Приобретение тмц подотчетным лицом. Поступили материалы от подотчетного лица проводка. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовый ордер

Не отражается

Дебет 26 Кредит 71.1

Дебет Н07.04

Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав

Дебет 19.3 Кредит 71.1

Строка авансового отчета (прочее)

Не отражается

Дебет 68.2 Кредит 19.3

Формирование книги покупок

Не отражается

Дебет 50.1 Кредит 71.1

Приходный кассовый ордер

Не отражается

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовый ордер

Не отражается

Дебет 26 Кредит 71.1

Строка авансового отчета (прочее)

Дебет Н07.04

Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав.

Дебет 19.3Кредит 71.1

Строка авансового отчета (прочее)

Не отражается

Дебет 68.2 Кредит 19.3

Формирование книги покупок

Не отражается

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовый ордер

Не отражается

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовый ордер

Не отражается

Дебет 26 Кредит 71.1

Строка авансового отчета (прочее)

Дебет Н03.03

Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав

Не отражается

Дебет Н07.04 кредит 03.03

Регламентные операции по налоговому учету

Дебет 71.1 Кредит 50.1

Расходный кассовы ордер

Не отражается

Дебет 10.1Кредит 60.1

Поступление ТМЦ (купля-продажа)

Дебет Н02.01

Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав

Кредит Н13.02

Дебет 19.3 Кредит 60.1

Кредит Н13.03

Дебет 68.2 Кредит 19.3

Формирование книги покупок

Не отражается

Дебет 60.1 Кредит 71.1

Строка авансового отчета (оплата поставщику)

Дебет Н13.02

Расход денежных средств

Дебет Н13.03

Дебет 50.1 Кредит 71.1

Приходный кассовый ордер

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 - 445 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 - 445 руб. - списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 - 44 руб. 60 коп, - на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 - 44 руб. 60 коп. - сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно - закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом - Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 9 576 руб. - выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 - 9 756 руб. - подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода нет.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца - физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 80 000 руб. - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 - 32 000 руб. - оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 - 48 000 руб. - возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале .

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале .

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале .

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

• выдана ли работнику доверенность от имени организации;
• является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

• Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Оприходованы приобретенные подотчетным лицом материалы - проводка такого рода производится после того, как материалы приняты на склад и подотчетником сдан авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. В статье приводится перечень документов, которые подотчетное лицо должно подавать, а также рассматривается, какую стоимость материалов следует отразить в учетных записях.

Оприходование материалов: документы

После того как подотчетное лицо приобретет некие материалы, их следует принять, а затем оприходовать на склад. Основанием для их приемки будут служить кассовые и товарные чеки, счета, квитанции к приходным кассовым ордерам, накладные и иные документы, которыми подотчетник подтвердил свои денежные траты на их приобретение (п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, далее — Методические указания).

Для того чтобы оприходовать полученные материалы на склад, составляются приходные ордера, которые передаются материально-ответственными лицами в бухгалтерию предприятия (пп. 48, 49, 56, 133 Методических указаний).

Факт оприходования материалов отражается в бухучете соответствующей проводкой. Основанием для записи служит информация, содержащаяся в первичных учетных документах, способных подтвердить факт приобретения материалов и их стоимость (п. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Когда материалы приобретаются подотчетником, то в качестве такого первичного документа служит авансовый отчет. Обязательным условием является наличие к отчету приложений — оправдательных документов и приходного ордера.

Оприходование материалов: оценка

Принимая к учету материалы, бухгалтерия должна иметь в виду, что оценка их делается по стоимости приобретения. НДС при этом не учитывается. Соответствующие положения содержатся в пп. 5, 6, 11 положения по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов — ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н. Информация для формирования оценочной стоимости берется из документов, которые подотчетник представил при отчете за потраченные средства. Имеются в виду, например, накладные, счета, в которых указана общая стоимость материалов, кассовые чеки.

Кроме того, если для приобретения материалов подотчетное лицо направлялось в командировку, то его затраты на перемещение до точки закупки и проживание (командировочные расходы) тоже включаются в себестоимость материалов. Если говорить о конкретных принципах формирования себестоимости приобретаемых материалов, то бухгалтеру следует руководствоваться положениями п. 6 ПБУ 5/01.

ВАЖНО! Если подотчетное лицо купило материалы, которые доставляются до склада организации транспортом, расходы на доставку можно учесть либо в стоимости материалов, либо на отдельном счете (субсчете). Выбранный способ учета отражается в учетной политике организации (п. 83 Методических указаний). В обстоятельствах, когда для учета ТЗР требуется открыть отдельный счет, материалы следует учитывать по учетным ценам (п. 80 Методических указаний).

Как правильно организовать бухгалтерский учет ТЗР, рассказано в статье .

Что касается налога на добавленную стоимость, то он принимается к вычету только в том случае, когда подотчетник в качестве подтверждающего документа представит счет-фактуру. Следует иметь в виду, что продавец выставит данный документ только при наличии доверенности, выданной подотчетному лицу от вашего предприятия.

Если счет-фактура отсутствует, а имеется лишь кассовый чек, принять к вычету налог будет очень трудно, даже если в чеке НДС выделен отдельно. По всей видимости, за право вычета придется судиться с налоговой. Справедливости ради отметим, что суды, как правило, в подобных обстоятельствах принимают сторону налогоплательщика (постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07, ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09).

Если счет-фактура подотчетным лицом не представлен, то в себестоимости материалов НДС можно учесть только при одном условии: данный налог не должен быть выделен в кассовом чеке.

Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом (проводка)

Материалы, приобретенные благодаря усилиям подотчетника, должны быть оприходованы. Такая операция учитывается путем отражения соответствующих записей на субсчетах 10-го счета «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проводки будут такие.

Аналитический учет материалов можно организовать с применением учетных цен. Для этого записи ведутся на 15-м и 16-м счетах, где следует указывать разницу между действительной стоимостью материалов и их учетной ценой.

Узнать больше о проводках по приобретению материалов вы можете из статьи .

Итоги

Приобретая материалы через подотчетных лиц, следует требовать от подотчетников правильного составления и своевременной сдачи авансового отчета. После его получения надо проверить оправдательные документы, а затем оприходовать и определить стоимость приобретенных активов. Если все организовать правильно, проблем с принятием материалов к бухгалтерскому учету не будет.