Miért van szükség protokoll dokumentumra? Hogyan írjunk jegyzőkönyvet az ülésről? Büntetés kiszabása közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv készítése nélkül

Bevezetés.

Az irányítási tevékenységek dokumentálása kiterjed minden olyan folyamatra, amely a különböző adathordozókon történő rögzítésével (rögzítésével) és a vezetői cselekvések végrehajtásához szükséges információk meghatározott szabályok szerinti feldolgozásával kapcsolatos. A dokumentálás természetes nyelven történik (kézírásos, géppel írt dokumentumok, beleértve a táviratokat, telefonüzeneteket, gépiratokat), valamint mesterséges nyelveken új adathordozókkal (lyukkártya, lyukszalag, mágnesszalag, kártya, hajlékonylemez stb.) "

A vezetői dokumentumok összetételét a szervezet kompetenciája és funkciói, a kérdések megoldásának rendje, a más szervezetekkel fennálló kapcsolatok mennyisége és jellege határozza meg, és rögzíti a jegyzőkönyvben. A vezetői tevékenységek dokumentálására vonatkozó szabályok egységességét a vezetés minden szintjén az Állami Dokumentáció Kezelő Rendszer (GSDOU) és az egységes dokumentációs rendszerek (UDS) alkalmazása biztosítja.

Az egységes dokumentációs rendszerek egymással összefüggő, egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott dokumentumok halmaza, amelyek egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmaznak. A DDD mind a számítástechnika segítségével, mind a hagyományos információfeldolgozási módszerekkel használható.

Az irányítási dokumentumoknak a név, a forma és az adatok összetétele tekintetében meg kell felelniük a DDD-nek, az ukrán állami szabványok követelményeinek, a szervezetre vonatkozó előírásoknak (charter) és más, a dokumentálás szabályait tartalmazó szabályozó dokumentumoknak.

Ennek a tesztnek az a célja, hogy megadja a protokoll fogalmát, tükrözze a tervezési szabályokat, és megmutassa, milyen formái vannak a protokolloknak.

1. A protokoll fogalma és célja.

Számos ügyviteli dokumentumban külön helyet foglalnak el a protokollok. Részei az egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszernek.

Jegyzőkönyv - olyan dokumentum, amely rögzíti az üléseken, üléseken, üléseken, konferenciákon felmerülő kérdések megvitatásának és döntéshozatalának menetét

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezetek és vállalkozások tevékenysége során gyakran készülnek „jegyzőkönyvnek” nevezett dokumentumok, amelyek azonban nem tartoznak a fenti meghatározás alá. Tehát a szerződéses viszonyok területén szándék-, nézeteltérés-, jóváhagyási jegyzőkönyvek készülnek; a közgyűlés főbb dokumentumai között a jogszabály megnevezi a szavazatszámláló bizottság jegyzőkönyvét stb. Az ilyen típusú protokollok céljukat tekintve hasonlóak a cselekményekhez: tényeket vagy eseményeket rögzítenek és megerősítenek.

Jegyzőkönyvet készítenek minden olyan szervezetben, ahol ideiglenes vagy állandó testületi testületek, bizottságok stb. Tevékenységük formája az aktuális kérdések értekezleten vagy értekezleten történő megvitatása és közös döntéshozatal, gyakran szavazással.

A részvénytársaságok megjelenésével hazánkban megnőtt a figyelem az ilyen típusú dokumentumokra. A részvénytársaság legfőbb irányító szervei testületi jellegűek, a tevékenységüket tükröző jegyzőkönyvek az egyik legfontosabb vezetői dokumentummá válnak. Közgyűlési jegyzőkönyvekről, igazgatósági és igazgatósági ülésekről van szó. Nem véletlen, hogy a részvénytársaságokról szóló szövetségi törvény és más jogi aktusok különös figyelmet fordítanak e dokumentumok tartalmára.

2. A jegyzőkönyvek nyilvántartásának szabályai

Jegyzőkönyv - a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein folyó kérdések megvitatásának és döntéshozatalának egységes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv egy testületi testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi. A szervezetek irányítási tevékenysége során keletkezett ülések jegyzőkönyvei között meg kell különböztetni a nyomozói, egyes közigazgatási szervek és a közrendvédelmi szervek jegyzőkönyveit (például egészségügyi felügyelői jegyzőkönyv, közlekedési baleset jegyzőkönyve stb.) , valamint szerződéses típusú jegyzőkönyvek (nézeteltérési jegyzőkönyvek, nézeteltérések tárgyalási jegyzőkönyvei, ártárgyalási jegyzőkönyvek stb.).

Az állandó és ideiglenes kollektív testületek (szövetségi végrehajtó testületek testületei, munkaügyi kollektívák ülései, részvényesek gyűlései, igazgatótanácsi ülések stb.) üléseit kötelező rögzíteni. Jegyzőkönyv készül az ülések menetéről készült jegyzőkönyv, jegyzőkönyvek, hangfelvételek és az ülésre készült anyagok (beszámolók szövegei, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, meghívottak névsora stb.) alapján.

A jegyzőkönyv a vizsgált kérdésekkel kapcsolatos valamennyi véleményt és az összes meghozott döntést tükrözi. A jegyzőkönyvet a titkár vagy más erre kijelölt személy vezeti. A jegyzőkönyvek helyességéért az elnök és az ülést vezető titkár felelős. A protokoll kötelező adatai a következők:

· cégnév;

a dokumentumtípus neve;

dátum és regisztrációs szám;

összeállítás vagy publikálás helye;

cím a szöveghez

aláírásokat.

3. A protokollok típusai

Kétféle protokoll létezik: teljes és rövid.

Teljesjegyzőkönyv tartalmazza az üléseken elhangzott összes beszéd jegyzőkönyvét.

Rövid jegyzőkönyv - csak az előadók neve és egy rövid megjegyzés a beszéd témájával kapcsolatban.

Az ülésen történő jegyzőkönyvvezetésről a testületi szerv vezetője, illetve a szervezet vezetője dönt.

A jegyzőkönyv címe a testületi szerv vagy ülés megnevezése (Hitelesítési bizottság ülésének jegyzőkönyve ...; ülés jegyzőkönyve ...).

A teljes jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

A bevezető rész a jegyzőkönyv teljes és rövid formájában is azonos módon készül. Feltünteti az elnök és a titkár nevét, az ülésen részt vevők és meghívottak nevét vagy összlétszámát (ha sok a résztvevő, a számuk mellé egy megjegyzés kerül - "A résztvevők névsora mellékelve"), a napirendet.

A jelenlévők nevét a jegyzőkönyvben rögzítjük, ha nincs több mint 15, - ABC sorrendben, a munkavégzés helyének és beosztásának megjelölésével; ha többen vannak, külön lista készül. Az állandó ülések és szakbizottságok jegyzőkönyvében a jelenlévők álláspontja nem szerepel. A jelenlévők felsorolása a sor teljes szélességében, egy sorközön keresztül történik.

Ebben az esetben a mező bal oldalán az „elnök”, „titkár”, „látogatott” (idézőjelek nélkül) szavakat nyomtatjuk, két osztásközzel elválasztva a címtől és egymástól.

A bevezető rész a napirenddel zárul. A napirendi pontokat összetettségük, fontosságuk és becsült tárgyalási idő szerint rendezzük. A kérdések névelőben vannak megfogalmazva, arab számokkal vannak számozva, és az „O”, „Körülbelül” elöljárószóval kezdődnek. Nem ajánlott kérdést vagy kérdéscsoportot az „Egyéb” szóval megfogalmazni. A kérdés mellett fel kell tüntetni a felszólaló nevét, a pozícióját.

A „napirend” szavak a résztvevők listájából két vagy három intervallumban középen helyezkednek el.

A jegyzőkönyv szövegének fő része az egyes napirendi kérdésekhez a következő séma szerint épül fel: MEGHALLGATVA ... BESZÉLVE ... DÖNTÉSRE (DECIDED) ...

A rövid jegyzőkönyvek „HALLGATVA” rovatában fel van tüntetve az előadó (előadó) neve és beszédének témája. A jegyzőkönyv teljes formájában szerepel az előadó vezetékneve és kezdőbetűi, beszámolójának tartalma (üzenet, információ, jelentés). Ha a beszámoló szövegét az előadó írásban ismerteti, a felszólalás témájának megjelölése után megjegyzést lehet tenni: "a jelentés szövege mellékelve." A „BESZÉLŐK” rovatban a rövid jegyzőkönyvekben csak a vitában felszólalók neve szerepel, a teljes jegyzőkönyvben felszólalásaikat is rögzítik, beleértve az előadóhoz intézett kérdéseket is. Ha szükséges, a felszólaló neve után fel kell tüntetni a pozícióját. A DÖNTÉS (DECIDED) rovatban rögzítésre kerül a határozat, amelyet a kettős értelmezés elkerülése érdekében röviden, pontosan, tömören fogalmazunk meg. A határozattal együtt fel kell tüntetni a leadott "mellette", "nem", "tartózkodó" szavazatok számát, valamint azon személyek névsorát, akik nem vettek részt a szavazásban. A határozat egy vagy több tételt tartalmazhat, ezek fontossági sorrendbe vannak rendezve, mindegyik számozott.

A „HALLGATVA” szót a napirendnek megfelelően egy szám előzi meg. A „HALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „MEGHATÁROZOTT (DÖNTÉS)” szavakat a bal margóról írjuk be nagybetűkkel, és kettősponttal végződnek. A „HALLOTT”, „BESZÉLVE”, „DÖNTÉS (DECIDED)” szakaszok szövegét a piros vonaltól 1,5 sorközzel nyomtatjuk. A beszélők minden vezetékneve és kezdőbetűje névelőben új sorból kerül nyomtatásra, a beszéd jegyzőkönyvét a vezetéknévtől kötőjel választja el.

A meghozott határozattal kapcsolatban az ülésen, ülésen résztvevő különvéleményt terjeszthet elő, amelyet külön lapon rögzítenek és csatolnak a jegyzőkönyvhöz. A különvélemény meglétét a határozat rögzítését követően a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

A rövid jegyzőkönyv szövege is két részből áll. A bevezető részben az elnöklő (elnök) kezdő- és vezetéknevét, valamint az ülésen megjelent személyek beosztását, kezdőbetűit, vezetéknevét tüntetik fel.

A bal margó szegélyéről kinyomtatva, aláhúzva, a szó végére kettőspont kerül kinyomtatásra a „Résztvevő” szó. Az alábbiakban közöljük a jelenlévők beosztásait, kezdőbetűit és vezetékneveit. A munkakörök általánosak lehetnek. A jelenlévők többsoros munkacímei 1 sorközzel vannak feltüntetve. A listát folyamatos vonal választja el a protokoll fő részétől.

A jegyzőkönyv fő része a vizsgált kérdéseket és az azokkal kapcsolatos döntéseket tartalmazza. A kérdés neve római számmal van számozva, és "O" ("Körülbelül") előszóval kezdődik, középre nyomtatva 15-ös betűmérettel, és egy sorral aláhúzva az utolsó sor alatt. A sor alatt azoknak a tisztviselőknek a neve látható, akik felszólaltak a kérdés megvitatása során. A vezetéknevek 1 sorközzel vannak nyomtatva. Ezután megjelenik a kérdésben hozott döntés.

Jegyzőkönyv- olyan dokumentum, amelyben rögzítik az üléseken, értekezleten, értekezleten, konferenciákon a kérdések megvitatásának és döntéshozatalának menetét.

A jegyzőkönyvek dokumentálják az állandó testületi szervek, így a bizottsági és minisztériumi kollégiumok, az önkormányzatok, valamint a tudományos, műszaki és módszertani tanácsok tevékenységét. A fentiek kivételével a strukturális osztályok vezetői, a vezérigazgató-helyettesek, az igazgató ülései is rögzíthetők.

Az ideiglenes kollégiumi testületek tevékenységének (konferenciák, értekezletek, szemináriumok stb.) dokumentálására általában jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyvet az ülésen vezetett jegyzőkönyvek alapján a titkár készíti. Ezek lehetnek rövid jegyzetek, átiratok vagy diktafonos felvételek. Érdemes elmondani, hogy a jegyzőkönyv elkészítéséhez a titkár az ülés előtt összegyűjti a beszámolók és beszédek kivonatait, határozattervezeteket.

Jegyzőkönyv közös nyomtatványon adják ki..

Cím, dátum és jegyzőkönyv száma

A protokoll fejléce lesz a testületi testület neve vagy az ülés típusa. Például a pedagógiai tanács ülésének Jegyzőkönyve (miről?); a strukturális osztályok vezetőinek értekezletei stb.

A jegyzőkönyv kelte az ülés időpontja lesz (a jegyzőkönyvet hagyományosan az ülés után készítik) Ha az ülés több napig tartott, a jegyzőkönyv kelte tartalmazza a kezdési és befejezési időpontot is.

Például: 21 — 24.07.2009 .

A jegyzőkönyv száma (mutatója) a testületi testület naptári évében vagy megbízatásának időtartamán belüli ülés sorszáma lesz.

Vegye figyelembe, hogy a jegyzőkönyv szövege a következő részeket tartalmazza:

• bevezető;
• fő.

Bevezetés

A jegyzőkönyv bevezető részében a címszó után az ülés levezető elnökének és titkárának neve és kezdőbetűi szerepelnek. Új sorból a "szó után" részt vett» sorolja fel ábécé sorrendben az ülésen megjelent tisztségviselők nevét és kezdőbetűit.

Ha az ülésen más szervezetek képviselői is voltak, akkor a „Részt vett” szó után a „ Meghívott”és fel van tüntetve a meghívottak névsora, minden vezetéknévnél minden név előtt a szervezet beosztása és neve szerepel.

A jegyzőkönyv bevezető részében a napirend ki van tűzve.

Ez az ülésen megvitatott kérdések felsorolásából áll, rögzíti megbeszélésük sorrendjét és a felszólalók (előadók) nevét. "O" vagy "Névjegy" elöljárószók. Például: "A tantervek jóváhagyásáról"; – A tanév eredményeinek összesítéséről.

Minden tételhez fel kell tüntetni egy előadót (azt a tisztviselőt, aki ezt a számot készítette)

Fő rész

A ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii-ben a napirendi kérdések sorrendjével készül a jegyzőkönyv fő részének szövege - annyi szakaszt kell tartalmaznia, ahány napirendi pont van.

A fentiek alapján arra a következtetésre jutunk, hogy a protokoll fejléce mindig azonos módon készül. De a jegyzőkönyv szövege többféle formában is bemutatható: rövid vagy teljes.

Rövid jegyzőkönyv- rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, a felszólalók nevét és a meghozott döntéseket. Ilyen jegyzőkönyvet leggyakrabban olyan esetekben tartanak fenn, amikor az értekezlet operatív jellegű (lásd 3.3. ábra).

Érdemes elmondani - a teljes protokollt- nemcsak a megvitatott kérdésekről, a meghozott döntésekről és az előadók nevéről tartalmaz információkat, hanem kellően részletes feljegyzéseket is, amelyek átadják az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát, az összes kifejtett véleményt, kérdéseket és észrevételeket, észrevételeket , pozíciók. Érdemes elmondani - a teljes protokoll lehetővé teszi a találkozó részletes képének dokumentálását (lásd 3.4. ábra)

Ha bármilyen protokollt használunk, annak szövege annyi részre oszlik, ahány napirendi pont szerepel.

Meg kell jegyezni, hogy minden szakasz három részből áll.: „HALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „MEGOLDVA” („DECIDED”), amelyek a bal margóról nyomtatva nagybetűkkel. Ez a kialakítás lehetővé teszi, hogy a szövegben kiemelje a fő szónok beszédét, a kérdés megvitatásában résztvevőket és a rendelkező részt, amelyben a döntést megfogalmazzák.

részben " HALLGATVA» bemutatásra kerül a beszéd szövege. A szöveg elején új sorból névelőben a beszélő neve kerül feltüntetésre. A beszéd jegyzőkönyvét gondolatjel választja el a névtől. A beszédet egyes szám harmadik személyben írják. A beszéd rögzítése helyett a vezetéknév után feltüntethető ("A beszéd jegyzőkönyve mellékelve", "Megjegyzés, hogy a jelentés szövege mellékelve")

Ez utóbbi esetben a jelentések a jegyzőkönyv mellékletévé válnak.

részben " TELJESÍTETT» új sorból névelőben tüntesse fel a beszélő nevét, a kötőjel után pedig a beszéd szövegét vagy a kérdést (ha azt a beszéd közben tették fel a beszélőnek)

részben " MEGOLDVA” („HATÁROZOTT”) tükrözik a tárgyalt kérdésben hozott döntést. Vegye figyelembe, hogy a rendelkező rész szövegét a jegyzőkönyv bármely formájában teljes egészében kinyomtatják.

Vegye figyelembe, hogy a teljes protokoll szövege 1,5 sorközzel van kinyomtatva.

A jegyzőkönyvet az ülés titkára készíti. A jegyzőkönyvet a titkár írja alá, és az ülést követő 3 (három) munkanapon belül aláírásra benyújtja az elnöknek.

Az aláírásokat 3 sorköz választja el a szövegtől. A pozíció neve a bal oldali mező szegélyéről kerül kinyomtatásra, a vezetéknév utolsó betűje a jobb oldali mezőre korlátozódik.

Azon a napon, amikor a jegyzőkönyvet az elnök aláírja, azt nyilvántartásba kell venni.

Kivonat a jegyzőkönyvből

A jegyzőkönyvi kivonat az eredeti jegyzőkönyv szövegrészének pontos másolata, a napirendi kérdésre hivatkozva, melyhez kivonat készül. A kivonat tartalmazza a nyomtatvány minden részletét, a bevezető szövegrészt, a napirendi pontot, amelyről a kivonat készül, valamint a kérdés megvitatását és a meghozott döntést tükröző szöveget. A jegyzőkönyv kivonatát csak a titkár írja alá, egyben hitelesíti is. A hitelesítő felirat kézzel írott, a „True” szóból áll, amely a másolatot (kivonatot) hitelesítő személy beosztását jelzi, személyes aláírást, vezetéknevet, kezdőbetűket és dátumot (lásd 3.5. ábra).

A jegyzőkönyvből készült kivonatok esetenként határozatként helyettesítik az ilyen adminisztratív iratot. Ebben az esetben a kivonat eszközül szolgál a meghozott döntések kommunikálásához a végrehajtókkal. Ebben az esetben például a részvénytársaság igazgatóságának titkára legkésőbb 2 (két) nappal az ülés jegyzőkönyvének aláírását követően egyes kérdésekben jegyzőkönyvi kivonatokat juttat el a felelős végrehajtókhoz. A nyilatkozatokat a titkár írja alá.

A más szervezetnek megküldött jegyzőkönyvek kivonatait kötelező lepecsételni.

A jegyzőkönyv eredeti példányát az ülés típusának megfelelő esetekben a titkár készíti el. Például "Közgyűlési jegyzőkönyvek", "Igazgatósági ülések jegyzőkönyvei", "Az igazgatóval folytatott megbeszélések jegyzőkönyvei" stb. A tokon belül a jegyzőkönyvek számok és kronológia szerint vannak rendszerezve. Az esetek a naptári év során alakulnak.

Az ülés jegyzőkönyve - tájékoztató és adminisztratív dokumentum, amely rögzíti a felvetett kérdések megvitatásának teljes folyamatát, valamint az ezen az ülésen hozott döntéseket. Ennek a dokumentumnak a karbantartása minden ülés fontos és kötelező része, amely nagymértékben meghatározza, hogy egy adott kérdésben milyen hatékonyan hajtják végre a döntéseket.

Az ülések jegyzőkönyveinek nyilvántartását az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve határozza meg. A 181. cikk (2) bekezdése meghatározza az alapvető kötelező követelményeket és az ülésről készült jegyzőkönyvek vezetésének eljárását. Hogyan kell helyesen elkészíteni a jegyzőkönyvet? Milyen információkat kell tartalmaznia az ülés jegyzőkönyvének?

Ki tartja a protokollt?

Az ülés előrehaladásának rögzítéséért és a dokumentum további helyes lebonyolításáért az ülés titkára a felelősség. Ez lehet az a személy, aki a szervezetben titkári posztot tölt be, vagy bármely más, e feladat ellátására jogosult munkavállaló. A legjobb, ha a titkár által kijelölt személy megérti az ülésen felvetett kérdéseket. Ha azonban a titkár más területen végzett tevékenységgel van elfoglalva, joga van tisztázó kérdéseket feltenni az ülésen, lehetővé téve az ülés teljes folyamatának minél pontosabb rögzítését.

Az ülés előrehaladásának egyszerű rögzítésén túl a titkár feladata az ülés előkészítése. Ez lehet a jelenlévők listájának összeállítása, a tanácskozási folyamat sémája, a korábbi ülések jegyzőkönyveivel való munka. Erre azért van szükség, hogy napirendre kerüljön a megvitatandó kérdések listája.

Űrlap, kötelező szakaszok

Az irodai munkára vonatkozó utasításokat tartalmazó jegyzőkönyv elkészítéséhez ajánlott speciális űrlapot használni. Az, hogy ezt az ajánlást alkalmazzuk, a szervezet tulajdonosának (vezetőjének) döntésétől függ. Leggyakrabban a nyomtatványokat az állami, önkormányzati, városi hatóságoknál használják a rögzítéshez. A legtöbb magánszervezet hagyományos, számítógépre nyomtatott és A4-es lapra tervezett sablont használ.

A nyomtatvány típusától függetlenül a dokumentumnak tartalmaznia kell a kötelező részeket (az ülésről készült jegyzőkönyv példáját lásd az alábbi cikkben):

• Annak a struktúrának (szervezetnek) a neve, amelyben a kollégium működik.
• Cím.
• A jegyzőkönyv kelte és nyilvántartási száma.
• Hely (város), ahol a találkozót tartják.
• Kérdések (napirend).
• Fő rész.
• Az ülés elnökének, titkárának és résztvevőinek aláírása.

Az ülésről jegyzőkönyvet készítenek a titkár által a megbeszélések során készített hang- vagy képfelvételek alapján. A dokumentum lebonyolítására legfeljebb öt munkanapot szabnak ki, kivéve néhány olyan esetet, amikor a vezető rendelete vagy az egyes üléstípusokra vonatkozó jogszabály más határidőket állapít meg.

protokoll fejléce

A dokumentum címében szerepel a név, a „Jegyzőkönyv” szó, valamint az ülés (jelen esetben jelen ülés) és (vagy) az ülést tartó testületi szerv megnevezése. Például: "A gyártási értekezlet jegyzőkönyve."

Szám, dátum, helyszín

Az ülés minden jegyzőkönyvét tárgymutatóval, azaz sorszámmal kell ellátni. A naptári év elejétől megtartott értekezlet sorszáma határozza meg (oktatási szervezeteknél a tanév elejétől lehetséges a számozás nyilvántartása). Ha az ideiglenes kollégium üléséről jegyzőkönyvet vesznek fel, a számozást a megbízatás idejére megőrzik.

A dokumentum kelte az ülés napja lesz. Ha a kérdéseket egy munkanapnál hosszabb ideig vitatták meg, a tárgyalás kezdetétől a végéig minden időpontot fel kell tüntetni az ülés jegyzőkönyvében. Minta: "2016.06.22 - 2016.06.24" vagy "2016.06.22-24"

A jegyzőkönyv elkészítésének helye - annak a településnek a földrajzi neve, ahol e testületi szerv működik. Ezt a részt a dokumentumban nem lehet megadni, de csak akkor, ha a szervezet neve már tartalmazza a település nevét. Például: "Samara City Nyomda", "Ivanovo Gépgyár" és így tovább.

Figyelje meg, hogyan kell kezdődnie bármely ülés jegyzőkönyvének (minta fent).

Bevezetés

A jegyzőkönyv bevezető részének elkészítéséhez az ülés elnökének és a titkárnak vezetéknevével és kezdőbetűivel kell kezdeni. Az első a szervezetnek az értekezlet lebonyolítására jogosult alkalmazottja. A jegyzõkönyvben nem szerepel az elnök szervezetben betöltött (létszámjegyzék szerinti) beosztása. Ennek a személynek nem kell a vállalkozás vezetőjének lennie. Kivételt képez az igazgatóval való megbeszélésről készült jegyzőkönyv, ahol a főnök személyesen vezeti a megbeszélést.

A „Résztvevők” részben meg kell jelölnie az értekezlet többi résztvevőjét. Ezt az alábbi irányelvek követésével teheti meg:

• A rovatban ábécé sorrendben fel kell tüntetni a napirendre tűzött kérdések megvitatásában és az azokkal kapcsolatos döntések meghozatalában részt vevő munkavállalók nevét és kezdőbetűit. A pozíciók nincsenek megadva.
• Ha az ülésen tizenöt főnél több résztvevő van jelen, kezdő- és vezetéknevüket a jegyzőkönyv mellékleteként külön jegyzékben közöljük.
• Ha az ülésen jelen van a szervezet más alkalmazottai vagy más szervezetből meghívott személyek, a „Meghívottak” rovat bekerül a jegyzőkönyvbe. A vezetéknevek és a kezdőbetűk itt ABC sorrendben vannak feltüntetve, más szervezetek résztvevőinek pedig beosztásuk és a munkahely megnevezése is elő van írva.
• Az ülésen való részvételét minden jelenlévő személyes aláírásával igazolja.

Az ülés jegyzőkönyvébe a „Résztvevők” rovat után üres sor kerül, a „Napirend” bejegyzés. Ez a rész az ülés elé terjesztett kérdések listájára vonatkozik. A jegyzőkönyv „Napirend” szakaszának minden pontja arab számmal van számozva. A kérdés megfogalmazásához a „Körülbelül...” vagy „Körülbelül...” elöljárószót kell használni (a napirendi résznél az ülés jegyzőkönyvére példát lásd az alábbi cikkben). Minden tételnél fel kell tüntetni az ebben a kérdésben felszólalásra jogosult személyt: „Előadó: vezetéknév, kezdőbetűk”.

Mi a különbség a teljes és a rövid protokoll között?

A dokumentum fő részének összeállításakor figyelembe kell venni, hogy a tanácskozási folyamat rövid vagy teljes jegyzőkönyvét vezetik-e az ülésen. Rövid formanyomtatvány esetén (leggyakrabban az operatív értekezlet jegyzőkönyve ilyen módon készül) a fő részben a következő információkat kell feltüntetni:

• Az ülés elé terjesztett kérdés.
• Előadó ebben a kérdésben.
• A határozatot az ülésen elfogadták és jóváhagyták.

A teljes jegyzőkönyv készítése nem csak a fenti információk rögzítését jelenti, hanem az előadók felszólalásának részleteit, az ülés során felmerült információkat, vitákat, a hallgatóság véleményét, az észrevételeket és kifogásokat, valamint egyéb részleteket is.

Fő rész

A jegyzőkönyv fő része a napirendi kérdések számának megfelelő szakaszokból áll. A dokumentum teljes formájában minden szakasz három részből áll, amelyek tükrözik a kérdés mérlegelésének és döntésének folyamatát.

Az alkatrészek nevei nagybetűvel jelennek meg egy új sorból:

• "MEGhallgattam". Ebben a részben a cím alatt fel kell tüntetni a szóban forgó kérdésben előadó vezetéknevét (névelőben), gondolatjellel (egyes szám harmadik személyben) adjuk meg a jelentés kijelentését. Ha a beszédet valamilyen oknál fogva nem lehet a jegyzőkönyvben idézni, a jegyzőkönyv mellékleteként külön lapon rögzítjük a jegyzőkönyv szövegét, a „MEGHALTVA” rovatban pedig „A jegyzőkönyv szövege” megjegyzést. (beszédek, beszédek) mellékelve” készül.
• "JELENLEGI". Ez a rész rögzíti az ülésen részt vevő többi résztvevőnek a tárgyalt témával kapcsolatos nyilatkozatait, vagy a megbeszélések során feltett kérdéseket. Ebben az esetben fel kell tüntetni a beszélő vezetéknevét (névnévi esetben), és a kérdés (beszéd) szövegét kötőjellel kell megadni.
• „MEGOLDVA” vagy „MEGHATÁROZVA”. A témában az ülésen hozott határozatot rögzítik. A határozat szövegét teljes terjedelemben ki kell nyomtatni, függetlenül attól, hogy a jegyzőkönyv teljes vagy rövid formáját megtartják. Szavazáskor fel kell tüntetni a beérkezett „mellett”, „nem” és „tartózkodó” szavazatok számát.

A jegyzőkönyv rövid formájához az egyes kérdések tárgyalását a HALLGATÁS és a DÖNTÉS részben foglaltuk össze. Miután a dokumentumot a titkár és az elnök aláírta, az hivatalos státuszt kap, és nyilvántartásba veszi.

Az ülésen meghozott döntéseket a kijelölt végrehajtókkal közöljük:

• A jegyzőkönyv másolatának vagy a titkár által hitelesített kivonatának átadásával.
• Rögzített határozatok alapján a szervezet számára adminisztratív dokumentumok (végzések, határozatok, utasítások) közzététele.

Hogyan kell tárolni a protokollokat?

Az irattári tároláshoz a jegyzőkönyveket fájlokba formálják, üléstípusokra bontva. Az ilyen dokumentumok tárolásának helyét vagy a szervezet titkársága (a szervezet strukturális felosztása), vagy az irodai osztály határozza meg. A tárolási időtartamokat a vállalkozásnál jóváhagyott esetnómenklatúra szerint határozzák meg.

A protokoll kiemelt helyet foglal el a szervezeti és adminisztratív dokumentumok rendszerében. Egyrészt tájékoztató dokumentumoknak tulajdonítható (mivel egyes gazdálkodási kérdések tárgyalására vonatkozó információkat tartalmaz), másrészt a jegyzőkönyvek rendelkező részt is tartalmaznak, így adminisztratív iratnak tekinthetők.

Jegyzőkönyv - az üléseken, üléseken, üléseken, konferenciákon a kérdések megvitatásának és döntéshozatalának menetét rögzítő dokumentum. A jegyzőkönyvek dokumentálják az állandó testületi szervek, így a bizottsági és minisztériumi kollégiumok, az önkormányzatok, valamint a tudományos, műszaki és módszertani tanácsok tevékenységét.

A részvényesek, az igazgatósági ülések kötelező naplózási kötelezettség alá esnek.

A jegyzőkönyveket az állami hatóságokhoz kell benyújtani regisztráció céljából (például kereskedelmi bankok, kereskedelmi és iparkamarák stb. nyilvántartásba vételekor). Az ideiglenes kollégiumi testületek tevékenységének (konferenciák, értekezletek, értekezletek, szemináriumok stb.) dokumentálására is jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyv az ülésen a titkár által manuálisan vagy hangrögzítővel vezetett jegyzőkönyvek alapján készül.

Az ülés típusától és a testületi testület státuszától függően a jegyzőkönyv formáját választják: rövid, teljes vagy szó szerinti.

Rövid jegyzőkönyv - rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, a felszólalók nevét és a meghozott döntéseket (lásd 94. o.). Ilyen jegyzőkönyv vezetése csak abban az esetben javasolt, ha az ülésről leiratkoznak, a jelentéseket, beszédszövegeket a titkárhoz terjesztik, vagy ha az ülés operatív jellegű.

Teljes a jegyzőkönyv nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzíti, hanem kellően részletes feljegyzéseket is, amelyek átadják az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát, az összes kifejtett véleményt, kérdéseket és észrevételeket, észrevételeket. , pozíciók. A teljes jegyzőkönyv lehetővé teszi a találkozó részletes képének dokumentálását (lásd 95-96. oldal).

Gyorsírás a jegyzőkönyv az ülésről készült szó szerinti jegyzőkönyv (jegyzőkönyv) alapján készül, és szó szerint átadja az egyes kérdések megtárgyalásának és döntésének menetét.

A teljes és szó szerinti jegyzőkönyv az ülés során őrzött, kézzel írott szó szerinti vagy magnófelvételek alapján készül.

Valamennyi jegyzőkönyvtípus közös nyomtatványon készül, amely a következő adatokat tartalmazza: intézmény (szervezet, vállalkozás) neve, dokumentum típusa (jegyzőkönyv), dátum rögzítésének helye, iratmutató, kiállítás helye a protokoll, a szöveg fejlécének helye. A jegyzőkönyv kelte az ülés időpontja (a jegyzőkönyvet általában az ülés után készítik). Ha több napig tartott, akkor a protokoll dátuma tartalmazza a kezdési és befejezési dátumot.

Például: 2000.01.21-24.

A jegyzőkönyv száma (index) az ülés sorszáma. A jegyzőkönyvek a naptári éven vagy a testületi testület megbízatásának időtartamán belül sorszámozásra kerülnek.

A jegyzőkönyv szövegének címe főszabály szerint az értekezlet vagy a testületi tevékenység típusát tükrözi, és összhangban van a dokumentumtípus nevével. Például: Jegyzőkönyv - testületi ülések; - a munkaügyi kollektíva ülései; - a strukturális osztályok vezetőinek értekezletei.

A jegyzőkönyv szövege egy bevezető és egy fő részt tartalmaz.

A jegyzőkönyv bevezető részében a címszó után az ülés levezető elnökének és titkárának neve és kezdőbetűi szerepelnek (a jegyzőkönyv rövid alakjában ez az adat elmarad). A jelenlévő szó után új sorból sorolja fel a testületi testület állandó tagjainak nevét, kezdőbetűit (ábécé sorrendben), az ülésre meghívottak nevét, kezdőbetűit és beosztását. A kibővített ülés jegyzőkönyvének elkészítésekor a résztvevők nevét nem tüntetik fel, de számmal jelzik összlétszámukat. A résztvevők számbavétele a regisztrációs listák szerint történik, amely az ülés titkárához kerül, és a jegyzőkönyv mellékletei közé kerül.

A napirendet a jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza. Felsorolja az ülésen tárgyalt kérdéseket az előadók (előadók) nevével és rögzíti megbeszélésük sorrendjét. Az ülés napirendjét általában előzetesen összeállítják, és tartalmaznia kell az ülésen megfontolható és megvitatható kérdések optimális számát.

A jegyzőkönyv fő részének szövege a napirend által meghatározott kérdéssor szerint készül.

A jegyzőkönyv szövegének fő része annyi szakaszt tartalmaz, ahány napirendi pont szerepel. A szakaszok ennek megfelelően vannak számozva. Minden rész három részből áll: „HALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „DÖNTETTE”, amelyeket egy bekezdésből nyomtatnak ki, hogy a jegyzőkönyv szövegében kiemeljék a főelőadó, a beszélgetés résztvevőinek beszédének rögzítését. a kérdésről és a rendelkező részről, megfogalmazva az ülés határozatát. Ugyanebből a célból a jegyzőkönyv szövegében minden felszólaló vezetéknevét és kezdőbetűit új sorba nyomtatják névelőben. A beszédrögzítés bemutatását a vezetéknévtől kötőjel választja el, egyes szám harmadik személyből közli.

A jegyzőkönyvet az ülés titkára készíti. Az elnök és a titkár írja alá.

Kivonat a jegyzőkönyvből pontos másolata az eredeti jegyzőkönyv szövegének azon napirendi pontra vonatkozó részének, amelyről a kivonat készül (lásd 97. oldal). Ezzel egyidejűleg a nyomtatvány minden részlete, a bevezető szövegrész, a kivonat készítésének tárgyát képező napirendi pont, valamint a kérdés megvitatását és a meghozott döntést tükröző szöveg kerül reprodukálásra. A jegyzőkönyv kivonatát csak a titkár írja alá, igazolást is készít. A "True" szóból áll, amely a másolatot (kivonatot) hitelesítő személy beosztását jelzi, személyes aláírást, vezetéknevet, kezdőbetűket és dátumot. Ha kivonatot adnak át más szervezetnek benyújtásra, akkor azt pecséttel igazolják.

Lásd még:

Ez a cikk vizuális módszertani útmutató a protokollok tervezéséhez. Segít a protokoll helyes és gyors létrehozásában. Akkor is hasznos lesz, ha úgy dönt, hogy ezt tanítja kollégáinak, hogy megkímélje magát az elkövetett hibák kijavításától.

A faj megnevezése és a dokumentációs rendszerekhez és alrendszerekhez való tartozása

Jegyzőkönyv - az ülés menetét és a testületi testület döntéshozatali rendjét rögzítő dokumentum.

A kötelező felvétel feltétele:

• az államhatalmi és közigazgatás állandó testületi testületeinek, az önkormányzatoknak, a vállalkozások és szervezetek vezető testületeinek ülései (alapítók, részvényesek közgyűlései, igazgatósági ülések, bizottsági testületek, szakbizottságok, igazgatóságok stb.), ill.
• egyszeri vagy időszakosan összehívott konferenciák, értekezletek, értekezletek.

Reflexió a vezetői dokumentum létrehozásának céljára kollegialitás elve, a kollegiális döntéshozatal lehetővé teszi, hogy a protokollról beszéljünk, mint a önálló dokumentum.

A jegyzőkönyv elsősorban a szervezeti és adminisztratív dokumentáció rendszerére vonatkozó dokumentum. A protokollok irányító jellegűek adminisztratív dokumentumokat(lásd az adminisztratív dokumentáció alrendszerét), amelyek vezetői és jogi feladatokat látnak el, és a jegyzőkönyv jogi funkciója kiemelt és előtérbe kerül.

De a "PROTOKOL" típusú dokumentumot a dokumentálási folyamatban és sok más tevékenységben használják.

Az oktatási és tudományos intézményekben a protokollok rögzítik a tudományos eredményeket és felfedezéseket, a képzésbe való felvételt, a szakok megnyitását, az oktatási színvonalat, a szakképesítések, tudományos fokozatok és címek kiosztását, a beosztásba való megválasztást és egyéb kérdéseket. Az ilyen protokollok a tudományos kutatás vagy az oktatási és módszertani dokumentáció rendszereire vonatkoznak (egyes alrendszereikre, a protokoll létrehozásának céljától és tartalmától függően).

Az üzleti gyakorlatban üzleti értekezletek jegyzőkönyvei, szándéknyilatkozatok, bizalmas információk átadásáról szóló jegyzőkönyvek, nézeteltérésekről szóló jegyzőkönyvek és egyebek készülnek, amelyekben nem a vezetői döntéseket, hanem a felek (azaz kollegiális, kollektív) megállapodásokat rögzítenek. , nem „jutalék”, ahogy néha helytelenül mondják) megállapodás a közös érdekű kérdések megoldásában. Az ilyen jegyzőkönyvek a szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer információs és referenciadokumentumok alrendszeréhez, vagy ugyanezen rendszer polgári jogi szerződéses dokumentációi alrendszeréhez rendelhetők, mert rögzítik a szerződések és megállapodások teljesítésének menetét, megerősítik az érdeklődést és az együttműködés lehetséges területeit, valamint rögzítik a jövőbeni konkrét ügyletek megkötésének fő feltételeit.

Az elszámolások visszaigazolására létrehozott protokollok a banki dokumentációs rendszer készpénzforgalmi alrendszerének részét képezik.

A személyzeti irányítás egyes funkcióihoz az igazolási és minősítési bizottsági ülésekről jegyzőkönyv készül, amely a személyi dokumentáció egy speciális alrendszerében található.

A részvényesek közgyűlésének jegyzőkönyvei (és a hozzájuk benyújtott dokumentumok), amelyek kötelező tartalmát az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve, a "Részvénytársaságokról szóló szövetségi törvény", a szabályozó hatóság - a Szövetségi Pénzpiaci Szolgálat - követelményei határozzák meg. , a szervezeti dokumentumok alrendszerét alkotják, amelyek alapján már kialakult egy speciális alrendszer az alapdokumentáció, és most a vállalatirányítási eljárásokat biztosító alrendszer / dokumentációs rendszer kialakításának folyamatáról beszélhetünk.

Protokoll osztályozás

A protokollok minden típusa és fajtája, függetlenül attól, hogy dokumentációs rendszerhez vagy alrendszerhez tartozik, két kritérium szerint osztályozható - a dokumentálás módja és az értekezlet rögzítésének teljességi foka, amelyek egyszerre hatnak. Tehát a rekord teljességének foka szerint a protokollok fel vannak osztva rövid és teljes.

Teljes protokollok lehetnek részletes szöveg(a dokumentálás szöveges módja), szó szerint(szöveges módszer speciális szimbólumokkal, amelyeket dekódolni kell a protokoll regisztrálásakor), fonográf(hangfelvétel) videó protokollok(video hangfelvételt használnak, különösen videokonferenciák lebonyolításakor). Tartalmazzák a teljes ülés jegyzőkönyvét, beleértve az észrevételeket, kérdéseket, észrevételeket, az ülés alatti beszédeket és utalásokat, zajt, tapsot stb. a dokumentálás módjától függően.

Rövid jegyzőkönyv következetesen csak az elnök, a titkár nevét, a jelenlévők összetételét, a mérlegelt kérdések és a meghozott döntések listáját rögzíti. A rövid jegyzőkönyv egy változata egy rövidített formában elkészített jegyzőkönyv, amely a „kérdés – döntés” séma szerint röviden egymás után bemutatja a vizsgált kérdéseket.

A jegyzőkönyvet az ülés ideje alatt egy külön kiválasztott vagy kijelölt személy, vagy egy állandó testületi szerv titkára hivatalból vezeti, az operatív értekezletek jegyzőkönyveit, amelyeket a vezetők vezetnek, pedig a titkárok, ill. a vezetők asszisztensei.

A jegyzőkönyv készítésekor az ülés titkára az ülésre előzetesen elkészített dokumentumokat használ fel: napirendet, meghívottak névsorát, a testületi tagok névsorát, beszámolók, felszólalások, tájékoztatók, határozattervezetek szövegeit stb.

A közvetlenül az ülésen elkészített jegyzőkönyv tervezet. Tisztázni, az átirattal vagy a hangfelvétellel igazolni (ha az ülést átírták vagy diktafonra rögzítették), meg kell szerkeszteni, ill. legkésőbb az ülés időpontjától számított 3 vagy 5 napon belül ki kell adni. Ezek a feltételek vagy egyéb feltételek a jegyzőkönyv aláírásra való elkészítésére - „az ülés napján”, „legkésőbb a következő munkanapon” stb. - általában az érintett kollégiumi szervekről szóló szabályzat, illetve az adott testületi szerv titkárának munkaköri leírása/munkaköri szabályzata szabályozza.

protokoll űrlap

A jegyzőkönyv a testületi vezetés fő adminisztratív dokumentuma, és szinte mindig többoldalas dokumentumként készül. Ezért a jegyzőkönyv első lapjának elkészítésekor a szervezet vagy a vállalkozás általános formáját kell használni, és ha nincs általános forma, akkor a jegyzőkönyvet A4-es papírlapokra kell elkészíteni, a részleteket az alábbiak szerint rendezve. az általános forma modellje.

Ha nem használjuk a jegyzőkönyv első lapjának nyomtatványát, akkor a részleteket általában hosszanti irányban (a papírlap felső margója mentén) középre állítva rajzoljuk meg.

A jegyzőkönyv szabványos formája a következő kötelező adatokat tartalmazza:

• a szervezet vagy vállalkozás teljes neve;
• az okmány típusának megnevezése (JEGYZŐKÖNYV);
• dátum;
• index (az adminisztratív dokumentumokra vonatkozó jegyzőkönyvekben);
• összeállítás helye;
• cím;
• szöveg;
• aláírásokat.

A protokoll további részletei:

• a szerkezeti egység neve;
• jóváhagyó bélyegző;
• jelölés az alkalmazások jelenlétéről;
• az ülés helye (terem, iroda) és időpontja;
• az ülést, ülést vezető személy vezetékneve és kezdőbetűi;
• a jegyzőkönyv aláírásának dátuma;
• szavazás módja (nyílt, titkos, távollevő).

A jegyzőkönyv kötelező adatainak nyilvántartásba vételének jellemzőit, valamint a további adatok meglétét, számát és nyilvántartásba vételének szabályait, az űrlap jellemzőit a hatályos jogszabályok, az üzleti szokások vagy egy adott vezetési helyzet határozza meg. De minden tervezési jellemző ezen alapul általános algoritmus, amely történelmileg a jegyzőkönyv összeállítása és formalizálása során alakult ki, mint a közigazgatási okmányok egyik fő típusa.

Protokoll fejléc

A jegyzőkönyv jogi erejének biztosítása érdekében helyesen kell elkészíteni a szervezet vagy vállalkozás teljes neve, amely a jogi személyek Egységes Állami Nyilvántartásába bejegyzett jogi személy neveként elismert létesítő okiratai és alapszabálya szerint (azaz a szervezeti és jogi forma kötelező feltüntetésével):

1. példa

Show összecsukása

Korlátolt Felelősségű Társaság "Az Ön partnere"

2. példa

Show összecsukása

"ABVGD" zárt részvénytársaság

A szerkezeti egység neve(a jegyzőkönyv további részletei) általában az alábbi esetekben kerül kiadásra az okmányon:

• a protokoll minden típusú kollegiális tevékenységet rögzít a vállalkozás külön részlegében (lásd a 3. példát);
• Azok az ülések (elsősorban operatív jellegűek), amelyeket a vállalkozás valamelyik belső szervezeti részlegében tartanak, jegyzőkönyvben rögzítik (lásd 4. példa).

3. példa

Show összecsukása

Korlátolt Felelősségű Társaság "Vállalat" Az Ötödik Elem"
"Észak-nyugati" fiók

4. példa

Show összecsukása

Nyílt részvénytársaság "Remmekhanizatsiya"
Számviteli és Adóbevallási Osztály

A jegyzőkönyvben szereplő szerkezeti egységek megnevezésének pontosan meg kell felelnie a szervezeti felépítésben, létszámtáblázatban vagy a szervezet egyéb belső dokumentumaiban rögzített megnevezéseknek.

Dokumentumtípus neve (PROTOKOLL) mindig nagybetűvel írják, és egy vagy két sorral a vállalkozás vagy szerkezeti egység neve alatt található (a részletek hosszirányú elrendezésével - középre igazítva).

dátum a jegyzőkönyv az ülés időpontja, nem pedig a dokumentum végleges lebonyolítása és aláírása. Ha a testületi ülés több napig tartott, akkor a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ülés kezdetének és befejezésének időpontját. A dátum formázása változhat. Például digitálisan:

5. példa Numerikus dátumformázás

Show összecsukása

6. példa Egy 2 napig tartó találkozó dátumának numerikus rögzítésének módja

Show összecsukása

04.05.2011 - 05.05.2011

A digitális módszert elsősorban az operatív értekezletek és értekezletek időpontjainak rögzítésekor alkalmazzák.

A kollegiális testületek (legfelsőbb irányító és végrehajtó szervek) jegyzőkönyveibe történő dátum rögzítésekor előnyös az alfanumerikus módszer.

7. példa Alfanumerikus dátumformátum

Show összecsukása

8. példa Egy 2 napig tartó találkozó dátumának beállítása

Show összecsukása

A dátum egy sorral a dokumentumtípus neve alatt, vagy az általános űrlapon egy speciális korlátozó sor felett található.

Index szám) pontja az ülés időpontjával megegyező sorra a határvonal felett általános formában, vagy az irat fejlécében a dátumra és tárgymutatóra kijelölt általános területen belül készül. A jegyzőkönyv index a naptári éven belüli vagy a testületi testület megbízatásának időtartamán belüli ülés sorszáma. Megjegyzendő, hogy az 1-től 9-ig terjedő indexek regisztrálásakor legalább két karaktert kell használni. Helyes például a legegyszerűbb indexeket kijelölni: „01. sz.”, „07. sz.” stb. (lásd a 7. és 8. példát).

Kellékek "összeállítás vagy kiadás helye" külön sorban a dátum és az index alatt van felállítva (a részletek hosszirányú elrendezésével - a következő sor közepén).

Ez a kellék tartalmazza annak a földrajzi helynek a nevét, ahol a testületi ülés ténylegesen lezajlott. A földrajzi nevek megjelölésénél használt feltételes rövidítéseknek meg kell felelniük a Postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályoknak.

9. példa

Show összecsukása

Kolomna, Moszkva régió

11. példa

Show összecsukása

Val vel. Maleevo, Kolomna kerület
Moszkva régió

Mint fejléc jegyzőkönyv készül a találkozó típusának rövid megfogalmazása(kollegiális tevékenység típusa) genitivusban, amely összhangban van az irattípus nevével (JEGYZŐKÖNYV - mi?), a testületi szerv nevével és nagybetűvel kezdődik.

12. példa A protokoll tervezési részének részleteinek sarokrendezése

Show összecsukása

13. példa A jegyzőkönyv formális részének részleteinek hosszanti elrendezése

Show összecsukása

A jegyzőkönyv fejléce, mint üléstípus, egy vagy két sorral a szükséges „összeállítási vagy közzétételi hely” alatt, szükségszerűen a bal margó határától, vagy az általános formában, felsőben korlátozó sarkokkal jelölt területen kerül felállításra. a papírlap bal sarkában. Ez az elrendezés a részletek hosszanti és szögletes elrendezésénél egyaránt kötelező (lásd a 12. és 13. példát).

A jegyzőkönyv szövege a legösszetettebb követelmény, és két részből áll - bevezető és fő. A szöveg bevezető része szigorúan formalizált. Tájékoztatást tartalmaz az ülésen jelenlévők összetételéről és a napirendről (tárgyalásra bocsátott kérdések listája), amelyek a szöveg teljesen önálló elemei, és egységes szabályok szerint vannak megfogalmazva.

A jelenlévők összetétele A bal oldali mező határától két sorral az ülés típusa alatt kerül kiírásra, és az ülés elnökének és titkárának megjelölésével kezdődik. Az elnök és a titkár vezetékneve kötőjel után kerül kiírásra, a kezdőbetűk a vezetéknevet követik.

14. példa

Show összecsukása

Elnök - Markov S.V.
Titkár - Petrova A.I.

A kollégiumi testületek ülésen jelenlévő (tisztség szerint a kollégiumban megválasztott vagy bekerült) állandó tagjainak vezetéknevét és kezdőbetűit a „Részt vett:” szó után betűrendben, a tisztség megnevezése nélkül, ábécé sorrendben soroljuk fel. sorok alatt, szükségszerűen a bal oldali mező határától, és kettősponttal végződik. A jelenlévők vezetéknevét a sor teljes szélességében egy sortávolságon át kell felvenni.

15. példa

Show összecsukása

Jelen vannak: Boriszov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Ha a testületi testület tagjainak száma meghaladja a 15 főt, akkor a jelenlévők összetételét mennyiségileg feltüntetik, a jegyzőkönyvhöz név szerinti névsort csatolnak, amelyet tudomásul vesznek.

16. példa

Show összecsukása

Jelen van: 20 fő (a névsor mellékelve)

A meghívott tisztségviselők vezeték- és kezdőbetűi, akik nem tagjai a testületi testületnek, de jelen voltak az ülésen, a „Meghívott:” szó után szerepelnek. A bal margó szélétől két sorral a „Részt vett:” szó alatt rajzolódik ki, és kettősponttal végződik. Ezeknek a személyeknek a beosztását általában feltüntetik.

17. példa

Show összecsukása

Meghívottak: Ageeva N.O. ügyfélmenedzser, Kotova L.P. ügyfélszolgálati osztályvezető.

A szavak után készül a testületi testület megvitatásra és döntésre bocsátott kérdések listája "Napirend:", amelyek a bal oldali mező határától két sorral a jelenlévők összetétele alatt helyezkednek el, és kettősponttal végződnek.

Minden napirendi pont "O" előtaggal van megfogalmazva, és a "Miről?" kérdésre válaszol. és tartalmazza a beszélő beosztásának, vezetéknevének és kezdőbetűinek megjelölését. Ráadásul a "beszélő" szó nem szerepel a protokollban, a beszédképlet helyes: "Jelentés - (kinek?) beosztása, vezetékneve, kezdőbetűi."

A kérdések arab számmal vannak számozva, fontosságuk sorrendjében (vagy a becsült tárgyalási idő szerint) felveszik a napirendre, és a piros vonalról húzzák ki.

18. példa

Show összecsukása

Napirend:

1. A 2011. évi számviteli politika elfogadásáról
   A főkönyvelő-helyettes jelentése, Krasnov A.I.
2. Az Északnyugati Bank (OJSC) moszkvai fiókjához benyújtott hitelkérelem elkészítéséről.
   A jogi osztály vezetőjének jelentése Smolin A.G.

A napirendi pontokat világosan és konkrétan kell megfogalmazni, mivel ezek a ténylegesek fejlécek a jegyzőkönyv következő szövegéhez, amely az ülésen a kérdések mérlegelési sorrendjében tételesen kerül bemutatásra.

Az elkészült jegyzőkönyv napirendjén szereplő „Egyéb” szövegrész nem minősül megfelelőnek, mert a dokumentumot az ülés után készítik el, amikor már pontosan meg lehet fogalmazni az összes megfontolt kérdést.

Azokban az esetekben is, amikor az ülés napirendjét önálló tájékoztatóként állítják össze, és előzetesen megküldik az ülés résztvevőinek és a testületi testület tagjainak, az összes megvitatott kérdés megfogalmazását a jegyzőkönyv szövegébe kell foglalni. . A jegyzőkönyv szövegében a „Napirend mellékelve” megjegyzés nem fogadható el, még akkor sem, ha a napirendet a jegyzőkönyvvel, mint külön tájékoztatóval együtt ügyté alakítják.

A jegyzőkönyv szövegének fő részét, vagyis az ülés teljes menetét és a meghozott döntéseket az ülés titkára állítja össze, szinte szinkrontolmácsként, szóbeli formából csak a beszédet „fordítják” (gyakran spontán, érzelmes és nem mindig felkészült) írásos formába, azaz . rendezett, beszédminták szerint felépített, főként közvetlen szórenddel és speciális szókincs és üzleti stílus kifejezések használatával.

A jegyzőkönyv szövegének fő része a napirendi pontoknak megfelelően szakaszonként épül fel. Minden szekció, amely a találkozó menetét tükrözi, három részből áll: MEGhallgatott - BESZÉLVE - DÖNTÉS (DECIDED).

A „HALLGATVA” szót a napirendi pont sorszámának megfelelően számozzák, a bal oldali mező határától kezdődően nagybetűvel írják ki, és kettősponttal végződnek. Továbbá a piros vonaltól a beszélő vezetékneve és kezdőbetűi képződnek genitivusban (HALLGATOT - kinek?), kötőjelet tesznek, és utána röviden vagy részletesen rögzítik a jelentés tartalmát. Az előadást általában egyes szám harmadik személyből vezetik a múlt időben:

19. példa

Show összecsukása

1. MEGhallgatott:

Krasznova A.I. - számolt be a Társaság 2011. évi számviteli politikájának főbb rendelkezéseiről. Megállapította, hogy azt az Orosz Föderáció adótörvénykönyvében végrehajtott változtatásokkal összefüggésben teljesen felülvizsgálták. Javasolja a vállalkozás 2011. évi számviteli politikájának jóváhagyását.

Ha a főbeszámoló szövegét előzetesen elkészítették, és a kérdés mérlegelése után átkerülték az ülés titkárságára/titkárságára, akkor a szöveg bemutatásakor célszerű egy másik módszert alkalmazni: röviden fogalmazza meg az ülés témáját. napirendnek megfelelően beszámol, és a határidő lejárta után megjegyzést tesz: „A beszámoló szövege mellékelve”.

20. példa

Show összecsukása

1. MEGhallgatott:

Krasznova A.I. - a vállalkozás 2011. évi számviteli politikájának főbb rendelkezéseiről. A beszámoló szövegét mellékeljük.

Ezzel egyidejűleg előzetesen elkészített jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a szerző aláír és dátummal kell ellátni, hogy az valóban önálló dokumentum-mellékletként adható ki.

A „BESZÉLT” szó a bal oldali mező szegélyéről van kihúzva, nagybetűkkel, és kettősponttal végződik. Az egyes beszélők vezetéknevét és kezdőbetűit a piros vonalból rajzolják ki, és a névelőben (BESZÉLT - ki?) jelzik. A közvetett beszéd formájában kötőjel után a beszéd rövid vagy részletes tartalma rögzítésre kerül.

Az előadóhoz és az előadókhoz intézett összes kérdést, valamint az azokra adott válaszokat a beérkezés sorrendjében rögzítjük, és szintén a piros vonaltól húzzuk ki. A kérdést feltevő nevét nem lehet feltüntetni.

21. példa

Show összecsukása

Kérdés: Minden tárgyi eszköz elszámolási csoport megjelenik a Számviteli Politikában?

Igen, mindazok a csoportok, amelyek szükségesek ahhoz, hogy vállalkozásunknál a tárgyi eszközök helyesen tükröződjenek a könyvelésben.

Megoldások Az egyes megvitatott kérdésekben kollegiálisan elfogadott, a „MEGOLDOTT” vagy „HATÁROZOTT” szó után kerül rögzítésre. Ezek a szavak az üzleti stílus kifejezései, amelyek a kollegialitás elvén alapuló döntéshozatalt tükrözik (a „mi” névmásra utal). Az üzleti gyakorlatban minden kifejezésnek megvan a saját felhasználási köre a protokollok elkészítésében. Tehát a részvényesek, alapítók, igazgatósági ülések, a munkaügyi kollektívák ülései, a munkavállalói közgyűlések (a társasági magatartási kódex által létrehozott és engedélyezett önkormányzati keretek között), a kezdeményező csoportok közgyűlési jegyzőkönyveiben a a „HATÁROZOTT” kifejezés használata helyesnek tekinthető (a legfelsőbb testületi szervek tevékenysége formalizált, „hatalom”). A bizottságok, testületek, munkacsoportok, operatív ülések és más kollegiális vezető testületek üléseinek jegyzőkönyvében (az „operatív vezetés” készül) az „ELHATÁROZOTT” kifejezés helyesnek minősül.

Ez a szó a bal oldali mező szegélyéből alakul ki nagybetűkkel, és kettősponttal végződik. A pontokon lévő piros vonaltól röviden és pontosan fogalmazódnak meg az adminisztratív intézkedések, amelyeket a napirendi kérdés számának megfelelően kell számozni. A meghozott határozat száma két részből áll, ponttal elválasztva, míg az első számjegy a napirenden lévő kérdés számának, a második pedig az ebben a kérdésben hozott határozat számának felel meg (elvégre ez gyakran előfordul hogy egy napirendi kérdésben több határozat és utasítás születik). Lásd a 22. példát.

A jogi normát megállapító záradék („normatív”) a szabványos beszédmodell szerint van megfogalmazva: mit kell tenni - milyen (mitől vagy milyen) időszakban? Lásd a 22. példa 1.1. megoldását.

1. kinek - mit kell tenni - milyen időpontig? (lásd a 22. példa 1.2. megoldását) ill

Ha a döntést szavazással hozták meg, akkor annak eredményét a következő formában kell megállapítani: „mellett - 10, nem - 0, tartózkodás - 2" vagy "Egyhangúlag". Ennek az űrlapnak a betartása kötelező, ha a jelöltek kinevezéséről, megválasztásáról vagy jóváhagyásáról, illetve a bizottságok, bizottságok stb. személyi összetételéről döntenek.

Olvasson a kumulatív szavazásról Szergej Rossol cikkében "

A protokoll részét képezi

Aláírások Az ülés elnökét és titkárát a szerkesztett és hitelesített jegyzőkönyv tartalmazza. Három vagy négy sorral a szöveg alatt helyezkednek el a bal margó szélétől, és egy sor választja el őket. Az aláírások átiratában a kezdőbetűket a vezetéknév elé helyezik. Az elnök és a titkár személyes aláírása az eredeti jegyzőkönyvre kerül.

24. példa

Show összecsukása

Mivel a jegyzőkönyv a vállalkozás belső adminisztratív dokumentuma, ezért azt pecsét általában nem szükséges.

Az elkészített és aláírt jegyzőkönyv másolatát (fénymásolatát), vagy a jegyzőkönyv kivonatát, amely az irat végrehajtásra küldéséhez szükséges, a titkár (az ülés titkára vagy a kollégium titkára) aláírásával hitelesítheti. szerv hivatalból), a másolat hitelesítésére vonatkozó jel helyes kitöltésével. Ha a szervezeten belül a protokoll másolatát vagy kivonatát használják, akkor azt (és magát a jegyzőkönyvet is) nem bélyegzik le. Ha a jegyzőkönyv kivonatát vagy másolatát a bennszülött szervezet falain kívül kívánják használni, akkor azt rá kell bélyegezni.

25. példa Értesítés a jegyzőkönyv másolatának hitelesítéséről

Show összecsukása

Egyes protokolltípusokat a vállalkozás vagy szervezet első vezetőjének jóvá kell hagynia. Például a szervezet szakértői bizottságának üléseiről készült jegyzőkönyv, a szervezet információihoz és dokumentumaihoz való hozzáférést korlátozó bélyegzők hozzárendelésére / eltávolítására szolgáló szakértői bizottság, a projektmenedzsment projektcsoportok / projektirodák üléseinek jegyzőkönyvei, stb. jóváhagyják.

A jóváhagyást pecséttel adják ki, amely a dokumentum jobb felső sarkában található, és a "JÓVÁHAGYÁS" szóból, a vezető beosztásának rövidített nevéből áll (mivel a szervezet vagy vállalkozás teljes neve a az irat fejléce vagy általános formában), személyes aláírás, átirata és jóváhagyási dátuma.

Szergej Rossol cikke "A részvényesek és a résztvevők közgyűlésének jegyzőkönyve" az "Irodai munka és dokumentumkezelés a vállalatnál" 4. szám "2011" című folyóiratban a 33. oldalon.

A részvényesek/részvényesek közgyűlésének megtartásával kapcsolatos információkért olvassa el Sergey Rossol „Éves közgyűlés az üzleti társaságokban” című cikkét a Paperwork and Document Management folyóiratban, a 3. számú vállalatnál „2011, 62. oldal