कार्यपुस्तिका की प्रति के लिए आवेदन पत्र कैसे लिखें। डुप्लीकेट कार्यपुस्तिका. फोटोकॉपी की आवश्यकता कब होती है?

कुछ मामलों में, किसी कर्मचारी को कार्यपुस्तिका की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है, जिसे जारी करने के लिए उसे एक आवेदन पत्र लिखना होगा। एक नमूना आवेदन, इसे लिखने और दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया - अभी इस सब पर बात करें।

नियोक्ता रोजगार अनुबंध की पूरी अवधि के लिए कार्यपुस्तिका (अर्थात मूल) को ही रखता है - अर्थात। जब तक कर्मचारी को बर्खास्त नहीं किया जाता। साथ ही, कानून सीधे तौर पर मूल को सौंपना संभव नहीं बनाता है, हालांकि, कुछ मामलों में ऐसी प्रक्रिया संभव है (संबंधित अनुभाग में अधिक विवरण)।

इसकी आवश्यकता तब होगी जब आपको अपनी कुल सेवा अवधि, पेशेवर अनुभव, किसी दिए गए कार्यस्थल पर रहने की अवधि को साबित करने की आवश्यकता होगी, और इस तथ्य की पुष्टि भी करनी होगी कि कर्मचारी वास्तव में आधिकारिक तौर पर कार्यरत है और अभी भी काम कर रहा है। यह आमतौर पर निम्नलिखित मामलों में आवश्यक है:

1. छोटी राशि (आमतौर पर 10 मिलियन रूबल) के लिए ऋण के लिए आवेदन करना।
2. अंशकालिक रोजगार।
3. दूतावास से संपर्क किया जा रहा है.
4. वृद्धावस्था पेंशन सहित अन्य लाभों का पंजीकरण।
5. दुर्लभ मामलों में, यदि आपको किसी खोए हुए दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता हो तो यह काम आ सकता है।

औपचारिक रूप से, जारी करने के लिए अपने आवेदन में, कर्मचारी को नियोक्ता को उस विशिष्ट कारण के बारे में सूचित करने की आवश्यकता नहीं होती है जिसने उसे कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्राप्त करने के लिए प्रेरित किया है। इसलिए, आपको अपने आप को केवल इन कारणों तक सीमित नहीं रखना चाहिए - वास्तव में, संभावित मामलों की सूची बहुत व्यापक हो सकती है।

इसे कैसे प्राप्त करें: चरण-दर-चरण निर्देश

सामान्य तौर पर, प्रक्रिया इस तरह दिखती है:

1. कर्मचारी कार्मिक विभाग या लेखा विभाग में जाता है (यदि लेखाकार कार्मिक अधिकारी के कर्तव्यों का पालन करता है) और एक आवेदन लिखता है, जिसका प्रपत्र और नमूना कंपनी के अन्य आंतरिक दस्तावेजों के बीच उपलब्ध है।
2. एक अधिकृत कर्मचारी (ज्यादातर मामलों में, एक कार्मिक अधिकारी) इस आवेदन को स्वीकार करता है और काम के लिए आवेदन की स्वीकृति को चिह्नित करता है।
3. फिर यह सीधे आवेदक को जारी किया जाता है। प्रतीक्षा अवधि 3 कार्य दिवस है. इसके अलावा, इस अवधि की गणना आवेदन स्वीकार किए जाने के दिन के बाद आने वाले कार्य दिवस से शुरू होती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने शुक्रवार को एक बयान लिखा है, तो समय सीमा सोमवार से शुरू होगी। और यदि सोमवार को छुट्टी होती है, तो समय सीमा मंगलवार से शुरू होगी।
4. नियत दिन पर, कर्मचारी एक प्रति प्राप्त करता है, जाँचता है कि यह प्रमाणित है (यदि आवश्यक हो) और स्वीकृति के तथ्य के बारे में मानव संसाधन अधिकारी पर हस्ताक्षर करता है। इसे न केवल एक लेखाकार या कार्मिक अधिकारी द्वारा जारी किया जा सकता है, बल्कि प्रशासन के एक प्रतिनिधि द्वारा भी जारी किया जा सकता है (साथ ही जारी करने के लिए एक आवेदन भी स्वीकार किया जा सकता है)।

टिप्पणी। अक्सर प्रक्रिया देरी से पूरी होती है। इसलिए, यदि हम अत्यावश्यक मामलों के बारे में बात कर रहे हैं, तो पंजीकरण के बारे में पहले से चिंता करना सही होगा और एक साथ कई प्रतियों का स्टॉक करना बेहतर होगा। एक साथ कई बैंकों से ऋण के लिए आवेदन करते समय यह विशेष रूप से उपयोगी होता है।

प्रमाणीकरण कैसे होता है?

कर्मचारी को तुरंत स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि वह वास्तव में क्या प्राप्त करना चाहता है - एक साधारण प्रति या प्रमाणित: इसके अनुसार, वह जारी करने के लिए आवेदन में अपना अनुरोध दर्शाता है। यदि हम किसी प्रमाणित दस्तावेज़ के बारे में बात कर रहे हैं, तो इसका मतलब है कि प्रमाणीकरण तब होता है जब प्रत्येक पृष्ठ पर एक ही समय में कई चिह्न होते हैं:

• एक अधिकृत कर्मचारी (आमतौर पर एक निदेशक) के हस्ताक्षर;
• उसका उपनाम और आद्याक्षर;
• उसकी स्थिति (पूरा नाम);
• वीज़ा "कॉपी सही है";
• नीली कंपनी की मुहर.

अंतिम पृष्ठ पर आपको यह नोट करना चाहिए कि वह कर्मचारी आज भी कंपनी के स्टाफ में है। सभी कॉपी किए गए पृष्ठों की सटीक संख्या भी इंगित की गई है। गणना कागज़ की शीटों पर नहीं, बल्कि कार्य के उन पन्नों पर की जाती है, जिन्हें कॉपी किया गया था।

टिप्पणी। कई संगठनों, विशेषकर बैंकों की उनके लिए बहुत सख्त आवश्यकताएं होती हैं। इसलिए, स्टांप बिल्कुल कॉपी किए गए फ़ील्ड पर लगाया जाना चाहिए (और कागज़ के खाली फ़ील्ड में नहीं)। और यदि यह शीर्षक पृष्ठ के बिना बनाया गया है, तो दस्तावेज़ भी अमान्य माना जाता है।

आमतौर पर, कॉपी में कई पेज होते हैं, इसलिए बेहतर होगा कि उन्हें स्टेपल किया जाए और क्रमांकित किया जाए। फ़र्मवेयर पर मोहर लगाना भी बेहतर है।

नमूना आवेदन 2017 - 2018

ऐसा मॉडल कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है। हालाँकि, व्यवहार में वे एक सरल रूप का पालन करते हैं, जिसका एक उदाहरण नीचे दिया गया है।

वैधता

सीमित समय के लिए वैध:

• यदि यह नियोक्ता द्वारा प्रमाणित है - जारी होने की तारीख से एक महीने से अधिक नहीं;
• यदि नोटरीकृत है - सैद्धांतिक रूप से अनिश्चित काल के लिए।

व्यवहार में, कई संगठन अपनी स्वयं की समाप्ति तिथियां निर्धारित कर सकते हैं, और उन्हें ऐसा करने का पूरा अधिकार है। यदि किसी बहुत बड़े ऋण (10 मिलियन रूबल या अधिक) के लिए आवेदन पर विचार किया जा रहा हो तो बैंकों द्वारा विशेष रूप से सख्त आवश्यकताएं लगाई जाती हैं। उदाहरण के लिए, अवधि को 2 सप्ताह तक कम किया जा सकता है। बेशक, यदि जारी करने के लिए आवेदन पहले जमा किया गया था, और फिर कर्मचारी को बर्खास्तगी के कारण उसके हाथ में एक कार्यपुस्तिका मिली, तो प्रति अब मान्य नहीं होगी।

प्रावधान की विशेषताएं

वर्तमान कानून के अनुसार, कर्मचारी को प्राप्त करने का पूरा अधिकार है, जबकि:

1. मात्रा सीमित नहीं है.
2. सेवा नि:शुल्क प्रदान की जाती है - अर्थात। नियोक्ता को कागज और कार्यालय उपकरण के उपयोग सहित कोई भी शुल्क लेने का अधिकार नहीं है, भले ही कर्मचारी को कई प्रतियों की आवश्यकता हो।
3. एक कर्मचारी व्यक्तिगत पृष्ठों की प्रतियों और संपूर्ण कार्य की प्रतियों दोनों का अनुरोध कर सकता है।
4. कर्मचारी को सभी पृष्ठों (या चुनिंदा) को निःशुल्क प्रमाणित करने का अधिकार है। यानी नियोक्ता अपने खर्च पर मोहर और हस्ताक्षर भी लगाता है.
5. नियोक्ता को इसे प्रदान करने से इंकार करने का भी अधिकार नहीं है। इसके अलावा, एक महीने, वर्ष आदि के भीतर जारी करने पर भी प्रतिबंध हैं। नहीं।

मूल की डिलिवरी

मूल असाधारण मामलों में और केवल लिखित रसीद के आधार पर जारी किया जाता है। एक नियम के रूप में, ऐसी आवश्यकता निम्नलिखित स्थितियों में उत्पन्न होती है:

• कुछ सामाजिक लाभों का पंजीकरण;
• वृद्धावस्था पेंशन का पंजीकरण (जब कोई कर्मचारी अपनी आधिकारिक कार्य गतिविधि जारी रखना चाहता है);
• कार्य प्रयोजनों के लिए कुछ देशों की यात्रा के लिए विदेशी पासपोर्ट, साथ ही वीज़ा प्राप्त करना;
• बड़ी राशि (कई मिलियन या दसियों लाख रूबल) के लिए बैंक ऋण के लिए आवेदन करते समय।

आवेदन लिखने की प्रक्रिया, साथ ही इस मामले में पुस्तक जारी करने की अवधि, लगभग समान है। कर्मचारी अपना अनुरोध इंगित करता है, और 3 कार्य दिवसों के भीतर, नियोक्ता के साथ समझौते से, दस्तावेज़ जारी किया जाता है। हालाँकि, कई महत्वपूर्ण अंतर हैं:

1. कर्मचारी को वह कारण बताना होगा जिसने उसे मूल दस्तावेज़ का अनुरोध करने के लिए प्रेरित किया।
2. यदि संभव हो, तो कर्मचारी दस्तावेजों की मूल या प्रतियां संलग्न करता है जो मूल जारी करने के उद्देश्य की आवश्यकता को साबित करता है।
3. कर्मचारी को पुस्तक वापस करने की अधिकतम अवधि बतानी होगी।
4. अंत में, कर्मचारी को एक लिखित रसीद तैयार करनी होगी, जो इस तथ्य को दर्शाती है कि दस्तावेज़ जारी किया गया था, साथ ही समय सीमा से पहले इसे वापस करने का दायित्व भी दर्शाया गया था। दस्तावेज़ 2 प्रतियों में तैयार किया गया है, और जब पुस्तक नियोक्ता को वापस की जाती है, तो दोनों रसीदें नष्ट हो जाती हैं।

इस प्रकार, जारी करने के लिए आवेदन के मामले में, यह कंपनी द्वारा अनुमोदित नमूने के अनुसार लिखा जाता है। यह जांचना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ पर सभी निशान हैं, खासकर उन मामलों में जब इसे बैंक में जमा करने की बात आती है।

2019 तक, कर्मचारी को उसकी बर्खास्तगी के दिन ही मूल कार्यपुस्तिका प्रदान की जाती थी। अन्य मामलों में, कर्मचारी केवल नियोक्ता द्वारा प्रमाणित इस दस्तावेज़ से उद्धरण प्राप्त कर सकता है।

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आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

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वर्तमान में, रूसी संघ के श्रम संहिता में परिवर्तन किए गए हैं, जो कर्मचारी के लिखित आवेदन पर असाधारण मामलों में मूल प्रदान करने की संभावना प्रदान करते हैं।

कानून क्या कहता है?

कार्यपुस्तिका और अन्य कर्मचारी दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा विनियमित होती है।

कला में। इस संहिताबद्ध अधिनियम का 62 निर्धारित करता है कि कर्मचारी अपने प्रावधान के लिए एक आवेदन के साथ अपने नियोक्ता से संपर्क कर सकते हैं। एक कर्मचारी अपने लक्ष्यों के आधार पर कार्यपुस्तिका सहित किसी दस्तावेज़ की मूल या प्रति प्राप्त कर सकता है।

कला में। रूसी संघ के श्रम संहिता के 62 में 3 कार्य दिवसों के भीतर मूल वापस करने के लिए कर्मचारी के दायित्व को भी परिभाषित किया गया है।

दस्तावेजों की प्रतियों को उचित रूप से प्रमाणित करना नियोक्ता की जिम्मेदारी है।

किसी कर्मचारी को कार्यपुस्तिका जारी करने से मना नहीं किया जा सकता, क्योंकि यह रूसी संघ के श्रम संहिता के प्रावधानों के विपरीत होगा।

इसके अलावा, उनकी प्रतियों सहित सभी दस्तावेज़ कर्मचारियों को निःशुल्क हस्तांतरित किए जाते हैं।

ऐसे दस्तावेज़ की आवश्यकता किन मामलों में होती है?

कर्मचारी को पेंशन के लिए आवेदन करने के लिए मूल कार्य रिकॉर्ड बुक आवश्यक है।

रूसी संघ के श्रम संहिता में, विधायक ने इसके उपयोग की सीमित अवधि का प्रावधान किया है। कार्यपुस्तिका का उपयोग करने के लिए कर्मचारी के पास 3 कार्य दिवस हैं। फिर इसे नियोक्ता को वापस करना होगा। इस अवधि को बढ़ाने का आधार स्थापित नहीं किया गया है।

ज्यादातर मामलों में, कर्मचारी को मूल की नहीं, बल्कि कार्यपुस्तिका के उद्धरण की आवश्यकता होती है। इसे प्राप्त करने के लिए आपको एक आवेदन भी भरना होगा।

उद्धरण को कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार प्रमाणित किया जाना चाहिए।

निम्नलिखित मामलों में इसकी आवश्यकता हो सकती है:

• ऋण प्रसंस्करण;
• विदेशी पासपोर्ट का पंजीकरण;
• पत्राचार पाठ्यक्रमों में प्रवेश;
• सब्सिडी प्राप्त करना।

हाथ में रसीद

मूल कार्यपुस्तिका दो मामलों में जारी की जाती है:

• कर्मचारी के अनुरोध पर पेंशन फंड में जमा करने के लिए दस्तावेज़ का स्थानांतरण।

पुस्तक की प्राप्ति के तथ्य को एक विशेष पत्रिका में सत्यापित किया जा सकता है।

नियोक्ता के लिए इसे बनाए रखने की कोई बाध्यता नहीं है, लेकिन यदि कोई है, तो कई विवादों का समाधान किया जा सकता है।

लॉग में निम्नलिखित जानकारी प्रतिबिंबित होनी चाहिए:

• कर्मचारी का पूरा नाम और पद (आप उसका कार्मिक नंबर बता सकते हैं);
• कार्यपुस्तिका जारी करने की तिथि और समय;
• कर्मचारी के हस्ताक्षर।

यह याद रखना चाहिए कि कर्मचारी कार्यपुस्तिका प्राप्ति की तारीख से 3 कार्य दिवसों के बाद वापस करने के लिए बाध्य है।

जर्नल के बजाय, आप दस्तावेज़ की प्राप्ति का संकेत देने वाले कर्मचारियों से रसीद ले सकते हैं।

नुकसान

यदि आपकी कार्यपुस्तिका खो गई है, तो उसे पुनः प्राप्त करना होगा।

यदि कोई कर्मचारी उस समय कोई दस्तावेज़ खो देता है जब वह उसे नियोक्ता द्वारा जारी किया गया था, तो इस कार्रवाई की ज़िम्मेदारी कर्मचारी की होती है।

ऐसे कर्मचारी को कार्यपुस्तिका की बहाली के लिए एक आवेदन पत्र लिखना होगा और इसे नियोक्ता को जमा करना होगा। उत्तरार्द्ध 15 दिनों के भीतर एक डुप्लिकेट तैयार करता है।

इस तथ्य के कारण कि नुकसान की जिम्मेदारी स्वयं कर्मचारी की है, नियोक्ता सभी प्रविष्टियाँ करने के लिए उपाय करने के लिए बाध्य नहीं है। वह केवल अपनी छाप छोड़ता है।

गुम हुई जानकारी कर्मचारी द्वारा स्वयं बहाल की जाएगी।

कार्यपुस्तिका के लिए आवेदन कैसे करें?

कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए आवेदन निःशुल्क रूप में भरा जाता है। विधायी स्तर पर एक भी फॉर्म को मंजूरी नहीं दी गयी है.

नियोक्ता स्वयं एक मानक फॉर्म विकसित कर सकता है जिसका उपयोग उसकी कंपनी में किया जाएगा।

आवेदन में निम्नलिखित जानकारी प्रदर्शित होनी चाहिए:

• कर्मचारी के बारे में जानकारी (नाम और स्थिति);
• पुस्तक जारी करने का उद्देश्य;
• हस्ताक्षर और तारीख.

सामान्य नियम

आवेदन लिखित रूप में किया जाना चाहिए।

कर्मचारी अपना अनुरोध संगठन के प्रमुख को संबोधित करता है। पाठ में स्वयं कार्यपुस्तिका जारी करने का कारण प्रतिबिंबित होना चाहिए, उदाहरण के लिए, "वृद्धावस्था पेंशन के पंजीकरण के लिए पेंशन फंड में जमा करना।"

कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए आवेदन पर आवेदक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, एक प्रतिलेख बनाया जाना चाहिए और वर्तमान तिथि दर्ज की जानी चाहिए।

इसे एक सक्षम कर्मचारी माना जाता है जो कार्य रिकॉर्ड की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार है।

दस्तावेज़ कर्मचारी को एक विशेष पत्रिका में हस्ताक्षर के विरुद्ध जारी किया जाता है, या उससे रसीद ली जाती है।

छोटी अवधि के लिए कार्यपुस्तिकाएँ जारी करने के सामान्य नियमों को उद्यम के भीतर स्थानीय नियमों द्वारा अनुमोदित किया जा सकता है।

पेंशन निधि के लिए रसीद

पेंशन फंड में जमा करने के लिए मूल कार्यपुस्तिका प्राप्त की जानी चाहिए।

यदि कर्मचारी सेवानिवृत्ति की आयु तक पहुंचने के बाद भी काम करना जारी रखता है तो यह आवश्यक है।

पेंशन फंड अन्य दस्तावेज़ों के साथ केवल कार्य रिकॉर्ड बुक की मूल प्रतियाँ प्रदान करता है।

तो, कार्यपुस्तिका के लिए आवेदन कैसे लिखें? यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि क्या किसी विशेष कंपनी में मानक प्रपत्र विकसित किया गया है।

एक नमूना इस तरह दिख सकता है:

खोए हुए को बदलने के लिए एक नया (डुप्लिकेट) जारी करना

कर्मचारी या नियोक्ता की गलती के कारण कार्य रिकॉर्ड बुक का नुकसान हो सकता है। सूचना पुनर्प्राप्ति का क्रम इस पर निर्भर करेगा.

यदि पुस्तक कर्मचारी द्वारा स्वयं खो गई है, तो उसे आवश्यक डेटा दर्ज करने के लिए सभी नियोक्ताओं से संपर्क करना होगा। जब उस कंपनी द्वारा पुस्तक खो जाती है जहां कर्मचारी वर्तमान में काम करता है, तो यह सभी जानकारी को पुनर्स्थापित करने का काम करता है।

यदि दस्तावेज़ कर्मचारी द्वारा खो गया है, तो वह इसे बनाने के अनुरोध के साथ एक आवेदन जमा करने के लिए बाध्य है।

नियोक्ता इस अपील पर विचार करता है और 15 दिनों के भीतर उसे एक नई कार्यपुस्तिका खोलनी होगी और उसमें संबंधित कर्मचारी की कार्य गतिविधियों के बारे में एक प्रविष्टि करनी होगी।

एक नमूना आवेदन इस तरह दिखता है:

बारीकियों

आइए विभिन्न श्रेणियों के श्रमिकों के लिए कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए आवेदन भरने की विशेषताओं पर विचार करें।

एक विदेशी नागरिक के लिए

विधायक ने विदेशी नागरिकों के लिए कार्य रिकॉर्ड जारी करने के लिए कोई विशिष्ट नियम प्रदान नहीं किया है।

वे सामान्य तरीके से आवेदन भरते हैं। विदेशी नागरिक मूल कार्य रिकॉर्ड बुक या उसका उद्धरण निःशुल्क प्राप्त कर सकते हैं।

मृत कर्मचारी के रिश्तेदारों के लिए

मृत कर्मचारी के रिश्तेदारों को उनके आवेदन पर कार्य रिकॉर्ड बुक प्रदान की जा सकती है।

आवेदक द्वारा कर्मचारी के साथ पारिवारिक संबंधों की उपस्थिति की पुष्टि करने के बाद दस्तावेज़ स्थानांतरित किया जाता है।

निम्नलिखित कृत्यों को इसके साक्ष्य के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है:

• जन्म प्रमाणपत्र;
• शादी का प्रमाणपत्र;
• पासपोर्ट;
• गोद लेने का प्रमाण पत्र.

आवेदन पत्र कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है. प्रपत्र को किसी विशिष्ट उद्यम में विकसित किया जा सकता है।

कार्यपुस्तिका जारी करने का तथ्य प्राप्तकर्ता द्वारा प्रमाणित किया जाता है:

किसी अधिकृत व्यक्ति को जारी करना

रूसी संघ के श्रम संहिता में "पावर ऑफ अटॉर्नी" की कोई अवधारणा नहीं है। इस संहिताबद्ध अधिनियम में किसी प्रतिनिधि को दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया भी तय नहीं है।

अक्सर (उदाहरण के लिए, बंधक ऋण के लिए आवेदन करते समय), कर्मचारियों को नियोक्ता द्वारा प्रमाणित अपने कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति की आवश्यकता होती है, जिसके सही निष्पादन का एक नमूना हमारे लेख में चर्चा की जाएगी। सब्सिडी, अंतरराष्ट्रीय पासपोर्ट और अन्य मामलों में आवेदन करते समय एक प्रमाणित प्रति की भी आवश्यकता होती है। गलत तरीके से प्रमाणित दस्तावेज़ समय और तंत्रिकाओं की बर्बादी का कारण बन सकता है, इसलिए श्रम दस्तावेजों के प्रमाणीकरण के लिए नियम हैं और संगठन के केवल सीमित संख्या में कर्मचारी ही दस्तावेज़ को प्रमाणित कर सकते हैं।

स्थिति का संकेत देने वाले रोजगार की तारीखों के बारे में, विशेष पुरस्कारों और प्रोत्साहनों के बारे में, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण के बारे में, साथ ही बर्खास्तगी की तारीख और कारण के बारे में। कानून के अनुसार, इस दस्तावेज़ की मूल प्रति नियोक्ता द्वारा कर्मचारी के रोजगार की पूरी अवधि के दौरान रखी जानी चाहिए। इसीलिए, यदि रोजगार या कार्य अनुभव के बारे में जानकारी प्रदान करना आवश्यक है, तो कर्मचारी केवल एक प्रति प्राप्त कर सकता है। हालाँकि, केवल दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाना पर्याप्त नहीं होगा; इसे प्रमाणित किया जाना चाहिए। अन्यथा इसका कोई कानूनी बल नहीं है.

कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्रमाणित करने के नियम उद्यम के कार्मिक विभाग में कार्य के वर्तमान स्थान पर इस प्रक्रिया के कार्यान्वयन के लिए प्रदान करते हैं। यह विभाग के प्रमुख या किसी अन्य मानव संसाधन विशेषज्ञ द्वारा भी किया जा सकता है। कुछ संगठनों में जिनके पास मानव संसाधन विभाग नहीं है, यह जिम्मेदारी अकाउंटेंट को सौंपी जाती है। संगठन का मुखिया भी श्रमिक रिकॉर्ड का आश्वासन दे सकता है।

कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति को ठीक से कैसे प्रमाणित करें

आइए देखें कि कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति और एक नमूना फॉर्म को सही ढंग से कैसे प्रमाणित किया जाए। पहला कदम से शुरू करके सभी पृष्ठों की प्रतिलिपि बनाना है। उन शीटों से प्रतिलिपियाँ नहीं बनाई जातीं जहाँ कोई प्रविष्टियाँ नहीं हैं। यह भी आवश्यक है कि डुप्लीकेट शीट पठनीय पाठ्य के साथ उचित गुणवत्ता की हों। पैमाना मूल दस्तावेज़ के आकार के अनुरूप होना चाहिए।

अगला चरण प्रमाणीकरण का ही होगा। नियमों के अनुसार, किसी कार्यपुस्तिका के प्रमाणीकरण में निम्नलिखित प्रविष्टियों को अंतिम शीट पर रखना शामिल है:

• प्रतिलिपि सही है;
• आज भी काम जारी है;
• अधिकृत कर्मचारी की स्थिति;
• अधिकृत कर्मचारी के हस्ताक्षर;
• पूरा नाम;
• प्रमाणीकरण की तिथि.

इसके अतिरिक्त सभी शीटों पर संगठन की मुहर लगाना आवश्यक है। सही ढंग से लगाई गई मुहर में कॉपी किए गए पाठ का हिस्सा और प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर एक साथ होने चाहिए। अन्यथा, यदि रिकॉर्ड को कैप्चर किए बिना शीट पर "खाली" जगह पर मुहर लगा दी जाती है, तो दस्तावेज़ को अमान्य माना जा सकता है।

सभी शीटों पर यह अंकित करना भी आवश्यक है:

• प्रतिलिपि सही है;
• प्रमाणित करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर;
• हस्ताक्षर डिक्रिप्शन;
• प्रमाणन अधिकारी का पद;
• प्रमाणीकरण की तिथि.

आइए विचार करें कि कार्यपुस्तिका की एक प्रति को कैसे प्रमाणित किया जाता है ताकि सभी शीटों पर प्रविष्टियाँ न की जा सकें। ऐसा करने के लिए, आपको सभी शीटों को कॉपी करना होगा, फिर उन सभी को एक साथ सिलना होगा और उन्हें नंबर देना होगा। धागे को आखिरी शीट पर खींचा जाता है और एक छोटे कागज़ के रूप का उपयोग करके चिपका दिया जाता है। इस फॉर्म में सिले गए शीटों की संख्या, प्रमाणित करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की प्रतिलेख शामिल है। एक मुहर लगाना भी आवश्यक है; इसमें हस्ताक्षर के साथ फॉर्म का हिस्सा (स्वयं हस्ताक्षर) और दस्तावेज़ की अंतिम शीट जिसमें फॉर्म संलग्न है, को एक साथ कैप्चर करना होगा।

इस मामले में, मूल को या तो कॉपी किया जा सकता है या कंप्यूटर पर टाइप किया जा सकता है और मुद्रित किया जा सकता है। यह विकल्प भी स्वीकार्य है, खासकर जब मूल में अस्पष्ट लिखावट में की गई प्रविष्टियाँ हों। एक अपठनीय डुप्लिकेट, भले ही वह सही ढंग से तैयार किया गया हो, अनुरोध के स्थान पर स्वीकार नहीं किया जा सकता है। इसलिए, श्रम तीव्रता के बावजूद, कंप्यूटर पर टाइप किया गया और सही ढंग से प्रमाणित दस्तावेज़ ऐसी स्थिति से बाहर निकलने का एक तरीका हो सकता है।

कार्यपुस्तिका की प्रति जारी करने हेतु आवेदन

कई संगठनों (विशेषकर छोटे उद्यमों) में, एक प्रति प्राप्त करने के लिए, कार्मिक सेवा या प्रबंधक से मौखिक रूप से संपर्क करना पर्याप्त है। बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाले बड़े उद्यमों के लिए, कार्यपुस्तिका की एक प्रति जारी करने के लिए कंपनी के निदेशक या कार्मिक विभाग के प्रमुख को संबोधित एक आवेदन पत्र तैयार करना आवश्यक है। एक नमूना आवेदन पत्र एक मानव संसाधन विशेषज्ञ द्वारा प्रदान किया जा सकता है।

आवेदन के पाठ में प्रत्यर्पण के अनुरोध का उल्लेख अवश्य होना चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारी को इस दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है इसका कारण भी बताया गया है। कर्मचारी द्वारा आवेदन जमा करने के बाद, एक आदेश तैयार किया जाता है। आदेश का विषय कर्मचारी को उसकी प्रमाणित कार्यपुस्तिका का प्रमाणीकरण और जारी करना है।

आवश्यक दस्तावेज़ जारी करने की जिम्मेदारी मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी या लेखाकार की होती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62 के अनुसार, यदि कोई लिखित आवेदन है, तो नियोक्ता की जिम्मेदारियों में कार्य गतिविधियों से संबंधित दस्तावेजों की आवश्यक प्रतियां अनुरोध जमा करने की तारीख से तीन दिनों के भीतर नि:शुल्क जारी करना शामिल है। .

किसी उद्धरण की प्रति को कैसे प्रमाणित करें

कुछ मामलों में, कार्य रिकॉर्ड बुक से उद्धरण प्रदान करना आवश्यक है। जब आपको केवल व्यक्तिगत रिकॉर्ड या अवधियों से संबंधित डेटा प्रदान करने की आवश्यकता हो। इस मामले में, आपको व्यक्तिगत डेटा के साथ पहले कवर पेज और उन शीटों को कॉपी करना होगा जहां आवश्यक रिकॉर्ड स्थित हैं।

उद्धरण को पूर्ण प्रति की तरह ही प्रमाणित किया जाता है: एक मोहर, जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख, स्थिति और प्रमाणीकरण की तारीख चिपका दी जाती है।

उद्धरण प्राप्त करने के लिए, आपको उद्यम के प्रमुख या मानव संसाधन विभाग के प्रमुख को संबोधित मौखिक अपील या लिखित बयान के साथ मानव संसाधन विभाग या किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति (लेखाकार, संगठन के प्रमुख) से संपर्क करना होगा।

कार्यपुस्तिका की एक प्रति कितने समय तक वैध होती है?

उद्यम में प्रमाणित एक प्रति एक कैलेंडर माह के लिए वैध मानी जाती है। इस घटना में कि इस महीने के दौरान मूल में कोई प्रविष्टि की गई है, इसे अमान्य माना जाता है।

इसके अलावा, यदि फॉर्म नोटरीकृत है, तो यह मूल दस्तावेज़ में नई प्रविष्टियाँ होने तक वैध रहता है।

यह महत्वपूर्ण है कि सभी पृष्ठों पर मूल मुहरें और हस्ताक्षर होने चाहिए। वे। कॉपी की गई मुहर या हस्ताक्षर स्वचालित रूप से दस्तावेज़ को अमान्य कर देता है।

कभी-कभी ऐसा होता है कि किसी ऐसे व्यक्ति को डुप्लिकेट की आवश्यकता होती है जो किसी निश्चित अवधि में कहीं भी काम नहीं कर रहा है, विशेष रूप से, यह पेंशनभोगियों पर लागू होता है। इस मामले में, पुस्तक को प्रमाणित करने के लिए, आप मूल की सभी शीटों की एक प्रति बना सकते हैं और अपने कार्यस्थल पर कार्मिक सेवा से संपर्क कर सकते हैं। मानव संसाधन विशेषज्ञ (या एक लेखाकार या प्रबंधक) कानून के अनुसार प्रमाणन प्रक्रिया को पूरा करने में सक्षम होंगे।

आपके पास नोटरी द्वारा प्रमाणित प्रति भी हो सकती है। यदि आपके पास मूल है, तो आप इसकी प्रतिलिपि बना सकते हैं और प्रमाणीकरण के लिए नोटरी से संपर्क कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको पासपोर्ट जैसे पहचान दस्तावेज़ की आवश्यकता होगी। यह प्रक्रिया किसी तीसरे पक्ष द्वारा प्रॉक्सी द्वारा भी की जा सकती है।

न केवल जिम्मेदार व्यक्तियों को, बल्कि जिस कर्मचारी को इसकी आवश्यकता है, उसे भी पता होना चाहिए कि कार्यपुस्तिका की एक प्रति ठीक से कैसे बनाई जाए। इससे समय की बर्बादी नहीं होगी, फिर आपको दोबारा कॉपी बनाकर प्रमाणित करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।

लगभग किसी भी दस्तावेज़ को जारी करना नियमों के अनुसार, निर्धारित नियमों के अनुसार सख्ती से किया जाता है कायदा कानून.

कार्य रिकॉर्ड बुक को लिखना आधुनिक समाज में सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है, क्योंकि यह नियोक्ताओं और कर्मचारियों दोनों से संबंधित है।

कार्य अनुभव पुस्तिका कार्य करती है कर्मचारी का "पासपोर्ट"नौकरी के लिए आवेदन करते समय, अपनी सेवा अवधि और अनुभव को कानूनी रूप से प्रमाणित करना।

सामान्य जानकारी

• कब छँटनीरूसी संघ के श्रम संहिता के लेख के अनुसार कर्मचारी;
• कब छँटनीकर्मचारी अपने अनुरोध पर (कैसे?);
• तक पहुंच के मामले में पेंशन;
• वी असाधारणऐसे मामले जिनका पहले उल्लेख नहीं किया गया है.

श्रम संहिता के अनुसार, जिस दिन दस्तावेज़ जारी किया जाता है, उस दिन सभी वेतन गणना की जाती है, और लेखांकन में पुस्तक जारी की जाती है। कुछ मामलों में, आपको पहले तैयार करना होगा आवेदन हेतुकार्यपुस्तिका.

पेंशन आवंटित करना

दस्तावेज़ तैयार करना कब आवश्यक है?

यदि कर्मचारी को इसकी आवश्यकता होती है तो पुस्तक आवेदन पर जारी की जाती है पेंशन आवंटित करने के लिए.

अपनाए गए कानून के अनुसार, 1 जनवरी 2015 से, नियोक्ता को किसी कर्मचारी को पुस्तक जारी करने से इनकार करने का अधिकार नहीं है।

पेंशन फंड और ओवीआरआई दस्तावेज़ों की प्रतियां स्वीकार न करें. इन संस्थानों को केवल मूल प्रतियाँ ही प्रदान की जाती हैं। यह प्रक्रिया कला के अनुसार पहले से तैयार किए गए आवेदन के आधार पर की जाती है। 62 रूसी संघ का श्रम संहिता।

रूसी संघ का श्रम संहिता। अनुच्छेद 62. कार्य-संबंधित दस्तावेज़ और उनकी प्रतियां जारी करना
कर्मचारी के लिखित आवेदन पर, नियोक्ता इस आवेदन को दाखिल करने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर, कर्मचारी को उसके अनिवार्य सामाजिक बीमा (सुरक्षा) के उद्देश्य से एक कार्यपुस्तिका, संबंधित दस्तावेजों की प्रतियां जारी करने के लिए बाध्य है। काम करने के लिए (रोजगार के आदेशों की प्रतियां, दूसरी नौकरी में स्थानांतरण के आदेश, काम से बर्खास्तगी का आदेश; कार्य रिकॉर्ड बुक से उद्धरण; मजदूरी के प्रमाण पत्र, अनिवार्य पेंशन बीमा के लिए अर्जित और वास्तव में भुगतान किए गए बीमा योगदान, किसी दिए गए कार्य की अवधि नियोक्ता, आदि)। कार्य-संबंधित दस्तावेजों की प्रतियां उचित रूप से प्रमाणित की जानी चाहिए और कर्मचारी को निःशुल्क प्रदान की जानी चाहिए।

भाग दो और तीन अब मान्य नहीं हैं.

कर्मचारी अनिवार्य सामाजिक बीमा (सुरक्षा) करने वाले निकाय से कार्यपुस्तिका प्राप्त होने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर इसे नियोक्ता को वापस करने के लिए बाध्य है।

संकलन का स्वरूप मुक्त. लेकिन कुछ व्यवसाय भरने के लिए मानक फॉर्म पेश कर सकते हैं। आपको अपनी व्यक्तिगत जानकारी भरनी होगी, जारी करने का उद्देश्य बताना होगा और पुस्तक प्राप्त करने के बाद उस पर हस्ताक्षर करना होगा।

महत्वपूर्ण! पुस्तक जारी करने का उद्देश्य केवल तभी दर्शाया जाता है जब दस्तावेज़ पेंशन के असाइनमेंट के लिए आवश्यक हो। बाकी मामलों में नियोक्ता मांग नहीं कर सकता कारण की घोषणा.

पुस्तक की प्राप्ति के क्षण से गिनती की जाती है तीन कार्य दिवसजिसके दौरान उसे अपने कार्यस्थल पर वापस लौटना होगा। कर्मचारी को अतिदेय से बचाने के लिए, नियोक्ता कर्मचारी से रिटर्न की रसीद ले सकता है।

आवेदन एक फ़ोल्डर में दर्ज किया गया है, और पुस्तक का अंक इसमें पंजीकृत है विशेष पत्रिका. प्रायः यह एक ऐसी पुस्तक होती है जिसमें कार्यपुस्तिकाओं के संचलन का रिकार्ड रखा जाता है।

कार्यपुस्तिका प्राप्त करने हेतु आवेदन.

किसी कर्मचारी द्वारा कार्यपुस्तिका प्राप्त करने की रसीदें।

डुप्लिकेट प्राप्त करना

डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका प्राप्त करने के लिए किन दस्तावेजों की आवश्यकता है?

जारी करने के अनुरोध को दर्शाते हुए एक आवेदन पत्र तैयार करना आवश्यक है दस्तावेज़ की प्रति.

इसे कार्मिक विभाग में ले जाया जाना चाहिए, जहां रोजगार फॉर्म की प्रतियां बनाई जाती हैं और फिर प्रमाणित किया जाता है नोटरी.

डुप्लिकेट दस्तावेज़ की अनुमति केवल कुछ मामलों में ही दी जाती है:

• मूल की हानि;
• कर्मचारी का बर्खास्तगी रिकॉर्ड अमान्य है;
• आपातकालीन स्थितियों में दस्तावेज़ का खो जाना;
• नियोक्ता द्वारा दस्तावेज़ों की हानि जिनकी तत्काल बहाली की आवश्यकता है;
• कार्यपुस्तिका में ग़लत नोट्स.

यदि किसी दस्तावेज़ के खो जाने के लिए किसी कर्मचारी को दोषी ठहराया जाता है, तो वह स्वेच्छा से मानव संसाधन विभाग से संपर्क करेगा, जहाँ वह एक आवेदन दाखिल करेगा पुस्तक को पुनर्स्थापित करना और डुप्लिकेट प्राप्त करना, कारणों में से एक का संकेत।

कार्य अभिलेख पुस्तिका की प्रति प्राप्त करने हेतु आवेदन।

डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए फॉर्म भरना।

इसे सही तरीके से कैसे लिखें?

आवेदन में एक परिचय, कारण का स्पष्टीकरण और बहाली का उद्देश्य शामिल होना चाहिए। पहले पैराग्राफ में यह आधार होना चाहिए कि यह विशेष नियोक्ता था कार्य का अंतिम स्थान. दूसरा पैराग्राफ स्वयं अपील का वर्णन करता है।

यहां आपको अपील का उद्देश्य, आधार और उन्हें बताना होगा। उदाहरणार्थ, किसी पुस्तक का खो जाना, चोरी हो जाना, अनुपयोगी हो जाना।

महत्वपूर्ण! यदि आप अपने आवेदन में दर्शाते हैं कि पुस्तक अनुपयुक्त है, इसे आवेदन के साथ संलग्न नहीं किया जाना चाहिए. यह संग्रहीत करने के लिए फटा या गंदा नहीं है। यदि पुस्तक लौटाने की आवश्यकता है, तो कृपया आवेदन में स्थानांतरण के तथ्य को इंगित करें।

हस्ताक्षर और नंबर डिलीवरी के दिन पाठ के ठीक नीचे रखे जाते हैं। नंबर चाहिए अनुरूपदस्तावेज़ जमा करने के दिन की तारीख़।

तो, तीसरा पैराग्राफ। यह अक्सर उन नियोक्ताओं के लिए आवश्यक होता है जो पूर्व कर्मचारियों के मामलों से निपटने के लिए उत्सुक नहीं होते हैं। कानूनों की अंतिम पंक्तियाँ लगातार अधिकारियों को संकेत देंगी कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है ज़िम्मेदारीऔर कर्तव्य.

डुप्लिकेट जारी करने की अवधि को इंगित करने की अनुशंसा की जाती है, जो कि है 15 दिन, और वर्तमान दिन का नंबर डालें।

अजीब स्थितियों से बचने के लिए दो प्रतियां बनाई जाती हैं।

एक दर्ज कराईरिसेप्शन या कार्यालय में, और दूसरी प्रति आपके पास रहती है।

इसे प्रदान किया गया के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए।

यदि इस अनुबंध की वैधता के समय डुप्लिकेट बनाया जाता है, तो 15 दिन इंतजार करने की जरूरत नहीं. आवेदन की प्रतियों में अंक अंकित करने की भी आवश्यकता नहीं है। यह केवल उन मामलों पर लागू होता है जहां नियोक्ता ने अपना पिछला कार्यस्थल बदल दिया है या डुप्लिकेट पुस्तक जारी करने से इनकार कर दिया है।

महत्वपूर्ण! कला पर आधारित. किसी कर्मचारी के पहले रोजगार पर 64 टीसीआरएफ बयान लिखने की आवश्यकता नहीं हैपहली बार कोई नया काम शुरू करने के लिए। हालाँकि, पुस्तक की अनुपस्थिति के बारे में एक बयान के साथ मानव संसाधन विभाग से संपर्क करने पर, यह निश्चित रूप से कहना असंभव है कि दस्तावेज़ बिल्कुल मौजूद नहीं है, और यह खोया नहीं था।

हाथ में इसकी अनुपस्थिति का मतलब सिस्टम रजिस्टरों से इसकी पूर्ण अनुपस्थिति नहीं है। वर्क परमिट जारी करते समय, कर्मचारी को यह करना होगा पुस्तक के लिए भुगतान करेंइसके लिए व्यय निर्धारित करते समय स्थापित राशि में।

रूसी संघ का श्रम संहिता। अनुच्छेद 64. रोजगार अनुबंध समाप्त करते समय गारंटी

रोजगार अनुबंध समाप्त करने से अनुचित इनकार निषिद्ध है।

लिंग, जाति, त्वचा का रंग, राष्ट्रीयता, भाषा, मूल, संपत्ति, परिवार, सामाजिक और आधिकारिक स्थिति, आयु, निवास स्थान के आधार पर रोजगार अनुबंध समाप्त करते समय अधिकारों का कोई प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष प्रतिबंध या प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष लाभ की स्थापना ( निवास या रहने के स्थान पर पंजीकरण की उपस्थिति या अनुपस्थिति सहित), धर्म, विश्वास, सदस्यता या सार्वजनिक संघों या किसी भी सामाजिक समूहों से संबंधित न होने के साथ-साथ कर्मचारियों के व्यावसायिक गुणों से संबंधित अन्य परिस्थितियों के प्रति दृष्टिकोण शामिल हैं। अनुमति नहीं है, उन मामलों के अपवाद के साथ जिनमें ऐसे प्रतिबंध या लाभ स्थापित करने का अधिकार या दायित्व संघीय कानूनों द्वारा प्रदान किया गया है।

गर्भावस्था या बच्चों की उपस्थिति से संबंधित कारणों से महिलाओं के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करने से इनकार करना निषिद्ध है।

किसी अन्य नियोक्ता से स्थानांतरण के माध्यम से काम करने के लिए लिखित रूप से आमंत्रित कर्मचारियों को उनके पिछले काम के स्थान से बर्खास्तगी की तारीख से एक महीने के भीतर एक रोजगार अनुबंध समाप्त करने से इनकार करना निषिद्ध है।

किसी ऐसे व्यक्ति के लिखित अनुरोध पर, जिसे रोजगार अनुबंध समाप्त करने से इनकार कर दिया गया है, नियोक्ता ऐसे अनुरोध की प्रस्तुति की तारीख से सात कार्य दिवसों के भीतर लिखित रूप में इनकार का कारण बताने के लिए बाध्य है।

रोजगार अनुबंध समाप्त करने से इनकार करने पर अदालत में अपील की जा सकती है।

कार्य रिकॉर्ड बुक की बहाली के लिए एक आवेदन पत्र लिखना।

इसे अपने हाथों में प्राप्त करने की बारीकियाँ

कार्यपुस्तिका कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से जारी की जाती है अनुबंध की समाप्ति के समयआवेदन पूरा करने के बाद.

इसे किसी भी कार्य दिवस पर तैयार किया जा सकता है, जिसमें दस्तावेज़ प्राप्त करने का कारण और उद्देश्य बताया जा सकता है।

जिस दिन पुस्तक जारी की जाती है, उस दिन एक समझौते पर हस्ताक्षर किया जाता है पुस्तक प्राप्त हुई, और नियोक्ता के खिलाफ कोई दावा नहीं है।

आपको पुस्तकों की आवाजाही के बारे में जर्नल में भी हस्ताक्षर करना होगा।

महत्वपूर्ण! आपको अपनी कार्यपुस्तिका किसी अजनबी को तभी देनी चाहिए जब उसके पास हो नोटरी द्वारा प्रमाणित पावर ऑफ अटॉर्नी. यदि ऐसा नहीं है, तो कर्मचारी की मृत्यु होने पर व्यक्ति वर्क परमिट प्राप्त कर सकता है।

बुनियादजारी करने के लिए एक मृत्यु प्रमाण पत्र, पासपोर्ट और एक दस्तावेज होगा जो मृतक के साथ उसके रिश्ते की पुष्टि करता है। इन दस्तावेज़ों की प्रतियां कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज की जानी चाहिए। पुस्तक में ही एक प्रविष्टि की जाती है और इसके जारी करने का आधार दर्शाया जाता है।

डाक हस्तांतरण द्वारा जारी करना

यदि पुस्तक तब जारी की जाती है जब कर्मचारी उद्यम से अनुपस्थित है, या वह लेने से इंकार कर देता हैश्रम, इनकार का प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है। इस पर गवाहों के हस्ताक्षर हैं.

इस दस्तावेज़ के आधार पर, किसी कर्मचारी की रिकॉर्ड बुक की सामग्री और भंडारण जो अब उद्यम के साथ पंजीकृत नहीं है, को कानूनी माना जाता है, क्योंकि दस्तावेजों की देरी के लिए जिम्मेदारीनिकाला गया। नियोक्ता का अगला कदम प्राप्तकर्ता को संबोधित एक पंजीकृत पत्र तैयार करना है।

लिखित अधिसूचना वाला एक पत्र कर्मचारी के पते पर भेजा जाता है, जहां यह बताया जाएगा उपस्थित होने की आवश्यकतादस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए कार्यस्थल पर जाएं, या डाक हस्तांतरण द्वारा पुस्तक जारी करने के लिए प्रतिक्रिया पत्र में सहमति दें।

महत्वपूर्ण! नियोक्ता को इससे छूट है ज़िम्मेदारीकेवल यह नोटिस भेजने की तिथि से।

यदि कर्मचारी स्वयं मेल द्वारा कार्यपुस्तिका लेना चाहता है, तो कंपनी से निमंत्रण की प्रतीक्षा करना आवश्यक नहीं है। लिखने के लिए काफी है आवेदन के साथ पंजीकृत पत्र. इसमें यह कारण अवश्य अंकित होना चाहिए कि आप स्वयं कार्यालय आकर पुस्तक की प्राप्ति के लिए हस्ताक्षर क्यों नहीं कर सकते। आपके आवेदन की समीक्षा 3 दिनों के भीतर की जा सकती है।

कर्मचारी द्वारा अपनी कार्यपुस्तिका प्राप्त करने से इनकार करने पर कार्रवाई करें।

कार्यपुस्तिका प्राप्त करने या उसे मेल द्वारा भेजने की सहमति देने की आवश्यकता के बारे में अधिसूचनाएँ।

मेल द्वारा कार्यपुस्तिका भेजने के अनुरोध के साथ पत्र।

किन मामलों में आवेदन की आवश्यकता नहीं है?

जब दोनों पक्षों के बीच अनुबंध समाप्त हो जाता है, तो कार्यपुस्तिका बिना आवेदन पत्र जारी किए जारी कर दी जाती है।

यही बात कर्मचारी पर भी लागू होती है इस्तीफालेख के अनुसार या आपके स्वयं के अनुरोध पर।

हालाँकि, एक आवेदन पत्र तैयार करना होगा, क्योंकि कार्यपुस्तिका के अतिरिक्त, व्यक्ति को जारी किया जाता है संलग्न दस्तावेज़.

इनमें बर्खास्तगी आदेश की प्रतियां, उद्धरण, वेतन प्रमाण पत्र, कर्मचारी के काम की अवधि के बारे में जानकारी, प्रोद्भवन के बारे में जानकारी और पेंशन बीमा के लिए भुगतान किए गए बीमा योगदान के बारे में जानकारी शामिल है।

किसी भी मामले में, रोजगार या बर्खास्तगी के दौरान विभिन्न स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं। यह पृथक मामले, जिस पर केवल वरिष्ठों और अधिकृत निकायों के साथ सीधे चर्चा की जानी चाहिए।

परिणाम

अधिकतर, ज्वलंत मुद्दों के संबंध में कार्य अभिलेख. प्रत्येक प्रश्न का उत्तर दिया गया, और कुछ पहलुओं की अभिव्यक्ति में स्थितियों पर विचार किया गया। ये विशिष्ट कार्य हैं जिनके बारे में प्रत्येक नियोक्ता और कर्मचारी को पता होना चाहिए।

घबराएं या परेशान न हों, यदि आपके पास कार्यपुस्तिका नहीं है या नहीं है। इसे पुनर्स्थापित करने, इसे शुरू करने, डुप्लिकेट बनाने, या इसे अपने कार्यस्थल से लेने के कई अवसर हैं।

रूसी संघ के श्रम संहिता के लेखों द्वारा निर्देशित, निम्नलिखित दिए गए हैं: काफी सम्मोहक तर्क, जिसके आधार पर किसी भी उद्यम के कर्मचारी को उत्पन्न हुई समस्या का समाधान करने का अधिकार है।

यदि आपके कार्य अनुभव की पुष्टि करने वाला सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ खो गया है या अनुपयोगी हो गया है तो क्या करें? पता लगाएं कि कर्मचारी अधिकारों का सम्मान करते हुए और कानून तोड़े बिना बहुमूल्य जानकारी कैसे पुनर्प्राप्त की जाए!

लेख में:

विषय पर दस्तावेज़ों का एक सेट डाउनलोड करें:

डुप्लीकेट कार्यपुस्तिका जारी करने को कौन से दस्तावेज़ नियंत्रित करते हैं?

मुख्य दस्तावेज़ के खो जाने या चोरी हो जाने की स्थिति में डुप्लिकेट जारी किया जाता है। इसके अलावा, यदि कार्यपुस्तिका अनुपयोगी हो गई है तो डुप्लिकेट फॉर्म की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यह गंदा है, जला हुआ है या फटा हुआ है, या इसमें बर्खास्तगी या किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण का रिकॉर्ड है, जिसे बाद में अमान्य कर दिया गया था।

डुप्लिकेट प्राप्त करने का कर्मचारी का अधिकार रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 65 में निहित है, और पंजीकरण और जारी करने की सामान्य प्रक्रिया 16 अप्रैल की रूसी संघ संख्या 225 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित नियमों में निर्धारित है। , 2003. 10 अक्टूबर 2003 के रूस के श्रम मंत्रालय के संकल्प संख्या 69 द्वारा अनुमोदित निर्देशों के अनुसार फॉर्म भरें।

दस्तावेज़ को किसे पुनर्स्थापित करना चाहिए - नया या पिछला नियोक्ता

कर्मचारी ने अपनी कार्य रिकॉर्ड बुक खो दी, लेकिन नुकसान का तुरंत पता नहीं चला, लेकिन जब नई नौकरी पाने का समय आया। यदि कोई कार्यपुस्तिका खो जाए तो उसकी डुप्लिकेट कैसे बनाएं और यह काम किसे करना चाहिए - नया या पिछला नियोक्ता?

नुकसान की स्थिति में एक कर्मचारी को सबसे पहले जो काम करना चाहिए वह डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका के लिए आवेदन के साथ पिछले कार्य के स्थान पर संपर्क करना है। आप एक नमूना फॉर्म भर सकते हैं जिसके आधार पर नियोक्ता पंजीकरण प्रक्रिया शुरू कर सकता है।

ध्यान!चूंकि वर्तमान कानून में आवेदन पत्र के लिए कोई विशेष आवश्यकताएं नहीं हैं, इसलिए इसे निःशुल्क रूप में या किसी सुविधाजनक टेम्पलेट के आधार पर तैयार किया जा सकता है। मुख्य बात आवेदक का विवरण, तिथि और आवेदन का विशिष्ट कारण बताना है।

दूसरा तरीका दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करना है

यदि नुकसान का तुरंत पता नहीं चलता है, तो अपने अगले रोजगार के चरण में, आप अपनी कार्यपुस्तिका को पुनर्स्थापित करने के लिए एक और, पूरी तरह से कानूनी तरीका चुन सकते हैं - काम के नए स्थान पर एक नया दस्तावेज़ जारी करने के लिए एक आवेदन जमा करें। पहले, कर्मचारी के पास ऐसा अवसर नहीं था, लेकिन अब यह रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 65 में प्रदान किया गया है। नियोक्ता के पास किसी कर्मचारी को मना करने का अधिकार नहीं है और वह उसके लिए एक कार्यपुस्तिका बनाने के लिए बाध्य है (डुप्लिकेट नहीं!), जिसमें दस्तावेजी कार्य अनुभव दर्शाया गया हो।

डुप्लीकेट कार्यपुस्तिका जारी होने में कितने दिन लगते हैं? बिना समय बर्बाद किए दस्तावेज़ कैसे तैयार करें?

डुप्लीकेट जारी करने की अवधि 15 दिन है। यह इस समय के दौरान है कि नियोक्ता को एक लिखित आवेदन और सेवा की लंबाई की पुष्टि करने वाले संलग्न दस्तावेजों के आधार पर एक दस्तावेज तैयार करना होगा और हस्ताक्षर के खिलाफ मालिक को जारी करना होगा।

यदि कर्मचारी तुरंत सभी आवश्यक प्रमाणपत्र और उद्धरण प्रदान करता है तो प्रक्रिया स्वयं जटिल नहीं है और इसमें अधिक समय नहीं लगता है। लेकिन अगर कुछ दस्तावेज़ गायब हैं, तो प्रक्रिया में देरी हो सकती है: आपको पिछले नियोक्ताओं, उनके कानूनी उत्तराधिकारियों या अभिलेखीय संस्थानों को आधिकारिक अनुरोध भेजना होगा और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करनी होगी।

ध्यान!जितनी जल्दी हो सके एक डुप्लिकेट प्राप्त करने के लिए, कर्मचारी को सभी नियमों के अनुसार प्रमाणित प्रमाण पत्र, रोजगार अनुबंध की मूल प्रतियां, आदेशों की प्रतियां, वेतन पर्ची और काम की सभी अवधि के लिए अन्य दस्तावेज पहले से तैयार करना होगा।

डुप्लीकेट कार्यपुस्तिका कैसे जारी करें (कार्मिक अधिकारी के लिए नमूना + चरण-दर-चरण निर्देश)

कर्मचारियों को जारी करने के लिए नियोक्ता द्वारा खरीदे गए खाली फॉर्म पर डुप्लिकेट तैयार किया जाता है। रसीद और व्यय पुस्तिका में, यह बताएं कि फॉर्म का उपयोग कब किया गया था, साथ ही इसकी श्रृंखला, संख्या और अन्य आवश्यक जानकारी भी।

चूँकि हम सख्त रिपोर्टिंग के रूपों के बारे में बात कर रहे हैं, लेखांकन के प्रति लापरवाह रवैया बाद में कार्मिक अधिकारी के लिए एक समस्या बन सकता है। विशेषज्ञ पहले ही उत्तर दे चुका है कार्य पुस्तकों के भंडारण और रिकॉर्डिंग के बारे में 9 लोकप्रिय प्रश्न. आपको बस उन्हें पढ़ना है!

फिर सीधे पंजीकरण के लिए आगे बढ़ें (आप डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका भरने के तैयार उदाहरण का उपयोग कर सकते हैं)। नियम संख्या 225 की धारा 3 और निर्देश संख्या 69 की धारा 7 द्वारा स्थापित आदेश का पालन करें।

चरण-दर-चरण अनुदेश

स्टेप 1."डुप्लिकेट" शब्द लिखेंशीर्षक पृष्ठ के ऊपरी दाएँ कोने में, श्रृंखला और प्रपत्र संख्या के बगल में। शिलालेख दृश्यमान और पढ़ने में आसान होना चाहिए।

चरण दो.शीर्षक पृष्ठ पूरा करें.पासपोर्ट डेटा, प्राप्त शिक्षा के बारे में जानकारी और अन्य अनिवार्य डेटा सामान्य तरीके से दर्ज किए जाते हैं। सुनिश्चित करें कि वे अद्यतित हैं: यदि खोई हुई कार्यपुस्तिका के पंजीकरण के बाद बीत चुके समय के दौरान, कर्मचारी एक नए पेशे में महारत हासिल करने, अपना अंतिम नाम बदलने या अपनी शिक्षा के स्तर में सुधार करने में कामयाब रहा है, तो तुरंत अद्यतन दर्ज करें डेटा। आपको दस्तावेज़ में परिवर्तनों के संपूर्ण इतिहास को प्रतिबिंबित नहीं करना चाहिए। इस प्रकार आप डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका (नमूना शीर्षक पृष्ठ) भरते हैं:

ध्यान!शीर्षक को एक प्रतिलेख और संगठन या मानव संसाधन विभाग की एक गोल मुहर के साथ हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करना सुनिश्चित करें। दर्ज की गई जानकारी की सटीकता और प्रासंगिकता की पुष्टि दस्तावेज़ के मालिक के हस्ताक्षर से होती है।

चरण 3.कर्मचारी की कुल सेवा अवधि की गणना करें. इसे कुल मिलाकर कॉलम 3 में प्रतिबिंबित करें, जिसमें काम किए गए वर्षों, महीनों और दिनों की संख्या दर्शाई जाए, लेकिन काम की अवधि और कर्मचारी द्वारा धारित पदों को निर्दिष्ट किए बिना। प्रविष्टि के लिए कोई क्रमांक निर्दिष्ट न करें, और इस स्तर पर संगठनों के नाम इंगित न करें।

चरण 4.पिछले नियोक्ताओं के साथ काम की सभी अवधियों को कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध करें, उपलब्ध दस्तावेज़ों के आधार पर। प्रत्येक अवधि का अलग-अलग वर्णन किया गया है:

• कॉलम 2 रोजगार की तारीख दर्शाता है;
• कॉलम 3 में - कर्मचारी की स्थिति, संरचनात्मक इकाई और संगठन का नाम;
• कॉलम 4 में - दस्तावेज़ का नाम, दिनांक और विवरण जिसके आधार पर कर्मचारी को काम पर रखा गया था।
• कॉलम 5 में - बर्खास्तगी का रिकॉर्ड।

इसी प्रकार, प्रमाणपत्रों और अन्य दस्तावेज़ों से कार्य की अन्य पुष्टि की गई अवधियों पर डेटा स्थानांतरित करें।

ध्यान!यदि काम की अलग-अलग अवधियों का पूरा डेटा उपलब्ध नहीं है, तो अपने आप को केवल दस्तावेजी जानकारी तक ही सीमित रखें। कर्मचारी के शब्दों से कुछ भी न लिखें (नियम संख्या 225 का खंड 32)!

चरण 5.अपने संगठन में कार्य की अवधि प्रतिबिंबित करें. इसके लिए आवश्यक सभी दस्तावेज पहले से ही कार्मिक विभाग के पास हैं, आपको बस जानकारी को फॉर्म में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। बर्खास्तगी की सूचना के साथ ब्लॉक को बंद करें, एक प्रतिलेख और एक मुहर के साथ हस्ताक्षर के साथ पुष्टि करें। कर्मचारी के हस्ताक्षर के लिए नीचे जगह छोड़ें।

कार्य के अंतिम स्थान के बारे में अभिलेखों के पंजीकरण का नमूना

चरण 6.कर्मचारी को डुप्लिकेट दें. दस्तावेज़ के जारी होने की तारीख, श्रृंखला और संख्या रिकॉर्ड करें कार्य रिकॉर्ड और आवेषण की पुस्तक. उसी पुस्तक में, डुप्लिकेट के मालिक को इसकी रसीद के लिए हस्ताक्षर करना होगा, अन्यथा यह साबित करना आसान नहीं होगा कि दस्तावेज़ सही ढंग से निष्पादित किया गया था और समय पर जारी किया गया था।

चरण 7.फॉर्म की कीमत अपने पास रखें.यदि कर्मचारी की गलती के कारण कार्यपुस्तिका खो जाती है या क्षतिग्रस्त हो जाती है, तो उसके साथ फॉर्म खरीदने की लागत की प्रतिपूर्ति करने के तरीकों पर चर्चा करें। सबसे सुविधाजनक विकल्प चुनें, उदाहरण के लिए, कंपनी के कैश डेस्क पर नकद भुगतान या बैंक खाते में धनराशि स्थानांतरित करना।

क्या एक ही समय में दो कार्यपुस्तिकाएँ रखना संभव है? जिस कर्मचारी के पास एक साथ दो कार्यपुस्तिकाएँ हैं, उसे क्या खतरा है?

यह माना जाता है कि एक कामकाजी व्यक्ति के पास केवल एक कार्यपुस्तिका होती है, जो उसके जीवन की पहली नौकरी से लेकर सेवानिवृत्ति तक रोजगार की सभी अवधियों को दर्शाती है। लेकिन व्यवहार में ऐसा हमेशा नहीं होता.

स्थिति की कल्पना करें: एक कर्मचारी अपनी कार्यपुस्तिका के खो जाने की रिपोर्ट करता है, एक डुप्लिकेट प्राप्त करता है, और थोड़ी देर बाद मूल पाता है। यह एक आम समस्या है जिसके कारण मालिक के हाथ में एक साथ दो कार्यपुस्तिकाएँ आ जाती हैं (परिणाम इतने गंभीर नहीं होते कि दस्तावेज़ की दूसरी प्रति नष्ट हो जाए)। इसके अलावा, कानून के अनुसार, मूल और डुप्लिकेट में समान बल होता है।

क्या दो कार्यपुस्तिकाओं के साथ काम करना संभव है? औपचारिक रूप से, नहीं, लेकिन कभी-कभी ऐसा होता है। उदाहरण के लिए, जब काम की एक अतिरिक्त जगह पर किसी बाहरी अंशकालिक कार्यकर्ता के लिए गलती से एक कार्यपुस्तिका बनाई जाती है। ऐसा कोई कानूनी प्रावधान नहीं है जिसके अनुसार दूसरा दस्तावेज़ स्वतः ही अमान्य माना जाएगा। इसके अलावा, इसमें कर्मचारी की वास्तविक सेवा अवधि के बारे में कानूनी रूप से महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, जिसे बीमार छुट्टी और मातृत्व लाभ की गणना करते समय ध्यान में रखा जाता है।

क्या नौकरी के लिए आवेदन करते समय 2 कार्यपुस्तिकाएँ रखना और उन्हें प्रस्तुत करना संभव है? यदि ऐसा होता है, तो नियोक्ता कर्मचारी को दोनों प्रतियों के भंडारण के लिए स्वीकार कर सकता है, लेकिन केवल एक कार्यपुस्तिका (आमतौर पर नई वाली) भरेगा। लेकिन साथ ही, कानून दो, तीन या अधिक कार्यपुस्तिकाओं के मालिक के लिए प्रशासनिक या अनुशासनात्मक दायित्व का प्रावधान नहीं करता है।

कर्मचारी के लिए जिम्मेदारी

इस प्रश्न के नकारात्मक उत्तर के बावजूद कि "क्या दो कार्यपुस्तिकाएँ रखना संभव है," कर्मचारी के लिए परिणाम नकारात्मक होने की संभावना नहीं है। कम से कम सेवानिवृत्ति तक, चूंकि पेंशन फंड विचार के लिए कार्य रिपोर्ट की केवल एक प्रति स्वीकार करता है। रोजगार की जो अवधि इसमें नहीं दर्शाई गई है, उसकी पुष्टि प्रमाण पत्र और अन्य अतिरिक्त दस्तावेजों से करनी होगी।

कार्मिक अधिकारियों पर भी काम अधिक रहेगा। जब कोई कर्मचारी जिसने काम पर रखने पर दो दस्तावेज़ उपलब्ध कराए थे, बीमार पड़ जाता है, तो उसकी बीमा अवधि की अवधि एक साथ दो दस्तावेज़ों का उपयोग करके निर्धारित की जानी होगी। यदि दोनों कार्यपुस्तिकाओं में काम की कुछ अवधियां मेल खाती हैं, तो बीमार अवकाश लाभों की गणना करते समय केवल एक को ध्यान में रखा जाता है (बीमा अनुभव की गणना और पुष्टि करने के नियम देखें, रूस के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय संख्या 91 दिनांक के आदेश द्वारा अनुमोदित) 6 फ़रवरी 2007)।

किसी कर्मचारी के लिखित आवेदन पर 15 दिनों के भीतर एक डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका जारी की जाती है, जिसे पता चलता है कि मूल खो गई है, चोरी हो गई है या अनुपयोगी हो गई है। कानूनी रूप से अनुमोदित नियमों और निर्देशों का पालन करें, और फॉर्म में त्रुटियों को रोकने के लिए, खो जाने की स्थिति में डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका भरने के लिए मानक नमूने का उपयोग करें। सेवा की अवधि केवल प्रमाणित बयानों, प्रमाणपत्रों, अनुबंधों और अन्य सहायक दस्तावेजों के आधार पर निर्धारित करें।