Kwa nini unahitaji hati ya itifaki. Jinsi ya kuandika kumbukumbu za mkutano? Ugawaji wa adhabu bila kuandaa itifaki juu ya kosa la kiutawala

Utangulizi.

Nyaraka za shughuli za usimamizi zinashughulikia michakato yote inayohusiana na kurekodi (kurekebisha) kwenye media anuwai na usindikaji, kulingana na sheria zilizowekwa, habari muhimu kwa utekelezaji wa vitendo vya usimamizi. Nyaraka hufanywa kwa lugha ya asili (hati zilizoandikwa kwa mkono, zilizoandikwa kwa chapa, pamoja na telegramu, ujumbe wa simu, maandishi), na vile vile katika lugha za bandia kwa kutumia media mpya (kadi zilizopigwa, kanda zilizopigwa, kanda za sumaku, kadi, diski, n.k.) "

Muundo wa hati za usimamizi imedhamiriwa na uwezo na kazi za shirika, utaratibu wa kutatua maswala, kiasi na asili ya uhusiano na mashirika mengine, na imewekwa katika kadi ya ripoti. Umoja wa sheria za kurekodi vitendo vya usimamizi katika ngazi zote za usimamizi unahakikishwa na matumizi ya Mfumo wa Usimamizi wa Nyaraka za Serikali (GSDOU) na mifumo ya umoja ya nyaraka (UDS).

Mifumo ya nyaraka iliyounganishwa ni seti ya hati zinazohusiana zilizoundwa kulingana na sheria na mahitaji sawa, zilizo na habari muhimu kwa usimamizi katika eneo fulani la shughuli. DDD zimekusudiwa kutumiwa kwa msaada wa teknolojia ya kompyuta na njia za jadi za usindikaji wa habari.

Nyaraka za usimamizi kwa suala la jina, fomu na muundo wa maelezo lazima zizingatie DDD, mahitaji ya Viwango vya Jimbo la Ukraine, kanuni (mkataba) juu ya shirika na nyaraka zingine za udhibiti zilizo na sheria za kuandika.

Madhumuni ya mtihani huu ni kutoa dhana ya itifaki, kutafakari sheria za muundo wake, na pia kuonyesha ni aina gani za itifaki.

1. Dhana ya itifaki na madhumuni yake.

Katika idadi ya hati za usimamizi, mahali maalum ni ya itifaki. Wao ni sehemu ya mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala.

Dakika - hati ambayo hurekebisha mwendo wa majadiliano ya maswala na kufanya maamuzi katika mikutano, mikutano, mikutano, mikutano.

Ni lazima ikumbukwe kwamba katika shughuli za mashirika na makampuni ya biashara, nyaraka zinazoitwa "Itifaki" mara nyingi hutengenezwa, lakini haziingii chini ya ufafanuzi hapo juu. Kwa hivyo, katika uwanja wa mahusiano ya mikataba, itifaki za dhamira, itifaki za kutokubaliana, itifaki za idhini zinaundwa; kati ya hati kuu za mkutano mkuu wa wanahisa, sheria inataja dakika za tume ya kuhesabu, nk. Aina hizo za itifaki zinafanana kimakusudi na vitendo: zinarekodi na kuthibitisha ukweli au matukio.

Itifaki huundwa katika shirika lolote ambapo kuna mashirika ya chuo ya muda au ya kudumu, tume, n.k. Aina ya shughuli zao ni majadiliano ya masuala ya sasa katika mikutano au mikutano na kufanya maamuzi ya pamoja, mara nyingi kwa kupiga kura.

Pamoja na ujio wa makampuni ya pamoja ya hisa katika nchi yetu, tahadhari kwa aina hii ya hati imeongezeka. Miili kuu inayoongoza ya kampuni ya hisa ni ya pamoja, na itifaki zinazoakisi shughuli zao huwa mojawapo ya hati muhimu zaidi za usimamizi. Tunazungumza kuhusu kumbukumbu za mikutano mikuu ya wanahisa, mikutano ya bodi ya wakurugenzi na bodi. Sio bahati mbaya kwamba Sheria ya Shirikisho "Katika Makampuni ya Pamoja ya Hisa" na vitendo vingine vya kisheria vinalipa kipaumbele maalum kwa yaliyomo kwenye hati hizi.

2. Kanuni za usajili wa itifaki

Dakika - hati iliyo na rekodi thabiti ya majadiliano ya masuala na kufanya maamuzi katika mikutano, mikutano, mikutano na mikutano ya miili ya pamoja.

Itifaki inaonyesha shughuli za kufanya maamuzi ya pamoja na shirika la pamoja au kikundi cha wafanyikazi. Kutoka kwa dakika za mikutano iliyoundwa katika shughuli za usimamizi wa mashirika, mtu anapaswa kutofautisha kati ya dakika za uchunguzi, miili ya utawala na mashirika ya utaratibu wa umma (kwa mfano, itifaki ya mkaguzi wa usafi, itifaki ya ajali ya trafiki, nk). , pamoja na itifaki za aina ya mkataba (dakika za kutokubaliana, mazungumzo ya itifaki ya kutokubaliana, itifaki za mazungumzo ya bei, nk).

Mikutano ya miili ya pamoja ya kudumu na ya muda (bodi za miili ya mtendaji wa shirikisho, mikutano ya vikundi vya wafanyikazi, mikutano ya wanahisa, mikutano ya bodi za wakurugenzi, nk) iko chini ya kurekodi kwa lazima. Dakika hutolewa kwa msingi wa rekodi ya kozi ya mikutano, nakala, rekodi za sauti na nyenzo zilizotayarishwa kwa mkutano (maandishi ya ripoti, hotuba, marejeleo, maamuzi ya rasimu, ajenda, orodha za walioalikwa, nk).

Muhtasari unaonyesha maoni yote juu ya maswala yanayozingatiwa na maamuzi yote yaliyochukuliwa. Dakika huwekwa na katibu au mtu mwingine aliyeteuliwa. Mwenyekiti na katibu anayeongoza mikutano wanawajibika kwa usahihi wa maingizo katika muhtasari. Maelezo ya lazima ya itifaki ni:

· jina la kampuni;

jina la aina ya hati;

tarehe na nambari ya usajili;

mahali pa kukusanywa au kuchapishwa;

kichwa cha maandishi

sahihi.

3.Aina za itifaki

Kuna aina mbili za itifaki: kamili na fupi.

Imejaaitifaki ina rekodi ya hotuba zote kwenye mikutano.

Itifaki fupi - tu majina ya wasemaji na maelezo mafupi kuhusu mada ya hotuba.

Uamuzi wa aina gani ya itifaki ya kuweka kwenye mkutano unafanywa na mkuu wa shirika la pamoja au mkuu wa shirika.

Kichwa cha itifaki ni jina la shirika la pamoja au mkutano (Dakika za mkutano wa tume ya uthibitisho ...; dakika za mkutano ...).

Maandishi ya itifaki kamili yana sehemu mbili: utangulizi na kuu.

Sehemu ya utangulizi imeundwa kwa njia sawa katika fomu kamili na fupi za itifaki. Inaonyesha majina ya mwenyekiti na katibu, majina au jumla ya idadi ya washiriki katika mkutano na watu walioalikwa (ikiwa kuna washiriki wengi, barua inafanywa karibu na idadi yao - "Orodha ya washiriki imeambatanishwa"), ajenda.

Majina ya wale waliopo yameandikwa katika itifaki, ikiwa hakuna zaidi ya 15, - kwa utaratibu wa alfabeti, inayoonyesha mahali pa kazi na nafasi; ikiwa kuna zaidi, orodha tofauti inaundwa. Katika kumbukumbu za mikutano na tume za kudumu, nafasi za waliopo hazijaonyeshwa. Uhesabuji wa waliopo umechorwa katika upana mzima wa mstari kupitia nafasi ya mstari mmoja.

Katika kesi hiyo, maneno "Mwenyekiti", "Katibu", "Alihudhuria" (bila quotes) yanachapishwa upande wa kushoto wa shamba, ikitenganishwa na vipindi viwili kutoka kwa kichwa na kutoka kwa kila mmoja.

Sehemu ya utangulizi inaisha na ajenda. Vipengee kwenye ajenda vimepangwa kulingana na kiwango cha uchangamano, umuhimu na makadirio ya muda wa majadiliano. Maswali hutungwa katika hali ya nomino, iliyohesabiwa kwa nambari za Kiarabu na huanza na viambishi "O", "Kuhusu". Haipendekezi kuunda swali au kikundi cha maswali na neno "Miscellaneous". Pamoja na swali, jina la mzungumzaji huonyeshwa kwa dalili ya msimamo wake.

Maneno "Ajenda" yamewekwa katikati ya vipindi viwili au vitatu kutoka kwa orodha ya washiriki.

Sehemu kuu ya maandishi ya itifaki kwa kila suala kwenye ajenda imejengwa kulingana na mpango: IMESIKILIZWA ... ILIZUNGUMZIA ... IMEAMUA (IMEAMUA) ...

Katika sehemu ya "HEARD" katika itifaki fupi, jina la msemaji (msemaji) na mada ya hotuba yake huonyeshwa. Katika fomu kamili ya itifaki, jina na waanzilishi wa msemaji, yaliyomo katika ripoti yake (ujumbe, habari, ripoti) hutolewa. Ikiwa maandishi ya ripoti yanawasilishwa na msemaji kwa maandishi, inaruhusiwa kuandika baada ya kuonyesha mada ya hotuba: "maandishi ya ripoti yameunganishwa." Katika sehemu ya "WASEMAJI" katika itifaki fupi, ni majina tu ya watu waliozungumza kwenye majadiliano yanaonyeshwa; katika itifaki kamili, hotuba zao pia zimerekodiwa, pamoja na maswali kwa mzungumzaji. Ikiwa ni lazima, baada ya jina la msemaji, nafasi yake imeonyeshwa. Katika sehemu ya "IMEAMUA (IMEAMUA)" uamuzi umeandikwa, ambao umeundwa kwa ufupi, kwa usahihi, kwa ufupi ili kuepuka tafsiri mbili. Pamoja na uamuzi huo, idadi ya kura zilizopigwa "kwa", "dhidi ya", "kupiga kura", pamoja na orodha ya watu ambao hawakushiriki katika kupiga kura, zinaonyeshwa. Uamuzi unaweza kuwa na vitu moja au zaidi, hupangwa kwa utaratibu wa umuhimu, kila mmoja wao amehesabiwa.

Neno "HEARD" linatanguliwa na nambari kwa mujibu wa ajenda. Maneno "IMESIKIWA", "IMENENA", "IMETAMULIWA (IMEAMUA)" yamechapishwa kutoka ukingo wa kushoto kwa herufi kubwa na kuishia na koloni. Maandishi ya sehemu "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED (DECIDED)" yamechapishwa kwa nafasi ya mstari 1.5 kutoka kwa mstari mwekundu. Kila jina la ukoo na waanzilishi wa wasemaji huchapishwa kutoka kwa mstari mpya katika kesi ya nomino, rekodi ya hotuba imetenganishwa na jina la mwisho na hyphen.

Mshiriki katika mkutano au mkutano anaweza kuwasilisha maoni tofauti juu ya uamuzi uliochukuliwa, ambao umewekwa kwenye karatasi tofauti na kushikamana na dakika. Uwepo wa maoni ya kupinga utarekodiwa katika dakika baada ya kurekodi uamuzi.

Maandishi ya itifaki fupi pia yana sehemu mbili. Katika sehemu ya utangulizi, waanzilishi na majina ya msimamizi (mwenyekiti), pamoja na nafasi, waanzilishi, majina ya watu waliopo kwenye mkutano huonyeshwa.

Neno "Waliohudhuria" limechapishwa kutoka kwenye mpaka wa ukingo wa kushoto, chini ya mstari, koloni imewekwa mwishoni mwa neno. Hapo chini kuna majina ya nafasi, herufi na majina ya waliopo. Majina ya kazi yanaweza kuwa ya kawaida. Majina ya kazi ya mistari mingi ya waliopo yanaonyeshwa kwa nafasi ya mstari 1. Orodha imetenganishwa na sehemu kuu ya itifaki kwa mstari thabiti.

Sehemu kuu ya itifaki inajumuisha maswala yanayozingatiwa na maamuzi yaliyochukuliwa juu yao. Jina la swali limehesabiwa kwa nambari ya Kirumi na huanza na kiambishi "O" ("Kuhusu"), limechapishwa katikati katika saizi ya herufi Na. 15 na inasisitizwa kwa mstari mmoja chini ya mstari wa mwisho. Chini ya mstari ni majina ya viongozi waliozungumza wakati wa mjadala wa suala hili. Majina ya ukoo yamechapishwa kwa nafasi ya mstari 1. Kisha uamuzi uliofanywa juu ya suala hilo umeonyeshwa.

Itifaki- hati ambayo wao hurekebisha mwendo wa majadiliano ya masuala na kufanya maamuzi katika mikutano, mikutano, mikutano, mikutano.

Itifaki huandika shughuli za mashirika ya kudumu ya vyuo, kama vile vyuo vya kamati na wizara, serikali za manispaa, pamoja na mabaraza ya kisayansi, kiufundi na mbinu. Ukiondoa yaliyo hapo juu, mikutano inayofanywa na wakuu wa vitengo vya kimuundo, manaibu wakurugenzi wakuu, wakurugenzi pia inaweza kurekodiwa.

Ni jambo la kawaida kutunga dakika za kuandika shughuli za mashirika ya muda ya chuo (mikutano, mikutano, semina, n.k.)

Muhtasari huo huandaliwa na katibu kwa msingi wa kumbukumbu alizoweka kwenye mkutano. Hizi zinaweza kuwa maelezo mafupi, nakala, au rekodi za dictaphone. Inafaa kusema kwamba ili kuandaa itifaki, katibu hukusanya muhtasari wa ripoti na hotuba, maamuzi ya rasimu kabla ya mkutano.

Itifaki iliyotolewa kwa fomu ya pamoja..

Kichwa, tarehe na nambari ya itifaki

Kichwa cha itifaki kitakuwa jina la shirika la pamoja au aina ya mkutano. Kwa mfano, Itifaki (ya nini?) ya mkutano wa baraza la ufundishaji; mikutano ya wakuu wa vitengo vya miundo, nk.

Tarehe ya kumbukumbu itakuwa tarehe ya mkutano (dakika huandaliwa baada ya mkutano) Ikiwa mkutano ulichukua siku kadhaa, tarehe ya kumbukumbu inajumuisha tarehe za kuanza na mwisho.

Kwa mfano: 21 — 24.07.2009 .

Nambari (faharasa) ya itifaki itakuwa nambari ya mfululizo ya mkutano ndani ya mwaka wa kalenda au muda wa ofisi ya shirika la pamoja.

Kumbuka kwamba maandishi ya itifaki inajumuisha sehemu zifuatazo:

  • utangulizi;
  • kuu.

Utangulizi

Katika sehemu ya utangulizi ya dakika, baada ya kichwa, majina na herufi za kwanza za mwenyekiti na katibu wa mkutano hupewa. Kutoka kwa mstari mpya baada ya neno " walihudhuria»orodhesha kwa mpangilio wa alfabeti majina na herufi za kwanza za viongozi waliopo kwenye mkutano.

Ikiwa kulikuwa na watu kutoka kwa mashirika mengine kwenye mkutano, basi baada ya neno "Walihudhuria" neno " Umealikwa"na orodha ya watu walioalikwa imeonyeshwa, katika kesi ya kila jina, nafasi na jina la shirika huonyeshwa kabla ya kila jina.

Katika sehemu ya utangulizi ya itifaki ajenda imewekwa.

Inajumuisha orodha ya mambo ambayo yanajadiliwa katika mkutano, na kurekebisha mlolongo wa majadiliano yao na majina ya wazungumzaji (wazungumzaji) Kumbuka kwamba kila suala kwenye ajenda limepewa nambari ya Kiarabu, limetungwa kwa kutumia vihusishi "O" au "Kuhusu". Kwa mfano: "Kwa idhini ya mitaala"; "Katika muhtasari wa matokeo ya mwaka wa masomo."

Kwa kila kipengele, msemaji ameonyeshwa (afisa aliyetayarisha toleo hili)

Sehemu kuu

Katika ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii na mlolongo wa masuala kwenye ajenda, maandishi ya sehemu kuu ya itifaki yameundwa - lazima iwe na sehemu nyingi kama vile kuna vitu kwenye ajenda.

Kulingana na yote yaliyo hapo juu, tunafikia hitimisho kwamba sehemu ya kichwa cha itifaki daima inafanywa kwa njia ile ile. Lakini maandishi ya itifaki yanaweza kuwasilishwa kwa aina tofauti: fupi au kamili.

Itifaki fupi- hurekebisha masuala yaliyojadiliwa kwenye mkutano, majina ya wazungumzaji na maamuzi yaliyochukuliwa. Itifaki kama hiyo mara nyingi huwekwa katika hali ambapo mkutano ni wa hali ya kufanya kazi (ona Mchoro 3.3.)

Inafaa kusema - itifaki kamili- ina habari sio tu juu ya maswala yaliyojadiliwa, maamuzi yaliyochukuliwa na majina ya wasemaji, lakini pia maelezo ya kina ya kutosha yanayowasilisha yaliyomo katika ripoti na hotuba za washiriki katika mkutano, maoni yote yaliyotolewa, maswali na maoni, maoni. , nafasi. Inastahili kusema - itifaki kamili inakuwezesha kuandika picha ya kina ya mkutano (ona Mchoro 3.4)

Kielelezo Nambari 3.3. Mfano wa itifaki fupi

Kielelezo Nambari 3.4. Mfano wa itifaki kamili

Wakati wa kutumia aina yoyote ya itifaki, maandishi yake yatagawanywa katika sehemu nyingi kama vile kuna vitu kwenye ajenda.

Ikumbukwe kwamba kila sehemu ina sehemu tatu.: “IMESIKIA”, “ALIZUNGUMZA”, “IMETATUMWA” (“IMEAMUA”), ambazo zimechapishwa kutoka ukingo wa kushoto kwa herufi kubwa. Ubunifu huu hukuruhusu kuangazia katika maandishi hotuba ya msemaji mkuu, washiriki katika mjadala wa suala hilo na sehemu ya kazi, ambayo uamuzi umeundwa.

Katika sehemu" SIKILIZWA»maandishi ya hotuba yameelezwa. Mwanzoni mwa maandishi, kutoka kwa mstari mpya katika kesi ya nomino, jina la msemaji linaonyeshwa. Rekodi ya hotuba imetenganishwa na jina kwa mstari. Hotuba imeandikwa kwa nafsi ya tatu umoja. Inaruhusiwa kuashiria badala ya kurekodi hotuba baada ya jina la ukoo ("Rekodi ya hotuba imeambatishwa", "Kumbuka kuwa maandishi ya ripoti yameambatanishwa")

Katika kesi ya mwisho, ripoti huwa kiambatisho cha itifaki.

Katika sehemu" IMEFANYIKA»kutoka kwa mstari mpya katika kesi ya nomino zinaonyesha jina la msemaji na baada ya dashi, maandishi ya hotuba au swali (ikiwa iliulizwa kwa msemaji wakati wa hotuba)

Katika sehemu" IMETATUMWA” (“IMEAMUA”) onyesha uamuzi uliochukuliwa kuhusu suala linalojadiliwa. Kumbuka kwamba maandishi ya sehemu ya uendeshaji yamechapishwa kwa ukamilifu katika aina yoyote ya itifaki.

Kumbuka kuwa maandishi ya itifaki yote yamechapishwa kwa nafasi ya mstari 1.5.

Muhtasari huo huandaliwa na katibu wa kikao. Muhtasari hutiwa saini na katibu na kuwasilishwa kwa mwenyekiti kutiwa saini ndani ya siku 3 (tatu) za kazi baada ya mkutano.

Saini zimetenganishwa na maandishi kwa nafasi 3 za mistari. Jina la msimamo limechapishwa kutoka mpaka wa uwanja wa kushoto, barua ya mwisho katika jina la ukoo ni mdogo kwa uwanja wa kulia.

Siku ambayo itifaki itasainiwa na mwenyekiti, lazima iandikishwe.

Dondoo kutoka kwa itifaki

Dondoo kutoka kwa itifaki ni nakala halisi ya sehemu ya maandishi ya itifaki asili, ikirejelea suala kwenye ajenda, ambalo dondoo linatayarishwa. Dondoo hutoa maelezo yote ya fomu, sehemu ya utangulizi ya maandishi, kipengee cha ajenda, ambayo dondoo inatayarishwa, na maandishi yanayoakisi mjadala wa suala na uamuzi uliofanywa. Dondoo kutoka kwa itifaki imesainiwa tu na katibu, ambaye pia anaithibitisha. Uandishi wa vyeti umeandikwa kwa mkono, una neno "Kweli", dalili ya nafasi ya mtu ambaye anathibitisha nakala (dondoo), saini ya kibinafsi, jina la mwisho, mwanzo na tarehe (ona Mchoro 3.5).

Kielelezo Nambari 3.5. Mfano wa dondoo kutoka kwa itifaki

Dondoo kutoka kwa dakika wakati mwingine hubadilisha hati kama hiyo ya kiutawala kama uamuzi. Katika kesi hii, dondoo hutumika kama chombo cha kuwasilisha maamuzi yaliyofanywa kwa watekelezaji. Katika kesi hiyo, katibu, kwa mfano, wa Bodi ya kampuni ya pamoja ya hisa, kabla ya siku 2 (mbili) baada ya kusaini kumbukumbu za mkutano, anasambaza dondoo kutoka kwa kumbukumbu za maswala fulani kwa watekelezaji wanaowajibika. Taarifa hizo zimesainiwa na katibu.

Dondoo kutoka kwa itifaki zilizotumwa kwa shirika lingine zinakabiliwa na muhuri wa lazima.

Nakala asilia za muhtasari huundwa na katibu katika kesi kulingana na aina ya mikutano. Kwa mfano, "Dakika za Mikutano Mikuu", "Dakika za mikutano ya Bodi ya Wakurugenzi", "Dakika za mikutano na mkurugenzi", nk. Ndani ya kisa, itifaki zimepangwa kwa nambari na mpangilio. Kesi huundwa wakati wa mwaka wa kalenda.

Dakika za mkutano - hati ya habari na utawala ambayo inarekodi mchakato mzima wa kujadili masuala yaliyotolewa, pamoja na maamuzi yaliyotolewa wakati wa mkutano huu. Kudumisha hati hii ni sehemu muhimu na ya lazima ya mkutano wowote, ambayo kwa kiasi kikubwa huamua jinsi maamuzi ya ufanisi juu ya suala fulani yatatekelezwa.

Usajili wa dakika za mikutano umeanzishwa na Kanuni ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi. Kifungu cha 181.2 kinafafanua mahitaji ya msingi ya lazima na utaratibu ambao kumbukumbu za mkutano zinawekwa. Jinsi ya kuteka itifaki kwa usahihi? Ni taarifa gani lazima zijumuishwe katika kumbukumbu za mkutano?

Nani anashika itifaki?

Jukumu la kurekodi maendeleo ya mkutano na utekelezaji sahihi zaidi wa waraka ni la katibu wa mkutano. Huyu anaweza kuwa mtu ambaye anashikilia nafasi ya katibu katika shirika, au mfanyakazi mwingine yeyote aliyeidhinishwa kutekeleza wajibu huu. Ni bora ikiwa mtu aliyeteuliwa na katibu anaelewa masuala yaliyotolewa kwenye mkutano. Hata hivyo, ikiwa katibu ana shughuli nyingi katika eneo lingine, ana haki ya kuuliza maswali ya ufafanuzi wakati wa mkutano, na kuruhusu mchakato mzima wa mkutano urekodiwe kwa usahihi iwezekanavyo.

Mbali na kurekebisha tu maendeleo ya mkutano, katibu ana jukumu la kuandaa mkutano. Hii inaweza kuwa inatayarisha orodha ya waliopo, mpango wa mchakato wa mashauriano, unaofanya kazi na kumbukumbu za mikutano iliyopita. Hii ni muhimu ili kuweka kwenye ajenda orodha ya masuala ambayo yanahitaji kujadiliwa tena.

Fomu, sehemu za lazima

Ili kuteka itifaki na maagizo ya kazi ya ofisi, inashauriwa kutumia fomu maalum. Ikiwa utatumia pendekezo hili inategemea uamuzi wa mmiliki (msimamizi) wa shirika. Mara nyingi, fomu za uchapishaji hutumiwa kurekodi katika serikali, manispaa, mamlaka ya jiji. Mashirika mengi ya kibinafsi hutumia template ya kawaida iliyochapishwa kwenye kompyuta na iliyoundwa kwenye karatasi ya A4.

Bila kujali aina ya fomu, hati lazima iwe na sehemu za lazima (kwa mfano wa dakika za mkutano, angalia makala hapa chini):

  • Jina la muundo (shirika) ambalo chuo hufanya kazi.
  • Kichwa.
  • Tarehe na nambari ya usajili ya itifaki.
  • Mahali (mji) ambapo mkutano unafanyika.
  • Maswali (ajenda).
  • Sehemu kuu.
  • Saini za mwenyekiti, katibu na washiriki wa mkutano.

Muhtasari wa mkutano huo huandikwa kwa msingi wa rekodi, kutia ndani sauti au video, zinazotolewa na katibu wakati wa mazungumzo. Kipindi cha hadi siku tano za kazi kinatengwa kwa ajili ya utekelezaji wa hati, isipokuwa katika baadhi ya matukio wakati tarehe za mwisho zinaanzishwa kwa amri ya mkuu au sheria juu ya aina fulani za mikutano.

kichwa cha itifaki

Kichwa cha hati kinajumuisha jina, neno "Itifaki", pamoja na jina la mkutano (katika kesi hii, mkutano huu) na (au) shirika la pamoja linalofanya mkutano. Kwa mfano: "Dakika za mkutano wa uzalishaji."

Nambari, tarehe, mahali

Kila dakika za mkutano lazima iwe na fahirisi, yaani, nambari ya usajili ya mfululizo. Imedhamiriwa na nambari ya serial ya mkutano uliofanyika tangu mwanzo wa mwaka wa kalenda (katika mashirika ya elimu inawezekana kuweka rekodi za kuhesabu tangu mwanzo wa mwaka wa kitaaluma). Ikiwa kumbukumbu za mkutano wa chuo cha muda zimesajiliwa, nambari huwekwa kwa muda wa ofisi.

Tarehe ya hati itakuwa siku ya mkutano. Iwapo masuala yalijadiliwa kwa zaidi ya siku moja ya kazi, tarehe zote kuanzia mwanzo hadi mwisho wa majadiliano zijumuishwe katika kumbukumbu za mkutano. Sampuli: "22.06.2016 - 24.06.2016" au "22-24.06.2016"

Mahali pa kuandaa itifaki - jina la kijiografia la makazi ambayo shirika hili la pamoja linafanya kazi. Sehemu hii haiwezi kubainishwa kwenye hati, lakini tu ikiwa jina la shirika tayari linajumuisha jina la suluhu. Kwa mfano: "Samara City Printing House", "Ivanovo Machine-Building Plant" na kadhalika.

Angalia jinsi dakika zozote za mkutano zinapaswa kuanza (sampuli hapo juu).

Utangulizi

Ili kuteka sehemu ya utangulizi ya itifaki, lazima uanze na jina la ukoo na herufi za mwanzo za mwenyekiti wa mkutano na katibu. Wa kwanza ni mfanyakazi wa shirika aliyeidhinishwa kuendesha mkutano. Nafasi ya mwenyekiti katika shirika (kulingana na orodha ya wafanyikazi) haijaonyeshwa katika itifaki. Mtu huyu sio lazima awe mkuu wa biashara. Isipokuwa ni kumbukumbu za mkutano na mkurugenzi, ambapo bosi anaendesha mkutano ana kwa ana.

Katika sehemu ya "Washiriki", unapaswa kuwaonyesha washiriki wengine wote kwenye mkutano. Unaweza kufanya hivyo kwa kufuata miongozo hii:

  • Katika sehemu hiyo, kwa mpangilio wa alfabeti, majina na waanzilishi wa wafanyikazi wanaoshiriki katika kuzingatia maswala yaliyowekwa kwenye ajenda na kupitishwa kwa maamuzi juu yao yanaonyeshwa. Vyeo havijabainishwa.
  • Iwapo zaidi ya washiriki kumi na tano watakuwepo kwenye mkutano, herufi zao za kwanza na majina ya ukoo hupewa kama kiambatisho cha dakika katika orodha tofauti.
  • Ikiwa wafanyikazi wengine wa shirika hili au watu walioalikwa kutoka kwa mashirika mengine wapo kwenye mkutano, sehemu ya "Walioalikwa" itaingizwa katika dakika. Majina na waanzilishi huonyeshwa hapa kwa mpangilio wa alfabeti, na kwa washiriki kutoka kwa mashirika mengine, msimamo wao na jina la mahali pa kazi huamriwa zaidi.
  • Kila mmoja wa waliohudhuria anathibitisha ushiriki wao katika mkutano na saini ya kibinafsi.

Mstari usio na kitu baada ya sehemu ya "Wahudumu", "Ajenda" inaingizwa katika kumbukumbu za mkutano. Sehemu hii inarejelea orodha ya masuala yaliyowasilishwa kwenye mkutano. Kila kipengele cha sehemu ya itifaki "Ajenda" kina nambari za Kiarabu. Ili kuunda swali, viambishi "Kuhusu ..." au "Kuhusu ..." hutumika (kwa mfano wa kumbukumbu za mkutano katika sehemu ya ajenda, angalia kifungu kilicho hapa chini). Kila kitu kinapaswa kuonyesha mtu aliyeidhinishwa kuzungumza juu ya suala hili: "Rapporteur: surname, initials."

Kuna tofauti gani kati ya itifaki kamili na fupi?

Wakati wa kuchora sehemu kuu ya waraka, ni muhimu kuzingatia ikiwa itifaki fupi au kamili ya mchakato wa majadiliano huwekwa wakati wa mkutano. Kwa fomu fupi (mara nyingi dakika za mkutano wa utendaji zinaundwa kwa njia hii), habari ifuatayo inapaswa kuonyeshwa katika sehemu kuu:

  • Swali liliwasilishwa kwenye mkutano.
  • Mwandishi juu ya suala hili.
  • Uamuzi uliopitishwa na kupitishwa na mkutano.

Kuchora itifaki kamili kunamaanisha kurekebisha sio tu habari hapo juu, lakini pia maelezo ya hotuba za wasemaji, habari na mijadala iliyotokea wakati wa mkutano, maoni ya watazamaji, maoni na pingamizi, na maelezo mengine.

Sehemu kuu

Sehemu kuu ya itifaki ina sehemu kulingana na idadi ya maswala kwenye ajenda. Katika fomu kamili ya hati, kila sehemu inajumuisha sehemu tatu, kutafakari mchakato wa kuzingatia suala hilo na kufanya uamuzi juu yake.

Majina ya sehemu yanaonyeshwa kwa herufi kubwa kutoka kwa mstari mpya:

  • "LISIKILIZA". Katika sehemu hii, chini ya kichwa, jina la msemaji juu ya suala linalozingatiwa (katika kesi ya uteuzi) inapaswa kuonyeshwa, taarifa ya ripoti inatolewa kwa njia ya dashi (katika mtu wa tatu umoja). Ikiwa kwa sababu fulani haiwezekani kunukuu hotuba katika itifaki, maandishi ya ripoti yamewekwa kwenye karatasi tofauti kama kiambatisho cha itifaki, na katika sehemu ya "HEARD", noti "Nakala ya ripoti. (hotuba, hotuba) imeambatanishwa” inafanywa.
  • "SASA". Sehemu hii inarekodi taarifa zilizotolewa na washiriki wengine katika mkutano kuhusu kipengele kinachozingatiwa, au maswali yaliyoulizwa wakati wa majadiliano. Katika kesi hii, jina la msemaji (katika kesi ya nomino) inapaswa kuonyeshwa, na maandishi ya swali (hotuba) yanasemwa kwa njia ya dash.
  • "IMETATUMWA" au "IMETATUMWA". Uamuzi uliochukuliwa kwenye mkutano juu ya suala hili umewekwa. Maandishi ya uamuzi lazima yachapishwe kwa ukamilifu, bila kujali ikiwa fomu kamili au fupi ya itifaki imehifadhiwa. Wakati wa kupiga kura, idadi ya kura zilizopokelewa "za", "dhidi" na "zilizopiga kura" imeonyeshwa.

Kwa fomu fupi ya dakika, mjadala wa kila toleo umefupishwa katika sehemu za HEARD na AMUA. Baada ya hati hiyo kusainiwa na katibu na mwenyekiti, inapata hadhi rasmi na imesajiliwa.

Maamuzi yaliyofanywa wakati wa mkutano yanawasilishwa kwa watekelezaji walioteuliwa:

  • Kwa kukabidhi nakala ya itifaki au dondoo iliyothibitishwa na katibu.
  • Uchapishaji wa hati za kiutawala (maagizo, maazimio, maagizo) kwa shirika kwa misingi ya maamuzi yaliyorekodiwa.

Jinsi ya kuhifadhi itifaki?

Kwa uhifadhi wa kumbukumbu, dakika huundwa katika kesi na mgawanyiko katika aina za mikutano. Mahali pa kuhifadhi hati kama hizo imedhamiriwa na sekretarieti ya shirika (mgawanyiko wa kimuundo wa shirika), au na idara ya usimamizi wa ofisi. Vipindi vya uhifadhi vimedhamiriwa kwa mujibu wa nomenclature ya kesi zilizoidhinishwa katika biashara.

Itifaki inachukua nafasi maalum katika mfumo wa hati za shirika na utawala. Kwa upande mmoja, inaweza kuhusishwa na hati za habari (kwa kuwa ina habari juu ya majadiliano ya maswala kadhaa ya usimamizi), na kwa upande mwingine, itifaki zina sehemu ya kufanya kazi na, kwa hivyo, inaweza kuzingatiwa kama hati za kiutawala.

Itifaki - hati ya kurekebisha mwendo wa majadiliano ya masuala na kufanya maamuzi katika mikutano, mikutano, vikao, mikutano. Itifaki huandika shughuli za mashirika ya kudumu ya vyuo, kama vile vyuo vya kamati na wizara, serikali za manispaa, pamoja na mabaraza ya kisayansi, kiufundi na mbinu.

Mikutano ya wanahisa, mikutano ya bodi za wakurugenzi iko chini ya ukataji miti wa lazima.

Itifaki zinawasilishwa kwa mamlaka ya serikali kwa usajili (kwa mfano, wakati wa kusajili benki za biashara, vyumba vya biashara na viwanda, nk). Dakika pia hutolewa ili kuandika shughuli za mashirika ya chuo ya muda (mikutano, mikutano, mikutano, semina, nk).

Itifaki inaundwa kwa misingi ya rekodi ambazo ziliwekwa kwenye mkutano na katibu kwa mikono au kwa kutumia kinasa sauti.

Kulingana na aina ya mkutano na hali ya shirika la pamoja, fomu ya itifaki imechaguliwa: fupi, kamili au neno.

Kwa kifupi itifaki - hurekebisha masuala yaliyojadiliwa kwenye mkutano, majina ya wazungumzaji na maamuzi yaliyotolewa (tazama uk. 94). Itifaki kama hiyo inapendekezwa kuwekwa tu katika hali ambapo mkutano umeandikwa, ripoti na maandishi ya hotuba yatawasilishwa kwa katibu au wakati mkutano ni wa hali ya kufanya kazi.

Imejaa muhtasari hurekodi sio tu maswala yaliyojadiliwa, maamuzi yaliyofanywa na majina ya wasemaji, lakini pia kumbukumbu za kina za kutosha ambazo zinaonyesha yaliyomo katika ripoti na hotuba za washiriki katika mkutano, maoni yote yaliyotolewa, maswali na maoni, maoni. , nafasi. Dakika kamili hukuruhusu kuandika picha ya kina ya mkutano (ona uk. 95-96).

Shorthand itifaki inaundwa kwa misingi ya ripoti ya neno moja ya mkutano (nakala) na neno huwasilisha mchakato wa kujadili kila suala na kuendeleza uamuzi juu yake.

Dakika kamili na neno moja huchorwa kwa misingi ya neno neno lililoandikwa kwa mkono au rekodi za kanda ambazo hutunzwa wakati wa mkutano.

Aina zote za itifaki zimeundwa kwa fomu ya kawaida, ambayo ni pamoja na maelezo yafuatayo: jina la taasisi (shirika, biashara), aina ya hati (itifaki), mahali pa kuweka tarehe, faharisi ya hati, mahali pa kuchora. itifaki, mahali pa kichwa cha maandishi. Tarehe ya kumbukumbu ni tarehe ya mkutano (dakika kawaida huandaliwa baada ya mkutano). Ikiwa ilichukua siku kadhaa, basi tarehe ya itifaki inajumuisha tarehe za kuanza na mwisho.

Kwa mfano: 21-24.01.2000.

Nambari (faharasa) ya itifaki ni nambari ya mfululizo ya mkutano. Itifaki huwekwa nambari ndani ya mwaka wa kalenda au muda wa ofisi ya shirika la pamoja.

Kichwa cha maandishi ya itifaki, kama sheria, huonyesha aina ya mkutano au shughuli za pamoja na inalingana na jina la aina ya hati. Kwa mfano: Dakika - mikutano ya bodi; - mikutano ya kikundi cha wafanyikazi; - mikutano ya wakuu wa mgawanyiko wa miundo.

Nakala ya itifaki inajumuisha sehemu ya utangulizi na kuu.

Katika sehemu ya utangulizi ya dakika, baada ya kichwa, majina na waanzilishi wa mwenyekiti na katibu wa mkutano hutolewa (kwa fomu fupi ya dakika, habari hii imeachwa). Kutoka kwa mstari mpya baada ya neno "Waliohudhuria" orodhesha majina, herufi za kwanza za wanachama wa kudumu wa shirika la pamoja (kwa mpangilio wa alfabeti), majina, herufi za kwanza na nafasi za walioalikwa kwenye mkutano. Wakati wa kuunda dakika za mkutano uliopanuliwa, majina ya washiriki hayajaorodheshwa, lakini idadi yao yote inaonyeshwa na takwimu. Washiriki wanahesabiwa kulingana na orodha za usajili, ambazo huhamishiwa kwa katibu wa mkutano na kuwa moja ya viambatisho vya dakika.

Ajenda imejumuishwa katika sehemu ya utangulizi ya dakika. Inaorodhesha masuala yaliyojadiliwa kwenye mkutano na majina ya wazungumzaji (wazungumzaji) na kurekebisha mlolongo wa majadiliano yao. Ajenda ya mkutano, kama sheria, inaundwa mapema na inapaswa kujumuisha idadi kamili ya maswala ambayo yanaweza kuzingatiwa na kujadiliwa kwenye mkutano.

Maandishi ya sehemu kuu ya dakika yameundwa kwa mujibu wa mlolongo wa masuala yaliyowekwa na ajenda.

Sehemu kuu ya maandishi ya itifaki ina sehemu nyingi kama ilivyo kwenye ajenda. Sehemu zimehesabiwa ipasavyo. Kila sehemu ina sehemu tatu: "IMESIKIA", "ALIZUNGUMZA", "IMEAMUA", ambazo zimechapishwa kutoka kwa aya ili kuangazia katika maandishi ya itifaki kurekodi kwa hotuba ya mzungumzaji mkuu, washiriki katika majadiliano. ya suala na sehemu ya uendeshaji, kutengeneza uamuzi wa mkutano. Kwa madhumuni sawa, katika maandishi ya itifaki, kila jina la msemaji na waanzilishi huchapishwa kutoka kwa mstari mpya katika kesi ya nomino. Uwasilishaji wa kurekodi kwa hotuba hutenganishwa na jina la ukoo na hyphen, imesemwa kutoka kwa mtu wa tatu umoja.

Muhtasari huo huandaliwa na katibu wa kikao. Imesainiwa na mwenyekiti na katibu.

Dondoo kutoka kwa itifaki ni nakala halisi ya sehemu ya maandishi ya itifaki asilia inayohusiana na kipengele cha ajenda ambayo dondoo inatayarishwa (ona uk. 97). Wakati huo huo, maelezo yote ya fomu, sehemu ya utangulizi ya maandishi, kipengee cha ajenda ambayo dondoo inatayarishwa, na maandishi yanayoonyesha mjadala wa suala hilo na uamuzi uliochukuliwa hutolewa tena. Dondoo kutoka kwa itifaki imesainiwa na katibu tu, pia hutoa uthibitisho. Inajumuisha neno "Kweli", ishara ya nafasi ya mtu ambaye anathibitisha nakala (dondoo), saini ya kibinafsi, jina la ukoo, waanzilishi na tarehe. Ikiwa dondoo hutolewa kwa kuwasilisha kwa shirika lingine, basi inathibitishwa na muhuri.

Angalia pia:

Nakala hii ni mwongozo wa mbinu ya kuona juu ya muundo wa itifaki. Itakusaidia kuunda itifaki kwa usahihi na kwa haraka. Pia itakusaidia pale unapoamua kuwafundisha wenzako hili ili kujiokoa na kurekebisha makosa wanayofanya.

Jina la spishi na mali ya mifumo na mifumo ndogo ya hati

Dakika - hati ya kurekebisha mwendo wa mkutano na utaratibu wa kufanya maamuzi na shirika la chuo.

Kurekodi kwa lazima kunategemea:

  • mikutano ya mashirika ya kudumu ya mamlaka ya serikali na utawala, serikali za manispaa, miili ya usimamizi wa biashara na mashirika (mikutano ya jumla ya waanzilishi, wanahisa, mikutano ya bodi za wakurugenzi, bodi za kamati, tume, kurugenzi, nk) na
  • mikutano ya wakati mmoja au mara kwa mara iliyoitishwa, mikutano, mikutano.

Tafakari katika madhumuni ya kuunda hati ya usimamizi kanuni ya ushirikiano, kufanya maamuzi ya pamoja hukuruhusu kuzungumza juu ya itifaki kama a hati ya kujitegemea.

Itifaki ni hati inayohusiana hasa na mfumo wa nyaraka za shirika na utawala. Itifaki ni usimamizi nyaraka za utawala(rejea mfumo mdogo wa nyaraka za utawala), ambao hufanya kazi za usimamizi na kisheria, na kazi ya kisheria ya itifaki ni kipaumbele na inakuja mbele.

Lakini hati yenye jina la aina "PROTOCOL" hutumiwa katika mchakato wa kuandika na shughuli nyingine nyingi.

Katika taasisi za elimu na kisayansi, itifaki hurekodi mafanikio ya kisayansi na uvumbuzi, kuandikishwa kwa mafunzo, ufunguzi wa taaluma, viwango vya elimu, ugawaji wa sifa za kitaaluma, digrii za kitaaluma na vyeo, ​​uchaguzi wa nafasi na masuala mengine. Itifaki kama hizo hurejelea mifumo ya utafiti wa kisayansi au nyaraka za kielimu na mbinu (kwa mifumo yao ndogo, kulingana na madhumuni ya kuunda itifaki na yaliyomo).

Katika mazoezi ya biashara, dakika za mikutano ya biashara, itifaki za dhamira, itifaki za uhamishaji wa habari za siri, itifaki za kutokubaliana na zingine zinaundwa, ambayo sio maamuzi ya usimamizi yanarekodiwa, lakini makubaliano na kufikiwa na wahusika (yaani, pamoja, pamoja. , sio "tume", kama wakati mwingine inasemwa vibaya) makubaliano katika kutatua masuala yenye maslahi kwa pande zote mbili. Itifaki kama hizo zinaweza kuhusishwa na mfumo mdogo wa habari na hati za kumbukumbu za mfumo wa hati za shirika na kiutawala au mfumo mdogo wa hati za mikataba ya sheria ya kiraia ya mfumo huo huo, kwa sababu. wao hurekebisha mwendo wa utekelezaji wa mikataba na makubaliano, kuthibitisha maslahi na maeneo iwezekanavyo ya ushirikiano, na pia kurekebisha hali kuu za kuhitimisha shughuli maalum katika siku zijazo.

Itifaki iliyoundwa kwa madhumuni ya kudhibitisha makazi ni sehemu ya mfumo mdogo wa shughuli za pesa za mfumo wa hati za benki.

Kwa kazi zingine za usimamizi wa wafanyikazi, dakika za mikutano ya uthibitisho na tume za kufuzu zinaundwa, ambazo zimejumuishwa katika mfumo maalum wa nyaraka za wafanyikazi.

Dakika za mikutano ya jumla ya wanahisa (na hati kwao), maudhui ya lazima ambayo yameanzishwa na Kanuni ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi, Sheria ya Shirikisho "Kwenye Makampuni ya Pamoja ya Hisa", mahitaji ya mdhibiti - Huduma ya Masoko ya Fedha ya Shirikisho. , kuunda mfumo mdogo wa hati za shirika, kwa msingi ambao mfumo mdogo tayari umeundwa nyaraka za msingi, na sasa tunaweza kuzungumza juu ya mchakato wa kuunda mfumo mdogo / mfumo wa nyaraka ambao hutoa taratibu za utawala wa ushirika.

Uainishaji wa itifaki

Aina zote na aina za itifaki, bila kujali ni za mfumo wa nyaraka au mfumo mdogo, zimeainishwa kulingana na vigezo viwili - njia ya nyaraka na kiwango cha ukamilifu wa kurekodi kwa mkutano, ambao hufanya wakati huo huo. Kwa hiyo, kulingana na kiwango cha ukamilifu wa rekodi, itifaki imegawanywa katika mfupi na kamili.

Itifaki kamili inaweza kuwa maandishi ya kina(njia ya maandishi), neno kwa neno(njia ya maandishi kwa kutumia alama maalum ambazo lazima zibadilishwe wakati wa kusajili itifaki), fonografia(kurekodi sauti) itifaki za video(kurekodi sauti kwa video hutumiwa, haswa wakati wa kufanya mikutano ya video). Zina rekodi ya mkutano mzima, ikijumuisha maelezo, maswali, maelezo, hotuba na marejeleo wakati wa mkutano, kelele, makofi, n.k. kulingana na njia ya nyaraka.

Itifaki fupi mara kwa mara huandika tu majina ya mwenyekiti, katibu, muundo wa waliohudhuria, orodha ya masuala yanayozingatiwa na maamuzi yaliyochukuliwa. Tofauti ya itifaki fupi ni itifaki iliyoandaliwa kwa fomu fupi, ambayo hutoa uwasilishaji mfupi wa mfululizo wa masuala yanayozingatiwa kulingana na mpango wa "suala - uamuzi".

Muhtasari hutunzwa wakati wa kikao na mtu aliyechaguliwa maalum au aliyeteuliwa au na katibu wa chombo cha kudumu cha ushirika kwa afisi, na kumbukumbu za vikao vya uendeshaji, ambavyo vinaongozwa na viongozi, hutunzwa na kuandikwa na makatibu au. wasaidizi wa viongozi.

Wakati wa kuunda dakika, katibu wa mkutano hutumia hati zilizoandaliwa mapema kwa mkutano: ajenda, orodha ya walioalikwa, orodha ya wanachama wa shirika la pamoja, maandishi ya ripoti, hotuba, maelezo ya habari, maamuzi ya rasimu, nk.

Itifaki iliyoandaliwa moja kwa moja kwenye mkutano ni rasimu. Lazima ifafanuliwe, ithibitishwe kwa nakala au fonogramu (ikiwa mkutano ulinakiliwa au kurekodiwa kwenye diktafoni), kuhaririwa na iliyotolewa kabla ya siku 3 au 5 kutoka tarehe ya mkutano. Masharti haya au viwango vingine vya masharti ya kuandaa itifaki ya kusainiwa - "siku ya mkutano", "hakuna baadaye kuliko siku inayofuata ya biashara", nk. - kwa kawaida hudhibitiwa na kanuni za mashirika ya chuo husika na maelezo ya kazi/kanuni za kazi za katibu wa chombo fulani cha chuo.

fomu ya itifaki

Itifaki ndio hati kuu ya usimamizi ya usimamizi wa pamoja na karibu kila wakati inaundwa kama hati ya kurasa nyingi. Kwa hivyo, wakati wa kuunda karatasi ya kwanza ya itifaki, ni muhimu kutumia fomu ya jumla ya shirika au biashara, na ikiwa hakuna fomu ya jumla, itifaki imeundwa kwenye karatasi za A4 na maelezo yaliyopangwa kulingana na mfano wa fomu ya jumla.

Ikiwa fomu ya karatasi ya kwanza ya itifaki haitumiki, maelezo ya kawaida yanafanywa kwa njia ya longitudinal (pamoja na ukingo wa juu wa karatasi) unaozingatia.

Fomu ya kawaida ya itifaki inajumuisha maelezo yafuatayo ya lazima:

  • jina kamili la shirika au biashara;
  • jina la aina ya hati (PROTOCOL);
  • tarehe;
  • index (katika itifaki zinazohusiana na nyaraka za utawala);
  • mahali pa mkusanyiko;
  • kichwa;
  • maandishi;
  • sahihi.

Maelezo ya ziada ya itifaki ni:

  • jina la kitengo cha muundo;
  • muhuri wa idhini;
  • alama juu ya uwepo wa maombi;
  • mahali (chumba, ofisi) na wakati wa mkutano;
  • jina la ukoo na herufi za kwanza za mtu anayeongoza mkutano, kikao;
  • tarehe ya kusaini itifaki;
  • njia ya kupiga kura (wazi, siri, kutokuwepo).

Vipengele vya usajili wa maelezo ya lazima ya itifaki, pamoja na uwepo, nambari na sheria za usajili wa maelezo ya ziada, vipengele vya fomu vinatambuliwa na mahitaji ya sheria ya sasa, mila ya biashara au hali maalum ya usimamizi. Lakini vipengele vyote vya kubuni vinategemea algorithm ya jumla, ambayo imeendelea kihistoria katika mchakato wa kuandaa na kurasimisha itifaki kama mojawapo ya aina kuu za nyaraka za utawala.

Kichwa cha itifaki

Ili kuhakikisha nguvu ya kisheria ya itifaki, ni muhimu kuteka kwa usahihi jina kamili la shirika au biashara, ambalo linatambulika kama jina la huluki ya kisheria iliyosajiliwa katika Rejesta ya Jimbo Iliyounganishwa ya Mashirika ya Kisheria kwa mujibu wa hati na hati shirikishi zake, (yaani pamoja na vielelezo vya lazima vya fomu ya shirika na kisheria):

Mfano 1

Kunja Show

Kampuni ya Dhima ndogo "Mshirika wako"

Mfano 2

Kunja Show

Kampuni ya Pamoja ya Hisa iliyofungwa "ABVGD"

Jina la kitengo cha muundo(maelezo ya ziada ya itifaki) kawaida hutolewa kwenye hati katika kesi zifuatazo:

  • itifaki inarekodi aina zote za shughuli za pamoja katika mgawanyiko tofauti wa biashara (angalia Mfano 3);
  • mikutano (kimsingi ya hali ya uendeshaji), ambayo hufanyika katika moja ya mgawanyiko wa ndani wa biashara, hutolewa kwa dakika (ona Mfano 4).

Mfano 3

Kunja Show

Kampuni ya Dhima ndogo "Kampuni" Kipengele cha Tano "
Tawi "Kaskazini-Magharibi"

Mfano 4

Kunja Show

Fungua Kampuni ya Pamoja ya Hisa "Remmekhanizatsiya"
Idara ya Uhasibu na Ripoti ya Kodi

Majina ya vitengo vya miundo katika itifaki lazima yalingane na majina halisi yaliyowekwa kwenye chati ya shirika, meza ya wafanyikazi au hati zingine za ndani za shirika.

Jina la aina ya hati (PROTOCOL) imeandikwa kila mara kwa herufi kubwa na iko mstari mmoja au miwili chini ya jina la biashara au kitengo cha kimuundo (na mpangilio wa longitudinal wa maelezo - kwa njia iliyozingatia).

tarehe itifaki ni tarehe ya mkutano, na sio utekelezaji wa mwisho na kusainiwa kwa hati. Ikiwa mkutano wa shirika la pamoja ulichukua siku kadhaa, basi dakika zinaonyesha tarehe ya kuanza kwake na tarehe ya kukamilika. Umbizo la tarehe linaweza kutofautiana. Kwa mfano, kidijitali:

Mfano 5 uumbizaji tarehe wa nambari

Kunja Show

Mfano 6 Njia ya nambari ya kurekodi tarehe ya mkutano uliochukua siku 2

Kunja Show

04.05.2011 - 05.05.2011

Mbinu ya kidijitali hutumiwa hasa wakati wa kusajili tarehe za mikutano na mikutano ya uendeshaji.

Wakati wa kusajili tarehe katika itifaki za miili ya pamoja (usimamizi mkuu na miili ya watendaji), njia ya alphanumeric ni bora.

Mfano 7 umbizo la tarehe ya alphanumeric

Kunja Show

Mfano 8 Kuweka tarehe ya mkutano uliodumu siku 2

Kunja Show

Tarehe iko mstari mmoja chini ya jina la aina ya hati au juu ya mstari maalum wa kikwazo katika fomu ya jumla.

Kielezo (nambari) ya dakika imechorwa kwenye mstari sawa na tarehe ya mkutano juu ya mstari wa mpaka kwa fomu ya jumla au ndani ya eneo la jumla lililotengwa kwa tarehe na index katika kichwa cha hati. Faharasa ya itifaki ni nambari ya mfululizo ya mkutano ndani ya mwaka wa kalenda au ndani ya muda wa ofisi ya shirika la pamoja. Ikumbukwe kwamba wakati wa kusajili fahirisi kutoka nambari 1 hadi 9, angalau herufi mbili lazima zitumike. Kwa mfano, ni sahihi kuteua fahirisi rahisi zaidi: "No. 01", "No. 07", nk. (ona Mfano 7 na 8).

Props "mahali pa kukusanywa au kuchapishwa" imechorwa kwenye mstari tofauti chini ya tarehe na index (pamoja na mpangilio wa longitudinal wa maelezo - katikati ya mstari unaofuata).

Sharti hili lina jina la eneo la kijiografia ambapo mkutano wa baraza la pamoja ulifanyika. Vifupisho vya masharti vinavyotumiwa katika uteuzi wa majina ya kijiografia lazima vizingatie Kanuni za utoaji wa huduma za posta.

Mfano 9

Kunja Show

Kolomna, mkoa wa Moscow

Mfano 11

Kunja Show

Na. Maleevo, wilaya ya Kolomna
Mkoa wa Moscow

Kama kichwa itifaki imeundwa maneno mafupi ya aina ya mkutano(aina ya shughuli za pamoja) katika kesi ya jeni, ambayo inaambatana na jina la aina ya hati (PROTOCOL - nini?), Jina la shirika la ushirika na huanza na herufi kubwa.

Mfano 12 Mpangilio wa kona wa maelezo ya sehemu ya kubuni ya itifaki

Kunja Show

Mfano 13 Mpangilio wa longitudinal wa maelezo ya sehemu rasmi ya itifaki

Kunja Show

Kichwa cha muhtasari kama aina ya mkutano huchorwa mstari mmoja au miwili chini ya "mahali pa kukusanywa au kuchapisha" inayohitajika kutoka kwenye mpaka wa ukingo wa kushoto au katika eneo lililowekwa alama ya jumla na pembe za vizuizi katika sehemu ya juu. kona ya kushoto ya karatasi. Mpangilio huu ni wa lazima kwa mpangilio wa longitudinal na angular wa maelezo (ona Mfano 12 na 13).

Maandishi ya itifaki ndio hitaji ngumu zaidi na lina sehemu mbili - utangulizi na kuu. Sehemu ya utangulizi ya maandishi imerasimishwa kabisa. Ina taarifa kuhusu muundo wa wale waliopo kwenye mkutano na ajenda (orodha ya masuala yaliyowasilishwa kwa majadiliano), ambayo ni vipengele vya kujitegemea kabisa vya maandishi na yameundwa kulingana na sheria za kawaida.

Muundo wa waliopo imechorwa mistari miwili chini ya aina ya mkutano kutoka mpaka wa uwanja wa kushoto na huanza na dalili ya mwenyekiti na katibu wa mkutano. Majina ya mwenyekiti na katibu yanaundwa baada ya dashi, herufi za kwanza hufuata jina la ukoo.

Mfano 14

Kunja Show

Mwenyekiti - Markov S.V.
Katibu - Petrova A.I.

Majina na waanzilishi wa washiriki wa kudumu wa mashirika ya pamoja waliopo kwenye mkutano (waliochaguliwa au kujumuishwa katika chuo kwa nafasi) wameorodheshwa kwa alfabeti na majina ya ukoo bila jina la nafasi hiyo baada ya neno "Walihudhuria:", ambayo imeundwa mbili. mistari chini, lazima kutoka mpaka wa uga wa kushoto, na kuishia na koloni. Majina ya waliopo yamechorwa katika upana mzima wa mstari kupitia nafasi ya mstari mmoja.

Mfano 15

Kunja Show

Iliyopo: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Ikiwa wanachama wa shirika la pamoja ni pamoja na watu zaidi ya 15, basi muundo wa wale waliopo unaonyeshwa kwa kiasi, na orodha kwa jina imeunganishwa kwenye itifaki, ambayo imebainishwa.

Mfano 16

Kunja Show

Waliohudhuria: Watu 20 (orodha imeambatanishwa)

Majina ya ukoo na herufi za mwanzo za maafisa walioalikwa ambao si wanachama wa bodi ya chuo, lakini walikuwepo kwenye mkutano huo, zimeorodheshwa baada ya neno "Walioalikwa:". Imechorwa kutoka kwenye mpaka wa ukingo wa kushoto mistari miwili chini ya neno "Alihudhuria:" na kuishia na koloni. Nafasi za watu hawa kawaida huonyeshwa.

Mfano 17

Kunja Show

Walioalikwa: meneja mteja Ageeva N.O., mkuu wa idara ya huduma kwa wateja Kotova L.P.

Orodha ya masuala yaliyowasilishwa kwa ajili ya kujadiliwa na kuamuliwa na shirika la pamoja huandaliwa baada ya maneno "Ajenda:", ambazo ziko kutoka mpaka wa shamba la kushoto mistari miwili chini ya utungaji wa wale waliopo na kuishia na koloni.

Kila kipengele kwenye ajenda kimeundwa kwa kiambishi "O", kinajibu swali "Kuhusu nini?" na ina kiashirio cha nafasi, jina la ukoo na herufi za mwanzo za mzungumzaji. Zaidi ya hayo, neno "msemaji" halitumiwi katika itifaki, formula ya hotuba ni sahihi: "Ripoti - (ya nani?) nafasi, jina la ukoo, waanzilishi."

Masuala yanahesabiwa kwa nambari za Kiarabu, yanawekwa kwenye ajenda kwa utaratibu wa umuhimu wake (au kwa mujibu wa muda uliokadiriwa wa majadiliano) na kuchorwa kutoka kwenye mstari mwekundu.

Mfano 18

Kunja Show

Ajenda:

  1. Baada ya kupitishwa kwa sera ya uhasibu ya 2011
    Ripoti ya Naibu Mhasibu Mkuu Krasnov A.I.
  2. Juu ya maandalizi ya maombi ya mkopo kwa tawi la Moscow la Benki ya Kaskazini-Magharibi (OJSC).
    Ripoti ya mkuu wa idara ya sheria Smolin A.G.

Vipengee vya ajenda vinapaswa kutengenezwa kwa uwazi na mahususi, kwa kuwa ndivyo halisi vichwa vya maandishi yanayofuata ya itifaki, ambayo itawasilishwa kipengee kwa kipengele kwa utaratibu wa kuzingatia masuala katika mkutano.

Maneno "Miscellaneous" katika ajenda ya itifaki iliyokamilishwa inachukuliwa kuwa haifai, kwa sababu hati imeundwa baada ya mkutano, wakati tayari inawezekana kuunda kwa usahihi masuala yote yanayozingatiwa.

Hata katika hali hizo wakati ajenda ya mkutano imeundwa kama hati ya habari huru na kutumwa kwa washiriki wa mkutano na washiriki wa baraza la ushirika mapema, maneno ya maswala yote yaliyojadiliwa yanapaswa kujumuishwa katika maandishi ya itifaki. . Ujumbe katika maandishi ya dakika: "Ajenda imeambatishwa" haikubaliki, hata wakati ajenda imeundwa kuwa kesi pamoja na dakika kama hati tofauti ya habari.

Sehemu kuu ya maandishi ya itifaki, i.e. kozi nzima ya mkutano na maamuzi yaliyofanywa, imeundwa na katibu wa mkutano, akifanya kazi karibu kama mkalimani wa wakati mmoja, hotuba tu "inatafsiriwa" kutoka kwa njia ya mdomo (mara nyingi. hiari, kihisia na sio tayari kila wakati) kwa fomu ya maandishi, yaani. iliyoagizwa, iliyojengwa kulingana na mifumo ya hotuba, hasa kwa utaratibu wa neno moja kwa moja na matumizi ya msamiati maalum na maneno ya mtindo wa biashara.

Sehemu kuu ya maandishi ya itifaki imejengwa kwa mujibu wa vitu vya ajenda na sehemu. Kila sehemu, inayoonyesha mwendo wa mkutano, ina sehemu tatu: KUSIKILIZWA - KUZUNGUMZWA - KUAMUA (KUAMUA).

Neno "HEARD" limehesabiwa kulingana na nambari ya kipengee cha ajenda, limechorwa kutoka ukingo wa kushoto kwa herufi kubwa na kuishia na koloni. Zaidi ya hayo, kutoka kwa mstari mwekundu, jina la ukoo na waanzilishi wa mzungumzaji hutolewa katika kesi ya kijinsia (IMESIKILIZWA - kwa nani?), Dashi huwekwa, na baada yake yaliyomo kwenye ripoti hurekodiwa kwa ufupi au kwa undani. Wasilisho kwa kawaida hufanywa kutoka kwa nafsi ya tatu umoja katika wakati uliopita:

Mfano 19

Kunja Show

1. WALIOSIKILIZA:

Krasnova A.I. - iliripoti juu ya masharti makuu ya Sera ya Uhasibu ya Kampuni ya 2011. Alibainisha kuwa ilikuwa imerekebishwa kabisa kuhusiana na mabadiliko yaliyofanywa kwa Kanuni ya Ushuru wa Shirikisho la Urusi. Imependekezwa kuidhinisha sera ya uhasibu ya biashara ya 2011.

Ikiwa maandishi ya ripoti kuu yalitayarishwa mapema na, baada ya kuzingatia suala hilo, ilihamishiwa kwa sekretarieti / katibu wa mkutano, basi wakati wa kuwasilisha maandishi, ni rahisi kutumia njia nyingine: kuunda kwa ufupi mada ya mkutano. ripoti kwa mujibu wa ajenda na baada ya kipindi andika: "Nakala ya ripoti imeambatishwa".

Mfano 20

Kunja Show

1. WALIOSIKILIZA:

Krasnova A.I. - juu ya masharti makuu ya sera ya uhasibu ya biashara kwa 2011. Nakala ya ripoti imeunganishwa.

Wakati huo huo, ripoti iliyotayarishwa mapema lazima itolewe, isainiwe na kuweka tarehe na mwandishi ili iweze kutolewa kama kiambatisho cha hati huru kwa itifaki.

Neno "LISEMA" limechorwa kutoka kwenye mpaka wa uga wa kushoto kwa herufi kubwa na kuishia na koloni. Jina la ukoo na herufi za kwanza za kila mzungumzaji huchorwa kutoka kwa mstari mwekundu na kuonyeshwa katika hali ya kuteuliwa (ILIZUNGUMZWA - nani?). Baada ya dashi katika mfumo wa hotuba isiyo ya moja kwa moja, maudhui mafupi au ya kina ya hotuba yanarekodiwa.

Maswali yote kwa msemaji na wazungumzaji, pamoja na majibu kwao, yanarekodiwa kwa mpangilio wanaopokelewa na pia hutolewa kutoka kwa mstari mwekundu. Jina la mtu aliyeuliza swali linaweza lisionyeshwe.

Mfano 21

Kunja Show

Swali: Je, vikundi vyote vya uhasibu wa mali zisizobadilika vinaonyeshwa kwenye Sera ya Uhasibu?

Ndiyo, vikundi vyote vinavyohitajika kwa uonyeshaji sahihi wa mali zisizohamishika katika uhasibu katika biashara yetu.

Ufumbuzi, iliyopitishwa kwa pamoja katika kila moja ya masuala yaliyojadiliwa, hurekodiwa baada ya neno "IMETATUMWA" au "IMEAMUA". Maneno haya ni masharti ya mtindo wa biashara, yanaakisi kufanya maamuzi kwa kuzingatia kanuni ya umoja (kiwakilishi "sisi" kinamaanisha). Katika mazoezi ya biashara, kila neno lina nyanja yake ya matumizi katika utayarishaji wa itifaki. Kwa hivyo, katika kumbukumbu za mikutano mikuu ya wanahisa, waanzilishi, mikutano ya bodi za wakurugenzi, mikutano ya vikundi vya wafanyikazi, mikutano ya wafanyikazi (ndani ya mfumo wa serikali ya kibinafsi iliyoanzishwa na kuruhusiwa na kanuni ya maadili ya ushirika), vikundi vya mipango, matumizi ya neno "KUAMUA" inachukuliwa kuwa sawa (shughuli za mashirika ya juu zaidi yanarasimishwa, "nguvu"). Katika kumbukumbu za mikutano ya kamati, bodi, vikundi vya kufanya kazi, mikutano ya uendeshaji na mashirika mengine ya kiutendaji ya pamoja ("usimamizi wa kiutendaji" umeundwa), neno "IMETATULIWA" inachukuliwa kuwa sawa.

Neno hili linaundwa kutoka kwa mpaka wa uwanja wa kushoto kwa herufi kubwa na kuishia na koloni. Kutoka kwenye mstari mwekundu kwenye pointi, vitendo vya utawala vinatengenezwa kwa ufupi na kwa usahihi, ambavyo vinapaswa kuhesabiwa kwa mujibu wa nambari ya suala kwenye ajenda. Nambari ya uamuzi uliochukuliwa ina sehemu mbili, ikitenganishwa na nukta, wakati nambari ya kwanza inalingana na idadi ya suala kwenye ajenda, na ya pili kwa idadi ya uamuzi juu ya suala hili (baada ya yote, mara nyingi hufanyika. kwamba maamuzi na maagizo kadhaa hufanywa juu ya suala moja la ajenda). Tazama Mfano 22.

Kifungu kinachoanzisha kanuni ya kisheria ("kanuni") kimeundwa kulingana na mtindo wa kawaida wa hotuba: nini cha kufanya - katika kipindi gani (kutoka nini au kwa nini)? Tazama suluhisho 1.1 katika Mfano 22.

  1. kwa nani - nini cha kufanya - kwa tarehe gani? (tazama suluhisho 1.2 katika Mfano 22) au

    2. Ikiwa uamuzi ulifanywa kwa kupiga kura, basi matokeo yake yanatolewa kwa fomu: "Kwa - 10, dhidi ya - 0, kutopiga kura - 2" au "Kwa kauli moja". Kuzingatia fomu hii ni lazima wakati maamuzi yanafanywa juu ya uteuzi, uchaguzi au idhini ya wagombea au juu ya muundo wa kibinafsi wa tume, kamati, nk.

    Soma kuhusu upigaji kura jumla katika makala ya Sergey Rossol "

    Unda sehemu ya itifaki

    Sahihi Mwenyekiti na Katibu wa Kikao wameundwa kwenye kumbukumbu zilizohaririwa na kuthibitishwa. Ziko mistari mitatu au minne chini ya maandishi kutoka mpaka wa ukingo wa kushoto na hutenganishwa na mstari mmoja. Katika nakala za saini, herufi za kwanza huwekwa kabla ya jina la ukoo. Saini za kibinafsi za mwenyekiti na katibu zimeundwa kwa itifaki ya asili.

    Mfano 24

    Kunja Show

    Kwa kuwa itifaki ni hati ya kiutawala ya ndani ya biashara, ni muhuri kawaida hauhitajiki.

    Nakala (nakala) za itifaki iliyotekelezwa na iliyosainiwa au dondoo kutoka kwa itifaki, ambayo ni muhimu katika mchakato wa kutuma hati ya kutekelezwa, ina haki ya kudhibitisha na saini yake katibu (katibu wa mkutano au katibu wa chuo kikuu). body ex officio), akijaza kwa usahihi alama kwenye uthibitisho wa nakala. Ikiwa nakala au dondoo kutoka kwa itifaki hutumiwa ndani ya shirika, basi (pamoja na itifaki yenyewe) haijapigwa. Ikiwa dondoo au nakala ya itifaki imekusudiwa kutumiwa nje ya kuta za shirika asilia, inapaswa kupigwa muhuri juu yake.

    Mfano 25 Taarifa ya uidhinishaji wa nakala ya muhtasari

    Kunja Show

    Baadhi ya aina za itifaki zinaweza kuidhinishwa na mkuu wa kwanza wa biashara au shirika. Kwa mfano, dakika za mikutano ya tume ya wataalam wa shirika, tume ya mtaalam ya kugawa / kuondoa mihuri ya kuzuia ufikiaji wa habari na hati za shirika, dakika za mikutano ya vikundi vya mradi / ofisi za mradi katika usimamizi wa mradi, nk yameidhinishwa.

    Idhini hiyo imetolewa na muhuri, ambayo iko kwenye kona ya juu ya kulia ya hati na ina neno "KUBALI", jina lililofupishwa la nafasi ya kichwa (kwa sababu jina kamili la shirika au biashara limeonyeshwa ndani. kichwa cha hati au kwa fomu ya jumla), saini ya kibinafsi, nakala yake na tarehe ya idhini.

    Nakala ya Sergei Rossol "Dakika za Mkutano Mkuu wa Wanahisa na Washiriki" katika jarida "Kazi ya ofisi na usimamizi wa hati katika biashara" No. 4 "2011 kwenye ukurasa wa 33
    Kwa habari juu ya jinsi ya kufanya mkutano mkuu wa wanahisa / washiriki katika JSCs na LLCs, soma makala ya Sergey Rossol "Mkutano wa Mwaka katika Makampuni ya Biashara" katika jarida la Makaratasi na Usimamizi wa Hati katika Biashara Nambari 3 "2011 kwenye ukurasa wa 62"

Machapisho yanayofanana