Как написать заявления копию трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки. Когда требуется ксерокопия

В некоторых случаях сотруднику может пригодиться копия трудовой книжки, для чего он должен обязательно написать заявление на выдачу. Образец заявления, процедура его написания и выдачи документа – обо всем этом прямо сейчас.

Саму трудовую книжку (т.е. оригинал) работодатель хранит в течение всего срока действия договора найма – т.е. вплоть до дня увольнения сотрудника. При этом напрямую законодательство не дает возможности выдать на руки оригинал, однако в некоторых случаях такая процедура возможна (подробнее в соответствующем разделе).

Она понадобиться, когда нужно доказать свой суммарный стаж, профессиональный опыт, срок пребывания на данном месте работы, а также подтвердить факт того, что сотрудник действительно трудоустроен официально и работает до сих пор. Обычно это требуется в таких случаях:

1. Оформление кредита на небольшую сумму (как правило, но 10 млн рублей).
2. Трудоустройство по совместительству.
3. Обращение в посольство.
4. Оформление пособия, в том числе пенсии по возрасту.
5. В редких случаях она может пригодиться, если нужно восстановить какой-то утерянный документ.

Формально работник в своем заявлении на выдачу не обязан сообщать работодателю конкретную причину, которая побудила его получить копию трудовой книжки. Поэтому не стоит ограничиваться только этими причинами – на самом деле перечень возможных случаев может быть гораздо более широким.

Как получить: пошаговая инструкция

В общем виде процедура выглядит следующим образом:

1. Работник идет в отдел кадров или в бухгалтерию (если бухгалтер исполняет обязанности кадровика) и пишет заявление, бланк и образец которого имеются среди прочей внутренней документации компании.
2. Уполномоченный работник (в большинстве случаев кадровик) принимает это заявление и ставит отметку о принятии заявки в работу.
3. Затем она выдается непосредственно заявителю. Предельный срок ожидания составляет 3 рабочих дня. Причем этот срок начинают отсчитывать с рабочего дня, который следует за днем принятия заявления. Например, если работник написал заявление в пятницу, срок пойдет с понедельника. А если при этом понедельник выпал на праздничный день, срок пойдет со вторника.
4. В назначенный день сотрудник получает копию, проверяет, чтобы она была заверена (при необходимости) и ставит подпись у кадровика о факте принятия. Выдать её может не только бухгалтер или кадровик, но также представитель администрации (равно как и принять заявление на выдачу).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко процедура выполняется с задержкой. Поэтому если речь идет о срочных случаях, будет правильно побеспокоиться об оформлении заблаговременно и лучше запастись сразу несколькими копиями. Это особенно полезно при оформлении кредитов сразу в нескольких банках.

Как происходит заверение

Сотрудник должен сразу четко представлять, что именно он хочет получить – простую копию или же заверенную: в соответствии с этим он и отражает свою просьбу в заявлении на выдачу. Если речь идет о заверенном документе, это значит, что заверение происходит при наличии на каждой странице одновременно нескольких отметок:

• подпись уполномоченного работника (обычно директора);
• его фамилия и инициалы;
• его должность (полное название);
• виза «копия верна»;
• синяя печать компании.

На самой последней странице следует поставить запись о том, что работник по сей день состоит в штате компании. Также указывается точное количество всех скопированных страниц. Подсчет совершается не по бумажным листам, а именно по страницам самой трудовой, которые были откопированы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Многие организации, в особенности банки, предъявляют очень строгие требования к ним. Так, печать должна стоять именно на копированном поле (а не в пустых полях бумаги). А если она сделана без титульной страницы, то документ также признается недействительным.

Как правило, копия состоит из нескольких страниц, поэтому будет лучше, если их скрепят и пронумеруют. На прошивку лучше также поставить печать.

Образец заявления 2017 — 2018

Законодательно подобный образец не утвержден. Однако на практике придерживаются простой формы, образец которой приводится ниже.

Срок действия

Действует ограниченное количество времени:

• если она заверена работодателем – не более месяца с даты выдачи;
• если заверена нотариально – теоретически бессрочно.

На практике многие организации могут установить и свои сроки действия, причем они имеют на это полное право. Особенно строгие требования предъявляются банками, если рассматривается заявка на очень большой кредит (10 млн рублей и более). Например, срок может быть уменьшен до 2 недель. Разумеется, что если сначала было оформлено заявление на выдачу, а затем сотрудник получил трудовую книжку на руки в связи с увольнением, копия уже не будет действовать.

Особенности предоставления

По действующему законодательству работник имеет полное право на получение, при этом:

1. Количество не ограничено.
2. Услуга оказывается бесплатно – т.е. работодатель не вправе взимать какую-либо плату, в том числе за бумагу и использование оргтехники, даже если сотруднику понадобилось много экземпляров.
3. Сотрудник может запросить как копии отдельных страниц, так и копии всей трудовой.
4. Сотрудник имеет право бесплатно заверить все страницы (или выборочно). То есть работодатель ставит печать и подпись тоже за свой счет.
5. Отказать в предоставлении работодатель тоже не имеет права. Причем ограничений на выдачу в течение месяца, года и т.п. нет.

Выдача на руки оригинала

Оригинал выдается в исключительных случаях и только под письменную расписку. Как правило, подобная необходимость возникает в таких ситуациях:

• оформление определенных социальных выплат;
• оформление пенсии по старости (когда сотрудник желает продолжить свою официальную трудовую деятельность);
• оформление загранпаспорта, а также визы для посещения некоторых стран в рабочих целях;
• при оформлении кредита в банке на большую сумму (несколько миллионов или десятков миллионов рублей).

Порядок написания заявления, а также срок выдачи книжки в этом случае примерно такой же. Работник указывает свою просьбу, и в течение 3 рабочих дней по согласованию с работодателем документ выдается на руки. Однако есть несколько существенных отличий:

1. Работник обязательно указывает причину, которая побудила его на запрос оригинала документа.
2. По возможности сотрудник прикладывает оригиналы или копии документов, которые доказывают объективную необходимость выдачи оригинала.
3. Сотрудник должен обязательно указать максимальный срок возврата книжки.
4. Наконец, работник обязательно составляет письменную расписку, в которой отражается факт выдачи документа, а также обязательство вернуть его строго до установленного срока. Документ составляется в 2 экземплярах, а когда книжка будет возвращена работодателю, обе расписки уничтожаются.

Таким образом, в случае заявление на выдачу пишется в соответствии с тем образцом, который утвержден в компании. Важно проконтролировать, чтобы все отметки стояли на документе, особенно в тех случаях, когда речь идет о предоставлении его в банк.

До 2019 года оригинал трудовой книжки предоставлялся работнику только в день его увольнения. В остальных случаях сотрудник мог получить только выписку из данного документа, заверенную работодателем.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В настоящее время внесены изменения в ТК РФ, которые предусматривают возможность предоставления оригинала в исключительных случаях по письменному заявлению работника.

Что говорит закон?

Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.

В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.

В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.

На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.

Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.

Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.

В каких случаях требуется такой документ?

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.

В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.

Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.

Она может понадобиться в следующих случаях:

• оформление кредита;
• оформление загранпаспорта;
• поступление на заочную форму обучения;
• получение субсидий.

Получение на руки

Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:

• передача документа для предоставления в ПФР по заявлению сотрудника.

Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале.

Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.

В журнале необходимо отражать следующие данные:

• ФИО и должность работника (можно указать его табельный номер);
• дату и время выдачи трудовой книжки;
• роспись сотрудника.

Следует помнить, что сотрудник обязан вернуть трудовую книжку по истечении 3 рабочих дней с момента ее получения.

Вместо журнала, можно брать с работников расписку о получении документа.

Утеря

При утере трудовой книжки ее необходимо восстанавливать.

Если сотрудник потерял документ в тот момент, когда он был выдан ему работодателем, ответственность за данное действие лежит на сотруднике.

Такой работник должен написать заявление на восстановление трудовой книжки и передать его работодателю. Последний в течение 15 дней готовит дубликат.

В связи с тем, что ответственность за утрату лежит на самом работнике, работодатель не обязан принимать меры к внесению всех записей. Он делает только свою отметку.

Недостающую информацию будет восстанавливать сам сотрудник.

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?

Заявление на выдачу трудовой книжки оформляется в свободном виде. На законодательном уровне не утверждена единая форма.

Сам работодатель может разработать типовой бланк, который будет применяться в рамках его компании.

В заявлении должна быть отражена следующая информация:

• данные о работнике (ФИО и должность);
• цель выдачи книжки;
• подпись и дата.

Общие правила

Заявление должно быть оформлено в письменном виде.

Свою просьбу работник адресует руководителю организации. В самом тексте обязательно отражается причина выдачи трудовой книжки, например, «для предоставления в ПФР для оформления пенсии по старости».

Заявление на выдачу трудовой книжки обязательно подписывается заявителем, делается расшифровка и проставляется текущая дата.

Оно рассматривает компетентным работником, который отвечает за сохранность трудовых книжек.

Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале или же с него берется расписка.

Общие правила выдачи трудовых книжек на короткий период могут быть утверждены в рамках предприятия локальным нормативным актом.

Получение для ПФР

Оригинал трудовой книжки необходимо получить для предоставления в ПФР.

Это требуется, если сотрудник продолжает свою трудовую деятельность после достижения пенсионного возраста.

В ПФР предоставляются исключительно оригиналы трудовой книжки наряду с прочей документацией.

Итак, как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Необходимо уточнить разработан ли типовой бланк в конкретной компании.

Образец может выглядеть следующим образом:

Выдача новой (дубликата) взамен утраченной

Утрата трудовой книжки может произойти по вине работника или работодателя. От этого будет зависеть порядок восстановления информации.

Если книжка была утрачена самим работником, то именно ему предстоит обращаться ко всем работодателям для внесения необходимых данных. Когда книжка потеряна компаний, в которой в настоящей момент трудится сотрудник, она занимается восстановлением всех сведений.

Если документ был утрачен работником, он обязан передать заявлением с просьбой создать .

Работодатель рассматривает данное обращение и в течение 15 дней должен завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о трудовой деятельности соответствующего сотрудника.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Нюансы

Рассмотрим особенности оформления заявления на выдачу трудовой книжки для разных категорий работников.

Для иностранного гражданина

Законодатель не предусмотрел каких-либо специфических правил по выдаче трудовых книжек для иностранных граждан.

Они в общем порядке оформляют заявление. Иностранные граждане могут получить оригинал трудовой книжки или выписку из нее на безвозмездной основе.

Для родственников умершего сотрудника

Трудовая книжка может быть предоставлена родственникам умершего сотрудника по их заявлению.

Документ передается после того, как заявитель подтвердил наличие родственных связей с сотрудником.

В качестве доказательства таковых могут быть переданы следующие акты:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о заключении брака;
• паспорт;
• свидетельство об усыновлении.

Форма заявления не утверждена законом. Бланк может быть разработан на конкретном предприятии.

Факт выдачи трудовой книжки удостоверяется получателя:

Выдача доверенному лицу

В ТК РФ нет понятия «доверенность». Не закреплена в данном кодифицированном акте и процедура выдачи документа представителю.

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

О датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения. Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию. Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия. Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера. Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с . Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам. Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы. Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Также можно заверить копию нотариально. При наличии оригинала на руках, можно скопировать его и обратиться для заверки к нотариусу. Для этого потребуется документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Проделать данную процедуру может и третье лицо по доверенности.

Как правильно сделать копию трудовой книжки следует знать не только ответственным лицам, но и работнику, которому она требуется. Это позволит избежать потраченного зря времени, тогда не нужно будет повторно делать копию и заверять ее.

Выдача практически любого документа производится в строгом соответствии с регламентом, согласно предписанным нормам и правилам .

Списание трудовой книжки - данный вопрос стоит наиболее остро в современном обществе, поскольку это касается как работодателей, так и персонала.

Книжка о трудовом стаже служит «паспортом» работника при устройстве на работу, удостоверяя его стаж и опыт на законных основаниях.

Общая информация

• в случае увольнения сотрудника согласно статье ТК РФ;
• в случае увольнения сотрудника по собственному желанию (как ?);
• в случае выхода на пенсию ;
• в исключительных случаях, не указанных ранее.

Согласно трудовому кодексу в день выдачи документа производятся все расчеты по зарплате, регистрируется выписка книжки в бухгалтерском учете. В некоторых случаях предварительно следует составить заявление на получение трудовой книжки.

Для назначения пенсии

Когда требуется составление документов?

Книжка выдается по заявлению в случае, если работнику требуется она для назначения пенсии .

Согласно принятому закону с 1 января 2015 года работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче книжки.

Пенсионный фонд и ОВРИ не принимают копии документов . В эти учреждения предоставляются только оригиналы. Процесс производится на основании ранее составленного заявления согласно ст. 62 ТК РФ.

Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Форма составления произвольная . Но некоторые предприятия могут предлагать типовые бланки для заполнения. В необходимо заполнить личные данные, указать цель выдачи и поставить роспись после получения книжки.

Важно! Цель выдачи книжки указывается только в том случае, когда документ необходим для назначения пенсии. В остальных - работодатель не может потребовать оглашения причины .

С момента получения книжки отсчитываются три рабочих дня , на протяжении которых она должна быть возвращена на место работы. Чтобы работник не просрочил время, работодатель может взять расписку на возврат с работника.

Заявление подшивают в папку, а выдачу книжки регистрируют в специальном журнале . Зачастую это книга, в которой ведется учет движения трудовых книжек.

Заявления на получение трудовой книжки.

Расписки в получении трудовой книжки работником.

Получение дубликата

Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки?

Необходимо составить заявление, где указывается просьба выдать копию документа .

Его следует отнести в отдел кадров, где составляют копии бланка трудовой и далее заверяют их нотариально .

Повторный документ разрешается сделать только в нескольких случаях:

• утрата оригинала;
• недействительна запись об увольнении сотрудника;
• потеря документа при чрезвычайных ситуациях;
• утеря документов работодателем, которые требует срочного восстановления;
• неверные отметки в трудовой книжке.

Если в потере документа виноват сотрудник, он самовольно обращается в отдел кадров, где составляет заявление на восстановление книжки и получения дубликата , указывая одну из причин.

Заявления на получение копии трудовой книжки.

Заполнения бланка на выдачу дубликата трудовой книжки.

Как правильно составить?

Заявление должно содержать вступление, объяснение причины и цель восстановления. Первый абзац должен содержать основания о том, что именно данный работодатель был последним местом работы . Второй абзац описывает само обращение.

Здесь нужно упомянуть о цели обращения, основания и указать их. Например, в связи с утратой книжки, кражи, приведение в непригодность.

Важно! Если в заявлении вы указываете о непригодности книжки, не стоит ее прикладывать к заявлению . Она не порвана и не запачкана, чтобы сдавать ее в архив. Если книжку нужно сдать, отметьте факт передачи в заявлении.

Роспись и число проставляются в день сдачи сразу под текстом. Число должно соответствовать числу в день сдачи документа.

Итак, третий абзац. Он часто необходим для тех работодателей, которые не горят желанием заниматься делами бывших работников. Последние строчки из законов настойчиво укажут начальству, на ком лежит ответственность и обязанность.

Рекомендуется указать срок выдачи дубликата, который равен 15 дням , и поставить число текущего дня.

Во избежание нелепых ситуаций, делаются две копии.

Одна регистрируется в приемной или канцелярии, а второй экземпляр остается у вас.

На нем должна стоять отметка о предоставлении.

Если дубликат делают в момент действия настоящего договора, то не нужно ждать 15-ти дней . Копии заявления с отметками также писать не нужно. Это касается только тех случаев, когда работодатель сменился на прошлом месте работы, либо отказывается выдавать дубликат книжки.

Важно! На основании ст. 64 ТКРФ при первом трудоустройстве работник не обязан писать заявления на заведение новой трудовой впервые. Однако, обратившись в отдел кадров с заявлением об отсутствии книжки, нельзя с точностью сказать, что документа нет вообще, и он не был утерян.

Отсутствие его на руках не говорит о его полном отсутствии в регистрах системы. При выдаче трудовой, работник должен оплатить книжку в размере, установленном при определении расходов на нее.

Трудовой кодекс РФ. Статья 64. Гарантии при заключении трудового договора

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Написания заявления на восстановление трудовой книжки.

Нюансы получения на руки

Трудовая книжка выдается работнику лично в руки в момент прекращения контракта после составления заявления.

Его можно составить в любой рабочий день, указав причину и цель получения документа.

В день выдачи книжки подписывается договор о том, что книжка получена , а к работодателю претензий не имеется.

Также нужно расписаться в журнале учета о движении книжек.

Важно! Отдавать трудовую книжку постороннему следует только в том случае, если у него имеется доверенность, заверенная нотариусом . Если ее нет, человек может получить трудовую, если работник скончался.

Основанием для выдачи послужит свидетельство о смерти, паспорт и документ, который подтверждает его родство с умершим. Копии этих документов нужно подшить в личное дело сотрудника. В самой книжке делается запись и указывается основание ее выдачи.

Выдача посредством почтового перевода

Если выдача книжки происходит в момент отсутствия работника на предприятии, или он самовольно отказывается от получения трудовой, составляется акт об отказе. Он подписывается свидетелями.

На основании данного документа содержание и хранение книжки работника, который уже не числится на предприятии, считается законным, поскольку ответственность за задержку документов снимается. Следующим шагом работодателя является составление заказного письма на имя получателя.

На адрес работника направляется письмо с уведомлением в письменном виде, где будет прописано требование явиться на место работы для получения документа, либо дать согласие в ответном письме на выдачу книжки посредством почтового перевода.

Важно! Работодатель освобождается от ответственности только со дня отправления данного уведомления.

Если работник сам хочет забрать трудовую книжку через почту, не обязательно дожидаться приглашения с компании. Достаточно написать заказное письмо с заявлением . В нем нужно указать причину, по которой вы не можете самостоятельно явиться в офис и расписаться за получение книжки. В течение 3 дней ваше заявление может быть рассмотрено.

Акта об отказе работника в получении своей трудовой книжки.

Уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Письма с просьбой на пересылку трудовой книжки почтой.

В каких случаях заявление не требуется?

Когда истекает срок договора между двумя сторонами, трудовая книжка выдается на руки без составления заявления.

То же самое касается случаев, если работник увольняется по статье либо по собственному желанию.

Однако заявление составить нужно будет, поскольку помимо трудовой книжки лицу выдаются сопровождающие документы .

К ним относят - копии приказа об увольнении, выписки, справки по зарплате, информация о периоде работы сотрудника, сведения о начислениях, об уплаченных страховых взносах на пенсионное страхование.

В любом случае, при трудоустройстве или увольнении случаются различные ситуации. Это единичные случаи , о которых говорить следует только непосредственно с начальством и уполномоченными органами.

Итоги

В основном были перечислены острые вопросы касаемо трудовых книжек . На каждый вопрос был дан ответ, и рассмотрены ситуации в проявлении тех или иных моментов. Это типовые задачи, о которых должен знать каждый работодатель и работник.

Не стоит паниковать и расстраиваться , если у вас нет или не оказалось трудовой книжки. Есть много возможностей ее восстановить, завести, сделать дубликат или забрать с места работы.

Руководствуясь статьями Трудового Кодекс РФ, приведены достаточно весомые аргументы , на основании которых работник любого предприятия имеет право обратиться по возникшей проблеме.

Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!

В статье:

Скачайте комплект документов по теме:

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Кто должен восстанавливать документ - новый или прежний работодатель

Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься - новый или прежний работодатель?

Первое, что должен сделать работник в случае утери - обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете .

Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное - указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.

Другой способ - восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки - подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.

Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени?

Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.

Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.

Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек . Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете ). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.

Пошаговая инструкция

Шаг 1 . Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2 . Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3 . Подсчитайте общий трудовой стаж работника . Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4 . Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке , исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 - должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
• в графе 4 - наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
• в графе 5 - запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!

Шаг 5 . Отразите период работы в вашей организации . Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6 . Выдайте дубликат на руки работнику . Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей . В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7 . Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально - нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.