinafsi ya mfanyakazi (T-2).

Kuweka laha ya wakati ni lazima, kwani Polygraph CJSC inalazimika kuweka rekodi za wakati ambao kila mfanyakazi alifanya kazi (Kifungu cha 91 cha Msimbo wa Kazi wa Shirikisho la Urusi). Wakati wa kujaza laha ya saa, njia zifuatazo hutumiwa:

usajili unaoendelea wa kila siku wa masaa yaliyofanya kazi au dalili ya sababu za kutokuwepo kwa mfanyakazi (likizo, ulemavu, nk);

usajili wa utoro tu, utoro, kuchelewa, nk.

Saa za kazi zinaweza kujumuisha: saa za mchana, kazi za usiku, saa za ziada, safari za biashara, na kazi mwishoni mwa wiki na likizo. Aina tofauti za wakati wa kufanya kazi huzingatiwa na kulipwa tofauti.

Alama za kutokuwepo kwa kazi kwa sababu nzuri lazima zidhibitishwe na hati za uthibitisho. Saa zilizofanya kazi katika hali ya muda zimerekodiwa kwenye karatasi ya saa kulingana na masharti yaliyojumuishwa katika mkataba wa ajira.

Karatasi ya wakati imeundwa kwa nakala moja na mtunza wakati au mtu aliyeidhinishwa, iliyosainiwa na mkuu wa kitengo cha kimuundo na mfanyakazi wa huduma ya wafanyikazi na kuhamishiwa idara ya uhasibu. Katika mashirika makubwa, karatasi ya wakati huwekwa na mgawanyiko wa kimuundo.

Kadi ya kibinafsi ya mfanyakazi imejazwa kwa wafanyikazi wote ambao mkataba wa ajira umehitimishwa, pamoja na wafanyikazi wa muda. Kadi za kibinafsi zinajazwa katika nakala moja na mfanyakazi wa huduma ya wafanyakazi kwa misingi ya nyaraka za kibinafsi za raia anayeomba kazi. Kadi zinajazwa kwa mkono au kwa kutumia toleo la elektroniki na uchapishaji unaofuata. Wakati wa kujaza kadi kwa mikono, blots na ufutaji haziruhusiwi.

Ikiwa makosa yanatokea au mabadiliko yanahitajika kufanywa (kwa mfano, wakati wa kubadilisha jina la ukoo, kubadilisha anwani ya nyumbani au data ya pasipoti), kiingilio kisicho sahihi au cha zamani hupitishwa kwenye kadi, na ingizo sahihi huwekwa juu au karibu nayo. . Marekebisho yaliyofanywa lazima yadhibitishwe na saini ya afisa wa wafanyikazi.

Jukumu muhimu katika kujaza kadi za kibinafsi za wafanyikazi linachezwa na waainishaji wote wa Kirusi wa habari za kiufundi na kiuchumi (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), matumizi ambayo hukuruhusu kujaza kwa usahihi mistari inayolingana ya kadi. (Jedwali 2.4).

Ikiwa ni muhimu kusimba habari katika kadi ya kibinafsi ya mfanyakazi ambayo haijajumuishwa katika waainishaji wa Kirusi wote, waainishaji wa ndani wa shirika hutengenezwa. Kadi zilizojazwa wakati wa kuomba kazi zimesajiliwa katika kitabu cha kadi za kibinafsi, fomu ambayo inatengenezwa kwa hiari ya CJSC Polygraph.

Jedwali 2.4

Hitilafu katika kutoa kadi za kibinafsi za Polygraph CJSC

Hitimisho la kimantiki la maendeleo ya usaidizi wa kawaida katika uwanja wa usimamizi wa rekodi za wafanyikazi ni kuchora na kupitishwa kwa Ratiba ya mtiririko wa hati ya huduma ya wafanyikazi ya CJSC "Polygraph". Ratiba katika fomu ya jedwali inaonyesha taratibu za kuweka kumbukumbu za mahusiano ya kazi kwa vitu vifuatavyo:

nyaraka za kuandaa (msingi wa kuandaa, mzunguko, mtu anayehusika na maandalizi, idadi ya nakala, nk);

karatasi (uratibu, saini, idhini);

usindikaji wa hati (usajili, uhamisho kwa ajili ya utekelezaji, familiarization ya wafanyakazi);

Uhifadhi wa uendeshaji na kumbukumbu wa nyaraka zilizotekelezwa (mahali na masharti ya uhifadhi, mzunguko wa kumbukumbu).

Utaratibu wa kutumia kanuni za mitaa zinazozingatiwa za kufanya kazi na nyaraka za wafanyakazi, pamoja na wajibu wa ukiukaji wake, zinapaswa kuingizwa katika Maagizo ya usimamizi wa rekodi za HR, iliyoidhinishwa na amri ya mkuu wa Polygraph CJSC.

3 KUBORESHWA KWA USIMAMIZI WA OFISI KATIKA IDARA YA WATU

Mfumo wa kiotomatiki katika biashara leo sio ushuru kwa mtindo, lakini hitaji la dharura. Moja ya makampuni ya biashara imeweza kutekeleza mradi wa automatisering, halisi kutoka mwanzo. Kufikia wakati wa utekelezaji, wafanyikazi wa shirika walikuwa zaidi ya watu mia tano. Wakati huo huo, hapakuwa na bidhaa moja ya programu katika huduma ya wafanyakazi.

Ilikuwa ngumu kuanzisha mawasiliano kati ya idara za kampuni. Tamaa ya kuondoa tatizo hili, pamoja na ufumbuzi wa kazi ya haraka ya kuunda database ya kawaida ya wafanyakazi, ikawa sababu kuu za michakato ya biashara ya automatiska. Mradi huo ulianzishwa na vitengo viwili: idara ya fedha na huduma ya wafanyikazi. Ni wao ambao walitengeneza vigezo kuu vya otomatiki, kujibu maswali matatu ya kimsingi:

1. Je, ungependa kupata nini kutokana na mradi huo?
2. Je, kampuni itatumia gharama gani za kifedha kuhusiana na hili?
3. Itachukua muda gani kuandaa na kutekeleza otomatiki?

Ili kufanya kazi kwenye mradi huo, kikundi cha mpango kiliundwa, ambacho kilijumuisha wataalamu kutoka idara tatu:

• huduma za teknolojia ya habari kazi zake ni pamoja na uchambuzi wa programu zilizowasilishwa kwenye soko, tathmini ya uwezekano wa mwingiliano wao na bidhaa za IT ambazo kampuni ilipanga kutekeleza katika siku zijazo, na pia kutatua maswala yanayohusiana na matengenezo zaidi ya programu;
• ufafanuzi wa idara ya kifedha ya anuwai ya kazi za kiotomatiki zinazohusiana na malipo;
• Idara za wafanyikazi uundaji wa malengo ya mradi katika suala la usimamizi wa wafanyikazi.

Kwanza kabisa, kikundi cha mpango kilichambua soko la huduma za habari. Ilibadilika kuwa kutoka kwa mtazamo wa kazi zinazokabili kampuni, karibu bidhaa zote za programu zinahitaji kuboreshwa. Chaguo la rahisi zaidi kati yao lilihitaji mjadala mrefu, ambao ulifanyika wakati wa meza kadhaa za pande zote. Katika matukio haya, faida na hasara za ufumbuzi mbalimbali zilipatikana. Matokeo yake, uchaguzi ulifanywa kwa ajili ya mpango "1C: Mshahara na Wafanyakazi 7.7". Wakati huo, bado haikujumuisha kizuizi cha "1C: Rasilimali Watu na Malipo", kwa hivyo maboresho kadhaa yalifanywa, ambayo yalifanywa na wataalamu wa nje.

Kwa mradi huo, mpango wa kina wa utekelezaji ulitengenezwa na kupitishwa, unaonyesha tarehe za mwisho na wajibu wa utekelezaji wa kila kipengele. Mradi mzima (maendeleo, upimaji, utekelezaji na mafunzo ya wafanyakazi) ulipewa muda wa miezi 4 (Jedwali 3.1). Kwanza kabisa, wafanyikazi wa kila mgawanyiko wa huduma ya wafanyikazi waliamua juu ya data gani wanayohitaji katika fomu ya elektroniki. Kwa mkaguzi wa HR mtiririko wa hati ya HR, kwa meneja wa HR database ya wagombea (hapo awali ilikusanywa kwenye karatasi), kwa mtaalamu wa mafunzo orodha za wale waliohudhuria mafunzo (wafanyikazi wote wa kampuni wanafunzwa). Kwa hivyo, kwa huduma ya wafanyikazi ilihitajika kusanidi vizuizi kadhaa:

1. "Uteuzi wa wafanyakazi". Saraka maalum iliundwa ili kuhifadhi habari kamili zaidi kuhusu wagombeaji wote walioalikwa kwa mahojiano, na vile vile wafanyikazi wa kampuni ambao wanaweza kupendezwa naye ikiwa nafasi zingine zilifunguliwa.

2. "Mafunzo". Ili kurekodi habari kuhusu kifungu cha mafunzo, kitabu cha kumbukumbu kilichopo tayari "Wafanyakazi" kiliboreshwa. Ilijumuisha orodha ya kila mtu anayefanya kazi (na amefanya kazi) kwa kampuni. Ilibadilika kuwa rahisi, kwa sababu ilikuwa na taarifa kuhusu kila mfanyakazi tarehe ya kuzaliwa, anwani, maelezo ya pasipoti, cheo cha kazi na idara, ratiba, mshahara, nk Kwa hiyo, saraka hii ilichaguliwa kwa marekebisho. Iliwezekana kuingiza habari kuhusu tarehe na jina la mafunzo, matokeo yake, na pia ni aina gani ya mafunzo ni muhimu kwa maendeleo zaidi ya mfanyakazi, mpya na tayari anafanya kazi.

3. "Kazi ya ofisi ya wafanyakazi". Kizuizi hiki pia kilikuwa kinakamilishwa ili kupanua uwezo wake, haswa, kuingiza ratiba ya likizo, kufuatilia uzingatiaji wake, na kuandaa mikataba ya ajira.

4. "Kuripoti na takwimu". Ni mkusanyiko wa ripoti na ukusanyaji wa data ya takwimu ambayo huturuhusu kuchanganua kazi iliyofanywa na kuunda mipango ya siku zijazo. Kwa madhumuni haya, ripoti zifuatazo za kielektroniki zimeundwa:

• "Procentik" inakusanya taarifa kama asilimia: kiwango cha mauzo ya wafanyakazi, uwiano wa idadi ya watahiniwa ambao wamefaulu mahojiano na idadi ya wafanyakazi walioajiriwa;
• "Takwimu za kuvutia" Kila mwezi, idara ya wafanyikazi huwafahamisha wafanyikazi wote wa kampuni na data ya ripoti hii. Ina taarifa kuhusu idadi ya wanaume na wanawake walio katika shirika, takwimu za elimu, hali ya ndoa na wastani wa urefu wa huduma katika kampuni.

Jedwali 3.1

Mpango wa utekelezaji wa mradi

Baada ya kusakinisha programu na kupima mipangilio, ilikuwa ni zamu ya utekelezaji wa hatua ngumu zaidi. Kwa kuanzia, wafanyakazi wote walizoezwa kutumia programu hiyo mpya. Ilifanyika katika kituo cha mafunzo cha kampuni ya msanidi programu katika hatua mbili: kwanza kabisa kwa huduma ya wafanyikazi, kisha kwa idara ya kifedha (kwa wakati huu, maafisa wa wafanyikazi walikuwa tayari wanaingiza habari kwenye programu). Madarasa yalifanywa wakati wa juma kila asubuhi kutoka 9 hadi 11:00. Mchakato wa kusimamia programu kati ya wafanyikazi ulifanyika kwa kasi tofauti, lakini kila mtu alikuwa na hakika kwamba otomatiki huwaruhusu kufanya kazi kwa ufanisi zaidi.

Baada ya mafunzo, taarifa zote ziliingia kwenye mfumo (Mchoro 3.1).

Mchele. 3.1 Kuingiza habari kuhusu wafanyikazi

Baada ya kuanzishwa kwa automatisering, matokeo yalifupishwa. Uchambuzi wa matokeo yaliyopatikana ulionyesha yafuatayo:

1. Gharama za kazi zilizopunguzwa kwa kiasi kikubwa kwa taratibu rahisi zaidi za wafanyakazi (Jedwali 3.2).

2. Mwingiliano kati ya huduma ya wafanyakazi na idara ya fedha umerahisishwa.

3.Imekuwa rahisi zaidi kuhifadhi na kutumia taarifa kuhusu wafanyakazi.

Jedwali 3.2

Mabadiliko katika mchakato wa kuajiri

Huduma ya wafanyikazi inapaswa kufahamu shida zifuatazo katika michakato ya kiotomatiki ya wafanyikazi:

• mradi mzuri na wa hali ya juu unahitaji pesa nyingi (haswa ikiwa ni muhimu kubadilisha au kuongeza usanidi wa programu);
• Wataalamu wa HR wanaohusika katika mradi wa otomatiki watalazimika kuwasiliana na wasanidi programu. Wakati huo huo, sio maafisa wote wa wafanyikazi wanaweza kuzungumza "lugha moja" na waandaaji wa programu (pamoja na kinyume chake), kwa hivyo, watalazimika kujifunza hii;
• mchakato wa kuingiza taarifa zote muhimu utahitaji mkusanyiko mkubwa wa tahadhari kutoka kwa wafanyakazi wa huduma ya wafanyakazi.

HITIMISHO

Kwa sasa, kiasi cha kazi ya huduma ya wafanyakazi wa makampuni ya biashara kwa ujumla na ZAO Polygraph, hasa, imeongezeka kwa kiasi kikubwa. Hii ni kutokana na haja ya kuhitimisha mkataba wa ajira kwa maandishi, kuandaa amri katika hatua zote za uhusiano wa ajira, kutoka kwa kukodisha hadi kufukuzwa.

Katika mazoezi, hakuna maoni ya kawaida juu ya jinsi bora ya kupanga mchanganyiko wa fani (nafasi), mabadiliko katika mkataba wa ajira kwa namna ya uhamisho wa kudumu na wa muda kwa kazi nyingine. Inahitajika pia kutofautisha kati ya vifungu ambavyo ni sehemu muhimu ya mkataba wa ajira, na makubaliano ambayo yana umuhimu wa kujitegemea.

Leo, uwanja wa kisheria ambao huduma ya wafanyikazi inafanya kazi ni pana sana. Haijumuishi tu Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, lakini pia sheria zingine za shirikisho, haswa Sheria ya Shirikisho ya Desemba 29, 2006 N 255-FZ "Katika utoaji wa faida kwa ulemavu wa muda, ujauzito na kuzaa kwa raia chini ya lazima. bima ya kijamii", Sheria ya Shirikisho Nambari 54-FZ ya Aprili 20, 2007 "Katika Marekebisho ya Sheria ya Shirikisho "Juu ya Mshahara wa Kima cha chini" na Sheria Nyingine za Kisheria za Shirikisho la Urusi", kulingana na ambayo mshahara wa chini kutoka Septemba 1, 2007 iliwekwa kwa 2,300 kusugua. kwa mwezi.

Jukumu muhimu katika udhibiti wa uhusiano wa wafanyikazi linachezwa na amri za Serikali ya Shirikisho la Urusi, haswa Amri ya Desemba 24, 2007 N 922 "Juu ya upekee wa utaratibu wa kuhesabu mshahara wa wastani" na sheria zingine za kisheria. vitendo vyenye kanuni za sheria ya kazi.

Ujuzi wa nyenzo nyingi za udhibiti, mazoezi ya mahakama na uwezo wa kuzitumia ni hali muhimu kwa kazi ya mafanikio ya huduma zote za wafanyakazi.

ORODHA YA FASIHI ILIYOTUMIKA

1. Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi.
2. Amri ya Kamati ya Takwimu ya Jimbo la Urusi ya tarehe 05.01.2004 No. 1 "Kwa idhini ya aina za umoja wa nyaraka za uhasibu wa uhasibu wa kazi na malipo yake".
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Kazi ya ofisi: mahitaji ya mtiririko wa hati ya kampuni (Kulingana na Gosts ya Shirikisho la Urusi) .- M .: Bizn.-shule. Intel Synthesis, 2004.
5. Andreeva V.I. Kuhusu masuala magumu ya kuandika mahusiano ya kazi//Mwongozo wa Afisa Utumishi, 2006, Na. 10.
6. Barikhin A.B. Kazi ya ofisi: kitabu cha maandishi. M., 2006
7. Belushchenko S. Agizo otomatiki katika muafaka//Mwongozo wa usimamizi wa wafanyakazi, 2007, No. 4.
8. Boriskin V.V. Biashara rasmi. M., 2007
9. Bykova T.A. Kazi ya ofisi. M., 2008
10. Vyalova V.M. Usimamizi wa rekodi za wafanyakazi katika mashirika yenye kitengo tofauti//Mwongozo wa afisa wa wafanyakazi, 2008, No. 8.
11. Galakhov V.V. Kazi ya ofisi katika idara ya wafanyikazi. M., 2006
12. Doronina L.A. Misingi ya kazi ya ofisi. M., 2007
13. Jarida "Nyaraka", 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Makaratasi//Katibu biashara. 2007. - No. 1 p. 20-27
15. Kirsanova M.V. Kozi ya biashara. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Kazi ya ofisi. M., 2007
17. Kudryaev V.A. "Shirika la kazi na hati" V.A. Kudryaev na wengine. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Usimamizi wa wafanyikazi. M., 2007
19. Kuznetsova T. Kazi ya ofisi. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Kazi ya kisasa ya ofisi. M., 2007
21. Lenkevich L.A. Kazi ya ofisi: mwongozo wa kusoma. M., 2007
22. Makarova N.A. Kazi ya ofisi katika biashara. M., 2008
23. Hali mbaya ya hewa A.V. Biashara ya shirika. M., 2007
24. Novikova E.A. Kazi ya ofisi katika idara ya wafanyikazi. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovyov A.A. Kuajiri na kufukuza wafanyikazi. M.: Kabla, 2006.
26. Pshenko A.V. Misingi ya kazi ya ofisi. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kazi ya ofisi: kitabu cha maandishi. M., 2006
28. Sokolov A.V. Usimamizi wa nyaraka. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Usimamizi wa hati na kazi ya ofisi. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Nyaraka. Makaratasi: Vitendo. Posho ya usaidizi wa hali halisi ya biashara. M.: Kabla, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Uainishaji wa hati: suluhisho na shida. // Kitabu: utafiti na vifaa. Sat. 70. M., 2005. S. 24-40.

KIAMBATISHO 1

Orodha ya hati za wafanyikazi zinazohitajika kwa shirika

NYONGEZA 2

Mfano wa karatasi ya fomu za hati

NYONGEZA 3

Mfano wa agizo la kurekebisha fomu za hati za msingi za uhasibu

NYONGEZA 4

Mfano wa agizo kwa wafanyikazi kwa namna ya agizo la shughuli kuu

NYONGEZA 5

Mfano wa maombi ya utoaji wa kitabu cha kazi

NYONGEZA 6

Mfano wa Jedwali la Pivot

1 Basakov M.I. Kazi ya ofisi. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Kazi ya ofisi katika shirika. M., 2007

3 Rogozhin M.Yu. Kazi ya ofisi katika idara ya wafanyikazi. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Nyaraka. Makaratasi: Vitendo. Posho ya usaidizi wa hali halisi ya biashara. M.: Kabla, 2006

5 Trukhanovich L.V. Kazi ya ofisi. M., 2008

6 Malkova E.N. Nyaraka za lazima za wafanyakazi zinazozalishwa katika idara ya wafanyakazi wa biashara // Maamuzi ya wafanyakazi, 2008, No. 7.

7 Malkova E.N. Nyaraka za lazima za wafanyakazi zinazozalishwa katika idara ya wafanyakazi wa biashara // Maamuzi ya wafanyakazi, 2008, No. 7.

8 Malkova E.N. Nyaraka za lazima za wafanyakazi zinazozalishwa katika idara ya wafanyakazi wa biashara // Maamuzi ya wafanyakazi, 2008, No. 7.

Haja ya kuanzisha usimamizi wa rekodi za wafanyikazi sio kazi ngumu sana, lakini sio rahisi kwa Kompyuta Wataalamu wa HR. Labda wewe ni afisa wa wafanyikazi wa novice, au kwa ujumla mhasibu au meneja wa ofisi ambaye "amepachikwa" na wafanyikazi, au mjasiriamali wa novice. Na una uzoefu mdogo katika eneo hili, basi mwongozo wetu hakika kukusaidia. Kila kitu kinawekwa hatua kwa hatua, rahisi na kupatikana, hasa kwa Kompyuta katika masuala ya wafanyakazi.

Usimamizi wa rekodi za wafanyikazi ni tawi la shughuli ambalo huandika uhusiano wa wafanyikazi, hurekebisha habari juu ya kupatikana na harakati za wafanyikazi, kama matokeo ambayo taratibu za wafanyikazi huandikwa. Takriban hati yoyote ya wafanyikazi ina thamani ya kisheria. Kwa msaada wa nyaraka za wafanyakazi zinazotumiwa kama ushahidi ulioandikwa, mwajiri anaweza kuthibitisha msimamo wake mahakamani.

Hatua ya 1. Panga "mahali pa kazi" ya mtaalamu wa HR.

Kwa kufanya hivyo, unahitaji mpango wa wafanyakazi, maandiko ya kanuni katika toleo la hivi karibuni na sampuli za fomu za hati, sampuli za kukamilika kwao. Yote hii utahitaji katika kazi yako.

Toleo bora la kumbukumbu "fasihi" - rasilimali kwa maafisa wa wafanyikazi kwenye mtandao, maktaba za elektroniki, machapisho ya elektroniki - ndani yao utapata aina nyingi za hati muhimu kwa kazi ya wafanyikazi, na sampuli za kukamilika kwao, kuna hatua kwa hatua. taratibu za uendeshaji wa msingi wa wafanyakazi, vitabu, mashauriano, nk.

Jadili na wasimamizi suala la kupata programu ya kuweka rekodi za wafanyakazi. Kuna programu nyingi kama hizi, zilizolipwa na za bure, na nyingi maalum ni rahisi sana.

Lakini kampuni nyingi huweka rekodi za wafanyikazi kulingana na mila katika 1C. Ukweli ni kwamba kuna wataalamu wengi wa usaidizi wa 1C katika jiji lolote, lakini huwezi kupata wataalamu katika kusaidia programu nyingine kila mahali.

Hatua ya 2. Kufahamiana na hati za shirika.

Nyaraka zote katika sehemu ya wafanyikazi lazima zizingatie hati za kampuni, na sio kupingana nazo kwa njia yoyote. Soma katika Mkataba utaratibu wa kukubali mkurugenzi na kuweka mshahara wake, kipindi ambacho mkataba wa ajira unaweza kuhitimishwa naye, baadhi ya vipengele vinaweza kutajwa katika Mkataba. Wakati mwingine Mkataba unaelezea utaratibu wa kuajiri watendaji wakuu na kuanzisha mifumo ya malipo kwao, na hata utaratibu wa kuidhinisha meza ya wafanyakazi.

Hatua ya 3. Tengeneza orodha ya hati zinazohitajika kwa usimamizi wa HR katika kampuni yako.

Hati za lazima zitungwe na kupitishwa:

- kanuni za kazi za ndani (Kifungu cha 189, 190 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- wafanyakazi (Kifungu cha 15, 57 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- ratiba ya likizo (Kifungu cha 123 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- hati juu ya usindikaji na ulinzi wa data ya kibinafsi ya wafanyikazi (hati inayoanzisha utaratibu wa usindikaji wa data ya kibinafsi ya wafanyikazi, haki zao na majukumu katika eneo hili (isipokuwa imeanzishwa katika kanuni za kazi ya ndani), idhini iliyoandikwa ya wafanyikazi usindikaji na uhamishaji wa data ya kibinafsi kwa wahusika wengine, Vifungu 86-88 vya Msimbo wa Kazi wa Shirikisho la Urusi, Kifungu cha 6 cha Sheria ya Shirikisho "Kwenye Takwimu za Kibinafsi");

- mikataba ya ajira (Kifungu cha 16, 56-59, 67 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- vitabu vya kazi (Kifungu cha 65, 66 cha Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi la Aprili 16, 2003 No. 225 "Kwenye vitabu vya kazi", Amri ya Wizara ya Kazi ya Urusi ya Oktoba 10 , 2003 No. 69 "Kwa idhini ya maagizo ya kujaza vitabu vya kazi");

- kitabu cha uhasibu kwa harakati za vitabu vya kazi na kuingiza ndani yao (aya ya 40-41 ya Sheria za kutunza na kuhifadhi vitabu vya kazi, kutengeneza fomu za kitabu cha kazi na kuwapa waajiri, iliyoidhinishwa na Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi. ya 04.16.2003 N 225, Amri ya Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi la 10.10.2003 N 69 "Kwa idhini ya Maagizo ya kujaza vitabu vya kazi");

- kitabu cha mapato na gharama kwa uhasibu wa fomu za kitabu cha kazi na kuingiza ndani yake (aya ya 40-41 ya Sheria za kutunza na kuhifadhi vitabu vya kazi, kutengeneza fomu za kitabu cha kazi na kuwapa waajiri, iliyoidhinishwa na Amri ya Serikali ya Urusi. Shirikisho la 04.16.2003 N 225, Amri ya Wizara ya Kazi ya Shirikisho la Urusi kutoka 10.10.2003 N 69);

- karatasi ya wakati (Kifungu cha 91, 99 cha Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- kadi za kibinafsi (kifungu cha 12 cha Kanuni za kudumisha na kuhifadhi vitabu vya kazi, kuandaa fomu za kitabu cha kazi na kutoa waajiri pamoja nao, iliyoidhinishwa na Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi la 16.04.2003 N 225);

- maagizo: maagizo ya kuajiri, juu ya kutoa likizo kwa wafanyakazi, juu ya kufukuzwa kwa wafanyakazi, juu ya uhamisho, safari za biashara, juu ya uteuzi wa mtu anayehusika na kudumisha, uhasibu na kuhifadhi vitabu vya kazi, nk (Kifungu cha 62, 68, 84.1; 193 na Kanuni nyingine za Kazi ya Shirikisho la Urusi, kifungu cha 45 cha Kanuni za kudumisha na kuhifadhi vitabu vya kazi, fomu za kitabu cha kazi na kuwapa waajiri, iliyoidhinishwa na Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi la 16.04.2003 N 225;

- misingi ya maagizo yaliyotolewa: memorandum, taarifa, vitendo, makubaliano, nk (Kifungu cha 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128, nk ya Kanuni ya Kazi ya Shirikisho la Urusi);

- taarifa, maelezo-mahesabu na nyaraka zingine zinazohusiana na hesabu na malipo ya mishahara, malipo ya likizo, fidia kwa likizo zisizotumiwa, malipo ya kufukuzwa;

- fomu iliyoidhinishwa ya hati ya malipo;

- rejista ya ukaguzi wa chombo cha kisheria, mjasiriamali binafsi, uliofanywa na miili ya udhibiti wa serikali (usimamizi), miili ya udhibiti wa manispaa (kifungu cha 8, kifungu cha 16 cha Sheria ya Shirikisho ya Desemba 26, 2008 N 294-FZ "Juu ya Ulinzi. ya haki za vyombo vya kisheria na wajasiriamali binafsi katika utekelezaji wa udhibiti wa serikali (usimamizi) na udhibiti wa manispaa.Aina ya jarida imeidhinishwa na Agizo la Wizara ya Maendeleo ya Uchumi ya Shirikisho la Urusi la Aprili 30, 2009 N 141) .

Pia kuna nyaraka za wafanyakazi ambazo zinakuwa za lazima chini ya hali fulani. Inahitajika kufafanua na wasimamizi ni hati zipi za hiari zinahitaji kutayarishwa kwa kampuni. Wakati huo huo, tafuta kutoka kwa mkurugenzi mkuu ni hali gani maalum anataka kuona katika Kanuni za Kazi ya Ndani, kanuni nyingine za mitaa, na katika aina za mikataba ya ajira. Ikiwa meneja anataka kujumuisha masharti fulani kwenye hati, tunaangalia kama yanakinzana na sheria.

Tunatayarisha hati zote hapo juu, kuziratibu na Mkurugenzi Mtendaji. Tunaidhinisha chaguzi za mwisho na mkurugenzi.

Hatua ya 4. Tunafanya mkurugenzi mkuu.

Kwanza kabisa, tunachora mkurugenzi. Yeye ndiye mfanyakazi wa kwanza! Kutoka kwa nyaraka inapaswa kuwa wazi tangu tarehe gani mkurugenzi amekuwa akifanya kazi.

Hatua ya 5. Tunatengeneza meza ya wafanyakazi, kanuni za kazi za ndani, na kanuni nyingine za mitaa.

Hakika kampuni bado haina jedwali la wafanyikazi na kanuni za kazi za ndani na kanuni zingine za ndani. Tunazitunga. Hati hizi zote zinaratibiwa na mkurugenzi. Tunazingatia maoni na matakwa ya mkurugenzi, angalia ikiwa yanapingana na sheria. Mkurugenzi anaidhinisha matoleo yaliyotengenezwa tayari ya hati zilizotajwa.

Tafadhali kumbuka kuwa jedwali la wafanyikazi lina fomu iliyounganishwa, sio ya kiholela. Ikiwa kuna shida na meza ya wafanyikazi, basi kwenye mtandao, angalia sampuli za kujaza meza ya wafanyikazi, utaratibu wa hatua kwa hatua wa kuunda na kuidhinisha meza ya wafanyikazi, semina za mada na sehemu ya mashauriano ya wafanyikazi. Unaweza pia kupata sampuli za kanuni mbalimbali za mitaa, taratibu za hatua kwa hatua za kupitishwa kwao, mashauriano, vidokezo vya kuandaa, nk.

Hatua ya 6. Tunatengeneza aina ya kawaida ya mkataba wa ajira.

Tunatengeneza aina ya mkataba wa ajira ambao utahitimishwa na wafanyikazi. Tunajumuisha ndani yake hali zote ambazo ni za manufaa na muhimu kwa kampuni. Kuna violezo vyema vya mkataba wa ajira kwenye Mtandao na jinsi ya kurasimisha uhusiano wa ajira kwa niaba ya mwajiri.

Hatua ya 7. Tunatengeneza hati zingine.

Tunatayarisha hati zingine ambazo tutahitaji kufanya kazi ya wafanyikazi katika siku zijazo: vitabu vya uhasibu, rejista, karatasi, fomu za agizo, makubaliano juu ya dhima, n.k. Katika vifungu "Nyaraka za Mfano" unaweza kuchukua fomu za hati hizi, chapisha ikiwa ni lazima, ujitambulishe na sampuli za kujaza kwao.

Hatua ya 8. Kuweka vitabu vya kazi.

Tunaamua na usimamizi swali la nani ataweka vitabu vya kazi. Kwa kuwa wafanyikazi bado hawajaajiriwa, itabidi kwanza uweke vitabu vya kazi. Tunatoa agizo la kuchukua jukumu la matengenezo, uhifadhi, uhasibu na utoaji wa vitabu vya kazi. Baadaye, unaweza kuhamisha mamlaka haya kwa afisa wa wafanyikazi anayekubalika, pia kwa agizo.

Hatua ya 9. Tunapanga kazi ya wafanyakazi.

Unaweza kuona hapa. Katika hatua hii, ni muhimu kuteka nyaraka nyingi: mikataba ya ajira, maagizo ya ajira, kadi za kibinafsi, vitabu vya kazi, kitabu cha uhasibu kwa harakati za vitabu vya kazi, nk Angalia fomu na sampuli za nyaraka hizi zote, mashauriano juu ya utekelezaji wao kwenye mtandao.

Tena, kusaidia - fasihi ya mbinu na miongozo ya vitendo, ambayo ni, kati ya mambo mengine, katika uwanja wa umma kwenye portaler ya wafanyakazi. Baada ya kufahamu utaratibu huu, kazi ya kila siku inakungojea: kudumisha karatasi ya wakati na ratiba ya likizo, usindikaji wa likizo, safari za biashara na siku za wagonjwa, motisha, adhabu, uhamisho na kufukuzwa, na kadhalika.

Ufafanuzi wa jumla unasema kuwa usimamizi wa rekodi za wafanyakazi ni mchakato wa usajili na matengenezo ya karatasi za wafanyakazi. Mada hii ni muhimu kwa wajasiriamali binafsi na vyombo vya kisheria. Karatasi ina kanuni kali za kisheria, na sheria zilizoelezwa lazima zizingatiwe na wasimamizi wote, idara za wafanyakazi katika makampuni ya biashara. Kwa usaidizi wa usimamizi wa rekodi za wafanyikazi, itawezekana kuboresha mchakato wa usimamizi wa wafanyikazi, kuboresha kazi ya kila timu, na kurahisisha utaratibu wa kuripoti.

Usimamizi wa HR ni nini

Misingi ya usimamizi wa rekodi za wafanyikazi ni pamoja na mchakato mzima wa kuandaa karatasi, kuzijaza, kuripoti juu ya wafanyikazi wanaofanya kazi katika kampuni. Kila iliyotolewa ni ya kisheria, ikiwa ni pamoja na yale ambayo yanaundwa kwa misingi ya maombi ya mfanyakazi. Uzalishaji wa wafanyikazi mara nyingi hufanywa na idara ya wafanyikazi, ambayo kazi zake ni kazi ya wafanyikazi:

• mishahara;
• usajili wa likizo, likizo ya ugonjwa;
• utoaji wa marejeleo.

Malengo na malengo

Kazi na malengo ya idara hii ya HR:

Udhibiti wa kisheria

Kazi kwa wafanyikazi inadhibitiwa na idadi ya sheria za udhibiti, maagizo na seti ya sheria katika ngazi ya mkoa au serikali. Kukosa kufuata mahitaji yaliyoainishwa katika mfumo wa udhibiti ni ukiukaji. Kanuni kuu za uzalishaji wa wafanyikazi:

• udhibiti wa serikali juu ya vitabu vya kazi (2003);
• sheria za kazi ya ofisi na usimamizi wa hati kutoka 2009;
• maagizo ya shirikisho ya kudumisha makaratasi kuhusu wafanyikazi;
• mahitaji ya jumla, ambayo yameidhinishwa na agizo la wizara.

Msingi wa kisheria wa biashara

Kila biashara hutumia idadi ya nyaraka zinazodhibiti kazi ya wafanyakazi wote. Harakati za hati na maandalizi yao hufanyika kulingana na maagizo, mfumo wa udhibiti uliowekwa hapo juu. Mfumo wa kisheria wa biashara umegawanywa katika vikundi vitano muhimu, vinavyodhibitiwa na maagizo ya ndani ya biashara:

• hati ya kampuni;
• ratiba ya kazi;
• kanuni za ulinzi wa data binafsi;
• ulinzi wa kazi (umewekwa na amri ya kumbukumbu ya shirikisho);
• ratiba ya kazi ya wafanyikazi (na hati juu ya wafanyikazi).

Mtiririko wa hati ya wafanyikazi katika shirika

Mifumo ya uhasibu ya umoja wa karatasi katika makampuni ya biashara imegawanywa katika makundi makuu matatu, kati ya ambayo ni kanuni za ndani, wafanyakazi, na kanuni za malipo. Kundi la kwanza ni pamoja na mauzo ya karatasi kulingana na ratiba ya likizo, kujaza hati kuhusu ratiba ya kazi. Aya ya pili ni ya kimataifa zaidi na ina kifungu juu ya utayarishaji wa mikataba na karatasi za sera za uhasibu. Kanuni ya malipo inasimamia masuala yote kuhusu malipo ya mishahara, bonasi, likizo ya ugonjwa, likizo na malipo ya kuachishwa kazi baada ya kufukuzwa.

Wafanyikazi katika mfumo wa T-3

Jedwali la wafanyikazi katika fomu ya T-3 ni aina moja ya karatasi inayoelezea muundo mzima wa wafanyikazi katika biashara au kampuni. Safu zina data juu ya jina kamili, nafasi ya mfanyakazi, kitengo ambacho ameorodheshwa. Kulingana na kanuni za udhibiti na sheria, mshahara rasmi wa mtaalamu umewekwa hapo. Mabadiliko yoyote katika mchakato wa usajili lazima yasajiliwe na idara ya uhasibu katika jedwali hili la wafanyikazi kwenye fomu ya T3. Maagizo ya kujaza daima yana mapendekezo kwa kila safu. Kwa jumla, hati inajumuisha vidokezo 5 vya habari.

Ratiba ya kazi

Ratiba ya kazi ni hati ambayo inaidhinisha utaratibu wa kila siku wa mtaalamu. Mtiririko wa kazi hudhibiti ratiba ya msimamizi. Inajumuisha vipengee kuhusu hitaji la ukaguzi chini ya sheria ya sasa, kuhusu chakula cha mchana na mapumziko, na kuhusu kuripoti. Katika baadhi ya makampuni, karani anahitaji ripoti kuandikwa kila wiki au mwezi (hati lazima ithibitishwe na saini za mfanyakazi na karani baada ya uthibitishaji). Mpango, ratiba ya ratiba huundwa kwa kipindi cha kazi cha baadaye. Kurekodi saa za kazi za wafanyikazi.

Mkataba wa ajira

Mkataba wa ajira ni hati ya sheria ya kiraia ambayo inaundwa kati ya mfanyakazi wa baadaye na mwajiri. Fomu za kawaida za aina hii ya hati hazitarajiwa, na makubaliano yanajazwa kwa fomu ya bure inayoonyesha sifa (nafasi) na muda wa kazi. Matokeo yaliyohitajika pia yameandikwa hapo. Kwa mujibu wa kanuni za kisheria, aina hii ya hati ni sawa na hati ya mkataba, kwani inaelezea matokeo ya mwisho ya kazi, na sio muundo wake. Ili kuwafukuza wafanyakazi, unahitaji tu kukamilisha kabla ya kumalizika kwa mkataba.

Maagizo ya wafanyikazi

Kurejeshwa kwa wafanyikazi katika nafasi, kuajiri wataalam hufanywa kulingana na maagizo ya wafanyikazi. Aina hii ya hati inaelezea uteuzi wa wafanyakazi kwa nafasi na harakati nyingine za wataalamu katika idara. Wafanyikazi wa idara ya wafanyikazi na timu ya usimamizi wanashiriki katika ukuzaji wa maagizo na maagizo. Wasimamizi/wasimamizi wa kampuni hufanya maamuzi ya ndani. Maagizo yana fomu moja, imeanzishwa na mfumo wa udhibiti. Kwa mujibu wa maisha ya rafu ya karatasi, lazima zihifadhiwe katika idara ya uhasibu au katika idara ya wafanyakazi hadi miaka mitano au zaidi (kulingana na aina ya utaratibu).

Maelezo ya Kazi

Maelezo ya kazi ni hati ambayo inaelezea wajibu wa vyama (mfanyikazi na mwajiri), na pia ina data kuhusu maagizo na wajibu wa mtaalamu fulani katika nafasi yake. Zinathibitishwa na muhuri wa shirika na saini ya mtu anayehusika. Nakala tatu zinahitajika kwa hati hii. Mmoja anabaki katika idara ya wafanyikazi, mwingine na mwigizaji mwenyewe, na wa tatu na meneja au msimamizi wa idara fulani. Madhumuni ya agizo hili ni kuongeza michakato ya usimamizi wa wafanyikazi katika biashara.

Jinsi ya kupanga kazi ya ofisi katika idara ya wafanyikazi

Usimamizi sahihi wa HR unamaanisha kiwango cha juu cha uwajibikaji. Wafanyakazi wa Rasilimali Watu lazima wahakikishe kuwa tarehe za kusaini zinalingana na halisi. Unaweza kukabidhi utunzaji wa vitabu vya kazi na hati zingine za wafanyikazi kwa kampuni zinazotoa huduma nje. Majukumu ya Maafisa Utumishi:

• kuunda ratiba ya kazi, nyaraka za uhasibu zinazohusiana na likizo;
• tengeneza hati za ulinzi wa wafanyikazi (zinazohitajika kwa miili ya serikali);
• kuandaa na kutoa maagizo;
• Kuhesabu malipo na kudhibiti malipo ya mafao.

Idara ya HR

Utumishi wa wafanyakazi wa wakati wote unafanywa wakati uhasibu wote na usajili wote unafanywa tu na watu walioajiriwa wa wakati wote kutoka idara ya wafanyakazi. Njia hii ya makaratasi ni muhimu kwa makampuni ya biashara na makampuni yenye wafanyakazi wa watu 20-30. Viwango vya serikali vinahitaji kufuata kali kwa fomu ya maagizo yote na mahitaji mengine, vinginevyo taasisi ya kisheria inaweza kupokea faini. Katika sekta ya huduma, ambapo taasisi moja ya kisheria ina hadi watu 30, ni faida zaidi kutumia huduma za makampuni ya nje.

Ushirikishwaji wa wataalamu wa kampuni ya nje kwa kazi ya wafanyikazi

Kuajiri kampuni ya Utumishi wa nje kutaokoa pesa na kupunguza idadi ya watu kwa ujumla. Wataalamu wa kujitegemea hufanya kiasi kizima cha kazi muhimu juu ya maandalizi ya maagizo, ratiba. Pia huweka jarida maalum na kudhibiti kazi ya kila mtaalamu katika kampuni. Usimamizi wa rekodi za Utumishi kutoka nje unatiwa alama na ukweli kwamba huluki ya kisheria haina idara yake ya Utumishi, lakini inakabidhi jukumu hili kwa timu tofauti kwa ada ya wastani.

Uhasibu wa wafanyikazi kutoka mwanzo hatua kwa hatua

Kuweka kumbukumbu za nyaraka za idara ya wafanyakazi, vifaa vya ofisi na ofisi zinahitajika. Ni muhimu kuwa na salama yenye nguvu. Agizo linapaswa kuteua mkuu wa mfumo wa usimamizi wa hati. Baada ya hayo, vitendo vya ndani vinaundwa. Kwa kila mfanyakazi katika kampuni, lazima uunda folda tofauti ambapo kitabu chake cha kazi kitahifadhiwa. Usimamizi wa rekodi za wafanyakazi unahitaji uhifadhi wa nyaraka hizi wakati wa kipindi chote cha kazi ya mtaalamu katika nafasi. Katika shughuli nzima ya idara, habari huingizwa kwenye vitabu, maagizo yanatolewa.

Mahitaji ya wafanyikazi wa HR

Usimamizi wa rekodi za wafanyikazi ni mchakato changamano ambao unahitaji ujuzi fulani wa kinadharia na vitendo. Mfumo wa udhibiti wa nafasi hii una orodha ya masharti ambayo mtaalamu anaweza kushikilia nafasi hii. Taasisi za elimu hazichagui wasifu tofauti kama kazi ya ofisi ya wafanyikazi. Wasimamizi na wasimamizi wanafaa kwa shughuli katika idara ya wafanyikazi. Kwa hivyo waajiri huteua watu wenye elimu ya sheria, ulinzi wa habari au usimamizi wa hati.

Haki na wajibu wa afisa wafanyakazi

Wajibu wa kwanza wa viongozi hao ni kujua mfumo wa kisheria, kuzingatia sheria zilizowekwa za uhasibu. Hapo juu kulikuwa na vifungu, sheria za shirikisho ambazo zinapaswa kufuatwa wakati wa kufanya usimamizi wa rekodi za wafanyikazi. Afisa wa wafanyikazi ana haki ya kupokea habari kutoka kwa wafanyikazi, angalia folda za kibinafsi, angalia kitabu cha uhasibu (mshahara). Nguvu za wataalamu wa wasifu huu ni pamoja na kuweka saini, kufanya kazi na waajiri ili kuboresha ufanisi wa wafanyikazi.

Kusimamia rekodi za wafanyikazi

Leo, usimamizi wa rekodi za HR unafanywa kwa maandishi na kwa muundo wa dijiti. Hati hutiwa saini kibinafsi na wafanyikazi walioidhinishwa. Kwa nyaraka, viwango vya serikali hutumiwa, vinavyounganisha templates na fomu zote. Ni muhimu kuzingatia kanuni za GOST R 6.30-2003 na GOST R 7.0.8-2013. Karatasi muhimu huhifadhiwa kwenye folda maalum au salama za chuma. Kulingana na upeo na ukubwa wa kampuni, wataalam wanahitaji kuzingatia mahitaji tofauti ya mara kwa mara ya kuripoti.

Tafuta na usajili wa wafanyikazi

Hapo awali, kabla ya kusajili wafanyikazi, unahitaji kupata wafanyikazi maalum ambao wangekidhi vigezo vikali (lazima wahusiane na maalum ya kazi). Ili kufanya hivyo, tumia ofisi maalum, mashirika, tovuti za kutafuta kazi, kubadilishana kazi au matangazo ya kibinafsi kwenye magazeti, kwenye vyombo vya habari, kwenye tovuti. Baada ya hayo, hati za lazima za wafanyikazi zinaundwa, usajili unafanywa, mkataba wa ajira au mkataba wa kazi umesainiwa.

Hatua za kuajiri

Taratibu za kusajili watu kwa nafasi huanza kwa kuingiza data kuhusu mtafuta kazi kwenye jarida maalum. Kadi ya ripoti hurekodi habari kuhusu uzoefu, urefu wa huduma, na nafasi iliyoshikilia hapo awali. Baada ya kuidhinishwa, amri inatolewa ili kumteua mtu kwa wadhifa fulani. Hatua ya mwisho ni malezi ya folda ya kibinafsi, kuchora kesi katika kampuni, idara. Mkataba una habari kuhusu majukumu, kuhusu mshahara katika wadhifa huo.

Kadi za kibinafsi na uundaji wa faili ya kibinafsi ya mfanyakazi

Aina za hati za wafanyikazi ni pamoja na kadi ya kibinafsi ya mfanyakazi. Inayo habari yote kuhusu hali ya ndoa, jina kamili, picha imewekwa hapo, tarehe ya kuzaliwa imewekwa. Yote hii inafanywa na waajiri ili kuunda kifurushi cha data kuhusu kila mwanachama wa wafanyikazi wa kampuni. Kwa mujibu wa sheria, data hii haiwezi kuhamishiwa kwa wahusika wengine. Folda, makabati au hata salama za chuma hutumiwa kufanya faili ya kibinafsi (kulingana na kiwango cha vifaa vya ofisi ya kampuni).

Magazeti ya HR

Bidhaa zilizochapishwa kwa karatasi husaidia kupanga kuripoti, kurahisisha mtiririko wa hati. Nyaraka katika mfumo wa majarida ya biashara ni pamoja na aina zifuatazo:

• kwa udhibiti wa hati, karatasi zinazotolewa kwa kampuni au biashara;
• kudhibiti muda, vipindi vya safari za biashara;
• kudhibiti maelezo yoyote, taarifa;
• rekodi ili kuhakikisha usalama wa vitabu vya kazi.

Matengenezo ya vitabu vya kazi

Usimamizi wa rekodi za wafanyikazi huwalazimu wataalamu kutunza kumbukumbu za kitabu cha kazi. Rekodi zote huwekwa ikiwa mtu kwenye biashara amesajiliwa rasmi. Kitabu cha kazi kinatolewa kwa mfanyakazi baada ya kufukuzwa. Nyaraka hizi hurekodi mabadiliko yote kuhusu nafasi, tuzo. Mafunzo katika usimamizi wa rekodi za wafanyakazi kutoka mwanzo ni pamoja na vitu vya lazima juu ya muundo sahihi wa vitabu vya kazi. Makosa yoyote yanarekebishwa na wafanyakazi wa Rasilimali Watu. Ikiwa zitapatikana, wataalamu wanaweza kushtakiwa kwa ukiukaji wa usimamizi.

Kuandaa na kuhifadhi hati

Kanuni tofauti za kisheria zimeundwa kwa ukaguzi na uhifadhi wa hati. Ni muhimu kutaja Kifungu cha 17 cha Sheria ya Shirikisho juu ya uhifadhi wa kumbukumbu. Inaeleza haja ya usimamizi wa makampuni na makampuni ya biashara kutunza usalama wa nyaraka za kumbukumbu ndani ya muda uliowekwa. Muda wa uhifadhi umewekwa na sheria na inazingatia viwango vya serikali. Ili kuhakikisha uaminifu wa nyaraka za karatasi, salama za chuma za moto na makabati hutumiwa.

Ikiwa ni lazima, data kutoka kwa nyaraka huhamishiwa kwa Kamati ya Takwimu ya Serikali ya Shirikisho la Urusi. Automation, digitalization ya mzunguko wa karatasi ni moja ya maeneo ya kipaumbele katika kuboresha mchakato wa kusimamia kazi ya wafanyakazi. Leo, ripoti nyingi hazifanyiki kwenye karatasi. Hii haiondoi wajibu kutoka kwa wakuu wa makampuni ya biashara, wasimamizi wa kuhifadhi kumbukumbu kwa mwaka mmoja, mitatu, mitano au zaidi.

Rekodi za wafanyikazi wa elektroniki

Wakati wa kutumia rekodi za wafanyakazi wa elektroniki, ni muhimu kuzingatia hali ya usalama ya nyaraka, ili kupunguza upatikanaji wa kumbukumbu kwa mujibu wa sheria juu ya ulinzi wa data binafsi. Uhasibu wa kielektroniki wa hati una faida kadhaa:

1. upatikanaji wa haraka wa nyaraka;
2. ulinzi wa nenosiri la faili;
3. hakuna haja ya kununua salama ili kuhifadhi karatasi;
4. kuokoa nafasi katika ofisi - gari ngumu inaweza kuhifadhi nyaraka 10,000 au zaidi;
5. kuokoa muda - unaweza kusaini, kupata hati yoyote katika dakika 1-2 kwenye kumbukumbu ya disk ngumu kwenye kompyuta yako.

Video

Uhasibu wa wafanyikazi ni muhimu katika biashara yoyote, bila kujali aina ya umiliki, shughuli na idadi ya wafanyikazi. Kwa mwenendo wake mzuri na wenye sifa, unahitaji kuwa mjuzi katika sheria ya kazi, kufuatilia mabadiliko katika sheria na kuwa na ujuzi katika uwanja wa usimamizi wa rekodi za wafanyakazi.

Uhasibu wa wafanyikazi ni nini na kwa nini inahitajika?

Sehemu muhimu ya shughuli za kila kampuni ni rekodi za wafanyikazi. Ni kazi iliyodhibitiwa kisheria juu ya usajili, uhasibu na ufuatiliaji wa harakati za wafanyikazi wa shirika.

Shughuli za HR ni pamoja na:

• mapokezi ya wafanyikazi;
• kuachishwa kazi;
• usawa (uhamisho kati ya idara) na wima (kwa mfano, ukuaji wa kazi) harakati;
• safari za biashara;
• likizo ya ugonjwa;
• karatasi ya wakati;
• likizo (ya aina yoyote - kila mwaka, bila malipo, kwa ujauzito, nk);
• kadi za kibinafsi kwa kila mfanyakazi, nk.

Pia inatumika kwa wafanyikazi:

• kutunza kumbukumbu za kijeshi;
• udhibiti wa mahusiano ya kazi;
• uundaji na usajili wa maagizo na maagizo mbalimbali (kwa mfano, juu ya kuajiri, kuhimiza mfanyakazi, nk);
• shirika la kazi na mambo mengine.

Nyaraka zote zinaundwa tu kwa mujibu wa kanuni na sheria zinazohitajika. Aina zingine zimeunganishwa, zingine zimeanzishwa katika biashara yenyewe.

Shirika linalofaa la rekodi za wafanyikazi hutatua shida na kazi nyingi za kampuni. Kwa kweli, kuna maelfu ya nuances, lakini kuna vidokezo vya msingi ambavyo vinatumika kwa kila biashara.

Jinsi ya kupanga na kwa nani wa kukabidhi utunzaji wa rekodi za wafanyikazi?

Kuna njia kadhaa za kupanga uhasibu. Yote inategemea sifa za biashara na ni chaguo gani meneja hufanya. Chaguzi za kawaida zaidi:

Unda idara nzima ya HR ikiwa kampuni inaajiri watu wengi

Na wakati wafanyakazi ni ndogo, unaweza kuajiri mtaalamu mmoja. Faida za njia hii ni kwamba kazi hupangwa na meneja kwa njia anayopenda na inadhibitiwa na kudhibitiwa kulingana na kanuni zake mwenyewe.

Pia kuna hasara: ni vigumu kuangalia taaluma ya mtaalamu aliyeajiriwa, kwa hiyo kuna hatari kwamba afisa wa wafanyakazi asiye na uwezo kabisa ataajiriwa.

Utalazimika kutumia wakati na pesa kwenye mafunzo au utafute mfanyakazi mwingine.

Faida za chaguo hili la kuandaa uhasibu ni kwamba ikiwa mtu alipendekezwa, basi (labda) anafanya kazi hiyo kweli, yaani, alijaribiwa katika kesi hiyo. Kwa kweli, na afisa wa wafanyikazi kama huyo, unahitaji kujadili hali ya kufanya kazi ili iweze kuendana na pande zote mbili.

Agiza masuala ya wafanyakazi kwa mhasibu au katibu mzuri

Faida: Inaokoa muda na pesa. Hiyo ni, hakuna haja ya kuchagua afisa wa wafanyakazi, na hakuna gharama za kudumisha kumbukumbu.

Hasara: shida kuu wakati wa kuchagua njia hii ni kwamba wafanyikazi hufanya kazi ya ziada baada ya ile kuu, ambayo husababisha makosa, makosa, mapungufu na ukosefu wa hati muhimu. Na, bila shaka, ujuzi wa kitaaluma juu ya mada ya uhasibu wa wafanyakazi ni muhimu hapa. Na ikiwa katibu huyo huyo anayo, basi hatari ya shida katika kesi hii imepunguzwa. Na kinyume chake.

Agiza uhasibu wa wafanyikazi kwa shirika la nje

Nzuri: shughuli zote za wafanyakazi huanguka kwenye mabega ya kampuni ya nje, ambayo inachukua jukumu hilo kwa misingi ya makubaliano. Mbali na ukweli kwamba msaada wa mara kwa mara, unaoendelea hutolewa kwa masuala ya wafanyakazi, kuchagua njia hii kwa kiasi kikubwa hupunguza gharama.

Cons: unahitaji kuchagua kampuni iliyoanzishwa vizuri, kubwa, na unahitaji pia kuanzisha mwingiliano, kuunda dhana ya kufanya kazi na wataalamu ambao watafanya kazi nje ya ofisi.
Meneja anapaswa tu kuchagua njia rahisi zaidi na inayofaa kwa yeye kudumisha rekodi za wafanyakazi, kupima faida na hasara zote za kila njia.

Kazi za wafanyikazi wa wafanyikazi

Majukumu yafuatayo yanawekwa kwa afisa wa wafanyikazi kulingana na maagizo na makubaliano ya kazi:

Hii ni orodha isiyo kamili ya majukumu ya mfanyakazi, mahitaji ni takriban. Kunaweza kuwa na wengi wao walioorodheshwa (au chini), lakini kwa jumla ni ujuzi na uwezo huu ambao mtaalamu wa wafanyakazi lazima awe nao.

Uhasibu wa wafanyikazi: ni hati gani zinahitajika?

Kwa kawaida, kila biashara lazima iwe na aina zifuatazo za hati zinazohusiana na wafanyikazi:

• utawala (maagizo ya kibinafsi na ya uzalishaji);
• kuthibitisha shughuli za kazi;
• habari na makazi;
• mawasiliano ya ndani;
• kumbukumbu za udhibiti na usajili.

Hati zingine za wafanyikazi lazima ziwe kwenye biashara bila kukosa. Hizi ni pamoja na:
PVTR (kanuni za kazi ya ndani);

Nyaraka zote zimehifadhiwa kwa idadi fulani ya miaka. Zinadhibitiwa:

• kifungu au sehemu ya Nambari ya Kazi;
• azimio la Kamati ya Takwimu ya Jimbo;
• Sheria ya Shirikisho na kanuni zingine.

Ikiwa kitu (maagizo, maagizo, nk) haipatikani, basi ukweli huu utahitaji kusahihishwa. Kwa ujumla, moja ya kanuni za kazi ya afisa wa wafanyikazi ni wakati. Inarahisisha sana siku za kazi na hata inatoa nguvu ya kisheria kwa baadhi ya vitendo. Kwa kweli hii ni muhimu sana - sio kuendesha biashara ya sasa. Vinginevyo, wao huwa na kukua kama mpira wa theluji.

Shirika la rekodi za wafanyikazi: jinsi ya kufanya, wapi kuanza?

Baada ya kukaa katika nafasi mpya kama afisa wa wafanyikazi, kwanza unahitaji kurekebisha hati za lazima. Ikiwa inageuka (na hutokea) kwamba baadhi ya karatasi muhimu kutoka kwenye orodha hazipo, basi zinahitaji kurejeshwa. Bila shaka, haitawezekana kufanya kazi hiyo kwa siku moja.

Kwa hiyo, ni muhimu kuonyesha nafasi muhimu zaidi na kuanza kutoka kwao. Angalia uwepo na kusoma na kuandika katika muundo (na ikiwa unahitaji kusahihisha au kuteka hati mpya): wafanyikazi, ratiba ya likizo, mikataba ya ajira, maagizo, rekodi za kazi.

Weka kumbukumbu za mikataba ya ajira, maagizo kwa wafanyakazi. Unda kitabu cha usajili cha kitabu cha kazi. Kuelewa kadi za kibinafsi (T-2). Fanya kazi na kanuni za mitaa.
Jambo kuu ni kukamilisha nyaraka zote za sasa kwa wakati. Kazi, kutegemea Kanuni ya Kazi na sheria za kazi ya ofisi. Na usiharibu karatasi kwenye wafanyikazi. Wakati wa uhifadhi wao umeidhinishwa na Hifadhi ya Shirikisho ("Orodha ..." ya tarehe 06.10.2000).

Nyaraka zote za uhasibu zinahitajika kwa uwazi wa mahusiano ya kazi. Mfumo wa wafanyikazi huweka kanuni na kanuni ambazo hutoa utulivu kwa wafanyikazi wa shirika, na tawala huunda hali nzuri kwa usimamizi wa wafanyikazi.

Uhasibu otomatiki - 1C: faida za kufanya kazi na programu

Kudumisha rekodi za wafanyikazi, haswa katika kampuni kubwa, ni kazi kubwa inayowajibika na kubwa. Lakini hapa makosa hayakubaliki! Lakini leo kuna njia ya automatiska shughuli za maafisa wa wafanyakazi, ambayo inaweza sana kuwezesha na kurahisisha kazi ya idara, kuboresha shughuli, kwa kiasi kikubwa kupunguza hatari ya makosa.

Kwa usaidizi wa programu ya 1C, unaweza kuweka rekodi kwa mujibu wa mahitaji ya kisheria. Hifadhidata hutoa uhifadhi wa kuaminika wa habari muhimu kwa wafanyikazi. Inapojikusanya, inakuwa inawezekana kuunda ripoti mbalimbali ambazo zinaweza kusaidia katika kuchanganua kazi na kuendeleza mwelekeo mpya. Kwa mfano, ripoti zinaweza kuonekana kama hii:

• kiwango cha mauzo ya wafanyikazi;
• takwimu za wafanyikazi;
• harakati za wafanyikazi, nk.

Mpango huo husaidia kutatua karibu matatizo yote na kazi za uhasibu wa wafanyakazi. Mkuu wa biashara, shukrani kwa 1C, ana fursa ya kupokea habari kuhusu hali ya mambo katika idara hii, kuchambua na kufanya maamuzi sahihi ya usimamizi. Na pia automatisering inakuwezesha kusawazisha shughuli za huduma kadhaa za kampuni (uhasibu, wafanyakazi, idara ya uhasibu), ambayo inaboresha ufanisi wa kazi, na pia huunda hali zote za malipo ya wakati wa mishahara.

Ni kisaikolojia gani inaweza kuhitajika? Makala hii itakuambia kuhusu siri zote za vipimo.

Ili kufanya ukaguzi wa kodi, soma makala: siri zote za kuchagua mtaalamu wa ukaguzi wa kodi.

Hitimisho

Kwa hivyo, kwa muhtasari, tunaweza kutambua yafuatayo:

• Uhasibu wa wafanyikazi ni sehemu muhimu ya kazi ya biashara yoyote.
• Kuna njia kadhaa za kupanga uhasibu. Chaguo ni juu ya kiongozi.
• Majukumu ya mfanyakazi yamedhamiriwa na maagizo na mkataba wa ajira.
• Kuna orodha ya hati zinazohusiana na kazi ya wafanyikazi ambazo lazima ziwepo katika kila kampuni. Na unapaswa kuanza kazi yako katika idara ya wafanyikazi kwa kuangalia hati hizi maalum.
• Kuweka rekodi ni rahisi zaidi ikiwa ni otomatiki.

Uhasibu wa wafanyikazi ndio msingi wa uendeshaji wa kawaida na mzuri wa biashara yoyote. Kwa hiyo, ni lazima ifikiwe na wajibu wote.

Katika kuwasiliana na

Usimamizi wa rekodi za HR kutoka mwanzo: mwongozo wa hatua kwa hatua 2019

USIMAMIZI WA WATUMISHI KUTOKA SIFURI:

mwongozo mfupi wa takriban wa hatua kwa hatua wa kuanzisha usimamizi wa rekodi za wafanyikazi katika kampuni mpya iliyofunguliwa

(ikiwa unataka kusafisha kampeni inayoendeshwa tayari, basi mwongozo mwingine wa hatua kwa hatua unafaa zaidi kwako - marejesho ya rekodi za wafanyikazi >>)

Ikiwa umeagizwa kutoa katika kampuni mpya iliyofunguliwa Usimamizi wa HR kutoka mwanzo, na una uzoefu mdogo katika eneo hili (labda wewe ndiye muundaji, kiongozi na hadi sasa mfanyakazi pekee wa kampuni mpya, afisa wa kwanza wa wafanyikazi, au kwa ujumla mhasibu au meneja wa ofisi ambaye "alipachikwa" na wafanyikazi, au mjasiriamali wa novice), basi mwongozo wetu hakika utakusaidia. Imefanywa rahisi na kupatikana, hasa kwa Kompyuta katika biashara ya wafanyakazi.

Na kwa njia zote Hifadhi nyingi za tovuti yetu zitakusaidia :

• msingi wa marejeleo ya bure juu ya usimamizi wa rekodi za wafanyikazi: taratibu 25 kuu za hatua kwa hatua (kuajiri, likizo, kufukuzwa, nk), sampuli 200 za hati juu ya wafanyikazi, kizuizi "Vitabu vya Ajira" (kujaza sampuli na mashauriano), miongozo 5 masuala ya wafanyakazi, mashauriano, makala juu ya wafanyakazi) na mengi zaidi;
• msingi mkubwa wa kumbukumbu unaopatikana kwa wanachama wa jarida la "HR Practitioner" (bei ni nafuu kwa kila mtu >>): Maagizo 140 ya hatua kwa hatua juu ya kazi ya wafanyikazi, zaidi ya sampuli 1000 za hati za wafanyikazi, mapipa ya mashauriano na vifungu, kozi juu ya misingi ya usimamizi wa rekodi za wafanyikazi, rafu ya vitabu, nk;
• vitabu vyetu bora vya HR.

Kwa hivyo, umepewa wafanyikazi. Tunaanzia wapi?

1. Wacha tuweke akiba ya sheria zinazohitajika, fasihi maalum na programu. Yote hii utahitaji katika kazi yako.

• Inahitajika Ukiukaji wa sheria za kazi unaweza kusababisha faini kubwa. Kwa hivyo, ujuzi na uzingatiaji wa sheria za kazi lazima ushughulikiwe kwa uwajibikaji.
• Kutoka kwa fasihi maalum, tunafurahi kukupa miongozo (unaweza kupakua bila malipo) na vitabu vyetu bora vya HR. Hifadhi za hifadhidata za kumbukumbu za tovuti pia zitakuwa muhimu.
• Jadili na wasimamizi suala la kupata programu ya kuweka rekodi za wafanyakazi. Kuna programu nyingi kama hizo, na nyingi maalum zinafaa sana. Baadhi kwa njia fulani hukwepa utendakazi wa 1C. Lakini kampuni nyingi huweka rekodi za wafanyikazi kulingana na mila katika 1C. Ukweli ni kwamba kuna wataalamu wengi wa usaidizi wa 1C katika jiji lolote, lakini huwezi kupata wataalamu katika kusaidia programu nyingine kila mahali.

2. Tunachukua nakala za hati za mwanzilishi wa shirika kutoka kwa usimamizi na kuzisoma kwa uangalifu.

Hati za wafanyikazi zitalazimika kufuata hati za kampuni, na sio kupingana nazo kwa njia yoyote. Soma katika Mkataba utaratibu wa kuajiri mkurugenzi (utakuwa ukimuajiri) na utaratibu wa kuweka mshahara wake, kipindi ambacho mkataba wa ajira unaweza kuhitimishwa naye - baadhi ya vipengele vinaweza kutajwa katika Mkataba. Wakati mwingine Mkataba unaelezea utaratibu wa kuajiri watendaji wakuu na kuanzisha mifumo ya malipo kwao (kwa mfano, kwa idhini ya awali ya mkutano mkuu wa waanzilishi), na hata utaratibu wa kuidhinisha meza ya wafanyakazi.

3. Tunaamua orodha ya hati ambazo zinapaswa kuwa katika eneo la kazi ya wafanyikazi, na ambazo tutachora.

Ni wazi kwamba utaandika nyaraka zinazohitajika na sheria kwa hali yoyote. Angalia na wasimamizi ni hati gani kati ya hiari utakayotayarisha kwa kampuni. Pia, unaweza kufafanua na mkurugenzi mapema ni hali gani maalum anataka kuona katika kanuni za kazi za ndani, kanuni nyingine za mitaa, katika aina za mikataba ya ajira.

Ikiwa kampuni yako ni biashara ndogo, basi kulingana na 309.2 ya Nambari ya Kazi ya Shirikisho la Urusi, huwezi kuteka hati zingine:

"Mwajiri ni taasisi ya biashara ndogo, ambayo imeainishwa kama biashara ndogo ndogo, ana haki ya kukataa kabisa au kwa sehemu kutoka kwa kupitishwa kwa kanuni za mitaa iliyo na kanuni za sheria za kazi (kanuni za kazi za ndani, udhibiti wa malipo, udhibiti wa bonuses, ratiba ya mabadiliko, na wengine). Wakati huo huo, ili kudhibiti mahusiano ya kazi na mahusiano mengine yanayohusiana moja kwa moja nao, mwajiri - taasisi ya biashara ndogo, ambayo imeainishwa kama biashara ndogo, lazima ijumuishe katika mikataba ya kazi na hali ya wafanyakazi inayosimamia masuala ambayo, kwa mujibu wa sheria. pamoja na sheria ya kazi na vitendo vingine vya kisheria vilivyo na kanuni za sheria ya kazi, vinapaswa kudhibitiwa na kanuni za mitaa..."

4. Tunafanya mkurugenzi

Angalia ikiwa mkurugenzi (mkurugenzi mkuu) amesajiliwa ipasavyo. Ikiwa sivyo, basi kwanza kabisa tunachora mkurugenzi. Yeye ndiye mfanyakazi wa kwanza! Kutoka kwa nyaraka inapaswa kuwa wazi tangu tarehe gani mkurugenzi amekuwa akifanya kazi. Utaratibu wa hatua kwa hatua wa kuomba kazi ya mkurugenzi ni katika hifadhidata kubwa ya kumbukumbu na katika "Kifurushi cha Afisa wa Utumishi", nyaraka muhimu za sampuli, mashauriano ya mada huko.

5. Tunatengeneza meza ya wafanyakazi, kanuni za kazi za ndani, kanuni nyingine za mitaa (tazama meza kutoka aya ya 3).

Hakika kampuni bado haina jedwali la wafanyikazi na kanuni za kazi za ndani na kanuni zingine za ndani. Tunazitunga. Hati hizi zote zinaratibiwa na mkurugenzi. Tunazingatia maoni na matakwa ya mkurugenzi, angalia ikiwa yanapingana na sheria. Matoleo yaliyotengenezwa tayari ya hati hizi yanakubaliwa kwa njia iliyowekwa na sheria (ikiwa ni lazima, kwa kuzingatia maoni ya shirika la mwakilishi wa wafanyikazi), basi mkuu wa kampuni anaidhinisha. Tunayo mifano mingi ya hati kama hizo zinazopatikana kwa uhuru kwenye wavuti yetu. Kuna sampuli nyingi zaidi kama hizo na maoni ya mada juu yao, taratibu za hatua kwa hatua za idhini yao ziko kwenye hifadhidata kubwa ya kumbukumbu na katika "Kifurushi cha HR". Kwenye wavuti yetu katika ufikiaji wa bure unaweza kusoma nakala mpya muhimu " Utumishi: fomu na yaliyomo". Tunapendekeza kwamba waliojiandikisha wa jarida la "Daktari-Mtaalamu" wasome makala: " Tunaunda kanuni za kazi ya ndani: kisheria, yenye kufikiria na yenye manufaa kwa mwajiri" na tazama violezo vya kanuni za ndani.

6. Tunatengeneza fomu ya kawaida ya mkataba wa ajira, ambayo itahitimishwa na wafanyakazi.

Kwa waliojiandikisha kwenye jarida la "Daktari-Mtaalamu" tunapendekeza mwongozo wa mafunzo: "Tunaajiri mfanyakazi: maswala ya wafanyikazi". Kutoka kwake utajifunza, kati ya mambo mengine, ni hali gani zinazofaa kwa mwajiri kujumuisha katika mkataba wa ajira, na ni hali gani, kinyume chake, zisizofaa na hatari.

7. Tunatayarisha hati zingine ambazo tutahitaji kufanya kazi ya wafanyikazi katika siku zijazo:

Tunatayarisha vitabu vya uhasibu, rejista, karatasi za saa, fomu za kuagiza, makubaliano ya dhima, nk.

8. Tunaamua na uongozi swali la nani ataweka vitabu vya kazi .

Ikiwa wafanyikazi bado hawajaajiriwa, basi mkuu wa shirika (mkurugenzi) atalazimika kuweka vitabu vya kazi kwanza. Amri inatolewa kwa hili. Kwenye tovuti yetu kuna sampuli ya agizo kwa mkuu wa shirika kuchukua jukumu la kutunza, kuhifadhi, kurekodi na kutoa vitabu vya kazi. Amri kama hiyo ni ya lazima, hii ni hitaji la Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi. Kukosa kufanya hivyo kunaweza kusababisha faini kwa mwajiri. Baadaye, mkurugenzi anaweza kuhamisha mamlaka haya kwa afisa wa wafanyikazi anayekubalika, pia kwa agizo. Kwenye tovuti yetu kuna aina ya utaratibu juu ya uteuzi wa wale wanaohusika na matengenezo, uhifadhi, uhasibu na utoaji wa vitabu vya kazi >>

9. Tunapanga kazi ya wafanyakazi.

Kisha wafanyikazi wataanza kufanya kazi na awamu ya kazi ya kila siku itaanza kwa mfanyikazi wa wafanyikazi, utahitaji kuweka karatasi ya wakati, kupanga ratiba ya likizo, kupanga likizo, kuomba motisha na adhabu, safari za biashara, mchanganyiko, kufukuzwa na. zaidi ... Katika yote haya, rasilimali za tovuti yetu.