मानव संसाधन प्रबंधन एक प्रबंधन जिम्मेदारी और एक तत्काल आवश्यकता है। यदि सचिव भी एक कार्मिक अधिकारी है

कार्मिक कार्य में कार्यालय का कार्य

परिचय

आधुनिक श्रम कानून की एक विशेषता श्रम संबंधों के संविदात्मक विनियमन का विस्तार है। कई मुद्दे जो पहले केंद्रीय रूप से हल किए गए थे, सामूहिक समझौते, समझौते, श्रम अनुबंध के विचार का विषय हो सकते हैं। हाँ, कला। रूसी संघ के श्रम संहिता का 179 कर्मचारियों की एक विशिष्ट सूची को परिभाषित करता है, जिन्हें कर्मचारियों की संख्या या कर्मचारियों में कमी के साथ काम पर रहने का अधिमान्य अधिकार दिया जाता है, और साथ ही यह इंगित करता है कि सामूहिक समझौते के लिए प्रदान किया जा सकता है श्रमिकों की अन्य श्रेणियां जो समान श्रम उत्पादकता और योग्यता के साथ काम पर बने रहने के अधिमान्य अधिकार का आनंद लेती हैं।

कार्मिक सेवा के कार्य अब इस तथ्य के कारण बढ़ गए हैं कि रूसी संघ के श्रम संहिता ने श्रम कानून के स्रोतों के लिए स्थानीय नियमों को जिम्मेदार ठहराया: आदेश और श्रम कानून मानदंडों वाले अन्य दस्तावेज। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कोड, अन्य संघीय कानूनों और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के लिए प्रदान किए गए मामलों में, सामूहिक समझौते, समझौते, नियोक्ता, जब स्थानीय नियमों को अपनाते हैं, की राय को ध्यान में रखना चाहिए कर्मचारियों का प्रतिनिधि निकाय। उपरोक्त सभी इस कार्य की प्रासंगिकता की व्याख्या करते हैं।

कार्य का उद्देश्य कार्मिक कार्य में कार्यालय कार्य का अध्ययन करना है।

कार्य के कार्य हैं

• कर्मियों के काम में कार्यालय के काम के संगठन की सैद्धांतिक नींव पर विचार करें;
• सीजेएससी पॉलीग्राफ के उदाहरण पर कर्मियों के काम में कार्यालय के काम के संगठन का अध्ययन करने के लिए;
• सीजेएससी पॉलीग्राफ के कर्मियों के काम में कार्यालय के काम के संगठन के अनुकूलन के तरीकों पर विचार करना।

कार्य का विषय कार्यालय कार्य का संगठन है। कार्य का उद्देश्य CJSC "पॉलीग्राफ" है।

1 मानव संसाधन कार्य में कार्यालय प्रबंधन की सैद्धांतिक नींव

1.1 कार्मिक अभिलेख प्रबंधन में प्रलेखन प्रणाली

नौकरी के लिए आवेदन करते समय, एक नागरिक एक संगठन या एक व्यक्तिगत उद्यमी के साथ एक रोजगार संबंध में प्रवेश करता है। इन संबंधों की सामग्री नियोक्ताओं और कर्मचारियों के पारस्परिक श्रम अधिकार और दायित्व हैं। नियोक्ता कर्मचारी को रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित कार्य प्रदान करने के लिए बाध्य है, काम करने की स्थिति सुनिश्चित करता है और समय पर मजदूरी का भुगतान करता है, और कर्मचारी को आंतरिक श्रम नियमों के नियमों के अधीन व्यक्तिगत रूप से रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित श्रम कार्य करना चाहिए। .

श्रम कानून कर्मचारी और नियोक्ता के साथ-साथ नौकरी चाहने वाले और नियोक्ता (किराए पर लेने से लिखित इनकार) के बीच संबंधों के दस्तावेजीकरण के लिए प्रदान करता है। न केवल काम की अवधि के दौरान, बल्कि बर्खास्तगी के बाद भी प्रत्येक कर्मचारी के लिए श्रम संबंधों के उद्भव, परिवर्तन और समाप्ति का उचित पंजीकरण महत्वपूर्ण है।

कर्मियों के साथ काम करने के लिए नियोक्ता को कई प्रबंधकीय समस्याओं को हल करने की आवश्यकता होती है: भर्ती, नए कर्मचारियों का अनुकूलन, कर्मचारियों की गतिविधियों का आकलन, उनकी योग्यता में सुधार, श्रम प्रेरणा आदि। कार्मिक प्रबंधन भी कई दस्तावेजों के निर्माण की ओर ले जाता है। 1 .

पूर्वगामी के मद्देनजर, सभी कार्मिक प्रलेखन को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• श्रम संबंधों से संबंधित दस्तावेज (उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंध, कार्मिक आदेश, कर्मचारी व्यक्तिगत कार्ड, कर्मचारी आवेदन, अवकाश कार्यक्रम, शिफ्ट कार्यक्रम, आदि);
• कार्मिक प्रबंधन से संबंधित दस्तावेज (कार्मिकों पर योजना और रिपोर्ट; कर्मियों के चयन पर प्रावधान, कर्मचारियों के अनुकूलन पर, कार्मिक मूल्यांकन आदि पर; प्रश्नावली, परीक्षण, प्रोफेशनोग्राम, व्यक्तिचित्र, आदि) 2 .

एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन में पारंपरिक रूप से श्रम संबंधों से संबंधित दस्तावेज शामिल होते हैं, जिनमें से अधिकांश भर्ती, दूसरी नौकरी में स्थानांतरण, बर्खास्तगी, छुट्टी, व्यापार यात्रा आदि जैसी प्रक्रियाओं को संसाधित करने के लिए आवश्यक होते हैं।

श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण करते समय, कई संगठनात्मक, प्रशासनिक, लेखा, सूचना और संदर्भ और विभिन्न प्रकार और किस्मों के अन्य दस्तावेज बनाए जाते हैं। इन दस्तावेजों को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• श्रम संबंधों से संबंधित संगठन के स्थानीय नियम;
• कर्मियों के लेखांकन और आंदोलन से संबंधित दस्तावेज।

स्थानीय विनियम ये एक संगठन के दस्तावेज हैं जिनमें श्रम कानून मानदंड (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8 का भाग 1) शामिल हैं, उदाहरण के लिए, आंतरिक श्रम नियम। रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा कुछ प्रकार के स्थानीय नियमों की तैयारी प्रदान की जाती है। आवेदन के लिए ऐसे दस्तावेज अनिवार्य हैं (उदाहरण के लिए, अवकाश कार्यक्रम)। रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान नहीं किए गए दस्तावेज़ प्रकृति में सलाहकार हैं और संगठन के विवेक पर विकसित किए गए हैं (उदाहरण के लिए, संगठन की संरचनात्मक इकाई पर विनियमन)।

रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किए गए कई स्थानीय नियमों को व्यक्तिगत उद्यमियों सहित सभी नियोक्ताओं द्वारा लागू किया जाना चाहिए। इस तरह के कृत्यों में शामिल हैं: स्टाफिंग, आंतरिक श्रम नियम, अवकाश कार्यक्रम, पारिश्रमिक पर विनियमन, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने की प्रक्रिया पर विनियमन।

रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किए गए कुछ स्थानीय नियम केवल उन नियोक्ताओं द्वारा उपयोग के लिए अनिवार्य हैं जिनके पास श्रम के संगठन की उपयुक्त विशेषताएं हैं और कर्मियों के साथ काम करते हैं, उदाहरण के लिए, एक शिफ्ट शेड्यूल, प्रमाणीकरण पर प्रावधान, श्रम राशनिंग पर प्रावधान, शिफ्ट वर्क पद्धति पर प्रावधान, शिक्षुता पर प्रावधान, अनियमित कार्य घंटों के साथ सूची पदों आदि।

कर्मियों के लेखांकन और आंदोलन से संबंधित दस्तावेज़ों में शामिल हैं: दस्तावेज़ जो एक कर्मचारी भर्ती करते समय प्रस्तुत करता है, और विशिष्ट कर्मियों के कार्यों के लिए बनाए गए दस्तावेज़।

रोजगार के लिए आवश्यक दस्तावेजों में शामिल हैं:

• पहचान दस्तावेज;
• सेवा की लंबाई, कार्य अनुभव की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
• शिक्षा और योग्यता के स्तर की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
• राज्य पेंशन बीमा से संबंधित दस्तावेज;
• सैन्य पंजीकरण दस्तावेज;
• दस्तावेज़ (यदि आवश्यक हो) भविष्य के काम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए (उदाहरण के लिए, एक स्वास्थ्य प्रमाण पत्र, चालक का लाइसेंस, आदि) 3 .

विशिष्ट मानव संसाधन कार्यों के लिए बनाए गए दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

• संविदात्मक दस्तावेज: श्रम अनुबंध, पार्टियों के समझौते, श्रम अनुबंधों के लिए अतिरिक्त समझौते, शिक्षुता अनुबंध, पूर्ण व्यक्तिगत दायित्व पर अनुबंध, पूर्ण सामूहिक (टीम) दायित्व पर अनुबंध;
• प्रशासनिक दस्तावेज: कर्मियों पर आदेश (निर्देश);
• संदर्भ दस्तावेज़: कर्मचारियों के बयान, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, प्रोटोकॉल, अधिनियम आदि;
• प्राथमिक लेखा दस्तावेज: कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड, टाइमशीट, नोट्स, छुट्टियां देने और बर्खास्तगी के लिए गणना 4 .

दस्तावेजों के साथ-साथ किताबें, पत्रिकाएं, कार्ड तैयार किए जाते हैं, जिसमें संगठन में तैयार किए गए दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाता है (पंजीकृत): कार्य पुस्तकों के संचलन के लिए लेखांकन की एक पुस्तक और उनमें आवेषण, आय और व्यय कार्य पुस्तकों के प्रपत्रों के लिए लेखांकन पुस्तक और उनमें आवेषण, रोजगार अनुबंधों के पंजीकरण की पुस्तकें, आदेश, कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड, व्यक्तिगत फाइलें आदि।

इस प्रकार, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कर्मियों के प्रलेखन की तैयारी, निष्पादन, प्रसंस्करण, निष्पादन, मामलों में गठन, भंडारण और उपयोग के लिए प्रक्रियाओं का एक समूह है।

वर्तमान में, रूसी संघ के श्रम संहिता के लागू होने के बाद, कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन में निम्नलिखित मुख्य परिवर्तन हुए हैं:

• कुछ पारंपरिक कार्मिक दस्तावेज जो कई वर्षों से अनिवार्य हैं (उदाहरण के लिए, रोजगार के लिए आवेदन) अनिवार्य नहीं रह गए हैं;
• नियोक्ता के लिए अनिवार्य नए दस्तावेज सामने आए हैं (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की प्रक्रिया को ठीक करने वाले दस्तावेज);
• कार्मिक सेवा में संसाधित दस्तावेजों की कुल संख्या में वृद्धि हुई है (उदाहरण के लिए, वार्षिक भुगतान अवकाश के लिए आवेदन करते समय दस्तावेज);
• हस्ताक्षर के खिलाफ कर्मचारी को लाए जाने वाले दस्तावेजों की सीमा का विस्तार हुआ है;
• नियोक्ता द्वारा अपनाए गए कई दस्तावेजों में कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखना आवश्यक है;
• जब वे नियोक्ताओं द्वारा श्रम कानूनों के अनुपालन की जांच करते हैं तो राज्य श्रम निरीक्षकों को कर्मियों के दस्तावेज मुक्त रूप से प्रस्तुत किए जाने चाहिए 5 .

कर्मियों के प्रलेखन का पंजीकरण कार्मिक सेवाओं के विशेषज्ञों के अधिकांश कामकाजी समय पर कब्जा करना जारी रखता है और अक्सर निरीक्षण और संघर्ष स्थितियों के दौरान गंभीर परेशानी का कारण बनता है। कई आधुनिक संगठनों में कर्मियों के प्रलेखन के साथ काम की स्थिति के विश्लेषण से पता चलता है कि इस क्षेत्र में सबसे आम गलतियाँ हैं:

• वर्तमान कानून द्वारा प्रदान किए गए (अनिवार्य) दस्तावेजों की कमी;
• श्रम कानून मानदंडों वाले दस्तावेजों के विकास और कार्यान्वयन के लिए प्रक्रिया का उल्लंघन;
• दस्तावेजों का गलत निष्पादन, दस्तावेजों को कानूनी बल देने के नियमों की अज्ञानता;
• आवश्यक दस्तावेजों की अनुपस्थिति में या किस प्रकार के दस्तावेज़ को होने वाली घटनाओं की पुष्टि करनी चाहिए, यह समझने की कमी में व्यक्त प्रबंधन स्थितियों का गलत दस्तावेज़ीकरण;
• संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए नियमों के घोर उल्लंघन के साथ कार्मिक प्रलेखन के भंडारण और विनाश का संगठन।

कर्मियों के साथ काम के क्षेत्र में प्रत्येक नियोक्ता के मुख्य कार्यों में से एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का समय पर और सही संचालन है।

1.2 उद्यम के कार्मिक विभाग में उत्पन्न अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज

संगठन में श्रम और मजदूरी का लेखा-जोखा कार्मिक सेवा में उत्पन्न प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है। कार्मिक सेवा का खराब संगठित कार्य लेखा विभाग और पूरे संगठन दोनों के काम को अनिवार्य रूप से प्रभावित करता है। इसका परिणाम कर्मचारियों का असामयिक पारिश्रमिक, बीमार अवकाश, राज्य के सामाजिक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेजों की असामयिक तैयारी है। नतीजतन, पूरे उद्यम के वित्तीय प्रदर्शन में कमी आई है।

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुपालन, कर्मियों के प्रलेखन के निष्पादन की शुद्धता को संघीय श्रम निरीक्षणालय (रोस्ट्रुडिनस्पेशिया) और संघीय कर निरीक्षणालय दोनों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। राज्य निरीक्षक किसी भी संगठन के कार्यालय में आ सकता है, कर्मियों के रिकॉर्ड से संबंधित स्वामित्व और मांग दस्तावेजों की परवाह किए बिना, और संगठन में उपलब्ध अन्य अनिवार्य और आंतरिक नियम और आदेश (संघीय कानून 8 अगस्त, 2001 नंबर 134- ФЗ "राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) के दौरान कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों के संरक्षण पर") 6 .

कार्मिक सेवा की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण स्थापित नियमों के अनुसार कार्मिक प्रलेखन की तैयारी और प्रसंस्करण से संबंधित सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है, और निम्नलिखित कार्मिक प्रबंधन कार्यों को हल करता है:

• कर्मचारियों के काम का संगठन;
• एक रोजगार अनुबंध और रोजगार का निष्कर्ष;
• दूसरी नौकरी में स्थानांतरण;
• कर्मचारियों को अवकाश देना;
• कर्मचारियों के लिए प्रोत्साहन;
• कर्मचारियों पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाना;
• कर्मचारियों का प्रमाणन;
• स्टाफिंग बनाए रखना;
• कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन;
• सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम करने के लिए कर्मचारियों का आकर्षण;
• व्यापार यात्राओं का पंजीकरण;
• रोजगार अनुबंध की समाप्ति और काम से बर्खास्तगी 7 .

कर्मियों के दस्तावेजों की सूची, जो स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना संगठनों को बनाए रखनी चाहिए, परिशिष्ट 1 में दी गई है। इसमें कुछ कर्मियों के दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए नियोक्ता के दायित्व को विनियमित करने वाले नियामक दस्तावेज भी शामिल हैं, और उनके भंडारण की शर्तें (अनुसार) 6 अक्टूबर, 2000 को संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित, 27 अक्टूबर, 2003 को संशोधित के रूप में, संगठन की गतिविधियों में गठित मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि का संकेत देती है)।

कर्मचारियों के श्रम का संगठन स्थानीय नियमों को अपनाने (संगठन के प्रमुख या उनके द्वारा अधिकृत अधिकारी द्वारा अनुमोदन) द्वारा किया जाता है। प्रत्येक नियोक्ता के पास आंतरिक श्रम नियम और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर प्रावधान होना चाहिए। पारिश्रमिक, श्रम राशनिंग, बोनस और भौतिक प्रोत्साहन, प्रमाणन, आदि पर नियम, यदि आवश्यक हो तो अन्य स्थानीय नियमों को अपनाया जाता है।

सामूहिक समझौता (समझौता) प्रकृति में सलाहकार है, क्योंकि यह पार्टियों के समझौते (रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 7) द्वारा निष्कर्ष निकाला गया है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखना निजी कंपनियों के लिए सलाह है। व्यक्तिगत फ़ाइलों को रखने के लिए नियोक्ता का दायित्व 27 जुलाई, 2004 के संघीय कानून FZ-79 "रूसी संघ की राज्य सिविल सेवा पर" के अनुसार राज्य संगठनों के कर्मचारियों पर लागू होता है। सुविधा के लिए, अभी भी व्यक्तिगत फ़ाइलों या व्यक्तिगत फ़ोल्डरों को बनाने और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित स्थानीय नियामक अधिनियम में उनके गठन की प्रक्रिया को ठीक करने की सिफारिश की जाती है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल (व्यक्तिगत फ़ोल्डर) में, आप नौकरी के लिए आवेदन करते समय आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां शामिल कर सकते हैं (पासपोर्ट, सैन्य आईडी, टीआईएन के असाइनमेंट का प्रमाण पत्र, पेंशन बीमा प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, बच्चों का जन्म प्रमाण पत्र - आयकर लाभ प्रदान करने के लिए; शिक्षा पर दस्तावेज, आदि) और बाद में कर्मचारी की श्रम गतिविधि की अवधि के दौरान बनाए गए सभी मुख्य दस्तावेज जो उसकी श्रम गतिविधि की विशेषता रखते हैं (किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण के लिए आवेदन, इस्तीफे का पत्र, विशेषताओं, उन्नत पर दस्तावेज प्रशिक्षण, प्रवेश स्थानांतरण, बर्खास्तगी आदि के आदेशों की प्रतियां)।

इसके अलावा, नियोक्ता के पास श्रम सुरक्षा पर निम्नलिखित दस्तावेज होने चाहिए:

• व्यावसायिक सुरक्षा निर्देश;
• ब्रीफिंग लॉग (निर्देशों से परिचित);
• एक अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा और अन्य उत्तीर्ण करने वाले कर्मचारियों का एक लॉग 8 .

इन दस्तावेजों को उद्यम के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किया जा सकता है, यदि संगठन के पास एक अलग श्रम सुरक्षा सेवा या कार्यालय नहीं है।

उप के अनुसार। कला का "ए" भाग 1। रूसी संघ के श्रम संहिता के 356, संघीय श्रम निरीक्षणालय श्रम कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ नियोक्ताओं द्वारा अनुपालन पर राज्य पर्यवेक्षण और नियंत्रण करता है।

संगठनों के प्रमुख अपनी गतिविधियों के दौरान गठित दस्तावेजी कोष के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार होते हैं। रूसी संघ के कानून और अन्य विनियामक कानूनी कृत्यों के उल्लंघन के लिए, कर्मियों के प्रलेखन के अनुचित रखरखाव या इसकी कमी के लिए, विधायक एक प्रशासनिक जुर्माना लगाने का प्रावधान करता है: अधिकारियों पर 1,000 से 5,000 रूबल तक, कानूनी संस्थाओं पर 30,000 से 50,000 तक रूबल। या 90 दिनों तक और बार-बार गतिविधियों का प्रशासनिक निलंबन - एक अधिकारी की अयोग्यता पर जोर देता है (प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 और 14.23)।

CJSC "पॉलीग्राफ" के उदाहरण पर मानव संसाधन कार्य में 2 कार्यशाला अभ्यास

2.1 सीजेएससी "पॉलीग्राफ" के कर्मियों के काम में कार्यालय के काम की सामान्य विशेषताएं

कर्मचारी और CJSC "पॉलीग्राफ" के बीच श्रम संबंध संपन्न रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 16) के आधार पर उत्पन्न होते हैं। भविष्य में, जो श्रम संबंध उत्पन्न हुए हैं, साथ ही साथ उनके परिवर्तन और समाप्ति को ठीक से औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए (अनुच्छेद 68, 73, 80 और रूसी संघ के श्रम संहिता के अन्य)।

श्रम संबंधों के पंजीकरण को उनके प्रलेखन के रूप में समझा जाता है, अर्थात प्रासंगिक दस्तावेजों का निर्माण।

दस्तावेज़ीकरण के परिणामस्वरूप, संगठनात्मक, प्रशासनिक, लेखा, सूचना और संदर्भ और विभिन्न प्रकार और किस्मों के अन्य दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। साथ ही दस्तावेजों के साथ, किताबें, पत्रिकाएं, कार्ड जारी किए जाते हैं, जिसमें संगठन में तैयार किए गए दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाता है (पंजीकृत)।

दस्तावेजों का अनिवार्य पंजीकरण सीधे संघीय कार्यकारी प्राधिकरणों में कागजी कार्रवाई के लिए मॉडल निर्देशों के खंड 4.1.2 की आवश्यकता के कारण अनुमोदित है। 8 नवंबर, 2005 नंबर 536 के रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश: "... पंजीकरण, निष्पादन और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज पंजीकरण के अधीन हैं।"

इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि दस्तावेजों को दर्ज करने की प्रक्रिया केवल उनमें पंजीकरण की तारीख और संख्या डालने तक ही सीमित नहीं है। दस्तावेजों का पंजीकरण निर्धारित प्रपत्र में एक दस्तावेज़ के बारे में क्रेडेंशियल्स का रिकॉर्ड है, इसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करना (संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों का खंड 4.1.1)।

कार्मिक प्रलेखन के साथ कार्य दस्तावेजों की तैयारी, पंजीकरण और निष्पादन तक सीमित नहीं है। इस कार्य का सबसे महत्वपूर्ण घटक उनके भंडारण को व्यवस्थित करने और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग करने के मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का निर्माण है।

इस प्रकार, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक प्रबंधन पर दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन, प्रसंस्करण, भंडारण और पुनर्प्राप्ति के लिए प्रक्रियाओं का एक समूह है। इन प्रक्रियाओं के समय पर और सही कार्यान्वयन के लिए, कार्यालय के काम पर स्थानीय नियमों का एक सेट बनाकर कार्मिक दस्तावेजों की संरचना और उनके साथ काम करने की तकनीक दोनों को यथासंभव विनियमित करना सबसे समीचीन लगता है: दस्तावेजों के रूपों की शीट, दस्तावेजों के रूपों का एल्बम, कार्मिक सेवा के कार्यप्रवाह की अनुसूची, कार्मिक कार्यालय के काम के लिए निर्देश।

इन कृत्यों के मुख्य कार्यों में से एक संगठन की उत्पादन गतिविधियों की विशेषताओं को प्रतिबिंबित करना है, और कार्मिक सेवा में शुरुआती लोगों के लिए, कार्यालय के काम पर स्थानीय नियम एक मार्गदर्शक बनना चाहिए जो श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण पर उनके सवालों के जवाब देता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए नियामक ढांचे का आधार दस्तावेजों के प्रपत्रों की तालिका है। टाइम शीट तैयार करने का उद्देश्य कर्मियों के साथ काम करने में उत्पन्न होने वाली स्थितियों के कानूनी पंजीकरण के लिए आवश्यक और पर्याप्त प्रकार के दस्तावेजों का निर्धारण करना है। टाइम शीट का उपयोग आपको दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन गतिविधियों की समस्याओं को हल करने में संगठन के कर्मचारियों के कार्य समय और श्रम लागत को कम करने की अनुमति देता है।

टाइम शीट (परिशिष्ट 2) का रूप संगठन द्वारा ही निर्धारित किया जाता है, कार्मिक विभाग द्वारा विकसित किया जाता है और प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

दस्तावेजों के प्रपत्रों की तालिका की तैयारी तालिका में शामिल प्रपत्रों के एक एल्बम और कर्मियों के दस्तावेजों के नमूने के विकास के साथ होनी चाहिए। रिपोर्ट कार्ड और एल्बम की उपस्थिति आपको पॉलीग्राफ सीजेएससी के कर्मियों के साथ काम को जल्दी और सही ढंग से दस्तावेज करने की अनुमति देती है।

रिपोर्ट कार्ड और एल्बम में सबसे पहले रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए, अर्थात, जो श्रम संबंधों को पंजीकृत करते समय अनिवार्य हैं।

2.2 सीजेएससी "पॉलीग्राफ" में कर्मियों और उनके पंजीकरण पर आदेश

कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन का आधार रोजगार अनुबंधों के समापन के बाद जारी किए गए कर्मियों के लिए उनके परिवर्तन और समाप्ति के साथ आदेश (निर्देश) हैं। कार्मिक आदेश की सामग्री को संपन्न रोजगार अनुबंध की शर्तों का पालन करना चाहिए। कर्मियों पर संगठन के प्रमुख के आदेशों से, सूचना को लेखा दस्तावेजों और कर्मचारियों की कार्य पुस्तकों में स्थानांतरित किया जाता है।

6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के खंड 3.5.5 के अनुसार (इसके बाद मूल नियम), मुख्य गतिविधियों और कर्मियों के लिए आदेश अलग-अलग रखे जाते हैं और हैं विभिन्न फाइलों में गठित। यह प्रक्रिया उन छोटे संगठनों पर भी लागू होती है जहां थोड़ी मात्रा में प्रशासनिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, और कर्मचारियों में से एक (सचिव, लेखाकार, अर्थशास्त्री, आदि) कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होता है।

CJSC "पॉलीग्राफ" के कर्मियों पर कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के एकीकृत रूप हैं, जिन्हें अनुमोदित किया गया है। रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का निर्णय दिनांक 05.01.04 नंबर 1 (तालिका 2.1)।

कर्मियों के आदेशों के सूचीबद्ध रूप श्रम और उसके पारिश्रमिक के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज से संबंधित हैं, इसलिए, उन्हें भरते समय, अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के उपयोग के लिए प्रक्रिया द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। 24 मार्च, 1999 नंबर 20 की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का निर्णय।

तालिका 2.1

कार्मिक दस्तावेजों के प्रकार जिनके एकीकृत रूप हैं

नामित प्रक्रिया के अनुसार, यदि आवश्यक हो, तो प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों में अतिरिक्त विवरण दर्ज किए जा सकते हैं। इस मामले में, प्रपत्रों में उपलब्ध सभी विवरण नहीं बदलने चाहिए (कोड, प्रपत्र संख्या, दस्तावेज़ नाम सहित)। एकीकृत प्रपत्रों से अलग-अलग विवरणों को हटाने की अनुमति नहीं है। प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों के एल्बमों में दर्शाए गए प्रपत्रों के प्रारूप अनुशंसित हैं और बदल सकते हैं।

एकीकृत रूपों के आधार पर रिक्त उत्पादों का निर्माण करते समय, सूचना के प्लेसमेंट और प्रसंस्करण में आसानी के लिए स्तंभों और रेखाओं के विस्तार या संकुचन के संदर्भ में परिवर्तन करने की अनुमति है।

पॉलीग्राफ CJSC के प्रमुख (परिशिष्ट 3 देखें) के एक आदेश (निर्देश) जारी करके प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों में परिवर्तन किया जाता है।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित कर्मियों के लिए एक आदेश के एकीकृत रूप की अनुपस्थिति में (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के जीवनी संबंधी डेटा को बदलने के आदेश जारी करते समय, अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को लागू करने के लिए और अन्य मामलों में), प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है मुख्य गतिविधियों के लिए कौन से आदेश तैयार किए गए हैं (परिशिष्ट 4)।

कर्मियों के लिए आदेशों के नमूने की अधिकतम संख्या के साथ-साथ कर्मियों के साथ काम करने के अभ्यास में उत्पन्न होने वाली स्थितियों का दस्तावेजीकरण करने के बाद नए उदाहरणों के साथ इसे व्यवस्थित रूप से पूरक करने के लिए दस्तावेजों के रूपों के एल्बम में शामिल करना उचित लगता है।

कर्मियों पर आदेश के लिए, सही अनुक्रमण और पंजीकरण का बहुत महत्व है। सभी कर्मियों के आदेशों के लिए एक पंजीकरण फॉर्म का उपयोग करना और एक मामले में इन दस्तावेजों को आगे बनाना अस्वीकार्य है। यह मामलों के बाद के गठन की आवश्यकताएं हैं जो "वर्तमान" कार्यालय के काम में कर्मियों के लिए आदेशों के साथ काम करने की प्रक्रिया निर्धारित करती हैं: कर्मियों के लिए आदेश उनके भंडारण के लिए स्थापित अवधि के अनुसार मामलों में समूहीकृत होते हैं (खंड 3.5.5) बुनियादी नियम)।

अलग-अलग स्टोरेज अवधि वाले ऑर्डर अलग-अलग अकाउंटिंग फॉर्म में रजिस्टर होने चाहिए और अलग-अलग रजिस्ट्रेशन इंडेक्स (नंबर) होने चाहिए। कर्मियों के आदेशों को अनुक्रमित करने के नियम पॉलीग्राफ सीजेएससी द्वारा ही विकसित किए गए हैं। कार्मिक सेवाओं के अभ्यास में, अल्फ़ान्यूमेरिक इंडेक्सिंग का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है।

बड़ी मात्रा में दस्तावेजों के साथ, कर्मियों के साथ काम के विभिन्न मुद्दों से संबंधित कर्मियों पर आदेश, उन्हें अलग-अलग समूहित करने की सलाह दी जाती है (मूल नियमों के खंड 3.5.5), अलग-अलग अनुक्रमण लागू करना, उदाहरण के लिए: आदेशों की क्रम संख्या के लिए कर्मियों की आवाजाही (किराए पर लेना, दूसरे काम में स्थानांतरण, बर्खास्तगी) पत्र "के" जोड़ा जाता है, श्रमिकों के दूसरे स्थान पर "किमी", छुट्टियों के प्रावधान पर "ओ", प्रोत्साहन "पी" पर, अनुशासनात्मक प्रतिबंधों पर "के" जोड़ा जाता है। सी ”, आदि।

पॉलीग्राफ सीजेएससी द्वारा अपनाई गई ऑर्डर इंडेक्सिंग प्रणाली पंजीकरण पुस्तकों (पत्रिकाओं) में परिलक्षित होती है, जिसके रूप संगठन द्वारा ही स्थापित किए जाते हैं। लेखांकन रूपों को विकसित करते समय, आप कर्मियों की भर्ती और लेखा (1991) के लिए इंटरसेक्टोरल एग्रीगेटेड टाइम स्टैंडर्ड्स के परिशिष्ट 2 में निहित अनुशंसा प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

एक लेखा प्रपत्र बनाए रखने के मामले में, जिसमें विभिन्न मुद्दों पर तैयार किए गए कार्मिक आदेशों पर जानकारी दर्ज की जाती है, हम निम्नलिखित पुस्तक (पत्रिका) को पंजीकरण आदेश (तालिका 2.2) के लिए सुझा सकते हैं।

तालिका 2.2

आदेशों के पंजीकरण की पुस्तक (पत्रिका) का रूप

CJSC "पॉलीग्राफ" द्वारा विकसित लेखा प्रपत्रों को भरने के लिए विभिन्न विकल्पों के साथ दस्तावेज़ प्रपत्रों के एल्बम के संबंधित अनुभागों में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

कर्मियों पर आदेश उचित लिखित आधार होने पर जारी किए जाते हैं, जिसमें रोजगार अनुबंधों और उनमें संशोधन के अलावा, सूचना और संदर्भ दस्तावेज शामिल हैं: कर्मचारियों के बयान, मेमो (रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट), प्रस्तुतियाँ, प्रोटोकॉल, अधिनियम आदि।

आदेशों के आधार के दस्तावेज ठीक से तैयार और पंजीकृत होने चाहिए। कुछ दस्तावेज़ (बयान, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, प्रस्तुतियाँ, अधिसूचनाएँ) एक मनमाना रूप में तैयार किए जाते हैं, अन्य (प्रोटोकॉल, अधिनियम) में एकीकृत या अनुशंसात्मक रूप होते हैं।

2.3 नेता संकल्प

कर्मचारियों और मेमो के आवेदन आंतरिक पत्राचार हैं और पॉलीग्राफ सीजेएससी के प्रमुख द्वारा विचार और निर्णय की आवश्यकता होती है। लिया गया निर्णय संकल्प में परिलक्षित होता है, जिसकी सामग्री ज्यादातर मामलों में बहुत संक्षिप्त निर्देशों तक कम हो जाती है: "ऑर्डर करने के लिए", "निष्पादित", "कार्मिक विभाग के लिए", जो इस विशेषता के अर्थ के अनुरूप नहीं है।

दस्तावेजों पर प्रस्ताव डालते समय एक और गंभीर गलती नेता द्वारा लिए गए निर्णय की शब्दार्थ असंगतता है, जिस पर विचार किए गए दस्तावेज़ की सामग्री है। ज्यादातर, ऐसी त्रुटियां कर्मचारियों के बयानों पर निर्णयों में पाई जाती हैं।

कर्मचारी आवेदन में वार्षिक भुगतान किए गए अवकाश को भागों में विभाजित करने के लिए कहता है और उसे 5 दिनों (सोमवार से शुक्रवार तक) की छुट्टी का एक हिस्सा प्रदान करता है। संगठन के प्रमुख, कर्मचारी के अनुरोध से असहमत, संकल्प में इंगित करते हैं: "7 दिनों की छुट्टी दें" (सोमवार से रविवार तक)।

यह संकल्प कथन की सामग्री के अनुरूप नहीं है, जिसका अर्थ है कि यह गुण-दोष के आधार पर उठाए गए मुद्दे पर विचार नहीं है। इस मामले में, संकल्प में छुट्टी का हिस्सा प्रदान करने से इनकार करना चाहिए।

कर्मचारी, अपनी पहल पर, रोजगार अनुबंध को समाप्त करना चाहता है और नियोक्ता को इस बारे में लिखित रूप में चेतावनी देता है, लेकिन दो सप्ताह पहले नहीं, बल्कि एक छोटी अवधि के लिए। कर्मचारी के अनुरोध को संतुष्ट नहीं करने के लिए, प्रबंधक एक संकल्प करता है: "दो सप्ताह के भीतर काम बंद करना" या संकल्प में दो सप्ताह की चेतावनी के बाद बर्खास्तगी की तारीख को इंगित करता है, अर्थात। कर्मचारी के आवेदन में निहित तिथि के साथ मेल नहीं खा रहा है।

दोबारा, कर्मचारी द्वारा किए गए अनुरोध को अस्वीकार करने के बजाय, उसे "एक प्रस्ताव दिया गया" जो उसकी इच्छा को पूरा नहीं करता।

दस्तावेज़ों के प्रपत्रों के एल्बम में ऐसी त्रुटियों से बचने के लिए, सबसे विशिष्ट, अक्सर आवर्ती स्थितियों पर निर्णय लेते समय संभावित समाधान के विकल्प दिए जाने चाहिए।

प्रोटोकॉल और अधिनियमों की एक विशेषता इन दस्तावेजों का निर्माण या तो कॉलेजियम चर्चा और निर्णय लेने (मिनट) की प्रक्रिया में है, या जब कई व्यक्ति तथ्यों और घटनाओं की पुष्टि (पुष्टि) करते हैं जो उनकी उपस्थिति (कृत्यों) में हुई थी। इसलिए, कार्यवृत्त में अतिरिक्त रूप से मौजूद कॉलेजिएट निकाय के सदस्यों (यानी, कोरम की उपस्थिति) के सदस्यों के बारे में जानकारी शामिल होती है, और अधिकांश कृत्यों को बनाते समय, निःस्वार्थ गवाहों की उपस्थिति की आवश्यकता होती है।

पॉलीग्राफ सीजेएससी में बनाए गए आंतरिक दस्तावेजों के लिए, पंजीकरण पत्रिकाओं के निम्नलिखित अनुमानित रूप का उपयोग किया जा सकता है, जो दस्तावेजों के प्रकार और किस्मों (तालिका 2.3) द्वारा अलग से बनाए रखा जाता है।

तालिका 2.3

पंजीकरण फॉर्म

2.4 कार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियां करना। एक व्यक्तिगत कार्ड भरना

प्रपत्रों के दस्तावेज़ों की एल्बम में अन्य महत्वपूर्ण जानकारी कर्मचारियों की कार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियाँ करने के उदाहरण होने चाहिए। जैसा कि आप जानते हैं, वर्क बुक्स भरने के मौजूदा निर्देशों को मंजूरी दी गई है। रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 10.10.03 नंबर 69 के डिक्री में रिकॉर्ड के कई नमूने शामिल हैं (उदाहरण के लिए, दूसरे पेशे की स्थापना पर, किसी संगठन का नाम बदलने पर, बर्खास्तगी आदि पर), लेकिन यह स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं है खासकर नौसिखिए कर्मियों के अधिकारियों के लिए।

कार्यपुस्तिकाओं में नमूना प्रविष्टियों को कर्मियों के लिए आदेशों के पंजीकरण के उदाहरणों के बाद या सारांश तालिका के रूप में एल्बम में रखा जा सकता है (परिशिष्ट 5)।

कार्य पुस्तकों के साथ काम करने में कठिनाइयाँ, एक नियम के रूप में, उनके रखरखाव के लिए वर्तमान नियामक कानूनी कृत्यों में निहित अंतराल या परस्पर विरोधी आवश्यकताओं के कारण होती हैं।

उदाहरण के लिए, 24 जुलाई, 2002 नंबर 555 के रूसी संघ की सरकार के अनुमोदित डिक्री के अनुसार, श्रम पेंशन की स्थापना के लिए बीमा अवधि की गणना और पुष्टि करने के लिए, एक रोजगार अनुबंध के तहत काम की अवधि की पुष्टि करने वाला मुख्य दस्तावेज है एक कार्य पुस्तक मूल, प्रमाणित प्रति नहीं। हालाँकि, कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के लिए नियमों की धारा IV में, कार्य पुस्तिका प्रपत्रों का उत्पादन और उनके साथ नियोक्ताओं के प्रावधान को मंजूरी दी गई है। 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री, एक कर्मचारी को केवल बर्खास्तगी (एक रोजगार अनुबंध की समाप्ति) पर एक कार्य पुस्तिका जारी करने को संदर्भित करती है। इस प्रकार, इस्तीफा न देने वाले कर्मचारी को मूल कार्य पुस्तिका जारी करने में समस्या है।

इस स्थिति में और इसी तरह के अन्य मामलों में, जब कर्मचारी को मूल कार्यपुस्तिका को एक या किसी अन्य निकाय को प्रस्तुत करना होता है, तो दस्तावेज़ के एल्बम में दिखाने की सलाह दी जाती है, कार्य पुस्तिका जारी करने की प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने की प्रक्रिया।

जिस दस्तावेज़ के आधार पर कार्य पुस्तिका जारी की जाएगी, हमारी राय में, पॉलीग्राफ सीजेएससी को संबोधित एक कर्मचारी का बयान होना चाहिए, न कि व्यवहार में व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली "रसीद"। आवेदन को पंजीकृत करने के बाद, संगठन के प्रमुख द्वारा इस पर विचार करने और संकल्प को नीचे रखने के बाद, कर्मचारी को लिखित रूप में (उसी आवेदन पर) अस्थायी उपयोग के लिए कार्य पुस्तिका प्राप्त करने के तथ्य की पुष्टि करनी चाहिए, इसे समय पर वापस करने की बाध्यता के साथ बिना किसी नुकसान, सुधार, धब्बा आदि के तरीके से।

कार्मिक सेवा को अस्थायी उपयोग के लिए जारी की गई कार्यपुस्तिका की वापसी पर नियंत्रण का आयोजन करना चाहिए और कर्मचारी द्वारा कार्यपुस्तिका वापस किए जाने पर इसकी जांच करनी चाहिए। यदि कर्मचारी के पास मूल कार्य पुस्तिका प्राप्त करने का कोई उचित कारण नहीं है, तो उसे केवल एक प्रमाणित प्रति ही जारी की जा सकती है।

भरने की प्रक्रिया पर विस्तृत निर्देश समय पत्रक (फॉर्म टी-12 और टी-13) और कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड (टी-2) के रूप में इस तरह के लेखा प्रपत्रों के दस्तावेजों के एल्बम में होना चाहिए।

टाइम शीट रखना अनिवार्य है, क्योंकि पॉलीग्राफ सीजेएससी प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91)। टाइमशीट भरते समय, निम्नलिखित विधियों का उपयोग किया जाता है:

काम के घंटों का निरंतर दैनिक पंजीकरण या कर्मचारी की अनुपस्थिति (छुट्टी, विकलांगता, आदि) के कारणों का संकेत;

केवल अनुपस्थिति, अनुपस्थिति, विलंबता आदि का पंजीकरण।

काम के घंटों में शामिल हो सकते हैं: दिन के समय के घंटे, रात का काम, ओवरटाइम, व्यापार यात्रा, और सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम। विभिन्न प्रकार के कार्य समय को ध्यान में रखा जाता है और अलग से भुगतान किया जाता है।

अच्छे कारणों से काम से अनुपस्थिति के चिह्नों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ों द्वारा पुष्टि की जानी चाहिए। अंशकालिक मोड में काम किए गए घंटे रोजगार अनुबंध में शामिल शर्तों के अनुसार टाइम शीट में दर्ज किए जाते हैं।

टाइम शीट एक कॉपी में एक टाइमकीपर या एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा तैयार की जाती है, जिसे संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाता है। बड़े संगठनों में, समय पत्रक संरचनात्मक विभाजनों द्वारा रखा जाता है।

कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड उन सभी कर्मचारियों के लिए भरा जाता है जिनके साथ अंशकालिक श्रमिकों सहित एक रोजगार अनुबंध संपन्न हुआ है। नौकरी के लिए आवेदन करने वाले नागरिक के व्यक्तिगत दस्तावेजों के आधार पर कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी द्वारा एक प्रति में व्यक्तिगत कार्ड भरे जाते हैं। कार्ड हाथ से या बाद के प्रिंटआउट के साथ इलेक्ट्रॉनिक संस्करण का उपयोग करके भरे जाते हैं। कार्ड को मैन्युअल रूप से भरते समय, ब्लॉट्स और मिटाने की अनुमति नहीं है।

यदि त्रुटियां होती हैं या परिवर्तन की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, उपनाम बदलते समय, घर का पता या पासपोर्ट डेटा बदलते समय), कार्ड पर एक गलत या पुरानी प्रविष्टि को काट दिया जाता है, और सही प्रविष्टि को उसके ऊपर या बगल में रखा जाता है। किए गए सुधारों की पुष्टि कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर से होनी चाहिए।

कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड भरने में एक महत्वपूर्ण भूमिका तकनीकी और आर्थिक जानकारी (ओकेएटीओ, ओकेइन, ओकेएसओ, ओकेपीडीटीआर) के अखिल रूसी क्लासिफायर द्वारा निभाई जाती है, जिसके उपयोग से आप कार्ड की संबंधित पंक्तियों को सही ढंग से भर सकते हैं। (तालिका 2.4)।

यदि कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में जानकारी को एनकोड करना आवश्यक है जो अखिल रूसी क्लासिफायरियर में शामिल नहीं है, तो संगठन के स्थानीय क्लासिफायर विकसित किए जाते हैं। नौकरी के लिए आवेदन करते समय भरे गए कार्ड व्यक्तिगत कार्ड की पुस्तक में पंजीकृत होते हैं, जिसका रूप CJSC पॉलीग्राफ के विवेक पर विकसित किया जाता है।

तालिका 2.4

पॉलीग्राफ सीजेएससी के व्यक्तिगत कार्ड जारी करने में त्रुटियां

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में विनियामक समर्थन के विकास का तार्किक निष्कर्ष CJSC "पॉलीग्राफ" के कार्मिक सेवा के दस्तावेज़ प्रवाह की अनुसूची का चित्रण और अनुमोदन है। सारणीबद्ध रूप में अनुसूची निम्नलिखित मदों के लिए श्रम संबंधों के दस्तावेजीकरण की प्रक्रियाओं को दर्शाती है:

प्रारूपण दस्तावेज (ड्राफ्टिंग के लिए आधार, आवृत्ति, तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, प्रतियों की संख्या, आदि);

कागजी कार्रवाई (समन्वय, हस्ताक्षर, अनुमोदन);

दस्तावेजों का प्रसंस्करण (पंजीकरण, निष्पादन के लिए स्थानांतरण, कर्मचारियों का परिचय);

निष्पादित दस्तावेजों का संचालन और अभिलेखीय भंडारण (भंडारण की जगह और शर्तें, संग्रह की आवृत्ति)।

कर्मियों के प्रलेखन के साथ काम करने के लिए स्थानीय नियमों को लागू करने की प्रक्रिया, साथ ही इसके उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों में निहित होनी चाहिए, जिसे पॉलीग्राफ सीजेएससी के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है।

3 मानव संसाधन विभाग में कार्यालय प्रबंधन का अनुकूलन

एक उद्यम में एक स्वचालित प्रणाली आज फैशन के लिए एक श्रद्धांजलि नहीं है, बल्कि एक तत्काल आवश्यकता है। व्यापारिक कंपनियों में से एक ने वस्तुतः खरोंच से एक स्वचालन परियोजना को लागू करने में कामयाबी हासिल की। कार्यान्वयन के समय तक, संगठन का कर्मचारी पाँच सौ से अधिक लोगों का था। इसी समय, कार्मिक सेवा में एक भी सॉफ्टवेयर उत्पाद नहीं था।

कंपनी के विभागों के बीच संचार स्थापित करना मुश्किल था। इस समस्या को खत्म करने की इच्छा, साथ ही कर्मचारियों का एक सामान्य डेटाबेस बनाने के तत्काल कार्य का समाधान, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने का मुख्य कारण बन गया। परियोजना दो प्रभागों द्वारा शुरू की गई थी: वित्तीय विभाग और कार्मिक सेवा। यह वे थे जिन्होंने तीन मूलभूत सवालों के जवाब देते हुए स्वचालन के मुख्य मापदंडों को तैयार किया:

1. परियोजना के परिणामस्वरूप आप क्या प्राप्त करना चाहेंगे?
2. इस संबंध में कंपनी को कौन-सी वित्तीय लागतें वहन करनी होंगी?
3. स्वचालन को तैयार करने और कार्यान्वित करने में कितना समय लगेगा?

परियोजना पर काम करने के लिए, एक पहल समूह बनाया गया, जिसमें तीन विभागों के विशेषज्ञ शामिल थे:

• सूचना प्रौद्योगिकी सेवाएं इसके कार्यों में बाजार पर प्रस्तुत कार्यक्रमों का विश्लेषण, आईटी उत्पादों के साथ उनकी बातचीत की संभावना का आकलन करना शामिल है जिसे कंपनी ने भविष्य में लागू करने की योजना बनाई है, साथ ही कार्यक्रम के आगे रखरखाव से संबंधित मुद्दों को हल करना;
• पेरोल से संबंधित स्वचालन कार्यों की एक श्रृंखला की वित्तीय विभाग परिभाषा;
• कार्मिक प्रबंधन के संदर्भ में कार्मिक विभाग परियोजना के उद्देश्यों का निर्माण करते हैं।

सबसे पहले, पहल समूह ने सूचना सेवा बाजार का विश्लेषण किया। यह पता चला कि कंपनी के सामने आने वाले कार्यों के दृष्टिकोण से, लगभग सभी सॉफ्टवेयर उत्पादों में सुधार की आवश्यकता है। उनमें से सबसे सुविधाजनक की पसंद के लिए एक लंबी चर्चा की आवश्यकता थी, जो कई गोल मेजों के दौरान हुई थी। इन आयोजनों में विभिन्न समाधानों के पक्ष और विपक्ष का पता लगाया गया। नतीजतन, चुनाव "1 सी: वेतन और कार्मिक 7.7" कार्यक्रम के पक्ष में किया गया था। उस समय, इसमें अभी तक "1C: मानव संसाधन और पेरोल" ब्लॉक शामिल नहीं था, इसलिए कुछ सुधार किए जाने थे, जो बाहरी विशेषज्ञों द्वारा किए गए थे।

परियोजना के लिए, एक विस्तृत कार्य योजना विकसित और अनुमोदित की गई थी, जिसमें समय सीमा का संकेत दिया गया था और प्रत्येक मद के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार था। पूरी परियोजना (विकास, परीक्षण, कार्यान्वयन और कर्मियों का प्रशिक्षण) को 4 महीने का समय दिया गया (तालिका 3.1)। सबसे पहले, कार्मिक सेवा के प्रत्येक विभाग के कर्मचारियों ने यह तय किया कि उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में किस डेटा की आवश्यकता है। एचआर इंस्पेक्टर के लिए एचआर दस्तावेज़ प्रवाह, एचआर प्रबंधक के लिए उम्मीदवारों का डेटाबेस (पहले इसे कागज पर एकत्र किया गया था), प्रशिक्षण विशेषज्ञ के लिए प्रशिक्षण में भाग लेने वालों की सूची (कंपनी के सभी कर्मियों को प्रशिक्षित किया जा रहा है)। इस प्रकार, कार्मिक सेवा के लिए कई ब्लॉकों को कॉन्फ़िगर करना आवश्यक था:

1. "कार्मिक चयन"। साक्षात्कार के लिए आमंत्रित सभी उम्मीदवारों के साथ-साथ कंपनी के संभावित कर्मचारियों के बारे में पूरी जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक विशेष निर्देशिका बनाई गई थी, जो कुछ रिक्तियों को खोले जाने पर उसके लिए रुचिकर हो सकती है।

2. "प्रशिक्षण"। प्रशिक्षण के पारित होने के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए, पहले से मौजूद संदर्भ पुस्तक "कर्मचारी" में सुधार किया गया था। इसमें उन सभी लोगों की सूची शामिल थी जो कंपनी के लिए काम करते हैं (और काम कर चुके हैं)। यह सुविधाजनक निकला, क्योंकि इसमें प्रत्येक कर्मचारी की जन्मतिथि, पता, पासपोर्ट विवरण, नौकरी का शीर्षक और विभाग, अनुसूची, वेतन आदि के बारे में जानकारी थी। इसलिए, इस विशेष निर्देशिका को संशोधन के लिए चुना गया था। प्रशिक्षण की तारीख और नाम, उसके परिणामों के साथ-साथ नए और पहले से काम कर रहे कर्मचारी के आगे के विकास के लिए किस तरह का प्रशिक्षण आवश्यक है, इसके बारे में जानकारी दर्ज करना संभव हो गया।

3. "कार्मिक कार्यालय का काम"। इस ब्लॉक को अपनी क्षमताओं का विस्तार करने के लिए भी अंतिम रूप दिया जा रहा था, विशेष रूप से, अवकाश कार्यक्रम में प्रवेश करने, इसके अनुपालन की निगरानी करने और रोजगार अनुबंध तैयार करने के लिए।

4. "रिपोर्टिंग और आँकड़े"। यह रिपोर्ट का संकलन और सांख्यिकीय डेटा का संग्रह है जो हमें किए गए कार्यों का विश्लेषण करने और भविष्य के लिए योजना बनाने की अनुमति देता है। इन उद्देश्यों के लिए, निम्नलिखित इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्ट बनाई गई हैं:

• "प्रोसेंटिक" यह एक प्रतिशत के रूप में जानकारी एकत्र करता है: कर्मचारियों की टर्नओवर दर, साक्षात्कार उत्तीर्ण करने वाले उम्मीदवारों की संख्या का अनुपात और काम पर रखे गए कर्मचारियों की संख्या;
• "दिलचस्प आँकड़े" हर महीने, कार्मिक विभाग कंपनी के सभी कर्मचारियों को इस रिपोर्ट के डेटा से परिचित कराता है। इसमें संगठन में कितने पुरुष और महिलाएं हैं, शिक्षा पर आंकड़े, वैवाहिक स्थिति और कंपनी में सेवा की औसत लंबाई के बारे में जानकारी शामिल है।

तालिका 3.1

परियोजना निष्पादन योजना

कार्यक्रम को स्थापित करने और सेटिंग्स का परीक्षण करने के बाद, कार्यान्वयन के सबसे कठिन चरण की बारी थी। आरंभ करने के लिए, सभी कर्मचारियों को नए कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षित किया गया था। यह दो चरणों में डेवलपर कंपनी के प्रशिक्षण केंद्र में हुआ: सबसे पहले कार्मिक सेवा के लिए, फिर वित्तीय विभाग के लिए (इस समय, कार्मिक अधिकारी पहले से ही कार्यक्रम में जानकारी दर्ज कर रहे थे)। कक्षाएं सप्ताह के दौरान हर सुबह 9 से 11 बजे तक आयोजित की जाती थीं। कर्मचारियों के बीच कार्यक्रम में महारत हासिल करने की प्रक्रिया अलग-अलग गति से हुई, लेकिन हर कोई आश्वस्त था कि स्वचालन उन्हें अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति देता है।

प्रशिक्षण के बाद, सभी सूचनाओं को सिस्टम में दर्ज किया गया (चित्र 3.1)।

चावल। 3.1 कर्मियों के बारे में जानकारी दर्ज करना

स्वचालन की शुरुआत के बाद, परिणाम अभिव्यक्त किए गए थे। प्राप्त परिणामों के विश्लेषण ने निम्नलिखित दिखाया:

1. सरलतम कार्मिक प्रक्रियाओं (तालिका 3.2) के लिए महत्वपूर्ण रूप से कम श्रम लागत।

2. कार्मिक सेवा और वित्तीय विभाग के बीच बातचीत को सरल बनाया गया है।

3. कर्मचारियों के बारे में जानकारी संग्रहीत करना और उसका उपयोग करना अधिक सुविधाजनक हो गया है।

तालिका 3.2

भर्ती प्रक्रिया में बदलाव

कार्मिक सेवा को कार्मिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में निम्नलिखित कठिनाइयों के बारे में पता होना चाहिए:

• एक अच्छी और उच्च-गुणवत्ता वाली परियोजना के लिए बहुत अधिक धन की आवश्यकता होती है (विशेषकर यदि प्रोग्राम कॉन्फ़िगरेशन को महत्वपूर्ण रूप से बदलना या पूरक करना आवश्यक हो);
• ऑटोमेशन प्रोजेक्ट में शामिल एचआर पेशेवरों को सॉफ्टवेयर डेवलपर्स के साथ संवाद करना होगा। इस बीच, सभी कार्मिक अधिकारी प्रोग्रामर (साथ ही इसके विपरीत) के साथ "समान भाषा" नहीं बोल सकते हैं, इसलिए उन्हें यह सीखना होगा;
• सभी आवश्यक सूचनाओं को दर्ज करने की प्रक्रिया के लिए कार्मिक सेवा के कर्मचारियों से अधिकतम ध्यान देने की आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

वर्तमान में, सामान्य रूप से उद्यमों की कार्मिक सेवा और विशेष रूप से ZAO पॉलीग्राफ के काम की मात्रा में काफी वृद्धि हुई है। यह लिखित रूप में एक रोजगार अनुबंध समाप्त करने की आवश्यकता के कारण है, रोजगार संबंध के सभी चरणों में आदेश तैयार करने से लेकर बर्खास्तगी तक।

व्यवहार में, इस बात पर कोई आम राय नहीं है कि व्यवसायों (पदों) के संयोजन को कैसे व्यवस्थित किया जाए, रोजगार अनुबंध में किसी अन्य नौकरी के लिए स्थायी और अस्थायी स्थानांतरण के रूप में परिवर्तन। उन प्रावधानों के बीच अंतर करना भी आवश्यक है जो रोजगार अनुबंध का एक अभिन्न अंग हैं, और ऐसे समझौते जिनका स्वतंत्र महत्व है।

आज, कानूनी क्षेत्र जिसमें कार्मिक सेवा संचालित होती है, बहुत व्यापक है। इसमें न केवल रूसी संघ का श्रम संहिता, बल्कि अन्य संघीय कानून भी शामिल हैं, विशेष रूप से 29 दिसंबर, 2006 के संघीय कानून एन 255-एफजेड "अस्थायी विकलांगता, गर्भावस्था और अनिवार्य नागरिकों के प्रसव के लिए लाभ के प्रावधान पर सामाजिक बीमा", 20 अप्रैल, 2007 का संघीय कानून संख्या 54-FZ "संघीय कानून में संशोधन" न्यूनतम वेतन पर "और रूसी संघ के अन्य विधायी अधिनियम", जिसके अनुसार 1 सितंबर, 2007 से न्यूनतम वेतन 2,300 रगड़ पर सेट किया गया था। प्रति महीने।

श्रम संबंधों के नियमन में एक महत्वपूर्ण भूमिका रूसी संघ की सरकार के फरमानों द्वारा निभाई जाती है, विशेष रूप से 24 दिसंबर, 2007 एन 922 का फरमान "औसत वेतन की गणना के लिए प्रक्रिया की ख़ासियत पर" और अन्य नियामक कानूनी श्रम कानून के मानदंडों से युक्त अधिनियम।

सभी कार्मिक सेवाओं के सफल कार्य के लिए व्यापक नियामक सामग्री, न्यायिक अभ्यास और उन्हें लागू करने की क्षमता का ज्ञान एक आवश्यक शर्त है।

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परिशिष्ट 1

संगठन के लिए आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों की सूची

परिशिष्ट 2

दस्तावेज़ प्रपत्रों की एक शीट का एक उदाहरण

परिशिष्ट 3

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के रूपों में संशोधन के आदेश का एक उदाहरण

परिशिष्ट 4

मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश के रूप में कर्मियों के लिए एक आदेश का एक उदाहरण

परिशिष्ट 5

कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए आवेदन का एक उदाहरण

परिशिष्ट 6

धुरी तालिका उदाहरण

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2 ओर्लोव्स्की यू.पी. संगठन में कार्यालय का काम। एम।, 2007

3 रोगोज़िन एम. यू. कार्मिक विभाग में कार्यालय का काम। एम।, 2007

4 स्टेन्युकोव एम.वी. दस्तावेज़ीकरण। कागजी कार्रवाई: व्यावहारिक। उद्यम के दस्तावेजी समर्थन के लिए भत्ता। एम.: पहले, 2006

5 ट्रूखानोविच एल.वी. कार्यालय का काम। एम।, 2008

6 मल्कोवा ई.एन. उद्यम के कार्मिक विभाग में उत्पन्न अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज // कार्मिक निर्णय, 2008, संख्या 7।

7 मल्कोवा ई.एन. उद्यम के कार्मिक विभाग में उत्पन्न अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज // कार्मिक निर्णय, 2008, संख्या 7।

8 मल्कोवा ई.एन. उद्यम के कार्मिक विभाग में उत्पन्न अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज // कार्मिक निर्णय, 2008, संख्या 7।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन स्थापित करने की आवश्यकता इतना मुश्किल काम नहीं है, लेकिन नौसिखियों के लिए आसान नहीं है एचआर विशेषज्ञ. हो सकता है कि आप एक नौसिखिए कार्मिक अधिकारी हों, या सामान्य तौर पर एक लेखाकार या एक कार्यालय प्रबंधक हों, जो कर्मियों, या नौसिखिए उद्यमी के साथ "लटका हुआ" हो। और आपको इस क्षेत्र में बहुत कम अनुभव है, तो हमारे गाइड आपकी मदद जरूर करेंगे। सब कुछ चरण दर चरण, सरल और सुलभ है, विशेष रूप से कार्मिक मामलों में शुरुआती लोगों के लिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन गतिविधि की एक शाखा है जो श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण करती है, कर्मियों की उपलब्धता और आवाजाही के बारे में जानकारी को ठीक करती है, जिसके परिणामस्वरूप कार्मिक प्रक्रियाएं प्रलेखित हो जाती हैं। लगभग किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ का कानूनी मूल्य है। लिखित साक्ष्य के रूप में उपयोग किए जाने वाले कार्मिक दस्तावेजों की सहायता से, नियोक्ता अदालत में अपनी स्थिति साबित कर सकता है।

चरण 1. एचआर विशेषज्ञ के "कार्यस्थल" को व्यवस्थित करें।

ऐसा करने के लिए, आपको एक कार्मिक कार्यक्रम, नवीनतम संस्करण में विनियमों के ग्रंथों और दस्तावेज़ रूपों के नमूने, उनके पूरा होने के नमूने की आवश्यकता है। यह सब आपको अपने काम में चाहिए होगा।

संदर्भ "साहित्य" का सबसे अच्छा संस्करण - इंटरनेट पर कार्मिक अधिकारियों के लिए संसाधन, इलेक्ट्रॉनिक पुस्तकालय, इलेक्ट्रॉनिक प्रकाशन - उनमें आपको कर्मियों के काम के लिए आवश्यक दस्तावेजों के कई रूप मिलेंगे, और उनके पूरा होने के नमूने, चरण-दर-चरण हैं बुनियादी कर्मियों के संचालन, किताबें, परामर्श आदि के लिए प्रक्रियाएं।

प्रबंधन के साथ एक कार्यक्रम प्राप्त करने के मुद्दे पर चर्चा करें जिसमें कर्मियों का रिकॉर्ड रखा जाए। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, सशुल्क और निःशुल्क, और कई विशिष्ट कार्यक्रम बहुत, बहुत सुविधाजनक हैं।

लेकिन ज्यादातर कंपनियां 1C में परंपरा के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में बहुत सारे 1C सहायता विशेषज्ञ हैं, लेकिन आपको हर जगह अन्य कार्यक्रमों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञ नहीं मिलेंगे।

चरण 2. संगठन के घटक दस्तावेजों से परिचित होना।

कार्मिक अनुभाग के सभी दस्तावेजों को कंपनी के घटक दस्तावेजों का पालन करना चाहिए, और किसी भी तरह से उनका खंडन नहीं करना चाहिए। चार्टर में एक निदेशक को स्वीकार करने और उसका वेतन निर्धारित करने की प्रक्रिया को पढ़ें, जिस अवधि के लिए उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त किया जा सकता है, चार्टर में कुछ विशेषताओं का उल्लेख किया जा सकता है। कभी-कभी चार्टर प्रमुख अधिकारियों को काम पर रखने और उनके लिए वेतन प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी निर्धारित करता है।

चरण 3. अपनी कंपनी में मानव संसाधन प्रशासन के लिए आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची बनाएं।

तैयार और अनुमोदित किए जाने वाले अनिवार्य दस्तावेज:

- आंतरिक श्रम नियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 189, 190);

- स्टाफिंग (रूसी संघ के श्रम संहिता के कला। 15, 57);

- अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 123);

- कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण और सुरक्षा पर दस्तावेज (कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने की प्रक्रिया स्थापित करने वाला एक दस्तावेज, इस क्षेत्र में उनके अधिकार और दायित्व (यदि यह आंतरिक श्रम नियमों में स्थापित नहीं है), कर्मचारियों की लिखित सहमति तीसरे पक्ष को व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण और हस्तांतरण, रूसी संघ के श्रम संहिता के लेख 86-88, संघीय कानून के अनुच्छेद 6 "व्यक्तिगत डेटा पर");

- रोजगार अनुबंध (कला। 16, 56-59, रूसी संघ के श्रम संहिता के 67);

- कार्य पुस्तकें (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 65, 66, 16.04.2003 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री 225 "कार्य पुस्तकों पर", 10.10.2003 के रूस के श्रम मंत्रालय का निर्णय नंबर 69 "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुमोदन पर");

- कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उनमें आवेषण के लिए लेखांकन की एक पुस्तक (कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका रूपों के निर्माण और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियमों के अनुच्छेद 40-41, रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित) 04.16.2003 एन 225, 10.10.2003 एन 69 के रूसी संघ के श्रम मंत्रालय की डिक्री "कार्य पुस्तकों को भरने के लिए निर्देशों के अनुमोदन पर");

- वर्क बुक फॉर्म के लिए आय और व्यय की किताब और उसमें एक इंसर्ट (पैराग्राफ 40-41 वर्क बुक को बनाए रखने और स्टोर करने, वर्क बुक फॉर्म बनाने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के लिए, रूसी सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित) 04.16.2003 एन 225 का संघ, 10.10.2003 एन 69 से रूसी संघ के श्रम मंत्रालय का फरमान);

- टाइम शीट (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91, 99);

- व्यक्तिगत कार्ड (16 अप्रैल, 2003 एन 225 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उनके साथ नियोक्ताओं को प्रदान करने के लिए नियमों का खंड 12);

- आदेश: काम पर रखने के आदेश, कर्मचारियों को छुट्टियां देने पर, कर्मचारियों की बर्खास्तगी पर, तबादलों पर, व्यापार यात्राओं पर, कार्य पुस्तकों के रखरखाव, लेखा और भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर, आदि (अनुच्छेद 62, 68, 84.1, 193 और रूसी संघ के अन्य श्रम संहिता, कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए नियमों का खंड 45, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करना और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करना, 16 अप्रैल, 2003 एन 225 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा अनुमोदित) ;

- जारी किए गए आदेशों के लिए आधार: ज्ञापन, बयान, अधिनियम, समझौते आदि। (रूसी संघ के श्रम संहिता के कला। 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128, आदि);

- बयान, नोट्स-गणना और मजदूरी की गणना और भुगतान से संबंधित अन्य दस्तावेज, अवकाश वेतन, अप्रयुक्त छुट्टियों के लिए मुआवजा, बर्खास्तगी पर भुगतान;

- भुगतान पर्ची का स्वीकृत रूप;

- एक कानूनी इकाई के निरीक्षण का लॉग, एक व्यक्तिगत उद्यमी, राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) निकायों, नगरपालिका नियंत्रण निकायों (26 दिसंबर, 2008 के संघीय कानून के अनुच्छेद 16, एन 294-एफजेड "संरक्षण पर) द्वारा किया गया राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) और नगरपालिका नियंत्रण के कार्यान्वयन में कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों का। जर्नल का रूप 30 अप्रैल, 2009 एन 141 के रूसी संघ के आर्थिक विकास मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित है) .

कार्मिक दस्तावेज भी हैं जो कुछ परिस्थितियों में अनिवार्य हो जाते हैं। प्रबंधन के साथ यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि कंपनी के लिए किन वैकल्पिक दस्तावेजों को तैयार करने की आवश्यकता है। उसी समय, सामान्य निदेशक से पता करें कि वह आंतरिक श्रम विनियमों, अन्य स्थानीय विनियमों और रोजगार अनुबंधों के रूपों में कौन सी विशेष शर्तें देखना चाहता है। यदि प्रबंधक दस्तावेजों में कुछ प्रावधानों को शामिल करना चाहता है, तो हम जांच करते हैं कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं।

हम उपरोक्त सभी दस्तावेज तैयार करते हैं, उन्हें सीईओ के साथ समन्वयित करते हैं। हम निदेशक के साथ अंतिम विकल्पों को मंजूरी देते हैं।

चरण 4. हम सामान्य निदेशक बनाते हैं।

सबसे पहले, हम एक निर्देशक तैयार करते हैं। वह पहला कार्यकर्ता है! दस्तावेजों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि निदेशक किस तारीख से काम कर रहा है।

चरण 5. हम एक स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम तैयार करते हैं।

निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक स्टाफिंग टेबल और आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। हम उनकी रचना करते हैं। इन सभी दस्तावेजों को निदेशक के साथ समन्वित किया जाता है। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं, जांचें कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। निदेशक नामित दस्तावेजों के तैयार किए गए संस्करणों को मंजूरी देता है।

कृपया ध्यान दें कि स्टाफिंग टेबल का एक एकीकृत रूप है, मनमाना नहीं। यदि स्टाफिंग टेबल के साथ कठिनाइयाँ हैं, तो इंटरनेट पर, स्टाफ़िंग टेबल भरने के नमूने देखें, स्टाफ़िंग टेबल को विकसित करने और स्वीकृत करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया, विषयगत सेमिनार और संबंधित स्टाफिंग परामर्श अनुभाग। आप विभिन्न स्थानीय विनियमों के नमूने, उन्हें अपनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया, परामर्श, सुझावों का मसौदा तैयार करने आदि के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

चरण 6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित करते हैं।

हम एक रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित कर रहे हैं जो कर्मचारियों के साथ संपन्न होगा। हम इसमें वे सभी शर्तें शामिल करते हैं जो कंपनी के लिए फायदेमंद और जरूरी हैं। इंटरनेट पर अच्छे रोजगार अनुबंध टेम्पलेट हैं और नियोक्ता के पक्ष में रोजगार संबंध को कैसे औपचारिक रूप दिया जाए।

चरण 7. हम अन्य दस्तावेज विकसित करते हैं।

हम अन्य दस्तावेज तैयार कर रहे हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने की आवश्यकता होगी: लेखांकन पुस्तकें, रजिस्टर, टाइमशीट, ऑर्डर फॉर्म, दायित्व पर एक समझौता, आदि। लेख "नमूना दस्तावेज" में आप इन दस्तावेजों के रूप ले सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो उन्हें प्रिंट करें, उनके भरने के नमूनों से खुद को परिचित करें।

चरण 8. कार्यपुस्तिकाएँ रखना।

हम प्रबंधन के साथ तय करते हैं कि वर्क बुक कौन रखेगा। चूंकि कर्मचारियों को अभी तक काम पर नहीं रखा गया है, इसलिए आपको पहले काम की किताबें रखनी होंगी। हम कार्यपुस्तिकाओं के रखरखाव, भंडारण, लेखांकन और जारी करने की जिम्मेदारी संभालने के लिए एक आदेश जारी करते हैं। इसके बाद, आप इन शक्तियों को एक स्वीकृत कार्मिक अधिकारी को आदेश द्वारा भी हस्तांतरित कर सकते हैं।

चरण 9. हम श्रमिकों के काम की व्यवस्था करते हैं।

आप यहाँ देख सकते हैं। इस स्तर पर, बहुत सारे दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है: रोजगार अनुबंध, रोजगार आदेश, व्यक्तिगत कार्ड, कार्य पुस्तकें, कार्य पुस्तकों के संचलन के लिए लेखांकन की एक पुस्तक, आदि। इन सभी दस्तावेजों के प्रपत्र और नमूने देखें, इंटरनेट पर उनके निष्पादन पर परामर्श।

फिर से, मदद करने के लिए - पद्धति संबंधी साहित्य और व्यावहारिक मार्गदर्शिकाएँ, जो अन्य बातों के अलावा, कार्मिक पोर्टल पर सार्वजनिक डोमेन में हैं। जब आप इस प्रक्रिया में महारत हासिल कर लेते हैं, तो रोजमर्रा के काम आपका इंतजार करते हैं: एक समय पत्रक और अवकाश कार्यक्रम बनाए रखना, छुट्टियों को संसाधित करना, व्यापार यात्राएं और बीमारी की छुट्टी, प्रोत्साहन, दंड, स्थानांतरण और बर्खास्तगी, और इसी तरह।

सामान्य परिभाषा कहती है कि कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक दस्तावेजों के पंजीकरण और रखरखाव की प्रक्रिया है। यह विषय व्यक्तिगत उद्यमियों और कानूनी संस्थाओं दोनों के लिए प्रासंगिक है। कागजी कार्रवाई में सख्त विधायी मानदंड हैं, और वर्णित नियमों को उद्यमों में सभी प्रबंधकों, कार्मिक विभागों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मदद से, कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रिया का अनुकूलन करना, प्रत्येक टीम के काम में सुधार करना और रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाना संभव होगा।

एचआर प्रबंधन क्या है

कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातें में कागजात तैयार करने, उन्हें भरने, कंपनी में काम करने वाले कर्मियों पर रिपोर्टिंग करने की पूरी प्रक्रिया शामिल है। प्रत्येक जारी कानूनी रूप से बाध्यकारी है, जिसमें वे भी शामिल हैं जो कर्मचारी के आवेदन के आधार पर बनते हैं। कार्मिक उत्पादन अक्सर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसके कार्य ऐसे कार्मिक कार्य हैं:

• पेरोल;
• छुट्टियों का पंजीकरण, बीमार छुट्टी;
• संदर्भ जारी करना।

लक्ष्य और उद्देश्य

इस मानव संसाधन विभाग के कार्य और उद्देश्य:

कानूनी विनियमन

कर्मियों पर काम कई नियामक कानूनों, आदेशों और क्षेत्रीय या राज्य स्तर पर नियमों के एक समूह द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियामक ढांचे में निर्दिष्ट आवश्यकताओं का पालन करने में विफलता एक उल्लंघन है। कर्मियों के उत्पादन के संचालन के लिए मुख्य नियम:

• कार्य पुस्तकों पर राज्य विनियमन (2003);
• 2009 से कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन के नियम;
• कर्मचारियों के संबंध में कागजी कार्रवाई बनाए रखने के लिए संघीय निर्देश;
• सामान्य आवश्यकताएं, जिन्हें मंत्रालयों के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

उद्यम का विधायी आधार

प्रत्येक उद्यम कई दस्तावेजों का उपयोग करता है जो सभी कर्मियों के काम को नियंत्रित करता है। दस्तावेजों का संचलन और उनकी तैयारी ऊपर निर्धारित नियामक ढांचे के निर्देशों के अनुसार की जाती है। उद्यम के कानूनी ढांचे को उद्यम के आंतरिक आदेशों द्वारा विनियमित पांच प्रमुख श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• कंपनी चार्टर;
• कार्यसूची;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम;
• श्रम सुरक्षा (संघीय अभिलेखीय डिक्री द्वारा विनियमित);
• स्टाफ वर्क शेड्यूल (और स्टाफिंग पर दस्तावेज)।

संगठन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह

उद्यमों में कागजात के लिए एकीकृत लेखा प्रणाली को तीन मुख्य श्रेणियों में बांटा गया है, जिनमें आंतरिक नियम, स्टाफिंग और पारिश्रमिक पर नियम हैं। पहली श्रेणी में अवकाश अनुसूची के अनुसार कागजों का कारोबार, कार्य अनुसूची के बारे में दस्तावेजों को भरना शामिल है। दूसरा पैराग्राफ अधिक वैश्विक है और इसमें अनुबंधों और लेखा नीति के कागजात तैयार करने का प्रावधान है। पारिश्रमिक पर विनियमन वेतन, बोनस, बीमारी की छुट्टी, छुट्टी और बर्खास्तगी पर विच्छेद भुगतान के भुगतान के संबंध में सभी मुद्दों को नियंत्रित करता है।

टी-3 के रूप में स्टाफिंग

T-3 फॉर्म में स्टाफिंग टेबल एक प्रकार का पेपर है जो किसी उद्यम या कंपनी में कर्मियों की संपूर्ण संरचना का वर्णन करता है। कॉलम में कर्मचारी का पूरा नाम, स्थिति, वह इकाई जहां वह सूचीबद्ध है, पर डेटा होता है। विनियामक और विधायी मानदंडों के अनुसार, एक विशेषज्ञ का आधिकारिक वेतन वहां निर्धारित होता है। पंजीकरण प्रक्रिया में किसी भी बदलाव को लेखा विभाग द्वारा इस स्टाफिंग टेबल में T3 फॉर्म पर पंजीकृत किया जाना चाहिए। भरने के निर्देशों में हमेशा प्रत्येक कॉलम के लिए सिफारिशें होती हैं। कुल मिलाकर, दस्तावेज़ में 5 सूचना बिंदु शामिल हैं।

काम का शेड्यूल

कार्य अनुसूची एक दस्तावेज है जो किसी विशेषज्ञ की दैनिक दिनचर्या को मंजूरी देता है। वर्कफ़्लो प्रबंधक के शेड्यूल को नियंत्रित करता है। इसमें वर्तमान कानून के तहत निरीक्षण की आवश्यकता, लंच और ब्रेक के बारे में और रिपोर्टिंग के बारे में आइटम शामिल हैं। कुछ कंपनियों में, क्लर्क को हर हफ्ते या महीने में एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होती है (दस्तावेज़ की पुष्टि कर्मचारी के हस्ताक्षर और सत्यापन के बाद क्लर्क द्वारा की जानी चाहिए)। भविष्य की कार्य अवधि के लिए योजना, समय सारिणी का गठन किया जाता है। कर्मचारियों के काम के घंटे की रिकॉर्डिंग।

रोजगार का करार

एक रोजगार समझौता एक नागरिक कानून दस्तावेज है जो भविष्य के कर्मचारी और नियोक्ता के बीच तैयार किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए मानक रूपों की अपेक्षा नहीं की जाती है, और योग्यता (स्थिति) और कार्य की अवधि का संकेत देते हुए समझौते को मुक्त रूप में भरा जाता है। मनोवांछित फल भी वहीं लिखा होता है। कानूनी मानदंडों के अनुसार, इस प्रकार का दस्तावेज़ एक अनुबंध दस्तावेज़ के समान है, क्योंकि यह कार्य के अंतिम परिणाम को निर्धारित करता है, न कि इसकी संरचना को। कर्मचारियों को बर्खास्त करने के लिए, आपको केवल अनुबंध की समाप्ति से पहले अंतिम रूप देना होगा।

कार्मिक आदेश

पदों पर कर्मचारियों की बहाली, कर्मियों के आदेशों के अनुसार विशेषज्ञों की भर्ती की जाती है। इस प्रकार का दस्तावेज़ कर्मियों की नियुक्ति और विभागों में विशेषज्ञों के अन्य आंदोलनों को निर्धारित करता है। कार्मिक विभाग और प्रबंधन टीम के कर्मचारी निर्देशों और आदेशों के विकास में भाग लेते हैं। कंपनी के प्रबंधक/प्रशासक स्थानीय निर्णय लेते हैं। आदेशों का एक ही रूप है, यह नियामक ढांचे द्वारा स्थापित किया गया है। कागज के शेल्फ जीवन के अनुसार, उन्हें लेखा विभाग या कार्मिक विभाग में पांच साल या उससे अधिक समय तक (आदेश के प्रकार के आधार पर) रखा जाना चाहिए।

कार्य विवरणियां

नौकरी का विवरण एक दस्तावेज है जो पार्टियों (कर्मचारी और नियोक्ता) की जिम्मेदारी निर्धारित करता है, और इसमें किसी विशेष विशेषज्ञ के निर्देशों और कर्तव्यों के बारे में डेटा भी शामिल होता है। उनकी पुष्टि संगठन की मुहर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर से होती है। इस दस्तावेज़ के लिए तीन प्रतियाँ आवश्यक हैं। एक कार्मिक विभाग में रहता है, दूसरा स्वयं कलाकार के पास और तीसरा किसी विशेष विभाग के प्रबंधक या प्रशासक के पास। इस आदेश का उद्देश्य उद्यम में कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रियाओं का अनुकूलन करना है।

कार्मिक विभाग में कार्यालय के काम को कैसे व्यवस्थित करें

उचित मानव संसाधन प्रबंधन का तात्पर्य उच्च स्तर की जिम्मेदारी से है। मानव संसाधन कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हस्ताक्षर करने की तारीखें वास्तविक तारीखों के अनुरूप हों। आप आउटसोर्सिंग कंपनियों को वर्क बुक्स और अन्य कार्मिक दस्तावेजों के रखरखाव का काम सौंप सकते हैं। मानव संसाधन अधिकारियों की जिम्मेदारियां:

• एक कार्य अनुसूची तैयार करें, छुट्टियों से संबंधित लेखांकन दस्तावेज;
• श्रम सुरक्षा के लिए दस्तावेज तैयार करना (राज्य निकायों के लिए आवश्यक);
• आदेश तैयार करना और जारी करना;
• पेरोल की गणना करें और बोनस के भुगतान को नियंत्रित करें।

मानव संसाधन विभाग

पूर्णकालिक कार्मिक सेवा तब की जाती है जब सभी लेखांकन और सभी पंजीकरण केवल कार्मिक विभाग के पूर्णकालिक लोगों द्वारा किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई का यह तरीका 20-30 लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों और कंपनियों के लिए प्रासंगिक है। राज्य मानकों को सभी आदेशों और अन्य आवश्यकताओं के रूप में सख्त पालन की आवश्यकता होती है, अन्यथा कानूनी इकाई को जुर्माना मिल सकता है। सेवा क्षेत्र में, जहां एक कानूनी इकाई में अधिकतम 30 लोग होते हैं, आउटसोर्सिंग कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करना अधिक लाभदायक होता है।

कर्मियों के काम के लिए एक आउटसोर्सिंग कंपनी के विशेषज्ञों को शामिल करना

एक आउटसोर्स एचआर कंपनी को काम पर रखने से पैसे की बचत होगी और कुल कर्मचारियों की संख्या कम होगी। स्वतंत्र विशेषज्ञ ऑर्डर, शेड्यूल तैयार करने पर आवश्यक कार्य की पूरी मात्रा को पूरा करते हैं। वे एक विशेष पत्रिका भी रखते हैं और कंपनी में प्रत्येक विशेषज्ञ के कार्य को विनियमित करते हैं। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की आउटसोर्सिंग इस तथ्य से चिह्नित है कि एक कानूनी इकाई का अपना कार्मिक विभाग नहीं है, लेकिन यह कार्य एक अलग टीम को एक मध्यम शुल्क के लिए सौंपता है।

कार्मिक लेखांकन खरोंच से कदम दर कदम

कार्मिक विभाग के दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखने के लिए कार्यालय उपकरण और एक कार्यालय की आवश्यकता होती है। एक मजबूत तिजोरी होना जरूरी है। आदेश को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख को नियुक्त करना चाहिए। उसके बाद, आंतरिक क्रियाएं बनती हैं। कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपको एक अलग फ़ोल्डर बनाना होगा जहाँ उसकी कार्यपुस्तिका संग्रहीत की जाएगी। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को किसी विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान इस दस्तावेज़ के संरक्षण की आवश्यकता होती है। विभाग की पूरी गतिविधि के दौरान, सूचनाओं को पुस्तकों में दर्ज किया जाता है, आदेश तैयार किए जाते हैं।

मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यकताएँ

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन एक अपेक्षाकृत जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ सैद्धांतिक और व्यावहारिक कौशल की आवश्यकता होती है। इस पद के लिए नियामक ढांचे में उन शर्तों की एक सूची है जिसके तहत एक विशेषज्ञ इस पद को धारण कर सकता है। शैक्षिक संस्थान कार्मिक कार्यालय के काम के रूप में एक अलग प्रोफ़ाइल को अलग नहीं करते हैं। प्रबंधक और प्रशासक कार्मिक विभाग में गतिविधियों के लिए उपयुक्त हैं। इसलिए नियोक्ता लोगों को कानूनी शिक्षा, सूचना सुरक्षा या दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ नियुक्त करते हैं।

एक कार्मिक अधिकारी के अधिकार और दायित्व

ऐसे अधिकारियों का पहला दायित्व कानूनी ढांचे को जानना, स्थापित लेखा नियमों का पालन करना है। ऊपर लेख, संघीय कानून थे जिनका कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन करते समय पालन किया जाना चाहिए। कार्मिक अधिकारी को कर्मचारियों से जानकारी प्राप्त करने, व्यक्तिगत फ़ोल्डर देखने, लेखा पुस्तक (वेतन) देखने का अधिकार है। इस प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों की शक्तियों में कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए नियोक्ताओं के साथ काम करना, हस्ताक्षर करना शामिल है।

कार्मिक अभिलेखों का प्रबंध करना

आज, एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन लिखित और डिजिटल प्रारूप दोनों में किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण पर अधिकृत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्रलेखन के लिए, राज्य मानकों का उपयोग किया जाता है जो सभी टेम्पलेट्स और रूपों को एकीकृत करते हैं। GOST R 6.30-2003 और GOST R 7.0.8-2013 के मानदंडों को ध्यान में रखना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कागजात विशेष फोल्डर या धातु की तिजोरियों में रखे जाते हैं। कंपनी के दायरे और आकार के आधार पर, विशेषज्ञों को रिपोर्टिंग की आवृत्ति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं का पालन करने की आवश्यकता होती है।

कर्मियों की खोज और पंजीकरण

प्रारंभ में, कर्मचारियों को पंजीकृत करने से पहले, आपको विशेष कर्मियों को खोजने की जरूरत है जो सख्त मानदंडों को पूरा करेंगे (उन्हें काम की बारीकियों से संबंधित होना चाहिए)। ऐसा करने के लिए, समाचार पत्रों में, मीडिया में, वेबसाइटों पर विशेष ब्यूरो, एजेंसियों, नौकरी खोज साइटों, श्रम विनिमय या निजी विज्ञापनों का उपयोग करें। उसके बाद, अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, पंजीकरण किया जाता है, एक रोजगार अनुबंध या कार्य अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

भर्ती के चरण

किसी पद के लिए लोगों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया एक विशेष पत्रिका में नौकरी चाहने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने से शुरू होती है। रिपोर्ट कार्ड में अनुभव, सेवा की अवधि और पहले से धारित स्थिति के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है। अनुमोदन पर, किसी व्यक्ति को किसी विशेष पद पर नियुक्त करने के लिए एक आदेश तैयार किया जाता है। अंतिम चरण एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर का गठन है, एक कंपनी, विभाग में मामला तैयार करना। अनुबंध में पोस्ट में वेतन के बारे में कर्तव्यों के बारे में जानकारी है।

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन

कर्मियों के दस्तावेजों के प्रकारों में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड शामिल होता है। इसमें वैवाहिक स्थिति, पूरा नाम, एक तस्वीर चिपकाई गई है, जन्म तिथि निर्धारित है, के बारे में सभी जानकारी शामिल है। यह सब नियोक्ताओं द्वारा कंपनी के कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य के बारे में एक डेटा पैकेज बनाने के लिए किया जाता है। कानून के मुताबिक, इस डेटा को थर्ड पार्टी को ट्रांसफर नहीं किया जा सकता है। एक व्यक्तिगत फ़ाइल (कंपनी के कार्यालय के उपकरणों के स्तर के आधार पर) के संचालन के लिए फ़ोल्डर्स, अलमारियाँ या यहां तक ​​​​कि धातु की तिजोरियों का उपयोग किया जाता है।

एचआर जर्नल

पेपर प्रिंटेड उत्पाद रिपोर्टिंग को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ प्रवाह को सरल बनाने में मदद करते हैं। व्यावसायिक पत्रिकाओं के रूप में प्रलेखन में निम्न प्रकार शामिल हैं:

• दस्तावेजों के नियंत्रण के लिए, कागजात जो किसी कंपनी या उद्यम को वितरित किए जाते हैं;
• समय को नियंत्रित करने के लिए, व्यापारिक यात्राओं की अवधि;
• किसी भी नोट, बयानों को नियंत्रित करने के लिए;
• कार्य पुस्तकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड।

कार्य पुस्तकों का रखरखाव

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को कार्य पुस्तिका के रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। यदि उद्यम में व्यक्ति औपचारिक रूप से पंजीकृत है तो सभी रिकॉर्ड रखे जाते हैं। कर्मचारी को बर्खास्तगी पर कार्य पुस्तिका जारी की जाती है। यह दस्तावेज स्थिति, पुरस्कारों के संबंध में सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करता है। खरोंच से कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में प्रशिक्षण में कार्यपुस्तिकाओं के सही डिजाइन पर अनिवार्य आइटम शामिल हैं। मानव संसाधन कर्मचारियों के सदस्यों द्वारा किसी भी त्रुटि को ठीक किया जाता है। यदि वे पाए जाते हैं, तो विशेषज्ञों पर प्रशासनिक उल्लंघन का आरोप लगाया जा सकता है।

दस्तावेजों का आयोजन और भंडारण

दस्तावेजों के ऑडिट और भंडारण के लिए अलग विधायी मानदंड बनाए गए हैं। संग्रह पर संघीय कानून के अनुच्छेद 17 का उल्लेख करना महत्वपूर्ण है। यह निर्धारित अवधि के भीतर अभिलेखीय प्रलेखन की सुरक्षा का ध्यान रखने के लिए कंपनियों और उद्यमों के प्रबंधन की आवश्यकता को निर्धारित करता है। भंडारण अवधि कानून द्वारा निर्धारित है और राज्य मानकों का अनुपालन करती है। कागज प्रलेखन की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, धातु अग्निरोधक तिजोरियां और अलमारियाँ उपयोग की जाती हैं।

यदि आवश्यक हो, दस्तावेजों से डेटा रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति को स्थानांतरित कर दिया जाता है। कर्मचारियों के काम के प्रबंधन की प्रक्रिया को अनुकूलित करने में स्वचालन, कागजात के संचलन का डिजिटलीकरण प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। आज अधिकांश रिपोर्टिंग कागज पर नहीं की जाती है। यह एक, तीन, पांच या अधिक वर्षों के लिए संग्रह को संरक्षित करने के लिए उद्यमों के प्रमुखों, प्रबंधकों से दायित्व को नहीं हटाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कर्मियों के रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक कर्मियों के रिकॉर्ड का उपयोग करते समय, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून के आधार पर संग्रह तक पहुंच को कम करने के लिए दस्तावेजों की सुरक्षा शर्तों का पालन करना महत्वपूर्ण है। प्रलेखन के इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन के कई फायदे हैं:

1. दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच;
2. फ़ाइल पासवर्ड सुरक्षा;
3. कागजात बचाने के लिए तिजोरियां खरीदने की जरूरत नहीं है;
4. ऑफिस में जगह बचाना - हार्ड ड्राइव में 10,000 या अधिक दस्तावेज़ स्टोर किए जा सकते हैं;
5. समय की बचत - आप अपने कंप्यूटर पर हार्ड डिस्क आर्काइव में 1-2 मिनट में हस्ताक्षर कर सकते हैं, कोई भी दस्तावेज़ ढूंढ सकते हैं।

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स्वामित्व, गतिविधि और कर्मचारियों की संख्या की परवाह किए बिना किसी भी उद्यम में कार्मिक लेखांकन आवश्यक है। इसके सक्षम और योग्य आचरण के लिए, आपको श्रम कानून से अच्छी तरह वाकिफ होना चाहिए, कानून में बदलाव की निगरानी करनी चाहिए और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में कौशल होना चाहिए।

कर्मियों का लेखा क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?

प्रत्येक कंपनी की गतिविधि का एक अभिन्न अंग कार्मिक रिकॉर्ड है। यह संगठन के कर्मचारियों के आंदोलन के पंजीकरण, लेखांकन और निगरानी पर कानूनी रूप से विनियमित कार्य है।

मानव संसाधन गतिविधियों में शामिल हैं:

• कर्मचारियों का स्वागत;
• छंटनी;
• क्षैतिज (विभागों के बीच स्थानांतरण) और ऊर्ध्वाधर (उदाहरण के लिए, कैरियर विकास) आंदोलनों;
• कारोबारी दौरे;
• बीमारी के लिए अवकाश;
• समय पत्रक;
• छुट्टियां (किसी भी प्रकार की - वार्षिक, बिना वेतन के, गर्भावस्था के लिए, आदि);
• प्रत्येक कर्मचारी, आदि के लिए व्यक्तिगत कार्ड।

यह स्टाफिंग पर भी लागू होता है:

• सैन्य रिकॉर्ड बनाए रखना;
• श्रम संबंधों का विनियमन;
• विभिन्न आदेशों और निर्देशों का निर्माण और पंजीकरण (उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को काम पर रखने, प्रोत्साहित करने आदि पर);
• काम और अन्य पहलुओं का संगठन।

सभी दस्तावेज केवल आवश्यक मानदंडों और नियमों के अनुसार तैयार किए गए हैं। कुछ रूप एकीकृत हैं, अन्य उद्यम में ही स्थापित हैं।

कर्मियों के रिकॉर्ड का सक्षम संगठन कंपनी की कई समस्याओं और कार्यों को हल करता है। बेशक, हजारों बारीकियां हैं, लेकिन बुनियादी बिंदु हैं जो हर उद्यम पर लागू होते हैं।

कर्मियों के रिकॉर्ड के रखरखाव को कैसे व्यवस्थित करें और किसको सौंपें?

लेखांकन को व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। यह सब उद्यम की विशेषताओं और प्रबंधक की पसंद पर निर्भर करता है। सबसे आम विकल्प:

अगर कंपनी बहुत सारे लोगों को रोजगार देती है तो एक संपूर्ण मानव संसाधन विभाग बनाएं

और जब स्टाफ छोटा होता है, तो आप एक विशेषज्ञ को नियुक्त कर सकते हैं। इस पद्धति का लाभ यह है कि कार्य प्रबंधक द्वारा अपनी पसंद के अनुसार आयोजित किया जाता है और अपने स्वयं के सिद्धांतों के अनुसार विनियमित और नियंत्रित किया जाता है।

नुकसान भी हैं: काम पर रखे गए विशेषज्ञ की व्यावसायिकता की जांच करना मुश्किल है, इसलिए एक जोखिम है कि पूरी तरह से सक्षम कार्मिक अधिकारी को काम पर नहीं रखा जाएगा।

आपको प्रशिक्षण पर समय और पैसा खर्च करना होगा या किसी अन्य कर्मचारी की तलाश करनी होगी।

लेखांकन को व्यवस्थित करने के लिए इस विकल्प के फायदे यह हैं कि यदि किसी व्यक्ति की सिफारिश की गई थी, तो (शायद) वह वास्तव में काम करता है, अर्थात, मामले में उसका परीक्षण किया गया था। बेशक, ऐसे कार्मिक अधिकारी के साथ, आपको काम करने की परिस्थितियों पर बातचीत करने की ज़रूरत है ताकि वे दोनों पक्षों के अनुकूल हों।

एक एकाउंटेंट या एक अच्छे सचिव को कार्मिक सौंपें

पेशेवरों: यह समय और पैसा बचाता है। अर्थात्, एक कार्मिक अधिकारी का चयन करने की कोई आवश्यकता नहीं है, और रिकॉर्ड बनाए रखने की कोई लागत नहीं है।

नुकसान: इस पद्धति को चुनते समय मुख्य समस्या यह है कि कर्मचारी मुख्य के बाद अतिरिक्त काम करते हैं, जिससे त्रुटियां, गलतियां, अंतराल और आवश्यक दस्तावेजों की प्राथमिक कमी होती है। और, ज़ाहिर है, कार्मिक लेखांकन के विषय पर पेशेवर ज्ञान यहाँ महत्वपूर्ण है। और अगर एक ही सचिव उनके पास है, तो इस मामले में जटिलताओं का जोखिम कम से कम हो जाता है। और इसके विपरीत।

एक आउटसोर्सिंग संगठन को कर्मियों का लेखा-जोखा सौंपें

अच्छा: सभी कार्मिक गतिविधियाँ एक आउटसोर्सिंग कंपनी के कंधों पर आती हैं, जो एक समझौते के आधार पर ऐसी जिम्मेदारी लेती है। इस तथ्य के अलावा कि कर्मियों के मामलों में निरंतर, निरंतर सहायता प्रदान की जाती है, इस पद्धति को चुनने से लागत में काफी कमी आती है।

विपक्ष: आपको एक अच्छी तरह से स्थापित, गंभीर कंपनी चुनने की जरूरत है, और आपको बातचीत स्थापित करने की भी जरूरत है, विशेषज्ञों के साथ काम करने के लिए एक अवधारणा बनाएं जो कार्यालय के बाहर काम करेगी।
प्रबंधक को केवल कर्मियों के रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए सबसे सुविधाजनक और उपयुक्त तरीका चुनना होता है, प्रत्येक विधि के सभी पेशेवरों और विपक्षों का वजन करना।

एक कार्मिक कार्यकर्ता के कार्य कार्य

निर्देशों और श्रम समझौते के अनुसार कार्मिक अधिकारी पर निम्नलिखित कर्तव्य लगाए गए हैं:

यह कार्मिक कर्मचारी के कर्तव्यों की एक अधूरी सूची है, आवश्यकताएँ अनुमानित हैं। उनमें से अधिक सूचीबद्ध (या कम) हो सकते हैं, लेकिन कुल मिलाकर ये कौशल और क्षमताएं हैं जो एक कार्मिक विशेषज्ञ के पास होनी चाहिए।

कार्मिक लेखा: किन दस्तावेजों की आवश्यकता है?

आम तौर पर, प्रत्येक उद्यम के पास कर्मियों से संबंधित निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ होने चाहिए:

• प्रशासनिक (व्यक्तिगत और उत्पादन आदेश);
• श्रम गतिविधि की पुष्टि;
• सूचना और निपटान;
• आंतरिक पत्राचार;
• नियंत्रण और पंजीकरण के लॉग।

कुछ कर्मियों के दस्तावेज बिना असफल हुए उद्यम में होने चाहिए। इसमे शामिल है:
पीवीटीआर (आंतरिक श्रम नियम);

सभी दस्तावेज़ एक निश्चित संख्या में वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। विनियमित हैं:

• श्रम संहिता का लेख या खंड;
• राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प;
• संघीय कानून और अन्य नियम।

यदि कुछ (निर्देश, आदेश आदि) उपलब्ध नहीं है, तो इस तथ्य को ठीक करने की आवश्यकता होगी। सामान्य तौर पर, एक कार्मिक अधिकारी के काम का एक सिद्धांत समयबद्धता है। यह कार्यदिवसों को बहुत सुविधाजनक बनाता है और यहां तक ​​कि कुछ कृत्यों को कानूनी बल भी देता है। यह वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण है - वर्तमान व्यवसाय को चलाने के लिए नहीं। अन्यथा, वे स्नोबॉल की तरह बढ़ने लगते हैं।

कर्मियों के रिकॉर्ड का संगठन: कैसे आचरण करें, कहां से शुरू करें?

एक कार्मिक अधिकारी के रूप में एक नए स्थान पर बसने के बाद, पहले आपको अनिवार्य दस्तावेज को संशोधित करने की आवश्यकता है। यदि यह पता चला (और ऐसा होता है) कि सूची से कुछ महत्वपूर्ण कागजात गायब हैं, तो उन्हें पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता है। बेशक, एक दिन में ऐसा काम करना संभव नहीं होगा।

इसलिए, सबसे महत्वपूर्ण पदों को उजागर करना और उनसे शुरू करना आवश्यक है। डिजाइन में उपलब्धता और साक्षरता की जांच करें (और यदि आपको एक नया दस्तावेज़ सही करने या तैयार करने की आवश्यकता है): स्टाफिंग, अवकाश कार्यक्रम, रोजगार अनुबंध, आदेश, श्रम में रिकॉर्ड।

कर्मियों के लिए रोजगार अनुबंध, आदेश का रिकॉर्ड रखें। एक कार्यपुस्तिका पंजीकरण पुस्तक बनाएँ। व्यक्तिगत कार्ड (टी-2) को समझें। स्थानीय नियमों के साथ काम करें।
मुख्य बात यह है कि सभी मौजूदा दस्तावेजों को समय पर पूरा करना है। श्रम संहिता और कार्यालय के काम के नियमों के आधार पर कार्य। और कर्मियों पर कागजात नष्ट न करें। उनके भंडारण का समय संघीय अभिलेखागार ("सूची ..." दिनांक 06.10.2000) द्वारा अनुमोदित है।

श्रम संबंधों की पारदर्शिता के लिए सभी लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। कार्मिक प्रणाली संगठन के कर्मचारियों के लिए स्थिरता प्रदान करने वाले मानदंड और सिद्धांत स्थापित करती है, और प्रशासन कार्मिक प्रबंधन के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है।

लेखा स्वचालन - 1 सी: कार्यक्रम के साथ काम करने के लाभ

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखना, विशेष रूप से एक बड़ी कंपनी में, एक अविश्वसनीय रूप से जिम्मेदार और बहुत बड़ा काम है। लेकिन यहाँ गलतियाँ अस्वीकार्य हैं! लेकिन आज कार्मिक अधिकारियों की गतिविधियों को स्वचालित करने का एक तरीका है, जो विभाग के काम को बहुत आसान और सरल बना सकता है, गतिविधियों में सुधार कर सकता है, त्रुटियों के जोखिम को काफी कम कर सकता है।

1C प्रोग्राम की मदद से आप कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड रख सकते हैं। डेटाबेस कर्मचारियों पर आवश्यक जानकारी का विश्वसनीय भंडारण प्रदान करता है। जैसा कि यह जमा होता है, विभिन्न रिपोर्टों का निर्माण करना संभव हो जाता है जो कार्य का विश्लेषण करने और नई दिशाएँ विकसित करने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट इस तरह दिख सकती हैं:

• स्टाफ टर्नओवर दर;
• कार्मिक आँकड़े;
• श्रमिकों का आंदोलन, आदि।

कार्यक्रम कर्मियों के लेखांकन की लगभग सभी समस्याओं और कार्यों को हल करने में मदद करता है। उद्यम के प्रमुख, 1 सी के लिए धन्यवाद, इस विभाग में मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने, विश्लेषण करने और सही प्रबंधन निर्णय लेने का अवसर है। और स्वचालन आपको कई कंपनी सेवाओं (लेखा, कार्मिक, लेखा विभाग) की गतिविधियों को सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है, जो कार्य कुशलता में सुधार करता है, और वेतन के समय पर भुगतान के लिए सभी शर्तें भी बनाता है।

किस मनोवैज्ञानिक की आवश्यकता हो सकती है? यह लेख आपको परीक्षणों के सभी रहस्यों के बारे में बताएगा।

टैक्स ऑडिट करने के लिए, लेख पढ़ें: टैक्स ऑडिट विशेषज्ञ चुनने के सभी रहस्य।

निष्कर्ष

तो, संक्षेप में, हम निम्नलिखित नोट कर सकते हैं:

• कार्मिक लेखा किसी भी उद्यम के काम का एक अनिवार्य हिस्सा है।
• लेखांकन को व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। चुनाव नेता पर निर्भर है।
• एक कार्मिक कर्मचारी के कर्तव्य निर्देश और रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।
• कर्मियों के काम से संबंधित दस्तावेजों की एक सूची है जो हर कंपनी में मौजूद होनी चाहिए। और आपको इन विशेष दस्तावेजों की जांच करके कार्मिक विभाग में अपना करियर शुरू करना चाहिए।
• अगर यह स्वचालित है तो रिकॉर्ड रखना बहुत आसान है।

कार्मिक लेखांकन किसी भी उद्यम के सामान्य और कुशल संचालन के लिए मूल है। इसलिए, इसे सभी जिम्मेदारी के साथ संपर्क किया जाना चाहिए।

के साथ संपर्क में

एचआर रिकॉर्ड मैनेजमेंट फ्रॉम स्क्रैच: स्टेप-बाय-स्टेप गाइड 2019

शून्य से मानव संसाधन प्रबंधन:

एक नई खोली गई कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन स्थापित करने के लिए एक संक्षिप्त अनुमानित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

(यदि आप पहले से चल रहे किसी अभियान को साफ करना चाहते हैं, तो एक और चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका आपके लिए अधिक उपयुक्त है - कर्मियों के रिकॉर्ड की बहाली >>)

यदि आपको एक नई खोली गई कंपनी में डिलीवरी करने का निर्देश दिया गया था खरोंच से मानव संसाधन प्रबंधन, और आपके पास इस क्षेत्र में बहुत कम अनुभव है (हो सकता है कि आप एक नई कंपनी के निर्माता, नेता और अब तक एकमात्र कर्मचारी हों, एक नौसिखिए कार्मिक अधिकारी, या सामान्य तौर पर एक लेखाकार या कार्यालय प्रबंधक जो कर्मियों के साथ "त्रिशंकु" था, या एक नौसिखिए उद्यमी), तो हमारा गाइड निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा। इसे विशेष रूप से कार्मिक व्यवसाय में शुरुआती लोगों के लिए सरल और सुलभ बनाया गया है।

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तो, आपको कर्मियों को सौंपा गया है। हम कहाँ शुरू करें?

1. आइए आवश्यक कानूनों, विशेष साहित्य और कार्यक्रमों का स्टॉक करें।यह सब आपको अपने काम में चाहिए होगा।

• आवश्यकता है श्रम कानूनों का उल्लंघन हो सकता है बड़ा ठीक।इसलिए, श्रम कानूनों के ज्ञान और अनुपालन को जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए।
• विशेष साहित्य से, हम आपको मैनुअल (आप मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं) और प्रदान करते हुए प्रसन्न हैंहमारी सर्वश्रेष्ठ मानव संसाधन पुस्तकें। साइट के संदर्भ डेटाबेस के स्टोररूम भी उपयोगी होंगे।
• प्रबंधन के साथ एक कार्यक्रम प्राप्त करने के मुद्दे पर चर्चा करें जिसमें कर्मियों का रिकॉर्ड रखा जाए। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, और कई विशिष्ट बहुत ही सुविधाजनक हैं। कुछ किसी तरह 1C की कार्यक्षमता को बायपास करते हैं। लेकिन ज्यादातर कंपनियां 1C में परंपरा के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में बहुत सारे 1C सहायता विशेषज्ञ हैं, लेकिन आपको हर जगह अन्य कार्यक्रमों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञ नहीं मिलेंगे।

2. हम प्रबंधन से संगठन के संस्थापक दस्तावेजों की प्रतियां लेते हैं और उनका ध्यानपूर्वक अध्ययन करते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों को कंपनी के घटक दस्तावेजों का पालन करना होगा, और किसी भी तरह से उनका खंडन नहीं करना चाहिए। चार्टर में पढ़ें एक निदेशक को काम पर रखने की प्रक्रिया (आप नौकरी के लिए आवेदन करेंगे) और उसका वेतन निर्धारित करने की प्रक्रिया, वह अवधि जिसके लिए उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त किया जा सकता है - चार्टर में कुछ विशेषताओं का उल्लेख किया जा सकता है। कभी-कभी चार्टर प्रमुख अधिकारियों को काम पर रखने और उनके लिए पारिश्रमिक प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए, संस्थापकों की सामान्य बैठक की पूर्व स्वीकृति के साथ), और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी।

3. हम उन दस्तावेजों की सूची निर्धारित करते हैं जो कार्मिक कार्य के क्षेत्र में होने चाहिए और जिन्हें हम तैयार करेंगे।

यह स्पष्ट है कि आप किसी भी मामले में कानून द्वारा आवश्यक दस्तावेज तैयार करेंगे। प्रबंधन के साथ जांचें कि आप कंपनी के लिए कौन से वैकल्पिक दस्तावेज तैयार करेंगे। इसके अलावा, आप पहले से निदेशक के साथ स्पष्ट कर सकते हैं कि वह रोजगार अनुबंधों के रूप में आंतरिक श्रम नियमों, अन्य स्थानीय नियमों में कौन सी विशेष शर्तें देखना चाहता है।

यदि आपकी कंपनी एक सूक्ष्म उद्यम है, तो रूसी संघ के श्रम संहिता के 309.2 के अनुसार, आप कुछ दस्तावेज़ नहीं बना सकते हैं:

"नियोक्ता एक लघु व्यवसाय इकाई है, जिसे सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, स्थानीय नियमों को अपनाने से पूरी तरह या आंशिक रूप से इनकार करने का अधिकार है श्रम कानून के मानदंड (आंतरिक श्रम नियमों के नियम, पारिश्रमिक पर नियमन, बोनस पर नियमन, शिफ्ट शेड्यूल और अन्य)। उसी समय, श्रम संबंधों और उनसे सीधे संबंधित अन्य संबंधों को विनियमित करने के लिए, एक नियोक्ता - एक लघु व्यवसाय इकाई, जिसे एक सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, को कर्मचारियों की शर्तों के साथ श्रम अनुबंधों में शामिल करना चाहिए जो मुद्दों को विनियमित करते हैं। श्रम कानूनों और मानदंडों वाले श्रम कानून वाले अन्य नियामक कानूनी कृत्यों को स्थानीय नियमों द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए ..."

4. हम निर्देशक बनाते हैं

जांचें कि निदेशक (सामान्य निदेशक) ठीक से पंजीकृत है या नहीं। यदि नहीं, तो सबसे पहले हम एक निर्देशक तैयार करते हैं। वह पहला कार्यकर्ता है! दस्तावेजों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि निदेशक किस तारीख से काम कर रहा है। एक निदेशक की नौकरी के लिए आवेदन करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया एक बड़े संदर्भ डेटाबेस और "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में आवश्यक नमूना दस्तावेज, विषयगत परामर्श है।

5. हम एक स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम, अन्य स्थानीय नियम बनाते हैं (पैराग्राफ 3 से तालिका देखें)।

निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक स्टाफिंग टेबल और आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। हम उनकी रचना करते हैं। इन सभी दस्तावेजों को निदेशक के साथ समन्वित किया जाता है। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं, जांचें कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। इन दस्तावेजों के तैयार संस्करणों पर कानून द्वारा निर्धारित तरीके से सहमति व्यक्त की जाती है (यदि आवश्यक हो, कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए), तो कंपनी के प्रमुख उन्हें मंजूरी देते हैं। हमारी वेबसाइट पर ऐसे दस्तावेजों के कई उदाहरण स्वतंत्र रूप से उपलब्ध हैं। ऐसे कई और नमूने हैं और उन पर विषयगत टिप्पणियां हैं, उनके अनुमोदन के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं एक बड़े संदर्भ डेटाबेस और "एचआर पैकेज" में हैं। हमारी वेबसाइट पर मुफ्त में आप एक नया उपयोगी लेख पढ़ सकते हैं " स्टाफिंग: फॉर्म और सामग्री"। हम अनुशंसा करते हैं कि पत्रिका "प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" के ग्राहक लेख पढ़ें: " हम आंतरिक श्रम नियम तैयार करते हैं: कानूनी, विचारशील और नियोक्ता के लिए फायदेमंद"और स्थानीय नियमों के टेम्पलेट देखें।

6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित कर रहे हैं, जो कर्मचारियों के साथ संपन्न होगा।

जर्नल "प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" के ग्राहकों के लिए हम एक प्रशिक्षण मैनुअल की अनुशंसा करते हैं: "हम एक कर्मचारी को नियुक्त करते हैं: कर्मियों के मुद्दे". इससे आप सीखेंगे, अन्य बातों के अलावा, कौन सी शर्तें नियोक्ता के लिए रोजगार अनुबंध में शामिल करने के लिए अनुकूल हैं, और कौन सी शर्तें, इसके विपरीत, अवांछनीय और खतरनाक हैं।

7. हम अन्य दस्तावेज तैयार कर रहे हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने के लिए आवश्यकता होगी:

हम अकाउंटिंग बुक्स, रजिस्टर्स, टाइमशीट्स, ऑर्डर फॉर्म्स, लायबिलिटी एग्रीमेंट्स आदि तैयार करते हैं।

8. हम प्रबंधन के साथ तय करते हैं कि वर्क बुक कौन रखेगा .

यदि अभी तक कर्मचारियों की नियुक्ति नहीं हुई है तो संस्था प्रमुख (निदेशक) को पहले कार्यपुस्तिकाएं रखनी होंगी। इसके लिए आदेश जारी किया गया है। हमारी वेबसाइट पर कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की जिम्मेदारी लेने के लिए संगठन के प्रमुख के लिए एक नमूना आदेश है। ऐसा आदेश अनिवार्य है, यह रूसी संघ की सरकार की डिक्री की आवश्यकता है। ऐसा न करने पर नियोक्ता पर जुर्माना लगाया जा सकता है। इसके बाद, निदेशक इन शक्तियों को स्वीकृत कार्मिक अधिकारी को आदेश द्वारा भी हस्तांतरित कर सकता है। हमारी वेबसाइट पर कार्यपुस्तिकाओं के रखरखाव, भंडारण, लेखा और जारी करने के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति पर आदेश का एक रूप है >>

9. हम कर्मचारियों के काम की व्यवस्था करते हैं।

फिर कर्मचारी काम करना शुरू कर देंगे और कार्मिक कर्मचारी के लिए रोजमर्रा के काम का चरण शुरू हो जाएगा, आपको एक समय पत्रक रखने, छुट्टी का कार्यक्रम तैयार करने, छुट्टियों की व्यवस्था करने, प्रोत्साहन और दंड लागू करने, व्यापार यात्राएं, संयोजन, बर्खास्तगी और और भी बहुत कुछ ... हमारी साइट के संसाधन।