Koje dokumente čuvati. Koliko godina čuvati knjigovodstvene dokumente ooo. Što je važnije: zakon ili popis

U procesu financijske i gospodarske aktivnosti, organizacija ili pojedinačni poduzetnik ima puno dokumenata. Često se postavlja pitanje: koliko dugo ih treba čuvati? U pregledu smo prikupili podatke o nekim od najčešćih računovodstvenih i porezno knjigovodstvenih isprava, kao i izvješćivanja.

Uvjeti čuvanja dokumenata utvrđuju se drugim propisima.

Primarne knjigovodstvene isprave

Sve primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje pet godina. Ovo se odnosi na:

  • blagajničke knjige;
  • bankovni dokumenti;
  • akti o prijemu, predaji, otpisu imovine i materijala;
  • fakture i avansna izvješća;
  • Dopisivanje;
  • putni listovi i dnevnici njihovog računovodstva;
  • isprave o primitku plaća i isplata naknada;
  • popis pokretnina.

Za petogodišnje čuvanje većine ovih dokumenata predviđen je uvjet – inspekcija ili revizija, a ponekad i iznimke. Primjerice, 75 godina treba čuvati dokumente o plaćama ako nema osobnih računa.

Dokumenti o dugotrajnoj imovini i popisne liste koji se ne odnose na robu i materijal morat će se trajno pohraniti.

Koliko godina voditi računovodstvene evidencije

Koliko dugo čuvati primarne dokumente, porezne prijave, račune, računovodstvenu bazu podataka? Kako pohraniti i uništiti dokumente. Rosarchiv. Odgovoran za čuvanje dokumentacije. POPIS TIPIČNIH UPRAVLJAČKIH DOKUMENATA GENERIRANIH U AKTIVNOSTIMA ORGANIZACIJA, S OZNAČAVANJEM UVJETA POHRANE Federalna arhivska služba Rusije Pravila za pohranu dokumenata u računovodstvu.

Postavlja se pitanje, koliko godina čuvati knjigovodstvene isprave.

Prema jednom dokumentu – 5 godina.

S druge strane, takozvana "dubina" poreznog nadzora je 3 godine.


na izbornik

U slučaju gubitka dokumenata, porezni obveznik ih je dužan obnoviti za prethodne četiri godine

Ako je tvrtka izgubila primarnu kao rezultat poplave, tada je dužna vratiti dokumente. Uključujući i protekle četiri godine, a ne samo 2011. Ovo su podsjetili stručnjaci Ministarstva financija Rusije u pismu od 11.08.11 br. 03-02-07 / 1-288.

Što se odnosi na odredbe st.5. U kojem se kaže da prilikom poreznog nadzora inspektori nemaju pravo tražiti od poduzeća dokumente koji su već dostavljeni inspekciji (tijekom kancelarijskog ili nadzora na licu mjesta). Izuzetak su oni papiri koji su prethodno bili prezentirani u obliku originala, ali su ih porezne vlasti vratile, a zatim ih je tvrtka izgubila zbog okolnosti više sile.

Drugi razlog za obnovu dokumenata - razdoblje pohrane dokumenata potrebnih za obračun poreza je četiri godine. To je navedeno u podstavku 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Kako vratiti izgubljeni dokument

Formalno, postupak je sljedeći:

  1. Izdati nalog za imenovanje povjerenstva za ispitivanje uzroka gubitka porezne prijave.
  2. Istražite dokument koji nedostaje. Dobiti od djelatnika odgovornih za njegovu sigurnost pisana objašnjenja – dopise.
  3. Na temelju rezultata očevida sastaviti akt. U njemu navedite razloge gubitka dokumenta, mjere koje je potrebno poduzeti za njegovo vraćanje.
  4. Vratiti dokument na temelju primarnih dokumenata i poreznih registara.
  5. Potpišite ga kod zaposlenika koji je za to ovlašten danas. Čak i ako ga je u vrijeme kada je dokument izvorno sastavljen morao potpisati drugi zaposlenik.
  6. Na deklaraciji napraviti natpis "Duplikat". U praksi se kolege rijetko pridržavaju ovog reda. Prema knjigovodstvenim podacima ponovno popunjavaju deklaraciju ako nije pohranjena u računovodstvenom programu.

Koliko godina je potrebno čuvati primarni dokument, koji potvrđuje gubitak u prijavi poreza na dohodak

Porezni zakon kaže: dokumenti koji potvrđuju gubitak moraju se čuvati cijelo vrijeme dok gubitak ne umanji osnovicu poreza na dobit. Ovo je maksimalno 10 godina. Plus još četiri godine nakon otplate gubitka.

Ali što je s dokumentima o gubitku? Samo deklaracije prethodnih godina ili cijeli primarni?

Ministarstvo financija Rusije inzistira da se svi primarni dokumenti moraju čuvati (pismo br. 03-03-06/1/276 od 23. travnja 2009.).

na izbornik

na izbornik

Organizacija i pravila čuvanja knjigovodstvenih i drugih dokumenata

Za skladištenje računovodstvenih dokumenata potrebno je opremiti posebne prostorije, sefove ili ormare (klauzula 6.2 Uredbe, odobrena pismom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105). Zahtjevi za uređenje takvih skladišta navedeni su u Pravilima odobrenim nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

Obrasci stroge odgovornosti pohranjuju se u sefove, metalne ormare ili u posebne prostorije kako bi se osigurala njihova sigurnost (točka 16. Uredbe odobrene Uredbom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359). Prikupljaju se kronološkim redoslijedom i uvezuju blagajnički nalogi, avansna izvješća, bankovni izvodi s pripadajućim dokumentima.

Dokumenti klasificirani kao "poslovna tajna" čuvaju se u sefovima.

Ostali dokumenti mogu se čuvati u posebnim prostorijama ili u ormarima koji se zaključavaju pod odgovornošću osoba koje ovlasti šef računovodstva.

Napomena: Članci 6.2–6.4 Pravilnika odobrenog pismom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105, i klauzule 3.2 i 3.6 Pravilnika odobrenog Odlukom Federalne komisije za vrijednosne papire Rusije od 16. srpnja , 2003 br. 03-33 / ps.

Organizacija ima pravo pohranjivati ​​računovodstvene dokumente u elektroničkom obliku

Prema zakonodavstvu o računovodstvu, primarni i konsolidirani računovodstveni dokumenti mogu se sastaviti na papiru ili u elektroničkom obliku (5. dio članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Porezni knjigovodstveni registri mogu se voditi i na papiru, u elektroničkom obliku i (ili) na bilo kojem strojnom mediju (). Konačno, porezne prijave (izračuni) mogu se, au nekim slučajevima i moraju podnijeti elektroničkim putem (članak 80. Poreznog zakona Ruske Federacije).

A budući da se izvorne, računovodstvene i porezno knjigovodstvene isprave, kao i porezne prijave (kalkulacije) mogu sastavljati elektronički, onda se mogu i pohraniti u istom formatu. Ispis nije potreban. Jedini uvjet je da takvi dokumenti moraju biti ovjereni po svim pravilima elektroničkim potpisom.

Napomena: Pisma Ministarstva financija Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03-02-07 / 1-202 i 24. srpnja 2008. br. 03-02-07 / 1-314.

Na zahtjev regulatornih agencija, uključujući poreznu inspekciju, kopije elektroničkih dokumenata morat će se ispisati i ručno ovjeriti prije podnošenja na provjeru (1. stavak, članak 252., stavak 1. članak 93. Poreznog zakona Ruske Federacije Federacija). Ovaj zaključak temelji se na odredbama 6. dijela članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, članaka 313. i 314. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Da biste organizirali pohranu dokumenata u elektroničkom obliku, primijenite Uredbu odobrenu pismom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 (ukoliko nije u suprotnosti sa zakonom) i Pravila odobrena nalogom Ministarstvo kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. Učinite to dok se ne odobri federalni računovodstveni standard, kojim se utvrđuju zahtjevi za dokumente i tijek rada u računovodstvu. To je navedeno u informaciji Ministarstva financija Rusije broj PZ-13/2015.

Prijenos tekstualnih elektroničkih dokumenata za pohranu u arhivu organizacije treba biti u PDF/A formatu. Najmanje jednom u pet godina provjerite u kakvom su stanju mediji elektroničkih dokumenata i mogu li se sami dokumenti reproducirati. To su zahtjevi iz stavaka 2.31 i 2.32 Pravila, odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.


na izbornik

Uništavanje dokumenata

Kada istekne rok za pohranjivanje dokumenata, treba ih uništiti (točka 2.3 Pravila odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526). Dokumentiranje uništavanja dokumenata je korisno za samu organizaciju. Uostalom, radnje uništavanja mogu biti potrebne tijekom inspekcija ili sudskih sporova, ako se od organizacije traži da podnese bilo kakve dokumente. Redoslijed uništavanja propisan je u stavcima 4.6–4.13 Pravila, odobrenih nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

Stručno povjerenstvo odabire dokumente za uništavanje. U stručnoj komisiji mogu biti zaposlenici organizacije (tajnik, računovođa, referent i dr.).

Uništenje odabranih dokumenata mora biti izdano (.xls 35Kb) iz Dodatka 21 Pravila, odobrenog nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. Zapišite pojedinosti svih dokumenata u aktu. Homogeni dokumenti mogu se označiti pod zajedničkim naslovom. Označite krajnje datume homogenih dokumenata. Na primjer, "avansna izvješća za 2009. godinu, rokovi - 20.01.2009.–01.12.2009.".

Organizacija može uništiti dokumente na sljedeće načine

  • prijenos na recikliranje (zbrinjavanje). Dokumenti o prijenosu za obradu (zbrinjavanje) izdaju račun s naznakom datuma prijenosa, težine i broja papira;
  • uništavati dokumente na svoju ruku - spaliti, samljeti sjeckalicom, baciti i sl.

Odabrani način uništavanja mora biti naznačen u aktu.

na izbornik

Kazne i odgovornost za kršenje pravila i rokova čuvanja dokumenata

Ako nema računovodstvenih dokumenata, na primjer, izgubljenih, to je grubo kršenje pravila za računovodstvo prihoda i rashoda. Organizacija se suočava s novčanom kaznom od 10.000 rubalja. prema Poreznom zakoniku Ruske Federacije. Ista kazna bit će i ako ne poštujete postupak i rok čuvanja dokumenata.

Ako je nedostatak dokumenata doveo do podcjenjivanja porezne osnovice, porezni obveznik se suočava s novčanom kaznom od 20 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja.

Protiv službene osobe mogu se izreći sljedeće sankcije:

  • novčana kazna od 5.000 do 10.000 rubalja. - za prvi prekršaj;
  • od 10.000 do 20.000 rubalja. ili diskvalifikacija na razdoblje od jedne do dvije godine - za ponovljeni prekršaj.

Takve sankcije predviđene su za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući financijska izvješća, Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Sigurnost dokumenata nije zanemarena u kaznenom zakonodavstvu. Na temelju stavka 1. članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije, krađa, uništenje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz osobnog interesa može se kazniti kaznom zatvora do jedne godine. No, naravno, takav će interes morati dokazati organi kaznenog progona.

na izbornik

Koliko dugo je potrebno čuvati primarne dokumente, različiti propisi određuju na različite načine.

Pohranjivanje knjigovodstvenih isprava

Dakle, Savezni zakon "O računovodstvu" utvrđuje da se primarni dokumenti moraju čuvati u poduzeću "tokom razdoblja utvrđenih u skladu s pravilima za organiziranje državnog arhiviranja, ali ne manje od pet godina" (članak 17.). Budući da se ovim zakonom uređuju računovodstvena pitanja, to znači da se ovaj zahtjev odnosi posebno na knjigovodstvene isprave.

Pohrana porezne dokumentacije

Porezni zakon, s druge strane, kaže da se “računovodstveni podaci i druge isprave potrebne za obračun i plaćanje poreza” moraju čuvati 4 godine (čl. 23). Dokumenti koji potvrđuju iznos prenesenog gubitka u skladu s člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije moraju se čuvati "cijelo razdoblje dok organizacija ne smanji poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos prethodno primljenih gubitaka. "

Važno

Ovaj materijal je izvadak iz Berator "Primarni dokumenti".

Berator "Primarni dokumenti" postao je prva publikacija u Rusiji koja sadrži apsolutno sve informacije o dizajnu "primarnih dokumenata". Dostupno i elektronička opcija birača.

Ni porezni inspektori ni računovođe ne znaju primarne dokumente podijeliti na one koji su potrebni za računovodstvo i one koji potvrđuju ispravnost obračuna i plaćanja poreza. Zapravo, riječ je o istim dokumentima. Čini se da postoji kontradikcija.

Ministarstvo financija Rusije ima drugačije stajalište. U dopisu od 9. veljače 1999. br. 04-01-10 službenici ovog odjela su "objasnili" da tu nema proturječja. Samo što je riječ o različitim dokumentima: neki su potrebni za računovodstvene svrhe, drugi za porezne svrhe. Ali opet, ni riječi o tome kako podijeliti primarne dokumente na računovodstvene i porezne.

Stoga, ako ste u nedoumici, kako biste izbjegli nesporazume, čuvajte svoje primarne računovodstvene i porezne dokumente 5 godina.

Zahtjevi arhivskog zakonodavstva

Ne treba zaboraviti da su osim zakona "O računovodstvu" i Poreznog zakona uvjeti pohrane dokumenata regulirani arhivskim zakonodavstvom. Dakle, u Popisu tipičnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane (odobren naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558), detaljno je navedeno koji dokumenti treba čuvati koliko dugo.

Za primarne knjigovodstvene isprave ovaj popis također utvrđuje rok čuvanja od 5 godina. Ali dokumente o kadrovskoj evidenciji (uključujući osobne račune zaposlenika (i u njihovoj odsutnosti - izjave o poravnanju (namiri i plaćanju)) popis obvezuje čuvati 75 godina.

Uvjeti čuvanja dokumenata u dioničkim društvima utvrđeni su Odlukom Federalne komisije za tržište vrijednosnih papira od 16. srpnja 2003. br. 03 33/ps.

Organizacije same određuju gdje će pohraniti obrađene dokumente. Dakle, možete:

  • čuvati dokumente u poduzeću;
  • predati dokumente na pohranu u arhiv (javni ili privatni).

Odgovornost za kršenje pravila čuvanja dokumenata

Ako porezna inspekcija tijekom nadzora utvrdi da nemate primarne isprave, fakture ili računovodstvene (porezne) knjigovodstvene registre, ima pravo kazniti vašu tvrtku.

Iznos novčane kazne za takav prekršaj (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije):

  • 10.000 rubalja ako nema računovodstvenih ili poreznih dokumenata koji se odnose na jedno porezno razdoblje;
  • 30 000 rubalja ako nema računovodstvenih ili poreznih dokumenata za nekoliko poreznih razdoblja;
  • 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja, ako je nedostatak dokumenata doveo do podcjenjivanja porezne osnovice.

Imajte na umu da porezna uprava može tražiti dokumente tvrtke samo za posljednje tri godine, a vi ih morate čuvati četiri godine. A to znači da porezna tijela nemaju pravo kazniti vašu tvrtku prema članku 120. Poreznog zakona Ruske Federacije zbog nepostojanja računovodstvenih ili poreznih dokumenata za posljednju (četvrtu) godinu.

Osim toga, za kršenje postupka i uvjeta pohrane računovodstvenih dokumenata, čelniku tvrtke može se izreći administrativna novčana kazna. Iznos novčane kazne je od 2000 do 3000 rubalja (članak 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Imajte na umu: ova se novčana kazna može izreći i za nepoštivanje računovodstvenog zakonodavstva o postupku i uvjetima pohranjivanja računovodstvenih dokumenata, kao i za kršenje zahtjeva Poreznog zakona za pohranu poreznih knjigovodstvenih dokumenata.

Ako porezna uprava utvrdi da ste prekršili pravila pohranjivanja knjigovodstvenih dokumenata, ima pravo sastaviti zapisnik o tom prekršaju i poslati ga mirovnom sucu koji će odlučiti hoće li izreći novčanu kaznu načelniku vaša tvrtka ili ne.

Sudac može kazniti za kršenje uvjeta čuvanja dokumenata i na inicijativu djelatnika arhivske službe. Kazna može biti u obliku opomene ili novčane kazne. Veličina novčane kazne koja se izriče građanima kreće se od 100 do 300 rubalja; za dužnosnike - od 300 do 500 rubalja (članak 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Kršenje uvjeta za pohranjivanje dokumenata u ovom slučaju znači kršenje uvjeta utvrđenih u Popisu standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija (odobren nalogom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558).

Mnoge regije Rusije imaju vlastito arhivsko zakonodavstvo, koje predviđa administrativnu odgovornost za kršenje pravila pohranjivanja arhivskih dokumenata. U Moskvi, na primjer, to je Zakon grada Moskve od 28. studenog 2001. br. 67 „O arhivskom fondu Moskve i arhivima“.

Međutim, zapamtite: regionalne vlasti mogu uspostaviti administrativnu odgovornost samo u okviru zakona i samo za kršenje lokalnog zakona. Istodobno, iznos novčane kazne za službenike ne može biti veći od 50.000 rubalja (članak 3.5 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Ako vas lokalne vlasti pokušaju kazniti na temelju normi utvrđenih ne zakonom, već drugim regulatornim dokumentom (dekretom, rezolucijom, naredbom), ili zbog kršenja ne regionalnog, već saveznog zakonodavstva, ili u iznosu većem od 50.000 rubalja , idite na sud: imate sve šanse da dobijete slučaj.

Prije ili kasnije, voditelji organizacije, kao i voditelji odjela za planiranje i ekonomiju, suočavaju se s pitanjem pohranjivanja i zbrinjavanja dokumentacije, posebno akta o izvršenom radu. Koji su uvjeti njihovog skladištenja i tko je za to odgovoran?

Domaće zakonodavstvo obvezuje poslovne subjekte, bez obzira na pravni oblik vlasništva, na osiguranje sigurnosti interne dokumentacije. Konkretno, uređuje postupak i uvjete pohranjivanja akata o obavljenom radu i pruženim uslugama, čije je ignoriranje i nepoštivanje prepuno kazni koje se primjenjuju na organizaciju. Stoga je relevantno pitanje "koliko je akata o izvršenom poslu pohranjeno".

Navedena dokumentacija prati ugovore građanskog prava i temelj je za izvješće izvođača prema naručitelju o vremenu, obujmu i kvaliteti obavljenih radova. Osim toga, oni:

  • potvrditi pravnu snagu zaključenog posla između njegovih stranaka;
  • sadrže analitičke podatke za izvješćivanje o aktivnostima poslovnog subjekta.

Odlučivši se o statusu akata o obavljenom poslu u općem tijeku dokumenata organizacije, trebali biste shvatiti koje je razdoblje njihove pohrane i tko je za to odgovoran.

Odgovornost za vođenje evidencije

Domaće zakonodavstvo nameće obvezu osiguranja sigurnosti interne dokumentacije čelniku organizacije, a glavni računovođa je odgovoran za registraciju i prijenos u arhivu. Prilikom predaje akata u arhiv, arhivist ili druga ovlaštena osoba treba paziti na njihovu sigurnost. Do ovog trenutka akti se pohranjuju u računovodstvu za odgovornost zaposlenika koje bira šef računovodstva.

Uvjeti čuvanja potvrda o obavljenim radovima

Budući da se ovi akti odnose na primarnu dokumentaciju, točan rok njihovog čuvanja, prema zahtjevima domaćeg arhivskog poslovanja, je najmanje 60 mjeseci nakon izvještajne godine. Obračun razdoblja počinje od 01.01. nove godine koja slijedi nakon izvještajne.

Ovaj zahtjev je relevantan i za tipkane tiskane primjerke i za elektroničke verzije. Što se tiče potonjeg, u mnogim programima možete ručno postaviti razdoblje za pohranjivanje dokumentacije u bazu podataka, nakon čega se ona uništava.

Dakle, ako akti o izvršenim radovima pokazuju da su radovi obavljeni u 20xx godini, tada dokumente treba čuvati do 20xx + 5 godina.

Ako niste pronašli dokument koji vam je potreban na našoj web stranici, samo ostavite komentar sa svojom e-mail adresom. Dobit ćete dokument koji vam je potreban, a također će biti objavljen u skoroj budućnosti na našoj web stranici -.

E.V. Bijeli čovjek Stručnjak časopisa Russian Tax Courier, uz sudjelovanje stručnjaka iz Federalne porezne službe Rusije
Časopis Russian Tax Courier, br. 6, 2009

Sve poslovne transakcije koje provodi bilo koja organizacija moraju biti dokumentirane popratnim dokumentima. One su primarne knjigovodstvene isprave i služe kao osnova za računovodstvo. To je navedeno u stavku 1. članka 9. Saveznog zakona od 21. studenog 1996. br. 129-FZ (u daljnjem tekstu - Zakon br. 129-FZ). Osim toga, isti ti dokumenti služe za obračun i plaćanje poreza i naknada. Često je arhiva dokumenata za cijelo razdoblje djelovanja tvrtke toliko opsežna da nema mjesta za postavljanje novih dokumenata. Dakle, trebali biste utvrditi koliko dugo trebate čuvati određene dokumente. Možda bi neke od njih trebalo uništiti.

Računovodstveni dokumenti

Opći uvjeti za pohranu primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća utvrđeni su u članku 17. Zakona br. 129-FZ. Navodi se da organizacija mora čuvati te dokumente najmanje pet godina. Za određivanje rokova čuvanja za pojedine vrste dokumenata potrebno je voditi se Popisom standardnih dokumenata upravljanja nastalih u djelatnosti organizacija, s naznačenim rokovima čuvanja, koji je odobrio Federalni arhiv 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu - Popis). Podaci o najčešćim vrstama dokumenata prikazani su u donjoj tablici.

Imajte na umu: rokovi navedeni u Popisu moraju se računati ne od datuma izrade dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine. To je zapisano u točki 2.9 Upute za korištenje Popisa, koju je Federalni arhiv odobrio 6. listopada 2000. godine (u daljnjem tekstu: Uputa). Na primjer, računanje roka čuvanja predmeta završenih u 2008. godini počinje 1. siječnja 2009. godine.

Štoviše, organizacija, uzimajući u obzir specifičnosti svoje djelatnosti, ima pravo povećati trajanje pohrane dokumenata u usporedbi s razdobljem utvrđenim u Popisu (točka 2.11. Uputa). Takva odluka je formalizirana nalogom čelnika tvrtke ili je utvrđena u njegovoj računovodstvenoj politici.

Porezne prijave i dokumenti za obračun poreza

Uvjeti tijekom kojih je organizacija dužna voditi porezne izvještaje utvrđeni su u stavku 170. Popisa. Dakle, godišnje porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina, tromjesečne - najmanje pet godina, mjesečne - najmanje godinu dana. Ako ne postoji godišnje izvješće (npr. za PDV), tromjesečne i mjesečne porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina. Mjesečna izvješća u nedostatku tromjesečnih treba se čuvati najmanje pet godina.

Uvjeti čuvanja dokumenata na temelju kojih organizacija obračunava poreze i naknade nigdje nisu jasno navedeni. Samo podstavak 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da su porezni obveznici dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza tijekom četiri godine. Ti dokumenti posebice uključuju računovodstvene i porezno knjigovodstvene podatke, kao i druge isprave kojima se potvrđuje primitak prihoda, rashoda, uplata i poreza po odbitku.

Sličan zahtjev utvrđen je u podstavku 5. stavka 3. članka 24. Poreznog zakona Ruske Federacije za porezne agente. U roku od četiri godine moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun, obustavu i prijenos poreza.

Od kojeg datuma se računa ovaj četverogodišnji rok? Ministarstvo financija Rusije vjeruje da navedeno razdoblje počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za sastavljanje poreznih izvješća, obračunavanje i plaćanje poreza, potvrđivanje primljenih prihoda i nastalih troškova (pismo od 18.10.2005. broj 03-03- 02.04.83).

Bilješka

Za dionička društva - posebna pravila

Uvjeti tijekom kojih dionička društva moraju čuvati svoje dokumente utvrđeni su Pravilnikom o postupku i uvjetima pohrane dokumenata dioničkih društava, odobrenim Rezolucijom br. 03-33/ps Federalne komisije za vrijednosne papire Rusije od 16. srpnja 2003. Dakle, dužni su godišnje financijske izvještaje čuvati trajno, odnosno tijekom cijelog razdoblja poslovanja organizacije. Trajni zapisi također uključuju:

  • dokumenti o stvaranju, reorganizaciji poduzeća;
  • statut društva, njegove izmjene i dopune;
  • potvrda o državnoj registraciji tvrtke;
  • odluke o izdavanju vrijednosnih papira, prospekti za izdavanje vrijednosnih papira;
  • zapisnik sa skupštine dioničara;
  • zapisnici sa sjednica upravnog odbora (nadzornog odbora);
  • popisi povezanih osoba društva;
  • propisi o podružnicama i predstavništvima društva;
  • zapisnici sa sjednica odbora (uprave) društva, odluke direktora (generalnog direktora, predsjednika) društva;
  • glasački listići;
  • zaključci revizijske komisije (revizora) društva i dr.

Pretpostavimo da je dioničko društvo likvidirano. Ako ima ugovor s ustanovom Rosarchive, dokumente trajnog roka čuvanja i prema osoblju prenosi u državni arhiv.

Ako s arhivom ne postoji ugovorni odnos, državni arhiv dužan je primiti na pohranu samo dokumente o kadrovskom sastavu zaposlenika poduzeća. Mjesto čuvanja ostalih dokumenata određuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Ako dioničko društvo prestane s radom kao rezultat reorganizacije, izvornici njegovih dokumenata mogu se prenijeti samo na jedno od novostvorenih društava (u pravilu, društvo s najvećom neto vrijednošću imovine)

Knjigovodstvene isprave: primarne knjigovodstvene isprave, blagajničke isprave i knjigovodstvene knjige - moraju se čuvati pet godina nakon izvještajne godine. Dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstvenih evidencija. kao što su računovodstvene politike – čuvaju se najmanje pet godina nakon isteka godine. u kojem su zadnji put korišteni za izradu financijskih izvještaja.

Osim toga, mogu se utvrditi duža razdoblja čuvanja računovodstvenih dokumenata - Poreznim zakonom Ruske Federacije, Zakonom N 212-FZ, Zakonom o arhiviranju i Popisom odobrenim Naredbom Ministarstva kulture od 25.08.2010. N 558 (u daljnjem tekstu - Popis).

Na primjer, financijski izvještaji moraju se čuvati trajno, tj. tijekom cijelog životnog vijeka organizacije.

Ako različiti regulatorni pravni akti utvrđuju različita razdoblja pohrane istog dokumenta, tada je potrebno odrediti razdoblje pohrane dokumenta prema aktu koji predviđa dulje razdoblje. Glavna posebna razdoblja pohrane dokumenata navedena su u tablici.

Vrsta dokumenta Rok trajanja
Dokumenti koji se koriste u porezne svrhe, uklj. primarni dokumenti i fakture Četiri godine nakon isteka poreznog razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za obračun poreza i prijavu poreza. Na primjer, dokumenti o dugotrajnoj imovini moraju se čuvati četiri godine nakon godine u kojoj će imovina:
- amortiziran;
- ili likvidiran;
- ili prodano.
Ako je dugotrajna imovina prodana s gubitkom, tada se dokumenti o njoj moraju čuvati četiri godine nakon godine u kojoj je takav gubitak u potpunosti uključen u rashode za porezne svrhe
Porezni knjigovodstveni registri i porezna izvješća Pet godina nakon isteka razdoblja za koje su sastavljeni
Dokumenti koji se koriste za obračun i plaćanje premija osiguranja PFR-u, FSS-u i FFOMS-u Šest godina nakon isteka godine u kojoj je dokument posljednji put korišten za obračun i iskazivanje premija osiguranja
Dokumenti o osoblju (tj. dokumenti koji odražavaju radne odnose), uklj. ugovori o radu, osobne kartice (obrazac N T-2), osobni računi (obrazac N T-54) zaposlenika, nalozi i nalozi za zapošljavanje, premještaj, otkaz, bonuse i dr. Dokumenti nastali: - prije 2003. godine, čuvaju se 75 godina od datuma nastanka;
Novčana primanja za obračun plaća Pet godina nakon isteka godine u kojoj je dokument sastavljen. Ali u nedostatku osobnih računa (obrazac N T-54) za ovu godinu, gotovinski dokumenti za izdavanje plaća stvoreni: - prije 2003., pohranjuju se 75 godina od datuma stvaranja;
Vremenski listovi (grafikoni), dnevnici radnog vremena Pet godina nakon isteka godine u kojoj su sastavljeni. Ali kada se odražavaju u dokumentima o obračunu razdoblja radnog vremena rada u štetnim ili opasnim uvjetima rada, oni se pohranjuju: - ako su stvoreni prije 2003. - 75 godina od datuma stvaranja;

Razdoblje pohrane dokumenata koji potvrđuju porezni gubitak koji organizacija prenosi

Još jedna financijska godina bliži se kraju. Vrijeme je za svođenje računa. Organizacije procjenjuju je li bila uspješna u smislu financijskog učinka. Jedan od najočitijih pokazatelja uspjeha je financijski rezultat. Može biti i pozitivan - ostvarena je dobit i negativan - ostvaren je gubitak.

Gubitak se priznaje kao negativna razlika između prihoda i rashoda izračunatih u skladu s odredbama Poglavlja 25 Poreznog zakona Ruske Federacije. U svrhu oporezivanja dobiti, gubici se uzimaju u obzir na način propisan člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Opći postupak za prijenos gubitaka

Opći postupak prijenosa gubitaka sadržan je u članku 283. Poreznog zakona. U skladu s ovim pravilom, organizacije koje su ostvarile gubitak mogu umanjiti osnovicu poreza na dobit u tekućem poreznom razdoblju za cjelokupni iznos gubitka. Također, dio nastalog gubitka može se prenijeti u budućnost.

Vrijedno je napomenuti da prijenos gubitka rezultira privremenom razlikom koja se može odbiti.

To je važno

Pod privremenim razlikama podrazumijevaju se prihodi i rashodi koji čine računovodstvenu dobit (gubitak) u jednom izvještajnom razdoblju, a poreznu osnovicu za porez na dobit - u drugom ili drugim izvještajnim razdobljima.

Organizacije imaju pravo prenositi gubitke deset godina nakon godine u kojoj je gubitak nastao. Istovremeno se mogu uzeti u obzir iu punom iznosu i djelomično. Odnosno, obračun gubitaka može se "rastegnuti" za sljedeće godine, ali samo unutar 10 godina.

Međutim, organizacije nemaju jamstva da u narednim godinama više neće biti gubitaka i da će poduzeće dosljedno ostvarivati ​​dobit. Može doći do situacije u kojoj će tvrtka nakon 2-3 godine opet “otići u minus”.

U takvoj situaciji tvrtka neće moći smanjiti gubitke, jer neće ostvariti dobit. U ovom slučaju, zakonodavstvo predviđa mogućnost prijenosa gubitaka u sljedeću godinu, u kojoj će dobiti pozitivnu razliku između prihoda i rashoda.

Ali što ako je gubitak primljen ne u jednom poreznom razdoblju, već u nekoliko?

U tom se slučaju takvi gubici prenose prema redoslijedu kojim su nastali.

Primjer 1

Alfa LLC ima sljedeće financijske pokazatelje:

U 2008. godini ostvaren je gubitak od 468.900 rubalja

U 2009. godini ostvaren je gubitak od 351.300 rubalja

U 2010. godini ostvaren je gubitak od 112.600 rubalja

U 2011. godini ostvarena je dobit od 695.800 rubalja

Pri izračunu poreza na dobit za 2011. Alfa LLC uzima u obzir gubitke primljene u prethodnim poreznim razdobljima kronološkim redom u iznosu jednakom poreznoj osnovici za 2011., odnosno 695.800 rubalja.
Kao rezultat toga, gubitak za 2008. godinu smatrat će se potpuno otplaćenim: 695.800 rubalja. - 468900 rubalja. = 226900 rubalja. Porezni obveznik također može uzeti u obzir saldo od 226.900 rubalja za otplatu duga, ali već za 2009. godinu.
Gubitak za 2009. godinu smatrat će se djelomično otplaćenim: 351.300 rubalja. - 226900 rub. = 124400 rubalja. Razlika od 124.400 rubalja je preostali nepokriveni gubitak. Ova razlika i gubitak za 2010. u iznosu od 112.600 rubalja mogu se koristiti za smanjenje porezne osnovice za porez na dobit u budućim poreznim razdobljima. Istodobno, dio gubitka za 2009. (124.400 rubalja) može se uzeti u obzir do uključivo 2019., a gubitak iz 2010. (112.600 rubalja) do 2020. godine. Nakon navedenog razdoblja, gubici za te godine neće se priznati u porezne svrhe.

U svom dopisu br. 03-03-06/1/276 od 19. travnja 2010., stručnjaci financijskog odjela napomenuli su da se gubici mogu prenijeti ne samo na kraju poreznog razdoblja, već i na kraju izvještajnih razdoblja. . Drugim riječima, organizacije mogu uzeti u obzir gubitke nastale već počevši od prvog kvartala sljedeće godine, a ne čekati rezultate poreznog razdoblja. To je moguće samo ako će poduzeće poslovati s dobiti.
Prema postupku popunjavanja porezne prijave za porez na dobit (odobren Nalogom Federalne porezne službe Rusije od 15. prosinca 2010. br. MMV-7-3 / [e-mail zaštićen]) u tom slučaju potrebno je sastaviti Prilog br. 4 na listu 02 prijave, gdje se obračunava iznos gubitka koji umanjuje poreznu osnovicu.

Navedeni Dodatak se ne dostavlja po rezultatima od pola godine i devet mjeseci. A budući da se gubitak (ili njegov dio) može prenijeti na ta izvještajna razdoblja, iznos gubitka (dijela) mora se odraziti u retku 110 lista 02 porezne prijave.

U računovodstvu se nastali gubici uzimaju u obzir u cijelosti u izvještajnom razdoblju. Pritom se gubici za potrebe računovodstvenog i poreznog knjigovodstva mogu priznati na različite načine. Stoga je preporučljivo koristiti poseban porezni registar u poreznom računovodstvu kako bi se prikazao prijenos gubitaka za budućnost. Radi jasnoće, razmotrite primjer.

Primjer 2

Početkom 2012. Alfa LLC imala je neevidentirane gubitke za 2009. i 2010. u iznosu od 395.695 rubalja, odnosno 232.481 rublja. Izvještajna razdoblja su prvo tromjesečje, šest mjeseci i devet mjeseci.
Alfa doo ima sljedeće financijske pokazatelje za 2011. godinu:

Prvo tromjesečje - primljena je dobit od 128.439 rubalja;
- polugodište - primljena dobit 215317 rubalja;
- devet mjeseci - primljena je dobit od 349.941 rubalja;
- četvrto tromjesečje - dobit od 479.672 rubalja.

Budući da je Alfa LLC u prvom tromjesečju ostvarila dobit, moguće je prenijeti gubitak na ovo izvještajno razdoblje. U ovom slučaju, prema rezultatima prvog tromjesečja, Alpha LLC će imati poreznu osnovicu od 0 rubalja zbog prijenosa gubitka za 2009. godinu u iznosu od 128 439 rubalja. Neevidentirani gubitak za 2009. smanjit će se na 267.256 rubalja (395.695 rubalja - 128.439 rubalja).

Na kraju prvog polugodišta porezna osnovica iznosila je 215.317 rubalja, odnosno u odnosu na prvo tromjesečje porasla je za 86.878 rubalja. Zbog prenesenog salda gubitka iz 2009. porezna će osnovica također biti 0 rubalja. Nezabilježeni gubitak iz 2009. smanjit će se na 180.378 rubalja (267.256 rubalja - 86.878 rubalja).

Prema rezultatima 9 mjeseci porezna osnovica iznosila je 349.941 rublja, odnosno povećala se za 134.624 rublja. Veličina porezne osnovice, uzimajući u obzir nepreneseni gubitak 2009., bit će 0 rubalja. Neevidentirani gubitak u 2009. iznosit će 45.754 rublja (180.378 rubalja - 134.624 rublja).

Na kraju 2011. porezna osnovica iznosila je 479.672 rublja, odnosno povećala se za još 129.731 rublja. Alpha LLC smanjuje poreznu osnovicu za nepreneseni gubitak iz 2009. (45.754 rubalja) i počinje prenositi gubitak iz 2010. u iznosu od 83.977 rubalja (129.731 rubalja - 45.754 rubalja)

Dakle, porezna osnovica za 2011. bit će 0 rubalja. Stanje neisplaćenih gubitaka u 2010. iznosit će 148.504 rublja.

Prenesimo rezultate izračuna u ogledni porezni knjigovodstveni registar.

U ovom registru logično je osigurati stupac za prikaz promjena u iznosu odgođene porezne imovine (u daljnjem tekstu - IT) u vezi s prijenosom gubitka u poreznom računovodstvu za budućnost.
Pažnja: Odgođena porezna imovina je iznos za koji se može umanjiti obračunati porez na dobit u sljedećem izvještajnom razdoblju (razdobljima).

Početkom 2011. vrijednost IT-a je 125.635,20 rubalja ((395.695 rubalja + 232.481 rubalja) x 20%). Preneseni gubitak u prvom kvartalu smanjit će ga za 25.687,80 RUB (128.439 RUB x 20%). Posljedično, na početku drugog tromjesečja, vrijednost SHE će biti 99.947,40 rubalja (125.635,20 rubalja - 25.687,80 rubalja). Na kraju svakog sljedećeg tromjesečja dolazi do smanjenja IT-a. Početkom 2012. vrijednost odgođene porezne imovine smanjena je na 29.700,80 RUB (99.947,40 RUB - 17.375,60 RUB - 26.924,80 RUB - 25.946,20 RUB), gdje je 17.375,60 RUB (RUB 86.878 x 20%);

Smanjeni iznosi SHA upisuju se u odgovarajući stupac porezne evidencije.

Uzorak popunjavanja poreznog registra "prenos gubitaka"

Razdoblje Razdoblje
pojava
gubitak 		Ostatak
nepreneseno
gubitak, rub. 		Oporeziva osnovica, rub. Obračunati gubitak, rub. Količina SHE, trljajte.
Za četvrtinu rastući
ukupno 		Za četvrtinu rastući
ukupno
Početak 2011 2009
2010 		395695
232481 		-
 -

 -
 -
 125635,2
1 četvrtina 2009 395695 128439 128439 128439 128439 125635,2
- 25687,8
pola godine 2009 267256 86878 215317 86878 215317 99947,4
- 17375,6
9 mjeseci 2009 180378 134624 349941 134624 349941 82571,8
- 26924,8
2011 2009
2010 		45754
232481 		129731 479672 129731 479672 55647
- 25946,2
Početak 2012 2010 148504 - - - - 29700,8

Istodobno, ako je poduzeće na kraju izvještajnih razdoblja ostvarilo dobit i umanjilo je za iznos IT-a, a na kraju godine ostvarilo negativan financijski rezultat, tada evidentirani gubici automatski postaju nepodmireni. To je zbog činjenice da je iznos gubitka koji se uzima u obzir pri izračunu poreza na dobit na temelju rezultata izvještajnih razdoblja srednji. Konačni rezultat utvrđuje se rezultatima poreznog razdoblja, odnosno godine.

Razdoblja čuvanja dokumenata

Opći postupak čuvanja isprava obvezuje porezne obveznike na čuvanje knjigovodstvenih isprava četiri godine. Zakon od 21. studenog 1996. br. 129-FZ navodi da se primarni računovodstveni dokumenti moraju čuvati najmanje pet godina.

S druge strane, kod prijenosa gubitaka za buduća porezna razdoblja, tvrtke su dužne čuvati dokumente za cijelo razdoblje otpisa. Dakle, ako organizacija trpi gubitke iz prethodnih godina 10 godina, onda mora čuvati dokumente za cijelo razdoblje. Odnosno, postoji poseban postupak za pohranu dokumenata prilikom prijenosa gubitaka, koji se razlikuje od općih pravila sadržanih u podstavku 8. stavka 1. članka 23. Poreznog zakona.

Jasno je da se dokumenti koji potvrđuju gubitke moraju čuvati toliko dugo da bi se potvrdili troškovi u slučaju porezne kontrole na licu mjesta. A što učiniti s dokumentima ako je već obavljen terenski nadzor tih razdoblja u kojima su uračunati gubici iz prethodnih godina?

Po ovom pitanju stručnjaci iz financijske uprave objašnjavaju da je potrebno čuvati dokumentaciju za cijelo razdoblje otpisa gubitaka, čak i ako su porezni nadzori obavljeni za razdoblja u kojima su gubici primljeni (dopis Ministarstva financija Rusije od 23. travnja 2009. br. 03-03-06/1/276). U pismu je također navedeno da Porezni zakon ne predviđa prestanak obveze pohranjivanja dokumenata koji potvrđuju gubitke u vezi s poreznom revizijom. Stoga je daljnji otpis gubitaka moguć samo ako su ti dokumenti dostupni.

Općenito, ovo stajalište potvrđuju arbitri. Pritom napominju da ako je porezno tijelo tijekom neposrednog nadzora provjerilo ispravnost obračuna nastale štete, nema pravo ponovno tražiti dokaze prilikom sljedećeg poreznog nadzora obavljenog tijekom upisa. -isključenje ovog gubitka (Dekret Savezne antimonopolske službe Zapadnosibirskog okruga od 05. rujna 2007. br. F04-5962 / 2007 (37734-A45-40) i Savezne antimonopolske službe Sjeverozapadnog okruga od 16. siječnja , 2007 u predmetu br. A56-22363 / 2006).

Dakle, ako porezni nadzor nije obavljen i nema dokumenata koji potvrđuju gubitke, tada porezni obveznici nemaju pravo prenositi gubitke u budućnost zbog činjenice da su u ovom slučaju prekršili stavak 4. članka 283. Poreznog zakona. Kodeks (rezolucija Savezne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 23. rujna 2008. br. KA-A40 / 8513-08-2 i FAS Dalekoistočnog okruga od 15. kolovoza 2008. br. F03-A51 / 08-2 / 3204).

Prenošenje gubitka pri reorganizaciji

Neke organizacije već nekoliko godina zaredom mogu donijeti samo gubitke. Najlakše bi bilo zatvoriti firmu. Međutim, postaje šteta za trud i sredstva uložena u stvar. U takvoj situaciji mnogi vlasnici reorganiziraju poduzeća. Pokušavaju svim raspoloživim sredstvima spasiti posao.

Propisi o porezima i naknadama također predviđaju mogućnost prijenosa gubitaka u buduća porezna razdoblja u slučaju reorganizacije. To je navedeno u stavku 5. članka 283. Poreznog zakona.

Reorganizacija poduzeća može se pojaviti u različitim oblicima. Istovremeno, prilikom ovakvih događanja uvijek postoji organizacija sljednik i reorganizirana pravna osoba.

Organizacija sljednik može umanjiti svoje prihode za iznos gubitaka. U tom slučaju, nastali gubici moraju biti dokumentirani i prikazani u poreznim prijavama reorganiziranog subjekta. Organizacija sljednik može prenijeti gubitke samo tijekom preostalog razdoblja za koje ih reorganizirano poduzeće nije uzelo u obzir (pismo Ministarstva financija Rusije od 7. lipnja 2011. br. 03-03-06 / 1/328).

Međutim, u slučaju reorganizacije, kada se novo poduzeće odvoji od reorganiziranog, izdvojena osoba neće moći uzeti u obzir gubitke. Tako se u pismu Ministarstva financija Rusije od 24. lipnja 2010. br. 03-03-06 / 1/428 napominje da tijekom reorganizacije u obliku spin-offa reorganizirana organizacija ne prestati s radom, pa stoga gubitak reorganizirane tvrtke ne mogu prenijeti u budućnost od strane spin-off organizacija na način propisan člankom 283. Poreznog zakona.

Prijelaz na USN

Porezni obveznici imaju pravo prijeći na pojednostavljeni sustav oporezivanja od početka novog poreznog razdoblja. Međutim, mora ispunjavati niz kriterija definiranih u poglavlju 26.2 Poreznog zakona.
Ako je poduzeće prešlo na pojednostavljeni režim oporezivanja, tada je nemoguće otpisati gubitke iz prethodnih godina tijekom razdoblja primjene općeg poreznog sustava. Podsjetimo, prijenos gubitaka odnosi se na porezne obveznike koji su kao predmet oporezivanja odabrali "dohodak umanjen za rashode".

Međutim, u ovom slučaju mogućnost podnošenja gubitaka ne nestaje u potpunosti. Jednostavno se prekida do trenutka kada se poduzeće vrati u opći režim oporezivanja. Istodobno, ne zaboravite da se gubici mogu prenositi samo 10 godina. Drugim riječima, ovo razdoblje će uključivati ​​i godine kada je tvrtka primjenjivala pojednostavljeni porezni sustav. Ovo stajalište odražava se u pismu Ministarstva financija Rusije od 28. siječnja 2011. br. 03-11-11/18. Također je vrijedno napomenuti da se gubitak ostvaren tijekom razdoblja primjene pojednostavljenog poreznog sustava prilikom prelaska na opći režim oporezivanja ne može prenijeti.

Pri primjeni pojednostavljenog poreznog sustava porezni obveznici imaju pravo promijeniti predmet oporezivanja. Kako u ovoj situaciji uzeti u obzir gubitke nastale tijekom godina korištenja objekta "dohodak minus rashodi" pri prelasku na obračun poreza na dohodak?

U ovoj situaciji prijenos se provodi slično postupku predviđenom prilikom promjene režima oporezivanja. Ovo mišljenje je izraženo u pismu Ministarstva financija Rusije od 16. ožujka 2010. br. 03-11-06/2/35.
Također je vrijedno spomenuti da kod primjene pojednostavljenog poreznog sustava gubitak ostvaren na kraju prošle godine ne utječe na plaćanje akontacije. Federalna porezna služba Rusije smatra da je neplaćanje akontacije za "pojednostavljeni" porez u ovom slučaju nezakonito (pismo od 14. srpnja 2010. br. ShS-37-3 / [e-mail zaštićen]).

Mišljenje Federalne porezne službe

Kod primjene pojednostavljenog poreznog sustava gubitak ostvaren na kraju prethodne godine ne utječe na plaćanje predujma. Takav neugodan zaključak donijeli su službenici Federalne porezne službe Rusije u pismu od 14. srpnja 2010. br. ŠS-37-3/6701.

U skladu sa stavkom 1. članka 346.19 Poreznog zakona, porezno razdoblje za porezne obveznike koji primjenjuju pojednostavljeni sustav oporezivanja je kalendarska godina.

Istodobno, akontacije se obračunavaju na temelju rezultata izvještajnog razdoblja, a "pojednostavljeni" ima pravo smanjiti poreznu osnovicu samo na temelju rezultata poreznog razdoblja (kalendarske godine). Slijedom toga, porezni obveznik nema pravo pri obračunu akontacija uzeti u obzir iznos gubitaka ostvarenih u prethodnim poreznim razdobljima.

U pismu od 01. travnja 2011. br. 03-11-06 / 2/42, Ministarstvo financija Rusije navelo je da je postupak plaćanja poreza i akontacija poreza obvezan za sve "pojednostavljene", uključujući i porezne obveznike koji, po rezultatima prethodnih poreznih razdoblja pretrpjeli gubitke.

stopa 0 posto

1. siječnja 2011. članak 283. Poreznog zakona dopunjen je novim stavkom. Počevši od tog datuma, porezni obveznici nemaju pravo prenijeti gubitke ostvarene iz aktivnosti 0% oporezivog dohotka.

Imajte na umu da se porezna osnovica za dohodak koji se oporezuje po stopi različitoj od 20% utvrđuje posebno. Istodobno, trebao bi voditi zasebne evidencije prihoda (rashoda) za operacije za koje je, u skladu s Poglavljem 25. Poreznog zakona, predviđen drugačiji postupak računovodstva dobiti i gubitka (pismo Ministarstva financija Rusije od 25. studenog 2010. godine broj 03-03-06 / 1 /740).

Porezna stopa od 0% primjenjuje se na sljedeće vrste prihoda.

Prema prihodima koje ruske organizacije primaju u obliku dividendi. U tom slučaju moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

  • primatelj prihoda mora kontinuirano posjedovati 50% temeljnog kapitala organizacije koja je izvor isplate dividende na pravu vlasništva 365 dana;
  • primatelj dohotka mora posjedovati potvrde depozitara koje daju pravo na primanje najmanje 50% svih isplaćenih dividendi.

Na prihode u obliku kamata na državne i općinske obveznice izdane zaključno s 20. siječnja 1997., kao i na obveznice državnog deviznog obvezničkog zajma iz 1999. godine, serija III.
Treba napomenuti da porezni obveznik ne može ostvariti gubitak od primanja dividendi ili kamata na vrijednosne papire, te navedeni prihodi zapravo čine zasebnu poreznu osnovicu koja može imati samo pozitivnu vrijednost. Slijedom toga, organizacije koje ostvaruju takve prihode i na njih primjenjuju stopu poreza na dobit od 0% ne mogu izgubiti pravo na priznavanje gubitaka za prethodna porezna razdoblja od 2011. godine.

Dobit koju je primila Banka Rusije od aktivnosti povezanih s obavljanjem funkcija predviđenih Saveznim zakonom br. 86-FZ od 10. srpnja 2002.

Za poljoprivredne proizvođače, za poslove prodaje vlastitih poljoprivrednih proizvoda, kao i prodaju vlastitih poljoprivrednih proizvoda koje te organizacije proizvedu i prerade do kraja 2012. godine.

Počevši od 2013. stopa za njih raste na 18%. Tijekom tog razdoblja također će izgubiti pravo na prijenos iznosa gubitaka ostvarenih od relevantnih vrsta djelatnosti za prethodna porezna razdoblja kada su koristili stopu od 0%.

Dobit koju je primila organizacija koja je dobila status sudionika u projektu Skolkovo. Dakle, organizacije koje će biti priznate kao sudionici u projektu Skolkovo i za koje će navedena dobit biti oporezovana po stopi od 0%, ne postoji mogućnost prijenosa poreznih gubitaka u budućnost, koji mogu nastati tijekom razdoblja oporezivanja prihod po stopi od 0%.

Djelatnosti uslužnih djelatnosti i poljoprivrednih gospodarstava

Od početka 2011. redoslijed oporezivanja uslužnih djelatnosti i poljoprivrednih gospodarstava (u daljnjem tekstu OPH) doživio je velike promjene. Sukladno tome, promijenjen je i postupak obračunavanja gubitaka i njihovog prijenosa u buduća razdoblja.

Posebna pravila

Organizacije koje u svom sastavu imaju podružnice uslužnih djelatnosti i poljoprivredna gospodarstva moraju posebno utvrđivati ​​poreznu osnovicu za djelatnost tih podružnica. Gubitak iz djelatnosti pojedinog odjela OPH nadoknađuje se samo dobiti koju taj odjel ostvaruje.

Porezni obveznici koji u svom sastavu imaju podružnice OPH moraju posebno utvrditi poreznu osnovicu za djelatnost tih podružnica.

Za priznavanje gubitka od aktivnosti OPH moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

  • trošak robe (radova, usluga) objekata OPH trebao bi odgovarati trošku sličnih usluga koje pružaju specijalizirane organizacije koje se bave sličnim aktivnostima;
  • troškovi održavanja objekata OPH ne bi trebali premašiti uobičajene troškove servisiranja sličnih objekata od strane specijaliziranih organizacija za koje je ova djelatnost glavna;
  • uvjeti pružanja usluga (obavljanja poslova) ne razlikuju se bitno od uvjeta pod kojima djeluju specijalizirane organizacije.

Ako barem jedan od ovih uvjeta nije ispunjen, tada se gubitak na objektima OPF-a može prenijeti u razdoblje koje ne prelazi 10 godina. Za pokriće ovog gubitka može se koristiti samo dobit ostvarena radom objekata OPH. Drugim riječima, gubitak od djelatnosti, kao što je menza, može se nadoknaditi samo dobiti koju ostvaruje ta ista menza.

Porezni obveznici čiji broj zaposlenih iznosi najmanje 25% radno aktivnog stanovništva dotičnog mjesta i koji uključuju strukturne pododsjeke OPH, počevši od 1. siječnja 2011., imaju pravo priznati u porezne svrhe stvarno nastale troškove za održavanje ovih objekata.

Ako organizacija ne ispunjava te kriterije, tada se nastali gubitak može uzeti u obzir pri izračunu porezne osnovice samo ako su ispunjeni gore navedeni uvjeti. U suprotnom, prijenos gubitka se provodi na gore opisani način.

Koji su uvjeti za pohranu dokumenata u organizaciji

U Saveznom zakonu od 22. listopada 2004. broj 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji" u čl. 17 kaže:

Državna tijela, tijela lokalne samouprave, organizacije i građani koji se bave poduzetničkim aktivnostima bez osnivanja pravne osobe dužni su osigurati sigurnost arhivskih dokumenata, uključujući dokumente o osoblju, tijekom razdoblja njihovog skladištenja utvrđenog saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim propisima. akti Ruske Federacije, kao i popisi dokumenata predviđenih dijelom 3. članka 6. i dijelom 1. članka 23. ovog Saveznog zakona.

Popis "drugih regulatornih pravnih akata Ruske Federacije" uključuje:

Odobren "Popis tipičnih upravnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom rada državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom uvjeta njihovog čuvanja". Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558;

  1. Odobren popis tipičnih arhivskih dokumenata nastalih u znanstvenim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja pohrane. Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. srpnja 2007. br. 1182;
  2. Popis standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih odbora, ministarstava, odjela i drugih institucija, organizacija, poduzeća, s naznakom razdoblja skladištenja, odobren. Glavni arhiv SSSR-a od 15.08.1988.

Uvjeti čuvanja dokumenata dioničkih društava definirani su Pravilnikom o postupku i uvjetima čuvanja dokumenata dioničkih društava, odobren. Dekret Savezne komisije za vrijednosne papire Ruske Federacije od 16. srpnja 2003. br. 03-33/ps.

Postupak pohranjivanja kadrovske i knjigovodstvene dokumentacije

Razdoblja čuvanja utvrđena regulatornim dokumentima Ruske Federacije strogo su obvezna za sve organizacije koje rade s dokumentima.

Dokument se predaje Arhivu na čuvanje od siječnja godine koja slijedi nakon isteka godine korištenja dokumenta.

Primjer:

Ako je dokument prestao s korištenjem u rujnu 2013., preporuča se prenijeti ga na pohranu 1. siječnja 2014.

Dokumenti koji se predaju u arhivu imaju jasno određeno razdoblje pohrane, koje su organizacije dužne pridržavati se zakona - privremeno (do 75 godina) i trajno razdoblje pohrane. Dokumenti kojima je istekao rok valjanosti podliježu uništenju.

Među dokumentima upravljanja koji se moraju čuvati 75 godina su osobni dosjei zaposlenika i registri industrijskih nesreća.

Općenito, dokumenti se dijele u skupine prema razdoblju čuvanja:

  • dokumenti s ograničenim rokom čuvanja
  • trajna pohrana dokumenata
  • skladištenje do potrebe
  • skladištenje dok se ne zamijene novim dokumentima

Zapisi o ljudskim resursima obično se čuvaju u odjelu za ljudske resurse, u vlastitom arhivu organizacije ili izvan mjesta u profesionalnom komercijalnom arhivu. Postupak pohranjivanja kadrovske dokumentacije reguliran je radnim zakonodavstvom.

Određeni kadrovski dokumenti spadaju u skupinu „dokumenti s rokom trajanja na zahtjev“.

Jedna od najvažnijih zadaća voditelja tvrtke i kadrovske službe je obveza jamčenja sigurnosti osobnih podataka svakog zaposlenika. Osobni podaci uključuju informacije sadržane u osobnom dosjeu.

Određeni zahtjevi za prostorije u kojima se čuvaju osobni dosjei zaposlenika nisu utvrđeni zakonom.

Obrasci radnih knjižica i ulošci pohranjuju se u sefove, metalne ormare ili posebno opremljene prostorije. Ti su dokumenti uvršteni u popis dokumenata stroge odgovornosti, pa se za njihovo čuvanje nameću stroga pravila.

Primarni dokumenti, računovodstvena izvješća i registri podliježu prijenosu u arhivu, to je regulirano "Pravilnicima o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu" (odobreno od strane Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105):

Osobni podaci zaposlenika su informacije koje traži poslodavac u vezi s radnim odnosom, a odnose se na određenog zaposlenika. (Članak br. 85 Zakona o radu Ruske Federacije)

Uredbom se uređuje i postupak čuvanja knjigovodstvene dokumentacije - primarnih dokumenata, knjigovodstvenih registara, računovodstvenih izvješća i bilanci:

6.2. Primarni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstvena izvješća i bilance, prije prijenosa u arhivu poduzeća, ustanove, moraju se čuvati u računovodstvu u posebnim prostorijama ili zaključanim ormarima pod odgovornošću osoba koje ovlasti glavni računovođa.

Obrasce stroge prijave treba čuvati u sefovima, metalnim ormarima ili posebnim prostorijama kako bi se osigurala njihova sigurnost.

6.3. Postupak pohranjivanja primarnih i izlaznih dokumenata na strojno čitljivi medij definiran je relevantnim regulatornim dokumentima koji uređuju vođenje računovodstva u uvjetima njegove mehanizacije (automatizacije).

6.4. Ručno obrađeni primarni dokumenti tekućeg mjeseca, koji se odnose na određeni knjigovodstveni registar, popunjavaju se kronološkim redom i prate ih potvrda za arhivu.

Blagajnički nalozi, avansna izvješća, bankovni izvodi s pripadajućim dokumentima moraju biti odabrani kronološki i uvezani.

Određene vrste dokumenata (radni nalozi, izvješća o smjenama) mogu se pohraniti neuvezani, ali arhivirani u mapama kako bi se spriječio njihov gubitak ili zlouporaba.

6.5. Rok čuvanja primarnih dokumenata, knjigovodstvenih registara, računovodstvenih izvještaja i bilanci u arhivi poduzeća, ustanove utvrđuje se prema Popisu standardne dokumentarne građe koja nastaje u radu ministarstava i drugih institucija, organizacija i poduzeća, s naznakom razdoblja pohrane materijala odobrena od strane Glavne uprave za arhive pri Vijeću ministara SSSR-a.

6.6. Sigurnost primarnih dokumenata, računovodstvenih registara, računovodstvenih izvješća i bilanci, njihovo izvršenje i prijenos u arhivu osigurava glavni računovođa poduzeća, ustanove.

Izdavanje primarnih dokumenata, računovodstvenih registara, računovodstvenih izvješća i bilanci iz računovodstva i iz arhive poduzeća, ustanove zaposlenicima drugih strukturnih odjela poduzeća, ustanove, u pravilu, nije dopušteno, au nekim slučajevi mogu se provoditi samo po nalogu glavnog računovođe.

6.7. Povlačenje primarnih dokumenata, računovodstvenih registara, računovodstvenih izvješća i bilanci iz poduzeća, ustanova mogu provoditi samo istražna tijela, pretistražna tijela, tužiteljstvo i sudovi na temelju odluke tih tijela u skladu s važećim kaznenim postupkom. zakonodavstvo SSSR-a i saveznih republika. Povlačenje se dokumentira zapisnikom čija se kopija uz potvrdu predaje nadležnom službeniku poduzeća, ustanove.

Uz dopuštenje i u prisutnosti predstavnika tijela koja vrše zapljenu, nadležni službenici poduzeća, institucija mogu napraviti kopije dokumenata koji se zaplijene, uz naznaku razloga i datuma zapljene.

Ako se oduzimaju nepotpuni svesci dokumenata (neuknjiženi, nisu numerirani itd.), tada uz dopuštenje i u prisutnosti predstavnika tijela koje vrši oduzimanje, nadležni službenici poduzeća, institucija mogu dovršiti te sveske (napraviti popis, numerirati listove, čipku, pečat, ovjeriti svojim potpisom, pečatom).

6.8. U slučaju gubitka ili uništenja primarnih dokumenata, voditelj poduzeća, ustanove nalogom imenuje povjerenstvo za istraživanje uzroka gubitka, smrti.

U potrebnim slučajevima na sudjelovanje u radu povjerenstva pozivaju se predstavnici istražnih tijela, zaštitarskog i državnog vatrogasnog nadzora.

Rezultati rada komisije formaliziraju se aktom koji odobrava čelnik poduzeća, ustanove. Primjerak akta šalje se višoj organizaciji.

Odgovornost za sigurnost dokumenata organizacije

Za kršenje uvjeta i postupka pohranjivanja dokumenata utvrđuje se administrativna odgovornost u skladu s Zakonom o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Za čuvanje knjigovodstvenih isprava odgovoran je voditelj poduzeća.

Istovremeno, voditelj organizacije bit će odgovoran za organiziranje pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća u organizaciji:

Članak 7. Organizacija računovodstva

1. Vođenje računovodstva i čuvanje knjigovodstvenih isprava organizira čelnik gospodarskog subjekta.

2. Ako pojedinačni poduzetnik, osoba koja se bavi privatnom praksom, vodi računovodstvo u skladu s ovim Saveznim zakonom, oni sami organiziraju računovodstvo i skladištenje računovodstvenih dokumenata, kao i snose druge obveze utvrđene ovim Saveznim zakonom za čelnika gospodarskog subjekta. .

3. Čelnik gospodarskog subjekta, osim kreditne institucije, dužan je vođenje računovodstva povjeriti glavnom računovođi ili drugom službeniku tog subjekta ili sklopiti ugovor o pružanju računovodstvenih usluga. Voditelj kreditne organizacije dužan je povjeriti računovodstvo glavnom računovođi. Voditelj malog i srednjeg poduzeća može preuzeti računovodstvo.

Za kršenje pravila pohranjivanja kadrovske dokumentacije također je predviđena odgovornost, što je regulirano Zakonom o upravnim prekršajima Ruske Federacije. To može biti upozorenje ili kazna od 300-500 rubalja:

Članak 13.20. Povreda pravila čuvanja, nabave, računovodstva ili korištenja arhivskih dokumenata

Kršenje pravila za pohranu, nabavu, računovodstvo ili korištenje arhivskih dokumenata, s izuzetkom slučajeva predviđenih u članku 13.25 ovog Kodeksa - (kako je izmijenjen Saveznim zakonom br. 9-FZ od 09.02.2009.) do tri stotine rublja; na dužnosnike - od tri stotine do pet stotina rubalja. (kako je izmijenjen Saveznim zakonom br. 116-FZ od 22. lipnja 2007.).

Tablica: "Uvjeti pohrane dokumenata organizacija"

Prema saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije.

Vrsta dokumenta Rok trajanja Zakonsko obrazloženje
Registar radnika koji odlaze na službeni put iz organizacije koja šalje Najmanje 5 godina Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 11. rujna 2009. br. 739n „Postupak obračunavanja zaposlenika koji odlaze na poslovna putovanja iz organizacije pošiljatelja i dolaze u organizaciju u koju su upućeni”
Registar radnika koji su stigli u organizaciju u koju su upućeni
Drugi primjerak izvješća o nesreći na radu odobren od strane poslodavca, zajedno s materijalima istrage Najmanje 45 godina Prema Zakonu o radu Ruske Federacije
Drugi primjerak akta o istrazi skupne nesreće na radu, teške nesreće na radu, nesreće na radu sa smrtnim ishodom, zajedno s materijalima istrage
Dnevnik upisa nesreća na radu Najmanje 45 godina Dekret Ministarstva rada Ruske Federacije od 24. listopada 2002. br. 73
Drugi primjerak odobrenog i zapečaćenog akta obrasca N-1 (N-1PS) i akta o istrazi nesreće sastavljenog u utvrđenim slučajevima s kopijama istražnog materijala
Akti o istrazi nesreća, kvalificiranih rezultatima istrage kao nepovezane s proizvodnjom, zajedno s materijalima istrage
Prikaz slučaja profesionalne bolesti zajedno s materijalima istrage Najmanje 75 godina Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. prosinca 2000. br. 967
Dnevnici rada Najmanje 3 godine Dekret Ministarstva rada Ruske Federacije od 22. prosinca 2000. br. 92
Informacije o plaćanjima, uključujući njihovo pojašnjenje Najmanje 5 godina Odobrena su pravila za pružanje informacijskih usluga Savezne riznice za obračunavanje obračuna i činjenica o plaćanju državnih pristojbi, gotovinskih plaćanja (kazni) i naknada od strane pojedinaca i pravnih osoba. Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 29. lipnja 2011. br. 252
Dokumenti potpisani elektroničkim digitalnim potpisom čije je sastavljanje i predočenje predviđeno Procedurom (zajedno s certifikatom ključa potpisa koji se koristi za generiranje EDS-a tih dokumenata) Tijekom razdoblja utvrđenog za čuvanje računa Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 25. travnja 2011. br. 50n „Postupak za izdavanje i primanje računa u elektroničkom obliku putem telekomunikacijskih kanala korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa”
Prodajna knjiga i dodatni listovi prodajne knjige, sastavljeni na papiru ili u elektroničkom obliku Najmanje 4 godine Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137 „Pravila za vođenje prodajne knjige koja se koristi za izračun poreza na dodanu vrijednost
Isprave o oslobađanju od plaćanja akontacije trošarine i obavijest (obavijesti) o oslobađanju od plaćanja akontacije trošarine. Najmanje 4 godine Porezni zakon Ruske Federacije
Dnevnik registracije saveznih posebnih markica koje je primila organizacija Najmanje 5 godina Naredba Rosalkogolregulirovanie od 24. lipnja 2010. br. 42n "Postupak računovodstva federalnih posebnih robnih marki, kao i uništavanje neiskorištenih, oštećenih i neusklađenih federalnih posebnih marki od strane organizacije koja se bavi proizvodnjom alkoholnih pića na teritoriju Ruske Federacije"
Dnevnik registracije primijenjenih saveznih posebnih markica na alkoholnim proizvodima
Dnevnik uništenja neiskorištenih, oštećenih i nesukladnih federalnih posebnih markica
Registri trošarinskih markica Najmanje 3 godine Uredba Vlade Ruske Federacije od 20. veljače 2010. br. 76 „Pravila za proizvodnju trošarinskih markica za označavanje duhanskih proizvoda uvezenih na carinsko područje Ruske Federacije, njihovo stjecanje, označavanje duhanskih proizvoda njima, računovodstvo, identifikaciju i uništavanje oštećenih trošarinskih markica"
Upisnici posebnih žigova Najmanje 3 godine Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. siječnja 2010. br. 27 „Pravila za izradu posebnih markica, njihovu nabavu, označavanje duhanskih proizvoda s njima, računovodstvo, identifikaciju i uništavanje oštećenih posebnih markica”
Primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstveni registri i financijski izvještaji Najmanje 5 godina Savezni zakon br. 402-FZ od 06.12.2012 "O računovodstvu"
Radni kontni plan, drugi dokumenti računovodstvenih politika, postupci kodiranja, računalni programi za obradu podataka (s naznakom vremena njihove uporabe)
Primarne knjigovodstvene isprave, knjigovodstveni registri, računovodstveni (financijski) izvještaji
Dokumenti računovodstvene politike, standardi gospodarskog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektroničkih dokumenata, kao i provjeru vjerodostojnosti elektroničkog potpisa
Inventarne kartice povučene dugotrajne imovine Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 13. listopada 2003. br. 91n "Smjernice za računovodstvo dugotrajne imovine"
Jedinstveni obračunski obrazac za humanitarnu pomoć (pomoć) br. GP-1 (zajedno s dokumentima koji se odnose na isporuku humanitarne pomoći) Dekret Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije br. 21, Ministarstvo financija Ruske Federacije br. 29n od 03.04.2001. "Upute za popunjavanje jedinstvenog obrasca računovodstva za humanitarnu pomoć"
Radni dokumenti Najmanje 5 godina Uredba Vlade Ruske Federacije od 23. rujna 2002. br. 696 “Pravila (standard) br. 2 “Revizijska dokumentacija””
Dokumenti koji dokazuju funkcioniranje sustava kontrole kvalitete Tijekom vremenskog razdoblja dovoljnog za praćenje osoba za procjenu usklađenosti s načelima i postupcima kontrole kvalitete usluga revizorske organizacije ili dulje razdoblje ako to zahtijevaju regulatorni pravni akti Ruske Federacije Uredba Vlade Ruske Federacije od 23. rujna 2002. br. 696 „Kontrola kvalitete usluga u revizorskim organizacijama”
Podaci o obavijestima poslanim klijentu i primljenim od klijenta Najmanje 3 godine Savezni zakon br. 161-FZ od 27. lipnja 2011. "O nacionalnom platnom sustavu"
Kopije dokumenata (korijeni) upakirane u zapečaćene vrećice koje potvrđuju iznos primljene gotovine (uključujući korištenje platnih kartica) Najmanje 5 godina Uredba Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359 „Propisi o provedbi gotovinskih namire ili namire korištenjem platnih kartica bez upotrebe blagajni”
Dokumentacija koja se odnosi na proizvodnju, prodaju, tehničku podršku, kupnju, registraciju, puštanje u pogon, rad i isključivanje CCP-ova, kao i korištene kontrolne trake, diskove fiskalne memorije te softver i hardver koji omogućuju nepopravljivu registraciju i dugotrajnu pohranu informacija Najmanje 5 godina od datuma završetka njihove uporabe Uredba Vlade Ruske Federacije od 23. srpnja 2007. br. 470 „Propisi o registraciji i korištenju registar blagajni koje koriste organizacije i pojedinačni poduzetnici”
Kontrolne vrpce, knjiga blagajnika i drugi dokumenti koji potvrđuju gotovinske obračune s kupcima (klijentima) Najmanje 5 godina Uredba Vlade Ruske Federacije od 30. srpnja 1993. br. 745 "Propisi o korištenju blagajni u provedbi gotovinskih obračuna sa stanovništvom"
Oblici sintetičkog i analitičkog računovodstva: - izvod stanja na računima kreditne institucije; - osobni računi; - izvješće o prihodima i materijalnim gubicima Najmanje 5 godina Odredba Banke Rusije br. 2346-U od 25. studenog 2009. „O elektroničkoj pohrani zasebnih dokumenata u kreditnoj instituciji u vezi s registracijom računovodstvenih, namirenih i gotovinskih transakcija u organizaciji knjigovodstvenih poslova”
Dokumenti za namirenje, nalozi za plaćanje, izvorno sastavljeni ili primljeni u elektroničkom obliku
Memorijalni nalog
Gotovinski dokumenti koji ne sadrže potpis komitenta (uplatitelja, primatelja): - ulazni blagajnički nalog 0402008 koji ne sadrži potpis komitenta (uplatitelja); - izdatni blagajnički nalog 0402009 koji ne sadrži potpis naručitelja (primatelja)
Izvodi otvorenih i zatvorenih računa
Dnevnik blagajne na primitku
Blagajnički dnevnik po rashodima
Registar poslovanja s gotovinom i čekovima
Registar plaćanja za primanje gotovine za komunalne, porezne i druge uplate
Nalog da se u računovodstvu odražavaju obračunate kamate na privučena i plasirana sredstva
Elektronički dnevnici koji se generiraju prilikom obavljanja transakcija bankomatom i (ili) elektroničkim terminalom, registri plaćanja za transakcije platnim karticama
Novčani dokumenti, knjigovodstveni dokumenti, računovodstveni registri i računovodstveni (financijski) izvještaji Najmanje 5 godina Uredba Banke Rusije br. 302-P od 26. ožujka 2007. "Pravila za vođenje računovodstvenih evidencija u kreditnim institucijama koje se nalaze na teritoriju Ruske Federacije"
Tekst za kovčeg (prošivanje) sa gotovinskim dokumentima (šifra prema OKUD 0402433) Najmanje 5 godina Uredba Banke Rusije br. 318-P od 24. travnja 2008. „Postupak za obavljanje gotovinskog poslovanja i pravila za pohranu, prijevoz i prikupljanje novčanica i kovanica Banke Rusije u kreditnim institucijama u Ruskoj Federaciji”
Izvještavanje na papiru Najmanje 5 godina Uredba Banke Rusije br. 1375-U od 16. siječnja 2004., “Pravila za sastavljanje i podnošenje izvješća od strane kreditnih institucija Središnjoj banci Ruske Federacije”
Svi dokumenti, kartoteke, dnevniki, izvještajni materijali i evidencije depozitnog knjigovodstva (analitičkog i sintetičkog): - u depozitoriju prije prijenosa u arhiv; - arhivirano Najmanje 3 godine od datuma kada je depozitar primio dokument, izvršene su posljednje izmjene u kartoteci ili dnevniku, pripremljeno je izvješće ili je ispravljen unos Najmanje 5 godina od datuma prijenosa u arhiv Naredba Banke Rusije br. 02-259 od 25. srpnja 1996. "Pravila za vođenje evidencije o skrbničkom poslovanju kreditnih institucija u Ruskoj Federaciji"
Podaci o zatvorenim skrbničkim računima: - prije prijenosa u arhivu; - arhivirano Najmanje 3 godine od datuma zatvaranja Najmanje 5 godina od datuma prijenosa u arhiv
Prihvaćene upute depozitara: - u datoteku uputa depozitara; - arhivirano Unutar 3 godine nakon završetka operacije Najmanje 5 godina nakon prihvaćanja u arhivu
Dokumenti tijela upravljanja kreditne institucije i interni propisi Trajno (nakon završetka likvidacijskih postupaka) Dodatak dopisu Banke Rusije br. 169-T od 05.08.1998. „Arhiviranje i uništavanje dokumenata u likvidaciji kreditnih institucija”
Dokumenti o prihvaćanju i prijenosu podružnica
Dokumenti revizija i inspekcija kreditne institucije, izvješća o različitim vrstama aktivnosti Rok trajanja naveden je u dodatku
Dokumenti o radu kreditne institucije s vrijednosnim papirima i investicijskim fondovima
Isprave kojima se utvrđuje vlasništvo kreditne institucije nad zemljištem, zgradama, građevinama, opremom i isprave o gospodarskom poslovanju kreditne institucije
Dokumenti kreditne organizacije o radu osoblja
Dokumenti o radu kreditne institucije s pravnim i fizičkim osobama
Dokumenti o deviznom prometu
Dokumenti o kreditnom radu
Dokumenti o radu sa zahtjevima, korespondencija s agencijama za provođenje zakona 3 godine (nakon završetka likvidacijskih postupaka)
Kreditne povijesti U roku od 15 godina od datuma zadnje promjene podataka sadržanih u kreditnoj povijesti Članak Saveznog zakona od 30. prosinca 2004. br. 218-FZ „O kreditnoj povijesti”
Elektronički dokumenti Najmanje 5 godina Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 10-21/pz-n od 25. ožujka 2010. „Postupak organiziranja upravljanja elektroničkim dokumentima pri podnošenju elektroničkih dokumenata s elektroničkim digitalnim potpisom Saveznoj službi za financijska tržišta "
Preslika obrasca izvješća u papirnatom obliku i preslike datoteka elektroničkog obrasca izvješća (elektronički dokument) Najmanje 5 godina Nalog Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 09-49/pz-n od 19. studenog 2009. „Postupak i rok za izvješćivanje profesionalnih sudionika tržišta vrijednosnih papira”
Izvješća kontrolora o provjeri otkrivenog kršenja od strane profesionalnog sudionika tržišta vrijednosnih papira zahtjeva zakonodavstva Ruske Federacije, uključujući regulatorne pravne akte saveznog izvršnog tijela za tržište vrijednosnih papira i interne dokumente profesionalnih Najmanje 5 godina, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 06-29/pz-n od 21. ožujka 2006. „Pravilnik o unutarnjoj kontroli profesionalnog sudionika na tržištu vrijednosnih papira”
Isprave koje su temelj za upis u interne knjigovodstvene registre i druge interne knjigovodstvene isprave, uključujući i preslike izvješća klijentima U roku od 5 godina, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije Dekret Savezne komisije za tržište vrijednosnih papira Ruske Federacije br. 32, Ministarstva financija Ruske Federacije br. 108n od 11. prosinca 2001. „Postupak za vođenje internog računovodstva transakcija, uključujući terminske transakcije, i operacija s vrijednosnih papira od strane profesionalnih sudionika na tržištu vrijednosnih papira koji obavljaju brokerske, dilerske poslove i poslove upravljanja vrijednosnim papirima”
Dokumenti koji se odnose na obavljanje stručnih poslova na tržištu vrijednosnih papira U roku od 5 godina, osim ako nije drugačije određeno zakonodavstvom Ruske Federacije Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije od 28. prosinca 2010. br. 10-78 / pz-n "Propisi o aktivnostima organiziranja trgovanja na tržištu vrijednosnih papira"
Preslike primarnih isprava o pravima na imovini u koju su položena sredstva mirovinske pričuve (uložena su sredstva mirovinske štednje), uključujući primopredajne ili druge isprave o prijenosu navedene imovine Najmanje 3 godine Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2008. br. 269 "Propisi o posebnostima djelatnosti specijaliziranog depozitara nedržavnog mirovinskog fonda"
Preslike isprava kojima se potvrđuje pravo na nekretnini u kojoj se izdvaja mirovinska pričuva, kao i izvješća o procjeni vrijednosti navedenih nekretnina
Preslike ugovora o povjereničkom upravljanju mirovinskim pričuvama (fondovima mirovinske štednje) koje je fond sklopio s društvima za upravljanje fondom, preslike izmjena tih ugovora, kao i preslike isprava kojima se potvrđuje raskid tih ugovora.
Preslike ugovora na temelju kojih se vrši polaganje mirovinske pričuve (ulaganje mirovinske štednje), izmjene tih ugovora, kao i preslike isprava kojima se potvrđuje raskid tih ugovora.
Kopije mirovinskih pravila fonda i njihove izmjene, registrirane na način koji utvrđuje nadležno federalno tijelo
Nalozi i drugi dokumenti primljeni ili pripremljeni od specijaliziranog depozitorija u vezi s imovinom u koju su položene mirovinske pričuve (uložena mirovinska štednja)
Preslike dokumenata kojima se potvrđuje prethodna suglasnost specijaliziranog depozitara za raspolaganje mirovinskim pričuvama (fondovima mirovinske štednje)
Preslike dokumenta kojim se utvrđuje računovodstvena politika koju je usvojio fond, kao i dokumenta o njenoj izmjeni
Dokumenti o mirovinskim računima: - nedržavno mirovinsko osiguranje; - kapitalizirani dio radne mirovine U roku od 3 godine od dana ispunjenja obveza prema ugovoru o mirovini. Tijekom života osiguranika, a nakon njegove smrti - u roku koji je propisan postupkom za pohranjivanje mirovinskih datoteka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Savezni zakon br. 75-FZ od 07.05.1998 "Nedržavni mirovinski fondovi"
Dnevnik koji sadrži informacije o otkrivenim kršenjima, kao i informacije o njihovom uklanjanju Najmanje 5 godina, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 08-23/pz-n od 3. lipnja 2008. „Zahtjevi za pravila za organiziranje i provođenje unutarnje kontrole u nedržavnom mirovinskom fondu”
Izvješća kontrolora o rezultatima nadzora
Izvorni dokumenti koji potvrđuju podatke objavljene u skladu s Pravilnikom Najmanje 5 godina od datuma objavljivanja ili distribucije, osim ako druga razdoblja skladištenja nisu utvrđena saveznim zakonima ili drugim pravnim aktima Ruske Federacije Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 05-23/pz-n od 22. lipnja 2005. „Propisi o zahtjevima za postupak i vrijeme objavljivanja informacija u vezi s aktivnostima dioničkih investicijskih fondova i društava za upravljanje udjelima investicijskih fondova, kao i sadržaj objavljenih podataka”
Dokumenti vezani uz sustav vođenja registra vlasnika vrijednosnih papira ili depozitarnog računovodstva, kao i dokumenti vezani uz upis i prijenos prava na vrijednosnim papirima Najmanje 5 godina od dana njihova primitka od strane nositelja registra imatelja vrijednosnih papira ili depozitara i transakcije s vrijednosnim papirima, ako su te isprave bile temelj za njegovu provedbu Savezni zakon br. 39-FZ od 22. travnja 1996. "Tržište vrijednosnih papira"
Nedostavljeni originalni dokumenti na temelju kojih su obavljeni poslovi u registru imatelja vrijednosnih papira U roku od 5 godina nakon prestanka ugovora o registru Nalog Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 10-77/pz-n od 23. prosinca 2010. „Pravila o postupku interakcije pri prijenosu dokumenata i informacija koje čine sustav za vođenje registra imatelja vrijednosnih papira”
Dokumenti i podaci sustava vođenja registra imatelja vrijednosnih papira: - na papiru; - u elektroničkom obliku (osim onih koji su preneseni u samoregulatornu organizaciju) Najmanje 5 godina Za vrijeme trajanja licencije matičara za vođenje matične knjige
Elektroničke isprave vezane uz vođenje registara imatelja vrijednosnih papira koje dostavljaju registri Tijekom cijelog razdoblja svog djelovanja
Isprave na temelju kojih su obavljeni poslovi u registru imatelja registriranih vrijednosnih papira Najmanje 5 godina Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije od 29. srpnja 2010. br. 10-53/pz-n „Neka pitanja vođenja registra vlasnika vrijednosnih papira”
Isprave na papiru koje dostavljaju osobe koje su podnijele zahtjev za ovjeru vjerodostojnosti potpisa U roku od 5 godina ili u roku utvrđenom ugovorom na temelju kojeg je profesionalni sudionik na tržištu vrijednosnih papira dužan ovjeriti vjerodostojnost potpisa fizičkih osoba na ispravama o prijenosu prava na vrijednosnim papirima i prava osiguranih vrijednosnim papirima Naredba Savezne službe za financijska tržišta Ruske Federacije br. 10-10/pz-n od 18. veljače 2010. „Propisi o postupku ovjere autentičnosti potpisa profesionalnih sudionika na tržištu vrijednosnih papira”
Oštećene, nevažeće i nepotražene police i privremene potvrde Najmanje 3 godine Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 28. veljače 2011. br. 158n "Pravila obveznog zdravstvenog osiguranja"
Preslike ili elektroničke verzije objava informacija navedenih u točki 182. Pravila
Opis uništenih dokumenata 3 godine Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 29. prosinca 2010. br. 193n "Popis dokumenata čiju su sigurnost osiguravatelji dužni osigurati i zahtjevi za osiguranje sigurnosti takvih dokumenata"
Dokumenti koji sadrže podatke potrebne za izračun pričuve osiguranja na svaki datum izvještavanja za svaki ugovor koji se odnosi na osiguranje osim životnog osiguranja Najmanje 5 godina od dana potpunog ispunjenja obveza iz ugovora Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 11. lipnja 2002. br. 51n "Pravila za formiranje rezervi osiguranja za osiguranje osim životnog osiguranja"
Dokumenti i materijali o tekućim deviznim transakcijama U roku od najmanje 3 godine od datuma relevantne valutne transakcije, ali ne prije roka trajanja ugovora Savezni zakon br. 173-FZ od 10. prosinca 2003. "Valutna regulativa i kontrola valute"
Ovjerene preslike popratnih dokumenata koje prilažu rezidenti i nerezidenti u obavljanju mjenjačkih poslova Najmanje 3 godine od dana kada je rezident ili nerezident dostavio popratne dokumente (preslike dokumenata) i informacije Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. veljače 2007. br. 98 „Pravila za podnošenje popratnih dokumenata i informacija od strane rezidenata i nerezidenata prilikom obavljanja deviznih transakcija agentima devizne kontrole, s izuzetkom ovlaštenih banaka ”
Isprave koje rezident i nerezident dostavljaju ovlaštenoj banci prilikom obavljanja mjenjačkih poslova Najmanje 3 godine od datuma stavljanja dokumenta u materijale devizne kontrole Uputa Banke Rusije br. 117-I od 15. lipnja 2004., „Postupak za podnošenje dokumenata i informacija od strane rezidenata i nerezidenata ovlaštenim bankama prilikom obavljanja deviznih poslova, postupak računovodstva za devizne poslove od strane ovlaštenih Banke i izdavanje transakcijskih putovnica”
Dokumenti koji se nalaze u dosjeu na putovnici transakcije Najmanje 3 godine od datuma zatvaranja putovnice transakcije
Akti i protokoli za ispitivanje količine i kvalitete robe izvezene iz Ruske Federacije U roku od 3 godine Naredba VEC-a Ruske Federacije od 06.05.1999 br. 88 "Pravilnik o postupku provođenja stručne procjene količine i kvalitete robe izvezene iz Ruske Federacije"
Isprave koje sadrže podatke navedene u čl. 7 Saveznog zakona od 07.08.2001 br. 115-FZ, i podatke potrebne za osobnu identifikaciju Savezni zakon br. 115-FZ od 07.08.2001. „Borba protiv legalizacije (pranja) prihoda od kriminala i financiranja terorizma”
Dokumenti zaprimljeni kao rezultat provedbe pravila unutarnje kontrole i programa za njegovu provedbu Uredba Vlade Ruske Federacije od 10. lipnja 2010. br. 967-r „Preporuke o razvoju pravila unutarnje kontrole organizacija koje se bave transakcijama s novčanim sredstvima ili drugom imovinom u cilju suzbijanja legalizacije (pranja) prihoda stečenih kriminalom i financiranje terorizma
Dokumenti primljeni kao rezultat identifikacije klijenta, predstavnika klijenta, korisnika, kao i dokumenti koji se odnose na aktivnosti klijenta (uključujući dokumente o korespondenciji i druge dokumente prema nahođenju organizacije) Najmanje 5 godina od dana prestanka odnosa s klijentom Naredba Rosfinmonitoringa od 17. veljače 2011. br. 59 „Propisi o zahtjevima za identifikaciju klijenata i korisnika, uključujući uzimanje u obzir stupnja (razine) rizika transakcija klijenta u svrhu legalizacije (pranja) prihoda od kriminala i financiranja terorizma”
Dokumenti koji potvrđuju informacije o transakcijama s gotovinom ili drugom imovinom koja je predmet kontrole, kao i dokumenti koji potvrđuju da su organizacije (osobe) poslale podatke o transakcijama Rosfinmonitoringu, na temelju članka 7. Saveznog zakona br. 115-FZ Najmanje 5 godina od dana prestanka odnosa s klijentom Naredba Rosfinmonitoringa br. 245 od 05.10.2009. „Borba protiv legalizacije (pranja) prihoda od kriminala i financiranja terorizma”
Poruke koje je organizacija (osoba) poslala Rosfinmonitoringu
Dokumenti koji se odnose na sprječavanje pranja novca Najmanje 5 godina od 30. listopada 2000. "Opće smjernice o borbi protiv pranja novca u sektoru privatnog bankarstva (Wolfsbergova načela)"
Upitnik (dosje) klijenta Najmanje 5 godina od dana prestanka odnosa s klijentom Banka Rusije 19.08.2004 br. 262-P “Propisi o identifikaciji klijenata i korisnika od strane kreditnih institucija u cilju suzbijanja legalizacije (pranja) prihoda stečenih kriminalom i financiranja terorizma”
Obavijesti zaprimljene od kreditnih institucija: - o odluci kreditne institucije da informaciju o sumnjivoj transakciji primljenu od svoje podružnice ne šalje ovlaštenom tijelu; - o prihvaćanju (neprihvaćanju) od strane ovlaštenog tijela informacija koje pruža podružnica predviđenih Saveznim zakonom br. 115-FZ od 07.08.2001., a odnose se na transakcije koje su otkrivene u navedenoj podružnici kreditne institucije ( u tom slučaju, umjesto obavijesti, kreditna institucija može poslati kopiju obavijesti podružnici u obliku elektroničke poruke (IES)) Najmanje 5 godina od datuma primitka Banka Rusije br. 321-P od 29. kolovoza 2008., „Propisi o postupku za podnošenje kreditnim institucijama ovlaštenom tijelu podataka predviđenih Saveznim zakonom „O borbi protiv legalizacije (pranja) prihoda stečenih nezakonitim putem i Financiranje terorizma”
Poslana od strane kreditne institucije ovlaštenom tijelu IES-a, za koje su IES-ovi primljeni nakon prihvaćanja od strane teritorijalne institucije, kao i naznačeni IES-ovi teritorijalne institucije i IES-ovi ovlaštenog tijela koje je primila kreditna institucija kao odgovor na ovo IES (u elektroničkom obliku)
Kopije dokumenata dobivenih na temelju Saveznog zakona "O suzbijanju legalizacije (pranja) prihoda stečenog kriminalom i financiranja terorizma" i Pravilnika Banke Rusije br. 262-P, koji se mogu koristiti kao dokaz u kaznenom , parnični i arbitražni postupci, Poruke , kao i ostali dokumenti i poslovna korespondencija Najmanje 5 godina nakon prestanka obveza između kreditne institucije i klijenta Pismo Banke Rusije br. 99-T od 13. srpnja 2005., "Preporuke o razvoju pravila unutarnje kontrole od strane kreditnih institucija u svrhu suzbijanja legalizacije (pranja) prihoda stečenih kriminalom i financiranja terorizma"
Izvješća arbitražnih upravitelja i drugi dokumenti odobreni odlukom skupštine članova samoregulatorne organizacije U roku od 5 godina od datuma podnošenja relevantnog dokumenta Savezni zakon br. 127-FZ od 26. listopada 2002. "Nelikvidnost (stečaj)"
Akti inspekcijskog nadzora nad radom svojih članova kao arbitražnih upravitelja sa svim prijavama Tijekom cijelog razdoblja njihovog djelovanja Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. lipnja 2003. br. 366 „Pravila za provođenje revizije aktivnosti svojih članova od strane samoregulativne organizacije arbitražnih upravitelja”
Prijave za sudjelovanje na otvorenim dražbama i drugi dokumenti koje dostavljaju podnositelji zahtjeva, ponuditelji, kao i zapisnici o rezultatima otvorenih dražbi (u elektroničkom obliku) U roku od 10 godina od dana odobrenja protokola o rezultatima otvorenih natječaja Naredba Ministarstva gospodarskog razvoja Ruske Federacije od 15. veljače 2010. br. 54 „Zahtjevi za elektroničke platforme i operatere elektroničkih platformi tijekom otvorenih dražbi u elektroničkom obliku pri prodaji imovine (poduzeća) dužnika tijekom stečajnog postupka”
Podaci upisani u registar certifikata Tijekom cijelog razdoblja djelovanja certifikacijskog centra, osim ako je kraće razdoblje utvrđeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije Savezni zakon br. 63-FZ od 6. travnja 2011. "Elektronički potpis"
Podaci navedeni u dijelu 1. čl. 15 Saveznog zakona "O elektroničkom potpisu"
Certifikat za potpisivanje ključa u obliku elektroničkog dokumenta: - nakon njegovog poništenja - u načinu arhivske pohrane Ne manje od roka zastare utvrđenog saveznim zakonom za odnose navedene u potvrdi ključa potpisa. Ne manje od 5 godina Savezni zakon br. 1-FZ od 10. siječnja 2002. "Elektronički digitalni potpis"
Podaci upisani u registar kvalificiranih certifikata ključeva provjere elektroničkog potpisa Tijekom cijelog mandata Djelatnosti akreditiranog certifikacijskog centra, ako kraće razdoblje nije utvrđeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, Naredba Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 05. listopada 2011. br. 250 "Formiranje i održavanje registara kvalificirane potvrde ključeva provjere elektroničkog potpisa, kao i pružanje informacija iz takvih registara"
Dnevnik Najmanje 1 godina od datuma zadnjeg upisa u njega Zakon Ruske Federacije od 27. prosinca 1991. br. 2124-1 "Masovni mediji"
Reklamni materijali ili njihove kopije, uključujući sve izmjene u njima, kao i ugovori o proizvodnji, postavljanju i distribuciji reklama (osim dokumenata za koje je drugačije utvrđeno zakonodavstvom Ruske Federacije) U roku od godinu dana od datuma zadnje distribucije oglašavanja ili od datuma isteka takvih ugovora Savezni zakon br. 38-FZ od 13. ožujka 2006. "Oglašavanje"
Do dana stupanja na snagu tehničkog propisa usvojenog relevantnim regulatornim pravnim aktom Savezni zakon br. 184-FZ od 27. prosinca 2002. "Tehnička regulativa"
Komentari zaprimljeni u pisanom obliku od zainteresiranih strana Prije odobrenja nacionalne norme
Izjava o sukladnosti i dokazni materijali U roku od 10 godina od datuma isteka valjanosti takve izjave, osim ako tehničkim propisima nije određeno drugo razdoblje njihovog skladištenja
Registrirana izjava o sukladnosti zajedno s dokumentima na temelju kojih je donesena Najmanje 3 godine nakon isteka roka valjanosti Uredba Vlade Ruske Federacije od 7. srpnja 1999. br. 766 "Postupak za donošenje izjave o sukladnosti i njezinu registraciju"
Oznaka spremnika za dezinfekcijska sredstva Cijelo razdoblje skladištenja (prodaje) dezinficijensa Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 9. lipnja 2003. br. 131
Presliku potvrde o sukladnosti i dokumenata na temelju kojih je ishođena Najmanje 2 godine nakon isteka Savezni zakon br. 88-FZ od 12. lipnja 2008. "Tehnički propisi za mlijeko i mliječne proizvode"
Tehnička dokumentacija, uključujući dokumente koji potvrđuju usklađenost na području država članica Carinske unije: - za opremu koja koristi plin; - serija opreme koja koristi plin (pojedinačna stavka) Unutar najmanje 10 godina od datuma uklanjanja (prekida) iz proizvodnje ove opreme Unutar najmanje 10 godina od datuma prodaje posljednjeg proizvoda iz serije Odluka Komisije Carinske unije od 09.12.2011 br. 875 "Sigurnost uređaja koji rade na plinovito gorivo"
Skup dokumenata za proizvode lake industrije: - za proizvode masovne proizvodnje; - po proizvodnoj seriji U roku od najmanje 5 godina od datuma povlačenja (prestanka) iz proizvodnje proizvoda lake industrije U roku od najmanje 5 godina od datuma prodaje zadnjeg proizvoda iz serije Odluka Komisije Carinske unije od 09.12.2011 br. 876 "Sigurnost proizvoda lake industrije"
Izjava o sukladnosti i dokumenti uključeni u dokazni materijal Unutar 10 godina od datuma isteka valjanosti izjave o sukladnosti zbog povlačenja proizvoda iz proizvodnje ili prodaje posljednjeg proizvoda iz deklarirane serije osobne zaštitne opreme Odluka Komisije Carinske unije od 09.12.2011 br. 878 "Sigurnost osobne zaštitne opreme"
Komplet dokumenata za: - osobnu zaštitnu opremu; - serija osobne zaštitne opreme Najmanje 10 godina od datuma uklanjanja (prekida) iz proizvodnje ove osobne zaštitne opreme. Najmanje 10 godina od datuma prodaje posljednjeg proizvoda iz serije
Komplet dokumenata za: - tehnička sredstva; - serija tehničkih sredstava Unutar najmanje 10 godina od datuma uklanjanja (prestanka) iz proizvodnje ovog Tehničkog sredstva U roku od najmanje 10 godina od datuma prodaje zadnjeg proizvoda iz serije Komisija Carinske unije od 09.12.2011 br. 879 "Elektromagnetska kompatibilnost tehničkih sredstava"
Isprave koje sadrže podatke na temelju kojih se evidentiraju gospodarski poslovi s inozemstvom za potrebe kontrole izvoza Savezni zakon od 18. srpnja 1999. br. 183-FZ "Kontrola izvoza"
Računovodstveni dnevnici i knjigovodstvene isprave Najmanje 3 godine, ako dulje razdoblje skladištenja nije utvrđeno zakonodavstvom Ruske Federacije Naredba FSTEC-a Ruske Federacije od 31. ožujka 2010. br. 165 "Postupak računovodstva inozemnih gospodarskih transakcija za potrebe kontrole izvoza"
Dokumentacija vezana uz ispite U roku od 3 godine, ako dulje razdoblje skladištenja nije utvrđeno zakonodavstvom Ruske Federacije Uredba Vlade Ruske Federacije od 21. lipnja 2001. br. 477 "Pravila o provođenju neovisnog ispitivanja identifikacije robe i tehnologije u svrhu kontrole izvoza"
Dokumenti o prihodima i rashodima iz st. 5 str 3.5 Upute Najmanje 3 godine Nalog Roshidrometa od 26. veljače 2007. br. 58 "Uputa o postupku računovodstva, skladištenja i prijenosa sredstava aktivnog utjecaja od strane jedne specijalizirane organizacije drugoj specijaliziranoj organizaciji"
Geodetska dokumentacija navedena u točki 428. Upute U roku od 3 godine od datuma završetka radova koji su u njemu prikazani Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 06.06.2003. br. 73 "Uputa za izradu istraživanja rudnika"
Dnevnici proračuna koji su poslužili kao osnova za izradu crteža navedenih u paragrafu 428 Uputa, kao i materijali za fotometrijska snimanja - slike (negativi) i popisi GCP koordinata koji se koriste za orijentaciju (ispravljanje) stereo modela Najmanje 3 godine
Crteži navedeni u paragrafu 429 Upute, kao i dnevnici izračuna koji su poslužili kao osnova za njihovu kompilaciju Do likvidacije pojedinih objekata i do otkupa rudarskih radova
Crteži navedeni u članku 430. Upute, kao i dnevnici izračuna koji su poslužili kao osnova za njihovu kompilaciju Prije likvidacije rudarskog poduzeća
Crteži navedeni u članku 431. Upute, kao i dnevnici izračuna koji su poslužili kao osnova za njihovu kompilaciju Trajno (ne podliježe uništenju)
Dokumentacija za otpremu komercijalnih sirovina Tijekom operativne godine Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 06.06.2003 br. 71
Obračunske kartice za pojedinačne doze izloženosti osoblja Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 12. ožujka 2003.
Preslike evidencije pojedinačnih doza vanjske izloženosti osoblja skupine A koje radi s jedinicama za provjeru zračenja (LDU) U roku od 50 godina nakon otkaza zaposlenika Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 16. lipnja 2008. br. 37
Preslike evidencije pojedinačnih doza vanjskog ozračenja osoblja skupine A Već 50 godina Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 16. lipnja 2008. br. 36 i prilozi br. 3, br. 5, br. 6, br. 7, br. 8, br. 10, br. 11. ih
Časopisi, čiji su obrasci dani u dodacima br. 3, br. 5, br. 6, br. 7, br. 8, br. 10 i br. 11 SanPiN 2.6.1.2368-08 Konstantno
Ugovori o pružanju detektivskih usluga i akti za obavljanje poslova U roku od 5 godina Zakon Ruske Federacije od 11. ožujka 1992. br. 2487-1 "Privatne detektivske i sigurnosne djelatnosti u Ruskoj Federaciji"
Dokumenti koji potvrđuju kupnju posebnih sredstava Dok voditelj privatne zaštitarske organizacije ne odluči uništiti ih, prodati (ustupiti) Uredba Vlade Ruske Federacije od 14. kolovoza 1992. br. 587 „Pravila za nabavu, računovodstvo, skladištenje i nošenje posebnih sredstava, nabavu i promet vatrenog oružja i patrona za njih, koji se koriste u tijeku privatnih zaštitarskih djelatnosti "
Koferi s knjigovodstvenim ispravama, upisnici, knjige i spremnici oružja U roku od 10 godina (ili do pisanog odobrenja tijela unutarnjih poslova koje vrši nadzor nad djelatnošću ove pravne osobe za njihovo uništenje) Naredba Ministarstva unutarnjih poslova Ruske Federacije od 12. travnja 1999. br. 288 "Upute za organizaciju rada tijela unutarnjih poslova za kontrolu prometa civilnog i službenog oružja i patrona za njih na teritoriju Ruske Federacije"
Podaci o snimaču Najmanje 3 mjeseca Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 24. travnja 2003. br. 24
Tehnološki časopisi Prije remonta postrojenja
Materijali dobiveni kao rezultat ispitivanja opasnog postrojenja (ugovor, zaključak o ispitivanju opasnog postrojenja, korespondencija, drugi dokumenti) Za vrijeme trajanja ugovora o obveznom osiguranju od građanske odgovornosti vlasnika opasnog objekta Naredba Ministarstva za izvanredne situacije Ruske Federacije od 30. prosinca 2011. br. 807 „Smjernice za ispitivanje opasnog objekta, kao i interakcija vlasnika opasnog objekta, osiguravatelja, specijaliziranih organizacija i stručnjaka koji provode ispitivanje opasnih objekata"
Izvješća stručnjaka Za vrijeme trajanja licence Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 6. studenog 1998. br. 64
Akti sastavljeni na propisanom obrascu na temelju rezultata rada kolone zaštitne cijevi i njenog cementiranja, uz zaključke geofizičkih organizacija o stvarnom stanju cementnog kamena iza kolone zaštitne cijevi Tijekom cijelog perioda rada bušotine (pohranjeno u datoteci bušotine) Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 05.06.2003 br. 56
Izjava o sukladnosti za automobilski i zrakoplovni benzin, dizelsko i brodsko gorivo, mlazno gorivo i lož ulje (zajedno s dokaznim materijalima) U roku od 3 godine od dana isteka Naredba Rostekhregulirovanie od 25. prosinca 2008. br. 743-st
Dokumenti i materijali koji potvrđuju certifikaciju navedenih proizvoda Ne manje od roka valjanosti certifikata
Dokumentacija za izgradnju bušotina u područjima pojave kalijevih soli Konstantno Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 04.02.2002 br. 8
Rezultati analize prezentirani u obliku izvješća Za cijelo vrijeme rada na razvoju i likvidaciji polja
Izvješća, radiografske slike, magnetske trake ili karte U roku od godinu dana nakon puštanja plinovoda u rad Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 18. ožujka 2003. br. 9 i Dodatak br. 3.
Tijekom cijelog razdoblja rada opasnog proizvodnog pogona (do likvidacije)
Radne dozvole Najmanje 1 godinu od dana zatvaranja
Izdane radne dozvole za prvo puštanje plina u pogon, spajanje na postojeći plinovod, zatvaranje plinovoda uz nepropusno zavarivanje na mjestima odvajanja. Trajno (pohranjuje se u izvedbenoj i tehničkoj dokumentaciji za ovaj plinovod)
Dnevnik o registraciji radnih dozvola za proizvodnju opasnih plinova Najmanje 5 godina
Projektna i izvedbena dokumentacija Tijekom cijelog razdoblja rada opasnog proizvodnog pogona (do likvidacije) Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 27. svibnja 2003. br. 40
Radne dozvole Najmanje 1 godinu
Radne dozvole izdane za primarno ispuštanje plina, izvođenje sanacijskih radova zavarivanjem na elementima procesnih plinovoda i spremnicima u zemlji Trajno (čuva se u izvedbenoj i tehničkoj dokumentaciji UNP objekta)
Dnevnici za registraciju radnih dozvola Najmanje 5 godina
Dnevnik praćenja rada stacionarne degazacijske stanice (DS) (mobilna degazatorska jedinica (DU)) Cijelo razdoblje rada DS (DU) Naredba Rostekhnadzora od 1. prosinca 2011. br. 679 "Uputa za otplinjavanje rudnika ugljena"
Časopis vakuumsko-plinskih istraživanja mreže za otplinjavanje Cijelo razdoblje rada mreže za otplinjavanje rudnika
Dnevnik bušotina za otplinjavanje Cijelo razdoblje rada iskopa
Dnevnik pregleda i popravka plinovoda za otplinjavanje Cijelo razdoblje rada sustava otplinjavanja rudnika
Potvrda o prihvaćanju podzemnih bušotina za otplinjavanje Cijelo razdoblje rada iskopa. Za bušotine izbušene u stare otvore - cijelo razdoblje rada bušotine
Potvrda o prihvaćanju bušotina za otplinjavanje izbušenih s površine Cijelo razdoblje rada iskopa. Za bušotine izbušene u stare otvore - cijelo vrijeme rada bušotine.
Radni parametri glavne ventilatorske instalacije, karakterizirajući je kao element ventilacijskog sustava rudnika, preneseni u sustav upravljanja aeroplinom (AGK) Najmanje 1 godinu Naredba Rostekhnadzora od 1. prosinca 2011. br. 678 "Propisi o kontroli zraka i plina u rudnicima ugljena"
Podaci koji karakteriziraju ventilaciju slijepih objekata
Podaci o statusu pristupnika
Pisana uputa voditelja odsjeka o privremenoj blokadi automatskog isključivanja napajanja pri kratkom spoju ventilacijskih mlaznica zraka u bravama
Podaci o kontroliranim parametrima rada plinskih usisnih jedinica
Podaci iz upravljačkih sustava vakuumske crpne stanice i cjevovoda za otplinjavanje i učinkovitost sustava za otplinjavanje
Informacije iz senzora koji se koriste za otkrivanje požara i otkrivanje početnih faza požara
Podaci dobiveni od senzora glavnih mjernih kanala
Podaci o svim softverskim mjerenjima (konfiguracija, tehnološki programi, postavke, primijenjeni tehnološki programi za podzemne nadzorne i upravljačke uređaje) povezani s mjernim algoritmima, AGC i automatskom plinskom zaštitom (AGS)
Dokumentacija o AGC sustavu rudnika Najmanje 1 godinu nakon prestanka rada nadziranog objekta
Bonovi za odjeću Najmanje 6 mjeseci Dekret Gosgortekhnadzora Ruske Federacije od 05.06.2003 br. 50
Izvješće o ispitivanju i tehnička dokumentacija Tijekom razdoblja valjanosti certifikata, ali ne kraće od 5 godina Dekret Državnog standarda Ruske Federacije od 04.04.1997 br. 7 "Pravila za certificiranje proizvoda u sustavu certificiranja alatnih strojeva za obradu metala"
Protokol ocjenjivanja proizvodnje
Priručnik s uputama za proizvod Najmanje 5 godina
Dnevnici OS-a
OS izvješća
Izvješća o ispitivanju IL (IC)
Dnevnici registracije IL (IC)
Državni registar sustava certificiranja GOST R, koji održava OS i koji sadrži glavne informacije uključene u potvrde o sukladnosti
Listovi za izdavanje potvrda o sukladnosti u OS
Listovi za izdavanje kopija potvrda o sukladnosti u OS
Obrasci za izdavanje dozvola za korištenje znaka sukladnosti u operativnom sustavu
Sažeta izvješća o radu OS i IL (IC) i kopije potvrda o sukladnosti poslane Državnom standardu Rusije
Sažeti podaci o radu OS i IL (IC), poslani Središnjem tijelu Sustava certificiranja alatnih strojeva za obradu metala (DSP)
Dnevnik upisa procesa denaturacije (unošenja denaturirajućih tvari) etilnog alkohola i neprehrambenih proizvoda koji sadrže alkohol i sadržaja denaturirajućih tvari u njima Najmanje 5 godina nakon završetka njegovog završetka Naredba Rosalkogolregulirovanie od 30. travnja 2010. br. 30n „Postupak vođenja dnevnika procesa denaturacije (uvođenje denaturirajućih tvari) etilnog alkohola i neprehrambenih proizvoda koji sadrže alkohol i sadržaj denaturirajućih tvari u njima”
Jedan primjerak diplomskog rada prihvaćen za obranu i dva primjerka sažetka Neodređeno (pohranjeno u knjižnici, kao rukopis) Naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Ruske Federacije od 12. prosinca 2011. br. 2817 "Pravilnik o vijeću za obranu disertacija za stupanj kandidata znanosti, za stupanj doktora znanosti"
Drugi primjerak dosjea ovjere podnositelja zahtjeva Za 10 godina (pohranjeno u disertacijskom vijeću)
Jedan primjerak sažetka i disertacije (u slučaju negativnog rezultata obrane disertacije) Za 10 godina (pohranjeno u disertacijskom vijeću)
Dnevnik upisa izdanih diploma doktora znanosti i kandidata znanosti Naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Ruske Federacije od 24. siječnja 2012. br. 37 „Postupak izdavanja i izdavanja diploma i duplikata diploma doktora znanosti i kandidata znanosti, kao i zamjena diploma”
Dnevnici o upisu izdanih uvjerenja o stečenim akademskim nazivima profesora na Odsjeku, izvanrednog profesora na Odsjeku, profesora u specijalizaciji i izvanrednog profesora u specijalizaciji Trajno (čuvaju se kao dokumenti strogog evidentiranja) Naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Ruske Federacije od 24. siječnja 2012. br. 38 „Postupak za izdavanje i izdavanje potvrda o akademskim nazivima profesora na odjelu, izvanrednog profesora na odjelu, profesora na specijalnosti i izvanrednog profesora u specijalitet i njihovi duplikati”
Slučajevi atesta: - odgođeni do uključivo 1945.; - predmeti osoba izabranih u znanstveno-nastavno zvanje profesora zaključno do 1991. godine; - slični slučajevi neriješeni nakon 1991. godine; - predmeti osoba odobrenih u znanstveno-nastavna zvanja izvanrednog profesora i znanstvenog novaka (bez obzira na vrijeme odobrenja) Kontinuirano Kontinuirano 10 godina EPC 5 godina EPC Rosarchive od 05.12.2008. br. 4/2191 "Uvjeti pohrane dosjea s potvrdama osoba odobrenih u akademskom zvanju izvanrednog profesora, višeg istraživača, profesora"
Zaglavci medicinskih domova U roku od 1 kalendarske godine nakon isteka godine u kojoj je izdano Lječničko uvjerenje (pohranjuje se na mjestu izdavanja) Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 19. siječnja 2009. br. 14-6 / 10 / 2-178
Isječci liječničke potvrde o smrti
Zaglavci liječničkih potvrda o perinatalnoj smrti
Obrasci za bolovanje U roku od 3 godine Naredba FSS-a Ruske Federacije br. 18, Ministarstvo zdravstva Ruske Federacije br. 29 od 29.01.2004. "Uputa o postupku izdavanja obrazaca za potvrde o invalidnosti, njihovo računovodstvo i skladištenje"
Oštećeni obrasci bolovanja
Preslika završnog akta Već 50 godina Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 12. travnja 2011. br. 302n „Postupak za provođenje obveznih prethodnih (prilikom prijave za posao) i periodičnih zdravstvenih pregleda (pregleda) radnika zaposlenih na teškim poslovima i u rad sa štetnim i (ili) opasnim uvjetima rada”
Drugi primjerak akta o zdravstvenom pregledu na stanje alkoholiziranosti osobe koja upravlja vozilom (obrazac br. 307 / y-05) U roku od 3 godine Naredba Ministarstva zdravstva Ruske Federacije od 14. srpnja 2003. br. 308 "Uputa dana u Dodatku br. 3 i klauzula 7. Uputa data u Dodatku br. 4"
Popunjeni registar zdravstvenih pregleda na stanje alkoholiziranosti osoba koje upravljaju vozilima (obrazac br. 304/y)
Treći primjerak zaključka neovisnog ispitivanja, zajedno s prezentacijom, zapisnikom sa sastanka povjerenstva, preslikama traženih dokumenata razmatranih tijekom izrade neovisnog ispitivanja, izdvojenim mišljenjima stručnjaka (ako postoje) Već 50 godina Uredba Vlade Ruske Federacije od 28. srpnja 2008. br. 574
Individualna kartica pacijenta pri korištenju potpomognutih reproduktivnih tehnologija (obrazac br. 111-1 / y-03) 50 godina Naredba Ministarstva zdravstva Ruske Federacije od 26. veljače 2003. br. 67 "Uporaba potpomognutih reproduktivnih tehnologija (ART) u liječenju ženske i muške neplodnosti"
Individualna kartica darivatelja sperme (obrazac br. 158/y-03)
Individualna kartica donora jajnih stanica (obrazac br. 158-1/y-03)
Dnevnik upisa, čuvanja i korištenja sperme bolesnika (obrazac br. 158-2/y-03)
Dnevnik upisa, čuvanja i korištenja sperme darivatelja (obrazac br. 158-3/y-03)
Dnevnik upisa, čuvanja i korištenja jajnih stanica pacijenata (obrazac br. 158-4 / y-03)
Dnevnik upisa, čuvanja i korištenja jajnih stanica davatelja (obrazac br. 158-5/u-03)
Dnevnik upisa, čuvanja i korištenja kriokonzerviranih embrija (obrazac br. 158-6 / y-03)
Dnevnik umjetne oplodnje (obrazac br. 158-7 / y-03)
Izvještaj o nezgodi na radu Najmanje 3 godine Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 03.03.2008 br. 15
Gotovi časopisi (karte) Najmanje 3 godine Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 24. kolovoza 2007. br. 61
Svi dokumenti za seriju svakog medicinskog imunobiološkog pripravka (MIBP): - za pripravke koji se daju ljudima; - za druge lijekove Najmanje 2 godine nakon isteka roka valjanosti Najmanje 6 mjeseci nakon isteka roka valjanosti Dekret glavnog državnog sanitarnog liječnika Ruske Federacije od 18. travnja 2003. br. 60
Ispunjeni dnevnici (kartice) računovodstvenih obrazaca navedenih u stavcima 3.2.1, 3.2.2 i 3.2.6 SP 1.2.036-95 U roku od 3 godine Dekret Državnog odbora za sanitarni i epidemiološki nadzor Ruske Federacije od 28. kolovoza 1995. br. 14
Sanatorijsko-odmarališna karta U roku od 3 godine Naredba Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 22. studenog 2004. br. 256

Na temelju materijala: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru
Stol. Uvjeti čuvanja pojedinih vrsta dokumenata

Vrsta dokumenata

Rok trajanja

Zakonodavstvo

Računovodstveni izvještaji i računovodstveni registri

Godišnja financijska izvješća*

Najmanje 10 godina

Stavak 1. članka 17. Zakona br. 129-FZ i članak 135. Popisa

Konsolidirana godišnja financijska izvješća*

Do likvidacije organizacije**

Tromjesečna financijska izvješća*

Najmanje 5 godina (u nedostatku godišnjih financijskih izvještaja - najmanje 10 godina)

Mjesečna financijska izvješća*

Najmanje 1 godina (u nedostatku godišnjih, tromjesečnih financijskih izvještaja - najmanje 10 godina)

Bilance prijenosa, razdvajanja, likvidacije, prijave i objašnjenja za njih

Do likvidacije organizacije**

Točka 136. Popisa

Knjigovodstveni registri (glavna knjiga, dnevnici naloga, razvojne tablice, prometni listovi i dr.)

Najmanje 5 godina, pod uvjetom završetka revizije ili revizije (na primjer, porezne) i odsutnosti sporova i nesuglasica ***

Stavak 1. članka 17. Zakona br. 129-FZ i stavci 148. i 168. Popisa

Radni kontni plan i drugi dokumenti računovodstvenih politika

Najmanje 5 godina nakon godine u kojoj su zadnji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja

Stavak 2. članka 17. Zakona br. 129-FZ

O izvješćivanje o porezima (pristojbama) i dokumentima potrebnim za obračun poreza (pristojbi)

Godišnje porezne prijave (porezne prijave)

Najmanje 10 godina

Točka 170. Popisa

Tromjesečna porezna izvješća (porezne prijave)

Mjesečna porezna izvješća (porezne prijave)

Najmanje 1 godina (u nedostatku kvartala - najmanje 5 godina)

Fakture

Točka 150. Popisa

Knjige nabave, knjige prodaje

Najmanje 5 punih godina od datuma posljednjeg unosa

Članci 15. i 27. Pravila za vođenje registara primljenih i izdanih računa, knjiga kupnje i knjiga prodaje pri obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 02.12.2000. br. 914.

Dokumenti koji potvrđuju iznos poreznog gubitka prethodnih godina, čiji se iznos prenosi prilikom obračuna poreza na dobit

Najmanje 4 godine nakon isteka poreznog razdoblja prema čijem je rezultatu porezna osnovica smanjena za iznos gubitaka prethodnih godina

Stavak 4. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije

Dokumenti koji potvrđuju iznos gubitka iz prethodnih poreznih razdoblja, čiji se iznos prenosi pri izračunu jedinstvenog poljoprivrednog poreza ili poreza plaćenog pri primjeni pojednostavljenog poreznog sustava

Klauzula 5 članka 346.6 i klauzula 7 članka 346.18 Poreznog zakona Ruske Federacije

Izvorni dokumenti

Primarni dokumenti i njihovi prilozi koji su evidentirali činjenicu poslovne transakcije i služili kao osnova za knjigovodstvene evidencije (gotovina, bankovni dokumenti, akti o prijemu, primopredaji, otpisu nekretnina i robe i materijala, računi, avansni izvještaji, itd.)

Najmanje 5 godina, pod uvjetom završetka revizije ili revizije (na primjer, porezne) i odsutnosti sporova i nesuglasica ***

Stavak 1. članka 17. Zakona br. 129-FZ i članak 150. Popisa

Putni listovi

Najmanje 5 godina

Klauzula 18 Obveznih detalja i postupka za ispunjavanje tovarnih listova odobrenih naredbom Ministarstva prometa Rusije od 18. rujna 2008. br. 152

Osobni računi zaposlenika

Najmanje 75 godina

Točka 153. Popisa

Dokumenti za izdavanje plaća, naknada, naknada, materijalne pomoći i drugih plaćanja

Najmanje 5 godina, pod uvjetom završetka revizije ili revizije (na primjer, porezne) i nepostojanja sporova i nesuglasica ***, au nedostatku osobnih računa - najmanje 75 godina

Točka 155. Popisa

izvršne isprave

Najmanje 5 godina

Točka 162. Popisa

Dokumenti o potraživanjima i obvezama (potvrde, akti usklađenja, dopisi i dr.)

Točka 163. Popisa

Dokumenti o manjkovima, pronevjerama, krađama

Dokumenti o plaćanju studijskog odmora

Točka 165. Popisa

Dokumenti o revalorizaciji dugotrajne imovine, utvrđivanju amortizacije dugotrajne imovine, procjeni vrijednosti imovine organizacije

Do likvidacije organizacije**

Točka 166. Popisa

Dokumenti o odbitcima amortizacije (akti, izjave, obračuni)

Najmanje 5 godina

Točka 167. Popisa

Dokumenti o prihvaćanju i prijenosu računa, njihovom plaćanju ili zamjeni

Točka 179. Popisa

Isprave o vođenju deviznih i mjenjačkih poslova, poslova s ​​darovnicama

Do likvidacije organizacije**

Točka 181. Popisa

Isprave o popisu dugotrajne imovine, imovine, zgrada i građevina, robe i materijala (popisne liste, akti, izjave, zapisnici sa sjednica popisnih komisija)

Najmanje 5 godina, pod uvjetom završetka revizije ili revizije (na primjer, porezne) i odsutnosti sporova i nesuglasica ***

Točka 192. Popisa

Ugovori i ugovori

Ugovori, sporazumi (kreditni, ekonomski, operativni)

Najmanje 5 godina nakon isteka ugovora, sporazuma

Točka 186. Popisa

Transakcijske putovnice

Do likvidacije organizacije**

Točka 187. Popisa

Dokumenti o prijemu izvedenih radova (akti, potvrde, računi)

Najmanje 5 godina, au nedostatku osobnih računa - najmanje 75 godina

Točka 188. Popisa

Ugovori o odgovornosti

Najmanje 5 godina nakon razrješenja materijalno odgovorne osobe

Točka 189. Popisa

Dokumenti osoblja

Kolektivni ugovor

Do likvidacije organizacije**

Točka 275. Popisa

Dokumenti o premještaju radnika na kraći radni dan ili kraći radni tjedan

Najmanje 5 godina

Točka 277. Popisa

Vremenski listovi (grafikoni), dnevnici radnog vremena

Najmanje 1 godinu****

Točka 281. Popisa

Dokumenti o bonusima zaposlenika

Najmanje 5 godina

Točka 293. Popisa

Ugovori o radu (ugovori, sporazumi)

Najmanje 75 godina

Točka 338. Popisa

Osobne karte zaposlenika (uključujući privremene radnike)

Najmanje 75 godina

Točka 339. Popisa

Nezatražene radne knjižice, diplome, svjedodžbe, svjedodžbe, potvrde i drugi osobni dokumenti zaposlenika

Do potražnje, ali ne manje od 50 godina

Točka 342. Popisa

Knjige, časopisi za izdavanje radnih knjižica i ulošci uz njih

Najmanje 50 godina

Točka 358. Popisa

Rasporedi za godišnji odmor

Najmanje 1 godinu

Točka 356. Popisa

Dokumenti zaštite na radu

Akti, sigurnosni propisi, dokumenti o njihovoj provedbi

Najmanje 5 godina

Točka 295. Popisa

Popis zanimanja sa štetnim uvjetima rada, odobren od strane organizacije

Prije zamjene novim****

Točka 304. Popisa

Popisi radnika u proizvodnji sa štetnim uvjetima rada

Najmanje 75 godina

Točka 305. Popisa

Iskaznice i odjeća za radnike opasnih profesija

Najmanje 75 godina

Točka 305. Popisa

Akti ispitivanja otrovanja i profesionalnih bolesti

Najmanje 45 godina

Točka 312. Popisa

Časopisi, knjige računovodstva za preventivni rad, sigurnosne upute

Najmanje 10 godina

Točka 316. Popisa

Dnevnici procjene sigurnosti

Najmanje 5 godina

Dokumenti o atestiranju radnih mjesta u pogledu uvjeta rada (protokoli, izjave, atestne kartice radnih mjesta i sl.)

Klauzula 332 Popisa i klauzula 8 Postupka za atestiranje radnih mjesta u smislu radnih uvjeta, odobrena nalogom Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Rusije od 31. kolovoza 2007. br. 569

Dokumenti o opremi za registar blagajne (CCT)

CCP dokumentacija*****

Najmanje 5 godina od datuma isteka uporabe CCP-a

Članak 14. Pravilnika o registraciji i korištenju registar blagajni koje koriste organizacije i pojedinačni poduzetnici, odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 23. srpnja 2007. br. 470

Korištene kontrolne vrpce, pogoni fiskalne memorije te softver i hardver koji omogućuju nepopravljivu registraciju i dugotrajnu pohranu informacija

Statistički radovi

Godišnja i češća statistička izvješća i tablice

Najmanje 10 godina

Točka 199. Popisa

Konsolidirana godišnja i češća statistička izvješća i tablice

Do likvidacije organizacije**

Polugodišnja statistička izvješća i tablice

Najmanje 5 godina (u nedostatku godišnjeg - najmanje 10 godina)

Tromjesečna statistička izvješća i tablice

Najmanje 5 godina (u nedostatku godišnjih, polugodišnjih - najmanje 10 godina)

Mjesečna statistička izvješća i tablice

Najmanje 1 godina (u nedostatku godišnjih, polugodišnjih, tromjesečnih - najmanje 10 godina)

* Računovodstvena izvješća uključuju bilance, njihove dodatke predviđene regulatornim aktima, izvješća o dobiti i gubitku, bilješke s objašnjenjima, revizorska izvješća koja potvrđuju pouzdanost financijskih izvješća organizacije (ako je predmet obvezne revizije) i druge specijalizirane obrasce (klauzula 2 članka 13. Zakona br. 129-FZ).
** Ovo proizlazi iz odredbi stavka 2.4.2 Smjernica.
*** U slučaju sporova, nesuglasica, dokumenti se čuvaju do donošenja konačne odluke.
**** Ako su primarni računovodstveni dokumenti, moraju se čuvati najmanje pet godina (1. stavak, članak 17. Zakona br. 129-FZ).
***** Uključuje dokumente koji se odnose na proizvodnju, prodaju, tehničku podršku, nabavu, registraciju, puštanje u rad, rad i povlačenje registarskih blagajni.

Porezna osnovica i iznos poreza utvrđuju se na kraju poreznog razdoblja (1. stavak, članak 55. Poreznog zakona Ruske Federacije). Za većinu poreza ovo razdoblje je kalendarska godina. Iznimka je PDV, čije je porezno razdoblje tromjesečje. Dakle, rok čuvanja dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza mora se računati od sljedećeg dana nakon isteka poreznog razdoblja.

Primjer 1

Hyacinth doo je registrirano u travnju 2004. godine. Organizacija primjenjuje opći sustav oporezivanja.

Četverogodišnje razdoblje tijekom kojeg LLC "Hyacinth" mora čuvati dokumente koji se odnose na obračune poreza na dobit, UST, poreza na imovinu poduzeća za 2004. godinu je razdoblje od 1. siječnja 2005. do 31. prosinca 2008. godine. Sukladno tome, dokumente korištene za obračun navedenih poreza za 2005. godinu, organizacija će biti dužna čuvati do 31. prosinca 2009. godine.

Radni plan računovodstvenih računa, drugi dokumenti računovodstvenih politika, kao i računalni programi za obradu podataka trebaju se čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje financijskih izvješća (st. 2., čl. 17. Zakona br. 129-FZ)

Do 2008. porezno razdoblje za PDV bilo je postavljeno kao kalendarski mjesec, a za određene kategorije poreznih obveznika - kao tromjesečje (članak 163. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Porezni obveznici dužni su poreznim tijelima i njihovim službenicima dostaviti dokumente potrebne za obračun i plaćanje poreza (podklauzula 6, točka 1, članak 23 Poreznog zakona Ruske Federacije)

Porezni agenti dužni su podnijeti poreznoj upravi na mjestu svoje registracije dokumente potrebne za praćenje ispravnosti obračuna, zadržavanja i prijenosa poreza (podtočka 4. točka 3. članak 24. Poreznog zakona Ruske Federacije)

Gubitak utvrđen krajem 2001. (prije stupanja na snagu poglavlja 25. Poreznog zakona Ruske Federacije) može se prenijeti u budućnost u iznosu koji ne prelazi iznos gubitka evidentiranog 1. srpnja 2001. (članak 4. članak 10. Saveznog zakona od 06.08.2001. br. 110-FZ)

Istodobno, u okviru porezne revizije na licu mjesta, razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koje prethode godini u kojoj je donesena odluka o provođenju revizije (čl. 4, čl. 89 Poreznog zakona Ruske Federacije ) može se revidirati. Na primjer, porezna kontrola zakazana za 31. prosinca 2008. mogla bi obuhvatiti razdoblje od 2005. do 2007. i trajati najviše šest mjeseci u 2009. godini. To znači da je tijekom cijelog vremena revizije organizacija dužna čuvati dokumente vezane uz obračune poreza za revidirano razdoblje. Ali ona je to već dužna učiniti u skladu sa Zakonom br. 129-FZ. Uostalom, osnova za izračun poreza u pravilu su isti primarni računovodstveni dokumenti koji se koriste za odražavanje transakcija u računovodstvu. Minimalno razdoblje pohrane takvih dokumenata je pet godina (1. stavak, članak 17. Zakona br. 129-FZ). Ispada da je prema zakonodavstvu o računovodstvu tijekom tekuće godine organizacija dužna čuvati dokumente koji se odnose na obračune poreza za ona razdoblja koja porezna tijela više ne mogu provjeriti.

Rok čuvanja knjiga nabave i knjiga prodaje posebno je propisan. Utvrđeno je u stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje registara primljenih i izdanih računa, knjiga kupnje i knjiga prodaje pri obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914. Njegovo minimalno trajanje je pet punih godina od datuma posljednjeg upisa u navedenim dokumentima.

Također napominjemo da prema točki 150. Popisa, organizacija mora čuvati izdane i primljene račune najmanje pet godina. Međutim, ako je tijekom porezne ili druge kontrole došlo do nesuglasica s inspektorima, tada se računi moraju čuvati do donošenja konačne odluke o rezultatima te kontrole.

Iako se računi moraju čuvati minimalno pet godina, organizacija nije dužna na zahtjev porezne uprave dostaviti račune kojima je rok već istekao četiri godine. Na primjer, nakon što je 2009. godine primio zahtjev porezne inspekcije za podnošenje računa za 2004. godinu, porezni obveznik (porezni agent) ga možda neće udovoljiti.

Primjer 2

Iskoristimo uvjet iz primjera 1. Recimo da je do 2008. godine porezno razdoblje za PDV za LLC "Hyacinth" bilo kalendarski mjesec.

Nabavne knjige i knjige prodaje za travanj 2004. organizacija je dužna čuvati do 30. travnja 2009. (pod uvjetom da su zadnji upisi u njima obavljeni u travnju 2004.).

Rok čuvanja izdanih i primljenih računa od pet godina računa se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine njihove izrade - od 1. siječnja 2005. godine. Odnosno, Hyacinth LLC mora čuvati fakture s datumom u travnju 2004. do 31. prosinca 2009.

Budući da je u razdoblju od 2004. do 2007. porezno razdoblje PDV-a društva bio kalendarski mjesec, za svaki mjesec se utvrđuje četverogodišnji rok čuvanja ostalih dokumenata potrebnih za obračun PDV-a. Obvezno minimalno razdoblje pohrane dokumenata koje organizacija koristi za obračun PDV-a za travanj 2004. je od 1. svibnja 2004. do 30. travnja 2008.

Četverogodišnje razdoblje za čuvanje dokumentacije koja se odnosi na obračun PDV-a za 1. tromjesečje 2008. godine počinje teći 1. travnja 2008. godine, a završava 31. ožujka 2012. godine. Nabavne knjige i knjige prodaje za 1. tromjesečje 2008. godine društvo će biti dužno voditi do 31. ožujka 2013. godine (ukoliko su zadnji upisi u njima obavljeni u ožujku 2008. godine), a račune za ovo razdoblje - do 31. prosinca 2013. godine.

Dakle, primarne knjigovodstvene isprave moraju se čuvati najmanje pet godina. Međutim, u nekim situacijama popratne dokumente treba čuvati puno dulje.

Scenarij 1: Organizacija prenosi gubitke u budućnost

U skladu s člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije, tvrtka koja plaća porez na dobit ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos gubitka ostvarenog u prethodnim poreznim razdobljima. Gubitak se može prenijeti u budućnost u roku od deset godina nakon poreznog razdoblja u kojem je primljen (klauzula 2, članak 283 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Tijekom cijelog razdoblja prijenosa gubitka, organizacija mora čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka. To je navedeno u stavku 4. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije. U dopisu od 03.04.2007. br. 03-03-06/1/206, Ministarstvo financija Rusije objasnilo je da je otpis gubitaka moguć samo nakon podnošenja primarnih dokumenata koji potvrđuju dobiveni financijski rezultat.

Slični zahtjevi utvrđeni su za obveznike jedinstvenog poreza na poljoprivredu i organizacije koje primjenjuju pojednostavljeni sustav oporezivanja. Pri prijenosu gubitaka također su dužni čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka i iznos za koji je smanjena porezna osnovica za svako porezno razdoblje. To je navedeno u stavku 5. članka 346.6 i stavku 7. članka 346.18 Poreznog zakona.

Primjer 3

Azalia doo je obveznik poreza na dobit. Prema rezultatima 2003. godine, u poreznom računovodstvu organizacije primljen je gubitak. Njegov iznos prenesen je tijekom 2006.-2008. u ratama.

Prema zahtjevima poreznog zakonodavstva, organizacija je bila dužna četiri godine - do 31. prosinca 2007. - čuvati primarne računovodstvene dokumente potrebne za obračun poreza na dobit za 2003. godinu. Budući da su porezne osnovice 2006.-2008. godine umanjene za iznos gubitka u 2003. godini, društvo nastavlja čuvati te dokumente. Mora ih zadržati još četiri godine nakon isteka 2008. (zadnje godine za koju je porezna osnovica umanjena za iznos gubitka prethodnih godina) - do 31. prosinca 2012. godine.

Situacija 2. Otkrivaju se gubici iz prethodnih godina ili se otpisuju loša potraživanja

Gubici prošlih poreznih razdoblja koje je porezni obveznik identificirao u tekućem izvještajnom ili poreznom razdoblju izjednačavaju se s neoperativnim troškovima na temelju podstavka 1. stavka 2. članka 265. Poreznog zakona Ruske Federacije. Drugim riječima, takvi gubici umanjuju osnovicu poreza na dobit za razdoblje u kojem su otkriveni.

Osim toga, iznosi loših potraživanja također su izjednačeni s neposlovnim troškovima, a ako organizacija formira rezervu za sumnjiva potraživanja, iznosi loših potraživanja koji nisu pokriveni rezervom (podtočka 2, stavak 2, članak 265. Poreznog zakona Kodeks Ruske Federacije).

Prema općem pravilu utvrđenom u stavku 1. članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije, pri izračunu poreza na dohodak mogu se priznati samo oni troškovi koji su dokumentirani. To znači da kako bi se u porezne svrhe uzeli u obzir gubici iz prethodnih godina utvrđeni u tekućoj godini ili kako bi se otpisali loši dugovi, organizacija mora imati odgovarajuće popratne dokumente. Štoviše, te je dokumente potrebno čuvati najmanje četiri godine nakon isteka godine za koju je umanjena porezna osnovica za iznos navedenog gubitka ili otpisanog nenaplativog duga.

Situacija 3. Organizacija posjeduje dugotrajnu imovinu

Pretpostavimo da tvrtka posjeduje dugotrajnu imovinu koja je kupljena prije više od deset godina. Čini se da je razdoblje pohrane dokumenata o njegovoj nabavi i puštanju u rad već isteklo.

Međutim, takvi se dokumenti moraju čuvati cijeli vijek trajanja predmeta. Uostalom, tijekom tog razdoblja organizacija obračunava amortizaciju u porezu i računovodstvu. Za priznavanje troškova amortizacije, tijekom cijelog razdoblja amortizacije, mora imati dokumente koji potvrđuju stjecanje objekta i njegovo puštanje u rad.

Osim toga, tvrtka plaća porez na imovinu na ostatak vrijednosti dugotrajne imovine. Stoga su joj za opravdanje obračuna ovog poreza potrebni i navedeni dokumenti.

Pretpostavimo da organizacija odluči prodati imovinu koja se amortizira. Prema podstavku 1. stavka 1. članka 268. Poreznog zakona Ruske Federacije, ona ima pravo smanjiti prihod od prodaje za preostalu vrijednost ove imovine. Ali rezidualna vrijednost objekta, opet, mora biti potvrđena relevantnim dokumentima.

Stoga, čak i ako organizacija koja posjeduje imovinu koja se amortizira, ne planira je prodati, preporučljivo je da čuva dokumente o stjecanju te imovine, njenom puštanju u rad i obračunu iznosa amortizacije tijekom cijelog razdoblja poslovanja tvrtke.

U slučaju prodaje druge imovine (osim vrijednosnih papira, proizvoda vlastite proizvodnje, kupljene robe), organizacija umanjuje dobiveni dohodak za cijenu stjecanja ili stvaranja te imovine (podtočka 2. stavak 1. članak 268. Poreznog zakona Ruske Federacije). Naravno, pod uvjetom da navedenu cijenu može potvrditi dokumentima. U nedostatku takvih dokumenata, tvrtka nema pravo smanjiti poreznu osnovicu za porez na dobit za iznos izdataka za stjecanje imovine, budući da ti troškovi ne ispunjavaju uvjete iz stavka 1. članka 252. Poreznog zakona Ruska Federacija. Uvjeti pohrane ovih dokumenata u ovom slučaju nisu važni. Slično stajalište navedeno je u pismu Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. br. 03-03-02 / 84.

Skladištenje dokumenata

Razumni i dokumentirani troškovi poreznog obveznika priznaju se kao rashod, au slučajevima predviđenim u članku 265. Poreznog zakona Ruske Federacije, gubici koje je pretrpio (1. stavak članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije)

Za porezne svrhe, ostatak vrijednosti imovine koja se amortizira utvrđuje se prema pravilima navedenim u stavku 1. članka 257. Poreznog zakona Ruske Federacije

Popis dokumenata dioničkog društva koje mora pohraniti na mjestu izvršnog tijela utvrđen je stavkom 1. članka 89. Saveznog zakona od 26.12. 95 broj 208-FZ

Uvjeti pod kojima je EDS u elektroničkom dokumentu ekvivalentan vlastoručnom potpisu u papirnatom dokumentu propisani su člankom 4. Saveznog zakona br. 1-FZ od 10. siječnja 2002. "O elektroničkom digitalnom potpisu"

Organizacije čiji dokumenti ne podliježu prihvatu u državnim ili općinskim arhivima uništavaju dokumente s isteklim rokovima čuvanja bez suglasnosti arhivskih tijela (točka 3.9. Upute).

Voditelj organizacije odgovoran je za organiziranje pohrane računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvješća (članak 3., članak 17. Zakona br. 129-FZ)

Svaka organizacija samostalno određuje mjesto pohrane dokumenata. U pravilu se većina dokumenata nalazi u uredu tvrtke. Uz značajne količine dokumentacije, preporučljivo je dodijeliti posebno mjesto za arhivu ili čak iznajmiti posebnu prostoriju u koju će se transportirati obrađeni dokumenti koji se više ne koriste u tekućem radu.

Druga mogućnost je prijenos dokumenata na pohranu u specijaliziranu arhivsku tvrtku. Međutim, ako je organizacija dioničko društvo, tada treba uzeti u obzir sljedeću značajku. Stavak 2. članka 89. Saveznog zakona br. 208-FZ od 26. prosinca 1995. navodi da dioničko društvo mora pohraniti niz dokumenata na mjestu svog izvršnog tijela. Takvi dokumenti posebno uključuju financijska izvješća, računovodstvene dokumente, dokumente koji potvrđuju prava društva na imovinu u bilanci stanja.

Naravno, s vremenom se volumen arhiva svake organizacije povećava, potrebni su novi prostori za njihov smještaj. Možda je prikladnije pohraniti dokumente ne u papirnatom, već u elektroničkom obliku?

Ova mogućnost je izravno predviđena za primarne računovodstvene dokumente i računovodstvene registre (članak 7. članak 9. i članak 10. članak 1. Zakona br. 129-FZ). Osim toga, članak 314. Poreznog zakona Ruske Federacije navodi da se porezni računovodstveni registri vode na papiru, u elektroničkom obliku ili na bilo kojem strojnom mediju. Istodobno, moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka.

U pismu od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07 / 1-314, Ministarstvo financija Rusije objasnilo je da je pohranjivanje primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih računovodstvenih dokumenata dopušteno u elektroničkom obliku, osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije i pod uvjetom da su elektronički dokumenti ovjereni elektroničkim digitalnim potpisom (EDS).

Temeljna pravila za rad arhiva organizacija odobrena su odlukom kolegija Federalnog arhiva od 6. veljače 2002. godine (u daljnjem tekstu - Temeljna pravila). Klauzula 2.3.1 Temeljnih pravila utvrđuje da je potrebno provesti godišnje ispitivanje vrijednosti dokumenata, odnosno odrediti uvjete njihovog skladištenja i odabrati dokumente za dugotrajnu pohranu i uništenje.

Uništavanje i odlaganje dokumenata

Dokumente kojima je istekao rok čuvanja organizacija ima pravo samostalno uništiti (potrgati ručno ili sjeckalicom, baciti, spaliti) ili predati na zbrinjavanje specijaliziranoj tvrtki koja se bavi preradom sekundarnih sirovina. Popis dokumenata koji se uništavaju ili odlažu odobrava voditelj organizacije. Može se izdati u obliku naloga ili naloga voditelja ili u obliku akta koji je tvrtka izradila samostalno. Primjer takvog čina dat je u nastavku.

Slika. Uzorak akta o odabiru dokumenata za uništenje

Osim toga, organizacija može koristiti uzorak akta o dodjeli za uništavanje dokumenata koji ne podliježu pohrani. Njegov obrazac odobren je u Dodatku br. 4 Temeljnih pravila.

Prilikom sastavljanja popisa dokumenata koji se uništavaju nije potrebno navoditi pojedinosti o svakom dokumentu. To proizlazi iz odredbi stavka 2.4.5 Osnovnih pravila. U njemu se navodi da se jednorodni predmeti (isprave) unose u akt pod općom rubrikom s naznakom broja predmeta raspoređenih u ovu skupinu (primjerice, predujmovi za 2000. godinu).

Predaja dokumentacije na reciklažu izdaje se uz račun na kojem je naznačen datum predaje, broj predane dokumentacije (broj mapa, kutija i sl.) i težina starog papira. Utovar i odvoz radi odlaganja obavljaju se pod kontrolom zaposlenika odgovornog za sigurnost dokumenata u organizaciji (točka 2.4.7 Temeljnih pravila).

Ako tvrtka sama uništava dokumente, o tome sastavlja poseban akt o uništavanju dokumenata. Budući da ne postoji jedinstveni obrazac, sastavlja se i u proizvoljnom obliku. Imajte na umu da je uništavanje dokumenata nakon isteka roka pohrane pravo, a ne obveza organizacije (vidi pismo Ministarstva financija Rusije od 18. listopada 2005. br. 03-03-04 / 2/83 ). Drugim riječima, tvrtka može nastaviti pohranjivati ​​dokumente čak i nakon isteka roka njihovog obveznog čuvanja.

Odgovornost za gubitak dokumenata

porez. Nedostatak primarnih isprava, računa ili računovodstvenih registara poreznog obveznika smatra se grubim kršenjem pravila o računovodstvu prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja. Za takav prekršaj, članak 120. Poreznog zakona predviđa odgovornost u obliku novčane kazne u iznosu od:

5000 rubalja, - ako nema dokumenata za jedno porezno razdoblje;

15 000 rub. - u nedostatku dokumenata za više od jednog poreznog razdoblja;

10% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja, ako je porezna osnovica podcijenjena zbog nedostatka dokumenata.

Osim toga, ako porezni obveznik (platitelj naknade, porezni agent) ne podnese dokumente ili druge podatke na zahtjev porezne inspekcije, naplatit će mu se novčana kazna od 50 rubalja. za svaki nedostavljeni dokument (klauzula 1, članak 126 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Upravni. Kršenje pravila skladištenja, nabave, računovodstva ili korištenja arhivskih dokumenata povlači za sobom upozorenje ili izricanje administrativne novčane kazne službenicima u iznosu od 300 do 500 rubalja. To je navedeno u članku 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Za kršenje postupka i rokova za pohranu računovodstvenih dokumenata službenici mogu biti podvrgnuti administrativnoj novčanoj kazni u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. (Članak 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Kriminalac. Krađa, uništenje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata, počinjeno iz plaćeničkih ili drugih osobnih interesa, kažnjava se novčanom kaznom do 200.000 rubalja. ili u visini plaće ili drugog primanja osuđenog za vrijeme do 18 mjeseci, ili popravnim radom do dvije godine, ili uhićenjem do četiri mjeseca, ili lišenje slobode u trajanju do jedne godine (1. stavak, članak 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije)

Slični postovi