प्रमुख के सचिव के कार्य। प्रमुख के सचिव के लिए विशिष्ट नौकरी विवरण

सचिव नौकरी विवरण

मंजूर
सीईओ
उपनाम ________
"________"_____________ ____ जी।

1. सामान्य प्रावधान

1.1. सचिव तकनीकी कलाकारों की श्रेणी से संबंधित है।
1.2. सचिव को पद पर नियुक्त किया जाता है और कंपनी के सामान्य निदेशक के आदेश से इसे बर्खास्त कर दिया जाता है।
1.3. सचिव सीधे कंपनी के स्ट्रक्चरल डिवीजन के जनरल डायरेक्टर / हेड को रिपोर्ट करता है।
1.4. सचिव की अनुपस्थिति के दौरान, उसके अधिकार और कर्तव्य दूसरे अधिकारी को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं, जिसकी घोषणा संगठन के आदेश में की जाती है।
1.5. एक व्यक्ति जो निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है उसे सचिव के पद पर नियुक्त किया जाता है: शिक्षा - उच्च, अपूर्ण उच्च या माध्यमिक विशिष्ट, छह महीने से समान कार्य का अनुभव, कार्यालय उपकरण (फैक्स, कॉपियर, स्कैनर, प्रिंटर), माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम का ज्ञान (वर्ड, एक्सेल)।
1.6. सचिव को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाता है:
- रूसी संघ के विधायी कार्य;
- कंपनी का चार्टर, आंतरिक श्रम विनियम, कंपनी के अन्य नियामक अधिनियम;
- प्रबंधन के आदेश और निर्देश;
- यह नौकरी विवरण।

2. सचिव के कर्तव्य

सचिव निम्नलिखित कर्तव्यों का पालन करता है:
2.1. मुखिया की प्रशासनिक और प्रशासनिक गतिविधियों के संगठनात्मक और तकनीकी समर्थन पर काम करता है।
2.2. प्रमुख द्वारा विचार के लिए आने वाले पत्राचार को स्वीकार करता है, इसे संरचनात्मक डिवीजनों या एक विशिष्ट ठेकेदार को काम की प्रक्रिया या उत्तर तैयार करने में उपयोग के लिए किए गए निर्णय के अनुसार स्थानांतरित करता है।
2.3. प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों को स्वीकार करता है।
2.4. टेलीफोन कॉल का जवाब देता है, रिकॉर्ड करता है और आधिकारिक जानकारी को सिर तक पहुंचाता है, सिर की टेलीफोन बातचीत का आयोजन करता है।
2.5. मुखिया की ओर से, वह पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज तैयार करता है।
2.6. प्रमुख द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, बैठक के समय और स्थान के प्रतिभागियों को सूचित करना, एजेंडा, उनका पंजीकरण), बैठकों और बैठकों के मिनटों को बनाए रखता है और तैयार करता है।
2.7. जारी किए गए आदेशों और आदेशों के उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन पर नियंत्रण रखता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा का अनुपालन करता है।
2.8. सिर के कार्यस्थल को संगठनात्मक प्रौद्योगिकी, स्टेशनरी के आवश्यक साधन प्रदान करता है, सिर के प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है।
2.9. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और प्रस्तावों पर शीघ्र विचार करने में योगदान देता है।
2.10. अनुमोदित नामकरण के अनुसार मामलों का निर्माण करता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें नियत समय में संग्रह में जमा करता है।
2.11. सिर की व्यापारिक यात्राओं का आयोजन करता है: हवाई और रेलवे टिकटों का आदेश देता है, होटल बुक करता है।
2.12. अपने तत्काल पर्यवेक्षक के व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य करता है।

3. सचिव के अधिकार

सचिव का अधिकार है:
3.1. असाइन किए गए कार्यों को हल करने के लिए आवश्यक सीमा तक गोपनीय जानकारी सहित जानकारी प्राप्त करें।
3.2. अपने काम और कंपनी के काम में सुधार के लिए प्रबंधन को सुझाव दें।
3.3. अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक व्यक्तिगत रूप से या उद्यम के डिवीजनों और अन्य विशेषज्ञों की जानकारी और दस्तावेजों से प्रमुख की ओर से अनुरोध करें।
3.4. आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन और कंपनी की गतिविधियों के परिणामस्वरूप सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए सामान्य परिस्थितियों को बनाने के लिए प्रबंधन की आवश्यकता होती है।
3.5. अपनी क्षमता के अनुसार निर्णय लें।

4. सचिव की जिम्मेदारी

सचिव जिम्मेदार है:
4.1. गैर-प्रदर्शन और / या असामयिक, अपने कर्तव्यों के लापरवाही से प्रदर्शन के लिए।
4.2. व्यापार रहस्यों और गोपनीय जानकारी के संरक्षण के लिए वर्तमान निर्देशों, आदेशों और आदेशों का अनुपालन न करने के लिए।
4.3. आंतरिक श्रम नियमों, श्रम अनुशासन, सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा नियमों के उल्लंघन के लिए।

मंजूर

_______________________________________ (प्रारंभिक, उपनाम)
(संगठन का नाम, पूर्व- ________________________
स्वीकृति, आदि, इसके संगठनात्मक (निदेशक या अन्य .)
कानूनी रूप) आधिकारिक व्यक्ति, अधिकृत
स्वीकृत होना चाहिए
उदासीन निर्देश)
"" ____________ 20__

नौकरी का विवरण

प्रधान सचिव
______________________________________________
(संगठन, उद्यम, आदि का नाम)

"" ______________ 20__ एन_________

यह नौकरी विवरण विकसित और स्वीकृत किया गया है
__________________________________ के साथ एक रोजगार अनुबंध के आधार पर
(उस व्यक्ति की स्थिति का नाम जिसके लिए
__________________________________________________________ और के अनुसार
यह नौकरी विवरण तैयार किया गया है)
रूसी संघ के श्रम संहिता और अन्य नियामक के प्रावधान
रूसी संघ में श्रम संबंधों को विनियमित करने का कार्य करता है।

I. सामान्य प्रावधान
1.1. प्रमुख का सचिव तकनीकी की श्रेणी से संबंधित है
कलाकार।
1.2. एक व्यक्ति जिसके पास
कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं को प्रस्तुत किए बिना उच्च व्यावसायिक शिक्षा
कार्य, या माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा और कार्य अनुभव
कम से कम __________ वर्षों के लिए विशेषता।
1.3. प्रधान सचिव के पद पर नियुक्ति एवं पदच्युति
इसे प्रस्तुति पर उद्यम के प्रमुख के आदेश से बनाया गया है

1.4. सचिव को पता होना चाहिए:
- संकल्प, आदेश, आदेश, अन्य दिशानिर्देश और
संबंधित उच्च और अन्य निकायों के मानक दस्तावेज
उद्यम गतिविधियाँ;
- रखरखाव पर नियम, निर्देश, अन्य नियामक दस्तावेज
कार्यालय का काम;
- उद्यम और उसके प्रभागों की संरचना और प्रबंधन;
- उद्यम का चार्टर;
- कार्यालय के काम का संगठन;
- दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के तरीके;
- संग्रह;
- टाइपप्रति;
- स्वागत और संचार उपकरणों के उपयोग के लिए नियम;
- संगठनात्मक और प्रशासनिक की एकीकृत प्रणाली के मानक
दस्तावेज़ीकरण;
- मानक रूपों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों को मुद्रित करने के नियम;
- नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र की नींव;
- व्यापार संचार के नियम;
- कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के संचालन के लिए नियम;
- प्रशासनिक कानून और श्रम कानून की मूल बातें;
- आंतरिक श्रम नियम;
- श्रम सुरक्षा, सुरक्षा उपायों के नियम और कानून,
औद्योगिक स्वच्छता और अग्नि सुरक्षा;
1.5. सचिव सीधे प्रबंधक को रिपोर्ट करता है
________________________________________________________________________.
(उद्यम, संरचनात्मक इकाई)
1.6. सचिव की अनुपस्थिति के दौरान (छुट्टी, बीमारी, आदि)
कर्तव्यों का पालन एक विधिवत नियुक्त व्यक्ति द्वारा किया जाता है,
जो संबंधित अधिकार प्राप्त करता है और इसके लिए जिम्मेदार है
उसे सौंपे गए कर्तव्यों का उचित प्रदर्शन।
1.7. ______________________________________________________________.

द्वितीय. नौकरी की जिम्मेदारियां
सचिव:
2.1. संगठनात्मक और तकनीकी सहायता पर काम करता है
प्रमुख की प्रशासनिक गतिविधियाँ।
2.2. मुखिया द्वारा विचारार्थ प्रस्तुतीकरण स्वीकार करता है
पत्राचार, में लिए गए निर्णय के अनुसार इसे स्थानांतरित करता है
में उपयोग के लिए संरचनात्मक विभाजन या विशिष्ट कलाकार
काम करने या उत्तर तैयार करने की प्रक्रिया।
2.3. कार्यालय का काम करता है, विभिन्न कार्यों को करता है
एकत्र करने, संसाधित करने और करने के लिए डिज़ाइन की गई कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग
तैयारी और निर्णय लेने में जानकारी की प्रस्तुति।
2.4. प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों को स्वीकार करता है।
2.5. काम के लिए आवश्यक दस्तावेज और सामग्री तैयार करता है
नेता।
2.6. समय पर समीक्षा और प्रस्तुत करना सुनिश्चित करता है
संरचनात्मक विभाजन और दस्तावेजों के विशिष्ट निष्पादक,
हस्ताक्षर के लिए सिर पर स्थानांतरित, उनकी गुणवत्ता सुनिश्चित करता है
संपादन।
2.7. प्रबंधक के साथ टेलीफोन पर बातचीत की व्यवस्था करना
उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त जानकारी को लिखता है और उसे लाता है
इसकी सामग्री की जानकारी, संचारित और जानकारी प्राप्त करता है
प्राप्त करने और इंटरकॉम डिवाइस (टेलीफैक्स, टेलेक्स, आदि), साथ ही
टेलीफोन संदेश, तुरंत उसके ध्यान में जानकारी लाता है,
संचार माध्यमों से प्राप्त किया।
2.8. मुखिया की ओर से पत्र, निवेदन आदि लिखता है।
दस्तावेज़, पत्रों के लेखकों के उत्तर तैयार करता है।
2.9. बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है,
मुखिया द्वारा संचालित (आवश्यक सामग्री का संग्रह, अधिसूचना
घटना के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में प्रतिभागी),
बैठकों और बैठकों के कार्यवृत्त लेता और तैयार करता है।
2.10. कंपनी के कर्मचारियों के प्रदर्शन का पर्यवेक्षण करता है
जारी किए गए आदेश और निर्देश, साथ ही समय सीमा का अनुपालन
नियंत्रण में लिए गए प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों की पूर्ति।
2.11. एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल रखता है।
2.12. प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक प्रदान करता है
संगठनात्मक उपकरण, स्टेशनरी,
नेता के प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है।
2.13. कार्यालय सामग्री को सिर की दिशा में प्रिंट करता है,
इसके संचालन के लिए आवश्यक है, या डेटा बैंक में वर्तमान जानकारी दर्ज करता है।
2.14. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, दक्षता को बढ़ावा देता है
कर्मचारियों के अनुरोधों और प्रस्तावों पर विचार करना।
2.15. अनुमोदित नामकरण के अनुसार प्रपत्र मामले,
उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें समय पर संग्रह में जमा करता है।
2.16. सिर के व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य करता है।
2.17. _____________________________________________________________.

III. अधिकार
सचिव का अधिकार है:
3.1. कंपनी के प्रबंधन के मसौदे निर्णयों से परिचित हों,
उसकी गतिविधियों के संबंध में।
3.2. प्रबंधन द्वारा विचार के लिए प्रस्ताव जमा करें
निर्धारित कर्तव्यों से संबंधित कार्य में सुधार
यह निर्देश।
3.3. अपनी क्षमता की सीमा के भीतर, सीधे सूचित करें
प्रबंधक को उन्हें पूरा करने की प्रक्रिया में पहचानी गई सभी कमियों के बारे में
नौकरी की जिम्मेदारियां और उनके उन्मूलन के लिए सुझाव देना।
3.4. व्यक्तिगत रूप से या उद्यम के प्रबंधन की ओर से अनुरोध करें
संरचनात्मक प्रभाग और विशेषज्ञ सूचना और दस्तावेज,
अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक।
3.5. में सहायता करने के लिए उद्यम के प्रबंधन की आवश्यकता है
अपने कर्तव्यों और अधिकारों का प्रदर्शन।
3.6. ______________________________________________________________.

चतुर्थ। एक ज़िम्मेदारी
सचिव जिम्मेदार है:
4.1. उनके अधिकारी के अनुचित प्रदर्शन या गैर-प्रदर्शन के लिए
इस नौकरी विवरण में निर्धारित कर्तव्य
रूसी संघ के श्रम कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।
4.2. उनके प्रयोग के दौरान किए गए अपराधों के लिए
गतिविधियाँ - प्रशासनिक, आपराधिक और . द्वारा निर्धारित सीमा के भीतर
रूसी संघ का नागरिक कानून।
4.3. सामग्री की क्षति के लिए - निर्धारित सीमा के भीतर
रूसी संघ के श्रम और नागरिक कानून।

नौकरी का विवरण _________ के अनुसार विकसित किया गया था
(नाम,
_____________________________.
दस्तावेज़ संख्या और दिनांक)

संरचनात्मक इकाई के प्रमुख (प्रारंभिक, उपनाम)
_________________________
(हस्ताक्षर)

"" _____________ 20__

मान गया:

कानूनी विभाग के प्रमुख

(प्रारंभिक, उपनाम)
_____________________________
(हस्ताक्षर)

"" ________________ 20__

मैं निर्देश से परिचित हूँ: (आरंभिक, उपनाम)
_________________________
(हस्ताक्षर)

वे निर्दिष्ट कार्य स्थिति के लिए कार्य गतिविधियों को करने के लिए निर्देशों के मुख्य भाग का प्रतिनिधित्व करते हैं। कुछ सिफारिशों की सूची के अलावा, जिनका पालन किया जाना चाहिए, इस तरह के दस्तावेज़ में आवश्यकताओं, अधिकारों, सचिव की जिम्मेदारी के क्षेत्र, साथ ही साथ सामान्य श्रम नियमों के बारे में जानकारी शामिल है। यह नहीं माना जाना चाहिए कि ऐसी पेशेवर स्थिति सरल है और कुछ बारीकियों को ध्यान में रखने की आवश्यकता नहीं है।

सामान्य जिम्मेदारियां

सबसे पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि एक सचिव की क्लासिक, एकीकृत नौकरी की जिम्मेदारियां क्या हैं। संक्षेप में, उन्हें निम्नलिखित अनिवार्य अनुशंसाओं तक कम किया जा सकता है:

ज्ञान आवश्यकताएँ

एक कर्मचारी के कर्तव्य उसकी मुख्य विशेषज्ञता के आधार पर थोड़े भिन्न हो सकते हैं। हालाँकि, इसकी परवाह किए बिना, इस पद के लिए निम्नलिखित क्षेत्रों में ज्ञान उपयोगी और बहुत उपयोगी होगा:

• श्रम और प्रशासनिक कानून की मूल बातें।
• नैतिकता और व्यापार शिष्टाचार के सामान्य मानदंड।
• कार्यालय के काम की मूल बातें।
• सुरक्षा इंजीनियरिंग।
• कंप्यूटिंग और रिसेप्शन और बातचीत कक्षों के साथ-साथ कार्यालय उपकरण के साथ काम करने के नियम।
• व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य।
• व्यापार पत्राचार आवश्यकताएँ।

अन्य बातों के अलावा, उद्यम के आंतरिक मूल सिद्धांतों, गतिविधियों की अनुसूची, नियामक दस्तावेजों और बहुत कुछ को जाने बिना सचिव के कर्तव्यों का ठीक से पालन करना असंभव है।

एक सहायक प्रबंधक की जिम्मेदारियां

प्रमुख के सचिव के कर्तव्य ऊपर दी गई सामान्य आवश्यकताओं से बहुत अलग नहीं हैं। वह पत्राचार, प्रतियां और अभिलेखागार दस्तावेज भी प्राप्त करता है और प्रसारित करता है, जिम्मेदार व्यक्तियों को प्रमुख के आदेशों के संचार को नियंत्रित करता है, आवश्यक कार्यालय कार्य करता है, और प्राथमिकता वाले सामानों की खरीद सुनिश्चित करता है। अन्य बातों के अलावा, ऐसे विशेषज्ञ से निपटने में सक्षम होना चाहिए:

एक नियम के रूप में, प्रमुख के सचिव के ऐसे आधिकारिक कर्तव्यों को उच्च, साथ ही माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा वाले व्यक्तियों द्वारा किया जा सकता है। बाद के मामले में, एक महत्वपूर्ण लाभ 2 साल से पेशे में कार्य अनुभव की उपस्थिति है।

सचिव के अधिकार

यह याद रखना चाहिए कि न केवल सचिव के कर्तव्य उसके काम को निर्धारित करते हैं, कर्मचारी, निश्चित रूप से, कुछ अधिकार भी होते हैं। इसलिए, उनमें कार्यशील परियोजनाओं से परिचित होने का अवसर और उनके आधिकारिक निर्देशों के ढांचे के भीतर तर्कसंगत प्रस्ताव बनाने का अधिकार शामिल है। इसके अलावा, यदि उनकी क्षमता के भीतर कमियों की पहचान की जाती है, तो सचिव को इन पहलुओं पर प्रमुख का ध्यान आकर्षित करने का अधिकार है।

एक क्लर्क की गतिविधि के लिए आवश्यकताएँ

एक सचिव-क्लर्क के कर्तव्य, एक नियम के रूप में, ऊपर वर्णित लोगों से थोड़े भिन्न होते हैं। साथ ही सहायक प्रबंधक को मुख्य रूप से सीधे अधिकारियों की गतिविधियों को सुनिश्चित करना चाहिए, जबकि लिपिक ज्यादातर कागजी कार्रवाई पर केंद्रित है। उसकी कार्य गतिविधि के निर्देशों में इस तरह के पहलू शामिल होने चाहिए:

अदालत सचिव के काम के लिए आवश्यकताएँ

बहुत अधिक महत्वपूर्ण परिवर्तनों में न्यायालय सत्र के सचिव के कर्तव्य शामिल हैं। एक नियम के रूप में, ये विशेषज्ञ सीधे अदालती सुनवाई आयोजित करने और तय करने में शामिल होते हैं। इसके अलावा, वे पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज तैयार करते हैं, वे न्यायिक बहस में भाग लेने वाले व्यक्तियों को बुला सकते हैं। ऐसा सक्रिय कार्य उच्च और अपूर्ण उच्च शिक्षा प्राप्त व्यक्ति द्वारा प्रासंगिक कार्य अनुभव के बिना किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, यह पद उन युवा पुरुषों और महिलाओं द्वारा चुना जाता है जो न्यायिक क्षेत्र में अनुभव प्राप्त करना चाहते हैं और कानून के क्षेत्र में अपना करियर आगे बढ़ाना चाहते हैं।

कुछ लोगों को यह लग सकता है कि इस तरह की रिक्ति के लिए विशेष ज्ञान और कौशल की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए यह कई लोगों के लिए उपयुक्त होगा, लेकिन यह पूरी तरह से सच नहीं है। कोर्ट क्लर्क और क्या करता है? उसके कर्तव्यों में शामिल हैं:

• संविधान, संघीय कानूनों और किसी भी अन्य कानूनी कृत्यों और आदेशों का अनुपालन।
• न्यायाधीश या अन्य अधिकृत व्यक्तियों के आदेशों का निष्पादन।
• सचिव की क्षमता के भीतर आने वाले मुद्दों को हल करने के लिए न्यायिक संरचना के अन्य कर्मचारियों के साथ बातचीत।

सामान्य जानकारी

सचिव-क्लर्क, सहायक प्रबंधक और अदालत के कर्मचारियों के कर्तव्यों को एक विशेष दस्तावेज द्वारा नियंत्रित किया जाता है जिसे नौकरी विवरण कहा जाता है। किसी भी कंपनी में इसकी उपस्थिति अनिवार्य है, क्योंकि यह नियमों की निर्दिष्ट सूची के अनुसार है कि कर्मचारी समझता है कि उसे कौन से कार्य करने चाहिए और क्या नहीं। इस तरह के एक दस्तावेज़ को प्रबंधन टीम की भागीदारी के साथ विकसित और संकलित किया गया है और इसमें बिना किसी असफलता के सामान्य प्रावधान, अधिकार और दायित्व, जिम्मेदारी के क्षेत्र, कंपनी के भीतर कर्मचारियों के बीच संबंध, साथ ही आवश्यक अनुप्रयोग जैसे उपखंड शामिल हैं।

नौकरी का विवरण उद्यम के आवश्यक दस्तावेजों की सूची में शामिल नहीं है, हालांकि, इसकी उपस्थिति आपको सचिवों सहित संगठन के कर्मचारियों में निहित अधिकारों और दायित्वों की सूची को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की अनुमति देती है।

मंजूर:
सीईओ
थोक वितरण LLC
शिरोकोव/शिरोकोव आई.ए./
12 अगस्त 2014

सचिव नौकरी विवरण

सामान्य प्रावधान

1.1. यह दस्तावेज़ संगठन के सचिव के कार्य कार्यों, शक्तियों, जिम्मेदारियों और अन्य कार्य स्थितियों को निर्धारित करता है।

1.2. सचिव के पद को एक ऐसे व्यक्ति द्वारा कब्जा करने का अधिकार है, जिसके पास माध्यमिक सामान्य शिक्षा पूर्ण होने का प्रमाण पत्र है और इसके अलावा कम से कम छह महीने के कार्य अनुभव के साथ पाठ्यक्रमों के रूप में विशेष व्यावसायिक प्रशिक्षण पूरा किया है।

1.3. सचिव की नियुक्ति और बर्खास्तगी संगठन के प्रमुख के एक अलग आदेश द्वारा रूसी संघ के वर्तमान श्रम संहिता द्वारा निर्धारित तरीके से होती है।

1.4. संगठन का निदेशक सचिव के प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक के रूप में कार्य करता है

1.5. कार्यस्थल की अनुपस्थिति में, सचिव को उद्यम के प्रमुख के एक विशेष आदेश द्वारा अनुमोदित कर्मचारी द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

1.6. सचिव को पता होना चाहिए:

- रूसी संघ के श्रम कानून और नागरिक कानून की मूल बातें;

- विभागों के प्रमुखों सहित उद्यम की संरचना, प्रबंधन टीम;

- कार्यालय का काम करने के नियम;

- व्यावसायिक प्रलेखन के सक्षम लेखन और निष्पादन के लिए आवश्यक लिखित रूसी भाषा के वर्तनी, व्याकरण, शैली, विराम चिह्न और अन्य वर्गों के नियम;

- एकीकृत, उपयोग के लिए अनिवार्य, प्रपत्र, नमूने, प्रशासनिक दस्तावेजों के टेम्पलेट;

- श्रम प्रक्रियाओं के संगठन की मूल बातें;

- नैतिकता, व्यापार संचार और शैली की मूल बातें, सहित। बातचीत करना, पत्र लिखना, ड्रेस कोड, आदि;

- नियम, कंप्यूटर और कार्यालय उपकरण के साथ काम करने के तरीके, जिसमें लागू कंप्यूटर प्रोग्राम (वर्ड, एक्सेल, आदि) शामिल हैं;

- श्रम सुरक्षा, सुरक्षा और आंतरिक नियमों के लिए स्वीकृत मानदंड और नियम।

कार्यात्मक जिम्मेदारियां

2.1. सचिव के श्रम कार्यों की सूची में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

- प्रधान कार्यालय के सुचारू संचालन को समय पर सुनिश्चित करना;

- व्यापार बैठकों, बैठकों, बैठकों और प्रमुख के अन्य कार्यक्रमों, उनके संगठन का निर्धारण;

- प्रमुख के लिए व्यापार यात्राओं का संगठन, सहित। टिकट खरीदना, परिसर किराए पर लेना, परिवहन, आदि।

- संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ मौजूदा मुद्दों पर बातचीत, उनसे सभी आवश्यक जानकारी उद्यम के निदेशक तक लाना, साथ ही कर्मचारियों के लिए निदेशक के आदेश और आदेश लाना;

- आवश्यक जानकारी के प्रमुख को संग्रह, प्रसंस्करण और हस्तांतरण;

- सचिव को हस्तांतरित प्रमुख के आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण;

- सिर के स्काइप और टेलीफोन वार्तालापों का संगठन और समर्थन, कार्यस्थल पर मुखिया की अनुपस्थिति में फैक्स संदेश प्राप्त करना और भेजना - उसे प्रेषित जानकारी प्राप्त करना और उन्हें सिर पर लाना;

- सिर के लिए लेखन सामग्री का अधिग्रहण;

- कार्यालय उपकरण के काम पर नियंत्रण, इसके टूटने और क्षतिग्रस्त होने की स्थिति में समय पर उपाय करना;

- सीधे मुखिया से संबंधित आंतरिक और बाहरी कार्यालय कार्य करना (आदेश, आदेश, पत्र, अनुबंध, आदि का मसौदा तैयार करना)

- कॉर्पोरेट आयोजनों, छुट्टियों, प्रशिक्षण संगोष्ठियों आदि का आयोजन।

- पत्र प्राप्त करना और भेजना;

- प्रमुख के अनुमोदन के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों के संगठन के कर्मचारियों से स्वागत;

- उन आगंतुकों को प्राप्त करने की प्रक्रिया का संगठन जो उद्यम के कर्मचारी नहीं हैं;

- आम बैठकों और बैठकों में भागीदारी;

- सद्भावना, सकारात्मक मनोदशा, टीम में अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट बनाना।

अधिकार

सचिव के पास निम्नलिखित अधिकार हैं:

3.1. उसकी श्रम उत्पादकता बढ़ाने के लिए अनुकूल काम करने की स्थिति की मांग करें (कार्यालय उपकरण के बेहतर मॉडल के प्रावधान सहित, कार्यस्थल संगठन मानकों का अनुपालन, आदि);

3.2. अपनी गतिविधियों से सीधे संबंधित दस्तावेज, प्रमाण पत्र, आदेश, निर्देश मांगना और प्राप्त करना;

3.3. संगठन के काम से संबंधित मुद्दों को हल करने के लिए विभागों के प्रमुखों, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों और वरिष्ठ प्रबंधन के साथ बातचीत करना;

3.4. अन्य संगठनों में उद्यम का प्रतिनिधि होने के लिए, राज्य और वाणिज्यिक दोनों, उन सभी मुद्दों पर जो इसकी क्षमता के भीतर हैं;

3.5. उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में भाग लें;

3.6. यदि कार्यस्थल पर उसके जीवन या स्वास्थ्य को कोई खतरा हो तो कार्य कर्तव्यों का पालन करने से मना करें।

एक ज़िम्मेदारी

निम्नलिखित स्थितियों की घटना के लिए सचिव की जिम्मेदारी (वर्तमान कानून के ढांचे के भीतर) प्रदान की जाती है:

4.1. पेशेवर कार्यों का खराब-गुणवत्ता या असामयिक प्रदर्शन, साथ ही काम करने से पूर्ण इनकार;

4.2. मुखिया के कार्यों, कार्यों, प्रश्नों, निर्देशों और आदेशों को पूरा करने से इंकार करना;

4.3. उसके काम के बारे में झूठी या अधूरी जानकारी का जानबूझकर और व्यवस्थित प्रावधान;

4.4. श्रम सुरक्षा उपायों, आंतरिक नियमों और सुरक्षा के प्रावधान के साथ-साथ अन्य कर्मचारियों द्वारा उनका पता लगाने पर वास्तविक कार्यों की कमी के लिए लापरवाह रवैया;

4.5. वैध कारणों और उनके अस्तित्व की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के अभाव में श्रम अनुशासन का जानबूझकर उल्लंघन।

4.6. अधीनता विकार।

काम करने की स्थिति

5.1. काम का तरीका और बाकी सचिव आंतरिक श्रम नियमों में निर्धारित हैं;

5.2. व्यापार यात्राएं संभव हैं (सिर के साथ), शहर के भीतर और अन्य क्षेत्रों में।

हस्ताक्षर करने का अधिकार

6.1. सचिव को सीधे अपने काम से संबंधित दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार दिया जाता है।

मान गया
एचआर के प्रमुख
थोक वितरण LLC
सेमेनोव/सेमेनोव आर.ए./
12 अगस्त 2014

मैंने निर्देश पढ़ लिए हैं
वेदेरकिना अन्ना वेलेरिएवना
थोक वितरण सचिव LLC
पासपोर्ट 7685 नंबर 975849
पर्म के लेनिन्स्की जिले के आंतरिक मामलों के विभाग द्वारा जारी किया गया
09/14/2012 उपखंड कोड 123-425
हस्ताक्षर वेदरकिन
17 अगस्त 2014

फ़ाइलें 1 फ़ाइल

आपको नौकरी विवरण की आवश्यकता क्यों है

यह दस्तावेज़ स्वयं सचिव और कंपनी के प्रबंधन दोनों के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण है। एक ओर, यह स्पष्ट रूप से उन कार्यों को बताता है जो कर्मचारी को करना चाहिए, नियम और कानून जो उसे पता होने चाहिए, उसकी नियुक्ति और बर्खास्तगी की प्रक्रिया, साथ ही साथ उसके अधिकार, आदि। दूसरी ओर, यह वही दस्तावेज है। नियोक्ता को अधीनस्थों के काम का समन्वय करने और उत्पादन प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की अनुमति देता है।

अक्सर, संघर्ष, विवाद और असहमति की स्थिति में नौकरी का विवरण कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज बन जाता है और साक्ष्य बल प्राप्त कर लेता है। इसलिए आपको नौकरी के विवरण की तैयारी को लापरवाही से नहीं करना चाहिए, आपको प्रत्येक आइटम को सावधानीपूर्वक और सावधानी से निर्धारित करने की आवश्यकता है।

सचिव के नौकरी विवरण को संकलित करने के लिए बुनियादी नियम

सचिव के नौकरी विवरण का कोई एकल, अनिवार्य रूप नहीं है, इसलिए आप इसे तैयार किए गए टेम्पलेट के अनुसार तैयार कर सकते हैं या अपने विवेक पर एक दस्तावेज़ विकसित कर सकते हैं। दस्तावेज़ बनाते समय, यह याद रखने योग्य है कि सचिव विभिन्न उद्यमों में विभिन्न कार्य कर सकते हैं, लेकिन उनका मुख्य कार्य समान होना चाहिए।

सचिव के नौकरी विवरण के मानक, सबसे सामान्य संस्करण में चार खंड शामिल हैं:

• "सामान्य प्रावधान",
• "जिम्मेदारियां"
• "अधिकार",
• "एक ज़िम्मेदारी"।

हालांकि, वसीयत में या यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ को अन्य मदों की कीमत पर विस्तारित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, "अन्य शर्तें", "हस्ताक्षर करने का अधिकार", आदि)।

दस्तावेज़ आमतौर पर एक प्रति में लिखा जाता है - यह उस कर्मचारी द्वारा भी हस्ताक्षरित होता है जिसके लिए इसे तैयार किया जाता है, साथ ही इकाई के प्रमुख और संगठन के निदेशक, लेकिन यदि कई सचिव हैं, तो आप नौकरी प्रिंट कर सकते हैं प्रतियों की आवश्यक संख्या में विवरण। उनमें से प्रत्येक के पास मूल हस्ताक्षर भी होने चाहिए और यदि आवश्यक हो, तो उसे ठीक किया जाना चाहिए ताकि समान कर्तव्यों का दोहराव न हो।

एक सचिव के लिए नौकरी का विवरण तैयार करना

टोपी

निर्देश के शीर्ष पर, इसके ऊपरी दाहिने हिस्से में, उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के लिए एक स्थान आवंटित किया जाना चाहिए। यहां आपको केवल कुछ पंक्तियों को भरने की आवश्यकता है: उनकी स्थिति (सामान्य निदेशक, निदेशक), कंपनी का नाम, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और एक प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ दें। फिर दस्तावेज़ का नाम लाइन के बीच में लिखा जाता है।

मुख्य खंड दूसरे भाग से शुरू होते हैं।

सामान्य प्रावधान

शीर्षक वाले पहले खंड में "सामान्य प्रावधान"सबसे पहले, यह दर्ज किया जाता है कि इस दस्तावेज़ में क्या चर्चा की जाएगी, फिर सचिव की नियुक्ति और बर्खास्तगी की प्रक्रिया का संकेत दिया जाता है, जिसे वह वास्तव में रिपोर्ट करता है, साथ ही योग्यता आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए (विशेषज्ञता, शिक्षा, अतिरिक्त पाठ्यक्रम, आदि) ।), आवश्यक अनुभव और कार्य अनुभव।

फिर, उसी खंड में, सभी कानून, विनियम, नियम, आदेश जिनके साथ सचिव को परिचित होना चाहिए, सूचीबद्ध हैं: संगठन में अपनाए गए दस्तावेजों के मानक और रूप, कार्यालय के काम के नियम, कार्यालय उपकरण का ज्ञान आदि। नीचे आपको यह लिखना होगा कि कार्यस्थल से अनुपस्थिति के मामले में सचिव की जगह कौन लेगा (विशिष्ट कर्मचारियों के नाम बताए बिना) ..

सचिव की जिम्मेदारियां

अगला भाग "कार्यात्मक जिम्मेदारियां"सचिव द्वारा किए जाने वाले कर्तव्यों से संबंधित है। उन्हें कंपनी की जरूरतों के अनुसार और कर्मचारी के काम करने के समय को ध्यान में रखते हुए, अलग-अलग पैराग्राफ में यथासंभव विस्तृत रूप से लिखा जाना चाहिए।

सचिव के अधिकार

अध्याय "अधिकार"उन पहलों और शक्तियों को शामिल करता है जिनका उपयोग सचिव को सबसे प्रभावी गतिविधि के लिए करने का अधिकार है। आमतौर पर, इसमें कंपनी के अन्य संरचनात्मक प्रभागों के साथ-साथ प्रबंधन के साथ इसके संपर्क की संभावना शामिल होती है।

सचिव की जिम्मेदारी

अध्याय में "एक ज़िम्मेदारी"उल्लंघनों का स्पष्ट रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए जिसके लिए सचिव को बोनस से वंचित करने, टिप्पणी करने, फटकार लगाने या यहां तक ​​कि बर्खास्तगी के रूप में अनुशासनात्मक दंड के अधीन किया जा सकता है। एक पैराग्राफ में, यह ध्यान दिया जा सकता है कि प्रभाव के लागू उपाय कानून के ढांचे और रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुरूप हैं।

काम करने की स्थिति

सचिव के नौकरी विवरण के पांचवें खंड में कहा जाता है "काम करने की स्थिति", वे किसमें फिट होते हैं, इन शर्तों को निर्धारित किया जाता है (उदाहरण के लिए, आंतरिक श्रम अनुसूची द्वारा), साथ ही कुछ विशेषताएं - उदाहरण के लिए, व्यापार यात्राएं, शिफ्ट शेड्यूल, आदि।

हस्ताक्षर करने का अधिकार

इस दस्तावेज़ के अंतिम खंड में केवल एक पैराग्राफ शामिल है, अर्थात् यह उन दस्तावेज़ों को परिभाषित करता है जिन्हें सचिव को अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करने का अधिकार है।

नौकरी के विवरण को ध्यान से भरने के बाद, उस कर्मचारी से सहमत होना चाहिए जो सचिव के नौकरी विवरण में निर्धारित नियमों और मानदंडों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार है (यह सचिवालय का प्रमुख, कार्मिक विभाग का प्रमुख हो सकता है, आदि।)। यहां आपको उसकी स्थिति, कंपनी का नाम, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक दर्ज करना होगा, और यह सब एक प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करना होगा।

अगला, हम कर्मचारी के बारे में आधिकारिक और व्यक्तिगत डेटा इंगित करते हैं: अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, स्थिति, फिर से संगठन का नाम, पासपोर्ट विवरण, हस्ताक्षर और दस्तावेज़ के साथ परिचित होने की तारीख। मुहर लगाना आवश्यक नहीं है, क्योंकि दस्तावेज़ संगठन के आंतरिक कार्यप्रवाह का हिस्सा है।

1. सामान्य प्रावधान

1.1. कंपनी के निदेशक (बाद में निदेशक के रूप में संदर्भित) के आदेश से सचिव को पद पर नियुक्त किया जाता है।

1.2. सचिव निदेशक को रिपोर्ट करता है।

1.3. सचिव के कार्य का लक्ष्य निदेशक के लिए ऐसी परिस्थितियाँ बनाना है जो उसके कार्य की अधिकतम दक्षता सुनिश्चित करती हैं।

2. कार्य और जिम्मेदारियां

2.1. निदेशक द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत किए गए पत्राचार को स्वीकार करता है, इसे किए गए निर्णयों के अनुसार, संरचनात्मक डिवीजनों या विशिष्ट कलाकारों को काम की प्रक्रिया या उत्तरों की तैयारी में उपयोग के लिए स्थानांतरित करता है।

2.2. कार्यालय के काम का संचालन करता है, तैयारी और निर्णय लेने के लिए जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन किए गए कार्यालय उपकरण का उपयोग करके विभिन्न संचालन करता है।

2.3. निदेशक को हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज और व्यक्तिगत आवेदन स्वीकार करता है।

2.4. निदेशक के काम करने के लिए आवश्यक दस्तावेज और सामग्री तैयार करता है।

2.5. निदेशक के टेलीफोन वार्तालापों को व्यवस्थित करता है, उनकी अनुपस्थिति में प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करता है और इसकी सामग्री को अपने ज्ञान में लाता है, प्राप्त करने और इंटरकॉम उपकरणों का उपयोग करके सूचना प्रसारित करता है और प्राप्त करता है, तुरंत निदेशक को संचार चैनलों के माध्यम से प्राप्त जानकारी की रिपोर्ट करता है।

2.6. निष्पादन के लिए प्राप्त दस्तावेजों के संरचनात्मक प्रभागों और विशिष्ट निष्पादकों द्वारा समय पर विचार और प्रस्तुत करने की निगरानी करता है; निदेशक को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किए गए तैयार मसौदा दस्तावेजों की शुद्धता की जांच करता है, उनके उच्च गुणवत्ता वाले संपादन को सुनिश्चित करता है।

2.7. निदेशक की ओर से, वह पत्र, अनुरोध, अन्य दस्तावेज तैयार करता है, पत्रों के लेखकों के उत्तर तैयार करता है।

2.8. निदेशक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करता है, बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, रजिस्टरों के प्रतिभागियों को सूचित करता है), बैठकों और बैठकों के मिनट रखता है और तैयार करता है।

2.9. कंपनी के कर्मचारियों द्वारा जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के कार्यान्वयन के साथ-साथ नियंत्रण में लिए गए निदेशक के निर्देशों और निर्देशों के कार्यान्वयन के समय पर नियंत्रण रखता है। एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल रखता है।

2.10. निदेशक के कार्यस्थल को आवश्यक संगठनात्मक उपकरण, स्टेशनरी प्रदान करता है।

2.11. निदेशक के निर्देश पर प्रिंट, उनके काम के लिए आवश्यक आधिकारिक सामग्री, या डेटाबेस में वर्तमान जानकारी दर्ज करता है।

2.12. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कंपनी के कर्मचारियों के अनुरोधों और प्रस्तावों पर विचार करने की दक्षता में योगदान देता है।

2.13. स्वीकृत नामकरण के अनुसार मामलों का निर्माण करता है, उनका भंडारण सुनिश्चित करता है और उन्हें समय पर संग्रह में जमा करता है।

2.14. एक व्यक्तिगत कापियर पर दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाता है।

3. अधिकार

सचिव का अधिकार है:

3.1. संपर्क करने वाले संगठनों और आगंतुकों के साथ निदेशक के संबंधों में प्राथमिकताएं निर्धारित करें।

3.2. निदेशक के मौखिक निर्देशों के आधार पर सरल पत्र और संक्षिप्त निर्देशात्मक दस्तावेज लिखें।

3.3. यदि आवश्यक हो, निदेशक द्वारा आवश्यक दस्तावेजों की तैयारी में उद्यम के कर्मचारियों को शामिल करें।

3.4. निदेशक के हस्ताक्षर के लिए लागू मानकों के उल्लंघन में तैयार किए गए आधिकारिक दस्तावेजों को स्वीकार न करें।

3.5. अपनी क्षमता और अधिकार के दायरे में, अपने काम के समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए निदेशक को संबोधित टेलीफोन कॉल का जवाब दें।

4. जिम्मेदारी

सचिव जिम्मेदार है:

4.1. निदेशक के आदेशों के उच्च-गुणवत्ता और समय पर निष्पादन के लिए।

4.2. "आंतरिक विनियम" और "कंपनी के व्यापार रहस्य पर विनियम" के अनुपालन के लिए।

5. नियमों को जानना

सचिव को पता होना चाहिए:

5.1. कंपनी की गतिविधियों और रिकॉर्ड कीपिंग से संबंधित डिक्री, आदेश, आदेश, विनियम, निर्देश और अन्य नियामक दस्तावेज।

5.2. कंपनी और उसके डिवीजनों की संरचना और प्रबंधन।

5.3 कार्यालय के काम का संगठन; दस्तावेजों के प्रसंस्करण और प्रसंस्करण के तरीके; संग्रह व्यवसाय; टाइपस्क्रिप्ट।

5.4. रिसेप्शन और संचार उपकरणों के उपयोग के नियम, दस्तावेजों के प्रसंस्करण के तकनीकी साधन, मौखिक और लिखित दस्तावेजी जानकारी, कंप्यूटर और प्रिंटिंग मशीन।

5.5. संगठनात्मक और निर्देशात्मक प्रलेखन की प्रणाली के मानक; विशिष्ट रूपों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों को संकलित करने के नियम।

5.6. नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र की मूल बातें; व्यापार संचार नियम।

5.7. श्रम संगठन और प्रबंधन की मूल बातें।

5.8. कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के संचालन के लिए नियम।

5.9. प्रशासनिक कानून और श्रम कानून की मूल बातें।

6. योग्यता आवश्यकताएं

सामान्य माध्यमिक शिक्षा और व्यावसायिक शिक्षा पूरी करें या काम पर सामान्य माध्यमिक शिक्षा और व्यावसायिक प्रशिक्षण पूरा करें।

7. स्थिति के अनुसार संबंध (कनेक्शन)

निदेशक के साथ-साथ कंपनी और अन्य संगठनों के कर्मचारियों के साथ सीधा संपर्क, जब ऐसे व्यक्ति व्यावसायिक और व्यक्तिगत मामलों पर निदेशक से संपर्क करते हैं; निदेशक के लिए अलग दस्तावेज, प्रमाण पत्र या अन्य जानकारी प्राप्त करने के लिए यदि आवश्यक हो तो उन्हें संबोधित करता है।