Juhataja sekretäri ülesanded. Tüüpiline juhataja sekretäri ametijuhend

Sekretäri ametijuhend

KINNITA
tegevdirektor
Perekonnanimi I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär kuulub tehniliste tegijate kategooriasse.
1.2. Sekretär nimetatakse ametikohale ja vabastatakse sellelt ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Sekretär allub otse ettevõtte peadirektorile / struktuuriüksuse juhile.
1.4. Sekretäri äraolekul lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis tehakse teatavaks organisatsiooni korralduses.
1.5. Sekretäri ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgharidus, mittetäielik kõrg- või keskerieriala, sarnase töö kogemus alates kuuest kuust, teadmised kontoritehnikast (faks, koopiamasin, skanner, printer), Microsoft Office'i programmid (Word, Excel).
1.6. Sekretär juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni seadusandlikud aktid;
- ettevõtte põhikiri, sisemised tööeeskirjad, muud ettevõtte õigusaktid;
- juhtkonna korraldused ja käskkirjad;
- see ametijuhend.

2. Sekretäri ülesanded

Sekretär täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. Teostab töid juhi haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe alal.
2.2. Võtab sissetuleva kirjavahetuse vastu läbivaatamiseks juhatajale, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele töövõtjale kasutamiseks töö või vastuste koostamise protsessis.
2.3. Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.
2.4. Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile ametlikku teavet, korraldab juhataja telefonivestlusi.
2.5. Juhataja nimel koostab ta kirju, taotlusi ja muid dokumente.
2.6. Teostab tööd juhataja poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (vajalike materjalide kogumine, osalejate teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.7. Teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt antud korralduste ja juhiste täitmise ning kontrolli alla võetud juhi juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
2.8. Varustab juhataja töökohta vajalike organisatsioonitehnoloogia vahenditega, kirjatarvetega, loob juhi tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.
2.9. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa töötajate soovide ja ettepanekute operatiivsele läbivaatamisele.
2.10. Vormistab kohtuasju vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
2.11. Korraldab juhi tööreise: tellib lennu- ja raudteepileteid, broneerib hotelle.
2.12. Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

3. Sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:
3.1. Saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks.
3.2. Anda juhtkonnale ettepanekuid oma ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Nõuda isiklikult või juhi nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt tema tööülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.
3.4. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametiülesannete täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevusest tulenevate dokumentide ohutuse tagamiseks.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Sekretäri vastutus

Sekretär vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja/või mitteõigeaegse, hooletu täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, korralduste ja ärisaladuse ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste eiramise eest.
4.3. Töösisekorraeeskirjade, töödistsipliini, ohutus- ja tuleohutuseeskirjade rikkumise eest.

KINNITA

________________________________________ (initsiaalid, perekonnanimi)
(organisatsiooni nimi, eel-____________________________
vastuvõtmine jne, selle organisatsiooniline (direktor või muu
juriidiline vorm) ametlik isik, volitatud
peab heaks kiitma
nostalgiline õpetus)
"" ____________ 20__

Töö kirjeldus

Peasekretär
______________________________________________
(organisatsiooni, ettevõtte vms nimi)

"" __________________ 20__ N_____________

See ametijuhend on välja töötatud ja heaks kiidetud
töölepingu alusel __________________________________________________
(selle isiku ametikoha nimi, kelle jaoks
_______________________________________________________________ ja vastavalt
see ametijuhend on koostatud)
Vene Föderatsiooni töökoodeksi ja muude eeskirjade sätted
Vene Föderatsiooni töösuhteid reguleerivad aktid.

I. Üldsätted
1.1. Juhataja sekretär kuulub tehnika kategooriasse
esinejad.
1.2. Inimene, kellel on
kutsekõrgharidus, esitamata nõudeid töökogemusele
töö, või keskeriharidus ja töökogemus
eriala vähemalt __________ aastat.
1.3. Juhataja sekretäri ametikohale nimetamine ja vallandamine
sellest tehakse ettevõtte juhi korraldusel ettenäitamisel

1.4. Sekretär peab teadma:
- otsused, korraldused, korraldused, muud juhised ja
puudutavad kõrgemate ja muude organite normdokumendid
Ettevõtlustegevus;
- eeskirjad, juhised, muud hooldust reguleerivad dokumendid
kontoritöö;
- ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine;
- ettevõtte põhikiri;
- kontoritöö korraldamine;
- dokumentide registreerimise ja töötlemise meetodid;
- arhiveerimine;
- masinakiri;
– vastuvõtu- ja sidevahendite kasutamise eeskirjad;
- ühtse organisatsioonilise ja haldussüsteemi standardid
dokumentatsioon;
- reeglid ärikirjade trükkimiseks tüüpvormide abil;
- eetika ja esteetika alused;
- ärisuhtluse reeglid;
- arvutitehnika toimimise reeglid;
- Haldusõiguse ja tööseadusandluse alused;
- sisemised tööeeskirjad;
- töökaitse reeglid ja eeskirjad, ohutusmeetmed,
tööstuslik kanalisatsioon ja tulekaitse;
1.5. Sekretär allub otse juhatajale
________________________________________________________________________.
(ettevõte, struktuuriüksus)
1.6. Sekretäri äraoleku ajal (puhkus, haigus jne)
ülesandeid täidab nõuetekohaselt määratud isik,
mis omandab vastavad õigused ja vastutab
talle usaldatud ülesannete nõuetekohane täitmine.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Töökohustused
Sekretär:
2.1. Teostab töid organisatsioonilise ja tehnilise toe alal
juhi haldustegevus.
2.2. Võtab esildisega tutvumiseks juhataja poolt vastu
kirjavahetust, edastab selle vastavalt aastal tehtud otsusele
struktuurijaotised või konkreetsed teostajad kasutamiseks
töötamise või vastuste ettevalmistamise protsess.
2.3. Teostab kontoritööd, teeb erinevaid operatsioone
arvutitehnoloogia kasutamine, mille eesmärk on koguda, töödelda ja
teabe esitamine ettevalmistamisel ja otsustamisel.
2.4. Juhataja allkirjaks võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi.
2.5. Valmistab ette tööks vajalikud dokumendid ja materjalid
juht.
2.6. Tagab õigeaegse läbivaatamise ja esitamise
struktuuriüksused ja konkreetsed dokumentide täitjad,
allkirja andmiseks üle antud, tagab nende kvaliteedi
toimetamine.
2.7. Telefonivestluste korraldamine juhatajaga
kirjutab tema äraolekul saadud info üles ja toob selle talle
teavet selle sisu, edastab ja võtab vastu teavet
vastuvõtu- ja sisesideseadmed (telefaks, teleks jne), samuti
telefonisõnumeid, juhib talle kiiresti teavet,
sidekanalite kaudu vastu võetud.
2.8. Pea nimel kirjutab kirju, palveid jne.
dokumente, koostab vastuseid kirjade autoritele.
2.9. Teostab töid koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel,
viib läbi juhataja (vajalike materjalide kogumine, teavitamine
osalejad ürituse aja ja koha, päevakava, registreerimise kohta),
võtab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokollid.
2.10. Jälgib ettevõtte töötajate töö tulemuslikkust
väljastatud korraldused ja juhised, samuti tähtaegadest kinnipidamine
juhi juhiste ja juhiste täitmine, kontrolli alla võetud.
2.11. Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili.
2.12. Tagab juhi töökoha vajalikuga
organisatsioonilised seadmed, kirjatarbed,
loob juhi tulemuslikku tööd soodustavad tingimused.
2.13. Prindib kontorimaterjale pea suunas,
tööks vajalik või sisestab jooksva info andmepanka.
2.14. Korraldab külastajate vastuvõttu, soodustab efektiivsust
töötajate soovide ja ettepanekute läbivaatamine.
2.15. moodustab juhtumeid vastavalt kinnitatud nomenklatuurile,
tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
2.16. Täidab juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Õigused
Sekretäril on õigus:
3.1. Tutvuda ettevõtte juhtkonna otsuste eelnõudega,
seotud tema tegevusega.
3.2. Esitage ettepanekud juhtkonnale läbivaatamiseks
ettenähtud tööülesannetega seotud töö parandamine
see juhend.
3.3. Oma pädevuse piires teavitada otse
juht kõigist nende täitmise käigus tuvastatud puudustest
töökohustused ja teha ettepanekuid nende kõrvaldamiseks.
3.4. Taotlege isiklikult või ettevõtte juhtkonna nimel alates
struktuuriüksuste ja spetsialistide teave ja dokumendid,
nende tööülesannete täitmiseks vajalikud.
3.5. Nõua ettevõtte juhtkonnalt abi
oma kohustuste ja õiguste täitmist.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Vastutus
Sekretär vastutab:
4.1. Oma ametniku ebaõige täitmise või mittetäitmise eest
käesolevas ametijuhendis sätestatud tööülesandeid
Vene Föderatsiooni tööseadusandlusega määratud piirides.
4.2. Süütegude eest, mis on toime pandud nende teostamise käigus
tegevused - piirides, mis on määratud haldus-, kriminaal- ja
Vene Föderatsiooni tsiviilõigus.
4.3. Materiaalse kahju tekitamise eest – määratud piirides
Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilseadusandlus.

Ametijuhend töötati välja kooskõlas ________________
(nimi,
_____________________________.
dokumendi number ja kuupäev)

Struktuuriüksuse juht (initsiaalid, perekonnanimi)
_________________________
(allkiri)

"" _____________ 20__

KOKKULEHTUD:

Juriidilise osakonna juhataja

(initsiaalid, perekonnanimi)
_____________________________
(allkiri)

"" ________________ 20__

Olen tuttav juhisega: (initsiaalid, perekonnanimi)
_________________________
(allkiri)

Need moodustavad põhiosa määratud töökoha töötoimingute läbiviimise juhistest. Lisaks teatud soovituste loetelule, mida tuleb järgida, sisaldab selline dokument teavet sekretäri nõuete, õiguste, vastutusala ja üldiste tööeeskirjade kohta. Ei tohiks eeldada, et selline ametialane positsioon on lihtne ega nõua teatud nüanssidega arvestamist.

Üldised kohustused

Kõigepealt tuleb aru saada, mis on sekretäri klassikalised ühtsed töökohustused. Lühidalt võib need taandada järgmistele kohustuslikele soovitustele:

Nõuded teadmistele

Töötaja tööülesanded võivad sõltuvalt tema põhispetsialiseerumisest veidi erineda. Kuid sellest hoolimata on selle ametikoha teadmised järgmistes valdkondades kasulikud ja väga kasulikud:

• Töö- ja haldusõiguse alused.
• Üldised eetikanormid ja ärietikett.
• Kontoritöö alused.
• Ohutustehnika.
• Arvutustehnika ning vastuvõtu- ja läbirääkimisruumide ning kontoritehnikaga töötamise reeglid.
• Tööohutus ja töötervishoid.
• Ärikirjavahetuse nõuded.

Muu hulgas on võimatu sekretäri ülesandeid korralikult täita, teadmata ettevõtte sisemisi põhialuseid, tegevuste ajakava, reguleerivaid dokumente ja palju muud.

Juhatajaassistendi kohustused

Juhataja sekretäri tööülesanded ei erine palju ülaltoodud üldnõuetest. Samuti võtab ta vastu ja edastab kirjavahetust, paljundab ja arhiveerib dokumente, kontrollib juhataja korralduste edastamist vastutavatele isikutele, viib läbi vajalikke kantseleitöid, tagab eeliskaupade ostmise. Muuhulgas peaks selline spetsialist suutma tegeleda:

Selliseid juhataja sekretäri ametiülesandeid võivad reeglina täita nii kõrg- kui ka keskeriharidusega isikud. Viimasel juhul on oluliseks eeliseks töökogemuse olemasolu erialal alates 2 aastast.

Sekretäri õigused

Tuleb meeles pidada, et mitte ainult sekretäri tööülesanded ei määra tema tööd, töötajal on loomulikult ka teatud õigused. Seega sisaldavad need võimalust tutvuda töökavanditega ja õigust teha oma ametlike juhiste raames ratsionaalseid ettepanekuid. Lisaks on sekretäril õigus nende pädevuse piires puuduste tuvastamisel juhtida nendele aspektidele juhi tähelepanu.

Nõuded ametniku tegevusele

Sekretäri-sekretäri tööülesanded erinevad reeglina veidi ülalkirjeldatust. Samas peaks juhiabi eelkõige tagama ametiasutuste tegevuse vahetult, ametnik on aga enamjaolt paberimajandusele keskendunud. Tema töötegevuse juhised peavad sisaldama järgmisi aspekte:

Nõuded kohtusekretäri tööle

Palju olulisemad muudatused hõlmavad kohtuistungi sekretäri ülesandeid. Reeglina on need spetsialistid otseselt seotud kohtuistungite läbiviimise ja fikseerimisega. Lisaks koostavad nad kirju, taotlusi ja muid dokumente, saavad helistada kohtuvaidlustes osalevatele isikutele. Sellist aktiivset tööd saab teha nii kõrg- kui ka mittetäieliku kõrgharidusega, vastava töökogemuseta isik. Selle ametikoha valivad reeglina noored mehed ja naised, kes soovivad omandada kogemusi kohtuvaldkonnas ja jätkata oma karjääri õigusvaldkonnas.

Mõnele võib tunduda, et selline vaba töökoht ei nõua eriteadmisi ja -oskusi, nii et see sobib paljudele, kuid see pole täiesti tõsi. Millega kohtusekretär veel tegeleb? Tema tööülesannete hulka kuuluvad:

• Põhiseaduse, föderaalseaduste ja muude õigusaktide ja korralduste järgimine.
• Kohtuniku või muude volitatud isikute korralduste täitmine.
• Suhtlemine teiste kohtustruktuuri töötajatega sekretäri pädevusse kuuluvate küsimuste lahendamiseks.

Üldine informatsioon

Sekretär-sekretäri, juhiabi ja kohtutöötajate tööülesandeid reguleerib eridokument, mida nimetatakse ametijuhendiks. Selle kohalolek igas ettevõttes on kohustuslik, kuna töötaja saab kindlaksmääratud reeglite loendi järgi aru, milliseid toiminguid ta peab tegema ja mida mitte. Selline dokument töötatakse välja ja koostatakse juhtkonna osalusel ning sisaldab tõrgeteta selliseid alajaotisi nagu üldsätted, õigused ja kohustused, vastutusvaldkonnad, töötajatevahelised suhted ettevõtte sees, aga ka vajalikud rakendused.

Ametijuhend ei sisaldu ettevõtte nõutavate dokumentide loendis, kuid selle olemasolu võimaldab teil selgelt määratleda organisatsiooni töötajatele, sealhulgas sekretäridele kuuluvate õiguste ja kohustuste loetelu.

KINNITA:
tegevdirektor
Hulgitarne LLC
Širokov/Shirokov I.A./
12. august 2014

Sekretäri ametijuhend

Üldsätted

1.1. See dokument määrab organisatsiooni sekretäri tööülesanded, volitused, kohustused ja muud töötingimused.

1.2. Sekretäri ametikohal on õigus asuda isikul, kes omab tunnistust keskhariduse omandamisest ja on lisaks läbinud kursuste vormis erialase erikoolituse, töökogemusega vähemalt kuus kuud.

1.3. Sekretäri ametisse nimetamine ja ametist vabastamine toimub Vene Föderatsiooni kehtiva töökoodeksiga ettenähtud viisil organisatsiooni juhi eraldi korraldusega.

1.4. Sekretäri otsese juhina tegutseb organisatsiooni direktor

1.5. Töökoha puudumisel peab sekretäri asendama ettevõtte juhi erikorraldusega kinnitatud töötaja.

1.6. Sekretär peab teadma:

— Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilõiguse alused;

– ettevõtte struktuur, juhtkond, sealhulgas osakondade juhid;

– Bürootöö läbiviimise reeglid;

— õigekirja, grammatika, stiili, kirjavahemärkide ja muude vene kirjakeele osade reeglid, mis on vajalikud äridokumentide pädevaks kirjutamiseks ja täitmiseks;

- Ühtne, kasutamiseks kohustuslik, haldusdokumentide vormid, näidised, mallid;

— tööprotsesside korraldamise alused;

— Eetika, ärisuhtluse ja -stiili alused, sh. läbirääkimised, kirjade kirjutamine, riietuskood jne;

— arvuti- ja kontoriseadmetega töötamise reeglid, meetodid, sealhulgas rakenduslike arvutiprogrammide (Word, Excel jne) omamine;

— Kinnitatud töökaitse-, ohutuse- ja siseeeskirjad.

Funktsionaalsed kohustused

2.1. Sekretäri tööülesannete loetelu sisaldab järgmisi ülesandeid:

— õigeaegselt tagada juhataja büroo tõrgeteta toimimine;

– Juhataja ärikohtumiste, koosolekute, nõupidamiste ja muude ürituste planeerimine, nende korraldamine;

— Juhataja töölähetuste korraldamine, sh. piletite ostmine, ruumide rentimine, transport jne.

— läbirääkimised jooksvates küsimustes struktuuriüksuste juhtidega, neilt kogu vajaliku teabe toomine ettevõtte direktorile, samuti direktori korralduste ja korralduste toomine töötajatele;

— nõutava teabe kogumine, töötlemine ja juhatajale üleandmine;

- Kontroll juhataja korralduste täitmise üle, antakse üle sekretärile;

– Juhataja Skype’i ja telefonivestluste korraldamine ja toetamine, faksiteadete vastuvõtmine ja saatmine, juhataja äraolekul töökohal – talle edastatud info vastuvõtmine ja pähe toomine;

— pea kirjatarvete soetamine;

— Kontoritehnika töö kontroll, õigeaegne abinõude rakendamine selle rikete ja kahjustuste korral;

— otseselt juhiga seotud sise- ja välisbürootöö läbiviimine (korralduste, juhiste, kirjade, lepingute jms koostamine)

— Korporatiivürituste, puhkuste, koolitusseminaride jms korraldamine.

- Kirjade vastuvõtmine ja saatmine;

— organisatsiooni töötajatelt dokumentide ja isiklike avalduste vastuvõtmine juhataja kinnitamiseks;

– külastajate vastuvõtmise protsessi korraldamine, kes ei ole ettevõtte töötajad;

– Üldkoosolekutel ja koosolekutel osalemine;

— Hea tahe, positiivne meeleolu, meeskonnas soodsa mikrokliima loomine.

Õigused

Sekretäril on järgmised õigused:

3.1. Nõudke töötingimusi, mis soodustavad tema tööviljakuse suurendamist (sh kontoriseadmete täiustatud mudelite pakkumine, töökorralduse standardite järgimine jne);

3.2. Nõuda ja vastu võtta tema tegevusega otseselt seotud dokumente, tõendeid, korraldusi, käskkirju;

3.3. Suhelda osakonnajuhatajate, struktuuriüksuste juhtide ja kõrgema juhtkonnaga, et lahendada organisatsiooni tööga seotud küsimusi;

3.4. olla ettevõtte esindaja teistes nii riiklikes kui ka äriorganisatsioonides kõigis tema pädevusse kuuluvates küsimustes;

3.5. Osaleda täiendkoolitustel;

3.6. Keelduda tööülesannete täitmisest, kui miski ohustab tema elu või tervist töökohal.

Vastutus

Sekretäri vastutus (rangelt kehtiva seadusandluse raames) on ette nähtud järgmiste olukordade ilmnemisel:

4.1. ametialaste funktsioonide ebakvaliteetne või enneaegne täitmine, samuti täielik tööst keeldumine;

4.2. Ülesannete, ülesannete, küsimuste, juhi juhiste ja korralduste täitmisest keeldumine;

4.3. tahtlik ja süstemaatiline vale- või mittetäieliku teabe esitamine oma töö kohta;

4.4. Hooletu suhtumine töökaitsemeetmete, sise-eeskirjade ja ohutuse tagamisse, samuti reaalsete toimingute puudumine, kui need avastavad teised töötajad;

4.5. Töödistsipliini tahtlik rikkumine mõjuvate põhjuste ja nende olemasolu kinnitavate dokumentide puudumisel.

4.6. Alluvushäire.

Töötingimused

5.1. Sekretäri töö- ja puhkerežiim on ette nähtud töösisekorraeeskirjas;

5.2. Võimalikud ärireisid (peaga kaasas), nii linnasiseselt kui ka teistesse piirkondadesse.

Õigus allkirjastada

6.1. Sekretärile antakse allkirjaõigus tema tööga otseselt seotud dokumentidele.

NÕUSTUD
HR juht
Hulgitarne LLC
Semenov/Semenov R.A./
12. august 2014

OLEN JUHENDID LUGENUD
Vederkina Anna Valerievna
LLC hulgimüügi sekretär
Pass 7685 nr 975849
Välja antud Permi Leninski rajooni siseasjade osakonna poolt
14.09.2012 allüksuse kood 123-425
Allkiri Vederkin
17. august 2014

FILES 1 fail

Miks on vaja ametijuhendit

See dokument on ühtviisi oluline nii sekretärile endale kui ka ettevõtte juhtkonnale. Ühelt poolt on selles selgelt välja toodud ülesanded, mida töötaja peab täitma, reeglid ja seadused, mida ta peab teadma, tema ametisse nimetamise ja vallandamise kord, samuti tema õigused jne. Teisest küljest on see sama dokument võimaldab tööandjal koordineerida alluvate tööd ja efektiivselt juhtida tootmisprotsessi.

Üsna sageli muutuvad ametijuhendid konfliktide, vaidluste ja erimeelsuste korral juriidiliselt oluliseks dokumendiks ja omandavad tõendusjõu. Seetõttu ei tohiks ametijuhendite koostamisse suhtuda juhuslikult, iga punkt tuleb hoolikalt ja hoolikalt ette kirjutada.

Sekretäri ametijuhendi koostamise põhireeglid

Sekretäri ametijuhendil pole ühtset kohustuslikku vormi, nii et saate selle koostada valmis malli järgi või töötada välja dokumendi oma äranägemise järgi. Dokumendi koostamisel tasub meeles pidada, et sekretärid võivad erinevates ettevõtetes täita erinevaid ülesandeid, kuid nende põhitöö peaks olema sama.

Sekretäri ametijuhendi standardversioon, kõige levinum versioon, sisaldab nelja osa:

• "Üldsätted",
• "Kohustused"
• "Õigused",
• "Vastutus".

Küll aga saab soovi või vajaduse korral dokumenti täiendada muude asjade arvelt (näiteks “Muud tingimused”, “Allkirjaõigus” jne).

Dokument koostatakse tavaliselt ühes eksemplaris - sellele kirjutab alla ka töötaja, kelle jaoks see on koostatud, samuti üksuse juht ja organisatsiooni direktor, kuid kui sekretäre on mitu, saab töö välja printida kirjeldus vajalikus arvus eksemplare. Igal neist peavad olema ka originaalallkirjad ja vajadusel parandatud, et ei tekiks samade ülesannete kordamist.

Sekretäri ametijuhendi koostamine

Müts

Juhendi ülaosas, selle paremas ülanurgas, tuleks ettevõtte juhi poolt kinnitamiseks eraldada koht. Siin peate täitma vaid mõned read: tema ametikoht (peadirektor, direktor), ettevõtte nimi, perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja jätma ruumi ärakirjaga allkirja jaoks. Seejärel kirjutatakse rea keskele dokumendi nimi.

Peamised osad algavad teise osaga.

Üldsätted

Esimeses jaotises pealkirjaga "Üldsätted" esmalt sisestatakse, mida selles dokumendis käsitletakse, seejärel näidatakse sekretäri ametisse nimetamise ja vabastamise kord, kellele ta täpselt allub, samuti kvalifikatsiooninõuded, millele ta peab vastama (spetsialiseerumine, haridus, lisakursused jne). .), vajalik kogemus ja töökogemus.

Seejärel loetletakse samas jaotises kõik seadused, määrused, reeglid, korraldused, millega sekretär peab olema kursis: organisatsioonis vastuvõetud dokumentide standardid ja vormid, kontoritöö reeglid, teadmised kontoritehnikast jne. Allpool peate kirjutama, kes asendab sekretäri tema töökohalt puudumise korral (ilma konkreetsete töötajate nimesid märkimata) ..

Sekretäri kohustused

Järgmine jaotis "Funktsionaalsed kohustused" puudutab sekretäri ülesandeid. Need tuleb kirja panna võimalikult detailselt, eraldi lõikudena, vastavalt ettevõtte vajadustele ja arvestades töötaja tööaega.

Sekretäri õigused

Peatükk "Õigused" hõlmab algatusi ja volitusi, mida sekretäril on õigus kasutada kõige tulemuslikumaks tegevuseks. Tavaliselt hõlmab see võimalust suhelda nii ettevõtte teiste struktuuriüksustega kui ka juhtkonnaga.

Sekretäri vastutus

Peatükis "vastutus" tuleks selgelt välja tuua rikkumised, mille eest võidakse sekretäri karistada distsiplinaarkaristusega, milleks on preemia äravõtmine, märkus, noomitus või isegi vallandamine. Ühes lõikes võib märkida, et rakendatud mõjutamismeetmed vastavad seaduse ja Vene Föderatsiooni töökoodeksi raamistikule.

Töötingimused

Sekretäri ametijuhendi viiendas osas kutsus "Töötingimused", millesse need sobivad, määratakse need tingimused (näiteks sisemise töögraafikuga), aga ka mõned funktsioonid - näiteks tööreisid, vahetuste graafikud jne.

Õigus allkirjastada

Selle dokumendi viimane osa sisaldab ainult ühte lõiku, nimelt määratleb dokumendid, mida sekretäril on õigus oma allkirjaga kinnitada.

Pärast ametijuhendi hoolikat täitmist tuleb see kokku leppida töötajaga, kes vastutab sekretäri ametijuhendis ettenähtud reeglite ja normide järgimise eest (selleks võib olla sekretariaadi juhataja, personaliosakonna juhataja, personaliosakonna juhataja, sekretäri ametijuhend). jne.). Siin peate sisestama tema ametikoha, ettevõtte nime, perekonnanime, eesnime, isanime ja kinnitama seda kõike ka ärakirjaga allkirjaga.

Järgmisena märgime töötaja ametlikud ja isikuandmed: perekonnanimi, eesnimi, isanimi, ametikoht, jällegi organisatsiooni nimi, passiandmed, allkiri ja dokumendiga tutvumise kuupäev. Pitserit pole vaja panna, kuna dokument on osa organisatsiooni sisemisest töövoost.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär määratakse ametikohale ettevõtte direktori (edaspidi nimetatud juhataja) korraldusega.

1.2. Sekretär annab aru direktorile.

1.3. Sekretäri töö eesmärk on luua direktorile tingimused, mis tagavad tema töö maksimaalse efektiivsuse.

2. Ülesanded ja kohustused

2.1. Võtab vastu direktori poolt läbivaatamiseks esitatud kirjavahetuse, edastab selle vastavalt tehtud otsustele struktuuriüksustele või konkreetsetele teostajatele töö või vastuste koostamise protsessis kasutamiseks.

2.2. Teostab kontoritööd, teeb erinevaid toiminguid, kasutades selleks ettevalmistamiseks ja otsustamiseks vajaliku teabe kogumiseks, töötlemiseks ja esitamiseks mõeldud kontoriseadmeid.

2.3. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi allkirja andmiseks direktorile.

2.4. Valmistab ette direktori tööks vajalikud dokumendid ja materjalid.

2.5. Korraldab direktori telefonivestlusi, salvestab tema äraolekul saadud teabe ja teeb selle sisu talle teatavaks, edastab ja võtab vastu infot vastuvõtu- ja sisesideseadmete abil, teatab sidekanalite kaudu saadud teabest viivitamatult direktorile.

2.6. Jälgib täitmiseks saabunud dokumentide õigeaegset läbivaatamist ja esitamist struktuuriüksuste ja konkreetsete täitjate poolt; kontrollib direktorile allkirjastamiseks esitatavate koostatud eelnõude õigsust, tagab nende kvaliteetse toimetamise.

2.7. Direktori ülesandel vormistab ta kirju, taotlusi, muid dokumente, koostab vastused kirjade autoritele.

2.8. Teostab tööd direktori poolt peetavate koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisel (kogub kokku vajalikud materjalid, teatab osalejatele koosoleku toimumise aja ja koha, päevakorra, registreerib), peab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.

2.9. Teostab kontrolli antud korralduste ja juhiste elluviimise üle ettevõtte töötajate poolt, samuti kontrolli alla võetud juhiste ja juhi juhiste täitmise ajastamise üle. Hoiab kontroll- ja registreerimisfaili.

2.10. Tagab direktori töökoha vajaliku organisatsioonilise varustuse, kirjatarvetega.

2.11. Prindib direktori korraldusel välja tema tööks vajalikud ametlikud materjalid või sisestab jooksva info andmebaasi.

2.12. Korraldab külastajate vastuvõttu, aitab kaasa ettevõtte töötajate soovide ja ettepanekute läbivaatamise tõhustamisele.

2.13. Vormib toimikud vastavalt kinnitatud nomenklatuurile, tagab nende säilitamise ja esitab need õigeaegselt arhiivi.

2.14. Kopeerib dokumente isiklikule koopiamasinale.

3. Õigused

Sekretäril on õigus:

3.1. Määrake prioriteedid direktori suhetes organisatsioonide ja külastajatega.

3.2. Kirjutage direktori suuliste juhiste alusel lihtsaid kirju ja lühikesi ettekirjutusdokumente.

3.3. Vajadusel kaasata ettevõtte töötajaid direktorile vajalike dokumentide koostamisse.

3.4. Ärge aktsepteerige direktori allkirja jaoks kehtivaid standardeid rikkudes koostatud ametlikke dokumente.

3.5. Vastama oma pädevuse ja volituste piires direktorile adresseeritud telefonikõnedele tema tööaja efektiivseks kasutamiseks.

4. Vastutus

Sekretär vastutab:

4.1. Direktori korralduste kvaliteetse ja õigeaegse täitmise eest.

4.2. "Sise-eeskirjade" ja "Ettevõtte ärisaladuse eeskirjad" järgimise eest.

5. Reeglite tundmine

Sekretär peab teadma:

5.1. Määrused, korraldused, korraldused, määrused, juhendid ja muud ühingu tegevuse ja arvestuse pidamisega seotud normatiivdokumendid.

5.2. Ettevõtte ja selle allüksuste struktuur ja juhtimine.

5.3 Bürootöö korraldamine; dokumentide töötlemise ja töötlemise meetodid; arhiiviäri; masinakiri.

5.4. Vastuvõtu- ja sidevahendite, dokumentide töötlemise tehniliste vahendite, suulise ja kirjaliku dokumentaalse teabe, arvutite ja trükimasinate kasutamise eeskirjad.

5.5. Organisatsioonilise ja ettekirjutava dokumentatsiooni süsteemi standardid; reeglid ärikirjade koostamiseks tüüpiliste vormide abil.

5.6. Eetika ja esteetika alused; ärisuhtluse reeglid.

5.7. Töökorralduse ja -juhtimise alused.

5.8. Arvutitehnoloogia toimimise reeglid.

5.9. Haldusõiguse ja tööõiguse alused.

6. Kvalifikatsiooninõuded

Üldkeskharidus ja kutseharidus või üldkeskharidus ja tööalane koolitus.

7. Ametikohale vastavad suhted (seosed).

otsekontakt direktoriga, samuti ettevõtte ja muude organisatsioonide töötajatega, kui sellised isikud võtavad direktoriga ühendust ärilistes ja isiklikes küsimustes; pöördub vajadusel nende poole, et saada direktorile eraldi dokumente, tõendeid või muud teavet.