Personalijuhtimine on juhtkonna kohustus ja tungiv vajadus. Kui sekretär on ka personaliametnik

Bürootöö personalitöös

SISSEJUHATUS

Kaasaegse tööõiguse tunnuseks on töösuhete lepingulise reguleerimise laienemine. Paljud varem tsentraalselt lahendatud küsimused võivad olla kollektiivlepingu, lepingu, töölepingu läbivaatamise objektiks. Jah, Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 179 on määratletud konkreetne nimekiri töötajatest, kellele antakse eelisõigus tööle jätta töötajate arvu või töötajate arvu vähendamisega, ning samal ajal osutab, et kollektiivleping võib ette näha muud töötajate kategooriad, kellel on eelisõigus jääda tööle võrdse tööviljakuse ja kvalifikatsiooniga.

Personaliteenistuse ülesanded on nüüdseks suurenenud tänu sellele, et Vene Föderatsiooni tööseadustik omistas tööõiguse allikatele kohalikud regulatsioonid: korraldused ja muud tööõiguse norme sisaldavad dokumendid. Tuleb meeles pidada, et seadustikus, teistes Vene Föderatsiooni föderaalseadustes ja muudes normatiivaktides, kollektiivlepingus, lepingutes sätestatud juhtudel peab tööandja kohalike eeskirjade vastuvõtmisel arvestama Vene Föderatsiooni arvamust. töötajate esinduskogu. Kõik eelnev selgitab selle töö asjakohasust.

Töö eesmärgiks on õppida kontoritööd personalitöös.

Töö ülesanded on

• arvestama personalitöös kontoritöö korralduse teoreetilisi aluseid;
• uurida kontoritöö korraldust personalitöös CJSC Polygraph näitel;
• kaaluda CJSC Polygraphi personalitöös kontoritöö korralduse optimeerimise meetodeid.

Töö teemaks on kontoritöö korraldamine. Töö objekt on CJSC "Polygraph".

1 KONTORIJUHTIMISE TEOREETILISED ALUSED PERSONALITÖÖS

1.1 Dokumentatsioonisüsteem personalidokumentide haldamisel

Tööle kandideerimisel astub kodanik töösuhtesse organisatsiooni või üksikettevõtjaga. Nende suhete sisuks on tööandjate ja töötajate vastastikused tööõigused ja kohustused. Tööandja on kohustatud tagama töötajale töölepinguga ettenähtud töö, tagama töötingimused ja maksma töötasu õigeaegselt ning töötaja peab isiklikult täitma töölepinguga määratud tööülesandeid, järgides töösisekorraeeskirja eeskirju. .

Tööseadusandlus näeb ette töötaja ja tööandja, aga ka tööotsija ja tööandja vahelise suhte dokumenteerimise (kirjalik töölevõtmisest keeldumine). Töösuhete tekkimise, muutumise ja lõppemise nõuetekohane registreerimine on iga töötaja jaoks oluline mitte ainult tööajal, vaid ka pärast vallandamist.

Töö personaliga nõuab tööandjalt paljude juhtimisprobleemide lahendamist: värbamine, uute töötajate kohandamine, töötajate tegevuse hindamine, kvalifikatsiooni tõstmine, töömotivatsioon jne. Personalijuhtimine toob kaasa ka arvukate dokumentide loomise. 1 .

Eelnevat silmas pidades võib kogu personalidokumentatsiooni jagada kahte rühma:

• töösuhetega seotud dokumendid (näiteks töölepingud, personalikorraldused, töötaja isikukaardid, töötaja avaldused, puhkusegraafikud, vahetuste graafikud jne);
• personalijuhtimisega seotud dokumendid (personali plaanid ja aruanded; personali valiku, töötajate kohandamise, personali hindamise jm sätted; küsimustikud, testid, professiogrammid, personogrammid jne) 2 .

Personalihaldus hõlmab traditsiooniliselt töösuhetega seotud dokumente, millest enamus on vajalikud selliste toimingute menetlemiseks nagu tööle võtmine, teisele tööle üleviimine, vallandamine, puhkus, lähetus jne.

Töösuhete dokumenteerimisel luuakse arvukalt erinevat tüüpi ja sorti organisatsioonilisi, haldus-, raamatupidamis-, teabe- ja teatme- ning muid dokumente. Need dokumendid võib jagada kahte rühma:

• organisatsiooni kohalikud töösuhetega seotud regulatsioonid;
• raamatupidamise ja personali liikumisega seotud dokumendid.

Kohalikud eeskirjad Need on organisatsiooni dokumendid, mis sisaldavad tööõiguse norme (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 8 1. osa), näiteks sisemisi tööeeskirju. Teatud tüüpi kohalike eeskirjade ettevalmistamine on ette nähtud Vene Föderatsiooni töökoodeksiga. Sellised dokumendid on taotlemisel kohustuslikud (näiteks puhkuse ajakava). Dokumendid, mida Vene Föderatsiooni töökoodeks ei näe ette, on oma olemuselt soovituslikud ja need töötatakse välja organisatsiooni äranägemisel (näiteks organisatsiooni struktuuriüksuse määrus).

Kõik tööandjad, sealhulgas üksikettevõtjad, peaksid kohaldama mitmeid Vene Föderatsiooni töökoodeksis sätestatud kohalikke eeskirju. Sellised aktid hõlmavad: personali komplekteerimine, töösisekorraeeskirjad, puhkuste ajakava, töötasustamise määrus, töötajate isikuandmete töötlemise korra määrus.

Mõned Vene Föderatsiooni töökoodeksiga ette nähtud kohalikud eeskirjad on kohustuslikud kasutamiseks ainult neile tööandjatele, kellel on töökorralduse ja personaliga töötamise asjakohased tunnused, näiteks vahetuste ajakava, sertifitseerimise säte, säte. tööjõu normeerimise kohta, vahetustega töömeetodi säte, õpipoisiõppe säte, ebaregulaarse tööajaga ametikohtade loetelu jne.

Arvepidamise ja personali liikumisega seotud dokumentide hulka kuuluvad: dokumendid, mida töötaja töölevõtmisel esitab, ning konkreetsete personalifunktsioonide jaoks koostatud dokumendid.

Tööle asumiseks vajalikud dokumendid on järgmised:

• isikut tõendavad dokumendid;
• staaži, töökogemust kinnitavad dokumendid;
• haridustaset ja kvalifikatsiooni kinnitavad dokumendid;
• riikliku pensionikindlustusega seotud dokumendid;
• sõjaväe registreerimisdokumendid;
• dokumendid (vajadusel), mis on vajalikud tulevase töö eripära arvestades (näiteks tervisetõend, juhiluba vms) 3 .

Konkreetsete HR-funktsioonide jaoks loodud dokumendid hõlmavad järgmist:

• lepingudokumendid: töölepingud, poolte kokkulepped, lisakokkulepped töölepingutele, õpipoisilepingud, täieliku individuaalse vastutuse lepingud, täieliku kollektiivse (meeskonna) vastutuse lepingud;
• asjaajamisdokumendid: korraldused (juhised) personali kohta;
• viitedokumendid: töötajate avaldused, aruanded ja seletuskirjad, protokollid, aktid jms;
• esmased raamatupidamisdokumendid: töötajate isiklikud kaardid, töötunnitabelid, märkmed, puhkuse andmise ja vallandamise arvestused 4 .

Samaaegselt dokumentidega vormistatakse raamatud, ajakirjad, kaardid, milles võetakse arvesse (registreeritakse) organisatsioonis vormistatud dokumente: tööraamatute ja neis olevate lisade liikumise arvestusraamat, tulu ja kulu. raamat tööraamatute vormide arvestuseks ja nendes olevad lisad, töölepingute registreerimise raamatud, korraldused, töötajate isiklikud kaardid, isikutoimikud jne.

Seega on personalidokumentide haldamine protseduuride kogum personalidokumentatsiooni koostamiseks, täitmiseks, töötlemiseks, täitmiseks, juhtumites vormistamiseks, säilitamiseks ja kasutamiseks.

Praegu, pärast Vene Föderatsiooni tööseadustiku jõustumist, on personalidokumentide haldamisel toimunud järgmised peamised muudatused:

• mõned traditsioonilised personalidokumendid, mis on olnud kohustuslikud juba aastaid (näiteks tööleasumise avaldus), on kaotanud kehtivuse;
• on ilmunud uued tööandjale kohustuslikud dokumendid (näiteks töötajate isikuandmetega töötamise korda fikseerivad dokumendid);
• suurenenud on personaliteenistuses menetletavate dokumentide koguarv (näiteks dokumendid põhipuhkuse taotlemisel);
• laienenud on dokumentide hulk, mis tuleb töötajale allkirja vastu tuua;
• mitmed tööandja poolt vastuvõetud dokumendid nõuavad töötajate esinduskogu arvamuse arvestamist;
• personalidokumentatsiooni tuleks vabalt esitada riiklikele tööinspektoritele, kui nad kontrollivad tööandjate tööseaduste täitmist 5 .

Personalidokumentatsiooni registreerimine võtab jätkuvalt suurema osa personaliteeninduse spetsialistide tööajast ning põhjustab sageli tõsiseid tülisid kontrollide ja konfliktiolukordade ajal. Arvukate kaasaegsete organisatsioonide personalidokumentatsiooniga töö olukorra analüüs näitab, et kõige levinumad vead selles valdkonnas on:

• kehtivate õigusaktidega ette nähtud (kohustuslike) dokumentide puudumine;
• tööõiguse norme sisaldavate dokumentide väljatöötamise ja rakendamise korra rikkumine;
• dokumentide ebaõige vormistamine, dokumentidele õigusjõu andmise reeglite mittetundmine;
• juhtimisolukordade ebaõige dokumenteerimine, mis väljendub vajalike dokumentide puudumises või arusaamatuses, mis tüüpi dokument peaks toimuvaid sündmusi kinnitama;
• organisatsioonide arhiivide tööreeglite jämedate rikkumistega personalidokumentatsiooni säilitamise ja hävitamise korraldamine.

Iga tööandja üks peamisi ülesandeid personaliga töötamise valdkonnas on personalidokumentide haldamise õigeaegne ja korrektne läbiviimine.

1.2 Ettevõtte personaliosakonnas koostatud kohustuslikud personalidokumendid

Tööjõu ja töötasu arvestus organisatsioonis toimub personaliteenistuses koostatud esmaste dokumentide alusel. Personaliteenistuse halvasti korraldatud töö mõjutab paratamatult nii raamatupidamisosakonna kui ka kogu organisatsiooni tööd. Selle tagajärjeks on töötajate mitteõigeaegne tasustamine, haiguspuhkus, riiklikele sotsiaalasutustele esitatavate dokumentide mitteõigeaegne koostamine. Selle tulemusena vähenevad ettevõtte kui terviku finantstulemused.

Vene Föderatsiooni töökoodeksi järgimist ja personalidokumentatsiooni täitmise õigsust kontrollivad nii föderaalne tööinspektsioon (Rostrudinspektsiya) kui ka föderaalne maksuinspektsioon. Riiklik inspektor võib tulla ükskõik millise organisatsiooni kontorisse, olenemata omandivormist ja nõuda personaliarvestusega seotud dokumente ning muid organisatsioonis saadaolevaid kohustuslikke ja sisemisi eeskirju ja korraldusi (8. augusti 2001. aasta föderaalseadus nr 134-). ФЗ “Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitsest riikliku kontrolli (järelevalve) käigus” 6 .

Personaliteenistuse tegevuse dokumenteerimine hõlmab kõiki personalidokumentatsiooni koostamise ja töötlemisega seotud protsesse vastavalt kehtestatud reeglitele ning lahendab järgmisi personalijuhtimise ülesandeid:

• töötajate töökorraldus;
• töölepingu sõlmimine ja tööle asumine;
• üleviimine teisele tööle;
• töötajatele puhkuse võimaldamine;
• stiimulid töötajatele;
• töötajatele distsiplinaarkaristuste määramine;
• töötajate sertifitseerimine;
• personali säilitamine;
• tööaja kasutamise arvestus;
• töötajate meelitamine tööle nädalavahetustel ja töövälistel pühadel;
• töölähetuste registreerimine;
• töölepingu lõpetamine ja töölt vabastamine 7 .

Personalidokumentide loetelu, mida organisatsioonid peavad säilitama, olenemata omandivormist, on toodud lisas 1. See sisaldab ka normatiivdokumente, mis reguleerivad tööandja kohustust säilitada teatud personalidokumente ja nende säilitamise tähtaegu (vastavalt Föderaalarhiivi poolt 6. oktoobril 2000 kinnitatud organisatsiooni tegevuses moodustatud standardsete juhtimisdokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusajad, muudetud 27. oktoobril 2003).

Töötajate töökorraldus toimub kohalike eeskirjade vastuvõtmisega (organisatsiooni juhi või tema volitatud ametniku heakskiidul). Igal tööandjal peavad olema sisemised tööeeskirjad ja säte isikuandmete kaitse kohta. Vajadusel võetakse vastu ka muud kohalikud eeskirjad, nagu töötasu, töönormide, lisatasude ja materiaalsete stiimulite, sertifitseerimise jms eeskirjad.

Kollektiivleping (leping) on ​​oma olemuselt nõuandev, kuna see sõlmitakse poolte kokkuleppel (Vene Föderatsiooni tööseadustiku 7. peatükk). Töötajate isikutoimikute pidamine on eraettevõtetele soovituslik. Tööandja isikutoimikute säilitamise kohustus kehtib riiklike organisatsioonide töötajatele vastavalt 27. juuli 2004. aasta föderaalseadusele nr FZ-79 “Vene Föderatsiooni riikliku avaliku teenistuse kohta”. Mugavuse huvides on endiselt soovitatav moodustada isiklikud failid või isiklikud kaustad ning fikseerida nende moodustamise kord juhi poolt kinnitatud organisatsiooni kohalikus õigusaktis.

Töötaja isiklikku toimikusse (isiklikku kausta) saate lisada tööle kandideerimisel nõutavate dokumentide koopiad (pass, sõjaväetunnistus, TIN-i määramise tõend, pensionikindlustustunnistus, abielutunnistus, laste sünnitunnistus - tulumaksusoodustuste andmine; haridust tõendavad dokumendid jne) ja seejärel kõik töötaja töötegevuse perioodil loodud peamised dokumendid, mis iseloomustavad tema töötegevust (avaldused teisele tööle üleviimiseks, lahkumisavaldus, tunnused, edasijõudmise dokumendid koolitus, vastuvõtukorralduste koopiad, üleviimine, vallandamine jne).

Lisaks peavad tööandjal olema järgmised töökaitse dokumendid:

• tööohutusjuhendid;
• instruktaažipäevik (juhistega tutvumine);
• kohustusliku tervisekontrolli läbinud töötajate logi ja muud 8 .

Neid dokumente saab hoida ettevõtte personaliosakonnas, kui organisatsioonil pole eraldi töökaitseteenistust, või kontoris.

Vastavalt sub. "a" artikli 1 1. osa Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 356 kohaselt teostab föderaalne tööinspektsioon riiklikku järelevalvet ja kontrolli selle üle, kas tööandjad järgivad tööseadusi ja muid normatiivseid õigusakte.

Organisatsioonide juhid vastutavad isiklikult oma tegevuse käigus moodustatud dokumentaalfondi eest. Vene Föderatsiooni õigusaktide ja muude normatiivsete õigusaktide rikkumise, personalidokumentatsiooni ebaõige hooldamise või selle puudumise eest näeb seadusandja ette haldustrahvi: ametnikele 1000 kuni 5000 rubla, juriidilistele isikutele 30 000 kuni 50 000 rubla. rubla. või tegevuse haldusliku peatamise kuni 90 päevaks ning korduvalt - toob kaasa ametniku äravõtmise (haldusõiguserikkumiste seadustiku p 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 ja 14.23).

2 HR-TÖÖPRAKTIKA CJSC "POLYGRAPH" NÄITEL

2.1 Kontoritöö üldised omadused CJSC "Polygraph" personalitöös

Töösuhted töötaja ja CJSC "Polygraph" vahel tekivad sõlmitud töölepingu alusel (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 16). Tulevikus tuleb tekkinud töösuhted, samuti nende muutmine ja lõpetamine korralikult vormistada (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid 68, 73, 80 ja teised).

Töösuhete registreerimise all mõistetakse nende dokumenteerimist, s.o asjakohaste dokumentide koostamist.

Dokumenteerimise tulemusena luuakse erinevat tüüpi ja sorti organisatsioonilisi, haldus-, raamatupidamis-, teabe- ja teatme- ning muid dokumente. Samaaegselt dokumentidega väljastatakse raamatuid, ajakirju, kaarte, milles võetakse arvesse (registreeritakse) organisatsioonis vormistatud dokumente.

Dokumentide kohustuslik registreerimine tuleneb otseselt kinnitatud föderaalsete täitevasutuste paberimajanduse näidisjuhiste punkti 4.1.2 nõudest. Venemaa Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldus nr 536: "... kõik registreerimist, täitmist ja viitamiseks kasutamist nõudvad dokumendid kuuluvad registreerimisele."

Tuleb rõhutada, et dokumentide registreerimise protseduur ei piirdu ainult registreerimiskuupäevade ja -numbrite sisestamisega. Dokumentide registreerimine on dokumendi volituste kirje ettenähtud vormis, fikseerides selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti (föderaalsete täitevasutuste bürootöö tüüpjuhise punkt 4.1.1).

Töö personalidokumentatsiooniga ei piirdu ainult dokumentide koostamise, registreerimise ja vormistamisega. Selle töö kõige olulisem komponent on vormistatud dokumentide vormistamine juhtudel, mis on seotud nende säilitamise ja referentsi kasutamise korraldamisega.

Seega on personalidokumentide haldamine protseduuride kogum personalijuhtimise alaste dokumentide koostamiseks, täitmiseks, töötlemiseks, säilitamiseks ja väljavõtmiseks. Nende protseduuride õigeaegseks ja korrektseks rakendamiseks tundub kõige otstarbekam reguleerida võimalikult palju nii personalidokumentide koosseisu kui ka nendega töötamise tehnoloogiat, luues kontoritöö kohta kohalikud eeskirjad: Dokumendiblankettide leht, Album dokumendiplankide kohta, Personaliteenistuse dokumendivoo ajakava, Personali kontoritöö juhend .

Nende aktide üks peamisi ülesandeid on kajastada organisatsiooni tootmistegevuse iseärasusi ning algajatele personaliosakonnas peaksid kohalikud kontoritöö eeskirjad saama juhendiks, mis annab vastused nende küsimustele töösuhete dokumenteerimise kohta.

Personalidokumentide haldamise regulatiivse raamistiku aluseks on Dokumendivormide tabel. Tunnitabeli koostamise eesmärk on määrata kindlaks vajalik ja piisav dokumendiliikide kogum personaliga töötamisel tekkivate olukordade õiguslikuks registreerimiseks. Ajatabeli kasutamine võimaldab vähendada organisatsiooni töötajate tööaja- ja tööjõukulusid juhtimistegevuse dokumenteerimise probleemide lahendamisel.

Tööajaarvestuse vormi (lisa 2) määrab organisatsioon ise, töötab välja personaliosakond ja kinnitab juhataja korraldusega.

Dokumentide vormide tabeli koostamisega peaks kaasnema tabelis sisalduvate personalidokumentide vormide ja näidiste albumi väljatöötamine. Aruandekaardi ja albumi olemasolu võimaldab teil kiiresti ja korrektselt dokumenteerida tööd Polygraph CJSC töötajatega.

Aruandekaart ja album peaksid ennekõike sisaldama Vene Föderatsiooni tööseadustikuga ette nähtud dokumente, st mis on töösuhete registreerimisel kohustuslikud.

2.2 Tellimused personali kohta ja nende registreerimine CJSC "Polygraph"

Personalidokumentide haldamise aluseks on pärast töölepingute sõlmimist personalile antud korraldused (juhendid) nende muutmise ja lõpetamisega. Personalikorralduse sisu peab vastama sõlmitud töölepingu tingimustele. Organisatsiooni juhi korraldustest personali kohta kantakse teave üle raamatupidamisdokumentidesse ja töötajate tööraamatutesse.

Föderaalarhiivide kolleegiumi 6. veebruari 2002. a otsusega kinnitatud organisatsioonide arhiivide töötamise põhireeglite (edaspidi põhieeskirjad) punkti 3.5.5 kohaselt hoitakse põhitegevuse ja personali korraldusi eraldi ja need on moodustatud erinevateks failideks. See kord kehtib ka väikeste organisatsioonide puhul, kus luuakse väike kogus haldusdokumentatsiooni ning personalidokumentide haldamise eest vastutab üks töötajatest (sekretär, raamatupidaja, ökonomist jne).

Teatud tüüpi CJSC "Polygraph" personali dokumentidel on kinnitatud ühtsed vormid. Venemaa Riikliku Statistikakomitee määrus 05.01.2004 nr 1 (tabel 2.1).

Loetletud personalikorralduste vormid on seotud tööjõu ja selle tasumise arvestuse esmase, seetõttu tuleks nende täitmisel juhinduda kinnitatud raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete vormide kasutamise korrast. Venemaa riikliku statistikakomitee määrus 24. märtsist 1999 nr 20.

Tabel 2.1

Personalidokumentide liigid, millel on ühtsed vormid

Nimetatud korra kohaselt saab raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsetele vormidele vajadusel sisestada täiendavaid andmeid. Sel juhul ei tohiks kõik vormidel saadaolevad andmed muutuda (sh kood, vormi number, dokumendi nimi). Üksikute detailide eemaldamine ühtsetest vormidest ei ole lubatud. Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete vormide albumites näidatud vormide vormingud on soovitatavad ja võivad muutuda.

Ühtsete vormide alusel toortoodete valmistamisel on teabe paigutamise ja töötlemise hõlbustamiseks lubatud teha muudatusi veergude ja ridade laiendamise või kitsendamise osas.

Muudatused raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsetes vormides tehakse Polygraph CJSC juhi korralduse (juhise) andmisega (vt lisa 3).

Venemaa riikliku statistikakomitee kinnitatud personali korralduse ühtse vormi puudumisel (näiteks töötajate elulooandmete muutmise, distsiplinaarkaristuste kohaldamise korralduste andmisel ja muudel juhtudel) kasutatakse vorme millised korraldused koostatakse põhitegevuseks (lisa 4).

Tundub asjakohane lisada dokumentide vormide albumisse maksimaalne arv personalitellimuste näidiseid, samuti süstemaatiliselt täiendada seda uute näidetega pärast personaliga töötamise praktikas tekkivate olukordade dokumenteerimist.

Personalitellimuste puhul on õige indekseerimine ja registreerimine väga oluline. Ühe registreerimisvormi kasutamine kõigi personalitellimuste ja nende dokumentide edasise vormistamise jaoks on vastuvõetamatu. Just juhtumite hilisema vormistamise nõuded määravad kindlaks personali korraldustega töötamise korra "praegusel" kontoritööl: personali korraldused rühmitatakse juhtumiteks vastavalt nende säilitamise kehtestatud tähtaegadele (punkt 3.5.5. põhireeglid).

Erinevate hoiutähtaegadega tellimused peavad olema registreeritud erinevatel raamatupidamisvormidel ja neil peavad olema erinevad registreerimisindeksid (numbrid). Personalitellimuste indekseerimise reeglid töötab välja Polygraph CJSC ise. Personaliteenuste praktikas kasutatakse kõige enam tähtnumbrilist indekseerimist.

Suuremahuliste dokumentide puhul tuleks personaliga töötamise erinevate küsimustega seotud personalikorraldused rühmitada eraldi (põhireeglite punkt 3.5.5), rakendades erinevat indekseerimist, näiteks: personali liikumise korralduste seerianumbritele. (värbamine, üleviimine teisele tööle, vallandamine) lisatakse täht “k”, töötajate lähetamise korraldustele “km”, puhkuse andmise kohta “o”, julgustamisele “p”, distsiplinaarkaristuste kohta “c”, jne.

Polygraph CJSC poolt vastu võetud tellimuste indekseerimise süsteem kajastub registreerimisraamatutes (ajakirjades), mille vormid kehtestab organisatsioon ise. Arvestusvormide väljatöötamisel saate kasutada personali värbamise ja arvestuse sektoritevahelise koondatud ajastandardi (1991) lisas 2 sisalduvaid soovitusvorme.

Raamatupidamisvormi pidamisel, kuhu kantakse info erinevates küsimustes koostatud personalikorralduste kohta, saame tellimuste registreerimiseks soovitada järgmist raamatut (ajakirja) (tabel 2.2).

Tabel 2.2

Tellimuste registreerimise raamatu (ajakirja) vorm

CJSC "Polygraph" välja töötatud raamatupidamisvormid koos erinevate täitmise võimalustega tuleks esitada dokumendivormide albumi vastavates jaotistes.

Personali puudutavad korraldused antakse vastavate kirjalike aluste olemasolul, mis lisaks töölepingutele ja nende muudatustele sisaldavad teavet ja viitedokumente: töötajate avaldused, memod (aruanded ja seletuskirjad), esildised, protokollid, aktid jms.

Tellimuse aluseks olevad dokumendid peavad olema nõuetekohaselt vormistatud ja registreeritud. Osa dokumente (avaldused, märgukirjad, seletuskirjad, esildised, teatised) vormistatakse suvalises vormis, teised (protokollid, aktid) on ühtse või soovitusliku vormiga.

2.3 Liidri resolutsioon

Töötajate avaldused ja memod on sisemine kirjavahetus ning nõuavad Polygraph CJSC juhi läbivaatamist ja otsust. Tehtud otsus kajastub resolutsioonis, mille sisu on enamikul juhtudel taandatud väga lühikesteks juhisteks: “Tellimiseks”, “Täitma”, “Personaliosakonda”, mis ei vasta selle atribuudi tähendusele.

Teine tõsine viga dokumentidele otsuste kandmisel on juhi tehtud otsuse semantiline vastuolu vaadeldava dokumendi sisuga. Kõige sagedamini leitakse selliseid vigu töötajate avalduste kohta tehtud resolutsioonides.

Töötaja palub avalduses jagada iga-aastane tasustatud puhkus osadeks ja anda talle osa puhkusest, mis kestab 5 päeva (esmaspäevast reedeni). Organisatsiooni juht, kes ei nõustu töötaja sooviga, märgib resolutsioonis: "Andke 7-päevane puhkus" (esmaspäevast pühapäevani).

See resolutsioon ei vasta avalduse sisule, mis tähendab, et tegemist ei ole tõstatatud küsimuse sisulise käsitlemisega. Sel juhul peab resolutsioon sisaldama keeldumist osa puhkusest.

Töötaja soovib omal algatusel töölepingu üles öelda ja hoiatab sellest tööandjat kirjalikult, kuid mitte kaks nädalat ette, vaid lühema perioodi. Soovimata töötaja taotlust rahuldada, teeb juht otsuse: “Kunnida koos töölt vabastamisega kahe nädala jooksul” või märgib otsuses pärast kahenädalast hoiatust vallandamise kuupäeva, s.o. ei lange kokku töötaja avalduses märgitud kuupäevaga.

Jällegi, selle asemel, et töötaja palvest keelduda, tehakse talle pakkumine, mis ei vasta tema soovile.

Selliste vigade vältimiseks dokumentide vormide albumis tuleks kõige tüüpilisemate, sageli korduvate olukordade kohta otsuste tegemisel anda lahendusvariandid.

Protokollide ja aktide tunnuseks on nende dokumentide loomine kas kollegiaalse arutelu ja otsustamise (protokolli) käigus või siis, kui mitu isikut tuvastavad (kinnitavad) nende juuresolekul toimunud asjaolusid ja sündmusi (toimingud). Seetõttu sisaldavad protokollid täiendavalt teavet kohalviibivate kollegiaalse organi liikmete kohta (s.o kvoorumi olemasolu) ning enamiku aktide koostamisel on nõutav mittehuvitatud tunnistajate kohalolek.

Polygraph CJSC-s loodud sisedokumentide arvestamiseks saab kasutada alljärgnevat ligikaudset registreerimispäevikute vormi, mida peetakse dokumendiliikide ja -sortide kaupa eraldi (tabel 2.3).

Tabel 2.3

Registreerimisvorm

2.4 Tööraamatutesse sissekannete tegemine. Isikliku kaardi täitmine

Muu oluline teave dokumentide vormide albumis peaks olema töötajate tööraamatusse kannete tegemise näited. Nagu teate, on kehtivad tööraamatute täitmise juhised heaks kiidetud. Venemaa Tööministeeriumi 10.10.2003 määrus nr 69 sisaldab mitmeid dokumentide näidiseid (näiteks teise kutseala asutamise, organisatsiooni ümbernimetamise, vallandamise jne kohta), kuid sellest ilmselgelt ei piisa. , eriti algajatele personaliametnikele.

Näidiskanded töövihikutesse saab paigutada Albumisse pärast personalitellimuste registreerimise näiteid või koondtabelina (lisa 5).

Töövihikutega töötamise raskused on reeglina tingitud lünkadest või vastuolulistest nõuetest, mis sisalduvad kehtivates normatiivaktides nende säilitamiseks.

Näiteks vastavalt kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 24. juuli 2002. a määrusele nr 555 Tööpensionide määramise kindlustusstaaži arvutamise ja kinnitamise eeskirjad on põhidokument, mis kinnitab töölepingu alusel töötamise perioode. tööraamat originaal, mitte kinnitatud koopia. Küll aga kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatuplankide valmistamise ja tööandjate nendega varustamise eeskirja IV jaos. Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a dekreet nr 225 viitab töötajale tööraamatu väljastamisele ainult vallandamisel (töölepingu lõpetamisel). Seega tekib probleem algse tööraamatu väljastamisega mittetöötavale töötajale.

Sellises olukorras ja muudel sarnastel juhtudel, kui töötaja peab ühele või teisele organile esitama tööraamatu originaali, on soovitatav dokumendivormide albumis näidata tööraamatu väljastamise korra dokumenteerimise kord.

Dokument, mille alusel tööraamat väljastatakse, peaks meie arvates olema Polygraph CJSC-le adresseeritud töötaja avaldus, mitte praktikas laialdaselt kasutatav "kviitung". Pärast avalduse registreerimist, selle läbivaatamist organisatsiooni juhi poolt ja otsuse panemist peab töötaja kirjalikult (samal avaldusel) kinnitama tööraamatu ajutiseks kasutamiseks saamise fakti koos kohustusega see õigeaegselt tagastada. ilma kahjustuste, paranduste, plekkide jms.

Personaliteenistus peab korraldama kontrolli ajutiseks kasutamiseks antud tööraamatu tagastamise üle ja kontrollima seda töötaja poolt tööraamatu tagastamisel. Kui töötajal ei ole tööraamatu originaali saamiseks põhjendatud põhjust, saab talle väljastada ainult kinnitatud ärakirja.

Üksikasjalikud juhised täitmise korra kohta tuleb dokumentide vormide albumisse lisada sellised arvestusblanketid nagu tööajaarvestus (vormid T-12 ja T-13) ja töötaja isiklik kaart (T-2).

Tööajaarvestuse pidamine on kohustuslik, kuna Polygraph CJSC on kohustatud pidama arvestust iga töötaja tegelikult töötatud aja kohta (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 91). Tööaja tabeli täitmisel kasutatakse järgmisi meetodeid:

pidev igapäevane töötundide registreerimine või töötaja puudumise põhjuste (puhkus, puue jne) äranäitamine;

ainult töölt puudumise, puudumise, hilinemise jne registreerimine.

Töötunnid võivad hõlmata järgmist: päevane tööaeg, öötöö, ületunnitöö, ärireisid ning töö nädalavahetustel ja pühadel. Erinevad tööaja liigid võetakse arvesse ja tasutakse eraldi.

Mõjuvatel põhjustel töölt puudumise märke tuleb kinnitada tõendavate dokumentidega. Osalise tööajaga töötatud tunnid kantakse tööajaarvestusse vastavalt töölepingus sisalduvatele tingimustele.

Tööajaleht vormistatakse ühes eksemplaris ajamõõtja või volitatud isiku poolt, millele kirjutavad alla struktuuriüksuse juht ja personaliteenistuse töötaja ning antakse üle raamatupidamisele. Suurtes organisatsioonides peavad tunniplaani struktuuriüksused.

Töötaja isikukaart täidetakse kõigi töötajate kohta, kellega on sõlmitud tööleping, sealhulgas osalise tööajaga töötajate kohta. Isiklikud kaardid täidab ühes eksemplaris personaliteenistuse töötaja tööle kandideeriva kodaniku isikudokumentide alusel. Kaardid täidetakse käsitsi või kasutades elektroonilist versiooni koos järgneva väljatrükiga. Kaardi käsitsi täitmisel ei ole blotid ja kustutamised lubatud.

Kui ilmnevad vead või on vaja teha muudatusi (näiteks perekonnanime muutmisel, koduaadressi või passiandmete muutmisel), kriipsutatakse kaardil läbi vale või aegunud kanne, mille kohale või kõrvale tehakse õige kanne. . Tehtud parandused tuleb kinnitada personaliametniku allkirjaga.

Olulist rolli töötajate isiklike kaartide täitmisel mängivad ülevenemaalised tehnilise ja majandusliku teabe klassifikaatorid (OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR), mille kasutamine võimaldab teil kaardi vastavaid ridu õigesti täita. (Tabel 2.4).

Kui töötaja isiklikule kaardile on vaja kodeerida teavet, mis ei sisaldu ülevenemaalistes klassifikaatorites, töötatakse välja organisatsiooni kohalikud klassifikaatorid. Tööle kandideerimisel täidetud kaardid registreeritakse isiklike kaartide raamatus, mille vorm töötab välja CJSC Polygraphi äranägemisel.

Tabel 2.4

Vead Polygraph CJSC isiklike kaartide väljastamisel

Personalihalduse valdkonna regulatiivse toe väljatöötamise loogiline järeldus on CJSC "Polygraph" personaliteenistuse dokumendivoo ajakava koostamine ja kinnitamine. Tabeli kujul olev ajakava kajastab töösuhete dokumenteerimise protseduure järgmiste punktide jaoks:

dokumentide koostamine (koostamise alus, sagedus, koostamise eest vastutav isik, eksemplaride arv jne);

paberimajandus (kooskõlastamine, allkirjastamine, kinnitamine);

dokumentide menetlemine (registreerimine, täitmiseks üleandmine, töötajate tutvustus);

Täidetud dokumentide operatiiv- ja arhiivisäilitamine (hoiukoht ja tähtajad, arhiveerimise sagedus).

Personalidokumentatsiooniga töötamise kohalike eeskirjade kohaldamise kord ja vastutus selle rikkumise eest tuleks sätestada personalidokumentide haldamise juhendis, mis on kinnitatud Polygraph CJSC juhi korraldusega.

3 KONTORI JUHTIMISE OPTIMISEERIMINE PERSONALIOSAKONNAS

Automatiseeritud süsteem ettevõttes ei ole tänapäeval austusavaldus moele, vaid tungiv vajadus. Ühel kaubandusettevõttel õnnestus automatiseerimisprojekt sõna otseses mõttes nullist ellu viia. Rakendamise hetkeks oli organisatsiooni töötajaskond üle viiesaja inimese. Samal ajal ei olnud personaliteenistuses ühtegi tarkvaratoodet.

Ettevõtte osakondade vahel oli suhtlust keeruline luua. Äriprotsesside automatiseerimise peamisteks põhjusteks sai soov see probleem kõrvaldada, aga ka kiireloomulise ülesande – töötajate ühise andmebaasi loomise – lahendamine. Projekti algatasid kaks osakonda: finantsosakond ja personaliteenistus. Just nemad sõnastasid automatiseerimise peamised parameetrid, vastates kolmele põhiküsimusele:

1. Mida soovite projekti tulemusena saada?
2. Millised rahalised kulud ettevõttel sellega seoses tekivad?
3. Kui kaua võtab aega automatiseerimise ettevalmistamine ja juurutamine?

Projekti kallal töötamiseks loodi algatusrühm, kuhu kuulusid spetsialistid kolmest osakonnast:

• infotehnoloogiateenused tema ülesannete hulka kuulus turul esitletud programmide analüüs, nende koosmõju võimalikkuse hindamine IT-toodetega, mida ettevõte plaanis tulevikus juurutada, samuti programmi edasise hooldusega seotud küsimuste lahendamine;
• palgaarvestusega seotud automatiseerimisülesannete finantsosakonna määratlus;
• personaliosakonnad projekti eesmärkide sõnastamine personalijuhtimise osas.

Kõigepealt analüüsis algatusrühm infoteenuste turgu. Selgus, et ettevõtte ees seisvate ülesannete seisukohalt vajavad täiustamist peaaegu kõik tarkvaratooted. Neist mugavaima valimine nõudis üsna pikka arutelu, mis toimus mitmel ümarlaual. Nendel üritustel selgitati välja erinevate lahenduste plussid ja miinused. Selle tulemusena tehti valik programmi "1C: Palk ja personal 7.7" kasuks. Sel ajal ei sisaldanud see veel plokki “1C: Personali- ja palgaarvestus”, mistõttu tuli teha mõningaid parandusi, mille viisid läbi välisspetsialistid.

Projekti jaoks töötati välja ja kinnitati üksikasjalik tegevuskava, kus on märgitud tähtajad ja vastutaja iga punkti elluviimise eest. Kogu projektile (arendus, testimine, juurutamine ja personali koolitamine) anti aega 4 kuud (tabel 3.1). Kõigepealt otsustasid iga personaliteenistuse osakonna töötajad, milliseid andmeid nad elektroonilisel kujul vajavad. Personaliinspektorile personali dokumendihaldus, personalijuhile kandidaatide andmebaas (varem koguti paberkandjal), koolitustel osalenute koolitusspetsialistide nimekirjad (koolitatakse välja kõik ettevõtte töötajad). Seega oli personaliteenuse jaoks vaja konfigureerida mitu plokki:

1. "Personali valik". Loodi spetsiaalne kataloog, et salvestada kõige täielikum teave kõigi vestlusele kutsutud kandidaatide kohta, aga ka ettevõtte potentsiaalsete töötajate kohta, kes võiksid mõne vaba töökoha avanemisel talle huvi pakkuda.

2. "Koolitus". Koolituste läbimise info salvestamiseks täiendati juba olemasolevat teatmeteost "Töötajad". See sisaldas nimekirja kõigist, kes ettevõttes töötavad (ja on töötanud). See osutus mugavaks, kuna see sisaldas teavet iga töötaja sünnikuupäeva, aadressi, passiandmete, ametinimetuse ja osakonna, ajakava, palga jne kohta. Seetõttu valiti see kataloog läbivaatamiseks. Tekkis võimalus sisestada info koolituse toimumise kuupäeva ja nimetuse, selle tulemuste kohta ning ka see, millist koolitust on vaja nii uue kui ka juba töötava töötaja edasiseks arenguks.

3. "Personali kontoritöö". See plokk oli ka lõpetamisel, et laiendada oma võimalusi, eelkõige puhkusegraafiku sisestamiseks, selle täitmise jälgimiseks ja töölepingute vormistamiseks.

4. "Aruandlus ja statistika". Just aruannete koostamine ja statistiliste andmete kogumine võimaldab meil tehtud tööd analüüsida ja tulevikuplaane kujundada. Sel eesmärgil on loodud järgmised elektroonilised aruanded:

• "Procentik" kogub teavet protsentides: personali voolavus, vestluse läbinud kandidaatide ja palgatud töötajate arvu suhe;
• "Huvitav statistika" Iga kuu tutvustab personaliosakond kõiki ettevõtte töötajaid selle aruande andmetega. See sisaldab teavet selle kohta, kui palju mehi ja naisi organisatsioonis on, statistikat hariduse, perekonnaseisu ja ettevõtte keskmise tööstaaži kohta.

Tabel 3.1

Projekti elluviimise plaan

Pärast programmi installimist ja seadistuste testimist oli kõige keerulisema etapi juurutamise kord. Alustuseks koolitati kõiki töötajaid uue programmi kasutamiseks. See toimus arendusettevõtte koolituskeskuses kahes etapis: kõigepealt personaliteenistuse, seejärel finantsosakonna jaoks (sel ajal sisestasid personaliametnikud juba programmi teavet). Tunnid toimusid nädala sees igal hommikul kella 9-11. Programmi valdamise protsess töötajate seas toimus erineva tempoga, kuid kõik olid veendunud, et automatiseerimine võimaldab tõhusamalt töötada.

Pärast koolitust sisestati kogu info süsteemi (joonis 3.1).

Riis. 3.1 Personali kohta teabe sisestamine

Pärast automatiseerimise kasutuselevõttu tehti tulemused kokkuvõtteks. Saadud tulemuste analüüs näitas järgmist:

1. Oluliselt vähenenud tööjõukulud kõige lihtsamate personaliprotseduuride puhul (tabel 3.2).

2. Lihtsustatud on suhtlemist personaliteenistuse ja finantsosakonna vahel.

3. Töötajate kohta teabe salvestamine ja kasutamine on muutunud mugavamaks.

Tabel 3.2

Muudatused töölevõtmise protsessis

Personaliteenistus peaks olema teadlik järgmistest raskustest personaliprotsesside automatiseerimisel:

• hea ja kvaliteetne projekt nõuab palju raha (eriti kui on vaja programmi konfiguratsiooni oluliselt muuta või täiendada);
• Automatiseerimisprojektiga seotud personalispetsialistid peavad suhtlema tarkvaraarendajatega. Samal ajal ei saa kõik personaliametnikud programmeerijatega "sama keelt" rääkida (nagu ka vastupidi), seetõttu peavad nad seda õppima;
• kogu vajaliku teabe sisestamise protsess nõuab personaliteenistuse töötajatelt maksimaalset tähelepanu koondamist.

KOKKUVÕTE

Praegu on ettevõtete personaliteenistuse töömaht üldiselt ja eriti ZAO Polygraph märkimisväärselt suurenenud. See on tingitud vajadusest sõlmida tööleping kirjalikult, koostades tellimusi töösuhte kõikides etappides alates töölevõtmisest kuni vallandamiseni.

Praktikas puudub ühtne arvamus, kuidas oleks kõige parem korraldada ametite (ametikohtade) kombineerimist, töölepingu muudatusi alalise ja ajutise teisele tööle üleviimise näol. Samuti tuleb eristada sätteid, mis on töölepingu lahutamatu osa, ja kokkuleppeid, millel on iseseisev tähendus.

Praegu on personaliteenistuse tegutsemise õigusvaldkond väga ulatuslik. See ei hõlma mitte ainult Vene Föderatsiooni töökoodeksit, vaid ka muid föderaalseadusi, eriti 29. detsembri 2006. aasta föderaalseadust N 255-FZ "Kohustusliku puude, raseduse ja sünnituse hüvitiste andmise kohta kodanikele. sotsiaalkindlustus", 20. aprilli 2007. aasta föderaalseadus nr 54-FZ "Vene Föderatsiooni alampalka käsitleva föderaalseaduse ja muude seadusandlike aktide muutmise kohta", mille kohaselt töötasu alammäär alates 1. septembrist 2007 määrati 2300 rubla. kuus.

Olulist rolli töösuhete reguleerimisel mängivad Vene Föderatsiooni valitsuse määrused, eelkõige 24. detsembri 2007. aasta dekreet N 922 "Keskmise palga arvutamise korra iseärasuste kohta" ja muud regulatiivsed õigusaktid. tööõiguse norme sisaldavad aktid.

Ulatusliku regulatiivse materjali, kohtupraktika tundmine ja nende rakendamise oskus on kõigi personaliteenistuste eduka töö vajalik tingimus.

KASUTATUD KIRJANDUSE LOETELU

1. Vene Föderatsiooni töökoodeks.
2. Venemaa Riikliku Statistikakomitee määrus 05.01.2004 nr 1 "Tööjõu ja selle tasumise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta".
3. GOST R 6.30-2003
4. Andreeva V.I. Bürootöö: ettevõtte dokumendivoo nõuded (Vene Föderatsiooni Gostide alusel) .- M .: Bizn.-kool. Inteli süntees, 2004.
5. Andreeva V.I. Töösuhete dokumenteerimise keerulistest küsimustest//Personaliametniku käsiraamat, 2006, nr 10.
6. Barikhin A.B. Kontoritöö: õpik. M., 2006
7. Beluštšenko S. Autotellimus raamides//Personalijuhtimise käsiraamat, 2007, nr 4.
8. Boriskin V.V. Ametlik äri. M., 2007
9. Bykova T.A. Kontoritöö. M., 2008
10. Vyalova V.M. Personalidokumentide haldamine eraldi allüksusega organisatsioonides//Personaliametniku käsiraamat, 2008, nr 8.
11. Galakhov V.V. Bürootöö personaliosakonnas. M., 2006
12. Doronina L.A. Kontoritöö alused. M., 2007
13. Ajakiri "Dokumentatsioon", 2007, N 4
14. Iritikova V.S. Paberitöö//Sekretäriäri. 2007. - nr 1 lk. 20-27
15. Kirsanova M.V. Ärikursus. M., 2006
16. Koryakina Yu.S. Kontoritöö. M., 2007
17. Kudrjajev V.A. "Dokumentidega töö korraldamine" V.A. Kudrjajev ja teised. M.: INFRA-M, 2006
18. Kuznetsov D.L. Personali juhtimine. M., 2007
19. Kuznetsova T. Kontoritöö. M., 2008
20. Kurnoskina L.V. Kaasaegne kontoritöö. M., 2007
21. Lenkevitš L.A. Kontoritöö: õppejuhend. M., 2007
22. Makarova N.A. Bürootöö ettevõttes. M., 2008
23. Halb ilm A.V. Organisatsiooni äri. M., 2007
24. Novikova E.A. Bürootöö personaliosakonnas. M., 2006
25. Pustozerova V.M., Solovjov A.A. Töötajate palkamine ja vallandamine. M.: Varem, 2006.
26. Pshenko A.V. Kontoritöö alused. M., 2006
27. Smirnova E.P. Kontoritöö: õpik. M., 2006
28. Sokolov A.V. Dokumentatsiooni haldamine. M., 2006.
29. Stenyukov M.V. Dokumendihaldus ja kontoritöö. M., 2007
30. Stenyukov M.V. Dokumendid. Paberitöö: praktiline. Toetus ettevõtte dokumentaalseks toetuseks. M.: Varem, 2006.
31. Stolyarov Yu.N. Dokumentide klassifikatsioon: lahendused ja probleemid. // Raamat: uurimused ja materjalid. laup. 70. M., 2005. S. 24-40.

LISA 1

Organisatsiooni jaoks vajalike personalidokumentide loetelu

LISA 2

Näide dokumendivormide lehelt

LISA 3

Näide raamatupidamise esmase dokumentatsiooni vormide muutmise korraldusest

LISA 4

Näide personali tellimusest põhitegevuse tellimuse vormil

LISA 5

Näide tööraamatu väljastamise taotlusest

LISA 6

Pivot tabeli näide

1 Basakov M.I. Kontoritöö. M., 2007

2 Orlovsky Yu.P. Bürootöö organisatsioonis. M., 2007

3 Rogožin M. Yu. Bürootöö personaliosakonnas. M., 2007

4 Stenyukov M.V. Dokumendid. Paberitöö: praktiline. Toetus ettevõtte dokumentaalseks toetuseks. M.: Varem, 2006

5 Trukhanovitš L.V. Kontoritöö. M., 2008

6 Malkova E.N. Ettevõtte personaliosakonnas genereeritud kohustuslikud personalidokumendid//Personaliotsused, 2008, nr 7.

7 Malkova E.N. Ettevõtte personaliosakonnas genereeritud kohustuslikud personalidokumendid//Personaliotsused, 2008, nr 7.

8 Malkova E.N. Ettevõtte personaliosakonnas genereeritud kohustuslikud personalidokumendid//Personaliotsused, 2008, nr 7.

Personalidokumentide haldamise seadistamise vajadus ei ole nii keeruline ülesanne, kuid algajatele pole see lihtne HR spetsialistid. Võib-olla oled sa algaja personaliametnik või üldiselt raamatupidaja või personaliga “üles riputatud” kontorijuht või algaja ettevõtja. Ja teil on selles valdkonnas vähe kogemusi, siis meie juhend aitab teid kindlasti. Kõik on samm-sammult paika pandud, lihtne ja juurdepääsetav, eriti personaliküsimustes algajatele.

Personalidokumentide haldamine on tegevusala, mis dokumenteerib töösuhteid, fikseerib infot personali kättesaadavuse ja liikumise kohta, mille tulemusena dokumenteeritakse personalitoimingud. Peaaegu igal personali dokumendil on juriidiline väärtus. Kirjalike tõenditena kasutatavate personalidokumentide abil saab tööandja oma seisukohta kohtus tõendada.

Samm 1. Korraldage personalispetsialisti "töökoht".

Selleks on vaja personaliprogrammi, määruste tekste viimases väljaandes ja dokumendiplankide näidiseid, nende täitmise näidiseid. Seda kõike vajate oma töös.

Parim versioon teatmekirjandusest - personaliametnike ressursid Internetis, elektroonilised raamatukogud, elektroonilised väljaanded - neist leiate palju personalitööks vajalikke dokumente ja nende täitmise näidiseid, on samm-sammult. põhiliste personalitoimingute protseduurid, raamatud, konsultatsioonid jne.

Arutage juhtkonnaga personaliarvestuse pidamise programmi omandamise küsimust. Selliseid programme on palju, tasulisi ja tasuta ning paljud spetsiaalsed programmid on väga-väga mugavad.

Kuid enamik ettevõtteid peab personaliarvestust vastavalt 1C traditsioonile. Fakt on see, et igas linnas on palju 1C tugispetsialiste, kuid te ei leia spetsialiste teiste programmide toetamiseks kõikjal.

2. etapp. Organisatsiooni asutamisdokumentidega tutvumine.

Kõik personaliosakonna dokumendid peavad vastama ettevõtte asutamisdokumentidele ega tohi olla nendega vastuolus. Lugege hartast direktori vastuvõtmise ja palga määramise korda, perioodi, milleks saab temaga töölepingu sõlmida, mõned tunnused võivad hartas välja tuua. Mõnikord näeb harta ette võtmejuhtide palkamise ja neile palgasüsteemide kehtestamise korra ning isegi personalitabeli kinnitamise korra.

Samm 3. Koostage oma ettevõtte personalijuhtimiseks vajalike dokumentide nimekiri.

Kohustuslikud koostatavad ja kinnitatavad dokumendid:

- sisemised tööeeskirjad (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 189, 190);

- personal (Vene Föderatsiooni tööseadustiku art. 15, 57);

- puhkuse ajakava (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123);

- dokumendid töötajate isikuandmete töötlemise ja kaitse kohta (dokument, mis kehtestab töötajate isikuandmete töötlemise korra, nende õigused ja kohustused selles valdkonnas (kui see ei ole sätestatud töösisekorraeeskirjas), töötajate kirjalik nõusolek isikuandmete töötlemine ja edastamine kolmandatele isikutele, Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 86–88, föderaalseaduse "Isikuandmete kohta" artikkel 6);

- töölepingud (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 16, 56-59, 67);

- tööraamatud (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid 65, 66, Vene Föderatsiooni valitsuse 16. aprilli 2003. a dekreet nr 225 “Tööraamatute kohta”, Venemaa Tööministeeriumi 10. oktoobri määrus , 2003 nr 69 “Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta”);

- tööraamatute ja neis olevate lisade liikumise arvestusraamat (Vene Föderatsiooni valitsuse dekreediga kinnitatud tööraamatute säilitamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele nendega varustamise reeglite punktid 40–41 04.16.2003 N 225, Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi 10.10.2003 määrus N 69 "Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta");

- tulu- ja kuluraamat tööraamatu vormide arvestuseks ja selles olev lisa (Venemaa valitsuse dekreediga kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele nendega varustamise reeglite punktid 40–41 Föderatsiooni 04.16.2003 N 225, Vene Föderatsiooni Tööministeeriumi määrus 10.10.2003 N 69);

- töögraafik (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklid 91, 99);

- isiklikud kaardid (Vene Föderatsiooni valitsuse 16.04.2003 määrusega N 225 kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatu vormide koostamise ja tööandjatele andmise eeskirjade punkt 12);

- korraldused: korraldused töölevõtmise, töötajatele puhkuse andmise, töötajate vallandamise, üleviimiste, töölähetuste, tööraamatute pidamise, arvestuse ja säilitamise eest vastutava isiku määramise kohta jne (artiklid 62, 68, 84.1, 193 ja muu Vene Föderatsiooni tööseadustik, Vene Föderatsiooni valitsuse 16.04.2003 dekreediga N 225 kinnitatud tööraamatute pidamise ja säilitamise, tööraamatute vormide valmistamise ja tööandjatele nendega varustamise reeglite punkt 45);

- antud korralduste alused: memorandumid, avaldused, aktid, lepingud jne (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklid 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 jne);

- väljavõtted, märkmed-arvestused ja muud töötasu, puhkusetasu, kasutamata puhkuse hüvitamise, vallandamisel väljamaksete arvutamise ja maksmisega seotud dokumendid;

- palgalehe kinnitatud vorm;

- juriidilise isiku, üksikettevõtja kontrollide register, mida viivad läbi riiklikud kontrolli- (järelevalve)organid, munitsipaalkontrolliorganid (26. detsembri 2008. aasta föderaalseaduse N 294-FZ "Kaitse kohta" artikkel 8, artikkel 16). juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õigustest riikliku kontrolli (järelevalve) ja munitsipaalkontrolli rakendamisel. Ajakirja vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni Majandusarengu Ministeeriumi 30. aprilli 2009. aasta korraldusega N 141) .

Samuti on personalidokumente, mis muutuvad teatud asjaoludel kohustuslikuks. Juhtkonnaga on vaja selgeks teha, millised valikulised dokumendid tuleb ettevõttele vormistada. Samal ajal uuri peadirektorilt, milliseid eritingimusi soovib ta näha töösisekorraeeskirjas, teistes kohalikes määrustes ja töölepingu vormides. Kui juhil on soov teatud sätteid dokumentidesse lisada, siis kontrollime, kas need pole seadusega vastuolus.

Koostame kõik ülaltoodud dokumendid, kooskõlastame need tegevjuhiga. Lõplikud variandid kinnitame koos direktoriga.

4. samm. Selgitame välja peadirektori.

Kõigepealt koostame direktori. Ta on esimene tööline! Dokumentidest peaks selguma, mis kuupäevast alates on direktor töötanud.

5. samm. Koostame personalitabeli, sisemised tööeeskirjad ja muud kohalikud eeskirjad.

Kindlasti pole ettevõttel veel personalitabelit ja sisemisi tööeeskirju ja muid kohalikke eeskirju. Me koostame need. Kõik need dokumendid kooskõlastatakse direktoriga. Arvestame direktori märkuste ja soovidega, kontrollime, kas need pole seadusega vastuolus. Direktor kinnitab nimetatud dokumentide valmisversioonid.

Pange tähele, et personalitabelil on ühtne vorm, mitte suvaline. Kui personalitabeliga on raskusi, siis vaadake Internetist personalitabeli täitmise näidiseid, personalitabeli väljatöötamise ja kinnitamise samm-sammulist protseduuri, temaatilisi seminare ja vastavat personalikonsultatsiooni sektsiooni. Samuti leiate erinevate kohalike eeskirjade näidiseid, nende vastuvõtmise samm-sammult toiminguid, konsultatsioone, koostamise näpunäiteid jne.

Samm 6. Töötame välja töölepingu tüüpvormi.

Töötame välja töölepingu vormi, mis sõlmitakse töötajatega. Kaasame sellesse kõik ettevõttele kasulikud ja vajalikud tingimused. Internetis on head töölepingu mallid ja kuidas vormistada töösuhe tööandja kasuks.

Samm 7. Töötame välja muud dokumendid.

Valmistame ette muid dokumente, mida vajame edaspidi personalitöö läbiviimiseks: raamatupidamisraamatud, registrid, tööaja tabelid, tellimislehed, vastutuse leping jne. Artiklites “Näidisdokumendid” saate võtta nende dokumentide vormid, vajadusel printige need välja, tutvuge nende täidise näidistega.

8. samm. Tööraamatute pidamine.

Otsustame koos juhtkonnaga küsimuse, kes hakkab tööraamatuid pidama. Kuna töötajaid pole veel palgatud, peate esmalt pidama tööraamatuid. Anname korralduse, millega võtame vastutuse tööraamatute hooldamise, hoidmise, arvestuse ja väljastamise eest. Seejärel saate need volitused üle anda aktsepteeritud personaliametnikule, ka korraldusega.

Etapp 9. Korraldame tööliste tööd.

Näete siit. Selles etapis on vaja vormistada palju dokumente: töölepingud, töökorraldused, isiklikud kaardid, tööraamatud, tööraamatute liikumise arvestusraamat jne. Otsige kõigi nende dokumentide blankette ja näidiseid, konsultatsioonid nende teostamise kohta Internetis.

Jällegi abiks - metoodiline kirjandus ja praktilised juhendid, mis on muuhulgas personaliportaalides avalikus kasutuses. Pärast selle protseduuri omandamist ootab teid igapäevane töö: tööajaarvestuse ja puhkuste ajakava pidamine, puhkuste, töölähetuste ja haiguspäevade töötlemine, soodustused, trahvid, üleviimised ja vallandamised jne.

Ülddefinitsioon ütleb, et personalidokumentide haldamine on personalipaberite registreerimise ja hooldamise protsess. See teema on aktuaalne nii üksikettevõtjatele kui ka juriidilistele isikutele. Paberimajandusel on ranged seadusandlikud normid ja kirjeldatud reeglitega peavad arvestama kõik ettevõtete juhid, personaliosakonnad. Personalidokumentide haldamise abil on võimalik optimeerida personalijuhtimise protsessi, parandada iga meeskonna tööd ning lihtsustada aruandlusprotseduuri.

Mis on personalijuhtimine

Personalidokumentide haldamise põhitõed hõlmavad kogu paberite vormistamise protsessi, nende täitmist, ettevõttes töötavate töötajate kohta aruandlust. Iga väljastatud on õiguslikult siduv, ka need, mis on moodustatud töötaja avalduse alusel. Personalitootmist teostab sageli personaliosakond, mille ülesanneteks on personalitöö:

• palgaarvestus;
• puhkuste, haiguslehtede registreerimine;
• viidete väljastamine.

Sihid ja eesmärgid

Selle personaliosakonna ülesanded ja eesmärgid:

Õiguslik regulatsioon

Personaliga töötamist reguleerivad mitmed piirkondlikul või osariigi tasandil reguleerivad seadused, korraldused ja reeglid. Normatiivraamistikus toodud nõuete täitmata jätmine on rikkumine. Personali tootmise läbiviimise peamised eeskirjad:

• riiklik tööraamatute määrus (2003);
• kantseleitöö ja dokumendihalduse eeskiri alates 2009. aastast;
• föderaalsed juhised töötajatega seotud paberimajanduse säilitamiseks;
• üldnõuded, mis kinnitatakse ministeeriumide korraldusega.

Ettevõtte seadusandlik alus

Iga ettevõte kasutab mitmeid dokumente, mis reguleerivad kogu personali tööd. Dokumentide liikumine ja nende koostamine toimub vastavalt juhistele, ülaltoodud regulatiivsele raamistikule. Ettevõtte õiguslik raamistik on jagatud viide põhikategooriasse, mida reguleerivad ettevõtte sisemised korraldused:

• ettevõtte põhikiri;
• töögraafik;
• isikuandmete kaitse määrused;
• töökaitse (reguleeritud föderaalse arhiivimäärusega);
• personali töögraafik (ja personali komplekteerimise dokumendid).

Personalidokumentide liikumine organisatsioonis

Ettevõtete ühtsed paberite arvestussüsteemid jagunevad kolme põhikategooriasse, mille hulgas on sise-eeskirjad, personali ja töötasustamise eeskirjad. Esimesse kategooriasse kuuluvad paberite käive puhkuse ajakava järgi, töögraafiku kohta dokumentide täitmine. Teine lõik on üldisem ja sisaldab sätet lepingute ja raamatupidamispoliitika dokumentide koostamise kohta. Töötasumäärus reguleerib kõiki küsimusi, mis puudutavad töötasu, lisatasude, haiguslehe, puhkuse ja koondamishüvitise maksmist.

Personal T-3 kujul

Personalitabel vormil T-3 on ühte tüüpi paber, mis kirjeldab kogu ettevõtte või ettevõtte personali struktuuri. Veergudes on andmed töötaja täisnime, ametikoha, üksuse kohta, kus ta on loetletud. Vastavalt regulatiivsetele ja seadusandlikele normidele on seal ette nähtud eriarsti ametipalk. Kõik registreerimisprotsessi muudatused peab raamatupidamisosakond registreerima selles personalitabelis vormil T3. Täitmisjuhised sisaldavad alati soovitusi iga veeru kohta. Kokku sisaldab dokument 5 infopunkti.

Töögraafik

Töögraafik on dokument, mis kinnitab spetsialisti päevakava. Töövoog reguleerib juhi ajakava. See sisaldab punkte kehtivate õigusaktide alusel kontrollimise vajaduse, lõunasöögi ja vaheaegade ning aruandluse kohta. Mõnes ettevõttes nõuab asjaajaja akti koostamist iga nädal või kuu (dokument tuleb kinnitada pärast kontrollimist töötaja ja ametniku allkirjadega). Plaan, graafiku graafik koostatakse tulevaseks tööperioodiks. Töötajate tööaja arvestus.

Töövõtuleping

Tööleping on tsiviilõiguslik dokument, mis vormistatakse tulevase töötaja ja tööandja vahel. Seda tüüpi dokumentide tüüpvorme ei eeldata ning leping täidetakse vabas vormis, kus on märgitud kvalifikatsioon (ametikoht) ja tööaeg. Sinna on kirjas ka soovitud tulemus. Õigusnormide kohaselt on seda tüüpi dokument väga sarnane lepingudokumendiga, kuna selles on ette nähtud töö lõpptulemus, mitte selle struktuur. Töötajate vallandamiseks peate lõpetama ainult enne lepingu lõppemist.

Personali tellimused

Töötajate ennistamine ametikohtadele, spetsialistide palkamine toimub vastavalt personalitellimustele. Seda tüüpi dokument näeb ette personali määramise osakondade spetsialistide ametikohale ja muudele liikumistele. Juhiste ja korralduste väljatöötamisest võtavad osa personaliosakonna töötajad ja juhtkond. Ettevõtte juhid/administraatorid langetavad kohalikke otsuseid. Tellimustel on ühtne vorm, see on kehtestatud regulatiivse raamistikuga. Vastavalt paberi säilivusajale tuleb neid hoida raamatupidamises või personaliosakonnas kuni viis aastat või kauem (olenevalt tellimuse liigist).

Töökirjeldus

Ametijuhendid on dokument, mis näeb ette osapoolte (töötaja ja tööandja) vastutuse ning sisaldab ka andmeid konkreetse spetsialisti juhiste ja tööülesannete kohta tema ametikohal. Need on kinnitatud organisatsiooni pitseriga ja vastutava isiku allkirjaga. Selle dokumendi jaoks on vaja kolme eksemplari. Üks jääb personaliosakonda, teine ​​esineja enda juurde ja kolmas konkreetse osakonna juhataja või administraatori juurde. Selle tellimuse eesmärk on optimeerida personalijuhtimise protsesse ettevõttes.

Kuidas korraldada kontoritööd personaliosakonnas

Õige personalijuhtimine eeldab kõrget vastutust. Personalitöötajad peavad tagama, et allkirjastamise kuupäevad vastaksid tegelikele. Tööraamatute ja muude personalidokumentide hooldamise võite usaldada allhankefirmadele. Personaliametnike kohustused:

• vormistada töögraafik, puhkustega seotud raamatupidamisdokumentatsioon;
• koostama töökaitse dokumente (vajalik riigiorganitele);
• koostada ja väljastada tellimusi;
• Arvutage palgaarvestus ja kontrollige boonuste maksmist.

personaliosakond

Täistööajaga personaliteenust teostatakse siis, kui kogu raamatupidamist ja kõiki registreerimisi viivad läbi ainult personaliosakonna põhikohaga palgatud inimesed. See paberimajanduse viis on asjakohane ettevõtetele ja ettevõtetele, kus töötab 20–30 inimest. Riiklikud standardid nõuavad kõigi tellimuste vormi ja muude nõuete ranget järgimist, vastasel juhul võib juriidiline isik saada trahvi. Teenindussektoris, kus ühes juriidilises isikus on kuni 30 inimest, on tulusam kasutada allhankefirmade teenuseid.

Personalitöödeks allhankefirma spetsialistide kaasamine

Allhankega personaliettevõtte palkamine säästab raha ja vähendab üldist töötajate arvu. Sõltumatud spetsialistid teostavad kogu vajaliku töömahu tellimuste, graafikute koostamisel. Samuti peavad nad spetsiaalset päevikut ja reguleerivad iga spetsialisti tööd ettevõttes. Personalidokumentide haldamise sisseostmist iseloomustab asjaolu, et juriidilisel isikul ei ole oma personaliosakonda, vaid ta usaldab selle ülesande mõõduka tasu eest eraldi meeskonnale.

Personaliarvestus nullist samm-sammult

Personaliosakonna dokumentide arvestuse pidamiseks on vaja kontoritehnikat ja kontorit. Oluline on omada tugevat seifi. Korraldusega tuleks määrata dokumendihaldussüsteemi juht. Pärast seda moodustuvad sisemised aktid. Iga ettevõtte töötaja jaoks peate looma eraldi kausta, kuhu salvestatakse tema tööraamat. Personalidokumentide haldamine eeldab selle dokumentatsiooni säilitamist kogu ametikohal oleva spetsialisti tööaja jooksul. Kogu osakonna tegevuse jooksul kantakse infot raamatutesse, vormistatakse tellimusi.

Nõuded personalitöötajatele

Personalidokumentide haldamine on suhteliselt keeruline protsess, mis nõuab teatud teoreetilisi ja praktilisi oskusi. Selle ametikoha reguleeriv raamistik sisaldab loetelu tingimustest, mille alusel spetsialist võib sellel ametikohal töötada. Eraldi profiili personalibürootööna õppeasutused välja ei too. Personaliosakonnas tegutsemiseks sobivad juhid ja administraatorid. Seega määravad tööandjad juristihariduse, infokaitse või dokumendihaldusega inimesed.

Personaliametniku õigused ja kohustused

Selliste ametnike esimene kohustus on õigusraamistiku tundmine, kehtestatud raamatupidamise reeglite täitmine. Eespool olid artiklid, föderaalseadused, mida tuleks personalidokumentide haldamisel järgida. Personaliametnikul on õigus saada töötajatelt teavet, vaadata isiklikke kaustu, näha raamatupidamisraamatut (palka). Selle profiili spetsialistide volitused hõlmavad allkirjade kinnitamist, koostööd tööandjatega töötajate tõhususe parandamiseks.

Personalidokumentide haldamine

Personalidokumentide haldamine toimub tänapäeval nii kirjalikult kui ka digitaalsel kujul. Dokumendile kirjutavad alla volitatud töötajad isiklikult. Dokumenteerimiseks kasutatakse riigistandardeid, mis ühendavad kõik mallid ja vormid. Arvesse tuleb võtta GOST R 6.30-2003 ja GOST R 7.0.8-2013 norme. Olulisi pabereid hoitakse spetsiaalsetes kaustades või metallist seifides. Olenevalt ettevõtte ulatusest ja suurusest peavad spetsialistid kinni pidama erinevatest aruandlussageduse nõuetest.

Personali otsing ja registreerimine

Esialgu tuleb enne töötajate registreerimist leida spetsialiseerunud personal, kes vastaks rangetele kriteeriumitele (need peavad olema seotud töö spetsiifikaga). Selleks kasutage spetsialiseeritud büroosid, agentuure, tööotsingu saite, tööbörsi või erakuulutusi ajalehtedes, meedias, veebisaitidel. Pärast seda vormistatakse kohustuslikud personalidokumendid, registreeritakse, sõlmitakse tööleping või tööleping.

Töölevõtmise etapid

Inimeste ametikohale registreerimise protseduurid algavad tööotsija andmete sisestamisega spetsiaalsesse päevikusse. Aruandekaardile on kantud teave kogemuste, tööstaaži ja varem olnud ametikoha kohta. Kinnitamisel koostatakse korraldus isiku määramiseks konkreetsele ametikohale. Viimane etapp on isikliku kausta moodustamine, juhtumi koostamine ettevõttes, osakonnas. Lepingus on kirjas info tööülesannete, palga kohta postituses.

Isiklikud kaardid ja töötaja isikliku toimiku moodustamine

Personalidokumentide liikide hulka kuulub töötaja isiklik kaart. See sisaldab kogu teavet perekonnaseisu kohta, täisnime, sinna on kleebitud foto, sünnikuupäev on ette nähtud. Seda kõike teevad tööandjad, et moodustada andmepakett iga ettevõtte töötaja kohta. Seaduse järgi ei saa neid andmeid edastada kolmandatele isikutele. Isikliku toimiku läbiviimiseks kasutatakse kaustu, kappe või isegi metallist seife (olenevalt ettevõtte kontori varustustasemest).

HR ajakirjad

Pabertrükiga tooted aitavad süstematiseerida aruandlust, lihtsustada dokumendivoogu. Äriajakirjade vormis dokumentatsioon hõlmab järgmist tüüpi:

• ettevõttele või ettevõttele üleantavate dokumentide, paberite kontrollimiseks;
• kontrollida tööreiside aega, perioode;
• kontrollida mis tahes märkmeid, avaldusi;
• arvestust tööraamatute ohutuse tagamiseks.

Tööraamatute hooldus

Personalidokumentide haldamine kohustab spetsialiste pidama arvestust tööraamatu üle. Kogu arvestust peetakse, kui isik ettevõttes on ametlikult registreeritud. Tööraamat väljastatakse töötajale vallandamisel. Selles dokumentatsioonis on kirjas kõik ametikoha ja auhindadega seotud muudatused. Personalidokumentide haldamise koolitus nullist sisaldab kohustuslikke punkte tööraamatute õige kujundamise kohta. Kõik vead parandavad personaliosakonna töötajad. Nende leidmisel võidakse spetsialistidele esitada haldusõiguserikkumise süüdistus.

Dokumentide korrastamine ja säilitamine

Dokumentide auditeerimiseks ja säilitamiseks on loodud eraldi seadusandlikud normid. Oluline on mainida arhiveerimise föderaalseaduse artiklit 17. See näeb ette ettevõtete ja ettevõtete juhtkonna vajaduse hoolitseda arhiividokumentatsiooni ohutuse eest ettenähtud tähtaja jooksul. Säilitamisaeg on seadusega ette nähtud ja vastab riiklikele standarditele. Paberdokumentatsiooni terviklikkuse tagamiseks kasutatakse metallist tulekindlaid seife ja kappe.

Vajadusel edastatakse dokumentide andmed Vene Föderatsiooni riiklikule statistikakomiteele. Riigi töö juhtimise protsessi optimeerimisel on üks prioriteetseid valdkondi automatiseerimine, paberite tiraaži digiteerimine. Tänapäeval ei tehta enamikku aruandlust paberil. See ei võta ettevõtete juhtidelt, juhtidelt kohustust säilitada arhiivi üks, kolm, viis või enam aastat.

Elektrooniline personaliarvestus

Elektroonilise personaliarvestuse kasutamisel on oluline järgida dokumentide turvatingimusi, vähendada isikuandmete kaitse seadusest tulenevalt juurdepääsu arhiivile. Dokumentide elektroonilisel raamatupidamisel on mitmeid eeliseid:

1. kiire juurdepääs dokumentidele;
2. faili paroolikaitse;
3. paberite säästmiseks pole vaja seife osta;
4. ruumi kokkuhoid kontoris – kõvaketas mahutab 10 000 või rohkem dokumenti;
5. säästa aega - saate allkirjastada, leida mis tahes dokumendi 1-2 minutiga arvuti kõvaketta arhiivist.

Video

Personaliarvestus on vajalik igas ettevõttes, sõltumata omandivormist, tegevusest ja töötajate arvust. Selle kompetentseks ja kvalifitseeritud käitumiseks peate olema hästi kursis tööõigusega, jälgima seadusandluse muudatusi ja omama oskusi personalidokumentide haldamise valdkonnas.

Mis on personaliarvestus ja milleks seda vaja on?

Iga ettevõtte tegevuse lahutamatuks osaks on personaliarvestus. Tegemist on juriidiliselt reguleeritud tööga organisatsiooni töötajate registreerimise, arvestuse ja liikumise jälgimise kohta.

Personalitegevused hõlmavad järgmist:

• töötajate vastuvõtt;
• koondamised;
• horisontaalsed (osakondadevaheline ülekanne) ja vertikaalsed (näiteks karjäärikasv) liikumised;
• ärireisid;
• haigusleht;
• ajaleht;
• puhkused (igasugused - iga-aastased, ilma palgata, raseduse ajal jne);
• iga töötaja isiklikud kaardid jne.

See kehtib ka personali kohta:

• sõjalise arvestuse pidamine;
• töösuhete reguleerimine;
• erinevate korralduste ja juhiste koostamine ja registreerimine (näiteks töötaja töölevõtmise, julgustamise jms kohta);
• töökorraldus ja muud aspektid.

Kogu dokumentatsioon koostatakse ainult vastavalt nõutavatele normidele ja reeglitele. Mõned vormid on ühtsed, teised asutatakse ettevõttes endas.

Personaliarvestuse pädev korraldus lahendab paljud ettevõtte probleemid ja ülesanded. Muidugi on tuhandeid nüansse, kuid on põhipunktid, mis kehtivad iga ettevõtte kohta.

Kuidas korraldada ja kellele usaldada personaliarvestuse pidamine?

Raamatupidamise korraldamiseks on mitu võimalust. Kõik sõltub ettevõtte omadustest ja sellest, millise valiku juht teeb. Levinumad valikud:

Looge terve personaliosakond, kui ettevõttes töötab palju inimesi

Ja kui töötajaid on vähe, saate palgata ühe spetsialisti. Selle meetodi eelisteks on see, et tööd korraldab juht nii, nagu talle meeldib ning reguleeritakse ja kontrollitakse tema enda põhimõtete järgi.

On ka miinuseid: palgatud spetsialisti professionaalsust on raske kontrollida, mistõttu on oht, et tööle võetakse mitte täiesti pädev personaliametnik.

Peate kulutama aega ja raha koolitusele või otsima teist töötajat.

Selle raamatupidamise korraldamise võimaluse eelisteks on see, et kui inimest soovitati, siis (võib-olla) ta tõesti teeb seda tööd ehk siis sai asjas testitud. Loomulikult tuleb sellise personaliametnikuga läbi rääkida töötingimused, et need sobiksid mõlemale poolele.

Usalda personaliküsimused raamatupidajale või heale sekretärile

Plussid: säästab aega ja raha. See tähendab, et personaliametnikku ei ole vaja valida ja arvestuse pidamiseks pole ka kulusid.

Puudused: selle meetodi valimisel on peamine probleem see, et töötajad teevad pärast põhitööd lisatööd, mis toob kaasa vigu, vigu, lünki ja elementaarset vajalike dokumentide puudumist. Ja loomulikult on siin olulised erialased teadmised personaliarvestuse teemal. Ja kui need on samal sekretäril, on sel juhul tüsistuste oht minimaalne. Ja vastupidi.

Usaldage personaliarvestus allhankeorganisatsioonile

Hea: kogu personalitegevus langeb allhankefirma õlule, kes võtab sellise vastutuse lepingu alusel. Lisaks sellele, et personaliküsimustes pakutakse pidevat ja pidevat abi, vähendab selle meetodi valimine oluliselt kulusid.

Miinused: peate valima väljakujunenud tõsiseltvõetava ettevõtte, samuti peate looma suhtluse, looma kontseptsiooni töötamiseks spetsialistidega, kes töötavad väljaspool kontorit.
Juhil jääb vaid valida tema jaoks kõige mugavam ja sobivaim viis personaliarvestuse pidamiseks, kaaludes iga meetodi kõiki plusse ja miinuseid.

Personalitöötaja tööülesanded

Personaliametnikule pannakse vastavalt juhendile ja töölepingule järgmised kohustused:

See on mittetäielik personalitöötaja tööülesannete loetelu, nõuded on ligikaudsed. Neid võib olla loetletud rohkem (või vähem), kuid kokku peavad just need oskused ja võimed personalispetsialistil olema.

Personaliarvestus: milliseid dokumente on vaja?

Tavaliselt peavad igal ettevõttel olema järgmist tüüpi personaliga seotud dokumendid:

• administratiivne (isiklikud ja tootmistellimused);
• tööjõu aktiivsuse kinnitamine;
• teave ja arveldus;
• sisemine kirjavahetus;
• kontrolli ja registreerimise logid.

Mõned personalidokumendid peavad tõrgeteta ettevõttes olema. Need sisaldavad:
PVTR (sisemised tööeeskirjad);

Kõiki dokumente säilitatakse teatud arv aastaid. Reguleeritud on:

• tööseadustiku artikkel või paragrahv;
• riikliku statistikakomitee resolutsioon;
• Föderaalseadus ja muud määrused.

Kui midagi (juhised, korraldused jne) pole saadaval, tuleb see asjaolu parandada. Üldjuhul on personaliametniku töö üheks põhimõtteks õigeaegsus. See hõlbustab oluliselt tööpäevi ja annab mõnele toimingule isegi juriidilise jõu. See on tegelikult väga oluline – mitte ajada praegust äri. Muidu kipuvad nad lumepallina kasvama.

Personaliarvestuse korraldus: kuidas läbi viia, millest alustada?

Olles personaliametnikuna uude kohta elama asunud, peate esmalt üle vaatama kohustusliku dokumentatsiooni. Kui selgub (ja juhtub), et mõni oluline paber nimekirjast on puudu, siis tuleb need taastada. Loomulikult ei ole sellist tööd võimalik ühe päevaga teha.

Seetõttu on vaja välja tuua olulisemad positsioonid ja neist lähtuda. Kontrollige kujunduse olemasolu ja kirjaoskust (ja kui teil on vaja parandada või koostada uus dokument): personal, puhkuste ajakava, töölepingud, tellimused, tööandmed.

Pea arvestust töölepingute, personalitellimuste üle. Looge töövihiku registreerimisraamat. Isiklike kaartide (T-2) mõistmine. Töötage kohalike eeskirjadega.
Peaasi, et kõik kehtivad dokumendid õigeaegselt täidetud. Töö, tuginedes tööseadustikule ja kontoritöö reeglitele. Ja ärge hävitage personali pabereid. Nende säilitamise aja on kinnitanud föderaalarhiiv (“Nimekiri ...” 06.10.2000).

Kõik raamatupidamisdokumendid on vajalikud töösuhete läbipaistvuse tagamiseks. Personalisüsteem kehtestab normid ja põhimõtted, mis tagavad organisatsiooni töötajatele stabiilsuse ning administratsioonid loovad personalijuhtimiseks soodsad tingimused.

Raamatupidamise automatiseerimine - 1C: programmiga töötamise eelised

Personaliarvestuse pidamine, eriti suures ettevõttes, on uskumatult vastutusrikas ja tohutu töö. Kuid siin on vead vastuvõetamatud! Kuid täna on olemas viis personaliametnike tegevuse automatiseerimiseks, mis võib oluliselt hõlbustada ja lihtsustada osakonna tööd, parandada tegevusi, vähendades oluliselt vigade riski.

Programmi 1C abil saate pidada arvestust vastavalt seaduse nõuetele. Andmebaas võimaldab usaldusväärselt säilitada töötajate kohta vajalikku teavet. Selle kogunedes on võimalik koostada erinevaid aruandeid, mis aitavad tööd analüüsida ja uusi suundi välja töötada. Näiteks võivad aruanded välja näha järgmised:

• personali voolavus;
• personali statistika;
• töötajate liikumine jne.

Programm aitab lahendada peaaegu kõiki personaliarvestuse probleeme ja ülesandeid. Ettevõtte juhil on tänu 1C-le võimalus saada teavet selle osakonna asjade seisu kohta, analüüsida ja teha õigeid juhtimisotsuseid. Ja ka automatiseerimine võimaldab sünkroniseerida mitmete ettevõtte teenuste (raamatupidamine, personal, raamatupidamisosakond) tegevusi, mis parandab töö efektiivsust ning loob ka kõik tingimused palkade õigeaegseks maksmiseks.

Mida psühholoogilist võib vaja minna? See artikkel räägib teile kõigist testide saladustest.

Maksuauditi läbiviimiseks lugege artiklit: kõik maksuauditi spetsialisti valimise saladused.

Järeldus

Kokkuvõttes võime märkida järgmist:

• Personaliarvestus on iga ettevõtte töö oluline osa.
• Raamatupidamise korraldamiseks on mitu võimalust. Valik on juhi teha.
• Personalitöötaja tööülesanded määratakse juhendi ja töölepinguga.
• Seal on nimekiri personalitööga seotud dokumentidest, mis peavad igas ettevõttes olemas olema. Ja te peaksite alustama oma karjääri personaliosakonnas, kontrollides neid konkreetseid dokumente.
• Arvestuse pidamine on palju lihtsam, kui see on automatiseeritud.

Personaliarvestus on iga ettevõtte normaalse ja tõhusa toimimise tuum. Seetõttu tuleb sellele läheneda kogu vastutustundega.

Kokkupuutel

HR-dokumentide haldamine nullist: samm-sammult juhend 2019

Personalijuhtimine NULLIST:

lühike ligikaudne samm-sammult juhend personalidokumentide haldamise seadistamiseks äsja avatud ettevõttes

(kui soovite puhastada juba käimasolevat kampaaniat, siis sobib teile paremini mõni teine ​​samm-sammuline juhend - personalidokumentide taastamine >>)

Kui teile antakse korraldus toimetada äsja avatud ettevõttes Personalijuhtimine nullist, ja sul on selles vallas vähe kogemusi (võib-olla oled uue ettevõtte looja, juht ja seni ainuke töötaja, algaja personaliametnik või üldiselt raamatupidaja või büroojuht, kes oli personaliga "riputatud" või algaja ettevõtja), siis meie juhend aitab teid kindlasti. See on tehtud lihtsaks ja ligipääsetavaks, eriti personaliäri algajatele.

Ja igal juhul Meie veebisaidi rikkalikud varud aitavad teid :

• personalidokumentide haldamise tasuta viitebaas: 25 peamist samm-sammult protseduuri (värbamine, puhkus, vallandamine jne), 200 personalidokumentide näidist, plokk "Tööraamatud" (näidiste täitmine ja konsultatsioonid), 5 juhendit personaliküsimused, konsultatsioonid, artiklid personali kohta) ja palju muud;
• ajakirja "HR Practitioner" tellijatele saadaval suur viitebaas (hind kõigile taskukohane >>): 140 personalitöö samm-sammult juhist, üle 1000 personalidokumentide näidise, konsultatsioonide ja artiklite salved, personalidokumentide haldamise aluste kursus, raamaturiiul jne;
• meie parimad personaliraamatud.

Niisiis, teile on määratud personal. Kust me alustame?

1. Varugem vajalikke seadusi, erikirjandust ja programme. Seda kõike vajate oma töös.

• Vajalik Tööseaduste rikkumine võib kaasa tuua suur trahv. Seetõttu tuleb tööseaduste tundmisse ja järgimisse suhtuda vastutustundlikult.
• Erikirjandusest on meil hea meel pakkuda teile juhendeid (saate tasuta alla laadida) ja meie parimad personaliraamatud. Kasuks tulevad ka saidi viiteandmebaaside laoruumid.
• Arutage juhtkonnaga personaliarvestuse pidamise programmi omandamise küsimust. Selliseid programme on palju ja paljud spetsiaalsed on väga-väga mugavad. Mingil moel mööda 1C funktsionaalsust. Kuid enamik ettevõtteid peab personaliarvestust vastavalt 1C traditsioonile. Fakt on see, et igas linnas on palju 1C tugispetsialiste, kuid te ei leia spetsialiste teiste programmide toetamiseks kõikjal.

2. Võtame juhtkonnalt koopiad organisatsiooni asutamisdokumentidest ja tutvume nendega hoolikalt.

Personalidokumendid peavad vastama ettevõtte asutamisdokumentidele ega tohi olla nendega mingil viisil vastuolus. Lugege hartast direktori palkamise korda (te võtate ta tööle) ja tema palga määramise korda, perioodi, milleks saab temaga töölepingu sõlmida - mõned tunnused võivad hartas välja tuua. Mõnikord näeb harta ette võtmejuhtide palkamise ja neile tasustamissüsteemide kehtestamise korra (näiteks asutajate üldkoosoleku eelneval nõusolekul) ja isegi personalitabeli kinnitamise korra.

3. Määrame kindlaks dokumentide nimekirja, mis peaksid olema personalitöö valdkonnas ja mille koostame.

Selge see, et seadusega nõutud dokumendid vormistad sa igal juhul. Kontrollige juhtkonnaga, milliseid valikulisi dokumente te ettevõtte jaoks koostate. Samuti saate eelnevalt direktoriga selgeks teha, milliseid eritingimusi ta soovib näha töösisekorraeeskirjas, muudes kohalikes eeskirjades, töölepingu vormides.

Kui teie ettevõte on mikroettevõte, siis vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku punktile 309.2 ei tohi te mõnda dokumenti koostada:

"Tööandja on väikeettevõtja, mis on klassifitseeritud mikroettevõtteks, on õigus täielikult või osaliselt keelduda kohalike eeskirjade vastuvõtmisest mis sisaldab tööõiguse norme (töösisesed eeskirjad, töötasu reguleerimine, lisatasude määrus, vahetuste ajakava ja muud). Samas peab tööandja - väikeettevõtja, mis on klassifitseeritud mikroettevõtteks, töösuhete ja nendega otseselt seotud suhete reguleerimiseks lisama töötajatega sõlmitud töölepingutesse küsimusi reguleerivad tingimused, mis vastavalt tööseadusandluse ja muude tööõiguse norme sisaldavate normatiivsete õigusaktidega tuleks reguleerida kohalike eeskirjadega..."

4. Teeme direktori välja

Kontrollige, kas direktor (peadirektor) on korralikult registreeritud. Kui ei, siis kõigepealt koostame direktori. Ta on esimene tööline! Dokumentidest peaks selguma, mis kuupäevast alates on direktor töötanud. Direktori ametikohale kandideerimise samm-sammuline protseduur on suures viiteandmebaasis ja “Personaliametniku paketis”, seal vajalikud näidisdokumendid, temaatilised konsultatsioonid.

5. Koostame personalitabeli, sisemised tööeeskirjad, muud kohalikud eeskirjad (vt tabelit lõikest 3).

Kindlasti pole ettevõttel veel personalitabelit ja sisemisi tööeeskirju ja muid kohalikke eeskirju. Me koostame need. Kõik need dokumendid kooskõlastatakse direktoriga. Arvestame direktori märkuste ja soovidega, kontrollime, kas need pole seadusega vastuolus. Nende dokumentide valmisversioonid lepitakse kokku seaduses ettenähtud korras (vajadusel töötajate esinduskogu arvamust arvestades), seejärel kinnitab ettevõtte juht. Meie veebisaidil on palju selliste dokumentide näiteid. Selliseid näidiseid ja temaatilisi kommentaare nende kohta on palju rohkem, nende kinnitamise samm-sammult protseduurid on suures viiteandmebaasis ja “HR paketis”. Meie tasuta juurdepääsuga veebisaidil saate lugeda uut kasulikku artiklit " Personal: vorm ja sisu". Soovitame ajakirja "Praktik-Praktik" tellijatel lugeda artiklit: " Koostame sisemised tööeeskirjad: seaduslikud, läbimõeldud ja tööandjale kasulikud" ja vaadake kohalike eeskirjade malle.

6. Töötame välja töölepingu tüüpvormi, mis sõlmitakse töötajatega.

Ajakirja "Practitioner-Practitioner" tellijatele soovitame koolitusjuhendit: "Võtame tööle töötaja: personaliküsimused". Sealt saate muuhulgas teada, millised tingimused on tööandjale soodsad töölepingusse lisada ning millised tingimused on vastupidi ebasoovitavad ja ohtlikud.

7. Koostame muid dokumente, mida vajame edaspidi personalitöö tegemiseks:

Koostame raamatupidamisraamatud, registrid, tööaja tabelid, tellimislehed, vastutuslepingud jne.

8. Otsustame koos juhtkonnaga küsimuse, kes hakkab tööraamatuid pidama .

Kui töötajaid pole veel tööle võetud, peab organisatsiooni juht (direktor) kõigepealt pidama tööraamatuid. Selleks antakse korraldus. Meie kodulehel on korralduse näidis, et organisatsiooni juht võtab vastutuse tööraamatute pidamise, säilitamise, salvestamise ja väljastamise eest. Selline korraldus on kohustuslik, see on Vene Föderatsiooni valitsuse dekreedi nõue. Selle tegemata jätmine võib tööandjale kaasa tuua trahvi. Seejärel võib direktor need volitused ka korraldusega üle anda vastuvõetud personaliametnikule. Meie veebisaidil on tellimusvorm tööraamatute hoolduse, ladustamise, arvestuse ja väljastamise eest vastutavate isikute määramise kohta >>

9. Korraldame töötajate tööd.

Seejärel asuvad töötajad tööle ja personalitöötajal algab igapäevatöö faas, tuleb pidada tööajaarvestust, koostada puhkuste ajakava, korraldada puhkused, kohaldada soodustusi ja karistusi, lähetusi, kombinatsioone, koondamisi ja palju rohkem ... Kõige selle juures on meie saidi ressursid.