Zašto vam je potreban dokument protokola. Kako napisati zapisnik sa sastanka? Određivanje kazne bez sastavljanja protokola o upravnom prekršaju

Uvod.

Dokumentacija aktivnosti upravljanja obuhvata sve procese koji se odnose na snimanje (fiksiranje) na različite medije i obradu, prema utvrđenim pravilima, informacija neophodnih za provođenje upravljačkih radnji. Dokumentacija se vrši na prirodnom jeziku (rukopisna, kucana dokumenta, uključujući telegrame, telefonske poruke, kucane tekstove), kao i na umjetnim jezicima korištenjem novih medija (bušene kartice, bušene trake, magnetne trake, kartice, diskete itd.) "

Sastav upravljačkih dokumenata određen je nadležnostima i funkcijama organizacije, postupkom rješavanja pitanja, obimom i prirodom odnosa sa drugim organizacijama, a fiksira se u izvještaju. Jedinstvo pravila za dokumentovanje upravljačkih radnji na svim nivoima upravljanja osigurava se korištenjem Sistema upravljanja državnom dokumentacijom (GSDOU) i jedinstvenih sistema dokumentacije (UDS).

Jedinstveni dokumentacioni sistemi su skup međusobno povezanih dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima, koji sadrže informacije potrebne za upravljanje u određenom području djelovanja. DDD su namijenjeni za korištenje kako uz pomoć kompjuterske tehnologije tako i uz tradicionalne metode obrade informacija.

Dokumenti upravljanja u pogledu naziva, oblika i sastava detalja moraju biti u skladu sa DDD, zahtjevima Državnih standarda Ukrajine, propisima (poveljama) o organizaciji i drugim regulatornim dokumentima koji sadrže pravila za dokumentovanje.

Svrha ovog testa je dati koncept protokola, odraziti pravila za njegov dizajn, a također pokazati koji su oblici protokola.

1. Koncept protokola i njegova svrha.

U nizu upravljačkih dokumenata posebno mjesto zauzimaju protokoli. Oni su dio jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije.

Zapisnik - dokument kojim se fiksira tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sednicama, konferencijama

Treba imati na umu da se u aktivnostima organizacija i preduzeća često sastavljaju dokumenti pod nazivom „Protokoli“, ali oni ne potpadaju pod gornju definiciju. Dakle, u oblasti ugovornih odnosa sastavljaju se protokoli o namjerama, protokoli nesuglasica, protokoli odobrenja; među glavnim dokumentima glavne skupštine akcionara zakon navodi zapisnik komisije za brojanje itd. Takvi tipovi protokola su po svrsi slični djelima: bilježe i potvrđuju činjenice ili događaje.

Protokoli se sastavljaju u svakoj organizaciji u kojoj postoje privremena ili stalna kolegijuma, komisije itd. Oblik njihovog djelovanja je rasprava o aktuelnim pitanjima na sastancima ili sastancima i zajedničko donošenje odluka, često glasanjem.

Pojavom akcionarskih društava u našoj zemlji povećana je pažnja ovoj vrsti dokumenata. Najviši organi upravljanja akcionarskog društva su kolegijalni, a protokoli koji odražavaju njihovu delatnost postaju jedan od najvažnijih dokumenata upravljanja. Riječ je o zapisnicima sa skupština dioničara, sjednica odbora direktora i odbora. Nije slučajno što Savezni zakon „O akcionarskim društvima“ i drugi pravni akti posvećuju posebnu pažnju sadržaju ovih dokumenata.

2. Pravila za registraciju protokola

Zapisnik - dokument koji sadrži dosljedan zapisnik o razmatranju pitanja i odlučivanju na sjednicama, sjednicama, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Protokol odražava aktivnosti zajedničkog odlučivanja kolegijalnog organa ili grupe zaposlenih. Od zapisnika sa sastanaka nastalih u poslovima upravljanja organizacijama treba razlikovati zapisnike istražnih, nekih organa uprave i organa javnog reda (npr. protokol sanitarnog inspektora, protokol saobraćajne nezgode itd.) , kao i protokoli ugovornog tipa (zapisnici o nesuglasicama, protokoli pregovaranja nesuglasica, protokoli pregovaranja o cijeni i sl.).

Sjednice stalnih i privremenih kolegijuma (odbori saveznih organa izvršne vlasti, sjednice radnih kolektiva, skupštine akcionara, sjednice odbora direktora i dr.) podliježu obaveznom evidentiranju. Zapisnici se sastavljaju na osnovu zapisnika o toku sjednica, stenograma, tonskih snimaka i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvještaja, govora, referenci, nacrta odluka, dnevnog reda, spiskova pozvanih i dr.).

Zapisnik sadrži sva mišljenja o pitanjima koja se razmatraju i sve donesene odluke. Zapisnik vodi sekretar ili drugo za to određeno lice. Za ispravnost upisa u zapisnik odgovorni su predsjedavajući i sekretar koji vode sjednice. Obavezni detalji protokola su:

· naziv kompanije;

naziv vrste dokumenta;

datum i registarski broj;

mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

naslov teksta

potpisi.

3.Vrste protokola

Postoje dvije vrste protokola: puni i kratki.

Punprotokol sadrži zapise svih govora na sastancima.

Kratak protokol - samo imena govornika i kratka bilješka o temi govora.

Odluku o tome koji će oblik protokola voditi na sjednici donosi starješina kolegijalnog tijela ili rukovodilac organizacije.

Naziv protokola je naziv kolegijuma ili sjednice (Zapisnik sa sjednice atestacione komisije...; zapisnik sa sjednice...).

Tekst punog protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

Uvodni dio je sastavljen na isti način u punoj i kratkoj formi protokola. Navodi se imena predsjedavajućeg i sekretara, imena ili ukupan broj učesnika sastanka i pozvanih osoba (ako je učesnika više, pored njihovog broja stavlja se napomena - "Spisak učesnika je u prilogu"), dnevni red.

Imena prisutnih se upisuju u protokol, ako ih nema više od 15, - abecednim redom, sa naznakom mjesta rada i položaja; ako ih ima više, sastavlja se posebna lista. U zapisnicima stalnih sjednica i komisija stavovi prisutnih nisu navedeni. Popis prisutnih sastavlja se cijelom širinom reda kroz jedan prored.

U ovom slučaju, riječi "predsjedavajući", "sekretar", "prisustvovao" (bez navodnika) se štampaju lijevo od polja, odvojene sa dva intervala od naslova i jedan od drugog.

Uvodni dio završava dnevnim redom. Tačke dnevnog reda su raspoređene prema stepenu složenosti, važnosti i predviđenom vremenu rasprave. Pitanja se formuliraju u nominativu, numeriraju se arapskim brojevima i počinju prijedlozima "O", "O". Ne preporučuje se formulisanje pitanja ili grupe pitanja sa rečju "Razno". Uz pitanje se navodi ime govornika sa naznakom njegove pozicije.

Riječi "Dnevni red" centrirane su dva ili tri intervala od liste učesnika.

Glavni dio teksta protokola za svako pitanje dnevnog reda izgrađen je prema shemi: SLUŠAO ... GOVORIO ... ODLUČIO (ODLUČIO) ...

U odeljku „ČUO“ u kratkim protokolima navodi se ime govornika (govornika) i tema njegovog govora. U punoj formi protokola navode se prezime i inicijali govornika, sadržaj njegovog izvještaja (poruka, informacija, izvještaj). Ako tekst izvještaja izlaže govornik u pisanoj formi, dozvoljeno je staviti napomenu nakon navođenja teme govora: „tekst izvještaja je u prilogu“. U odeljku „GOVORNICI“ u kratkim protokolima navode se samo imena osoba koje su govorile u diskusiji, au potpunim protokolima se snimaju i njihovi govori, uključujući i pitanja govorniku. Ako je potrebno, iza imena govornika se navodi njegova pozicija. U rubrici "ODLUČENA (ODLUČENA)" upisuje se odluka koja je formulisana kratko, precizno, koncizno kako bi se izbjeglo dvostruko tumačenje. Uz odluku se navodi broj glasova "za", "protiv", "uzdržanih", kao i spisak lica koja nisu učestvovala u glasanju. Odluka može sadržavati jednu ili više stavki, poredane su po važnosti, svaka od njih je numerisana.

Ispred riječi "ČULO" stoji broj u skladu sa dnevnim redom. Reči "ČUO", "GOVORIO", "REŠENO (ODLUČIO)" se kucaju sa leve margine velikim slovima i završavaju dvotačkom. Tekst odeljaka "ČUO", "GOVORIO", "ODLUČIO (ODLUČIO)" štampan je sa razmakom od 1,5 redova od crvene linije. Svako prezime i inicijali govornika ispisuju se iz novog reda u nominativu, zapis govora se odvaja od prezimena crticom.

Učesnik sastanka ili sastanka može dati izdvojeno mišljenje o donesenoj odluci, koje se izlaže na posebnom listu i prilaže zapisniku. Prisustvo izdvojenog mišljenja upisuje se u zapisnik nakon evidentiranja odluke.

Tekst kratkog protokola takođe se sastoji od dva dela. U uvodnom dijelu navode se inicijali i prezimena predsjedavajućeg (predsjedavajućeg), kao i pozicije, inicijali, prezimena prisutnih na sjednici.

Reč "Attended" ispisuje se sa ivice leve margine, podvučeno, na kraju reči se stavlja dvotačka. Ispod su nazivi pozicija, inicijali i prezimena prisutnih. Nazivi poslova mogu biti generički. Višeredni nazivi poslova prisutnih su označeni sa 1 proredom. Lista je odvojena od glavnog dijela protokola punom linijom.

Glavni dio protokola obuhvata pitanja koja se razmatraju i odluke koje se o njima donose. Naziv pitanja je numerisan rimskim brojem i počinje predlogom "O" ("O"), štampan je u sredini fontom br. 15 i podvučen jednom linijom ispod poslednjeg reda. Ispod crte su imena zvaničnika koji su govorili tokom rasprave o ovom pitanju. Prezimena su štampana sa 1 proredom. Tada se naznačuje odluka donesena po tom pitanju.

Protokol- dokument u kojem fiksiraju tok rasprave o pitanjima i donošenja odluka na sastancima, sastancima, sastancima, konferencijama.

Protokoli dokumentuju aktivnosti stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća. Osim navedenog, sastanci koje održavaju rukovodioci strukturnih odjeljenja, zamjenici generalnog direktora, direktori mogu se snimati i.

Uobičajeno je sastavljanje zapisnika za dokumentovanje aktivnosti privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari, itd.)

Zapisnik sačinjava sekretar na osnovu evidencije koju je vodio na sjednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonski snimci. Vrijedi reći da u svrhu pripreme protokola sekretar prikuplja sažetke izvještaja i govora, nacrte odluka prije sastanka.

Protokol izdati na zajedničkom obrascu..

Naslov, datum i broj protokola

Zaglavlje protokola će biti naziv kolegijalnog tijela ili vrstu sastanka. Na primjer, Protokol (čega?) sjednice pedagoškog vijeća; sastanci rukovodilaca strukturnih odjeljenja itd.

Datum zapisnika će biti datum sastanka (zapisnik se tradicionalno sastavlja nakon sastanka).Ako je sastanak trajao nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datum početka i završetka.

Na primjer: 21 — 24.07.2009 .

Broj (indeks) protokola je redni broj sjednice u kalendarskoj godini ili mandatu kolegijalnog tijela.

Imajte na umu da tekst protokola uključuje sljedeće dijelove:

  • uvodni;
  • main.

Uvod

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Iz novog reda iza riječi " prisustvovao» navesti abecednim redom imena i inicijale zvaničnika prisutnih na sastanku.

Ako su na sastanku bile osobe iz drugih organizacija, onda iza riječi “Prisustvovao” piše “ Pozvani”i naveden je spisak pozvanih lica, u slučaju svakog prezimena ispred svakog imena se navodi pozicija i naziv organizacije.

U uvodnom dijelu protokola dnevni red je određen.

Sastoji se od liste pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, i fiksira redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika).Napominjemo da je svako pitanje na dnevnom redu numerirano arapskim brojem, formulirano je pomoću prijedlozi "O" ili "O". Na primjer: "O odobravanju nastavnih planova i programa"; "Na sumiranju rezultata školske godine."

Za svaku stavku određen je govornik (službenik koji je pripremio ovo izdanje)

Glavni dio

U ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii sa redoslijedom pitanja na dnevnom redu sastavlja se tekst glavnog dijela protokola – mora sadržavati onoliko odjeljaka koliko je tačaka dnevnog reda.

Na osnovu svega navedenog dolazimo do zaključka da je zaglavni dio protokola uvijek sastavljen na isti način. Ali tekst protokola može biti predstavljen u različitim oblicima: kratak ili potpun.

Kratak protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav protokol se najčešće vodi u slučajevima kada je sastanak operativne prirode (vidi sliku 3.3.)

Vrijedi reći - cijeli protokol- sadrži informacije ne samo o pitanjima o kojima se raspravljalo, donesenim odlukama i imenima govornika, već i dovoljno detaljne bilješke koje prenose sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, primjedbe , pozicije. Vrijedi reći - puni protokol vam omogućava da dokumentirate detaljnu sliku sastanka (vidi sliku 3.4)

Slika br. 3.3. Primjer kratkog protokola

Slika br. 3.4. Primjer kompletnog protokola

Kada se koristi bilo koji oblik protokola, njegov tekst će biti podijeljen na onoliko dijelova koliko je tačaka dnevnog reda.

Treba napomenuti da se svaki odjeljak sastoji od tri dijela.: “ČUO”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (“ODLUČEN”), koji se štampaju sa leve margine velikim slovima. Ovaj dizajn vam omogućava da u tekstu istaknete govor glavnog govornika, učesnike u raspravi o pitanju i izreku u kojoj je formulirana odluka.

U dijelu " SLUŠAO» predstavljen je tekst govora. Na početku teksta, iz novog reda u nominativu, navodi se ime govornika. Zapis govora je odvojen od imena crticom. Govor je napisan u trećem licu jednine. Dozvoljeno je naznačiti umjesto snimanja govora iza prezimena (“Snimak govora u prilogu”, “Napomena da je tekst izvještaja u prilogu”)

U potonjem slučaju, izvještaji postaju aneks protokola.

U dijelu " IZVOĐENO» iz novog reda u nominativu navesti ime govornika, a iza crtice tekst govora ili pitanje (ako je postavljeno govorniku tokom govora)

U dijelu " REŠENO” (“ODLUČEN”) odražavaju odluku donesenu o pitanju o kojem se raspravlja. Napominjemo da je tekst izreke u cijelosti odštampan u bilo kojem obliku protokola.

Imajte na umu da je tekst cijelog protokola ispisan sa 1,5 proreda.

Zapisnik sastavlja sekretar sjednice. Zapisnik potpisuje sekretar i dostavlja ga na potpis predsjedavajućem u roku od 3 (tri) radna dana nakon održane sjednice.

Potpisi su odvojeni od teksta sa 3 proreda. Naziv pozicije ispisuje se sa ivice lijevog polja, zadnje slovo u prezimenu je ograničeno na desno polje.

Na dan potpisivanja protokola od strane predsjedavajućeg, isti mora biti registrovan.

Izvod iz protokola

Izvod iz protokola je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na pitanje dnevnog reda za koje se izvod priprema. U izvodu se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema i tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, koji ga i ovjerava. Ovjerni natpis je ispisan rukom, sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja lica koje ovjerava kopiju (izvod), ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi sliku 3.5)

Slika br. 3.5. Primjer izvoda iz protokola

Izvodi iz zapisnika ponekad zamjenjuju takav administrativni dokument kao rješenje. U ovom slučaju, izvod služi kao sredstvo za saopštavanje donesenih odluka izvršiocima. U tom slučaju sekretar, na primjer, Upravnog odbora akcionarskog društva, najkasnije u roku od 2 (dva) dana od potpisivanja zapisnika sa sjednice, dostavlja izvode iz zapisnika o određenim pitanjima odgovornim izvršiocima. Izjave potpisuje sekretar.

Izvodi iz protokola koji se šalju drugoj organizaciji podliježu obaveznom pečaćenju.

Originalne kopije zapisnika formira sekretar u slučajevima prema vrsti sastanaka. Na primjer, "Zapisnici sa sastanaka", "Zapisnici sa sjednica Upravnog odbora", "Zapisnici sa sastanaka sa direktorom" itd. Unutar kućišta, protokoli su sistematizovani po brojevima i hronologiji. Predmeti se formiraju u toku kalendarske godine.

Zapisnik sa sastanka - informativni i administrativni dokument koji bilježi cijeli proces razmatranja postavljenih pitanja, kao i odluka donesenih tokom ovog sastanka. Održavanje ovog dokumenta važan je i obavezan dio svakog sastanka, koji u velikoj mjeri određuje koliko će se odluke o određenom pitanju efikasno implementirati.

Registracija zapisnika sa sastanaka utvrđena je Građanskim zakonikom Ruske Federacije. Član 181.2 definiše osnovne obavezne uslove i postupak u kojem se vodi zapisnik sa sastanka. Kako pravilno sastaviti protokol? Koje informacije moraju biti uključene u zapisnik sa sastanka?

Ko vodi protokol?

Odgovornost za evidentiranje napretka sastanka i dalje ispravno izvršenje dokumenta je na sekretaru sastanka. To može biti osoba koja obavlja funkciju sekretara u organizaciji ili bilo koji drugi zaposlenik ovlašten za obavljanje ove dužnosti. Najbolje je da osoba koju imenuje sekretar razumije pitanja koja su pokrenuta na sastanku. Međutim, ako je sekretar zauzet aktivnostima u nekoj drugoj oblasti, on ima pravo da postavlja pojašnjavajuća pitanja tokom sastanka, omogućavajući da se cijeli proces sastanka snimi što je moguće preciznije.

Osim što jednostavno utvrđuje napredak sastanka, sekretar je odgovoran za pripremu sastanka. To može biti sastavljanje spiska prisutnih, šema vijećanja, rad sa zapisnicima sa prethodnih sastanaka. To je neophodno kako bi se na dnevni red stavila lista pitanja o kojima je potrebno ponovo razgovarati.

Obrazac, obavezni dijelovi

Za izradu protokola s uputama za uredski rad preporučuje se korištenje posebnog obrasca. Da li koristiti ovu preporuku zavisi od odluke vlasnika (menadžera) organizacije. Najčešće se štamparski obrasci koriste za evidentiranje u državnim, opštinskim, gradskim vlastima. Većina privatnih organizacija koristi običan šablon odštampan na računaru i dizajniran na A4 listu.

Bez obzira na vrstu obrasca, dokument mora sadržavati obavezne odjeljke (za primjer zapisnika sa sastanka pogledajte članak u nastavku):

  • Naziv strukture (organizacije) u kojoj kolegijum djeluje.
  • Naslov.
  • Datum i registarski broj protokola.
  • Mjesto (grad) gdje se održava sastanak.
  • Pitanja (dnevni red).
  • Glavni dio.
  • Potpisi predsjedavajućeg, sekretara i učesnika sjednice.

Zapisnik sa sjednice sastavlja se na osnovu snimaka, uključujući audio ili video, koje je napravio sekretar tokom rasprave. Za izvršenje dokumenta određen je rok do pet radnih dana, osim u nekim slučajevima kada su naredbom rukovodioca ili propisima o određenim vrstama sastanaka utvrđeni drugi rokovi.

zaglavlje protokola

Naslov dokumenta sadrži naziv, riječ "Protokol", kao i naziv sastanka (u ovom slučaju ovaj sastanak) i (ili) kolegijalnog tijela koje održava sastanak. Na primjer: "Zapisnik sa proizvodnog sastanka."

Broj, datum, mjesto

Svaki zapisnik sa sastanka mora imati indeks, odnosno serijski registarski broj. Utvrđuje se rednim brojem skupa održanog od početka kalendarske godine (u obrazovnim organizacijama moguće je voditi evidenciju numeracije od početka akademske godine). Ako se vodi zapisnik sa sjednice privremenog kolegijuma, numeracija se čuva za vrijeme trajanja mandata.

Datum dokumenta biće dan sastanka. Ako se o pitanjima raspravljalo duže od jednog radnog dana, svi datumi od početka do kraja rasprave treba da budu uneseni u zapisnik sa sastanka. Uzorak: "22.06.2016 - 24.06.2016" ili "22-24.06.2016"

Mjesto sastavljanja protokola - geografski naziv naselja u kojem djeluje ovaj kolegijalni organ. Ovaj odjeljak možda nije naveden u dokumentu, ali samo ako naziv organizacije već uključuje naziv naselja. Na primjer: "Samara Gradska štamparija", "Ivanovska mašina za izgradnju" i tako dalje.

Obratite pažnju na to kako bi svaki zapisnik sa sastanka trebao početi (primjer iznad).

Uvod

Za sastavljanje uvodnog dijela protokola morate započeti prezimenom i inicijalima predsjedavajućeg sastanka i sekretara. Prvi je zaposlenik organizacije ovlaštene za vođenje sastanka. Položaj predsjedavajućeg u organizaciji (prema spisku osoblja) nije naznačen u protokolu. Ova osoba ne mora biti na čelu preduzeća. Izuzetak je zapisnik sa sastanka kod direktora, gdje šef lično vodi sastanak.

U odeljku „Učesnici“ naznačite sve ostale učesnike sastanka. To možete učiniti slijedeći ove smjernice:

  • U odeljku, abecednim redom, navode se imena i inicijali zaposlenih koji učestvuju u razmatranju pitanja koja se nalaze na dnevnom redu i donošenju odluka o njima. Pozicije nisu specificirane.
  • Ako je sastanku prisutno više od petnaest učesnika, njihovi inicijali i prezimena se daju kao prilog zapisniku u posebnom spisku.
  • Ako su na sastanku prisutni drugi zaposleni u ovoj organizaciji ili pozvana lica iz drugih organizacija, u zapisnik se unosi rubrika „Pozvani“. Ovdje se navode prezimena i inicijali po abecednom redu, a za učesnike iz drugih organizacija dodatno se propisuje njihova pozicija i naziv mjesta rada.
  • Svako od prisutnih potvrđuje svoje učešće na sastanku ličnim potpisom.

Prazan red iza rubrike „Prisutni“ upisuje se „Dnevni red“ u zapisnik sa sastanka. Ovaj odjeljak se odnosi na listu pitanja koja su dostavljena sastanku. Svaka tačka protokolarnog odjeljka „Dnevni red“ je numerisana arapskim brojevima. Za formulisanje pitanja koriste se prijedlozi „O ...“ ili „O ...“ (primjer zapisnika sa sjednice u dijelu dnevnog reda, pogledajte članak u nastavku). Svaka stavka treba da naznači osobu ovlaštenu da govori o ovom pitanju: „Izvjestilac: prezime, inicijali“.

Koja je razlika između punog i kratkog protokola?

Prilikom sastavljanja glavnog dijela dokumenta važno je uzeti u obzir da li se tokom sastanka vodi kratak ili potpuni protokol vijećanja. Za kratku formu (najčešće se na ovaj način sastavlja zapisnik sa operativnog sastanka), u glavnom dijelu treba navesti sljedeće podatke:

  • Pitanje dostavljeno na sastanak.
  • Izvjestilac o ovom pitanju.
  • Odluka usvojena i odobrena na sjednici.

Izrada punog protokola podrazumijeva fiksiranje ne samo navedenih podataka, već i detalja govora govornika, informacija i debata koje su nastale tokom sastanka, mišljenja publike, komentara i zamjerki, kao i drugih detalja.

Glavni dio

Glavni dio protokola čine dijelovi prema broju pitanja na dnevnom redu. U punoj formi dokumenta, svaki dio sadrži tri dijela, koji odražavaju proces razmatranja pitanja i donošenja odluke o njemu.

Nazivi dijelova su navedeni velikim slovima iz novog reda:

  • "SLUŠAO". U ovom dijelu, ispod naslova, treba navesti prezime govornika o pitanju koje se razmatra (u nominativu), a kroz crticu (u trećem licu jednine) daje se navod izvještaja. Ako je iz nekog razloga nemoguće citirati govor u protokolu, tekst izvještaja se navodi na posebnom listu kao aneks protokolu, a u rubrici „ČULO“ napomena „Tekst izvještaja (govori, govori) je u prilogu”.
  • "PRESENT". U ovom dijelu se bilježe izjave drugih učesnika sastanka o predmetu koji se razmatra, ili pitanja postavljena tokom diskusije. U tom slučaju treba navesti prezime govornika (u nominativu), a tekst pitanja (govora) navesti kroz crticu.
  • "RESOLVED" ili "RESOLVED". Odluka donesena na sastanku o ovom pitanju se evidentira. Tekst odluke mora biti odštampan u cijelosti, bez obzira da li se vodi potpuna ili skraćena forma protokola. Prilikom glasanja navodi se broj dobijenih glasova "za", "protiv" i "uzdržan".

Za kratku formu zapisnika, rasprava o svakom pitanju je sažeta u dijelu ČULI i ODLUČITI. Nakon što dokument potpišu sekretar i predsjedavajući, on dobija službeni status i registruje se.

Odluke donesene tokom sastanka saopštavaju se imenovanim izvršiocima:

  • Uručenjem kopije protokola ili izvoda ovjerenog od sekretara.
  • Objavljivanje administrativnih dokumenata (naredbi, odluka, uputstava) za organizaciju na osnovu evidentiranih odluka.

Kako pohraniti protokole?

Za arhivsku pohranu zapisnici se formiraju u dosijee sa podjelom na vrste sastanaka. Mjesto čuvanja takvih dokumenata određuje ili sekretarijat organizacije (strukturni odjel organizacije) ili službeni odjel. Rokovi skladištenja određuju se u skladu sa nomenklaturom predmeta odobrenom u preduzeću.

Protokol zauzima posebno mjesto u sistemu organizacionih i administrativnih dokumenata. S jedne strane, može se pripisati informativnim dokumentima (budući da sadrži informacije o raspravi o nekim pitanjima upravljanja), as druge strane, protokoli sadrže izreci i stoga se mogu smatrati administrativnim dokumentima.

Protokol - dokument kojim se utvrđuje tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sednicama, konferencijama. Protokoli dokumentuju aktivnosti stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća.

Sjednice dioničara, sjednice odbora direktora podliježu obaveznoj evidenciji.

Protokoli se podnose državnim organima radi registracije (npr. prilikom registracije poslovnih banaka, privrednih komora i sl.). O radu privremenih kolegijalnih organa (konferencije, sastanci, sastanci, seminari i sl.) sastavlja se i zapisnik.

Protokol se sačinjava na osnovu zapisnika koje je na sastanku vodio sekretar ručno ili pomoću diktafona.

U zavisnosti od vrste sastanka i statusa kolegijalnog tijela, bira se oblik protokola: kratak, potpun ili doslovan.

Brief protokol - fiksira pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke (vidi str. 94). Takav protokol se preporučuje da se vodi samo u slučajevima kada se sastanak transkribuje, izveštaji i tekstovi govora dostavljaju sekretaru ili kada je sastanak operativnog karaktera.

Pun u zapisnik se evidentiraju ne samo pitanja o kojima se raspravljalo, donesene odluke i imena govornika, već i dovoljno detaljni zapisi koji prenose sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, primjedbe , pozicije. Puni zapisnici vam omogućavaju da dokumentujete detaljnu sliku sastanka (vidi str. 95-96).

stenografija Protokol se sastavlja na osnovu doslovnog izvještaja sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu.

Potpuni i doslovni zapisnici se sastavljaju na osnovu rukom pisanih doslovnih ili magnetofonskih snimaka koji se čuvaju tokom sastanka.

Sve vrste protokola sastavljaju se na zajedničkom obrascu koji sadrži sledeće podatke: naziv institucije (organizacije, preduzeća), vrstu dokumenta (protokol), mesto upisivanja datuma, indeks dokumenta, mesto sastavljanja protokol, mjesto za naslov teksta. Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se obično sastavlja nakon sastanka). Ako je trajao nekoliko dana, onda datum protokola uključuje datum početka i završetka.

Na primjer: 21-24.01.2000.

Broj (indeks) protokola je redni broj sastanka. Protokoli se numerišu u okviru kalendarske godine ili trajanja mandata kolegijalnog organa.

Naslov teksta protokola, po pravilu, odražava vrstu sastanka ili kolegijalne aktivnosti i u skladu je sa nazivom vrste dokumenta. Na primjer: Zapisnici - sjednice odbora; - sastanci radnog kolektiva; - sastanci rukovodilaca strukturnih odjeljenja.

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice (u skraćenom obliku zapisnika ovaj podatak je izostavljen). Iz novog reda iza riječi "Prisustvovao" navode se imena, inicijali stalnih članova kolegijalnog tijela (abecednim redom), imena, inicijali i pozicije pozvanih na sjednicu. Prilikom sastavljanja zapisnika proširenog sastanka, imena učesnika se ne navode, ali je njihov ukupan broj označen brojem. Učesnici se broje prema upisnim listama, koje se prenose sekretaru sastanka i postaju jedan od priloga zapisniku.

Dnevni red je uvršten u uvodni dio zapisnika. Navodi pitanja o kojima se raspravlja na sastanku sa imenima govornika (govornika) i fiksira redoslijed njihove rasprave. Dnevni red sjednice, po pravilu, sastavlja se unaprijed i treba da sadrži optimalan broj pitanja koja se mogu razmatrati i raspravljati na sjednici.

Tekst glavnog dijela zapisnika sastavlja se u skladu s redoslijedom pitanja utvrđenim dnevnim redom.

Glavni dio teksta protokola sadrži onoliko dijelova koliko je tačaka dnevnog reda. Odjeljci su u skladu s tim numerirani. Svaki dio se sastoji od tri dijela: „ČUO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO“, koji se štampaju iz pasusa kako bi se u tekstu protokola istaknuo snimak govora glavnog govornika, učesnika u diskusiji. pitanja i izreke, kojom se formuliše odluka sjednice. U istu svrhu, u tekstu protokola, prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se iz novog reda u nominativu. Prezentacija snimka govora odvojena je od prezimena crticom, navodi se iz trećeg lica jednine.

Zapisnik sastavlja sekretar sjednice. Potpisali predsjedavajući i sekretar.

Izvod iz protokola je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na tačku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema (vidi str. 97). Istovremeno se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema, te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, on sastavlja i atest. Sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja lica koje ovjerava kopiju (izvod), ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma. Ako se izvod daje na podnošenje drugoj organizaciji, onda se ovjerava pečatom.

Vidi također:

Ovaj članak je vizuelni metodološki vodič za dizajn protokola. Pomoći će vam da pravilno i brzo kreirate protokol. Takođe će vam dobro doći kada odlučite da ovo naučite svoje kolege kako biste se spasili od potrebe da ispravljate greške koje prave.

Naziv vrste i pripadnost sistemima i podsistemima dokumentacije

Zapisnik - dokument kojim se utvrđuje tok sjednice i postupak donošenja odluka kolegijuma.

Obavezno snimanje podliježe:

  • sednice stalnih kolegijuma državne vlasti i uprave, opštinskih uprava, organa upravljanja preduzeća i organizacija (sastanci osnivača, akcionara, sednice odbora direktora, odbora komisija, komisija, direkcija i dr.) i
  • jednokratne ili periodično sazivane konferencije, sastanke, sastanke.

Refleksija u svrhu kreiranja upravljačkog dokumenta princip kolegijalnosti, kolegijalno odlučivanje vam omogućava da o protokolu govorite kao o a samostalni dokument.

Protokol je dokument koji se prvenstveno odnosi na sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Protokoli su menadžerski administrativna dokumenta(odnosi se na podsistem administrativne dokumentacije), koji obavljaju upravljačke i pravne funkcije, a pravna funkcija protokola je prioritetna i dolazi do izražaja.

Ali dokument sa nazivom tipa "PROTOKOL" koristi se u procesu dokumentovanja i mnogih drugih aktivnosti.

U obrazovnim i naučnim ustanovama, protokolima se evidentiraju naučna dostignuća i otkrića, prijem na usavršavanje, otvaranje specijalnosti, standardi obrazovanja, dodjeljivanje stručnih kvalifikacija, akademskih stepena i zvanja, izbor u zvanja i druga pitanja. Takvi protokoli se odnose na sisteme naučnoistraživačke ili nastavno-metodičke dokumentacije (na njihove određene podsisteme, u zavisnosti od svrhe kreiranja protokola i njegovog sadržaja).

U poslovnoj praksi sastavljaju se zapisnici poslovnih sastanaka, protokoli o namerama, protokoli za prenos poverljivih informacija, protokoli nesuglasica i drugo, u kojima se ne evidentiraju upravljačke odluke, već dogovori i postignuti između strana (tj. kolegijalnih, kolektivnih , ne "provizija", kako se ponekad pogrešno kaže) dogovor u rješavanju pitanja od zajedničkog interesa. Ovakvi protokoli se mogu pripisati podsistemu informacija i referentnih dokumenata sistema organizacione i administrativne dokumentacije ili podsistemu građanskopravne ugovorne dokumentacije istog sistema, jer fiksiraju tok izvršenja ugovora i sporazuma, potvrđuju interese i moguće oblasti saradnje, te utvrđuju glavne uslove za sklapanje konkretnih transakcija u budućnosti.

Protokoli kreirani u svrhu potvrđivanja obračuna dio su podsistema za gotovinske transakcije sistema bankarske dokumentacije.

Za neke funkcije upravljanja kadrovima sastavljaju se zapisnici sa sastanaka komisija za atestiranje i kvalifikacije, koji su uključeni u poseban podsistem kadrovske dokumentacije.

Zapisnici sa skupštine dioničara (i dokumenti njima), čiji je obavezni sadržaj utvrđen Građanskim zakonikom Ruske Federacije, Federalnim zakonom "O dioničkim društvima", zahtjevima regulatora - Federalne službe za finansijska tržišta , formiraju podsistem organizacionih dokumenata, na osnovu kojih je već formiran poseban podsistem konstitutivne dokumentacije, a sada se može govoriti o procesu formiranja podsistema/sistema dokumentacije koji obezbjeđuje procedure korporativnog upravljanja.

Klasifikacija protokola

Sve vrste i varijante protokola, bez obzira da li pripadaju dokumentacionom sistemu ili podsistemu, klasifikuju se prema dva kriterijuma – načinu dokumentacije i stepenu kompletnosti snimanja sastanka, koji deluju istovremeno. Dakle, prema stepenu kompletnosti zapisa, protokoli se dijele na kratko i potpuno.

Potpuni protokoli mogu biti detaljan tekst(tekstualni način dokumentovanja), doslovno(tekstualna metoda koja koristi posebne simbole koji se moraju dekodirati prilikom registracije protokola), fonografski(zvučni snimak) video protokoli(koristi se video snimanje zvuka, posebno pri vođenju video konferencija). Sadrže zapis o cijelom sastanku, uključujući primjedbe, pitanja, primjedbe, govore i reference tokom sastanka, buku, aplauz, itd. zavisno od načina dokumentacije.

Kratak protokol dosljedno evidentira samo imena predsjedavajućeg, sekretara, sastav prisutnih, spisak razmatranih pitanja i donesene odluke. Varijanta kratkog protokola je protokol sastavljen u skraćenom obliku, koji predviđa kratku sekvencijalnu prezentaciju pitanja koja se razmatraju prema šemi „pitanje – odluka“.

Zapisnik u toku sjednice vodi posebno odabrano ili određeno lice ili sekretar stalnog kolegijalnog tijela po službenoj dužnosti, a zapisnike sa operativnih sastanaka, kojima predsjedavaju rukovodioci, vode i sastavljaju sekretari ili pomoćnici lidera.

Prilikom sastavljanja zapisnika sekretar sjednice koristi unaprijed pripremljena dokumenta za sjednicu: dnevni red, spiskove pozvanih, spiskove članova kolegijalnog tijela, tekstove izvještaja, govora, informativnih bilješki, nacrta odluka i dr.

Protokol koji se sastavlja direktno na sastanku je nacrt. Mora biti pojašnjena, overena transkriptom ili fonogramom (ako je sastanak transkribovana ili snimljena diktafonom), uređena i izdati najkasnije u roku od 3 ili 5 dana od dana održavanja sastanka. Ovi uslovi ili drugi standardi uslova za pripremu protokola za potpisivanje - “na dan sastanka”, “najkasnije narednog radnog dana” itd. - obično se uređuju propisima o nadležnim kolegijalnim tijelima i opisom poslova/pravilnicima o radu sekretara pojedinog kolegijuma.

obrazac protokola

Protokol je glavni administrativni dokument kolegijalne uprave i gotovo uvijek se sastavlja kao dokument na više stranica. Stoga je prilikom sastavljanja prvog lista protokola potrebno koristiti opšti obrazac organizacije ili preduzeća, a ako ne postoji opšti obrazac, protokol se sastavlja na listovima A4 papira sa detaljima raspoređenim prema model opšte forme.

Ako se obrazac za prvi list protokola ne koristi, detalji se obično sastavljaju uzdužno (duž gornje margine lista papira) centrirano.

Standardni obrazac protokola uključuje sljedeće obavezne detalje:

  • puni naziv organizacije ili preduzeća;
  • naziv vrste dokumenta (PROTOKOL);
  • datum;
  • indeks (u protokolima koji se odnose na administrativna dokumenta);
  • mjesto sastavljanja;
  • naslov;
  • tekst;
  • potpisi.

Dodatni detalji protokola su:

  • naziv strukturne jedinice;
  • pečat odobrenja;
  • oznaka o prisutnosti prijava;
  • mjesto (soba, kancelarija) i vrijeme održavanja sastanka;
  • prezime i inicijale osobe koja predsjedava sastankom, sjednici;
  • datum potpisivanja protokola;
  • način glasanja (otvoreno, tajno, odsutno).

Karakteristike registracije obaveznih detalja protokola, kao i prisustvo, broj i pravila za registraciju dodatnih detalja, karakteristike obrasca određuju se zahtjevima važećeg zakonodavstva, poslovnim običajima ili specifičnom situacijom upravljanja. Ali sve karakteristike dizajna su zasnovane na opšti algoritam, koji se istorijski razvijao u procesu sastavljanja i formalizacije protokola kao jedne od glavnih vrsta administrativnih dokumenata.

Zaglavlje protokola

Da bi se osigurala pravna snaga protokola, potrebno je pravilno sastaviti puni naziv organizacije ili preduzeća, koji se priznaje kao naziv pravnog lica upisanog u Jedinstveni državni registar pravnih lica u skladu sa njegovim osnivačkim dokumentima i statutom (tj. uz obaveznu naznaku organizaciono-pravnog oblika):

Primjer 1

Collapse Show

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Vaš partner"

Primjer 2

Collapse Show

Zatvoreno akcionarsko društvo "ABVGD"

Naziv strukturne jedinice(dodatni detalji protokola) se obično izdaje na dokumentu u sljedećim slučajevima:

  • protokol evidentira sve vrste kolegijalnih aktivnosti u posebnom odjeljenju preduzeća (vidi primjer 3);
  • sastanci (prvenstveno operativne prirode), koji se održavaju u jednom od internih strukturnih odeljenja preduzeća, sastavljaju se zapisnicima (videti primer 4).

Primjer 3

Collapse Show

Društvo sa ograničenom odgovornošću "Društvo "Peti element"
Filijala "Sjeverozapadna"

Primjer 4

Collapse Show

Otvoreno akcionarsko društvo "Remmehanizatsiya"
Odjel za računovodstvo i porezno izvještavanje

Nazivi strukturnih jedinica u protokolu moraju odgovarati tačnim nazivima utvrđenim u organizacionoj shemi, kadrovskoj tabeli ili drugim internim dokumentima organizacije.

Naziv vrste dokumenta (PROTOKOL) se uvek piše velikim slovima i nalazi se jedan ili dva reda ispod naziva preduzeća ili strukturne jedinice (sa uzdužnim rasporedom detalja - centriran).

datum protokol je datum sastanka, a ne konačno izvršenje i potpisivanje dokumenta. Ako je sjednica kolegijalnog tijela trajala nekoliko dana, u zapisniku se navodi datum njenog početka i datum završetka. Formatiranje datuma može varirati. Na primjer, digitalno:

Primjer 5 Numeričko oblikovanje datuma

Collapse Show

Primer 6. Numerički način za beleženje datuma sastanka koji je trajao 2 dana

Collapse Show

04.05.2011 - 05.05.2011

Digitalna metoda se uglavnom koristi prilikom registracije datuma operativnih sastanaka i sastanaka.

Prilikom upisa datuma u protokole kolegijuma (vrhovnog rukovodstva i organa izvršne vlasti) poželjna je alfanumerička metoda.

Primjer 7 Alfanumerički format datuma

Collapse Show

Primjer 8 Određivanje datuma sastanka koji je trajao 2 dana

Collapse Show

Datum se nalazi jedan red ispod naziva vrste dokumenta ili iznad posebne granične linije u opštem obliku.

Indeks (broj) zapisnika se sastavlja na istoj liniji kao i datum sastanka iznad granične linije u opštem obliku ili u okviru opšte površine predviđene za datum i indeks u zaglavlju dokumenta. Indeks protokola je redni broj sjednice u kalendarskoj godini ili u mandatu kolegijalnog tijela. Treba napomenuti da se prilikom registracije indeksa od br. 1 do 9 moraju koristiti najmanje dva znaka. Na primjer, ispravno je označiti najjednostavnije indekse: "br. 01", "br. 07" itd. (vidi primjere 7 i 8).

Rekviziti "mesto sastavljanja ili objavljivanja" ispisuje se na posebnom redu ispod datuma i indeksa (sa uzdužnim rasporedom detalja - u sredini sljedećeg reda).

Ovaj rekvizit sadrži naziv geografske lokacije na kojoj je zapravo održan sastanak kolegijalnog tijela. Uslovne skraćenice koje se koriste u označavanju geografskih imena moraju biti u skladu sa Pravilima za pružanje poštanskih usluga.

Primjer 9

Collapse Show

Kolomna, Moskovska oblast

Primjer 11

Collapse Show

With. Maleevo, okrug Kolomna
Moskva region

As header sastavljen je protokol kratka formulacija vrste sastanka(vrsta kolegijalne djelatnosti) u genitivu, što je u skladu s nazivom vrste dokumenta (PROTOKOL - šta?), nazivom kolegijalnog tijela i počinje velikim slovom.

Primjer 12 Ugaoni raspored detalja dizajnerskog dijela protokola

Collapse Show

Primjer 13 Uzdužni raspored detalja formalnog dijela protokola

Collapse Show

Naslov zapisnika kao vrste sastanka iscrtava se jedan ili dva reda ispod potrebnog "mjesta sastavljanja ili objavljivanja" obavezno od ivice lijeve margine ili u području označenom u opštem obliku sa restriktivnim uglovima u gornjem dijelu. lijevom uglu lista papira. Ovaj raspored je obavezan i za uzdužni i za kutni raspored detalja (vidi primjere 12 i 13).

Tekst protokola je najkompleksniji rekvizit i sastoji se iz dva dijela – uvodnog i glavnog. Uvodni dio teksta je strogo formaliziran. Sadrži podatke o sastavu prisutnih na sastanku i dnevnom redu (spisak pitanja koja se stavljaju na raspravu), koji su potpuno samostalni elementi teksta i formulisani su prema standardnim pravilima.

Sastav prisutnih ucrtava se dva reda ispod vrste sastanka od granice lijevog polja i počinje naznakom predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Prezimena predsjedavajućeg i sekretara ispisuju se iza crtice, iza prezimena slijede inicijali.

Primjer 14

Collapse Show

Predsjedavajući - Markov S.V.
Sekretar - Petrova A.I.

Prezimena i inicijali stalnih članova kolegijuma prisutnih na sjednici (izabranih ili uključenih u kolegijum po funkciji) navode se abecednim redom po prezimenima bez naziva radnog mjesta iza riječi „Prisustvovao:“, koji se sastavlja dva linije ispod, obavezno od granice lijevog polja, a završava se dvotočkom. Prezimena prisutnih su iscrtana cijelom širinom reda kroz jedan prored.

Primjer 15

Collapse Show

Prisutni: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Ako članovi kolegijalnog tijela broje više od 15 osoba, tada se kvantitativno naznačuje sastav prisutnih, a protokolu se prilaže poimenična lista, što se konstatuje.

Primjer 16

Collapse Show

Prisutno: 20 osoba (spisak u prilogu)

Iza riječi „Pozvani:“ navode se prezimena i inicijali pozvanih službenika koji nisu članovi kolegijuma, ali su bili prisutni na sjednici. Sastavlja se od ruba lijeve margine dva reda ispod riječi "Attended:" i završava se dvotočkom. Obično su naznačeni položaji ovih osoba.

Primjer 17

Collapse Show

Pozvani: menadžer za klijente Ageeva N.O., šef odjela za korisničku podršku Kotova L.P.

Poslije riječi sastavlja se spisak pitanja koja se stavljaju na razmatranje i odlučivanje kolegijuma "Dnevni red:", koji se nalaze od granice lijevog polja dva reda ispod sastava prisutnih i završavaju se dvotočkom.

Svaka tačka dnevnog reda formulisana je prijedlogom "O", odgovara na pitanje "O čemu?" i sadrži naznaku pozicije, prezimena i inicijala govornika. Štaviše, riječ "govornik" se ne koristi u protokolu, formula govora je ispravna: "Izvještaj - (čija?) pozicija, prezime, inicijali."

Pitanja se numerišu arapskim brojevima, stavljaju na dnevni red po važnosti (ili u skladu sa predviđenim vremenom rasprave) i sastavljaju sa crvene linije.

Primjer 18

Collapse Show

Dnevni red:

  1. O usvajanju računovodstvene politike za 2011. godinu
    Izvještaj zamjenika glavnog računovođe Krasnov A.I.
  2. O pripremi zahtjeva za kredit moskovskoj filijali Sjeverozapadne banke (OJSC).
    Izvještaj šefa pravne službe Smolin A.G.

Tačke dnevnog reda treba formulisati jasno i konkretno, jer su aktuelne naslovi na naredni tekst protokola, koji će se izlagati tačku po tačku po redoslijedu razmatranja pitanja na sjednici.

Formulacija "Razno" u dnevnom redu popunjenog protokola smatra se neprikladnom, jer dokument se sastavlja nakon sastanka, kada je već moguće precizno formulisati sva razmatrana pitanja.

Čak i u onim slučajevima kada je dnevni red sastanka sastavljen kao samostalan informativni dokument i unaprijed upućen učesnicima sastanka i članovima kolegijalnog tijela, tekst svih razmatranih pitanja treba uključiti u tekst protokola. . Napomena u tekstu zapisnika: „Dnevni red je u prilogu“ je neprihvatljiva, čak i kada se dnevni red formira u predmet zajedno sa zapisnikom kao poseban informativni dokument.

Glavni dio teksta protokola, odnosno cijeli tok sastanka i donesene odluke, sastavlja sekretar sastanka, radeći gotovo kao simultani prevodilac, samo se govor „prevodi“ iz usmenog oblika (često spontano, emotivno i ne uvek pripremljeno) u pisani oblik, tj. uređena, građena prema govornim obrascima, uglavnom direktnim redoslijedom riječi i upotrebom posebnog vokabulara i termina poslovnog stila.

Glavni dio teksta protokola izgrađen je u skladu sa tačkama dnevnog reda po dijelovima. Svaki dio, koji odražava tok sastanka, sastoji se od tri dijela: SLUŠAO - GOVORIO - ODLUČIO (ODLUČIO).

Reč „ČULO“ je numerisana u skladu sa brojem tačke dnevnog reda, izvlači se sa ivice levog polja velikim slovima i završava se dvotačkom. Dalje, sa crvene linije se iscrtavaju prezime i inicijali govornika u genitivu (SLUŠAO - kome?), stavlja se crtica, a iza nje se ukratko ili detaljno bilježi sadržaj izvještaja. Prezentacija se obično izvodi iz trećeg lica jednine u prošlom vremenu:

Primjer 19

Collapse Show

1. SLUŠAO:

Krasnova A.I. - izvijestio je o glavnim odredbama Računovodstvene politike Kompanije za 2011. godinu. Napomenuo je da je ona u potpunosti revidirana u vezi sa izmjenama Poreskog zakona Ruske Federacije. Predloženo usvajanje računovodstvene politike preduzeća za 2011. godinu.

Ako je tekst glavnog izvještaja pripremljen unaprijed i, nakon razmatranja pitanja, proslijeđen u sekretarijat/sekretar sastanka, tada je prilikom predstavljanja teksta zgodno koristiti drugu metodu: ukratko formulirati temu izvještaj u skladu sa dnevnim redom i nakon roka zabilježiti: „Tekst izvještaja je u prilogu“.

Primjer 20

Collapse Show

1. SLUŠAO:

Krasnova A.I. - o osnovnim odredbama računovodstvene politike preduzeća za 2011. godinu. Tekst izvještaja je u prilogu.

Istovremeno, prethodno pripremljen izvještaj mora biti sastavljen, potpisan i datiran od strane autora kako bi zaista mogao biti izdat kao samostalan dokument-prilog uz protokol.

Riječ "SPEAKED" je povučena sa ivice lijevog polja velikim slovima i završava se dvotočkom. Prezime i inicijali svakog od govornika izvučeni su iz crvene linije i naznačeni u nominativu (GOVORIO - tko?). Nakon crtice u obliku indirektnog govora, bilježi se kratak ili detaljan sadržaj govora.

Sva pitanja govorniku i govornicima, kao i odgovori na njih, bilježe se po redoslijedu primanja i takođe se izvlače iz crvene linije. Ne može se navesti ime osobe koja je postavila pitanje.

Primjer 21

Collapse Show

Pitanje: Da li su sve računovodstvene grupe osnovnih sredstava prikazane u računovodstvenoj politici?

Da, sve grupe koje su potrebne za pravilno odslikavanje osnovnih sredstava u računovodstvu u našem preduzeću.

Rješenja, donesene kolegijalno o svakom od razmatranih pitanja, bilježe se iza riječi "RJEŠENO" ili "ODLUČENO". Ove riječi su pojmovi poslovnog stila, koji odražavaju donošenje odluka po principu kolegijalnosti (podrazumijeva se zamjenica "mi"). U poslovnoj praksi svaki termin ima svoju sferu upotrebe u izradi protokola. Tako se u zapisnicima sa skupština akcionara, osnivača, sednica odbora direktora, sastanaka radnih kolektiva, sastanaka zaposlenih (u okviru samouprave utvrđene i dozvoljene kodeksom korporativnog ponašanja), inicijativnih grupa, upotreba termina „ODLUČEN“ smatra se ispravnom (formalizovane su aktivnosti najviših kolegijuma, „vlast“). U zapisnicima sa sjednica odbora, odbora, radnih grupa, operativnih sastanaka i drugih kolegijalnih organa izvršne vlasti (sastavlja se „operativno rukovodstvo“) ispravnim se smatra izraz „RJEŠENO“.

Ova riječ je nastala od ivice lijevog polja velikim slovima i završava se dvotočkom. Od crvene linije po tačkama, kratko i precizno se formulišu administrativne radnje koje moraju biti numerisane u skladu sa brojem pitanja na dnevnom redu. Broj donete odluke sastoji se iz dva dela, odvojena tačkom, pri čemu prva cifra odgovara broju pitanja na dnevnom redu, a druga broju odluke o ovom pitanju (ipak, često se dešava da se o jednom pitanju dnevnog reda donosi više odluka i uputstava). Vidi primjer 22.

Klauzula kojom se utvrđuje pravna norma („normativna”) formulisana je prema standardnom govornom modelu: šta raditi – u kom (iz kog ili za koji) period? Vidi rješenje 1.1 u primjeru 22.

  1. kome - šta raditi - do kog datuma? (vidi rješenje 1.2 u primjeru 22) ili

    2. Ako je odluka donesena glasanjem, tada se njeni rezultati sastavljaju u obliku: "Za - 10, protiv - 0, uzdržano - 2" ili "Jednoglasno". Poštivanje ovog obrasca je obavezno kada se donose odluke o imenovanju, izboru ili odobravanju kandidata ili o personalnom sastavu komisija, komisija i sl.

    Pročitajte o kumulativnom glasanju u članku Sergeja Rossola "

    Formirajte dio protokola

    Potpisi Predsjedavajući i sekretar sjednice sastavljaju se na uređenom i ovjerenom zapisniku. Nalaze se tri ili četiri reda ispod teksta od ivice lijeve margine i odvojene su jednom linijom. U prijepisima potpisa ispred prezimena se stavljaju inicijali. Lični potpisi predsjedavajućeg i sekretara sastavljaju se na originalnom protokolu.

    Primjer 24

    Collapse Show

    Pošto je protokol interni administrativni dokument preduzeća, on pečat obično nije potreban.

    Kopije (fotokopije) sačinjenog i potpisanog protokola ili izvoda iz protokola, koji su neophodni u postupku slanja isprave na izvršenje, ima pravo da svojim potpisom ovjeri sekretar (sekretar sjednice ili sekretar kolegija). organ po službenoj dužnosti), pravilno popunjavanje oznake na ovjeri kopije. Ako se kopija ili izvod iz protokola koristi u organizaciji, onda se na njega (kao ni na sam protokol) ne stavlja pečat. Ako je izvod ili kopija protokola namijenjena za korištenje izvan zidova matične organizacije, treba ga utisnuti pečatom.

    Primjer 25 Obavijest o ovjeri kopije zapisnika

    Collapse Show

    Neke vrste protokola podliježu odobrenju od strane prvog rukovodioca preduzeća ili organizacije. Na primjer, zapisnici sa sastanaka stručne komisije organizacije, stručne komisije za dodjelu/uklanjanje pečata ograničenja pristupa informacijama i dokumentima organizacije, zapisnici sa sastanaka projektnih grupa/projektnih ureda u upravljanju projektima, itd. su odobreni.

    Odobrenje se izdaje pečatom, koji se nalazi u gornjem desnom uglu dokumenta i sastoji se od reči „ODOBRI“, skraćenog naziva radnog mesta rukovodioca (jer je pun naziv organizacije ili preduzeća naznačen u zaglavlje dokumenta ili u opštem obliku), lični potpis, njegov prepis i datum odobrenja.

    Članak Sergeja Rossola "Zapisnik sa generalne skupštine akcionara i učesnika" u časopisu "Kancelarijski rad i upravljanje dokumentima u preduzeću" br. 4 "2011 na strani 33
    Za informacije o tome kako održati generalnu skupštinu akcionara/učesnika u AD i LLC kompanijama, pročitajte članak Sergeja Rossola „Godišnja skupština u poslovnim kompanijama“ u časopisu Upravljanje papirima i dokumentima u Preduzeću br. 3 „2011 na strani 62

Slični postovi