Jinsi ya kuandika barua ya ombi rasmi. sampuli barua ya ombi

Barua ya ombi- moja ya chaguzi za kawaida kwa mawasiliano ya biashara. Miongoni mwa wafanyabiashara, barua hizo hutumiwa wakati wawakilishi wa shirika moja wanageuka kwa mwingine na ombi la huduma. Ujumbe kama huo unaweza kutumika katika hali tofauti kabisa, kwa mfano, wakati unahitaji kupata habari kuhusu bidhaa, angalia sampuli za bidhaa, kukutana na msafiri wa biashara, kukubaliana juu ya vitendo fulani, nk.

Sheria za kuandika barua ya ombi

Tunakuletea upakuaji wa kiolezo cha jumla cha hati kama hii:

MAFAILI Fungua faili hizi mtandaoni 2 faili

Barua ya ombi, kwa sababu za wazi, haina fomu ya kawaida, lakini, licha ya hili, ni fomu ya hati rasmi. Ndiyo sababu, wakati wa kuitayarisha, mtu anapaswa kuzingatia kanuni fulani zilizowekwa na sheria za kazi ya ofisi na maadili ya biashara. Kabla ya kuendelea moja kwa moja kwa sheria za msingi za mkusanyiko wake, ni lazima ieleweke kwamba inaweza kushughulikiwa wote kwa kundi la watu (kwa mfano, mameneja, wafanyakazi wa idara ya uhasibu, wanasheria, nk) na kwa mhudumu maalum.

Kama hati nyingine yoyote, barua hii lazima iwe na sehemu ya utangulizi, yaani:

habari juu ya kampuni inayotuma ombi na kampuni ambayo inashughulikiwa;
sababu ya kukata rufaa ("kwa sababu ya kuchelewa", "kuhusiana na risiti", "kulingana na matokeo", nk);
marejeleo ya msingi ("kulingana na makubaliano ya mdomo", "kulingana na mazungumzo", "kulingana na mazungumzo ya simu", nk);
madhumuni ya rufaa ("kusuluhisha suala", "ili kuzuia migogoro", "ili kuondoa ukiukwaji", nk).

Ikifuatiwa na sehemu kuu inayohusiana moja kwa moja na ombi. Lazima ionyeshwa kwa kutumia aina yoyote ya kitenzi "kuuliza" ("tunakuuliza", "tunaomba", nk), na kwa kuwa ujumbe kama huo, kwa hali yoyote, ni ombi la aina fulani ya maombi. huduma, inapaswa kuandikwa kwa njia ya heshima. Ni vizuri ikiwa ombi linatanguliwa na pongezi ("kujua fursa zako nzuri", "kuvutia talanta zako za shirika", nk).

Ikiwa barua ina maombi kadhaa mara moja, basi lazima ionyeshwe katika aya tofauti au aya.

Sheria zisizojulikana za mawasiliano kati ya mashirika zinasema kuwa jibu la ombi la hatua nyingi linaweza pia kutumwa kwa ujumbe mmoja, na maoni tofauti kwa kila kitu. Ikumbukwe kwamba aina hii ya mawasiliano inapunguza kiasi cha mtiririko wa kazi na, kwa hiyo, inapunguza muda wa kusoma na usindikaji wa barua hizo.

Ikiwa barua inamaanisha kupokea jibu ndani ya kipindi fulani, basi hii lazima ionyeshe kwa usahihi iwezekanavyo katika maandishi ya ujumbe.

Kama sheria, makatibu wa shirika hutuma na kupokea barua (katika kampuni kubwa, idara nzima zinahusika katika hili). Baada ya kukusanya au kusoma, huzipitisha kwa mkuu wa biashara kwa ukaguzi. Vighairi ni jumbe zilizo na alama ya "siri" au "binafsi mkononi" - barua kama hizo hutumwa moja kwa moja kwa anayeandikiwa.

Maagizo ya kuandika barua ya ombi

Kwa kuwa ujumbe huu ni sehemu ya mawasiliano ya ushirika, mwandishi lazima aonyeshe kwanza, yaani: jina la kampuni inayotuma, anwani yake halisi na nambari ya simu kwa mawasiliano. Kisha unahitaji kuingiza data kuhusu addressee: pia jina la biashara na mpokeaji maalum. Zaidi katikati ya mstari, unaweza kuonyesha mara moja kwamba hii ni barua ya ombi (lakini hii sio lazima).

Sehemu inayofuata ya barua inahusika moja kwa moja na ombi. Hapo awali, inashauriwa kuithibitisha na kisha tu kuelezea kiini cha ombi. Mwishoni, barua lazima isainiwe (ni bora ikiwa hii inafanywa na mkuu wa kampuni au mtu aliyeidhinishwa, anayeaminika), na pia kuweka tarehe ambayo hati iliundwa.

Jinsi ya kutuma barua

Barua inaweza kutumwa kwa barua pepe au faksi - ni haraka na rahisi, lakini kutuma kihafidhina kwa njia ya Post ya Kirusi itawawezesha kurasimisha barua kwa njia imara na ya kuvutia. Kwa mfano, unaweza kufanya ombi kwa maandishi kwa mkono kwa maandishi mazuri ya calligraphic au kuchapisha maandishi kwenye karatasi nzuri, ya gharama kubwa.

Kuzingatia vitapeli kama hivyo kutaweka wazi kwa mpokeaji jinsi mpinzani anavyomheshimu, na itasisitiza tena umuhimu wa ombi hilo. Jambo pekee la kukumbuka ni kwamba barua kupitia barua ya kawaida huchukua muda mrefu, hivyo ujumbe lazima upelekwe mapema ili hati ipelekwe kwa mpokeaji kwa wakati.

Baada ya kutuma barua

Ujumbe huu, kama waraka mwingine wowote, lazima uandikishwe katika jarida la hati zinazotoka. Vile vile, mpokeaji wa barua anasajili kuwasili kwa mawasiliano. Katika kesi ya kutokuelewana kutokea katika mahusiano ya biashara, kurekebisha ukweli wa kutuma na kupokea barua itasaidia kutatua haraka hali hiyo.

Mifano ya kuandika barua za ombi na maelezo

Kwa hivyo, tuligundua kuwa barua ya ombi ni barua ambayo ina ombi kwa mpokeaji. Madhumuni ya maandishi ni kuhimiza mpokeaji kufanya kitendo ambacho kina manufaa kwa mtumaji. Barua inapaswa kuwa na ombi iliyoundwa, uhalali wake. Inapendekezwa kutunga ombi kwa njia ya kuhalalisha kwa nini inafaa kuwa ya manufaa kwa mpokeaji kutii ombi. Mtumaji lazima ajue tu sheria za kutunga maandishi, lakini pia kuzingatia nuances ya kisaikolojia. Ifuatayo, fikiria templates-mifano maalum, kulingana na hali.

Barua ya ombi la ugawaji wa fedha

Barua hiyo imeundwa katika tukio ambalo ni muhimu kupata ugawaji wa fedha kutoka kwa serikali, wafadhili, watu binafsi.

Kutoka kwa NGO "Msaada kwa Wastaafu"
Mjumbe wa Bunge la Kutunga Sheria
Ivanov I.I.

Karibu na Ivan Ivanovich. Mimi ni mwakilishi wa shirika lisilo la faida "Msaada kwa Wastaafu". Tunahusika katika kusaidia wastaafu wa pekee: tunaleta chakula, kusaidia kusafisha na kutengeneza.

Shirika letu limekuwepo kwa miaka 5. Hapo awali, tulikabiliana na ufadhili wa shughuli sisi wenyewe, hata hivyo, kutokana na upanuzi wa NGOs, fedha zilianza kutotosha. Tunahitaji pesa za kukodisha majengo, kulipa mishahara kwa wafanyikazi, na kununua vifaa.

Katika mkutano wa hivi karibuni wa Serikali, rais alitaja hali ngumu ya wastaafu na kubainisha kuwa hali hiyo inahitaji kubadilishwa haraka. Katika suala hili, nakuuliza kwa rubles 200,000 kwa mahitaji ya Msaada wa NGO kwa Wastaafu.

Kwa dhati, Petrova A.A.

Ufafanuzi:

Maandishi hapo juu yameandikwa kulingana na sheria. Ina:

Jina la NPO na maelezo ya shughuli zake.
Ombi la pesa, maelezo ya hitaji lao (fedha zinahitajika kwa kodi na mishahara).
Kutajwa kwa Rais. Inahitajika kuhalalisha faida za udhamini kwa afisa. Mbunge ana nia gani? Katika ukuaji wa kazi. Msaada wa shirika utasaidia kufikia lengo hili.

Kiasi mahususi cha fedha ambacho shirika la kibiashara linahitaji pia huonyeshwa.

Barua ya ombi la usambazaji wa bidhaa

Barua kawaida hutumwa kwa washirika wa kampuni. Katika maandishi, ni kuhitajika kuhalalisha faida ya pande zote kwa makampuni yote mawili.

Mkuu wa AAA
Ivanov I.I.
Kutoka kwa mkuu wa kampuni ya BBB
Petrova B.B.

Karibu na Ivan Ivanovich. Tungependa kuagiza seti ya bidhaa kutoka kwa kampuni yako (taja). Tulivutiwa na bidhaa yako kwenye maonyesho ya kikanda.

Ikiwa unakubali, tafadhali tujulishe sheria na masharti ya uwasilishaji yanayokufaa. Tunakuhakikishia malipo kwa wakati. Tunatumai huu utakuwa mwanzo wa ushirikiano wa kunufaishana.

Anwani zetu: (taja).

Kwa dhati, Boris Borisovich.

Barua ya ombi la punguzo

Kwa kawaida, maandishi kama haya hutumwa kwa wauzaji wa kampuni. Kwa mfano, shirika linapanga maonyesho. Ana mgavi - nyumba ya uchapishaji ambayo hutoa vipeperushi, stendi, vijitabu na zaidi. Gharama ya huduma ni kubwa sana. Mgogoro ulikuja, na ikawa vigumu kwa kampuni kulipa bidhaa za nyumba ya uchapishaji. Hii inaweza kuwa sababu ya kuomba punguzo.

Mkuu wa kampuni "Vostok"
Ivanov I.I.
Kutoka kwa mkuu wa kampuni "West"
Petrova B.B.

Karibu na Ivan Ivanov. Shirika letu liliathiriwa na shida ya kifedha. Idadi ya mikataba iliyohitimishwa na sisi ilipungua kwa 20%. Kwa bahati mbaya, mgogoro huo haukuathiri sisi tu, bali pia wateja wetu. Watu hawawezi kulipia huduma zetu kwa kiasi sawa na awali. Kwa hivyo, tumetoa punguzo la 25% kwa tikiti.

Kutokana na hali ngumu ya kifedha, kampuni yetu inakuomba punguzo la 15% kwa miezi sita iliyobaki ya ushirikiano chini ya mkataba.

Tumetuma barua kuomba punguzo kwa wasambazaji wetu wote. Ikiwa 20% ya washirika wetu wanatupa hali nzuri, kampuni yetu itaishi katika nyakati ngumu na haitafunga. Tayari tumepewa punguzo na wamiliki wa nyumba na kampuni ya simu.

Kwa dhati, Boris Petrov.

Ufafanuzi:

Barua hiyo ina mambo muhimu yafuatayo:

Maelezo ya hitaji la punguzo.
Dalili ya ukubwa halisi wa punguzo, masharti.
Dalili isiyo ya moja kwa moja kwamba ikiwa printa haitoi punguzo, kampuni itasitisha mkataba.

Nakala lazima iandikwe kwa njia ambayo barua inasomwa hadi mwisho na kukubaliana na masharti yaliyopendekezwa.

Barua ya kuomba kupunguzwa kwa kodi

Kodi "hula" bajeti ya mashirika mengi. Kupunguzwa kwake kunaruhusu kampuni kusalia katika nyakati ngumu. Barua inapaswa kutumwa kwa mwenye nyumba.

Mkuu wa Plus
Ivanov P.P.
Kutoka kwa mkuu wa kampuni "Minus"
Petrova I.I.

Habari, Petr Petrovich. Kampuni yetu iliathiriwa na shida ya kifedha. Nguvu ya ununuzi ya watumiaji imepungua, mapato ya biashara yamepungua. Katika suala hili, tunakuomba upunguze kodi kwa 10%.

Kwa wakati wote wa ushirikiano wetu, hatujawahi kuchelewesha malipo. Ni matumaini yetu kwamba utatupatia makubaliano, na tutadumisha uhusiano wetu wa kibiashara. Tunakuhakikishia malipo ya kodi kwa wakati, licha ya hali ngumu ya kifedha.

Kwa dhati, Ivan Ivanovich.

Ufafanuzi:

Katika barua, ni muhimu kutaja kwamba kampuni hapo awali imetimiza majukumu yake kwa ukamilifu. Mwenye nyumba lazima awe na uhakika kwamba mwenye nyumba ataendelea kufanya malipo. Mpokeaji lazima pia aelewe kwamba ikiwa hakubaliani na masharti yaliyopendekezwa, mpangaji atakataa huduma zake.

Barua ya ombi la malipo ya deni

Madeni mara nyingi hutokea katika mwingiliano kati ya makampuni. Ikiwa shirika limewekwa kuendelea na ushirikiano na mwenzake, ambaye ana deni, barua ya ombi inatumwa.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Mpendwa Ivan Ivanovich, tunakuomba ulipe deni kwa kampuni yetu kwa kiasi cha rubles 200,000. Wakati huu wote, tumeendelea kushirikiana nanyi, tukitumai kuendelea na uhusiano wa kibiashara. Hata hivyo, sasa tunalazimika kusitisha utoaji wa huduma kutokana na ukosefu wa malipo.

Kiasi cha deni lako ni rubles 200,000. Tafadhali lipa kabla ya Machi 1, 2017. Ikiwa deni halijalipwa, tutalazimika kutatua suala hilo mahakamani.

Kwa dhati, Petr Petrovich.

Ufafanuzi:

Barua lazima iwe na vitu vifuatavyo:

Kiasi halisi kinachodaiwa.
Tarehe ambayo deni lazima lilipwe.
Hatua ambazo kampuni itachukua ikiwa malipo hayatapokelewa.

Maandishi yanaweza kutaja ushirikiano wenye mafanikio wa muda mrefu na shirika. Inapaswa kuwa ombi, sio ombi. Ombi linafanywa kulingana na kiolezo tofauti.

Barua ya ombi la malipo yaliyoahirishwa kwa muuzaji

Shirika liliipatia kampuni kundi la bidhaa, lakini halikulipia. Deni limeundwa, lakini mdaiwa hana pesa za kulipa. Katika kesi hii, ni mantiki kuandika barua ya ombi la kuchelewa.

Mkuu wa kampuni "Pesa iko wapi"
Sidorov P.P.
Kutoka kwa mkuu wa kampuni "Pesa iko karibu kuwa"
Ivanova I.I.

Mpendwa Petr Petrovich, hatujalipa deni la rubles 200,000. Hatuepuki deni letu, lakini sasa hatuwezi kufanya malipo kamili kwa sababu ya hali ngumu ya kifedha.

Kwa miaka 2 tumedumisha uhusiano mzuri wa kibiashara na wewe, hatujakosa makataa ya malipo. Leo tunaomba malipo ya awamu. Kampuni yetu iko tayari kulipa deni katika hatua mbili:

Tutaweka rubles 100,000 kufikia Machi 1, 2017.
Rubles 100,000 zitalipwa kabla ya Aprili 1, 2017.

Tunakuahidi malipo kwa wakati. Asante kwa kuelewa.

Kwa dhati, Ivan Ivanovich.

Barua ya kuomba malipo kwa shirika lingine

Deni la kampuni linaweza kulipwa na shirika lingine. Bila shaka, taasisi ya kisheria haitalipa hisa kama hiyo. Kawaida barua ya ombi hutumwa kwa mdaiwa wa kampuni au mtu mwingine ambaye ana majukumu kwa kampuni.

Kwa mkuu wa kampuni "Pesa iko karibu kuwa"
Ivanov I.I.
Kutoka kwa mkuu wa kampuni "Pesa iko wapi"
Sidorova P.P.

Mpendwa Ivan Ivanovich, una deni kwa kampuni yetu kwa kiasi cha rubles 300,000. Shirika letu pia lina deni kwa kampuni nyingine kwa kiasi cha rubles 200,000. Tunakuomba ulipe deni letu kwa mkopo kwa kiasi cha rubles 200,000. Kwa kurudisha, tutakupa mpango wa awamu ya salio la deni uliloomba awali. Asante kwa kuelewa.

Kwa dhati, Petr Petrovich.

Barua ya ombi la msaada katika kutatua suala hilo

Kampuni yoyote inaweza kukabiliana na matatizo magumu ambayo hayawezi kushughulikiwa bila msaada wa nje. Barua ya ombi la usaidizi inaweza kutumwa ikiwa ni lazima, kwa mfano, kufanya matukio. Maombi yanatumwa kwa mashirika ya kibiashara, mashirika ya serikali.

Mkurugenzi wa AAA
Petrov B.B.
Kutoka kwa shirika la umma
"Tunakupa nzuri"

Mpendwa Boris Borisovich, mimi ni mwakilishi wa shirika la umma "Kutoa Nzuri". Tunajishughulisha na kuandaa na kufanya likizo kwa watoto kutoka kituo cha watoto yatima.

Tunaomba msaada wako katika kuandaa chakula kwa ajili ya likizo. Bila shaka, katika tukio hilo tutakutaja wewe na kampuni yako. Sherehe hiyo itahudhuriwa na wawakilishi wa bunge, umma.

Unaweza kuwasiliana nasi kwa simu XXX

Kwa dhati, Ivan Ivanovich.

Kufupisha

Wacha tuchanganye sheria zote za kuandika barua ya ombi. Kwanza unahitaji kujitambulisha, sema kuhusu shughuli zako. Lakini sehemu ya utangulizi haipaswi kutolewa nje. Lengo letu ni kumtia moyo mpokeaji kusoma barua. Ikiwa maandishi ni marefu sana, huenda mpokeaji atayasoma hadi mwisho. Kisha unahitaji kuanza kuwasilisha ombi lako. Usahihi unahitajika: dalili ya masharti, kiasi cha fedha. Ni muhimu kuelewa kwamba mpokeaji lazima ahisi manufaa. Kwa hiyo, barua hiyo lazima ionyeshe kwa nini ingefaa shirika litii ombi hilo. Mwishowe, unahitaji kusema kwaheri kwa heshima na bila kudanganya.

Katika mzunguko wa biashara, hati ni rasmi, iliyoandaliwa kulingana na mfano mmoja au kulingana na viwango vinavyokubalika (kwa mfano,), na karibu isiyo rasmi, iliyoandaliwa wakati unahitaji kutatua suala lisilotarajiwa, omba msaada au toa shukrani. Inaaminika kimakosa kuwa fomu ya "bure" ni rahisi kutumia; kinyume chake, ili kuandika rufaa au barua yenye kushawishi, utahitaji kufanya jitihada nyingi zaidi kuliko kujaza fomu ya umoja.

Kundi la pili la hati ni pamoja na anuwai ya barua za ombi, sampuli ambazo zinaweza kupatikana hapa chini. Kutunga kwa ustadi na kwa uwazi ujumbe kama huo wakati mwingine sio muhimu kuliko. Chini ni mifano ya barua za ombi la usaidizi, maagizo ya hatua kwa hatua ya kuunda hati kamili, na vidokezo vya kuituma kwa mpokeaji.

Maagizo ya kuandika barua ya ombi

Na ujumbe unaoomba usaidizi, na kwa sababu za wazi, hauwezi kutengenezwa kulingana na mfano mmoja: kwa kutumia fomu ya umoja, haiwezekani kukabiliana na hali maalum. Baada ya yote, ili ombi liwe na athari inayotaka, ni muhimu sana kuzingatia utu wa mpokeaji, hali yake ya kijamii, hali ya sasa ya kifedha na mambo mengine. Kwa kuongezea, barua hiyo inapaswa kuwa na herufi ya siri iliyotamkwa: ikiwa ni hati rasmi kabisa, anayeandikiwa, ambaye yuko katika nafasi nzuri zaidi kwa chaguo-msingi, ana uwezekano wa kupendelea kujibu kwa kujiondoa au kukataa tu mazungumzo kwa kutuma ujumbe kwa kikapu cha taka.

Muhimu: katika barua yote ni muhimu kuzingatia sauti ya joto na ya heshima. Hatupaswi kusahau kwamba barua ya ombi sio hitaji rasmi, inaweza kupuuzwa kwa uhuru au kukataliwa na mpokeaji. Heshima pekee bila msukumo wa kutosha haitatoa matokeo, lakini angalau itaweza kuweka tahadhari ya msomaji, na kumlazimisha kufikia mwisho wa maandishi.

Kabla ya kuanza kuandika barua ya ombi kutatua tatizo, kuahirisha malipo au kutoa punguzo, ni mantiki kuamua juu ya mpokeaji. Kulingana na hali, hizi zinaweza kuwa:

mtu binafsi - kwa mfano, mwekezaji tajiri au mwanasayansi mwenye ushawishi;
mjasiriamali binafsi au mmiliki wa kampuni yenye dhima ndogo;
chombo cha kisheria kwa ujumla, ikiwa mtumaji hajui jina la mkurugenzi au haina maana kwake ambaye hasa atajibu ujumbe;
mtumishi wa umma wa ngazi yoyote - kutoka kwa meya wa mji mdogo hadi gavana au mkuu anayehusika wa muundo wowote.

Kwa kawaida, barua iliyotumwa kwa mjasiriamali wa kawaida itakuwa tofauti sana na barua rasmi ya kuomba msaada kwa mwenyekiti wa shirika la serikali. Hata hivyo, muundo wa barua zote za ombi ni takriban sawa; inatosha kwa mkusanyaji kuelewa mwenyewe ni vitu gani vinapaswa kuwepo katika barua yoyote, ambayo inaweza kuwa tofauti na ambayo ni bora kuachana kabisa. Hii ni ngumu zaidi kufanya kuliko, lakini bado inawezekana. Maagizo yafuatayo yatakusaidia kuelewa hali hiyo.

Suala la pili ambalo linahitaji kufafanuliwa kabla ya kuandika barua ya ombi ni muundo wa hati. Kama ilivyoelezwa tayari, hakuna fomu ya umoja ya ujumbe, lakini mpango wa jumla wa barua yoyote ya biashara ni sawa - inapaswa kufuatiwa. Ombi rasmi au nusu rasmi la usaidizi, usaidizi au huduma hujengwa kutoka kwa vitalu vifuatavyo:

"Kofia". Inajumuisha nembo ya shirika, mifumo ya ziada (inapendekezwa kutumia sio hisa, lakini muundo wako mwenyewe; hainaumiza kuajiri mbuni wa kitaalam kwa hili) na jina la shirika la kutuma, ikiwa mwisho sio sehemu ya nembo. Kinyume na imani maarufu, sio lazima kujumuisha alama za serikali za Shirikisho la Urusi, pamoja na bendera na kanzu ya mikono, kwenye "kichwa", haswa ikiwa mtumaji ni mtu binafsi, mjasiriamali binafsi au kampuni ndogo ambayo haina. uhusiano na mashirika ya serikali. Uwepo wa bendera na nembo hauwezekani kuathiri uamuzi wa mpokeaji, lakini (ikiwa itatumiwa kwa njia isiyofaa) sifa hizi zitasababisha msomaji kushuku uaminifu wa mwombaji.
Sehemu ya utangulizi. Inajumuisha:
- majina rasmi ya kampuni inayotuma (kamili na kifupi) au jina, jina na jina la mwanzilishi wa barua ya ombi;
- maelezo ya mtoa anwani, ikiwa ni pamoja na TIN, PSRN, misimbo ya takwimu, nambari za usajili na akaunti ya sasa;
- maelezo ya mawasiliano: anwani kamili na msimbo wa zip, nambari za simu, barua pepe, akaunti katika wajumbe wa papo hapo na mitandao ya kijamii, na kadhalika;
- kwa hiari - jina au jina, jina na patronymic ya mpokeaji, kulingana na ikiwa ni chombo cha kisheria au mtu binafsi;
- salamu iliyotenganishwa na maandishi kuu kwa mstari tupu na kuangaziwa kwa kutumia fonti kubwa zaidi;
- dalili kwa misingi ya rufaa (tukio la kuchelewa, uchambuzi wa matokeo, kuwepo kwa makubaliano ya mdomo, mazungumzo ya simu, na kadhalika);
- uteuzi wa barua ya ombi (kuondoa kutokuelewana ambayo imetokea, azimio la haraka la suala hilo au msaada wa haraka kwa mtu yeyote).
Maandishi kuu. Mwili wa barua unapaswa kusema (kwa ufupi iwezekanavyo, kwa ufahamu na kwa Kirusi) kiini cha ombi: kulipa deni, kufanya matengenezo, kutoa msaada wa nyenzo kwa makao au kutoa punguzo. Mwanzoni kabisa mwa maandishi, ni lazima kusisitizwa kwamba barua ni ombi haswa; njia rahisi zaidi ya kufanya hivyo ni kutumia derivatives zinazofaa: "Ninauliza kwa dhati", "Tunakuuliza", "Shirika letu linauliza", "Ninakuuliza" - na wengine. Kama ilivyoelezwa tayari, barua ya ombi sio hitaji, na sio agizo, kwa hivyo, tangu mwanzo hadi mwisho wa ujumbe, ni muhimu kuambatana na sauti ya heshima, ukikumbuka kuwa mtu anayehusika katika kesi hii ndiye mtumaji, sio msomaji. Isipokuwa tu ni ujumbe wenye ombi la kulipa deni; lakini katika kesi hii, mtu asipaswi kusahau kuhusu heshima kwa mpokeaji. Pia haidhuru kuongeza maneno machache ya joto mwanzoni mwa barua (ikiwa mtumaji na mpokeaji wanafahamiana vizuri) au pongezi rasmi ikiwa mkusanyaji na anayeandikiwa hawajawasiliana hapo awali au mwingiliano ulifanyika ndani ya mfumo madhubuti wa biashara. . Ikiwa barua moja ina maombi kadhaa tofauti au yaliyounganishwa, kila moja yao lazima ipewe aya yake, au bora zaidi, kuunda orodha iliyo na vitone ambayo ina faida kubwa ya kuona juu ya maandishi thabiti.
Hitimisho. Ikiwa barua ina maana maalum kwa mtumaji, hapa inafaa tena (kwa ufupi na kwa kushawishi) kumwita msomaji kuchukua hatua. Hii inaweza kufanywa kwa sentensi mbili au tatu, ambazo ni quintessence ya maandishi kuu, na kwa msaada wa kauli mbiu ya kuvutia umakini. Je, si, hata hivyo, kupata kupita kiasi; Barua ya ombi lazima iwe ya siri na si ya kibiashara au ya matangazo. Wacha mtindo wake usiwe mgumu badala ya kurekebishwa kimakusudi, ukimtia shaka msomaji kuhusu uaminifu wa mtumaji. Hii ni muhimu sana ikiwa barua ina ombi la usaidizi au usaidizi.
Kwaheri na saini. haijawekwa kila wakati. Ikiwa madhumuni ya hati ni kutafuta usaidizi au usaidizi, ni jambo la busara kutumia fomula nyingine badala ya fomula hii, kwa mfano, "Asante mapema", "Asante mapema", "Asante kwa umakini wako", "Asante. sana kwa msaada wako”, na kadhalika. Maneno yoyote yanayotumiwa, kwa hakika na bila masharti yametenganishwa na saini yenyewe kwa koma, na pia, ikiwa nafasi inaruhusu, kwa mstari mpya. Alama ya uakifishaji katika kesi hii haina kazi, lakini maana ya picha, na kuifanya iwe rahisi kwa msomaji kutambua maandishi; hiyo inatumika kwa uhamisho wa saini kwenye mstari unaofuata.
Tarehe na muhuri. Mara tu baada ya saini chini ya barua, unahitaji kuweka tarehe ya mkusanyiko wake au, ikiwa iliandikwa mapema, tarehe ya kutuma. Kuweka muhuri na saini ya kibinafsi ni hiari, lakini inahitajika sana: hii ni ishara nyingine ya heshima kwa mpokeaji. Hata ikiwa ujumbe umetumwa kwa fomu ya elektroniki (ingawa inashauriwa kutumia hati za karatasi), mwisho wa ukurasa inafaa kuweka nakala za elektroniki za muhuri (muhuri) na saini ya kibinafsi ya mtumaji au uthibitishe hati hiyo na kiboreshaji. saini ya kidijitali.

Ushauri: ikiwa ni muhimu kwa mpokeaji kupokea jibu la barua ya ombi ndani ya muda fulani, ni muhimu kutaja hili katika maandishi kuu: kwa mfano, "Tunasubiri jibu lako kabla ya ..." au " Tunatarajia kupata ufafanuzi kabla ...”. Vinginevyo, mpokeaji, ambaye hajafungwa na majukumu yoyote kuhusiana na hati, anaweza kuchelewesha jibu, ambayo itaunda matatizo ya ziada kwa mtumaji.

Wakati wa kutuma barua ya ombi la usaidizi au ulipaji wa deni, ni lazima ieleweke kwamba katika mashirika, katibu au mtu aliyeidhinishwa anajibika kwa usindikaji wa barua zinazoingia. Kwa hiyo, mwombaji ambaye anataka ujumbe wake usomeke moja kwa moja na mkuu au mkurugenzi lazima aandike kwenye bahasha "Binafsi mkononi", "Siri" au "Kwa kuzingatia ... (jina na herufi za kwanza za mpokeaji)". Hata hivyo, ikiwa hati hiyo ina ombi ambalo haliathiri siri za kibinafsi, za kibiashara au za viwanda, hakutakuwa na janga lolote ikiwa ujumbe unasomwa kwanza na kusajiliwa na katibu, na kisha tu kuhamishiwa kwa mkurugenzi au meneja.

Vidokezo kadhaa vya kuandika barua kuomba usaidizi:

Barua lazima iandikwe kwa Kirusi nzuri, bila makosa au typos. Hii sio tu ishara ya kujua kusoma na kuandika kwa mtumaji, lakini pia ushahidi wa heshima yake kwa mpokeaji. Ikiwa mkusanyaji wa hati hakujali kusoma tena maandishi, ni jambo lisilofaa angalau kuzungumza juu ya ukweli wa maneno mazuri aliyotumia kwa mpokeaji.
Ikiwa haiwezekani kutumia barua ya barua (kwa mfano, haipo tu), unapaswa kujaribu angalau kuchagua fonti ya kuvutia kwa kutumia ukubwa na mitindo tofauti. Barua ya ombi lazima sio tu ya kushawishi, lakini pia inapendeza jicho - vinginevyo mpokeaji hawezi kuvumilia na kukatiza usomaji katikati, bila kufikia hatua.
Kukumbuka kuwa ujumbe unaoomba msaada au usaidizi sio hati rasmi, wakati wa kuiandika, unapaswa kujaribu kuzuia zamu za ukiritimba na sentensi ndefu sana. Ni rahisi zaidi kwa mpokeaji kusoma hati na kuelewa kiini cha rufaa, uwezekano mkubwa atajibu na kuchukua hatua zinazohitajika.

Makosa wakati wa kuandika barua ya ombi

Ili hatimaye kuelewa sheria na huduma za kuandika barua za ombi, unapaswa kuzingatia mfano mdogo ulio na makosa ya kawaida kwa waandishi wasio na uzoefu:

Mpendwa Valensky A.D.!

Tunakuomba utoe kiasi chochote, kuanzia rubles elfu 500, kwa Mfuko wetu wa Ulinzi wa Hedgehogs ya Pori ya Mkoa wa Moscow. Tunasubiri jibu lako kabla ya tarehe 25 Agosti ya mwaka huu. Akaunti yetu ya sasa ni 1234567890.

Petrov L. M., Naibu Mwenyekiti wa Kwanza wa Mfuko.

Orodha ya makosa yaliyofanywa katika barua na mifano ya suluhisho sahihi:

"Mpendwa Valensky A.D!". Chaguo sahihi:"Mpendwa Andrey Denisovich!" (Kutaja jina na patronymic hufanya kazi vyema kwa mpokeaji kuliko anwani isiyo rasmi kwa jina la mwisho).
Barua ya ombi haina kabisa maneno ya kirafiki na pongezi. Chaguo sahihi:"Tunajua kuwa umekuwa ukijishughulisha na urejeshaji wa idadi adimu ya hedgehogs kwa muda mrefu na kwa tija na una mbuga yako ndogo ya wanyama, na wewe pia ni mshindi wa tuzo ya serikali ya "Saidia Hedgehogs" kwa 2009, 2011 na 2015. .”
Hakuna hoja ya kushawishi katika mfano. Chaguo sahihi:"Sio tu kwamba unafanya utafiti wa kujitegemea na kuwasiliana na wataalam wanaoongoza katika uwanja wa hedgehog eugenics, lakini pia unasaidia kikamilifu mashirika anuwai ya mazingira, na pia umeelezea mara kwa mara hamu yako ya kufadhili hatua yoyote inayohusiana na kuunda mazingira mazuri ya kihemko kwa mamalia hawa. .”
"Tafadhali changia..." Wakati wa kuandika kwa mtu mmoja, hasa katika barua ya biashara, na hasa ikiwa ina ombi, ni muhimu kuandika neno "Wewe" kwa barua kuu. Matumizi ya herufi tofauti ni ishara wazi ya kutoheshimu au angalau kutojali kwa mkusanyaji, ambayo haifai kabisa katika ujumbe kama huo. Mfano sahihi:"Tafadhali changia."
Katika sehemu kuu ya barua ya ombi, ama maelezo machache sana au mengi sana. Kiini cha kazi ya Mfuko kinapaswa kuelezewa kwa undani zaidi, lakini wakati huo huo, msomaji anapaswa kupewa fursa ya kujitegemea kuchagua kiasi cha mchango. Hakuna haja dhahiri ya kuonyesha tarehe maalum ya kupokea jibu: kutajwa kwake lazima kuthibitishwa au kutengwa kutoka kwa mwili wa barua. Mfano sahihi: « Kuhusiana na shauku yako katika shida hiyo, tunakuomba kwa dhati utoe mchango unaowezekana kwa Foundation yetu, ambayo tangu 2009 imekuwa ikikusanya habari juu ya idadi ya watu wa hedgehogs katika mkoa wa Moscow na hali ya uwepo wao, na vile vile. kuendeleza miradi ya uhamishaji wa wanyama wasiojiweza kwa maeneo yenye starehe zaidi. Unaweza kufanya uhamisho kwa akaunti yetu ya sasa 1234567890 au, kwa kuwasiliana na mwakilishi wetu, chagua njia nyingine yoyote rahisi kusaidia hedgehogs. Ikiwa sio ngumu kwako, tafadhali jibu barua kabla ya Agosti 25 mwaka huu: tayari mapema Septemba tunazindua mradi mkubwa na wa gharama kubwa, ambao unaweza pia kushiriki.
Haipo katika barua ya juu ya ombi na hitimisho. Mfano sahihi: Tunatumahi kwa uelewa wako na huruma. Daima tuko tayari kujibu maswali yoyote na kuzingatia maoni yanayopatikana. Hedgehogs afya na furaha ni mustakabali wa ikolojia yetu!”.
Katika ujumbe unaoomba mchango, hakuna fomula ya mwisho ya hisani. Hili, kama makosa mengine mengi, linaonyesha kutoweza kwa mtumaji kutunga barua ya biashara (basi anawezaje kuaminiwa na pesa?), Au kutoheshimu kwake anayeshughulikiwa. Mfano sahihi:

Asante mapema kwa usaidizi wako!

Naibu Mwenyekiti wa Kwanza wa Foundation

L. M. PETROV

Mfano wa barua ya ombi

Ingawa barua za ombi zimeandikwa kwa fomu ya bure, itakuwa muhimu kwa mkusanyaji, haswa kwa wale ambao hawakuwa na uzoefu kama huo hapo awali, kujijulisha na sampuli za ujumbe wa kawaida.

Kuhusu kugawa pesa

Ikiwa unahitaji kutuma maombi ya usaidizi au usaidizi kutoka kwa mwekezaji, mfadhili au mkopeshaji, unapaswa kutoa barua ya kuomba fedha.

Kuhusu utoaji wa bidhaa

Wakati mwingine inahitajika kuuliza muuzaji kuhamisha wakati wa utoaji wa bidhaa kwa mwelekeo mmoja au mwingine au kuweka agizo la kundi jipya haraka iwezekanavyo.

Kuhusu malipo yaliyoahirishwa

Kuhusu kupunguzwa kwa kodi

Ikiwa mwenye nyumba aliamua kuongeza kodi, au muda fulani baada ya mkataba kusainiwa, mpangaji aligundua kuwa anaweza kutumia kidogo, unaweza kujaribu kurekebisha hali hiyo kwa kutuma barua kwa upande mwingine kuwauliza kupunguza kodi.

Kuhusu punguzo

Sio kila wakati muuzaji wa bidhaa au huduma mwenyewe hutoa ushiriki wa wateja wa kawaida au wenye faida katika mpango wa punguzo. Ili kufikia haki, wakati wa kudumisha uhusiano bora kati ya wahusika, itasaidia kutuma barua kuomba punguzo.

Kuhusu malipo ya deni

Mara kwa mara, hata akopaye au mteja anayestahili zaidi anasahau kuhusu awamu inayofuata au wajibu wa kulipa ununuzi. Barua ya kuomba malipo ya deni itasaidia kwa upole kumweleza tabia isiyofaa.

Kuhusu msaada katika kutatua suala hilo

Ikiwa suala haliko katika nyanja ya kifedha tu na raia au shirika linahitaji usaidizi wa kina, wanaweza kujiondoa katika hali hiyo kwa kukusanya na kutuma barua kwa wapokeaji kadhaa wenye ushawishi wakiomba usaidizi katika kutatua suala hilo.

Vipengele vya kutuma barua ya ombi

Kuna miongozo kadhaa ya kutuma ujumbe rasmi kuomba usaidizi au usaidizi:

Ni bora kutumia sio elektroniki, lakini matoleo ya karatasi ya hati iliyotumwa na barua pepe au barua iliyosajiliwa kupitia Barua ya Urusi. Njia hiyo haitaonyesha tu maslahi maalum ya mtumaji, lakini pia nia yake ya kwenda ili kupata jibu kwa gharama fulani, ambayo hakika itaunda hisia nzuri kwa mpokeaji.
Katika baadhi ya matukio, ni mantiki kuandika barua kwa mkono(bila shaka, kwa mwandiko uliosomwa vizuri na wa kupendeza macho) na kwenye karatasi nzuri. Haiwezekani kwamba njia hii inafaa kwa utumaji wa watu wengi, lakini hakika itasaidia kumvutia mpokeaji maalum.
Barua lazima ziandikishwe katika jarida la hati zinazotoka za shirika linalotuma, na baada ya kupokea - katika jarida la nyaraka zinazoingia za mpokeaji. Ikiwa mawasiliano ni kati ya watu binafsi, hakuna haja ya kusajili ujumbe.

Kwa muhtasari

Barua ya kuomba msaada inapaswa kuandikwa kwa usahihi na kwa ufupi iwezekanavyo. Ili kuteka hati, ni bora kutumia barua ya barua, na ikiwa hii haiwezekani, angalau kuchukua fonti za kuvutia. Ni bora kutuma barua iliyokamilishwa kwa barua au barua.

Ujumbe lazima uwe na utangulizi, maneno machache mazuri yaliyoelekezwa kwa mpokeaji, mantiki na kiini cha ombi. Mwishoni, unapaswa kutumia fomula za adabu za jadi: "Asante mapema" au "Kwa heshima". Inashauriwa kuthibitisha hati kwa saini ya kichwa na muhuri au muhuri wa shirika, na katika kesi ya kutuma kwa barua pepe - na picha zilizopigwa za saini na alama ya muhuri au saini ya digital.

Namna gani ikiwa unahitaji kupokea hati muhimu haraka, kuomba taarifa za kisasa, au kutafuta usaidizi kutoka kwa kampuni au ofisa? Tunga barua ya ombi kulingana na sheria zote za mawasiliano ya biashara na upate jibu chanya.

Kutoka kwa makala utajifunza:

Barua ya ombi la biashara ina tofauti gani na aina zingine za barua?

Mawasiliano ya biashara ndio sehemu muhimu zaidi ya mfumo wa mawasiliano ya maandishi. Barua ni hati zake kubwa zaidi. Kuna aina nyingi za mawasiliano rasmi. Yote ni aina ya mazungumzo yaliyoandikwa ambayo huchangia suluhisho la maswala muhimu zaidi ya shughuli za mashirika. Aina yake ya mada ya aina inatofautishwa na anuwai nyingi.

Barua ya ombi ni mojawapo ya aina za kawaida za mawasiliano ya biashara. Uhitaji wa kuandika rufaa hizo unaweza kusababishwa na sababu mbalimbali, na haiwezekani kuziorodhesha zote. Hata hivyo, kuna idadi ya vipengele vinavyowezesha kutofautisha hili barua kati ya safu ya jumla ya nyaraka za huduma.

Barua rasmi ya ombi inaweza kuwa ombi la busara au hitaji la kidiplomasia juu ya suala la sasa. Inatumika kufikia lengo maalum la mwandishi na ni muhimu kumtia moyo mpokeaji kuchukua hatua ambazo ni muhimu kwa mkusanyaji wa barua ya ombi.

Kuna hali nyingi wakati inakuwa muhimu kuandika barua ya ombi katika shughuli za usimamizi. Sababu inaweza kuwa hali rahisi ambayo hauitaji mabishano yaliyoimarishwa na maelezo ya kina, au shida, bila kuelezea kiini ambacho haiwezekani kupata jibu chanya. Katika kesi ya pili, mwandishi atahitaji si tu kusema ombi lake, lakini pia kuthibitisha, kuelezea mpokeaji kwa nini ni muhimu kutenda kwa njia moja au nyingine.

Violezo na viwango vilivyopo katika kazi ya ofisi hurahisisha kuandika barua rasmi ya ombi. Rufaa yoyote ya biashara lazima izingatie sheria za mawasiliano ya biashara. Mawasiliano ni, kwanza kabisa, uso wa kampuni inayotuma. Muundo wake unahitaji umakini kwa undani na kufuata sheria za adabu ya biashara. Ili kuandika barua ya ombi kwa niaba ya shirika, utahitaji barua yenye maelezo yote muhimu. Rufaa hiyo inathibitishwa na saini ya afisa aliyeidhinishwa na muhuri wa kampuni.

Jinsi ya kuandika barua ya ombi rasmi?

Barua ya biashara ya ombi imeundwa kulingana na sheria zote za mawasiliano rasmi. Ili hatimaye kupata jibu chanya, wakati wa kuandika rufaa, unapaswa kufuata algorithm fulani. Itaruhusu kupanga yaliyomo katika barua, kuwasilisha mawazo makuu kwa mpokeaji, kusema kwa uwazi na kwa uwazi kiini cha shida.

Tambua ni nani hasa unayezungumza naye?

Ni bora kuwasiliana na mpokeaji kibinafsi. Kufuatia sheria zinazokubalika kwa ujumla za adabu ya biashara, tumia anwani kwa jina na patronymic. Hii itasaidia kuonyesha heshima. Kwa kuongeza, ombi la kibinafsi linaweka jukumu fulani kwa afisa aliyepokea barua. Hata katika kesi wakati unahitaji kuandika barua ya ombi kwa kikundi cha watu, ni bora kubinafsisha rufaa.

Kwa nini unazungumza na mpokeaji huyu mahususi?

Inapendekezwa kuelezea mapema kwa mpokeaji kwa nini uliwasiliana naye. Unaweza kumpongeza na kutambua sifa zake za biashara au za kibinafsi, mafanikio ya zamani ambayo ni muhimu katika muktadha wa rufaa yako. Mbinu kama hiyo itakuhimiza kuzingatia barua na ombi kwa uangalifu zaidi na kupata fursa ya kukidhi. Ni muhimu kuwa mwaminifu na sio kuvuka mstari kati ya pongezi na kujipendekeza.

Unawezaje kuhalalisha ombi lako?

Fikiria juu ya hoja mapema na uzipange kwenye maandishi barua kulingana na mpango wenye nguvu - wa kati - wenye nguvu zaidi. Kuvutiwa na mpokeaji, mfunulie faida zinazoweza kuhusishwa na utimilifu wa hamu yako. Sauti tatizo ambalo ni muhimu kwake na uonyeshe jinsi linaweza kutatuliwa kwa maslahi yako. Eleza umuhimu wa tatizo na umjulishe mpokeaji kwamba kulitatua kunaweza kuwa na manufaa kwenu nyote wawili.

Ni habari gani inapaswa kutolewa kwa mpokeaji?

Eleza tatizo kwa ufupi na kwa uwazi iwezekanavyo. Epuka utata na uwe maalum iwezekanavyo kuhusu matokeo unayotaka: taja bei halisi, tarehe, asilimia, nk. Barua ya ombi inahitaji mhusika kufanya uamuzi wa usimamizi. Ili kufanya hivyo, anahitaji habari sahihi: ni kiasi gani, nini, lini na kwa bei gani. Maelezo haya lazima yaundwe kwa usahihi, bila kuacha nafasi ya udaku. Vinginevyo, mpango huo unaweza kupita kwa mpokeaji, ombi litakubaliwa rasmi, lakini mwanzilishi hatapata kile alichotaka.

Ni hitimisho gani linaweza kutolewa?

Baada ya ombi kufanywa, ni lazima lirekebishwe na lirudiwe tena, likilenga fikira za anayepokea maombi juu ya manufaa yanayoweza kutokea. Wakati huo huo, faida inayowezekana sio lazima iwe nyenzo kila wakati.

Aina za kawaida za barua za biashara ni barua za ombi na barua za uchunguzi. Barua za ombi zinaundwa ili kuanzisha vitendo fulani vya mpokeaji ambayo ni muhimu kwa mwandishi wa barua. Barua za uchunguzi - kwa kupata habari yoyote ya asili rasmi au hati. Je, zinafanywa katika hali gani? Jinsi ya kusema kwa usahihi kiini cha ombi au ombi?

Katika mfumo wa mawasiliano ya hati, barua za biashara ni nyaraka za kawaida, na kati ya barua za biashara, aina ya kawaida ni barua za ombi na barua za uchunguzi. Jinsi ya kutunga na kupanga kwa usahihi? Hili ni muhimu kwa makatibu wote kujua.

Barua za ombi zinaundwa ili kuanzisha vitendo fulani vya mpokeaji ambayo ni muhimu kwa mwandishi wa barua. Katika shughuli za usimamizi, idadi kubwa ya hali husababisha barua kama hizo. Hii inaweza kuwa hali rahisi kiasi ambayo haihitajiki kuwasilisha maelezo ambayo ni changamano kulingana na matukio, kutoa hoja zozote, au kumshawishi anayehutubiwa. Katika hali kama hizi, ni bora kuanza barua ya ombi moja kwa moja na taarifa ya ombi yenyewe, kwa mfano:

Tunakuomba utume mpango wa kalenda ya kufanya semina kwa nusu ya 1 ya 2006. Tunakuomba uzingatie suala la kutoa Chama cha Mashamba ya Matunda na Mboga kwa mkopo wa upendeleo kwa kiasi cha rubles milioni 600. kwa ununuzi wa matunda ya machungwa kutoka kwa kampuni ya Import-Export inayouzwa huko Moscow na miji mingine ya Urusi.

Walakini, sio hali zote katika shughuli za usimamizi ni rahisi sana. Hali nyingi zinahitaji uthibitisho au, kwa maneno mengine, maelezo, kuhusiana na nini, kwa nini, kwa madhumuni gani barua hiyo inakusanywa wakati wa kuandaa barua za ombi. Kama sheria, kuhesabiwa haki ni muhimu ili kumshawishi mpokeaji, kumshawishi kutenda kwa njia maalum, kama mwandishi wa barua angependa au anahitaji. Ikiwa barua ya ombi ina uhalali, basi mara nyingi hutangulia taarifa ya ombi, kwa mfano (ishara // inaonyesha mpaka kati ya sehemu za maandishi ya barua):

Kwa sababu ya ukweli kwamba majukumu rasmi ya wafanyikazi wa Utawala yanahusiana na safari kuzunguka eneo la wilaya, // tunakuomba utenge pesa kwa ununuzi wa magari mawili rasmi ya Volga kwa mahitaji ya Utawala. Kuhusiana na upanuzi wa anuwai ya bidhaa zetu // tunakuomba utupe habari juu ya maendeleo mapya ya kiteknolojia na muundo wa jokofu na friji "Stinol".

Kirusi ni mojawapo ya lugha zilizo na mpangilio wa maneno wa bure. Katika maandishi yoyote hapo juu, tunaweza kubadilisha sehemu za sentensi bila uharibifu mkubwa kwa maana, kwa mfano:

Tunakuomba utenge fedha kwa ajili ya ununuzi wa magari mawili mapya ya Volga kwa mahitaji ya Utawala // kutokana na ukweli kwamba majukumu rasmi ya wafanyakazi wa Utawala yanahusiana na safari karibu na eneo la wilaya. Tunakuomba utoe maelezo kuhusu maendeleo mapya ya kiteknolojia na muundo wa friji na friza "Stinol" // kuhusiana na upanuzi wa anuwai ya bidhaa zetu.

Maneno ambayo wazo kuu la barua limesemwa kwanza, na kisha hoja inatolewa, ina rangi maalum ya stylistic: daima huchukuliwa kuwa ya kuelezea zaidi kuliko misemo iliyojengwa juu ya kanuni ya "kuhesabiwa haki - hitimisho". Walakini, aina yoyote ya usemi ni mgeni kwa mtindo wa biashara, karibu kila wakati hupendelea njia za lugha zisizo na kimtindo, kwa hivyo misemo ni sahihi zaidi ambayo maelezo hutolewa kwanza, uhalali hutolewa, na kisha kiini cha jambo kinasemwa. Wakati wa kutunga barua ya ombi, jaribu kuhakikisha kwamba mantiki na sehemu ya mwisho (ombi) ni sentensi moja kisarufi. Hata katika hali ambapo mantiki ina marejeleo ya hati za kawaida, ukweli, matukio yamesemwa, usiondoe mantiki katika sentensi tofauti, vinginevyo utalazimika kutumia misemo kama: "Kuhusiana na yaliyotangulia, tunauliza ... "," Kwa kuzingatia yaliyotangulia, tunauliza ...", "Katika uhusiano huu, tunauliza ...", nk. Miundo hii haibebi habari na hufanya maandishi kuwa magumu zaidi kwa suala la muundo na kwa mtazamo. Barua za ombi zinaweza kuandikwa katika hali ngumu zaidi za usimamizi. Kwa utaratibu, hali hii inaweza kuwakilishwa kama ifuatavyo:

Barua iliyoandikwa katika hali hiyo itakuwa rahisi kuelewa ikiwa maudhui yanawasilishwa kwa mlolongo unaoonyesha mantiki ya maendeleo ya hali yenyewe. Katika kesi hii, sehemu tatu zinaweza kutofautishwa katika muundo wa barua: utangulizi (maelezo ya matukio, ukweli unaoathiri moja kwa moja au unaweza kuathiri hali ya usimamizi), kuhesabiwa haki (maelezo ya sababu kwa nini ni muhimu kuwasiliana na mpokeaji ombi), hitimisho (ombi), kwa mfano ( sehemu za mawasiliano-semantic za barua zimetenganishwa na ishara //):

Kulingana na data tuliyo nayo, katika viwanda vya kusafisha sukari vya Kursk na Belgorod, ambavyo ni wauzaji wakuu wa sukari kwa Moscow na mkoa wa Moscow, kazi iliyopangwa ya matengenezo inapaswa kufanywa wakati wa Machi-Aprili mwaka huu, ratiba ambazo hazijafanywa. imekubaliwa. // Kwa sababu ya ukweli kwamba uzalishaji wa sukari na usambazaji wake kwa watumiaji utapungua sana wakati wa matengenezo ya kuzuia, // tunakuomba ufanye mkutano wa kufanya kazi na ushiriki wa wawakilishi wa serikali ya Moscow juu ya suala la kuhakikisha usambazaji wa sukari kwa mkoa wa Moscow wakati wa kuzima kwa sehemu ya mimea hii.

Bila kujali muundo wa maandishi, ombi katika barua limeundwa kwa kutumia kitenzi "kuuliza". Katika barua zilizoandikwa kwenye barua za mashirika, aina ya wingi ya mtu wa 1 hutumiwa:

Tunakuomba utupe taarifa kuhusu ..., Tunakuomba utoe taarifa kuhusu ..., Tunakuomba ..., Tunakuomba ufanye ..., nk.

Katika barua zilizoundwa kwenye barua za maafisa, fomu ya kitenzi cha umoja wa mtu wa 1 hutumiwa:

Naomba uzingatie suala la ..., naomba utoe maelezo kuhusu ..., nk.

Barua moja inaweza kuwa na maombi kadhaa (ikiwezekana kwa toleo moja). Katika kesi hii, ombi kuu linaundwa kwanza, na kisha iliyobaki, wakati zamu za lugha zifuatazo zinatumiwa:

Pia tunakuomba (kuzingatia, kutoa, kufanya ...), Wakati huo huo tunakuuliza ... na wengine.

Kwa mfano:

Kutokana na matumizi yasiyo ya maana ya gesi na mmea wa boiler No. 4 (chini ya mita za ujazo milioni 3.5 kwa mwaka), tunakuomba uondoe biashara hii kutoka kwa kundi la watumiaji wa gesi na mafuta ya hifadhi ya lazima (mafuta ya mafuta) kwa msimu wa joto 2005. -2006. Wakati huo huo, tunaomba programu " Mosgorkhleboprodukt" pamoja na JSC "Mosenergo" ili kuzingatia uwezekano wa kujiunga na mmea Nambari 4 katika msimu wa joto wa 2006-2007 kwa mfumo wa joto wa wilaya.

Barua ya ombi kwa kweli ni aina ya barua ya ombi. Kama sheria, maombi hufanywa ili kupata habari yoyote ya asili rasmi au hati. Katika shughuli za kibiashara, uchunguzi ni rufaa kutoka kwa mnunuzi kwa muuzaji (magizaji kwa muuzaji nje) na ombi la kutoa maelezo ya kina kuhusu bidhaa (huduma) au kutuma ofa kwa usambazaji wa bidhaa (utoaji wa huduma fulani). Kwa ujumla, barua za ombi hufuata sheria sawa na barua za ombi, kwa mfano:

Kwa mujibu wa kifungu cha 10 cha Amri ya Serikali ya Shirikisho la Urusi No. 498 ya Mei 20, 1994 "Katika hatua fulani za kutekeleza sheria juu ya ufilisi (kufilisika) wa makampuni ya biashara", tunakuomba utupe data juu ya ukubwa. ya sehemu ya serikali katika mji mkuu ulioidhinishwa wa OAO Moscow Bakery No. 18, iliyoko: St. Nikitinskaya, 45 Ikiwa kizuizi cha hisa za biashara hii kinauzwa, tafadhali julisha tarehe na njia ya kuuza.

Katika shughuli za kibiashara, maandishi ya ombi, kama sheria, yanaonyesha: jina la bidhaa (huduma); masharti ambayo mwandishi wa barua angependa kuwapokea; wingi na/au ubora; masharti ya utoaji wa bidhaa au huduma; bei na habari zingine. Ombi la kibiashara hutumia misemo ifuatayo:

Tunakuomba utufahamishe kuhusu uwezekano wa usambazaji… Tafadhali toa ofa ya usambazaji… Tafadhali toa maelezo ya kina kuhusu… n.k.

Kwa mfano:

Tafadhali taarifa kuhusu uwezekano wa kusambaza viyoyozi vya AS-200 kwa kiasi cha pcs 150. wakati wa Februari - Machi 2005, na pia kuwajulisha masharti ya malipo na masharti ya utoaji.

Jibu la shirika la mwandishi kwa barua ya ombi au ombi ni barua ya majibu, ambayo inaweza kuwa makubaliano au kukataa. Katika shughuli za kibiashara, jibu la ombi hutolewa kama barua ya kibiashara, ambayo inathibitisha kupokea ombi, hutoa habari kuhusu bidhaa ya riba kwa mnunuzi. Jibu la ombi linaweza pia kuwa toleo la kibiashara (toleo). Barua za ombi na barua za uchunguzi zinaundwa kwa mujibu wa GOST R 6.30-2003 "Mifumo ya Umoja wa Hati. Mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya hati. Wakati wa kukusanya na kusindika maombi na maombi, maelezo yafuatayo yanatumiwa: addressee, kichwa cha maandishi (ikiwa maandishi ya barua ni zaidi ya mistari 4-5), maandishi, saini, kumbuka kuhusu mtendaji. Barua zote za biashara hutolewa kwa fomu maalum - barua za barua.

Mawasiliano ya biashara ni sehemu muhimu ya maisha ya karibu kila mtu. Ni katika fomu hii kwamba ni rahisi zaidi kuwasiliana na mamlaka, wafanyakazi wenzake, na mashirika mbalimbali. Barua ya ombi ni mojawapo ya aina za kawaida za aina hii ya mawasiliano, kwa sababu kila kampuni inaweza kuhitaji maoni ya mtaalam katika uwanja wowote, msaada kutoka kwa miundo mbalimbali ya kifedha au ya utawala. Makala hii itajadili jinsi hasa unahitaji kuandika barua ya ombi, pamoja na mfano wa aina hii ya rufaa.

Muundo wa barua

Bila shaka, maudhui na muundo wa barua ya biashara inategemea nani anayeiandika na ambaye inashughulikiwa. Kwa hivyo, kwa mfano, mkuu wa shirika, akimaanisha wasaidizi wake au washirika wa muda mrefu, anaweza kuandika barua fupi, lakini ili kuomba msaada wa mashirika ya juu au kuomba msaada kutoka kwa wataalamu mbalimbali, mara nyingi unahitaji kuandika. ombi refu zaidi. Inahitajika kumvutia anayeshughulikia na kumshawishi akuunge mkono. Wacha tuanze na toleo refu zaidi.

Utangulizi

Kwanza kabisa, unahitaji kuunda "kichwa" cha barua, ambacho unaonyesha jina la shirika lako na maelezo yake, pamoja na taarifa kuhusu nani unayemtuma barua. Inaweza kuwa kama mtu maalum (kwa mfano, mkuu wa kampuni) au kikundi (wafanyakazi wa idara ya kampuni yako au washirika wako). Hii inafuatwa na salamu: ikiwa unazungumza na mtu maalum, lazima ushughulikie kwa jina: "Mpendwa Ivan Petrovich!". Ikiwa utaiandikia timu, basi rufaa "Wapendwa wenzangu!", "Wafanyikazi wapendwa wa idara!" Inawezekana.

Sababu na madhumuni ya ombi

Kwanza unahitaji kuhalalisha kwa nini unawasiliana na mtu huyu. Ipasavyo, unaweza kuanza barua na misemo ifuatayo:

Wewe ni mtaalam bora katika…
Umekuwa ukihusika kila wakati katika maswala ya shirika letu ...
Idara yako inaongoza...
Unaweza kutatua maswala magumu zaidi katika uwanja wa ...
Kwa miaka mingi, uzoefu mzuri umekusanywa kati ya…

kutokana na ukweli kwamba…
ili kutatua hali hiyo...
kwa maendeleo ya biashara...
Kwa matokeo bora katika...
kutatua migogoro...

Taarifa ya ombi

Hatimaye, lazima ueleze ombi lako. Maandishi yenyewe yanapaswa kuwa mafupi, lakini yana maelezo kamili ya nini hasa unahitaji ili mpokeaji asiwe na maswali yoyote. Pia, ombi lazima liwe maalum, yaani, ikiwa unaomba huduma, unahitaji kuonyesha gharama halisi au kiasi, tarehe zinazohitajika, nk.

Inashauriwa kuanza ombi kwa maneno yafuatayo:

Tafadhali tusaidie kutatua suala hili...
Ninakuomba u...
Tafadhali nijulishe/tuma/ripoti kwangu...
naomba ridhaa yako kwa…

Kisha unaweza kuandika ni faida gani mpokeaji atapokea ikiwa ombi lako litajibiwa vyema au kueleza umuhimu na umuhimu wa kutatua suala lako.

Mfano wa barua:

Dari Dobro LLC Kituo cha Usaidizi kwa Familia Kubwa na za Kipato cha Chini

kwa Mkurugenzi Mtendaji

JSC "Chitaina" Ivanov A. G.

Mpendwa Alexander Gennadievich,

Kampuni yako daima inashiriki katika masuala ya shirika letu, na imekuwa ikisaidia katika matangazo mbalimbali kwa miaka kadhaa. Kutokana na ukweli kwamba tarehe 20 Agosti 2016 tunafanya tukio linalolenga kusaidia familia kuwatayarisha watoto wao kwa ajili ya shule, tunatumai usaidizi wako. Watoto wote wana haki ya maisha ya utotoni yenye furaha, na familia maskini, kama hakuna mtu mwingine, zinahitaji ushiriki na usaidizi.

Tunakuomba ushiriki katika kampeni yetu ya "Mpeleke mtoto wako shuleni" na uzingatie kutenga vifaa vya shule kwa ajili yake. Tunahitaji vifaa vya kuandikia kwa watoto 50 kutoka familia za kipato cha chini.

Bila shaka, ikiwa unakubali kutusaidia, sisi, kwa upande wake, tunakuahidi kutangaza bidhaa za kampuni yako kwa hatua yetu. Wacha tulete furaha kwa watoto pamoja!

Kwa dhati,

Mkurugenzi wa shirika Vasilyeva N.I.